ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішення міської ради
11 грудня 2018 року
№ 3893-48-VII
Положення
про Центр надання адміністративних послуг
1. Загальні положення
1.1. Положення про Центр надання адміністративних послуг (далі – ЦНАП) встановлює правові засади організації діяльності, визначає компетенцію ЦНАП в місті Борисполі.
1.2. ЦНАП – є структурним підрозділом виконавчого комітету міської ради.
1.3. ЦНАП утворюється рішенням міської ради і забезпечує надання адміністративних послуг на основі узгоджених рішень, безпосередньо підпорядковується міському голові.
Положення про ЦНАП та його склад затверджується міською радою. ЦНАП має печатку «Для документів»
1.4. ЦНАП складається з керівника та адміністраторів. Працівники ЦНАП призначаються на посаду та звільнюються з посади міським головою. Працівники структурного підрозділу мають повну вищу освіту.
1.5. Здійснення матеріально-технічного та організаційного забезпечення, керівництво та відповідальність за організацію діяльності ЦНАП покладається на виконавчий комітет міської ради.
1.6. ЦНАП провадить свою діяльність на принципах:
відкритості та прозорості під час надання адміністративних послуг;
доступності інформації про надання адміністративних послуг;
захищеності персональних даних;
раціональної мінімізації процедурних дій, що вимагаються для отримання адміністративних послуг;
оперативності та своєчасності;
ефективної взаємодії із суб’єктами звернень та суб’єктами надання адміністративних послуг.
1.7. Час прийому суб’єктів звернень до ЦНАП здійснюється відповідно до графіка, затвердженого міським головою згідно чинного законодавства.
1.8. У Центрі надання адміністративних послуг також здійснюються :
прийняття звітів, декларацій, скарг;
надання консультацій;
прийняття звернень громадян, документів, не пов’язиних з наданням адміністративних послуг.
2. Завдання ЦНАП
2.1. Забезпечення реєстрації, обліку, організації документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду або його частини до передавання на зберігання до архівного відділу міської ради або трудового архіву.
2.2. Забезпечення практичної реалізації громадянами наданого їм права звернення до міської ради, її виконавчого комітету та їх посадових осіб.
2.3. Надання методичної допомоги в організації роботи з ведення діловодства управлінням, відділам, службам міської ради та її виконавчого комітету.
2.4. Створення зручних умов для отримання адміністративних послуг.
2.5. Спрощення процедур отримання адміністративних послуг та поліпшення якості їх надання.
2.6. Організація надання адміністративних послуг у найкоротший строк та за мінімальної кількості відвідувань замовника.
2.7. Запобігання корупції, усунення посередників під час надання адміністративних послуг.
2.8. Підвищення рівня поінформованості суб’єктів звернень про порядок надання адміністративних послуг.
2.9. Забезпечення впровадження та контролювання дотримання управліннями, відділами, службами міської ради та її виконавчого комітету вимог інструкцій, регламентів та національних стандартів. Здійснення контролю за своєчасним розглядом та проходженням документів у виконавчому комітеті міської ради.
2.10. Спільно із архівним відділом здійснення контролю за станом архівів та організацією документів у діловодстві в підвідомчих установах, за станом формування, оформлення справ у структурних підрозділах установи, підготовки документів та справ до передавання на архівне зберігання.
2.11. Збирання, систематизація, накопичення, зберігання публічної інформації що була отримана або створена в процесі виконання міською радою та її виконавчим комітетом своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або інформації, що знаходиться у володінні міської ради та виконавчого комітету, крім публічної інформації з обмеженим доступом.
2.12. Координація діяльності та надання методичної допомоги посадовим особам управлінь, відділів та служб міської ради та її виконавчого комітету, які призначені відповідальними з питань доступу до публічної інформації.
2.13. Здійснення контролю за дотриманням Законів України, актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, актів центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голови облдержадміністрації та міського голови, рішень обласної, міської рад та виконавчого комітету, а також аналіз причин виникнення порушень у виконанні вимог зазначених документів і внесення пропозицій щодо їх усунення.
3. Права ЦНАП
Працівники ЦНАП мають право:
3.1. Вивчати стан діловодства, здійснювати перевірку з виконання контрольних документів, стан розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян у виконавчих органах міської ради, вимагати виконання встановлених правил роботи з документами та вчасного виконання контрольних документів.
3.2. Вносити на розгляд міської ради, її виконавчого комітету проекти рішень з питань, що віднесені до компетенції ЦНАП.
3.3. Повертати виконавцям документи та вимагати їх доопрацювання у випадках порушення встановленого порядку роботи з документами.
3.4. Одержувати в установленому порядку від управлінь, відділів, служб міської ради та її виконавчого комітету необхідну інформацію, а в разі потреби – відповідні документи необхідні для виконання покладених на нього завдань.
3.5. Контролювати своєчасне виконання працівниками виконавчих органів міської ради надіслані їм на розгляд документи, заяви і скарги громадян, заяви про надання адміністративних послуг.
3.6. Використовувати систему зв’язку і комунікацій, що існують у міській раді.
3.7. Вносити пропозиції з питань вдосконалення організації роботи в ЦНАП. Надавати пропозиції щодо створення нових документів виконавчого комітету міської ради та внесення змін до них.
4. Функції ЦНАП
4.1. Організовує і здійснює ведення діловодства у міській раді та її виконавчому комітеті, діловодства за зверненнями громадян.
4.2. Організовує надання якісних послуги суб’єктам звернень відповідно до переліку послуг, що надаються через Центр надання адміністративних послуг.
4.3. Здійснює прийом, попередній розгляд, реєстрацію, облік, сканування, передачу за призначенням, зберігання, пошук, розсилку документів, заяв (клопотань), пропозицій (зауважень), скарг громадян, що надходять до ЦНАП, міської ради та її виконавчого комітету, видачу інформації стосовно строків їх проходження.
4.4. Забезпечує надання загальної інформації та консультацій, іншої першої допомоги суб’єктам звернень щодо отримання адміністративних послуг.
4.5. Здійснює прийняття вхідних пакетів документів, надання фахових консультацій щодо конкретних адміністративних послуг, у визначених випадках – забезпечує опрацювання справи та передавання вихідних пакетів документів суб’єктам звернень.
4.6. Здійснює контроль за виконанням рішень міської ради, виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, інших документів, готує інформацію про стан їх виконання, надає методичну допомогу виконавчим органам міської ради.
4.7. Вносить на розгляд пропозиції про зняття з контролю чи продовження термінів виконання зазначених документів, притягнення в установленому порядку до відповідальності посадових осіб за їх невиконання або неналежне виконання.
4.8. Здійснює підготовку до реєстрації рішень виконавчого комітету, розпоряджень, доручень міського голови, документів з грифом «Затверджую», їх друкування, копіювання, тиражування та розсилання їх до виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій міста.
4.9. Організовує проведення дослідження рівня задоволеності суб’єктів звернень щодо надання послуг посадовими особами міської ради та її виконавчого комітету шляхом анонімного анкетування в управліннях, відділах, службах міської ради, її виконавчого комітету та інформаційно-довідкових центрах міста.
4.10. Забезпечує оприлюднення у засобах масової інформації та на офіційному веб-сайті міської ради узагальнених відомостей про організацію роботи щодо надання адміністративних послуг, інформує мешканців міста про роботу міської ради та її виконавчого комітету з питань, що належать до компетенції ЦНАП.
4.11. Забезпечує належну організацію особистого прийому, виїзних прийомів, «прямих телефонних зв’язків» громадян міським головою, виїзних прийомів заступників міського голови та керуючого справами відповідно до затверджених графіків прийому; веде облік громадян, які побували на прийомі.
4.12. Здійснює контроль за своєчасним розглядом заяв суб’єктів звернень, звернень громадян, що надійшли до міської ради та її виконавчого комітету, забезпечує дотримання вимог законодавства щодо розгляду заяв суб’єктів звернень, здійснює контроль за станом цієї роботи на підприємствах, в установах та організаціях міста незалежно від форм власності, а також аналізує причини виникнення порушень у виконанні вимог чинного законодавства, вносить пропозиції щодо їх усунення.
4.13. Забезпечує спільно з іншими структурними підрозділами міської ради організаційно-технічну підготовку засідань виконавчого комітету міської ради.
4.14. Оформляє протоколи засідань виконавчого комітету міської ради, здійснює їх розсилку, видає копії, витяги з утворюваних радою та виконавчим комітетом документів.
4.15. Вносить на розгляд міському голові проекти інструкцій з діловодства у міській раді та її виконавчих органах та з організації діловодства за зверненнями громадян.
4.16. Складає зведену номенклатуру справ міської ради та її виконавчого комітету. Забезпечує єдиний порядок відбору, обліку, збереження, якості опрацювання та використання документів, що утворюються в діяльності міської ради та її виконавчого комітету, та передачі їх на державне зберігання.
4.17. Бере участь у проведенні експертизи наукової і практичної цінності документів при їх відборі на державне зберігання, готує справи до здачі в архівний відділ міської ради.
4.18. Збирає, систематизує, накопичує та зберігає в електронній формі документи або їх копії, що містять публічну інформацію, яка знаходиться у володінні міської ради та виконавчого комітету, крім публічної інформації з обмеженим доступом.
4.19. Здійснює реєстрацію та веде облік запитів на інформацію, що надійшли в порядку, визначеному Законом України «Про доступ до публічної інформації» до міської ради та її виконавчого комітету. Здійснює аналіз та систематизацію запитів на інформацію за галузевою та іншими ознаками.
4.20. Забезпечує надання роз’яснень запитувачам інформації щодо порядку оскарження рішень, дій чи бездіяльності міської ради та її виконавчого комітету стосовно: відмови в задоволенні запиту на інформацію, відстрочки задоволення запиту на інформацію, ненадання відповіді на запит на інформацію, надання недостовірної або неповної інформації, несвоєчасного надання інформації, невиконання виконавчим комітетом міської ради обов’язку оприлюднювати інформацію, а також інших рішень, дій чи бездіяльності виконавчого комітету міської ради, що порушили законні права та інтереси запитувачів інформації.
4.21. Готує аналітичні та інформаційні матеріали для міського голови, його заступників та керуючої справами про хід виконання контрольних документів.
5. Організація роботи ЦНАП
5.1. Діловодство ЦНАП ведеться відповідно до номенклатури справ ЦНАП, інструкцій щодо ведення діловодства у виконавчих органах міської ради та з організації роботи щодо розгляду звернень громадян в управліннях, відділах, службах виконавчого комітету міської ради.
5.2. Адміністратори ЦНАП призначаються па посаду та звільняються з посади розпорядженням міського голови. Кількість адміністратором визначається штатним розписом міської ради, управлінь, відділів, служб міської ради та її виконавчого комітету.
5.3. Адміністратори мають іменні печатки (штампи) із зазначенням прізвища, імені, по батькові та найменування ЦНАП.
5.4. Адміністратори є взаємозамінні. Права, посадові обов’язки, кваліфікаційні вимоги адміністраторів ЦНАП визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються міським головою.
5.5. ЦНАП взаємодіє із іншими виконавчими органами міської ради, використовує у своїй роботі підготовлені ними статистичні та оперативні відомості, підтверджені відповідним чином.
5.6. Інформації, відомості, що не передбачені офіційною статистичною звітністю, запитуються адміністраторами у структурних підрозділів лише з дозволу керуючого справами виконавчого комітету.
5.7. ЦНАП бере участь у процесі системи управління якістю відповідно до міжнародних норм ISO 9001:2008.Організовує процесний підхід у розробленні та поліпшенні результативності системи управління якістю для підвищення задоволення споживачів.
5.8. ЦНАП очолює керівник.
6. Організаційно-правовий статус керівника ЦНАП
6.1. Керівник ЦНАП призначається на посаду і звільняється з посади міським головою в установленому законом порядку. На посаду керівника ЦНАП призначається особа, що має повну вищу освіту і стаж роботи в органах державної влади чи органах місцевого самоврядування не менше трьох років.
6.2. Керівник ЦНАП:
6.2.1. Повинен знати Конституцію України, акти законодавства, нормативні документи, що стосуються державної служби, служби в органах місцевого самоврядування; акти Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади вищого рівня, що регулюють роботу з документами; практику застосування чинного законодавства в діловодстві; основи архівної справи, інструкцію з діловодства, правила ділового етикету, правила та норми охорони праці і протипожежного захисту, основні принципи роботи на комп’ютері та відповідні програмні засоби.Здійснює керівництво роботою ЦНАП к межах наданих повноважень відповідно до цього Положення
6.2.2. Організовує діяльність ЦНАП, спрямовуючи її на максимально повне врахування інтересів замовника, забезпечує його взаємодію з суб’єктами надання адміністративних послуг.
6.2.3. Координує діяльність адміністраторів, контролює якість та своєчасність виконання ними обов’язків.
6.2.4. Організовує інформаційне забезпечення роботи ЦНАП, роботу із засобами масової інформації, визначає час проведення та зміст інформаційних заходів.
6.2.5. Затверджує розподіл повноважень між адміністраторами ЦНАП.
6.2.6. Вносить пропозиції міському голові щодо:
призначення та звільнення з посад адміністраторів ЦНАП, вирішує інші питання добору персоналу; структури, кадрового складу, технічного оснащення, бюджетного забезпечення ЦНАП;
щодо покращення умов обслуговування замовників у ЦНАП, зокрема, зонування приміщення ЦНАП, забезпечення належного комфорту у зоні очікування, належного облаштування робочих місць працівників ЦНАП тощо.
6.2.7. Розробляє і вносить на затвердження міському голові посадові інструкції працівників відділу, адміністраторів Центру надання адміністративних послуг.
6.2.8. Розглядає скарги суб’єктів звернень на діяльність чи бездіяльність адміністраторів ЦНАП, а також скарги, зауваження й пропозиції щодо діяльності ЦНАП.
6.2.9. Здійснює контроль за якістю та своєчасністю надання адміністративних послуг.
6.2.10. Виявляє навчальні потреби, організовує підвищення кваліфікації працівників ЦНАП.
6.2.11. В установленому порядку вносить подання про присвоєння рангів державного службовця, заохочення працівників ЦНАП та накладання дисциплінарних стягнень.
6.2.12. Відповідає за матеріально-технічне забезпечення ЦНАП.
6.2.13. Реалізує інші функції щодо ЦНАП, надані йому міським головою та керуючим справами виконавчого комітету міської ради.
6.2.14. Може здійснювати функції адміністратора ЦНАП. Має печатку (штамп) адміністратора ЦНАП.
6.2.15. Про проведену роботу ЦНАП звітує один раз на рік перед виконавчим комітетом міської ради, організовує передачу досвіду, застосовуючи нові технології бейнчмаркетингу.
6.2.16. Розробляє і здійснює заходи щодо поліпшення організації та підвищення ефективності роботи ЦНАП.
6.2.17. Координує взаємодію ЦНАП з іншими управліннями, відділами, службами міської ради та її виконавчого комітету.
6.2.18. Бере участь у засіданнях міської ради, виконавчого комітету, нарадах міського голови у разі розгляду питань, що стосуються компетенції ЦНАП.
6.2.19. Підписує та візує документи в межах своєї компетенції.
6.2.20. Бере участь у розробленні нормативно-правових актів.
6.2.30. Представляє ЦНАП у державних установах та громадських організаціях з питань, віднесених до його компетенції.
6.3. У разі відсутності керівника його обов’язки виконує адміністратор на якого розпорядженням міського голови покладено виконання обов’язків керівника ЦНАП.
