Заслухавши особистий звіт директора комунального підприємства «Житлове ремонтно-експлуатаційне управління» Хворостянка І.М. про рівень організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг за 2012 рік, відповідно до Закону України «Про звернення громадян», пп. 1 п. б) ч. 1 ст. 38, п. 2 ст. 52 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні», постанови Кабінету Міністрів України від 24.06.2009 № 630 «Про затвердження Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади», рішення виконавчого комітету міської ради від 24.11.2009 № 1032 «Про затвердження методики оцінювання рівня організації роботи зі зверненнями громадян в управліннях, відділах, службах виконавчого комітету міської ради, комунальних підприємствах міста», розпорядження міського голови від 19.12.2012 № 394 «Про графік особистого звітування на засіданні виконавчого комітету міської ради начальників управлінь, відділів, служб міської ради та її виконавчого комітету, керівників підприємств, установ і організацій міста щодо рівня організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг за 2012 рік» та протоколу перевірки організації роботи зі зверненнями громадян у КП «ЖРЕУ» від 29.02.2012 № 2 виконавчий комітет міської ради ВИРІШИВ:
1. Взяти до відома звіт директора КП «ЖРЕУ» Хворостянка І.М. щодо рівня організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг в комунальному підприємстві за 2012 рік (додається).
2. Оцінити організацію роботи зі зверненнями громадян у КП «ЖРЕУ» за 2012 рік за основними та додатковими показниками відповідно до затвердженої методики оцінювання рівня організації роботи зі зверненнями громадян в управліннях, відділах, службах виконавчого комітету міської ради, комунальних підприємствах міста як таку, що не повністю відповідає вимогам, установленим законодавством.
3. Рекомендувати КП «ЖРЕУ» привести у відповідність до інструкції з діловодства бланки організації, електронні журнали; внести зміни до посадової інструкції діловода організації відповідно до наказу Міністерства юстиції України від 10.02.2012 № 232/5 «Про затвердження Типового положення про архівний підрозділ органу державної влади, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації»; привести у відповідність накази КП «ЖРЕУ», а саме: не використовувати документи, що втратили чинність, ставити відмітку на наказах, до яких внесено зміни, оформляти їх відповідно до інструкції з діловодства; проводити перевіряння наявності документів постійного зберігання та з особового складу, документально оформляти підсумки; проводити засідання експертної комісії відповідно до плану роботи, звернути увагу на відсутність протоколів засідання експертної комісії, книг обліку та надходження документів до архівного підрозділу, історичних довідок, описів справ, актів на знищення документів, актів перевіряння справ, паспорту архівного підрозділу; вести облік документів, що зберігаються понад встановлені строки, книгу видавання справ у тимчасове користування співробітникам, журнал видавання документів за межі установи; привести приміщення архіву підприємства у відповідність до вимог протипожежної безпеки: ідентифікувати справи відповідно до номенклатури КП «ЖРЕУ» у відділах підприємства та структурних підрозділах організації.
4. У місячний термін після прийняття рішення директору КП «ЖРЕУ» Хворостянку І.М. інформацію про оцінку роботи зі зверненнями громадян за 2012 рік висвітлити на офіційному веб-сайті міської ради.
5. Контроль за виконанням цього рішення покласти на керуючого справами виконавчого комітету міської ради Передерей Л.Л.
Міський голова А.С. Федорчук
Додаток до
рішення виконавчого
комітету міської ради
01.04.2013 № 201
Звіт
про рівень організації роботи зі зверненнями громадян
та надання послуг у комунальному підприємстві
«Житлове ремонтно-експлуатаційне управління» за 2012 рік
| Ідентифікаційний номер критерію | Назва критерію | Ідентифікаційний номер показника |
Назва показника |
Докази щодо проведеної роботи |
Оцінка
|
| ||||||||||||||||||||
| К 1 | Результативність | ОП 1.1 | Наявність затвердженого реєстру з кількістю ідентифікованих послуг | В наявності | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||
| ДП 1.2 | Кількість наданих послуг відповідно до ідентифікації | 11199 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
| Порівняльна таблиця |
| |||||||||||||||||||||||||
|
|
| 2011 | 2012 |
|
| |||||||||||||||||||||
|
|
| ДП 1.2.1 | Письмові звернення від громадян | 332 | 328 | Не повністю відповідає вимогам |
| |||||||||||||||||||
|
| Прийом громадян з особистих питань директором КП «ЖРЕУ» | 81 | 183 | відповідає вимогам |
| |||||||||||||||||||||
|
| Прийом громадян з особистих заступником директором КП «ЖРЕУ», відповідальними особами на дільницях: по вул. Київський Шлях,27 | 235 | 292 | відповідає вимогам |
| |||||||||||||||||||||
| Видача довідок паспортним та розрахунковим відділами |
352 4011 |
338 2806 | Не повністю відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
| Всього видано довідок | 12984 | 9774 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
| Заключено договорів піднайму | 38 | 24 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
|
|
|
| Заключено договорів з квартиронаймачами | 371 | 598 | відповідає вимогам |
| |||||||||||||||||||
| Подано позовів до суду по боржниках | 63 | 31 |
|
| ||||||||||||||||||||||
| Кількість особових рахунків | 6888 | 6871 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
| Кількість квартир | 6783 | 6757 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
| Проживає населення в будинках, які знаходяться на балансі КП «ЖРЕУ»,чол. | 15645 | 15595 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
|
| Заяви-згоди на обробку персональних даних | 0 | 2177 | відповідає вимогам |
| |||||||||||||||||||||
|
|
|
| Аварійно-диспетчерська служба 1.Внутрішньо-будинкові мережі |
7621
376 |
6745
195 | Не повністю відповідає вимогам |
| |||||||||||||||||||
|
|
|
| водопостачання; 2. Поточний ремонт: 3. Вентиляційні та димові канали 4. Ліфтова служба |
1843 1420
47
6
134 536 |
820 2358
75
17
171 160 |
| ||||||||||||||||||||
| Всього звернень по АДС | 9109 | 10327 | відповідає вимогам | |||||||||||||||||||||||
| ДП 1.2.2 | Управлінських | 0 | відповідає вимогам | |||||||||||||||||||||||
| ДП 1.2.3 | Інформаційних | Звіт по зверненнях громадян | відповідає вимогам | |||||||||||||||||||||||
|
|
| ДП 1.2.3.4 | Аварійно-диспетчерської служби | 10327 звернень | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||
| ДП 1.3 | Кількість ненаданих муніципальних послуг без пояснення причин | 0 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
| ДП 1.3.1 | Адміністративних | 0 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
| ДП 1.3.2 | Управлінських | 0 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
| ДП 1.3.3 | Інформаційних | 0 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
| ДП 1.4 | Кількість наданих адміністративних послуг з скороченням терміну виконання | 0 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
| ДП 1.5 | Кількість юридичних, фізичних осіб, що звернулись на прийом до директора КП «ЖРЕУ» | 167 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
| ДП 1.6 | Кількість юридичних, фізичних осіб, що звернулись на прийом до керівного складу КП «ЖРЕУ» | 308 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
|
|
| ОП 1.7 | Проведення аналітичної роботи зі зверненнями громадян (аналізу звернень громадян щодо виявлення найбільш актуальних проблем та внесення пропозицій стосовно шляхів їх розв'язання; виявлення причин, що зумовлюють надходження повторних звернень громадян, безпідставної відмови в задоволенні законних вимог заявників тощо) | Проводиться щотижня планова нарада у директора. Доручення директора, які були надані ІТП та начальникам дільниць на щотижневій плановій нараді відповідно до номенклатури справ – індекс справи 1-21 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||
| ОП 1.8 | Проведення нарад, семінарів, засідань комісій тощо з питань звернень громадян | Щотижнева планова нарада, яка проводиться директором | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
| ОП 1.9 | Систематичне інформування керівництва міської ради та її виконавчого комітету про стан роботи зі зверненнями громадян | Щотижнева інформація про роботу КП «ЖРЕУ» на плановій нараді у міського голови, та заступника міського голови | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
| К 2 | Доступність
| ДП 2.1 | Кількість адміністративних послуг, для яких створено інформаційні картки | 33 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||
| ОП 2.2 | Наявність розміщеного реєстру адміністративних послуг в Інтернеті | В наявності на сайті виконавчого комітету та на сайті КП «ЖРЕУ» | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
| ДП 2.3 | Кількість доступних інформаційних карток, формулярів заяв та супровідних документів в Інтернеті | В наявності | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
| ДП 2.4 | Кількість формулярів заяв та супровідних документів у місцях прийому громадян | 19 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
| ДП 2.5 | Кількість заповнених зразків формулярів заяв у місцях прийому громадян | 19 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
| ДП 2.6 | Кількість додаткових заходів, які повинен зробити замовник | 0 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
| ДП 2.7 | Кількість пунктів обслуговування замовників із зразками заяв та | 2 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
|
|
|
| інформаційними картками | Шлях,27 та по |
|
| ||||||||||||||||||||
| К 3 | Своєчасність | ОП | Дотримання строку розгляду звернень громадян | Дотримується. | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||
| ОП 3.1 | Відсоток кількості послуг, по яким було прострочено терміни у відношенні до загальної кількості наданих адміністративних та інформаційних послуг | 0 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
| ДП 3.2 | Кількість адміністративних послуг, по яких передбачено можливість прискореного розгляду послуги | 21 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
| ОП 3.3 | Кількість муніципальних послуг, наданих з порушенням терміну виконання | 0 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
| ОП 3.3.1 | Адміністративних | 0 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
| ОП 3.3.2 | Управлінських | 0 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
| ОП 3.3.3 | Інформаційних | 0 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
| ДП 3.4 | Кількість проектів рішень, поданих на розгляд засідання виконавчого комітету з | 0 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
|
|
|
| порушенням термінів, визначених регламентом виконавчого комітету |
|
|
| ||||||||||||||||||||
| ДП 3.5 | Кількість проектів рішень, поданих на розгляд засідання міської ради з порушенням термінів, визначених регламентом міської ради | 0 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
| ОП 3.6 | Дотримання строку та порядку пересилання звернень громадян іншим уповноваженим органам | Дані звернення за 2012 відсутні | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
| К 4 | Зручність | ДП 4.1 | Кількість місць прийому громадян | 3 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||
| ДП 4.2 | Кількість інформаційно-довідкових центрів | 2 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
|
|
| ОП 4.2 | Наявність належним чином обладнаного приміщення для проведення особистого прийому громадян, розміщення актів законодавства, інформаційних буклетів, зразків оформлення звернень та інших документів, відомостей про посадових осіб КП «ЖРЕУ», які ведуть особистий прийом, місце і час прийому, контактні телефони тощо | У наявності Реєстр вимог, затверджений наказом по КП «ЖРЕУ» від 13.03.2008 № 70 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||
| ДП 4.3 | Кількість наявних місць для обслуговування громадян з обмеженими можливостями | 2 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
| ДП 4.5 | Кількість наявних автостоянок | 3 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
| ДП 4.6 | Кількість доступних місць до Інтернету | 15 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
|
|
| ДП 4.7 | Кількість зв'язків із замовником через електронну пошту | 0 | Не повністю відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||
| ДП 4.8 | Кількість відвідувачів сайту виконавчого комітету | 0 | Не повністю відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
| ДП 4.9 | Кількість отриманих послуг за допомогою Дозвільного центру | 0 | Не повністю відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
| ДП 4.10 | Кількість виїзних прийомів директора КП «ЖРЕУ» на дільниці | 42 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
| ДП 4.11 | Кількість виїзних прийомів керівного складу КП «ЖРЕУ» на дільниці | 137 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
| ОП 4.12 | Дотримання порядку реєстрації звернень громадян на реєстраційно-контрольних картках чи в журналах | Дотримується. Журнал пропозицій, заяв, скарг громадян особистого і другорядного характеру та листування про | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
|
|
|
| карток (журналів) обліку особистого прийому громадян | перевірки заяв, скарг громадян відповідно до номенклатури справ. Індекси справи: 1-06, 1-09 |
|
| ||||||||||||||||||||
| ОП 4.13 | Дотримання порядку формування справ і картотек за зверненнями громадян та їх комплектація | Дотримується. | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
| ОП 4.14 | Наявність затверджених графіків і порядку проведення особистого прийому громадян та їх дотримання | В наявності, дотримується. | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
| ОП 4.15 | Наявність затвердженого графіка роботи телефонної "гарячої лінії", його дотримання, ведення обліку повідомлень громадян | Аварійно-диспетчерська служба. | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
| ОП 4.16 | Планування роботи зі зверненнями громадян | Планується | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||||||||||
| К 5 | Фаховість | ДП 5.1 | Кількість скарг щодо наданих послуг | Після надання послуг скарг не поступало, але за 2012 р. надійшло 2 скарги (протікає покрівля, неякісне теплопостачання, ремонт будинків та облаштування прибудинкової території, неякісне обслуговування будинку) | Не повністю відповідає вимогам | ||||||||||||
| ДП 5.2 | Кількість документів з повторним циклом опрацювання | 0 | відповідає вимогам | ||||||||||||||
| ДП 5.3 | Кількість пропозицій щодо поліпшення надання послуг після проходження навчання | 0 | Не повністю відповідає вимогам | ||||||||||||||
| ДП 5.4 | Кількість наставників | 0 | Не повністю відповідає вимогам | ||||||||||||||
| К 6 | Прозорість | ДП 6.1 | Кількість публікацій у засобах масової інформації про надання комунальних та адміністративних послуг | 3 | відповідає вимогам | ||||||||||||
|
|
|
|
| комунального ентузіазму імені Хворостянки»; |
| ||||||||||||
| ДП 6.2 | Кількість об’єктів зовнішньої реклами про надання муніципальних послуг | 0 | Не повністю відповідає вимогам | ||||||||||||||
| ДП 6.3 | Кількість заходів, висвітлених телерадіостудією | 0 | Не повністю відповідає вимогам | ||||||||||||||
| ДП 6.4 | Час трансляції про роботу КП “ЖРЕУ” | 0 | Не повністю відповідає вимогам | ||||||||||||||
| ДП 6.5 | Кількість наданої інформації громадянам через телерадіостудію | 0 | Не повністю відповідає вимогам | ||||||||||||||
| ДП 6.6 | Розміщення на веб-сайті виконавчого комітету міської ради узагальнених матеріалів про організацію роботи зі зверненнями громадян, графіка проведення особистого прийому громадян керівництвом, роз’яснень з найбільш актуальних питань громадян тощо | Графік прийому громадян з особистих питань та графік прямого телефонного зв’язку директором Графік прийому громадян з особистих питань керівним складом КП «ЖРЕУ» | відповідає вимогам | ||||||||||||||
| К 7 | Залучення громадськості | ДП 7.1 | Кількість управлінських послуг, прийнятих з попередніми узгодженнями та залученням дорадчих, громадських організацій | 0 | Не повністю відповідає вимогам |
| |||||||||||
| ДП 7.2 | Кількість засідань Громадської Ради | 0 | Не повністю відповідає вимогам |
| |||||||||||||
| ДП 7.3 | Кількість громадських слухань, проведених за сприянням працівників виконавчого комітету та установи, яка перевіряється | 0 | Не повністю відповідає вимогам |
| |||||||||||||
| ДП 7.4 | Кількість створених місцевих інститутів за сприянням працівників виконавчого комітету та установи, яка перевіряється | 0 | відповідає вимогам |
| |||||||||||||
| ДП 7.5 | Кількість органів самоорганізації населення, створених за сприянням працівників КП “ЖРЕУ” | 0 | Не повністю відповідає вимогам |
| |||||||||||||
| ДП 7.6 | Кількість створених об’єднань співвласників багатоквартирних будинків | 0 | Не повністю відповідає вимогам |
| |||||||||||||
| ДП 7.7 | Кількість проведених заходів із залученням громадськості | 0 | Не повністю відповідає вимогам |
| |||||||||||||
| К 8 | Справедливість | ДП 8.1 | Кількість звернень фізичних та юридичних осіб щодо дискримінації у наданні послуг (нацментальність, гендерна політика) | 0 | Не повністю відповідає вимогам |
| |||||||||||
| ОП 8.2 | Дотримання порядку розгляду звернень пільгової категорій громадян (інвалідів Великої | Дотримує-ться Порядок | відповідає вимогам |
| |||||||||||||
|
|
|
|
| проведення особистого прийому громадян, розгляду та виконання звернень, які були порушені на прийомі в КП «ЖРЕУ», затверджений наказом директора КП «ЖРЕУ» від 17.03.2008 № 74 |
| ||||||||||||
| К 9 | Мінімальна (справедлива) вартість | ДП 9.1 | Кількість скарг на необґрунтовано високу вартість адміністративних послуг | відсутні | відповідає вимогам | ||||||||||||
| ДП 9.2 | Наявність адміністративних актів, які встановлюють розмір плати за надання послуг | у наявності: | відповідає вимогам | ||||||||||||||
|
|
| ДП 9.3 | Кількість місць для оплати та їх віддаленість від місць прийому громадян | 3 | відповідає вимогам |
| |||||||||||
| К 10 | Ефективність | ДП 10.1 | Кількість працюючих на кількість наданих послуг | 143/ 11199 | відповідає вимогам |
| |||||||||||
| ДП 10.2 | Фінансові ресурси на кількість наданих послуг | з/плата –4304500,00 грн | Не повністю відповідає вимогам |
| |||||||||||||
| ДП 10.3 | Кількість партнерів по обміну досвідом функціонування системи | 4 | відповідає вимогам |
| |||||||||||||
|
|
|
| управління якістю | ( ЖЕК- 1, КПВКГ «Бориспіль-водоканал», КП «ВУКГ», КПТМ «Бориспільтепломережа» |
|
| |||||||||||
| К 11 | Економічність | ДП 11.1 | Відсоток зменшення системних одиниць у 2012 році порівняно з попередніми роком | 0,8% | Не повністю відповідає вимогам |
| |||||||||||
| ДП 11.2 | Відсоток збільшення адміністративних, інформаційних послуг без збільшення кількості штатних одиниць | 0% | відповідає вимогам |
| |||||||||||||
Запитальник
з проведення комплексного перевіряння роботи служби діловодства, експертної комісії та архівного підрозділу
| № | Питання | Відповідь | Виявленні порушеннянедоліки | Виправлення | |
| 01.01. Стан організації діловодства | |||||
| 1 | Наявність Положення | Статут затверджено рішенням міської ради від 15.09.2009 №6407-56-V | Відповідає вимогам |
| |
| 2 | Наявність посадових інструкцій | Посадові інструкції розроблені на всіх працівників, передбачених штатним розписом, відповідають встановленій структурі тексту, затверджені керівником. Працівники з інструкціями ознайомлені. | Відповідає вимогам |
| |
| 3 | Наявність інструкції з діловодства | Затверджена наказом 25.12.2012 № 177. Текст відповідає типовій формі, включені всі необхідні розділи. Проведено навчання з вивчення інструкції, у підрозділах установи знаходиться копії інструкції в паперовому варіанті. Інструкція погоджена ЕК архівного відділу протокол від 05.03.2013 №. 3. Інструкцій по роботі з конфіденційними документами немає. | Відповідає вимогам |
| |
| 01.02. Документування діяльності | |||||
| 4 | Наявність бланків (їх види, відповідність (уніфікованій системі організаційно-розпорядчих документів) ДСТУ 4163-2003, порядок обліку) | В установі використовуються бланки для ведення наказів з основної діяльності та особового складу які введені в пам'ять комп’ютера інспектора відділу кадрів. Бланк відповідає вимогам стандартів.
| Відповідає вимогам |
| |
| 5 | Впровадження ДСТУ 4163-2003 при оформленні реквізитів службових документів (розпорядчі документи, листи, протоколи тощо) | Реквізити наказів, листів, протоколів використовуються за стандартами, які також прописані в інструкції з діловодства. Ведуться договори, які реєструються у відповідному журналі та акти виконаних робіт. | В наказ з основної діяльності не завжди прописується констатуюча та розпорядча частини | З лютого м-ця 2013 року накази с основної діяльності ведуться за стандартами | |
| 01.03. Організація документообігу | |||||
| 6 | Загальний обсяг документів, маршрути їх проходження | В загальній кількості становить – 2775. Документообіг організовується за схемою: | Відповідає вимогам |
| |
| 7 | Системи реєстрації (централізована, децентралізована, змішана) | Змішана-вхідна документація реєструється у секретаря, у організатора з діловодства реєструються письмові звернення громадян, та інформація для контролю від виконавчого комітету, у відділі кадрів реєструються накази | Відповідає вимогам |
| |
| 8 | Форми реєстрації документів (журнальна, електронна, карткова) | Ведуться журнали вхідної та вихідної документації в паперовому варіанті, пронумеровані, прошнуровані за відповідними стандартами. Розроблено та введено в дію електронний журнал реєстрації звернень громадян до аварійно диспетчерської служби, та паралельно ведеться журнал в паперовому варіанті. У 2012 року до служби звернулось 10327 громадян. | Відповідає вимогам |
| |
| 9 | Ведення реєстрації документів в межах груп (залежно від назви, виду, автора, змісту) | Реєстрація вхідних та вихідних документів ведеться у секретаря. Реєстрація, контроль скарг та заяв листів від громадян ведеться у організатора діловодства. | Відповідає вимогам |
| |
| 01.04. Впровадження технологій електронного діловодства | |||||
| 10 | Наявність локальної мережі | Локальна мережа встановлена | Відповідає вимогам |
| |
| 11 | Впровадження системи САД | Відсутня | - |
| |
| 12 | Застосування електронного цифрового підпису (наявність сертифіката, ключа) | Застосується електронний цифровий підпису директора підприємства та гол. бухгалтера для здійснення платежів по «Клієнт-банку», для здачі електронної звітності та електронних розрахунків | Відповідає вимогам |
| |
| 13 | Внесення електронних документів в номенклатуру справ | Відсутнє | - |
| |
| 14 | Формування електронних документів у справи (файли) відповідно до номенклатури справ | Відсутнє | - |
| |
| 15 | Характеристика електронних документів | Таких немає | - |
| |
| 16 | Характеристика змісту інформації електронних документів | Таких немає | - |
| |
| 01.05. Організація контролю за виконанням документів | |||||
| 17 | Наявність картотек, їх ведення (традиційне,електронне) | Картотеки не ведуться | - |
| |
| 18 | Дотримання термінів виконання документів (складання довідок про хід виконання, інформування керівництва) | За допомогою електронної форми контролю за дотриманням термінів виконання документів, документи знімаються з контролю до закінчення строку що надається на виконання. Дане питання під особистим контролем керівника. | - |
| |
| 01.06. Організація спеціальних видів діловодства | |||||
| 19 | Наявність індивідуальної інструкції про порядок роботи з документами, які місять конфіденційну інформацію | Відсутнє | - |
| |
| 20 | Порядок реєстрації та обліку, формування справ, забезпечення збереженості документів з грифом обмеження доступу | Відсутнє | - |
| |
| 21 | Наявність інструкції по роботі зі зверненнями громадян | Розроблена інструкція по роботі зі зверненнями громадян, затверджена наказом директора підприємства від 29.12.2012р. № 189 | Не погоджена з ЕК архівного відділу | Погоджена 05.03.2013р. протокол № 3. | |
| 22 | Порядок реєстрації документів , формування справ за зверненнями громадян | Звернення громадян реєструються в журналі 01-08 пропозиції, заяви, скарги, який ведеться організатором діловодства.. | Відповідає вимогам |
| |
| 01.07. Організація роботи з документами в діловодстві | |||||
| 23 | Наявність зведеної номенклатури справ (дата погодження архівом та затвердження керівником) | Номенклатура затверджена директором підприємства від 02.01.2013 № 01 та погоджена протоколом ЕК архівного відділу міської ради 02.01.2013 №1 | Відповідає вимогам |
| |
| 24 | Наявність номенклатури справ в структурних підрозділах | Знаходиться в пам’яті комп’ютера та копії в паперовому варіанті у всіх структурних підрозділах | Відповідає вимогам |
| |
| 25 | Формування розпорядчих документів (наказів, гриф «Затверджено») | Накази з основної діяльності та накази з особового складу ведуться в окремих справах. Нумерація наказів ведуться в суровій хронології. Документи з грифом «Затверджено» реєструються та формуються до справи. Також ведуться журнали обліку наказів та документів з грифом «Затверджу», пронумеровані та прошнуровані
| Відповідає вимогам |
| |
| 26 | Стан формування справ у структурних підрозділах | Справи формуються відповідно до номенклатури справ, всі справи ідентифіковані. | Відповідає вимогам |
| |
| 01.08. Організація відомчого контролю за станом діловодства та архівної справи | |||||
| 27 | Наявність відомчих переліків зі строками зберігання, типових або примірних номенклатур справ, інструкцій з діловодства, методичних посібників з питань діловодства та архівної справи) | Відомчий перелік та номенклатура справ відсутні. Є перелік типових документів, типова інструкція з діловодства, правила роботи архівних підрозділі органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій. | Відповідає вимогам |
| |
| 28 | Заходи щодо підвищення кваліфікації працівників діловодної служби (курси, семінари, наради) | 13 грудня 2012 року інспектор відділу кадрів та організатор діловодства відвідали семінар – практикум з діловодства та архівної справи у виконавчому комітеті | Відповідає вимогам |
| |
| 02. Організація роботи експертної комісії (ЕК) | ||||||
| 29 | Наявність положення про ЕК та її склад (дата погодження з ЕК архівного відділу та затвердження керівником) | Положення про ЕК та її склад розроблено та затверджено директором підприємства від 25.12.2012 № 178 | не погоджено з архівним відділом | Погоджено 05.03.2013р. протокол № 3 | ||
| 30 | Наявність плану роботи, звіту ЕК | Не велось | Відсутній план роботи та звіт | До 15.04.2013р. скласти план роботи ЕК та проводити звіти | ||
| 31 | Регулярність засідань | Не велись | Засідання проводити відповідно до вимог | Відповідно до плану проводити засідання не рідше 1 разу на рік | ||
| 32 | Оформлення протоколів | Не велись | Відсутні протоколи засідання ЕК | Вести протоколи засідань відповідно до вимог | ||
| 03. організація роботи архівного підрозділу | ||||||
| 33 | Ступінь самостійності | Відокремленого підрозділу немає функції покладено на особу відповідальну за ведення архівної справи відповідно до наказу керівника від02.01.2013 № 31 | Відповідає вимогам |
| ||
| 34 | Положення про архівний підрозділ (дата погодження з ЕК архівного відділу та затвердження керівником) | Положення про архівний підрозділ на підприємстві затверджено наказом керівника від 25.12.2012 №179 | Не погоджено з архівним відділом | Погоджено 05.03.2013р. протокол №3 | ||
| 35 | Кількість працівників (штатні одиниці особа, відповідальна за архів) їх освіта, стаж роботи | Відповідальність (контроль) за роботу архівного підрозділу покладена на організатора діловодства, освіта - вища, стаж - роботи 27 років. | Відповідає вимогам |
| ||
| 36 | Наявність плану роботи, звіту про його виконання | План роботи відсутній | Відсутній план роботи | до 01.04.2013 р. підготувати план роботи Складено план роботи 27.03.2013 | ||
|
03.02. Забезпечення збереженості документів | ||||||
| 37 | Характеристика приміщення архівного підрозділу (загальна площа, кількість архівосховищ, наявність робочої кімнати, вид опалення, наявність грат, штор, жалюзі) | Окрема кімната (13 кв.м.), І поверх, денне освітлення, стелажі дерев’яні, електролампочка з плафоном, | Стелажі не оброблені вогнегасними засобами, відсутні штори(жалюзі) на вікнах, немає робочої кімнати | до 01.05.2013р.обробити стелажі вогнегасними засобами, встановити штори (жалюзі на вікна) | ||
| 37 | Електро і протипожежне обладнання, наявність протипожежних засобів, охорона | Приміщення забезпечено вогнегасником, дотримано термін придатності | Відповідає вимогам |
| ||
| 39 | Наявність контрольно-вимірювальних приладів, реєстрація їх показників | Не ведеться | Відсутні контрольно-вимірювальні прилади температурно -вологісного режиму | Встановити гігрометр та вести журнал реєстрації показників Заведено журнал реєстрації показників температури | ||
| 40 | Характеристика фізичного стану документів і повнота їх збереження, факти втрати чи незаконного нищення документів (акти про нестачу) | Фізичний стан документів задовільний, фактів втрати чи нищення документів не було | Відповідає вимогам |
| ||
| 41 | Проведення перевірянь наявності документів постійного зберігання та з особового складу, документальне оформлення підсумків | Не велось | Відсутні акти проведення перевірянь та стану документів | До 01.05.2013р. провести перевіряння наявності та стану документів архівного підрозділу та оформити документально | ||
| 03.03. Організація обліку документів | ||||||
| 42 | Наявність облікових документі (книга обліку надходження та вибуття документів з архівного підрозділу, справа фонду, паспорт архівного підрозділу описи справ постійного зберігання та з особового складу - за які роки складено, дата погодження з ЕК архівного відділу) | Не велось | Відсутні книги обліку та надходження документів до архівного підрозділу,історичні довідки, описи справ №№ 1 та 2-ос, акти на знищення документів, паспорт архівного підрозділу | До 01.10.2013р. провести опрацювання документів та оформити документально | ||
| 43 | Наявність довідкового апарату (описи справ, історична довідка, номенклатура справ) | Історична довідка та описи справу відсутні. Введена в дію номенклатура справ на 2013 рік | Відсутні описи справ №№1 та 2-ос історична довідка | до 01.10.2013р. провести опрацювання документів, сформувати описи №№ ! та 2-ос, скласти історичну довідку, погодити в архівному відділі | ||
| 44 | Наявність актів про вилучення документів до знищення, актів перевіряння наявності справ | Не велись | Відсутні акти про вилучення документів до знищення, та акти перевіряння справ | до 01.08.2013р.провести перевіряння наявності та стану справ у архівному підрозділі, оформити документально | ||
| 45 | Кількість справ, що зберігаються понад встановлені строки | З часу роботи підприємства документи неопрацьовані , не підготовлено описи зберігання документів, кількість справ, що зберігаються понад встановлені терміни встановити неможливо | Відсутня інформація про кількість документів, що зберігаються понад встановлені строки | до 01.08.2013р. провести облік документів, що зберігаються понад встановлені строки, оформити документально
| ||
| 03.04. Користування документами архівного підрозділу | ||||||
| 46 | Наявність книги видавання справ у тимчасове користування співробітниками установи | Не велась | Відсутня книга видавання справ у тимчасове користування співробітниками | з 03.03.2013р. заведена книга видавання справ у тимчасове користування співробітникам | ||
| 47 | Організація видавання документів за межі установи | Не велось | Відсутній журнал видавання документів за межі установи | з 03.03.2013р. заведений журнал реєстрації документів, що видаються за межі установи | ||
| 48 | Кількість виконаних запитів на документи | Не видавались | Даний журнал відсутній | з 03.03.2013р. заведений журнал реєстрації запитів на документи архівного підрозділу | ||
|
03.05. Зберігання електронних документів (за наявності) | ||||||
| 49 | Наявність окремого архіву електронних документів | Відсутній | - |
| ||
| 50 | Види носіїв (жорсткі диски персональних комп’ютерів, жорсткі диски серверів, лазерні диски, дискети) | Відсутні | - |
| ||
| 51 | Наявність описів справ в електронному вигляді, супровідної документації | Не ведеться | - |
| ||
| 4. Організація роботи звернення громадян | ||||||
| 52 | Дотримання порядку реєстрації звернень громадян на реєстраційно-контрольних картках чи в журналах реєстрації, ведення карток (журналів) обліку особистого прийому | Ведуться журнали реєстрації звернень громадян на 2-х інформаційно-довідкових центрах (вул. К.Шлях,27 та вул. Гагаріна,1) Журнали пронумеровані і прошнуровані. | Відповідає вимогам |
| ||
| 53 | Дотримання порядку формування справ і картотек за зверненнями громадян та їх комплектації | Картотеки звернень громадян не готуються. Ведеться журнальна форма обліку. Справи формуються в окремі течки відповідно алфавіту прізвища заявника | Відповідає вимогам |
| ||
| 54 | Дотримання строку розгляду звернень громадян | Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються у першочерговому порядку | Відповідає вимогам |
| ||
| 55 | Дотримання строку та пересилання звернень громадян іншим уповноваженим органам | Необхідність пересилання звернень громадян іншим уповноваженим органам не було | Відповідає вимогам |
| ||
| 56 | Дотримання порядку розгляду звернень окремих категорій громадян (інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної праці, жінок, яким присвоєно почесне звання “Мати-героїня” | Обслуговуються першочергово, терміни виконання дотримуються, що можна прослідкувати по журналах | Відповідає вимогам |
| ||
| 57 | Наявність затверджених графіка і порядку проведення особистого прийому громадян та їх дотримання | Розроблено, затверджено та дотримується: графік і порядок проведення особистого прийому громадян; ведеться журнал реєстрації громадян міста на «Пряму телефону лінію» з директором підприємства. | Відповідає вимогам |
| ||
| 58 | Наявність належним чином обладнаного приміщення для проведення особистого прийому | Належним чином обладнане приміщення для проведення особистого прийому громадян. Особистий прийом громадян директором підприємства проводиться по вул. К.Шлях,27 та Гагаріна,1. | Відповідає вимогам |
| ||
| 59 | Наявність затвердженого графіка роботи “гарячої лінії”, його дотримання, ведення обліку повідомлень громадян | Затверджено директором графік роботи “Гарячої лінії ”; працює постійно. Облік ведеться у відповідному журналі пронумерованому та прошнурованому, оформлений відповідно до вимог. | Відповідає вимогам |
| ||
| 60 | Проведення аналітичної роботи із зверненнями громадян | Проводиться на кінець року нарада з підведенням підсумків по роботі із зверненнями громадян. | Відповідає вимогам |
| ||
| 61 | Проведення нарад з питань звернення громадян | Щопонеділка проводяться планові наради з працівниками установи, про підсумки роботи по зверненню громадян | Відповідає вимогам |
| ||
| 62 | Планування роботи із зверненнями громадян | В плані роботи підприємства на 2013 рік передбачено і обсяг питань щодо роботи по зверненню громадян. План затверджений директором підприємства 14.01.2013 | Відповідає вимогам |
| ||
| 63 | Систематичне інформування керівництва органу виконавчої влади про стан роботи із зверненнями громадян | Щорічно проводиться звітування на засіданнях виконавчого комітету міської ради. Так наприклад від 07.12.2011 №653 та 19.12.2012 № 394 | Відповідає вимогам |
| ||
| 64 | Розміщення на веб-сайті органу виконавчої влади узагальнених матеріалів про організацію роботи із зверненнями громадян, графіка особистого прийому, роз’яснень на найбільш актуальні питання громадян | Підготовлені ряд роз’яснень з нагальних питань та розміщені на веб-сайті підприємства. | Відповідає вимогам |
| ||
Директор КП «ЖРЕУ» І.М. Хворостянка
