Інформаційне повідомлення власнику (користувачу) земельної ділянки за адресою: вул. Народна, 75, с. Іванків, Бориспольський р- н, Київська обл. Оголошення про умови проведення конкурсу з визначення підтримки надання дотації фізичним особам за утримання корів Оголошення про умови проведення конкурсу з визначення підтримки фізичним особам для часткового відшкодування закуплених фізичними особами телиць, нетелей, корів 28 березня 2024 року у приміщенні Центру надання адміністративних послуг міста Борисполя відбудеться безоплатна консультація нотаріуса Євгенії ОСТАПЕНКО Оголошення про умови проведення конкурсу з визначення підтримки суб’єктам господарювання для часткового відшкодування вартості закуплених суб’єктами господарювання племінних телиць, нетелей, корів Оголошення щодо диспансеризації великої рогатої худоби в приватному секторі Міністерство економіки України розпочинає збір пропозицій щодо економічно доцільних інвестиційних проєктів у ключових сферах економіки Виконавчий комітет Бориспільської міської ради оголошує конкурс по відбору експертів – суб’єктів оціночної діяльності для комплексу робіт по оцінці земельних ділянок, що підлягають продажу суб’єктам підприємницької діяльності Власнику (користувачу) тимчасової споруди (металевий гараж Позиція №1), розташованої біля будинку № 87/1 по вул. Київський Шлях в м. Борисполі. Інформаційне повідомлення власнику (користувачу) тимчасової споруди (металевий гараж Позиція № 2), розташованої біля будинку № 87/1 по вул. Київський Шлях в м. Борисполі Інформаційне повідомлення власнику (користувачу) залізобетонного паркану, металевих воріт та металевої хвіртки розташованих навколо будинку № 32 по вул. Броварська в м. Борисполі Держкомтелерадіо розпочав прийом творів на здобуття премії імені Івана Франка Про скликання п’ятдесят другої позачергової сесії міської ради Запрошуємо на етнофестиваль «Бориспільська весна»! 5 березня у КНП «Бориспільська багатопрофільна лікарня інтенсивного лікування» заплановано забір крові! До уваги ВПО, які оформлять довідки внутрішньо переміщеної особи чи подовження виплат на наступний шестимісячний термін До уваги роботодавців! Міністерство економіки України проводить онлайн-опитування щодо ринку праці в Україні та становища підприємств Виконавчий комітет Бориспільської міської ради оголошує конкурс по відбору експертів – суб’єктів оціночної діяльності для комплексу робіт по оцінці земельних ділянок, що підлягають продажу суб’єктам підприємницької діяльності Запрошуємо на семінар суб’єктів господарювання сільськогосподарських підприємств, які використовують засоби захисту рослин, та власників пасік Запрошуємо громаду відвідати виставку, присвячену пам’яті Героя україни Валерія Гудзя Запрошуємо підприємців взяти участь в опитуванні, спрямованому на збір даних про вплив регуляторного навантаження на бізнес Проведений демонтаж самовільно встановленої тимчасової споруди (торгівельний кіоск «Ковбасні вироби по цінам виробника») на Привокзальній площі, 4 (біля будинку) в м. Борисполі Проведений демонтаж самовільно встановленої тимчасової споруди (металевого кіоску «Преса» на Привокзальній площі (залізничний вокзал) в м. Борисполі Запрошуємо на Відкритий турнір з боксу пам’яті Героя України Валерія Гудзя та усіх загиблих українських воїнів Підготовка документів для виходу на пенсію: що потрібно знати? Оголошено прийом заявок на Національний конкурс «Благодійна Україна-2023» – «Благодійність на захисті України» Повідомлення ТОВ "БІСКВІТНИЙ КОМПЛЕКС "РОШЕН" про плановану діяльність, яка підлягає оцінці впливу на довкілля До уваги власників земельних часток (паїв)! До 1 січня 2025 року необхідно оформити право власності на земельну ділянку (пай) Про скликання п’ятдесят першої сесії міської ради Програма «Власний дім»: підтримки індивідуального житлового будівництва на селі з метою поліпшення житлових умов сільських мешканців До уваги батьків та учнів закладів загальної середньої освіти! Дистанційну форму навчання продовжено до 2 лютого 2024 року включно До уваги власників земельних ділянок та землекористувачів! Коефіцієнт індексації нормативної грошової оцінки земель за 2023 рік Запрошуємо поділитися історіями боротьби за Незалежність України у рамках проекту «Герої серед нас» Запрошуємо ветеранів й ветеранок на програму професійного розвитку з кібербезпеки З 23 до 30 січня 2024 року заклади загальної середньої освіти Бориспільської територіальної громади переведено на дистанційну форму навчання Повідомлення про початок проведення перевірки відповідно до Закону України "Про очищення влади" щодо Гопанчука Дмитра Олександровича 25 січня відбудеться БЕЗОПЛАТНА консультація нотаріуса ХМІЛЬ Тетяни Михайлівни УВАГА! Тимчасове обмеження руху транспортних засобів по вул. Соборна 20 січня 2024 року Оголошується набір в Молодіжну раду Про скликання п’ятдесятої позачергової сесії міської ради Про проведення перевірки достовірності відомостей щодо застосування заборон, передбачених Законом України «Про очищення влади» Інформація про рішення конкурсної комісії з визначення програм, розроблених громадськими об’єднаннями ветеранів, зареєстрованими у місті Борисполі, на виконання яких надається фінансова підтримка з міського бюджету у 2024 році Інформаційне повідомлення власнику тимчасової споруди (кіоск), розташованої на площі Привокзальній в м. Борисполі Запрошуємо жителів громади взяти участь у благодійному спортивному заході, приуроченому до Дня Соборності України: Пробіг Соборності Комітет з питань енергетики та житлово-комунальних послуг проводить аналіз ефективності Закону України «Про ринок природного газу» Інформація щодо зняття зони нагляду з метою недопущення поширення захворювання африканської чуми свиней із населених пунктів громади Про скликання сорок дев’ятої позачергової сесії міської ради До уваги суб’єктів господарювання! Наявність куточка споживача (покупця) в об’єктах торгівлі, побутового обслуговування населення та закладах ресторанного господарства обов’язкова Інформація щодо ЗАБОРОНИ реалізації та використання піротехнічних засобів на території Київської області Запрошуємо дітей взяти участь у конкурсі малюнку "Різдво завдяки тобі"
logo diia

Положення архівного відділу

 ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішення виконавчого комітету міської ради
30.07.2012 №  698

 

П О Л О Ж Е Н Н Я
архівного відділу
виконавчого комітету міської ради

 

1. Загальні положення

1.1. Архівний відділ (далі – відділ) – є структурним підрозділом виконавчого комітету міської ради, який реалізує державну політику у сфері архівної справи і діловодства в межах своєї компетенції, здійснює управління архівною справою і діловодством на території міста.
Метою діяльності архівного відділу є надання якісних послуг населенню, створення належних умов для зберігання, примноження, якісного використання інформації, що міститься в архівних документах.

1.2. Відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» відділ утворюється за поданням міського голови міською радою, яка затверджує структуру, чисельність працівників, кошторис доходів та видатків на утримання відділу, положення про відділ затверджується виконавчим комітетом. Відділ має печатку із зображенням Державного Герба України і бланк із своїм найменуванням.

1.3. Працівники відділу повинні мати повну вищу освіту.

1.4. Відділ підзвітний  і підконтрольний раді, яка його утворила, її виконавчому комітету та міському голові, керуючій справами виконавчого комітету міської ради, а з питань здійснення делегованих йому повноважень органів виконавчої влади у галузі архівної справи і діловодства також підконтрольний відповідно державному архіву області, Державній архівній службі України) в порядку, встановленому законом.

1.5. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, Закономи України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про Національний архівний фонд та архівні установи», актами Президента, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради, рішеннями обласної ради, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, цим положенням та іншими діючими нормативами з питань роботи архівних установ.

2. Завдання відділу

2.1. Забезпечення дотримання законодавства України про Національний архівний фонд та архівні установи, управління архівною справою та здійснення контролю за веденням діловодства на території міста.

2.2. Поповнення Національного фонду документами, що мають місцеве значення, їх державної реєстрації, обліку, зберігання та використання їх інформації.

2.3. Розроблення та за погодженням з державним архівом області подання на затвердження міському голові цільових програм розвитку архівної справи в місті та забезпечення їх виконання.

2.4. Підготовка проектів розпоряджень міського голови, рішень виконавчого комітету з питань, роботи архівного відділу та організації роботи архівних підрозділів.

2.5. Підготовка річних, піврічних, оперативних (місячних), тижневих планів роботи відділу.

3. Функції відділу

3.1. З метою надання якісних послуг мешканцям міста забезпечує облік, зберігання і охорону:
документів Національного архівного фонду, що нагромадилися за час діяльності існуючих і тих, що діяли раніше на сучасній території міста, державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій;
документів Національного архівного фонду, що утворилися в просі діяльності профспілкових, кооперативних, творчих та інших об’єднань громадян, переданих за їхньою згодою до відділу;
документів особового походження, що надійшли до відділу;
фотодокументів та аудіовізуальних документів з історії міста;
документів, переданих в установленому законом порядку на постійне чи тимчасове зберігання підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, а також об’єднаннями громадян;
друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що доповнюють документи відділу і використовуються для довідково-інформаційної роботи;
облікових документів і довідкового апарату до документів.

3.2. Організовує роботу з внесення документів до Національного архівного фонду або вилучення документів з нього фізичних юридичних осіб незалежно від форм власності, що перебувають у зоні комплектування відділу.

3.3. Проводить у встановленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території міста, незалежно від форм власності та підпорядкування.

3.4. За дорученням Державної архівної служби контролює дотримання власниками документів Національного архівного фонду вимог законодавства щодо здійснення права власності на зазначені документи.

3.5. Складає і за погодженням з державним архівом області подає на затвердження міському голові список підприємств, установ і організацій, документи яких підлягають зберіганню у відділі, готує пропозиції щодо уточнення цього списку.

3.6. Приймає для зберігання документи Національного архівного фонду від органів місцевого самоврядування, комунальних підприємств, установ і організацій міста, а також архівних документів громадян і їх об’єднань.

3.7. Приймає на зберігання архівні документи органів місцевого самоврядування, комунальних підприємств, установ та організацій, що ліквідуються без визначення правонаступників.

3.8. Перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства на підприємствах, в установах і організаціях, що перебувають у зоні комплектування відділу, незалежно від форми власності з метою здійснення контролю за дотриманням строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення обліку та доступу до них, надає зазначеним підрозділам і службам методичну допомогу в організації діловодства та зберігання документів.

3.9. Подає міській раді пропозиції щодо організації роботи трудового архіву для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території міста та інших архівних документів, що не належить до Національного архівного фонду, надає консультативно-методичну допомогу в організації його діяльності.

3.10. Інформує міську раду, державний архів області про факти втрати, знищення, пошкодження архівних документів, інші порушення законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

3.11. Веде зведений облік архівних документів, що зберігають органи місцевого самоврядування, комунальні підприємства, установи і організації джерела комплектування відділу та документів Національного архівного фонду, що належать громадянам, подає належні відомості про них державному архіву області.

3.12. Організовує надання на договірних засадах послуг підприємствам, установам та організаціям, що перебувають у зоні комплектування відділу, з науково-технічного опрацювання документів та використання їх інформації, розроблення методичних посібників з архівної справи і діловодства, підвищення кваліфікації працівників архівних підрозділів та служб діловодства підприємств, установ та організацій.

3.13. Передає за угодою до державного архіву області у визначені ними терміни документи Національного архівного фонду та довідковий апарат до них для постійного зберігання.

3.14. Створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду, що зберігаються у відділі.

3.15. Інформує органи державної влади, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи і організації про склад і зміст документів, що зберігаються у відділі, надає документи Національного архівного фонду для користування фізичним та юридичним особам; публікує, експонує та в іншій формі популяризує архівні документи, висвітлює свою діяльність у засобах масової інформації, на сайті виконавчого комітету, на рекламних носіях, а також виконує інші функції, спрямовані на ефективне використання відомостей, що містяться в документах Національного архівного фонду.

3.16. Видає підприємствам, установам і організаціям архівні довідки, копії та витяги з документів, що зберігаються у відділі, а громадянам – довідки соціально-правового характеру.

3.17. Організовує перегляд в установленому порядку рішень про обмеження доступу до документів, забезпечення долучення до архівних документів на обґрунтовану вимогу фізичних осіб письмового спростування чи доповнення недостовірних відомостей про особу.

3.18. Вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.

4. Права відділу


Відділ має право:
4.1. Отримувати від інших виконавчих органів місцевого самоврядування, а також від підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, що перебувають у зоні комплектування відділу, інформацію, документи та інші матеріали стосовно зберігання і науково-технічного опрацювання документів Національного архівного фонду та ведення діловодства, а від місцевих органів державної статистики – безоплатно статистичні дані, необхідні для виконання покладених на нього завдань.

4.2. Давати у межах своїх повноважень підприємствам, установам і організаціям, що перебувають у зоні комплектування відділу, вказівки щодо роботи їхніх архівних підрозділів та ведення діловодства.

4.3. Розробляти та затверджувати в установленому порядку ціни та тарифи на роботи (послуги), що виконуються відділом на договірних засадах.

4.4. Надавати за плату послуги з використання фізичними та юридичними особами відомостей, що містяться в архівних документах.

4.5. Виконувати на платній основі роботи, пов’язані з науково-технічним опрацюванням і забезпеченням збереженості архівних документів, що є власністю держави, територіальних громад, фізичних і юридичних осіб, провадити іншу не заборонену законом діяльність з архівної справи і діловодства.

4.6. Подавати до суду позов про позбавлення власника документів Національного архівного фонду права власності на ці документи, якщо він не забезпечує їх належної збереженості.

4.7. Порушувати питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженості документів Національного архівного фонду.

4.8. Порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи та про відшкодування ними шкоди, завданої власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі.

4.9. Обмежувати у випадках, передбачених законодавством, доступ до документів Національного архівного фонду, що зберігаються у відділі.

4.12. Скликати наради з питань, що належать до його компетенції.

5. Організація роботи відділу

5.1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади згідно із законодавством за погодженням відповідно з директором державного архіву області. У разі відсутності начальника його обов’язки виконує заступник або працівник відділу, на якого розпорядженням міського голови покладено виконання обов’язків начальника відділу.

5.2. Працівники відділу призначаються на посаду і звільняються з посади розпорядженням міського голови за поданням начальника відділу.

5.3. Службові обов’язки працівників визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються міським головою.

5.4. Вивчення питань, що належать до компетенції відділу, проводяться згідно з планами, погодженими із керуючим справами виконавчого комітету міської ради.

5.5. Діловодство відділу ведеться відповідно до номенклатури справ відділу, рекомендованої  Державним архівом Київської області.

5.6. Відділ у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими виконавчими органами міської ради, а також підприємствами, установами та об’єднаннями громадян.

5.7. Відділ бере участь у процесі системи управління якістю відповідно до міжнародних норм ISO 9001:2008.

6. Організаційно-правовий статус начальника архівного відділу

6.1. Здійснює керівництво діяльністю відділу у межах наданих повноважень.
6.2. Повинен знати Конституцію України, Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», акти законодавства, нормативні документи, що стосуються державної служби, служби в органах місцевого самоврядування; акти Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади вищого рівня, що регулюють роботу з документами; основи архівної справи, уніфіковану систему організаційно-розпорядчої документації, інструкцію з діловодства, Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади та місцевого самоврядування,  підприємств, установ, організацій, Правила пожежної безпеки для державних архівних установ України, Положення про умови зберігання документів та інші діючі нормативи з питань роботи архівних установ.

6.3. Організовує роботу відділу щодо виконання покладених на відділ завдань, систематично проводить планові наради, результатом яких є протокол з інформацією щодо звіту про виконану роботу (за тиждень, за місяць, за рік), подає інформації довідки про роботу архівного відділу на розгляд виконавчого комітету та до Державного архіву Київської області про результати роботи за відповідними показниками та надання пропозицій до плану виконавчого комітету та його діяльності, а саме вдосконалення роботи персоналу, політики якості, стратегії дій.

6.4. Вносить пропозиції щодо оптимальної структури та штатного розпису відділу.

6.5. Розподіляє функціональні обов’язки працівників відділу, розробляє і вносить на затвердження міському голові посадові інструкції.

6.6. Організовує процес роботи архівного відділу, забезпечує виконання покладених на відділ завдань та виконання планів.

6.7. Організовує разом з відділом кадрів виконавчого комітету міської ради роботу з добору та розстановки кадрів, підвищення кваліфікації, координує роботу з формування кадрового резерву відділу, бере участь у проведенні атестації, щорічній оцінці працівників відділу.

6.8. Одержує нормативні матеріали у відділі кадрів щодо щорічної оцінки, ознайомлює працівників відділу із порядком проведення щорічної оцінки та забезпечує її проведення.

6.9. Про проведену роботу звітує один раз на рік перед виконавчим комітетом, міською радою, на плановій нараді міського голови, організовує передачу досвіду , застосовуючи нові технології.
6.10. В установленому порядку вносить подання про присвоєння рангів державного службовця, заохочення працівників відділу та накладання дисциплінарних стягнень.

6.11. Розробляє і здійснює заходи щодо поліпшення організації та підвищення ефективності роботи відділу.

6.12. Підписує та візує документи в межах своєї компетенції.

6.13. Представляє відділ у державних установах та громадських організаціях з питань,  віднесених до його компетенції.

6.14. Складає, погоджує з Державним архівом Київської області список підприємств, установ і організацій, документи яких підлягають зберіганню у відділі, готує пропозиції щодо уточнення цього списку.

6.15. Для розгляду питань, пов’язаних з проведенням попередньої експертизи цінності документів та подання її результатів на розгляд експертно-перевірної комісії Держархіву області, а також інших питань у відділі створюється експертна комісія.
Положення та персональний склад експертної комісії затверджує начальник відділу на підставі типового положення, затвердженого Держкомархівом.

6.16. Контролює та перевіряє ведення діловодства на підприємствах, в установах та організаціях, в архівних підрозділах, які передають документи на державне зберігання, складає акти перевірок роботи архівних підрозділів, формує керівництво організацій, підприємств та установ про стан ведення діловодства та архівної справи, порушує перед керівництвом питання про створення відповідних умов для зберігання документів.

6.17. Надає практичну та методичну допомогу в організації збереження архівних документів.

7. Відповідальність начальника відділу

7.1. Начальник відділу несе персональну відповідальність за своєчасне і якісне виконання завдання, функцій відділу, передбачених цим положенням.

7.2. Несе відповідальність за недотримання Положення про відділ, бездіяльність або невиконання наданих прав, порушення правил внутрішнього розпорядку та трудової дисципліни, норм етики поведінки посадової особи органів місцевого самоврядування та обмежень, пов’язаних прийняттям на службу в органи місцевого самоврядування та її проходженням.

7.3. Із метою контролю над дотриманням трудової дисципліни до 12.00 години повинні повідомляти управління юридично-кадрового забезпечення про відсутність працівника на робочому місці.

7.4. У разі неналежного виконання своїх обов’язків несе матеріальну, дисциплінарну відповідальність згідно Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування».

7.5. На період відпустки або на час відсутності начальника відділу його обов’язки виконує працівник відділу відповідно до розпорядження міського голови та доручення керуючої справами.