З метою удосконалення системи надання адміністративних послуг шляхом збалансування захисту прав та законних інтересів особи і ефективної діяльності виконавчих органів міської ради, а саме: створення єдиної приймальні щодо більшості адміністративних послуг, інтеграції документообігу різних установ, забезпечення оптимальної організації процесів, зручності та оперативності отримання адміністративних послуг замовниками, спрощення процедур отримання адміністративних послуг, протидії корупції та підвищення рівня задоволеності замовників якістю надання адміністративних послуг, на виконання листа Київської обласної ради від 26.12.2012 № 1866/09 щодо доручення Президента України від 06.12.2012, відповідно до постанови Кабінету міністрів України від 17.07.2009 № 737 «Про заходи щодо упорядкування адміністративних послуг» (із наступними змінами), Указу Президента України від 03.07.2009 № 508 «Про заходи із забезпечення додержання прав фізичних та юридичних осіб щодо одержання адміністративних (державних) послуг», Господарського кодексу України, Законів України «Про адміністративні послуги», «Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності», «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації», «Про захист персональних даних», п. 5 ст. 26 Закону України «Про місцеве самоврядування» міська рада ВИРІШИЛА:

1. Утворити Центр надання адміністративних послуг.

2. Затвердити Положення про Центр надання адміністративних послуг (додається).

3. Контроль за виконанням цього рішення покласти на комісію з питань регламенту та депутатської етики, контролю за виконанням рішень ради, законності, правопорядку, взаємодії із засобами масової інформації.

 

Міський голова                                                         А.С.Федорчук

                                                                                ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішення міської ради
29 січня 2013 року
№ 2912-34-VI

ПОЛОЖЕННЯ
про Центр надання адміністративних послуг

1. Загальні положення

1.1. Положення про Центр надання адміністративних послуг (далі – ЦНАП) встановлює правові засади організації діяльності, визначає компетенцію ЦНАП в місті Борисполі.

1.2. ЦНАП – постійно діючий робочий орган виконавчого комітету міської ради, в якому надаються адміністративні послуги через адміністратора шляхом його взаємодії з суб’єктами надання адміністративних послуг.
Єдиний дозвільний центр м. Борисполя, утворений відповідно до Закону України «Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності», є складовою частиною ЦНАП.

1.3. ЦНАП утворюється рішенням міської ради і забезпечує надання адміністративних послуг на основі узгоджених рішень, безпосередньо підпорядковується міському голові.
Положення про ЦНАП затверджується міською радою. Склад ЦНАП затверджується рішенням міської ради.

1.4. Здійснення матеріально-технічного та організаційного забезпечення, керівництво та відповідальність за організацію діяльності ЦНАП покладається на виконавчий комітет міської ради.

1.5. Терміни, що використовуються у Положенні про ЦНАП (далі – Положення):

Адміністративна послуга – послуга, яка є результатом здійснення суб’єктом повноважень щодо прийняття згідно з нормативно-правовими актами на звернення фізичної або юридичної особи адміністративного акта, спрямованого на реалізацію та захист її прав і законних інтересів та/або на виконання особою визначених законом обов’язків (отримання дозволу (ліцензії), сертифіката, посвідчення та інших документів, реєстрація тощо).

Адміністративна справа – справа, що розглядається ЦНАП щодо надання замовнику адміністративної послуги.

Адміністратор – посадова особа міської ради та її виконавчого комітету, яка організовує надання адміністративних послуг шляхом взаємодії із суб’єктами надання адміністративних послуг.

Суб’єкт звернення – фізична або юридична особа, яка звертається за одержанням адміністративної послуги.

Виконавець – адміністративний орган – учасник ЦНАП, його посадова особа, до компетенції яких належить вирішення справи з надання конкретної адміністративних послуги.

Вхідний пакет документів – заява та документи, що додаються до неї, які відповідно до вимог чинного законодавства є необхідними для отримання адміністративної послуги.

Вихідний пакет документів – адміністративний акт, що прийнято адміністративним органом за результатами розгляду та вирішення адміністративної справи з надання адміністративної послуги, а також супровідні документи по справі, підготовлені для передачі замовнику.

Адміністративний акт – рішення індивідуальної дії, прийняте адміністративним органом за результатами розгляду адміністративної справи і спрямоване на набуття, зміну чи припинення прав та обов’язків фізичної або юридичної особи (осіб).

Інформаційна картка адміністративної послуги – документ, у якому міститься інформація про адміністративну послугу для замовника.

Технологічна картка адміністративної послуги – детальний опис процедури надання адміністративної послуги, у якому визначено порядок дій виконавців та стоки їх вчинення.

Реєстр адміністративних послуг – перелік адміністративних послуг, що надаються в місті, містить інформацію про правові підстави, суб’єкта надання адміністративних послуг, розмір плати за адміністративну послугу (у разі надання послуги на платній основі). Порядок його ведення визначається Кабінетом Міністрів України.

1.6. ЦНАП провадить свою діяльність на принципах:
відкритості та прозорості під час надання адміністративних послуг;
доступності інформації про надання адміністративних послуг;
захищеності персональних даних;
раціональної мінімізації процедурних дій, що вимагаються для отримання адміністративних послуг;
оперативності та своєчасності;
ефективної взаємодії із суб’єктами звернень та суб’єктами надання адміністративних послуг.

1.7. Час прийому замовників до ЦНАП становить шість днів на тиждень та сім годин на день без перерви на обід і є загальним (єдиним) для всіх адміністративних послуг, що надаються в ЦНАП.
Щовівторка та щочетверга ЦНАП здійснює прийом замовників до 20-ї години.

2. Завдання ЦНАП

2.1. Створення зручних умов для отримання адміністративних послуг.

2.2. Спрощення процедур отримання адміністративних послуг та поліпшення якості їх надання.

2.3. Організація надання адміністративних послуг у найкоротший строк та за мінімальної кількості відвідувань замовника.

2.4. Запобігання корупції, усунення посередників під час надання адміністративних послуг.

2.5. Підвищення рівня поінформованості суб’єктів звернень про порядок надання адміністративних послуг.

3. Функції ЦНАП

3.1. Організовує надання якісних послуги суб’єктам звернень відповідно до реєстру адміністративних послуг.

3.2. Організовує і здійснює ведення діловодства щодо надання адміністративних послуг у міській раді та її виконавчому комітеті відповідно до Примірної інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою Кабінетом Міністрів України, затвердженої відповідною постановою Кабінету Міністрів України від 18.11.2011 № 526 та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації затвердженої відповідною постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.1997 № 348.

3.3. Здійснює прийом, реєстрацію, облік, передачу за призначенням, зберігання, пошук, розсилку документів, що надходять до ЦНАП, видачу інформації стосовно строків їх проходження.

3.4. Здійснює контроль за своєчасним розглядом заяв суб’єктів звернень, що надійшли до міської ради та її виконавчого комітету, забезпечує дотримання вимог законодавства щодо розгляду заяв суб’єктів звернень, здійснює контроль за станом цієї роботи на підприємствах, в установах та організаціях міста незалежно від форм власності, а також аналізує причини виникнення порушень у виконанні вимог чинного законодавства, вносить пропозиції щодо їх усунення.

3.5. Організовує проведення дослідження рівня задоволеності суб’єктів звернень щодо надання послуг посадовими особами міської ради та її виконавчого комітету шляхом анонімного анкетування в управліннях, відділах, службах міської ради, її виконавчого комітету та інформаційно-довідкових центрах міста.

3.6. Забезпечує оприлюднення у засобах масової інформації та на офіційному веб-сайті міської ради узагальнених відомостей про організацію роботи щодо надання адміністративних послуг, інформує мешканців міста про роботу міської ради та її виконавчого комітету з питань, що належать до компетенції ЦНАП.

4. Організація роботи ЦНАП

4.1. Забезпечує надання загальної інформації та консультацій, іншої першої допомоги суб’єктам звернень щодо отримання адміністративних послуг.

4.2. Здійснює прийняття вхідних пакетів документів, надання фахових консультацій щодо конкретних адміністративних послуг, у визначених випадках – забезпечує опрацювання справи та передавання вихідних пакетів документів суб’єктам звернень.

4.3. До роботи ЦНАП залучаються управління, відділи, служби міської ради та її виконавчого комітету, комунальні підприємства, установи, організації міста, що надають адміністративні послуги на території міста Борисполя рішенням міської ради.

4.4. Діловодство ЦНАП ведеться відповідно до номенклатури справ ЦНАП, вимог чинного законодавства.

4.5. Адміністратори ЦНАП призначаються па посаду та звільняються з посади розпорядженням міського голови.
Кількість адміністратором визначається штатним розписом міської ради, управлінь, відділів, служб міської ради та її виконавчого комітету.
Адміністратори мають іменні печатки із зазначенням прізвища, імені, по батькові та найменування ЦНАП.
Адміністратори є взаємозамінні. Права, посадові обов’язки, кваліфікаційні вимоги адміністраторів ЦНАП визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються міським головою.

5. Порядок роботи ЦНАП

5.1. У ЦНАП розміщується та є загальнодоступною інформація:
структура та режим роботи ЦНАП;
реєстр адміністративних послуг, що надаються ЦНАП;
інформаційні картки адміністративних послуг;
формуляри (бланки) заяв та зразки їх заповнення;
адреса, поштовий індекс ЦНАП;
номери довідкових телефонів ЦНАП;
адреса веб-сайту ЦНАП, факс, електронна пошта ЦНАП;
інструкція з користування інформаційними терміналами;
положення про ЦНАП;
банківські реквізити для оплати платних адміністративних послуг;
відомості про супутні послуги, що надаються у приміщенні ЦНАП;
порядок оскарження рішень, дій та бездіяльності працівників ЦНАП, адміністративних актів, отриманих через ЦНАП;
прізвище, ім’я по батькові керівника ЦНАП, номер його телефону, адреса електронної пошти.
Вищезазначена інформація розміщується на сайті міської ради.

5.2. Реєстр адміністративних послуг, що надаються у ЦНАП, розміщуються у доступному та зручному для суб’єктів звернень місці.

5.3. Формуляри (бланки) заяв, необхідні для замовлення адміністративних послуг, розміщуються на стендах-накопичувачах у достатній кількості, групуються за видами адміністративних послуг. Стенд із формулярами (бланками) заяв розміщуються у зручному та доступному для суб’єктів звернень місці.

5.4. У ЦНАП забезпечується доступ до інформації особам з обмеженими можливостями.

5.5. При зверненні суб’єктів звернень до ЦНАП адміністратор ЦНАП з’ясовує причину звернення особи та інформує її щодо подальших дій в межах ЦНАП. Також адміністратор ЦНАП, за необхідності, консультує суб’єктів звернень щодо структури роботи ЦНАП.

5.6. З метою забезпечення зручності та оперативності обслуговування суб’єктів звернень у ЦНАП вживаються заходи для запобігання виникненню черг у ЦНАП, а у випадку їх виникнення – для регулювання черги.

5.7. Подання вхідного пакету документів на отримання адміністративної послуги з компетенції ЦНАП та повернення вихідного пакету документів здійснюється виключно в ЦНАП.

5.8. Суб’єкт звернень має право подати вхідний пакет документів у ЦНАП особисто, через представника, або шляхом використання поштового зв’язку.

5.9. Якщо вхідний пакет документів подається представником суб’єкта звернень, до нього додаються документи, що підтверджують його повноваження.

5.10. Прийняття вхідних пакетів документів здійснюється адміністратором ЦНАП відповідно до опису робочого місця.

5.11. Адміністратор ЦНАП перевіряє відповідність поданого пакету документів інформаційній картці адміністративної послуги, здійснює необхідної уточнення, поправки. У випадку, якщо суб’єкт звернень допустив неточності або помилки при заповненні формуляру (бланку) заяви, адміністратор ЦНАП пропонує виправити їх та надає необхідну допомогу.

5.12. Адміністратор ЦНАП під час отримання вхідного пакету документів зобов’язаний з’ясувати бажані для суб’єкта звернень способи його повідомлення про результати вирішення адміністративної справи, а також бажаний спосіб передачі суб’єкту звернення вихідного пакету документів, про що зазначається на заяві.

5.13. Адміністратор ЦНАП здійснює реєстрацію вхідного пакету документів шляхом внесення даних до електронного реєстру. Після занесення даних до електронного реєстру, адміністративній справі присвоюється номер, за яким здійснюється її ідентифікація та який фіксується на бланку заяві.

5.14. У разі потреби адміністратор ЦНАП видає суб’єкту звернення реєстраційний штрих-код.

5.15. Якщо під час прийняття вхідного пакету документів адміністратор ЦНАП виявив факти відсутності необхідного документу у вхідному пакеті документів та/або неповноту відомостей, адміністратор ЦНАП за вибором суб’єкта звернень або реєструє вхідний пакет документів, або повертає документи суб’єкту звернення у без реєстрації.
При реєстрації вхідного пакету документів з неповним пакетом документів суб’єкт звернення одночасно повідомляється про потребу усунення вказаних недоліків та ймовірність негативного рішення для суб’єкта звернення у випадку не усунення недоліків вхідного пакету документів. Якщо суб’єкт звернення надсилає вхідний пакет документів поштовим зв’язком, про його недоліки (у разі їх виявлення) суб’єкт звернення інформується у повідомленні про реєстрацію вхідного пакету документів, або за можливості – негайно повідомляється телефоном або електронною поштою.
Усі додаткові документи, у тому числі документи на заміну, подаються лише через ЦНАП, із фіксацією цих дій в матеріалах справи та реєстрі. У випадку не усунення суб’єктом звернення недоліків вхідного пакету документів рішення у справі приймається на основі наявних документів відповідно до чинного законодавства.

5.16. Після реєстрації вхідного пакету документів адміністратор ЦНАП формує справу у паперовому та електронному вигляді.

5.17.Після реєстрації вхідного пакету документів адміністратор ЦНАП у день звернення зобов’язаний направити справу виконавцю, до компетенції якого належить її опрацювання, про що робиться відмітка у реєстрі із зазначенням часу, дати та виконавця, до якого її направлено.

5.18. ЦНАП зобов’язаний організувати передання справ виконавцям по мірі їх надходження, але не рідше двох разів протягом робочого дня.

5.19. Передавання справ виконавцям здійснюється спеціально визначеним працівником ЦНАП.

5.20. Виконавець зобов’язаний вирішити справу у строки, визначені технологічною карткою адміністративної послуги.

5.21. ЦНАП зобов’язаний здійснювати контроль за дотриманням строків вирішення справи.

5.22. Результат вирішення справи вноситься виконавцем до електронного реєстру.

5.23. Виконавець зобов’язаний невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня з моменту вирішення справи, сформувати вихідний пакет документів та направити його до ЦНАП, про що він зазначає в електронному реєстрі.

5.24. ЦНАП у день надходження вирішеної справи здійснює реєстрацію вихідного пакету документів шляхом внесення відповідних відомостей до електронного реєстру.

5.25. У разі, якщо адміністративна послуга потребує декількох дій для її вирішення та/або включає послідовне або паралельне опрацювання справи двома і більше адміністративними органами, виконавець забезпечує проходження цих дій у встановленому порядку відповідно до технологічної картки адміністративної послуги, без участі суб’єкта звернень адміністративної послуги.

5.26. У разі, якщо в ході вирішення справи виявлено підстави для прийняття негативного для суб’єкта звернень рішення, виконавець повинен врахувати, можливість отримання від суб’єкта звернень додаткових пояснень, інформації, документів для позитивного вирішення його справи та відповідно – забезпечити право суб’єкта звернень на участь у процесі прийняття рішення.
Додаткове отримання пояснень, інформації, документів від суб’єкта звернення здійснюється виключно через ЦНАП.

5.27. Адміністратор ЦНАП невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня після отримання вихідного пакету документів ЦНАП, повідомляє результати розгляду адміністративної справи суб’єкта звернення телефоном та/або шляхом направлення йому електронного повідомлення.

5.28. Вихідний пакет документів протягом трьох днів з моменту його реєстрації у ЦНАП надається суб’єкту звернення особисто (у тому числі його представнику) або надсилається поштою.

5.29. У випадках, якщо адміністративна послуга надається невідкладно, опрацювання та вирішення справи здійснюється у ЦНАП адміністраторами ЦНАП. При цьому адміністратор ЦНАП реєструє результат вирішення адміністративної справи, невідкладно формує вихідний пакет документів та передає його суб’єкту звернення.

5.30. Контроль за проходженням адміністративної справи та дотриманням строків її вирішення покладається на керівника ЦНАП.

5.31 Відповідальність за своєчасне та належне надання адміністративної послуги несе виконавець та в межах своїх повноважень – адміністратори ЦНПА.

6. Організаційно-правовий статус керівника ЦНАП

6.1. ЦНАП очолює керівник, який призначається на посаду та звільняється з посади міським головою. Керівник ЦНАП підзвітний та підконтрольний міському голові.

6.2. Керівник ЦНАП організовує його діяльність, забезпечує взаємодію між учасникам ЦНАП щодо розгляду та вирішення адміністративних справ.

6.3. Керівник ЦНАП:

6.3.1. Здійснює керівництво роботою ЦНАП, спрямовуючи її на максимально повне врахування інтересів замовника.

6.3.2. Організовує діяльність ЦНАП, забезпечує його взаємодію з суб’єктами надання адміністративних послуг.

6.3.3. Координує діяльність адміністраторів, контролює якість та своєчасність виконання ними обов’язків.

6.3.4. Організовує інформаційне забезпечення роботи ЦНАП, роботу із засобами масової інформації, визначає час проведення та зміст інформаційних заходів.

6.3.5. Затверджує розподіл повноважень між адміністраторами ЦНАП.
6.3.6. Вносить пропозиції міському голові щодо:
призначення та звільнення з посад адміністраторів ЦНАП, вирішує інші питання добору персоналу;
структури, кадрового складу, технічного оснащення, бюджетного забезпечення ЦНАП;
щодо покращення умов обслуговування замовників у ЦНАП, зокрема, зонування приміщення ЦНАП, забезпечення належного комфорту у зоні очікування, належного облаштування робочих місць працівників ЦНАП тощо.

6.3.7. Розглядає скарги суб’єктів звернень на діяльність чи бездіяльність адміністраторів ЦНАП, а також скарги, зауваження й пропозиції щодо діяльності ЦНАП.

6.3.8. Здійснює контроль за якістю та своєчасністю надання адміністративних послуг.

6.3.9. Виявляє навчальні потреби, організовує підвищення кваліфікації працівників ЦНАП.
В установленому порядку вносить подання про присвоєння рангів державного службовця, заохочення працівників ЦНАП та накладання дисциплінарних стягнень.

6.3.10. Відповідає за матеріально-технічне забезпечення ЦНАП.

6.3.11. Реалізує інші функції щодо ЦНАП, надані йому міським головою та керуючим справами виконавчого комітету міської ради.

6.3.12. Організовує роботу ЦНАП щодо ведення діловодства, забезпечення доступу громадян до публічної інформації та процесу системи управління якістю.

6.3.13. Може здійснювати функції адміністратором ЦНАП.

6.4. Про проведену роботу ЦНАП звітує один раз на рік перед виконавчим комітетом міської ради, організовує передачу досвіду, застосовуючи нові технології бейнчмаркетингу.

6.5. Розробляє і здійснює заходи щодо поліпшення організації та підвищення ефективності роботи ЦНАП.
Координує взаємодію ЦНАП з іншими управліннями, відділами, службами міської ради та її виконавчого комітету.

6.6. Бере участь у засіданнях міської ради, виконавчого комітету, нарадах міського голови у разі розгляду питань, що стосуються компетенції ЦНАП.

6.7. Підписує та візує документи в межах своєї компетенції.

6.8. Бере участь у розробленні нормативно-правових актів.

6.9. Представляє ЦНАП у державних установах та громадських організаціях з питань, віднесених до його компетенції.

6.10. У випадку відсутності керівника ЦНАП чи неможливості здійснення ним своїх повноважень, його обов’язки виконує посадова особа ЦНАП відповідно до розпорядження міського голови за поданням керівника ЦНАП.

7. Права ЦНАП

7.1. Повертати виконавцям документи та вимагати їх доопрацювання у випадках порушення встановленого порядку роботи з документами в ЦНАП.

7.2. Одержувати в установленому порядку від управлінь, відділів, служб міської ради та її виконавчого комітету необхідну інформацію, а в разі потреби – відповідні документи необхідні для виконання покладених на нього завдань.

7.3. Використовувати систему зв’язку і комунікацій, що існують у міській раді.

7.8. Вносити пропозиції з питань вдосконалення організації роботи в ЦНАП.
Надавати пропозиції щодо створення нових документів виконавчого комітету міської ради та внесення змін до них.