Заслухавши особистий звіт директора комунального підприємства «Житлова експлуатаційна контора-1» Вошкулата В.В. про рівень організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг за 2012 рік, відповідно до Закону України «Про звернення громадян», пп. 1 п. б) ч. 1 ст. 38, п. 2 ст. 52 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні», постанови Кабінету Міністрів України від 24.06.2009 № 630 «Про затвердження Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади», рішення виконавчого комітету міської ради від 24.11.2009 № 1032 «Про затвердження методики оцінювання рівня організації роботи зі зверненнями громадян в управліннях, відділах, службах виконавчого комітету міської ради, комунальних підприємствах міста», розпорядження міського голови від 19.12.2012 № 394 «Про графік особистого звітування на засіданні виконавчого комітету міської ради начальників управлінь, відділів, служб міської ради та її виконавчого комітету, керівників підприємств, установ і організацій міста щодо рівня організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг за 2012 рік» та протоколу перевірки організації роботи зі зверненнями громадян у КП «ЖЕК-1» від 29.03.2013 № 3 виконавчий комітет міської ради ВИРІШИВ:
1. Взяти до відома звіт директора КП «ЖЕК-1» Вошкулата В.В. щодо рівня організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг в комунальному підприємстві за 2012 рік (додається).
2. Оцінити організацію роботи зі зверненнями громадян у КП «ЖЕК-1» за 2012 рік за основними та додатковими показниками відповідно до затвердженої методики оцінювання рівня організації роботи зі зверненнями громадян в управліннях, відділах, службах виконавчого комітету міської ради, комунальних підприємствах міста як таку, що не повністю відповідає вимогам, установленим законодавством.
3. Рекомендувати КП «ЖЕК-1» внести зміни до посадової інструкції секретаря відповідно до штатного розпису, привести у відповідність посадові інструкції, а саме: зареєструвати у журналі з грифом «Затверджую»; погодити інструкцію з діловодства з архівним відділом міської ради, провести навчання щодо її використання та використання бланків суворої звітності; дотримуватись вимог відповідно до інструкції з діловодства: використовувати одну форму бланку наказів та внести відповідні зміни до інструкції з діловодства; використовувати в роботі при оформленні реквізитів службових документів (розпорядчі документи, листи, протоколи тощо) ДСТУ 4163-2003; дотримуватись вимог інструкції звернень громадян щодо реєстрації відповідей; вести журнали реєстрації документів, журнали реєстрації наказів у електронній формі, роздруковувати в разі потреби або в кінці року; розробити інструкцію з діловодства по зверненням громадян та подати її на погодження до архівного відділу міської ради; упорядкувати справи відповідно до номенклатури справ, зробити їх описи, акти знищення та історичну довідку; провести засідання експертної комісії та в подальшому проводити не рідше засідання не менше одного разу на рік або у разі потреби, внести до загального плану роботи засідання експертної комісії; ; впорядкувати документи з 1976 року за описами; погодити Положення про архів підприємства з архівним відділом Бориспільської міської ради, облаштувати приміщення архівного підрозділу до 31.12.2014; вести перевірку наявності документів постійного зберігання та з особового складу, документально оформляти підсумки перевірки, керівнику підприємства висвітлити в громадсько-політичній газеті Бориспільщини «Трудова слава» та КП «ТелеРадіостудія «Бориспіль» результати роботи підприємства зі зверненнями громадян за 2012 рік.
4. У місячний термін після прийняття рішення директору КП «ЖЕК-1» Вошкулату В.В. інформацію про оцінку роботи зі зверненнями громадян за 2012 рік висвітлити на офіційному веб-сайті міської ради.
5. Контроль за виконанням цього рішення покласти на керуючого справами виконавчого комітету міської ради Передерей Л.Л.
Міський голова А.С. Федорчук
Додаток
до рішення виконавчого комітету
22.04.2013 № 251
Звіт
про рівень організації роботи зі зверненнями громадян
у комунальному підприємстві «Житлово-експлуатаційна контора-1»
за 2012 рік
| Ідентифікаційний | Назва критерію | Номер показника |
Назва показника | Докази щодо проведеної роботи |
Оцінка | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
| К 1 | Результативність | ОП 1.1 | Наявність затвердженого реєстру з кількістю ідентифікованих послуг | Реєстр затверджено наказом 66-ОД від 11.05.2011 ідентифіковано | відповідає вимогам | |
| ДП 1.2 | Кількість наданих послуг відповідно до ідентифікації | 2011 рік | 2012 рік | відповідає вимогам | ||
| 19 034 | 31 755 | |||||
| Диспетчер | 12 827 | |||||
| Секретар | 2 450 | |||||
| Інспектор з ВТ та ОП | - | |||||
| ДП 1.2.1 | Адміністративних | 12 330 | 16 478 | відповідає вимогам | ||
| Паспортний відділ | 6 832 | |||||
| Розрахунковий відділ | 9 240 | |||||
| Спеціаліст по роботі зі зверненнями громадян | 406 | |||||
| ДП 1.2.2 | Управлінських | - |
| |||
| ДП 1.2.3 | Інформаційних | - |
| |||
| ДП 1.3 | Кількість ненаданих муніципальних послуг без пояснення причин | 0 | відповідає вимогам | |||
| ДП 1.3.1 | Адміністративних | 0 |
| |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
|
|
| ДП 1.3.2 | Управлінських | - |
| |
| ДП 1.3.3 | Інформаційних | - |
| |||
| ДП 1.4 | Кількість наданих адміністративних послуг з скороченням терміну виконання | 0 | відповідає вимогам | |||
| ДП 1.5 | Кількість юридичних, фізичних осіб, що звернулись на прийом до директора КП "ЖЕК-1" | 2011 рік | 2012 рік | відповідає вимогам | ||
| 46 | 24 | |||||
| ДП 1.6 | Кількість юридичних, фізичних осіб, що звернулись на прийом до керівного складу (головний інженер) | 140 | 84 |
| ||
| ОП 1.7 | Проведення аналітичної роботи зі зверненнями громадян (аналіз звернень громадян щодо виявлення актуальних проблем та внесення пропозицій щодо шляхів їх розв'язання; виявлення причин, що зумовлюють надходження повторних звернень громадян, безпідставної відмови в задоволенні вимог заявників). | Анкетування, розпорядження міського голови, дослідження рівня задоволеності замовника | відповідає вимогам | |||
| ОП 1.8 | Проведення нарад, семінарів, засідань комісій тощо з питань звернень громадян | Протоколи планових нарад (справа 01-11) | відповідає вимогам | |||
| ОП 1.9 | Систематичне інформування керівництва міської ради та її виконавчого комітету про стан роботи зі зверненнями громадян | Планові наради у першого заступника міського голови (справа 01-11) | відповідає вимогам | |||
| К 2 | Доступність | ДП 2.1 | Кількість адміністративних послуг, для яких створено інформаційні картки | 37 | відповідає вимогам | |
| ОП 2.2 | Наявність розміщеного реєстру адміністративних послуг в Інтернеті | На сайті Бориспільської міської ради | відповідає вимогам | відповідає вимогам | ||
| ДП 2.3 | Кількість доступних інформаційних карток та документів в Інтернеті | 37 | відповідає вимогам | |||
| ДП 2.4 | Кількість формулярів заяв та супровідних документів у місцях прийому громадян | 2011 рік | 2012 рік | відповідає вимогам | ||
| 37 | 37 | |||||
| ДП 2.5 | Кількість заповнених зразків формулярів заяв у місцях прийому громадян | 6 | 6 | відповідає вимогам | ||
| ДП 2.6 | Кількість додаткових заходів, які повинен зробити замовник | 1 (при потребі – оплата послуги) | відповідає вимогам | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
|
|
| ДП 2.7 | Кількість пунктів обслуговування замовників із зразками заяв та картками | 1 | відповідає вимогам | |
| К 3 | Своєчасність | ОП 3 | Дотримання строку розгляду звернень громадян | Дотримується відповідно до ЗУ "Про звернення громадян" | відповідає вимогам | |
| ДП 3.1 | Відсоток кількості послуг, по яких було прострочено терміни у відношенні до загальної кількості наданих послуг
| 0 | відповідає вимогам | |||
| ДП 3.2 | Кількість послуг, по яких передбачено можливість прискореного розгляду послуги | 35 | відповідає вимогам | |||
| ОП 3.3 | Кількість послуг, наданих з порушенням терміну виконання | 0 | відповідає вимогам | |||
| ДП 3.4 | Кількість проектів рішень, поданих на розгляд засідання виконавчого комітету з порушенням термінів, визначених регламентом виконавчого комітету | - |
| |||
| ДП 3.5 | Кількість проектів рішень, поданих на розгляд засідання міської ради з порушенням термінів, визначених регламентом міської ради | - |
| |||
| ОП 3.6 | Дотримання строку та порядку пересилання звернень громадян іншим уповноваженим органам | такі звернення відсутні | відповідає вимогам | |||
| К 4 | Зручність | ДП 4.1 | Кількість місць прийому громадян | 9 | 12 | відповідає вимогам |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ||
|
|
|
|
|
| сл.сант., |
| |
| ДП 4.2 | Кількість інформаційно-довідкових центрів у місті. | 1 | відповідає вимогам | ||||
| ОП 4.2 | Наявність належним чином обладнаного приміщення для проведення особистого прийому громадян, розміщення актів законодавства, інформаційних буклетів, зразків оформлення звернень та інших документів, відомостей про посадових осіб, які ведуть особистий прийом, місце і час прийому, контактні телефони тощо | Вестибюль знаходиться на першому поверсі, обладнаний відповідними меблями, роздатковими матеріалами, розміщені інформаційні картки, зразки оформлення заяв. | відповідає вимогам | ||||
| ДП 4.3 | Кількість наявних місць для обслуговування громадян з обмеженими можливостями | пантус, | пантус, | відповідає вимогам | |||
| ДП 4.5 | Кількість наявних автостоянок | 4 | відповідає вимогам | ||||
| ДП 4.6 | Кількість доступних місць до Інтернету | 2011 рік | 2012 рік | відповідає вимогам | |||
| 10 | 12 | ||||||
| ДП 4.7 | Кількість зв'язків із замовником через електронну пошту | 2 | 2 | відповідає вимогам | |||
| ДП 4.8 | Кількість відвідувачів сайту підприємства | 5 262 | відповідає вимогам | ||||
| ДП 4.9 | Кількість отриманих послуг за допомогою дозвільного центру | - |
| ||||
| ДП 4.10 | Кількість виїзних прийомів керівника | - | не відповідає вимогам | ||||
| ДП 4.11 | Кількість виїзних прийомів керівного складу | 3 | відповідає вимогам | ||||
| ОП 4.12 | Дотримання порядку реєстрації звернень громадян в журналах реєстрації обліку особистого прийому громадян | Дотримується відповідно до Інструкції з діловодства (справи 01-12, 01-13) | відповідає вимогам | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |||
|
|
| ОП 4.13 | Дотримання порядку формування справ і картотек за зверненнями громадян та їх комплектація | Дотримується відповідно до Інструкції з діловодства (справа 01-14) | відповідає вимогам | |||
| ОП 4.14 | Наявність затверджених графіка і порядку проведення особистого прийому громадян та їх дотримання | Наказ № 05-ОД | відповідає вимогам | |||||
|
|
| ОП 4.15 | Наявність затвердженого графіка роботи телефонної "гарячої лінії", його дотримання, ведення обліку повідомлень | - | не відповідає вимогам | |||
| ОП 4.16 | Планування роботи зі зверненнями громадян | Планується | відповідає вимогам | |||||
| К 5 | Фаховість | ДП 5.1 | Кількість скарг щодо наданих послуг | 0 | відповідає вимогам | |||
| ДП 5.2 | Кількість документів з повторним циклом опрацювання | 2 | не повністю відповідає вимогам | |||||
| ДП 5.3 | Кількість пропозицій щодо поліпшення надання послуг після проходження навчання | 0 | 0 | не відповідає вимогам | ||||
| ДП 5.4 | Кількість наставників | 1 |
| |||||
| К 6 | Прозорість | ДП 6.1 | Кількість публікацій у засобах масової інформації про надання послуг КП "ЖЕК-1" | 1 матеріал: | відповідає вимогам | |||
| ДП 6.2 | Кількість об’єктів зовнішньої реклами про надання муніципальних послуг | 0 | не повністю відповідає вимогам | |||||
| ДП 6.3 | Кількість заходів, висвітлених телерадіостудією | 4: | - | відповідає вимогам | ||||
| ДП 6.4 | Час трансляції про роботу установи, яка перевіряється | - |
| |||||
| ДП 6.5 | Кількість наданої інформації громадянам через телерадіостудію | - |
| |||||
|
|
| ДП 6.6 | Розміщення на веб-сайті виконавчого комітету міської ради узагальнених матеріалів про організацію роботи зі зверненнями громадян, графіка | На власному веб-сайті www.jek. | На власному веб-сайті www.jek. | відповідає вимогам | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ||
|
|
|
| проведення особистого прийому громадян керівництвом, роз’яснень з найбільш актуальних питань громадян тощо |
|
|
| |
| К 7 | Залучення | ДП 7.1 | Кількість управлінських послуг, прийнятих з попередніми узгодженнями та залученням дорадчих, громадських організацій |
- |
| ||
| ДП 7.2 | Кількість засідань Громадської Ради | - |
| ||||
| ДП 7.3 | Кількість громадських слухань, проведених за сприянням працівників КП "ЖЕК-1" |
- |
| ||||
| ДП 7.4 | Кількість створених місцевих інститутів за сприянням працівників установи, яка перевіряється |
- |
| ||||
| ДП 7.5 | Кількість ОСН, створених за сприянням працівників КП "ЖЕК-1" | 0 | 0 | не відповідає вимогам | |||
| ДП 7.6 | Кількість створених об’єднань співвласників багатоквартирних будинків | - |
| ||||
| ДП 7.7 | Кількість проведених заходів із залученням громадськості | 0 | 0 | не відповідає вимогам | |||
| К 8 | Справедливість | ДП 8.1 | Кількість звернень фізичних та юридичних осіб щодо дискримінації у наданні послуг (нацментальність, гендерна політика) | 0 | не відповідає вимогам | ||
| ОП 8.2 | Дотримання порядку розгляду звернень пільгової категорій громадян (інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної праці, жінок "Мати-героїня") | скарги даної категорії громадян протягом року відсутні | не відповідає вимогам | ||||
| К 9 | Мінімальна (справедлива) вартість | ДП 9.1 | Кількість скарг на необґрунтовано високу вартість адміністративних послуг | 0 |
| ||
| ДП 9.2 | Наявність адміністративних актів, які встановлюють розмір плати за надання послуг | Рішення виконавчого комітету Бориспільської міської ради від 30.01.2012 №76 | відповідає вимогам | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ||
|
|
| ДП 9.3 | Кількість місць для оплати та їх віддаленість від місць прийому громадян | 7 | відповідає вимогам | ||
| К 10 | Ефективність | ДП 10.1 | Кількість працюючих на кількість наданих послуг | 141 працівників надають 16 478 видів послуг | відповідає вимогам | ||
| ДП 10.2 | Фінансові ресурси на кількість наданих послуг | 4764190 на 31 755 послуги | відповідає вимогам | ||||
| ДП 10.3 | Кількість партнерів по обміну досвідом функціонування системи управління якістю | Виконавчий комітет Бориспільської міської ради, | відповідає вимогам | ||||
| К 11 | Економічність | ДП 11.1 | Відсоток зменшення системних одиниць у 2012 році порівняно з попередніми роком | 0 | відповідає вимогам | ||
| ДП 11.2 | Відсоток збільшення послуг без збільшення кількості штатних одиниць | 0 | відповідає вимогам | ||||
Запитальник
З проведення комплексного перевіряння роботи служби діловодства, експертної комісії та архівного підрозділу
| № | Питання | Відповідь | Виявленні порушення, недоліки | Виправлення |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 01.01. Стан організації діловодства | ||||
| 1 | Наявність Положення, Статуту | Статут затверджено рішенням міської ради від 31.01.2012 | Відповідає вимогам |
|
| 2 | Наявність посадових інструкцій | Посадові інструкції розроблені на всіх працівників (справа № 04-15), передбачених штатним розписом. | Не відповідає вимогам | Внести зміни до посадової інструкції секретаря, відповідно до штатного розпису. Привести у відповідність посадові інструкції, а саме: зареєструвати у журналі з грифом «Затверджую» |
| 3 | Наявність інструкції з діловодства | Інструкція з діловодства затверджена керівником від 29.12.2012 наказ №151-ОД. Текст відповідає типовій формі, включені всі необхідні розділи. Проведено навчання з вивчення інструкції, у підрозділах установи знаходяться копії інструкції в паперовому та електронному вигляді. Інструкції по роботі із конфіденційними документами немає. | Інструкція надана на погодження з ЕК архівного відділу виконавчого комітету Бориспільсь кої міської ради | Погодити інструкцію до 03.04.2013. |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||
| 01.02. Документування діяльності | ||||||
| 4 | Наявність бланків (їх види, відповідність (уніфікованій системі організаційно-розпорядчих документів) ДСТУ 4163-2003, порядок обліку) | В установі використовуються бланки для ведення наказів, з основної діяльності та з особового складу, які введені в пам’ять комп’ютера інспектора відділу кадрів. Бланк відповідає вимогам стандартів. Бланки листів також введені в пам’ять комп'ютера секретаря установи. Працівники структурних підрозділів підприємства мають можливість використовувати бланк для роботи. Суворого обліку бланків не ведеться. |
| Дотримуватись вимог відповідно до інструкції з діловодства: використовувати одну форму бланку наказів. Внести зміни до інструкції з діловодства. | ||
| 5 | Впровадження ДСТУ 4163-2003 при оформленні реквізитів службових документів (розпорядчі документи, листи, протоколи тощо) | Реквізити наказів, протоколів, листів використовуються за стандартами, які також прописані в інструкції з діловодства. |
| Взяти з Інтернету | ||
| 01.03. Організація документообігу | ||||||
| 6 | Загальний обсяг документів, маршрути їх проходження | Загальний обсяг документів в установі за 2012 рік складає – 2450 (див. таблицю). |
| Дотримуватись вимог інструкції звернень громадян | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||
|
|
| документу; |
|
| ||
|
|
| відправлення документа. |
|
| ||
| 7 | Системи реєстрації (централізова на, децентралізова на, змішана) | Змішана – вхідна документація реєструється у секретаря, у відділі кадрів - реєструються накази. | Відповідає вимогам. | Рекомендувати вести журнали реєстрації документів, журнали реєстрації наказів у електронній формі, роздруковувати в разі потреби або в кінці року. | ||
| 8 | Форми реєстрації документів (журнальна, електронна, карткова) | Ведуться журнали вхідної та вихідної документації в паперовому варіанті за відповідними стандартами. | Відповідає вимогам. |
| ||
| 9 | Ведення реєстрації документів в межах груп (залежно від назви, виду, | - |
|
| ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||
|
| автора, змісту) |
|
|
| ||
| 01.04. Впровадження технологій електронного діловодства | ||||||
| 10 | Наявність локальної мережі | Локальна мережа встановлена |
|
| ||
| 11 | Впровадження системи САД | відсутня |
|
| ||
| 12 | Застосування електронного цифрового підпису (наявність сертифіката, ключа) | Застосовується електронний цифровий підпис директора та гол.бухгалтера для здійснення платежів по “Клієнт-банку” |
|
| ||
| 13 | Внесення електронних документів в номенклатуру справ | Відсутнє |
|
| ||
| 14 | Формування електронних документів у справи (файли) відповідно до номенклатури справ | Відсутнє |
|
| ||
| 15 | Характеристика електронних документів (види документів, що функціонують тільки у електронному вигляді, дублювання документів в електронному та паперовому вигляді,їх співвідношення) | Ведуться в паперовому варіанті |
|
| ||
| 16 | Характеристика змісту інформації електронних документів | відсутня |
|
| ||
| 01.05. Організація контролю за виконанням документів | ||||||
| 17 | Наявність картотек, їх ведення (традиційне,електронне) | Відсутні картотеки |
|
| ||
| 18 | Дотримання термінів виконання | Терміни виконання документів дотримуються: відповідно до | Відповідає вимогам |
| ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||
|
| документів (складання довідок про хід виконання, інформування керівництва) | справи 01-11, щопонеділка інформується керівник на планових нарадах, ведеться аналіз роботи зі зверненнями громадян. |
|
| ||
| 01.06. Організація спеціальних видів діловодства | ||||||
| 19 | Наявність індивідуальної інструкції про порядок роботи з документами, які місять конфіденційну інформацію | Відсутні документи з конфіденційною інформацією |
|
| ||
| 20 | Порядок реєстрації та обліку, формування справ, забезпечення збереженості документів з грифом обмеження доступу | Відсутні документи з грифом обмеження доступу |
|
| ||
| 21 | Наявність інструкції по роботі зі зверненнями громадян | Розроблена інструкція з діловодства за зверненнями громадян, затверджена наказом директора від 22.03.2013 № 41-ОД | Не погоджена архівним відділом міської ради | До 03.04.2013 подати на погодження до архівного відділу міської ради | ||
| 22 | Порядок реєстрації документів , формування справ за зверненнями громадян | Реєструються документи та формуються в справи відповідно до номенклатури справ | Відповідає вимогам |
| ||
| 01.07. Організація роботи з документами в діловодстві | ||||||
| 23 | Наявність зведеної номенклатури справ (дата погодження архівом та затвердження керівником) | Затверджена директором від 02.01.2013 № 01 та погоджена протоколом ЕК від 03.01.2013 № 1 | Передана на погодження в архівний відділ міської ради |
| ||
| 24 | Наявність номенклатури справ в структурних підрозділах | Знаходиться в пам'яті комп'ютера та копії в паперовому варіанті у всіх структурних підрозділах |
|
| ||
| 25 | Формування розпорядчих документів (наказів, | Накази з основної діяльності (справа № 04-02), та накази з особового складу (справа № 04- |
|
| ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||
|
| гриф «Затверджено» | 04) ведуться в окремих справах. Нумерація наказів ведеться в суровій хронології. Документи з грифом “Затверджую” (справа 01-19 ) реєструються та формуються до справи. Журнали обліку наказів пронумеровані та прошнуровані. |
|
| ||
| 26 | Стан формування справ у структурних підрозділах | Справи формуються відповідно до номенклатури справ. |
| Надати докази (протокол ЕК) | ||
| 01.08. Організація відомчого контролю за станом діловодства та архівної справи | ||||||
| 27 | Наявність відомчих переліків зі строками зберігання, типових або примірних номенклатур справ, інструкцій з діловодства, методичних посібників з питань діловодства та архівної справи) | Відомчий перелік та примірна номенклатура справ відсутні. |
|
| ||
| 28 | Заходи щодо підвищення кваліфікації працівників діловодної служби (курси, семінари, наради) | 13 грудня 2012 року інспектор відділу кадрів та секретар відвідали семінар-практикум з діловодства та архівної справи у виконавчому комітеті. А також відвідали семінар-практикум для працівників органів місцевого самоврядування, керівників і відповідальних за ведення діловодства та архівної справи підприємств, установ, організацій міста, який відбувся 21 лютого 2013 року в приміщенні КП “ЖРЕУ”,вул. Броварська,1. |
|
| ||
| 02. Організація роботи експертної комісії (ЕК) | ||||||||||
| 29 | Наявність положення про ЕК та її склад (дата погодження з ЕК архівного відділу та затвердження | Положення про ЕК розроблено та затверджено керівником від 27.12.2012 № 4. | Погоджено |
| ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||||||
|
| керівником) |
|
|
| ||||||
| 30 | Наявність плану роботи, звіту ЕК | План роботи ЕК на 2013 рік затверджений директором 27.12.2012 № 5. | Відсутній звіт | У грудні 2013 року провести засідання ЕК та підготувати звіт | ||||||
| 31 | Регулярність засідань | Протокол від 27.12.2012 № 1 та від 03.01.2013 № 1 | Засідання проводити відповідно до вимог | Відповідно до плану, | ||||||
| 32 | Оформлення протоколів | Протокол № 1 від 27.12.2012 та № 1 від 03.01.2013. |
|
| ||||||
| 03. організація роботи архівного підрозділу | ||||||||||
| 33 | Ступінь самостійності | Функції щодо організації та ведення архіву підприємства покладені на особу, відповідальну за архів, наказ від 01.04.2013 |
| Вписати у посадову інструкцію відповідальної особи за архів пункт: “відповідальна за ведення архівних справ підприємства”. | ||||||
| 34 | Положення про архівний підрозділ (дата погодження з ЕК архівного відділу та затвердження керівником) | Положення про архів підприємства розроблене. |
| Погодити Положення про архів підприємства з архівним відділом Бориспільської міської ради. | ||||||
| 35 | Кількість працівників (штатні одиниці особа, відповідальна | Відповідальна особа, стаж роботи 1 рік, освіта середня-спеціальна. |
|
| ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||||||
|
| за архів) їх освіта, стаж роботи |
|
|
| ||||||
| 36 | Наявність плану роботи, звіту про його виконання |
|
| Увести в загальний план роботи підприємства відповідні зміни. Внести зміни до номенклатури. | ||||||
| 03.02. забезпечення збереженості документів | ||||||||||
| 37 | Характеристи ка приміщення архівного підрозділу (загальна площа, кількість архівосховищ, наявність робочої кімнати, вид опалення, наявність грат, штор, жалюзі) | Приміщення архіву відсутнє. |
| Улаштувати приміщення архівного підрозділу до 31.12.2014. | ||||||
| 38 | Електро і протипожежне обладнання, наявність протипожежних засобів, охорона | Відсутнє. |
| - | ||||||
| 39 | Наявність контрольно-вимірювальних приладів, реєстрація їх показників | Відсутнє. |
| - | ||||||
| 40 | Характеристика фізичного стану документів і повнота їх збереження, факти втрати чи незаконного нищення документів (акти про нестачу) | Відсутнє. |
| - | ||||||
| 41 | Проведення перевірянь наявності документів постійного | Не велось. |
| Вести перевірку наявності документів постійного | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||||||
|
| зберігання та з особового складу, документальне оформлення підсумків |
|
| зберігання та з особового складу, документальне оформлення підсумків. | ||||||
| 03.03. Організація обліку документів | ||||||||||
| 42 | Наявність облікових документів (книга обліку надходження та вибуття документів з архівного підрозділу, справа фонду, паспорт архівного підрозділу описи справ постійного зберігання та з особового складу - за які роки складено, дата погодження з ЕК архівного відділу) | Не велось
| Відсутні: книги обліку та надходження документів до архівного підрозділу, описи справ, акти на знищення документів, паспорт архівного підрозділу |
| ||||||
| 43 | Наявність довідкового апарату (описи справ, історична довідка, номенклатура справ) | Описи справ відсутні. | Відсутні описи справ. |
| ||||||
| 44 | Наявність актів про вилучення документів до знищення, актів перевіряння наявності справ | Не велись | Відсутні акти про вилучення документів до знищення, та акти перевіряння справ |
| ||||||
| 45 | Кількість справ, що зберігаються понад встановлені строки | З 1976 року документи неопрацьовані, не підготовлено описи зберігання документів, кількість справ, що зберігаються понад встановлені терміни встановити неможливо. | Відсутня інформація про кількість документів, що зберігаються понад встановлені строки |
| ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||||||
| 03.04. Користування документами архівного підрозділу | ||||||||||
| 46 | Наявність книги видавання справ у тимчасове користування співробітниками установи | Відсутня. |
|
| ||||||
| 47 | Організація видавання документів за межі установи | Не велось. | Відсутній журнал видавання документів за межі установи |
| ||||||
| 48 | Кількість виконаних запитів на документи | Не видавались. | Відсутній журнал обліку запитів на документи, що зберігають ся в архівному підрозділі |
| ||||||
| 03.05. Зберігання електронних документів (за наявності) | ||||||||||
| 49 | Наявність окремого архіву електронних документів | Відсутній. | Відповідає вимогам |
| ||||||
| 50 | Види носіїв (жорсткі диски персональних комп’ютерів, жорсткі диски серверів, лазерні диски, дискети) | Відсутні. | Відповідає вимогам |
| ||||||
| 51 | Наявність описів справ в електронному вигляді, супровідної документації | Не ведуться. | Відповідає вимогам |
| ||||||
| 4. Організація роботи звернення громадян | ||||||||||
| 52 | Дотримання порядку реєстрації звернень громадян на реєстраційно-контрольних картках чи в журналах реєстрації, ведення | Ведеться журнал реєстрації звернень громадян, ведуться журнали особистого прийому громадян. Журнали пронумеровані та прошнуровані. | Відповідає вимогам | Рекомендувати електронний та паперовий варіант журналів реєстрації. | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||||||
|
| карток (журналів) обліку особистого прийому |
|
|
| ||||||
| 53 | Дотримання порядку формування справ і картотек за зверненнями громадян та їх комплектації | Порядок формування справ дотримується. | Відповідає вимогам |
| ||||||
| 54 | Дотримання строку розгляду звернень громадян | Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються в першочерговому порядку, порушення термінів немає. | Відповідає вимогам |
| ||||||
| 55 | Дотримання строку та пересилання звернень громадян іншим уповноваженим органам | Необхідності пересилання звернень іншим уповноваженим органам не було. | Відповідає вимогам |
| ||||||
| 56 | Дотримання порядку розгляду звернень окремих категорій громадян (інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної праці, жінок, яким присвоєно почесне звання “Мати-героїня” | Дані категорії громадян обслуговуються першочергово, терміни виконання дотримуються. | Відповідає вимогам |
| ||||||
| 57 | Наявність затверджених графіка і порядку проведення особистого прийому громадян та їх дотримання | Наказ від 14.01.2013 № 05-ОД | Відповідає вимогам |
| ||||||
| 58 | Наявність належним чином обладнаного приміщення для проведення | Приміщення для прийому громадян обладнане належним чином. | Відповідає вимогам |
| ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||||||
|
| особистого прийому |
|
|
| ||||||
| 59 | Наявність затвердженого графіка роботи “гарячої лінії”, його дотримання, ведення обліку повідомлень громадян | Розроблений наказ від 01.04.2013 № 49 про затвердження графіка роботи “гарячої лінії” в КП “ЖЕК-1”. | Відповідає вимогам |
| ||||||
| 60 | Проведення аналітичної роботи із зверненнями громадян | Аналітична робота проводиться: готуються довідки та аналіз роботи, ведуться протоколи нарад, справа № 01-11. | Відповідає вимогам |
| ||||||
| 61 | Проведення нарад з питань звернення громадян | Щопонеділка проводяться планові наради з працівниками установи, в тому числі заслуховується інформація керівників підрозділів з питань звернень громадян, ведуться протоколи нарад, справа 01-11. | Відповідає вимогам |
| ||||||
| 62 | Планування роботи із зверненнями громадян | План роботи зі зверненнями громадян на 2013 рік затверджений керівником 04.01.2013 № 3. | Відповідає вимогам | Рекомендувати зробити зведений план роботи підприємства по розділах. | ||||||
| 63 | Систематичне інформування керівництва органу виконавчої влади про стан роботи із зверненнями громадян | Щорічно проводиться звітування на засіданнях виконавчого комітету міської ради. Так, наприклад, рішення від 14.03.2011 № 290, № 268 від 26.03.2012. | Відповідає вимогам | Рекомендувати керівнику виступити на ТРС і в газеті “Трудова слава” | ||||||
| 64 | Розміщення на веб-сайті органу виконавчої влади узагальнених матеріалів про організацію роботи із зверненнями громадян, графіка особистого прийому, роз’яснень на найбільш актуальні питання громадян | Підготовлені ряд роз'яснень з нагальних питань та розміщені на веб-сайті підприємства. | Відповідає вимогам |
| ||||||
ДОВІДКА
про обсяг документообігу
| документи | Кількість документів | |
|
| оригінали | Тираж (копії) |
| вхідні | 795 |
|
| вхідні (реєстрація звернень громадян) | 406
|
|
| вихідні | 1249 |
|
| внутрішні |
|
|
| разом | 2450 |
|
Директор КП «ЖЕК-1» В.В. Вошкулат
