Відповідно до Примірного положення про архівний відділ міської ради міста республіканського (Автономної Республіки Крим), обласного значення, затверджено відповідним наказом Державного комітету архівів України від 21.06.2008 № 49, пп. 1 п. б) ч. 1 ст. 38, ст. 40, п.1 ст. 54 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» виконавчий комітет міської ради ВИРІШИВ:

1. Затвердити Положення архівного відділу виконавчого комітету Бориспільської міської ради (додається).

2. Контроль за виконанням цього рішення покласти на керуючого справами виконавчого комітету міської ради Передерей Л.Л.

Міський голова                                                                  А.С. Федорчук

ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішення виконавчого комітету міської ради
12.11.2012  № 1071

П О Л О Ж Е Н Н Я
архівного відділу
виконавчого комітету Бориспільської міської ради

1. Загальні положення

1.1. Архівний відділ (далі – відділ) реалізує державну політику у сфері архівної справи і діловодства в межах своєї компетенції, здійснює управління архівною справою і діловодством на території міста.
Метою діяльності архівного відділу є надання якісних послуг населенню, створення належних умов для зберігання, примноження, якісного використання інформації, що міститься в архівних документах.

1.2. Відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» відділ утворюється за поданням міського голови міською радою, яка затверджує структуру, чисельність працівників, кошторис доходів та видатків на утримання відділу, положення про відділ затверджується виконавчим комітетом. Відділ має печатку із зображенням Державного Герба України і бланк із своїм найменуванням.

1.3. Відділ немає статусу юридичної особи.

1.4. Працівники відділу повинні мати повну вищу освіту.

1.5. Відділ підзвітний і підконтрольний міському голові, керуючому справами виконавчого комітету міської ради, а з питань здійснення делегованих йому повноважень органів виконавчої влади у галузі архівної справи і діловодства також підконтрольний відповідно державному архіву області, Державній архівній службі України) в порядку, встановленому законом.

1.6. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, Законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про Національний архівний фонд та архівні установи», «Про захист персональних даних», актами Президента, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради, рішеннями обласної ради, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, цим положенням та іншими діючими нормативами з питань роботи архівних установ.

2. Завдання відділу

2.1. Забезпечення дотримання законодавства України про Національний архівний фонд та архівні установи, управління архівною справою та здійснення контролю за веденням діловодства на території міста.

2.2. Поповнення Національного фонду документами, що мають місцеве значення, їх державної реєстрації, обліку, зберігання та використання їх інформації.

2.3. Розроблення та за погодженням з державним архівом області подання на затвердження міському голові цільових програм розвитку архівної справи в місті та забезпечення їх виконання.

2.4. Підготовка проектів розпоряджень міського голови, рішень виконавчого комітету з питань роботи архівного відділу та організації роботи архівних підрозділів.

2.5. Підготовка річних, піврічних, оперативних (місячних), тижневих планів роботи відділу.

3. Функції відділу

3.1. З метою надання якісних послуг мешканцям міста забезпечує облік, зберігання і охорону:
документів Національного архівного фонду, що нагромадилися за час діяльності існуючих і тих, що діяли раніше на сучасній території міста, державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій;
документів Національного архівного фонду, що утворилися в процесі діяльності профспілкових, кооперативних, творчих та інших об’єднань громадян, переданих за їхньою згодою до відділу;
документів особового походження, що надійшли до відділу;
фотодокументів та аудіовізуальних документів з історії міста;
документів, переданих в установленому законом порядку на постійне чи тимчасове зберігання підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, а також об’єднаннями громадян;
друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що доповнюють документи відділу і використовуються для довідково-інформаційної роботи;
облікових документів і довідкового апарату до документів.

3.2. Організовує роботу з внесення документів до Національного архівного фонду або вилучення документів з нього фізичних юридичних осіб незалежно від форм власності, що перебувають у зоні комплектування відділу.

3.3. Проводить у встановленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території міста, незалежно від форм власності та підпорядкування.

3.4. За дорученням Державної архівної служби контролює дотримання власниками документів Національного архівного фонду вимог законодавства щодо здійснення права власності на зазначені документи.

3.5. Складає і за погодженням з державним архівом області подає на затвердження міському голові список підприємств, установ і організацій, документи яких підлягають зберіганню у відділі, готує пропозиції щодо уточнення цього списку.

3.6. Приймає для зберігання документи Національного архівного фонду від органів місцевого самоврядування, комунальних підприємств, установ і організацій міста, а також архівних документів громадян і їх об’єднань.

3.7. Приймає на зберігання архівні документи органів місцевого самоврядування, комунальних підприємств, установ та організацій, що ліквідуються без визначення правонаступників.

3.8. Перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства на підприємствах, в установах і організаціях, що перебувають у зоні комплектування відділу, незалежно від форми власності з метою здійснення контролю за дотриманням строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення обліку та доступу до них, надає зазначеним підрозділам і службам методичну допомогу в організації діловодства та зберігання документів.

3.9. Подає міській раді пропозиції щодо організації роботи трудового архіву для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території міста та інших архівних документів, що не належить до Національного архівного фонду, надає консультативно-методичну допомогу в організації його діяльності.

3.10. Інформує міську раду, державний архів області про факти втрати, знищення, пошкодження архівних документів, інші порушення законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

3.11. Веде зведений облік архівних документів, що зберігають органи місцевого самоврядування, комунальні підприємства, установи і організації джерела комплектування відділу та документів Національного архівного фонду, що належать громадянам, подає належні відомості про них державному архіву області.

3.12. Організовує надання на договірних засадах послуг підприємствам, установам та організаціям, що перебувають у зоні комплектування відділу, з науково-технічного опрацювання документів та використання їх інформації, розроблення методичних посібників з архівної справи і діловодства, підвищення кваліфікації працівників архівних підрозділів та служб діловодства підприємств, установ та організацій.

3.13. Передає за угодою до державного архіву області у визначені ними терміни документи Національного архівного фонду та довідковий апарат до них для постійного зберігання.

3.14. Створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду, що зберігаються у відділі.

3.15. Інформує органи державної влади, органи місцевого самоврядування, підприємства, установи і організації про склад і зміст документів, що зберігаються у відділі, надає документи Національного архівного фонду для користування фізичним та юридичним особам; публікує, експонує та в іншій формі популяризує архівні документи, висвітлює свою діяльність у засобах масової інформації, на сайті виконавчого комітету, на рекламних носіях, а також виконує інші функції, спрямовані на ефективне використання відомостей, що містяться в документах Національного архівного фонду.

3.16. Видає підприємствам, установам і організаціям архівні довідки, копії та витяги з документів, що зберігаються у відділі, а громадянам – довідки соціально-правового характеру.

3.17. Організовує перегляд в установленому порядку рішень про обмеження доступу до документів, забезпечення доручення до архівних документів на обґрунтовану вимогу фізичних осіб письмового спростування чи доповнення недостовірних відомостей про особу.

3.18. Вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.

4. Права відділу

Відділ має право:
4.1. Отримувати від інших виконавчих органів місцевого самоврядування, а також від підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, що перебувають у зоні комплектування відділу, інформацію, документи та інші матеріали стосовно зберігання і науково-технічного опрацювання документів Національного архівного фонду та ведення діловодства, а від місцевих органів державної статистики – безоплатно статистичні дані, необхідні для виконання покладених на нього завдань.

4.2. Давати у межах своїх повноважень підприємствам, установам і організаціям, що перебувають у зоні комплектування відділу, вказівки щодо роботи їхніх архівних підрозділів та ведення діловодства.

4.3. Розробляти та затверджувати в установленому порядку ціни та тарифи на роботи (послуги), що виконуються відділом на договірних засадах.

4.4. Надавати за плату послуги з використання фізичними та юридичними особами відомостей, що містяться в архівних документах.

4.5. Виконувати на платній основі роботи, пов’язані з науково-технічним опрацюванням і забезпеченням збереженості архівних документів, що є власністю держави, територіальних громад, фізичних і юридичних осіб, провадити іншу не заборонену законом діяльність з архівної справи і діловодства.

4.6. Подавати до суду позов про позбавлення власника документів Національного архівного фонду права власності на ці документи, якщо він не забезпечує їх належної збереженості.

4.7. Порушувати питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженості документів Національного архівного фонду.

4.8. Порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи та про відшкодування ними шкоди, завданої власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі.

4.9. Обмежувати у випадках, передбачених законодавством, доступ до документів Національного архівного фонду, що зберігаються у відділі.

4.10. Скликати наради з питань, що належать до його компетенції.

5. Організація роботи відділу

5.1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади згідно із законодавством за погодженням відповідно з директором державного архіву області. У разі відсутності начальника його обов’язки виконує заступник або працівник відділу, на якого розпорядженням міського голови покладено виконання обов’язків начальника відділу.

5.2. Працівники відділу призначаються на посаду і звільняються з посади розпорядженням міського голови за поданням начальника відділу.

5.3. Службові обов’язки працівників визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються міським головою.

5.4. Вивчення питань, що належать до компетенції відділу, проводяться згідно з планами, погодженими із керуючим справами виконавчого комітету міської ради.

5.5. Діловодство відділу ведеться відповідно до розділу зведеної номенклатури справ виконавчого комітету міської ради.

5.6. Відділ у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими виконавчими органами міської ради, а також підприємствами, установами та об’єднаннями громадян.

5.7. Відділ бере участь у процесі системи управління якістю відповідно до міжнародних норм ISO 9001:2008.

6. Організаційно-правовий статус начальника архівного відділу

6.1. Здійснює керівництво діяльністю відділу у межах наданих повноважень.
6.2. Повинен знати Конституцію України, Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», акти законодавства, нормативні документи, що стосуються державної служби, служби в органах місцевого самоврядування; акти Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади вищого рівня, що регулюють роботу з документами; основи архівної справи, уніфіковану систему організаційно-розпорядчої документації, інструкцію з діловодства, Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади та місцевого самоврядування,  підприємств, установ, організацій, Правила пожежної безпеки для державних архівних установ України, Положення про умови зберігання документів та інші діючі нормативи з питань роботи архівних установ.

6.3. Організовує роботу відділу щодо виконання покладених на відділ завдань, систематично проводить планові наради, результатом яких є протокол з інформацією щодо звіту про виконану роботу (за тиждень, за місяць, за рік), подає інформації довідки про роботу архівного відділу на розгляд виконавчого комітету та до Державного архіву Київської області про результати роботи за відповідними показниками та надання пропозицій до плану виконавчого комітету та його діяльності, а саме вдосконалення роботи персоналу, політики якості, стратегії дій.

6.4. Вносить пропозиції щодо оптимальної структури та штатного розпису відділу.

6.5. Розподіляє функціональні обов’язки працівників відділу, розробляє і вносить на затвердження міському голові посадові інструкції.

6.6. Організовує процес роботи архівного відділу, забезпечує виконання покладених на відділ завдань та виконання планів.

6.7. Організовує разом з відділом кадрів виконавчого комітету міської ради роботу з добору та розстановки кадрів, підвищення кваліфікації, координує роботу з формування кадрового резерву відділу, бере участь у проведенні атестації, щорічній оцінці працівників відділу.

6.8. Одержує нормативні матеріали у відділі кадрів щодо щорічної оцінки, ознайомлює працівників відділу із порядком проведення щорічної оцінки та забезпечує її проведення.
6.9. Про проведену роботу звітує один раз на рік перед виконавчим комітетом, міською радою, на плановій нараді міського голови, організовує передачу досвіду , застосовуючи нові технології.

6.10. В установленому порядку вносить подання про присвоєння рангів державного службовця, заохочення працівників відділу та накладання дисциплінарних стягнень.

6.11. Розробляє і здійснює заходи щодо поліпшення організації та підвищення ефективності роботи відділу.

6.12. Підписує та візує документи в межах своєї компетенції.

6.13. Представляє відділ у державних установах та громадських організаціях з питань,  віднесених до його компетенції.

6.14. Складає, погоджує з Державним архівом Київської області список підприємств, установ і організацій, документи яких підлягають зберіганню у відділі, готує пропозиції щодо уточнення цього списку.

6.15. Для розгляду питань, пов’язаних з проведенням попередньої експертизи цінності документів та подання її результатів на розгляд експертно-перевірної комісії Держархіву області, а також інших питань у відділі створюється експертна комісія.
Положення та персональний склад експертної комісії затверджує начальник відділу на підставі типового положення, затвердженого Держкомархівом.

6.16. Контролює та перевіряє ведення діловодства на підприємствах, в установах та організаціях, в архівних підрозділах, які передають документи на державне зберігання, складає акти перевірок роботи архівних підрозділів, інформує керівництво організацій, підприємств та установ про стан ведення діловодства та архівної справи, порушує перед керівництвом питання про створення відповідних умов для зберігання документів.

6.17. Надає практичну та методичну допомогу в організації збереження архівних документів.

7. Відповідальність начальника відділу

7.1. Начальник відділу несе персональну відповідальність за своєчасне і якісне виконання завдань, функцій відділу, передбачених цим положенням.
7.2. Несе відповідальність за недотримання Положення про відділ, бездіяльність або невиконання наданих прав, порушення правил внутрішнього розпорядку та трудової дисципліни, норм етики поведінки посадової особи органів місцевого самоврядування та обмежень, пов’язаних прийняттям на службу в органи місцевого самоврядування та її проходженням.

7.3. Зобов’язаний не допускати розголошення у будь-який спосіб персональних даних, які йому було довірено або які стали відомі у зв'язку з виконанням професійних чи службових або трудових обов’язків. Таке зобов'язання чинне після припинення ним діяльності, пов’язаної з персональними даними, крім випадків, установлених законом.

7.4. Із метою контролю над дотриманням трудової дисципліни до 12.00 години повинні повідомляти управління юридично-кадрового забезпечення про відсутність працівника на робочому місці.

7.5. У разі неналежного виконання своїх обов’язків несе матеріальну, дисциплінарну відповідальність згідно Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування».

7.6. На період відпустки або на час відсутності начальника відділу його обов’язки виконує працівник відділу відповідно до розпорядження міського голови та доручення керуючої справами.

______________________________