Відповідно до рішення міської ради від 31.01.2012 № 1608-21-VI «Про затвердження організаційної структури і штатної чисельності міської ради, управлінь, відділів, служб виконавчого комітету з 1 січня 2012 року», розпорядження голови Київської обласної державної адміністрації від 05.03.2013 № 82, Закону України «Про адміністративні послуги», пп. 1 п. б) ч. 1 ст. 38, ст. 40, п.1 ст. 54 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» виконавчий комітет міської ради ВИРІШИВ:

1. Затвердити Положення відділу організації надання адміністративних послуг виконавчого комітету міської ради (додається).

2. Визнати таким, що втратило чинність рішення виконавчого комітету міської ради від 02.04.2012 № 294 «Про затвердження Положення відділу організації надання адміністративних послуг».

3. Контроль за виконанням цього рішення покласти на керуючого справами виконавчого комітету міської ради Передерей Л.Л.

Міський голова                                                         А.С. Федорчук

ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішення виконавчого комітету міської ради
18.03.2013 № 136

П О Л О Ж Е Н Н Я
відділу організації надання адміністративних послуг
виконавчого комітету міської ради

1. Загальні положення

1.1. Відділ організації надання адміністративних послуг виконавчого комітету міської ради (далі – відділ) – є структурним підрозділом виконавчого комітету міської ради.
Мета відділу:
надання якісних адміністративних послуг при зверненнях фізичних та юридичних осіб до міської ради та її виконавчого комітету в межах чинного законодавства;
забезпечення документування діяльності міської ради та виконавчого комітету відповідно до інструкції з діловодства та інструкції з організації роботи щодо звернення громадян;
забезпечення реалізації права кожного на доступ до публічної інформації, що була отримана або створена в процесі виконання міською радою та її виконавчим комітетом своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством.

1.2. Відділ утворюється міською радою, відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», яка затверджує структуру, чисельність працівників відділу, витрати на його утримання. До структури відділу входить сектор по роботі зі зверненням громадян (далі – сектор).
Відділ має печатку «для документів».

1.3. Відділ складається з начальника, начальника сектору та головних спеціалістів.
Працівники відділу призначаються на посаду та звільняються з посади міським головою.
Працівники відділу мають повну вищу освіту, стаж роботи за фахом у державній службі не менше 3 років, або стаж роботи за фахом не менше 5 років.

1.4. Відділ підзвітний, підконтрольний міській раді, підпорядкований виконавчому комітету, міському голові, керуючому справами виконавчого комітету міської ради.

1.5. Відділ утримується за рахунок коштів місцевого бюджету.

1.6. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Верховної ради України, актами Кабінету Міністрів України, рішеннями обласної ради, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, Регламентом виконавчого комітету міської ради, цим Положенням, правилами та вказівками архівних органів, іншими діючими нормативами з питань роботи з документами.

2. Завдання відділу

2.1. Забезпечення практичної реалізації громадянами наданого їм права звернення до міської ради, її виконавчого комітету та їх посадових осіб.

2.2. Забезпечення належної організації роботи по розгляду звернень та проведенню особистого та виїзного прийому громадян міським головою, виїзних прийомів першим заступником, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради (далі – заступники міського голови), керуючим справами виконавчого комітету міської ради.
Забезпечення організації функціонування віртуальних приймалень виконавчого комітету міської ради.

2.3. Забезпечення організації діяльності Центру надання адміністративних послуг та взаємодії між учасникам ЦНАП щодо розгляду та вирішення адміністративних справ.

2.4. Організація документування діяльності міської ради та виконавчого комітету, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до міського та трудового архівів.

2.5. Забезпечення єдиного порядку роботи з документами у виконавчих органах міської ради відповідно до чинних правил; забезпечення дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу.

2.6. Розроблення інструкцій з діловодства та номенклатури справ виконавчого комітету міської ради; здійснення реєстрації та ведення обліку документів.

2.7. Забезпечення впровадження та контролювання дотримання управліннями, відділами, службами міської ради та її виконавчого комітету вимог інструкцій, регламентів та національних стандартів.

2.8. Вживання заходів до зменшення обсягу службового листування у виконавчому комітеті міської ради, а також на підприємствах, в установах, в організаціях, що належать до сфери його управління;

2.9. Проведення перевірок стану діловодства в управліннях, відділах, службах міської ради та її виконавчому комітеті, а також на підприємствах, в установах, організаціях, що належать до сфери їх управління.

2.10. Впровадження та використання інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства у виконавчому комітету міської ради.

2.11. Здійснення технічного контролю за своєчасним розглядом та проходженням документів у виконавчому комітеті міської ради.

2.12. Організація збереження документаційного фонду міської ради та її виконавчого комітету та користування ним.

2.13. Здійснення контролю за дотриманням Законів України, актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, актів центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голови облдержадміністрації та міського голови, рішень обласної, міської рад та виконавчого комітету, а також аналіз причин виникнення порушень у виконанні вимог зазначених документів і внесення пропозицій щодо їх усунення.

2.14. Надання методичної допомоги в організації роботи з ведення діловодства управлінням, відділам, службам міської ради та її виконавчого комітету.

2.15. Підготовка проектів рішень міської ради, виконавчого комітету, розпоряджень міського голови з питань, що належать до компетенції відділу.

2.16. Збирання, систематизація, накопичення, зберігання публічної інформації що була отримана або створена в процесі виконання міською радою та її виконавчим комітетом своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або інформації, що знаходиться у володінні міської ради та виконавчого комітету, крім публічної інформації з обмеженим доступом.

2.17. Координація діяльності та надання методичної допомоги посадовим особам управлінь, відділів та служб міської ради та її виконавчого комітету, які призначені відповідальними з питань доступу до публічної інформації.

3. Функції відділу

3.1. Організовує надання якісних послуг мешканцям міста відповідно до реєстру адміністративних послуг виконавчих органів Бориспільської міської ради.

3.2. Здійснює прийом, попередній розгляд, реєстрацію, облік, сканування, передачу за призначенням, зберігання, пошук, розсилку документів, заяв (клопотань), пропозицій (зауважень), скарг громадян, що надходять до міської ради та її виконавчого комітету, видачу інформації стосовно строків їх проходження.

3.3. Забезпечує належну організацію особистого прийому, виїзних прийомів, «прямих телефонних зв’язків» громадян міським головою, виїзних прийомів заступників міського голови та керуючого справами відповідно до затверджених графіків прийому; веде облік громадян, які побували на прийомі.

3.4. Повідомляє заявника про результат розгляду звернення шляхом направлення СМС-повідомлень, видачі копій рішень міської ради, її виконавчого комітету.

3.5. Організовує за дорученням міського голови, його заступників, керуючого справами виконавчого комітету міської ради позапланові перевірки фактів, викладених у зверненнях громадян щодо порушення реалізації наданого їм права, на підприємствах, в установах та організаціях міста незалежно від форм власності, що стосуються його компетенції.

3.6. Інформує міського голову, його заступників, керуючого справами про стан роботи зі зверненнями громадян та з організації особистого прийому громадян у структурних підрозділах виконавчого комітету міської ради.

3.7. Організовує та забезпечує щомісячне проведення засідань постійно діючої комісії з питань розгляду звернень громадян при виконавчому комітеті міської ради.

3.8. Надає інформаційну та методичну допомогу інформаційно-довідковим центрам міста.

3.9. Організовує проведення дослідження рівня задоволеності замовника щодо надання послуг посадовими особами міської ради та її виконавчого комітету шляхом анонімного анкетування в управліннях, відділах, службах міської ради, її виконавчого комітету та інформаційно-довідкових центрах міста.

3.10. Забезпечує оприлюднення у засобах масової інформації та на офіційному веб-сайті міської ради узагальнених відомостей про організацію роботи зі зверненнями громадян, інформує мешканців міста про роботу міської ради та її виконавчого комітету з питань, що належать до компетенції відділу.

3.11. Вивчає, узагальнює та поширює кращий досвід роботи з документами, зі зверненнями громадян у виконавчих органів міської ради та її виконавчого комітету, готує методичні рекомендації щодо удосконалення цієї роботи.

3.12. Організовує і здійснює ведення діловодства, діловодства за зверненнями громадян у міській раді та її виконавчому комітеті.
Вносить на розгляд виконавчого комітету міської ради проекти інструкцій з діловодства у міській раді та її виконавчих органах та з організації діловодства за зверненнями громадян керуючись при цьому Типовою інструкцією з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації.

3.13. Здійснює підготовку до реєстрації рішень виконавчого комітету, розпоряджень, доручень міського голови, документів з грифом «Затверджую», їх друкування, копіювання, тиражування та розсилання їх до виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, організацій міста.

3.14. Оформляє протоколи засідань виконавчого комітету міської ради, здійснює їх розсилку, видає копії, витяги з утворюваних радою та виконавчим комітетом документів.

3.15. Забезпечує спільно з іншими структурними підрозділами міської ради організаційно-технічну підготовку засідань виконавчого комітету міської ради.

3.16. Перевіряє стан виконання контрольних документів у виконавчих органах міської ради, здійснює контроль за своєчасним розглядом звернень громадян, що надійшли до міської ради та її виконавчого комітету, забезпечує дотримання вимог законодавства щодо розгляду звернень громадян, здійснює контроль за станом цієї роботи на підприємствах, в установах та організаціях міста незалежно від форм власності, а також аналізує причини виникнення порушень у виконанні вимог чинного законодавства, вносить пропозиції щодо їх усунення.

3.17. Забезпечує своєчасне надходження інформаційних та інших матеріалів від виконавчих органів міської ради про хід виконання контрольних документів.

3.18. Готує і систематично надає структурним підрозділам виконавчого комітету міської ради попереджувальні інформаційні матеріали щодо термінів виконання вимог зазначених документів.

3.19. Готує аналітичні та інформаційні матеріали для міського голови, його заступників та керуючої справами про хід виконання контрольних документів.

3.20. Вносить на розгляд пропозиції про зняття з контролю чи продовження термінів виконання зазначених документів, притягнення в установленому порядку до відповідальності посадових осіб за їх невиконання або неналежне виконання.

3.21. Здійснює контроль за виконанням рішень міської ради, виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, інших документів, готує інформацію про стан їх виконання, надає методичну допомогу виконавчим органам міської ради.

3.22. Здійснює контроль за виконанням планів роботи виконавчого комітету міської ради.

3.23. Складає зведену номенклатуру справ міської ради та її виконавчого комітету. Забезпечує єдиний порядок відбору, обліку, збереження, якості опрацювання та використання документів, що утворюються в діяльності міської ради та її виконавчого комітету, та передачі їх на державне зберігання.

3.24. Бере участь у проведенні експертизи наукової і практичної цінності документів при їх відборі на державне зберігання, готує справи до здачі в архівний відділ міської ради.

3.25. Вдосконалює форми і методи роботи з документами. Здійснює роботу щодо автоматизації діловодного процесу.

3.26. Здійснює контроль за правильністю користування документами в міській раді, її виконавчому комітеті, готує довідки, інформації з питань діловодства.

3.27. Здійснює методичне керівництво щодо організації роботи з документами у структурних підрозділах міської ради, надає практичну і методичну допомогу службам діловодства відділів та управлінь міської ради з питань ведення діловодства.

3.28. Вдосконалює форми і методи роботи з документами із врахуванням застосування оргтехніки та сучасних інформаційно-комунікативних технологій. Сприяє підвищенню кваліфікації працівників діловодних служб виконавчих органів міської ради.

3.29. Збирає, систематизує, накопичує та зберігає в електронній формі документи або їх копії, що містять публічну інформацію, яка знаходиться у володінні міської ради та виконавчого комітету, крім публічної інформації з обмеженим доступом.

3.30. Подає пропозиції до річного плану виконавчого комітету міської ради.

3.31. Здійснює реєстрацію та веде облік запитів на інформацію, що надійшли в порядку, визначеному Законом України «Про доступ до публічної інформації» до міської ради та її виконавчого комітету. Здійснює аналіз та систематизацію запитів на інформацію за галузевою та іншими ознаками.

3.32. Забезпечує контроль щодо задоволення запитів на інформацію. Забезпечує своєчасне опрацювання запитів на інформацію та організовує надання відповідей на запити в порядку та в строки, визначені Законом України «Про доступ до публічної інформації».

3.33. Забезпечує надання роз’яснень запитувачам інформації щодо порядку оскарження рішень, дій чи бездіяльності міської ради та її виконавчого комітету стосовно: відмови в задоволенні запиту на інформацію, відстрочки задоволення запиту на інформацію, ненадання відповіді на запит на інформацію, надання недостовірної або неповної інформації, несвоєчасного надання інформації, невиконання виконавчим комітетом міської ради обов’язку оприлюднювати інформацію, а також інших рішень, дій чи бездіяльності виконавчого комітету міської ради, що порушили законні права та інтереси запитувачів інформації.
3.34. Забезпечує направлення запиту на інформацію виконавцю, відповідно до резолюції для розгляду.

3.35. Організовує разом із відділом внутрішньої політики та зв’язків з громадськістю оприлюднення на офіційному веб-сайті міської ради публічної інформації про діяльність міської ради та її виконавчого комітету за умови надання міською радою та її виконавчим комітетом документів, що містять публічну інформацію.

3.36. Забезпечує інформаційне наповнення розділу «Публічна інформація» на офіційному веб-сайті міської ради.

4. Права відділу

4.1. Вивчати стан діловодства, здійснювати перевірку з виконання контрольних документів, стан розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян у виконавчих органах міської ради, вимагати виконання встановлених правил роботи з документами та вчасного виконання контрольних документів.

4.2.Одержувати від виконавчих органів міської ради письмові та усні пояснення з питань, що виникають під час перевірок виконання контрольних документів, стану звернення громадян.
4.3. Вносити на розгляд міської ради, її виконавчого комітету проекти рішень з питань, що віднесені до компетенції відділу.

4.4. Повертати виконавцям документи та вимагати їх доопрацювання у випадках порушення встановленого порядку роботи з документами.

4.5. Здійснювати перевірки, відповідно до розпорядження міського голови щодо стану організації роботи зі зверненнями громадян у виконавчих органах міської ради, на підприємствах, в установах та організаціях міста незалежно від форм власності.

4.6. Одержувати в установленому порядку від інших структурних підрозділів виконавчого комітету міської ради необхідну інформацію, а в разі потреби – відповідні документи необхідні для виконання покладених на нього завдань.

4.7. Контролювати своєчасне виконання працівниками виконавчих органів міської ради надіслані їм на розгляд документи, заяви і скарги громадян.

4.8. Вносити пропозиції щодо заохочення або притягнення до відповідальності керівників структурних підрозділів та інших посадових осіб.

4.9. Використовувати систему зв’язку і комунікацій, що існують у міській раді.

4.10. Надавати пропозиції щодо створення нових документів виконавчого комітету міської ради та внесення змін до них.

5. Організація роботи відділу

5.1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади міським головою в установленому законом порядку. На посаду начальника відділу призначається особа, що має повну вищу освіту і стаж роботи в органах державної влади чи органах місцевого самоврядування не менше трьох років. Начальник відділу є керівником центру надання адміністративних послуг.
У разі відсутності начальника його обов’язки виконує працівник відділу на якого розпорядженням міського голови покладено виконання обов’язків начальника відділу.

5.2. В структуру відділу входить сектор по роботі зі зверненням громадян, який очолює начальник сектору.
У разі відсутності начальника сектору його обов’язки виконує працівник відділу на якого розпорядженням міського голови покладено виконання обов’язків начальника сектору.

5.3. Права, посадові обов’язки, кваліфікаційні вимоги працівників відділу визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються міським головою.

5.4. Організація роботи відділу здійснюється відповідно до планів виконавчого комітету міської ради.

5.5. Діловодство відділу ведеться згідно з номенклатурою справ відділу, інструкцій щодо ведення діловодства у виконавчих органах міської ради та з організації роботи щодо розгляду звернень громадян в управліннях, відділах, службах виконавчого комітету міської ради.

5.6. Відділ взаємодіє із іншими виконавчими органами міської ради міської ради, використовує у своїй роботі підготовлені ними статистичні та оперативні відомості, підтверджені відповідним чином.

5.7. Інформації, відомості, що не передбачені офіційною статистичною звітністю, запитуються відділом у структурних підрозділів лише з дозволу керуючого справами виконавчого комітету.

5.8. Відділ бере участь у процесі системи управління якістю відповідно до міжнародних норм ISO 9001:2008.
Організовує процесний підхід у розробленні та поліпшенні результативності системи управління якістю для підвищення задоволення споживачів.

5.9. Підготовлені відділом матеріали доповідаються керуючому справами виконавчого комітету і використовуються згідно з його розпорядженням.

5.10. Всі працівники відділу є взаємозамінні.

6. Організаційно-правовий статус
начальника відділу

6.1. Здійснює свою діяльність у межах наданих повноважень відповідно до Положення про відділ.

6.2. Повинен знати Конституцію України, акти законодавства, нормативні документи, що стосуються державної служби, служби в органах місцевого самоврядування; акти Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади вищого рівня, що регулюють роботу з документами; практику застосування чинного законодавства в діловодстві; основи архівної справи, інструкцію з діловодства, правила ділового етикету, правила та норми охорони праці і протипожежного захисту, основні принципи роботи на комп’ютері та відповідні програмні засоби.

6.3. Організовує роботу відділу щодо виконання покладених на відділ завдань, Центру надання адміністративних послуг, систематично проводить планові наради, результатом яких є протокол із інформацією щодо звіту про виконану роботу (за тиждень, за місяць, за рік), про результати роботи за відповідними показниками та надання пропозицій до плану виконавчого комітету та його діяльності, а саме вдосконалення роботи персоналу, політики якості, стратегії дій, партнерських стосунків із замовником, постачальниками та ефективного використання ресурсів.

6.4. Вносить на розгляд керуючого справами пропозиції щодо оптимальної структури та штатного розпису відділу та структури, кадрового складу, технічного оснащення, бюджетного забезпечення Центру надання адміністративних послуг;

6.5. Розробляє і вносить на затвердження міському голові посадові інструкції працівників відділу, адміністраторів Центру надання адміністративних послуг.

6.6. Забезпечує виконання плану роботи міської ради та виконавчого комітету з питань, що стосуються відділу, доручень керівництва.

6.7. Організовує роботу у відділі щодо ведення діловодства, звернення громадян, забезпечення доступу громадян до публічної інформації та процесу системи управління якістю.

6.8. Організовує разом з управлінням юридично-кадрового забезпечення виконавчого комітету міської ради роботу з добору та розстановки кадрів, підвищення кваліфікації, координує роботу з формування кадрового резерву відділу, бере участь у проведенні атестації, щорічній оцінці працівників відділу.

6.9. Подає письмові пропозиції щодо планів навчань та підвищення кваліфікації посадових осіб відділу.

6.10. Одержує нормативні матеріали у відділі кадрів щодо щорічної оцінки, ознайомлює працівників відділу із порядком проведення щорічної оцінки та виконує всі вимоги відділу кадрів щодо її проведення.

6.11. Про проведену роботу відділу звітує один раз на рік перед виконавчим комітетом, організовує передачу досвіду, застосовуючи нові технології бейнчмаркетингу, про що зазначає у своїх планах відділу.

6.12. В установленому порядку вносить подання про присвоєння рангів державного службовця, заохочення працівників відділу та накладання дисциплінарних стягнень.

6.13. Розробляє і здійснює заходи щодо поліпшення організації та підвищення ефективності роботи відділу.

6.14. Здійснює керівництво роботою Центру надання адміністративних послуг, спрямовуючи її на максимально повне врахування інтересів замовника.

6.15. Координує діяльність адміністраторів Центру надання адміністративних послуг, контролює якість та своєчасність виконання ними обов’язків.

6.16. Організовує інформаційне забезпечення роботи Центру надання адміністративних послуг, роботу із засобами масової інформації, визначає час проведення та зміст інформаційних заходів.

6.17. Затверджує розподіл повноважень між адміністраторами Центру надання адміністративних послуг.

6.18. Координує взаємодію відділу з іншими структурними підрозділами міської ради.

6.19. Бере участь у засіданнях міської ради, виконавчого комітету, нарадах міського голови у разі розгляду питань, що стосуються компетенції відділу.

6.20. Підписує та візує документи в межах своєї компетенції.

         6.21. Бере участь у розробленні нормативно-правових актів.

6.22. Представляє відділ та Центр надання адміністративних послуг у державних установах та громадських організаціях з питань, віднесених до його компетенції.

6.23. На період відпустки або на час відсутності начальника відділу його обов’язки виконує працівник відділу відповідно до розпорядження міського голови та доручення керуючої справами.

7. Організаційно-правовий статус
начальника сектору

7.1. Здійснює свою діяльність у межах наданих повноважень відповідно до Положення про відділ.

7.2. Повинен знати Конституцію України, акти законодавства, нормативні документи, що стосуються державної служби, служби в органах місцевого самоврядування; акти Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади вищого рівня, що регулюють роботу з документами; практику застосування чинного законодавства в діловодстві; основи архівної справи, інструкцію з діловодства, правила ділового етикету, правила та норми охорони праці і протипожежного захисту, основні принципи роботи на комп’ютері та відповідні програмні засоби.

7.3. Здійснює оперативне керівництво роботою щодо звернень громадян.

7.4. Взаємодіє з начальниками виконавчих органів міської ради управлінь, підприємств, організацій, установ міста з питань, що стосуються роботи зі зверненнями громадян.

7.5. Організовує особистий та виїзний прийом громадян міським головою, виїзні прийоми громадян заступниками міського голови, керуючим справами.

7.6. Організовує вивчення та узагальнення проблем, які порушують у своїх зверненнях громадяни та доповідає міському голові, заступникам голови про найбільш характерні звернення громадян, вносить пропозиції щодо перевірки окремих заяв і скарг з виїздом на місце.

7.7. Здійснює контроль за виконанням доручень щодо вирішення питань, які порушувались у зверненнях громадян виконавчими органами міської ради, підприємствами, установами, організаціями міста.

7.8. Бере участь у засіданнях міської ради, виконавчого комітету, нарадах міського голови, його заступників, керуючого справами виконавчого комітету у разі розгляду питань, що стосуються питань звернення громадян.

7.9. Звітує про роботу зі зверненнями громадян на засіданнях постійно діючої комісії з питань розгляду звернень громадян при виконавчому комітеті міської ради.

7.10. Підписує та візує документи в межах своєї компетенції.

7.11. Здійснює окремі повноваження у визначеному законом порядку.

8. Відповідальність начальників відділу та сектору

8.1. Начальники несуть персональну відповідальність за своєчасне і якісне виконання завдання, функцій відділу, сектору, передбачених цим положенням.

8.2. Несуть відповідальність за недотримання Положення про відділ, бездіяльність або невиконання наданих прав; порушення правил внутрішнього розпорядку та трудової дисципліни, норм етики поведінки посадової особи органів місцевого самоврядування та обмежень, пов’язаних із прийняттям на службу в органи місцевого самоврядування та її проходженням.

8.3. Із метою контролю над дотриманням трудової дисципліни до 12.00 повинні повідомляти управління юридично-кадрового забезпечення про відсутність працівника на робочому місці.

8.4. У разі неналежного виконання своїх обов’язків несуть матеріальну, дисциплінарну відповідальність відповідно до Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування».