Заслухавши особистий звіт директора комунального підприємства «Виробниче управління комунального господарства» Шукала В.І. про рівень організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг за 2012 рік, відповідно до Закону України «Про звернення громадян», пп. 1 п. б) ч. 1 ст. 38, п. 2 ст. 52 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні», постанови Кабінету Міністрів України від 24.06.2009 № 630 «Про затвердження Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади», рішення виконавчого комітету міської ради від 24.11.2009 № 1032 «Про затвердження методики оцінювання рівня організації роботи зі зверненнями громадян в управліннях, відділах, службах виконавчого комітету міської ради, комунальних підприємствах міста», розпорядження міського голови від 19.12.2012 № 394 «Про графік особистого звітування на засіданні виконавчого комітету міської ради начальників управлінь, відділів, служб міської ради та її виконавчого комітету, керівників підприємств, установ і організацій міста щодо рівня організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг за 2012 рік» та протоколу перевірки організації роботи зі зверненнями громадян у КП «ВУКГ» від 10.04.2013 № 5 виконавчий комітет міської ради ВИРІШИВ:
1. Взяти до відома звіт директора КП «ВУКГ» Шукала В.І. щодо рівня організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг в комунальному підприємстві за 2012 рік (додається).
2. Оцінити організацію роботи зі зверненнями громадян у КП «ВУКГ» за 2012 рік за основними та додатковими показниками відповідно до затвердженої методики оцінювання рівня організації роботи зі зверненнями громадян в управліннях, відділах, службах виконавчого комітету міської ради, комунальних підприємствах міста як таку, що не повністю відповідає вимогам, установленим законодавством.
3. Рекомендувати комунальному підприємству «Виробниче управління комунального господарства» затвердити план роботи підприємства на рік; включити до плану плани роботи експертної комісії та архівного підрозділу; проводити не менше одного разу на рік або у разі потреби засідання експертної комісії, оформлювати протоколи комісій; розробити бланки листів відповідно вимог інструкції з діловодства та ДСТУ 4163-2003; при складанні наказу з основної діяльності формувати констатуючу частину належним чином; в журналах реєстрації роботи всі записи: резолюція на документі, його виконання яким чином знято з контролю та розміщено в якій справі; вихідні листи щодо звернень громадян реєструвати окремо в журналі звернення громадян; виділити окреме приміщення для збігання архівних документів та обладнати належним чином до 01.09.2013, придбати контрольно-вимірювальних приладів для архівного приміщення та реєструвати їх показники; до 01.07.2013 провести перевіряння наявності та фізичного стану документів постійного зберігання та з особового складу, актів про вилучення документів до знищення, актів перевіряння наявності справ та оформити їх документально; оформити інформацію на дошці оголошень про першочерговість обслуговування пільгових категорій громадян.
4. У місячний термін після прийняття рішення директору комунального підприємства «Виробниче управління комунального господарства» Шукалу В.І. інформацію про оцінку роботи зі зверненнями громадян за 2012 рік висвітлити на офіційному веб-сайті міської ради.
5. Контроль за виконанням цього рішення покласти на керуючого справами виконавчого комітету міської ради Передерей Л.Л.
Міський голова А.С. Федорчук
Додаток
до рішення виконавчого комітету
22.04.2013 № 252
Звіт
про рівень організації роботи зі зверненнями громадян
у комунальному підприємстві «Виробниче управління
комунального господарства» за 2012 рік
На виконання Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування» в КП «ВУКГ» затверджено графік особистого прийому громадян (наказ від 27.03.2012 № 40). Протягом 2012 року на особистий прийом до директора підприємства звернулось 19 фізичних та юридичних осіб.
Приміщення належним чином обладнане для проведення особистого прийому громадян, розміщені інформаційні картки, зразки оформлень заяв, відомості про посадові особи, які ведуть особистий прийом, місце і час прийому.
На підприємстві затверджено необхідний перелік послуг, 17 з яких основні.
У 2012 році КП «ВУКГ» надано послуг:
укладено договорів з юридичними особами – 630;
укладено договорів з фізичними особами – 1284;
видано довідок – 1292 шт.;
видано технічних умов – 91;
погодження ордерів – 23 шт.
Інформацію про час та порядок особистого прийому громадяни, про діяльність підприємства, та про надання послуг нашим підприємством, жителі міста можуть отримати за телефонами підприємства, на сайті Бориспільської міської ради та КП «ВУКГ» ukg.com.ua.
Відповіді на заяви громадян надаються своєчасно і законодавчо обґрунтовані, без порушення термінів розгляду, передбачених Законом України «Про звернення громадян». Забезпечується уважне ставлення до вирішення проблем, з якими звертаються громадяни. Дотримується порядок реєстрації звернень громадян в журналі реєстрації обліку особистого прийому громадян.
КП «ВУКГ» забезпечує громадян достовірною інформацією про свою діяльність.
З метою оперативного контролю за станом виконавської дисципліни в цілому та розгляду заяв і звернень громадян зокрема, на планових нарадах щопонеділка заслуховується стан виконавської дисципліни, даються відповідні оцінки виконавцям, доручення та вказівки щодо якісного і своєчасного розгляду звернень. З метою оперативного реагування на виникнення проблемних ситуацій на підприємстві проводиться аналітична робота з питань, які порушуються в зверненнях.
| Ідентифікаційний номер критерію | Назва критерію | Ідентифікаційний номер показника |
Назва показника |
Докази щодо проведеної роботи | Оцінка | |
| 2011 | 2012 | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
| К 1 | Результативність | ОП 1.1 | Наявність затвердженого реєстру з кількістю ідентифікованих послуг | В наявності | відповідає вимогам | |
| ДП 1.2 | Кількість наданих послуг | 2383 | 3297 | вимірюється | ||
| ДП 1.2.1 | Адміністративних | Юр. особи 425 | Юр. особи | вимірюється | ||
| ДП 1.2.2 | Управлінських | 0 | 0 | |||
| ДП 1.2.3 | Інформаційних | Відповідно до вимог ГУ ЖКГ | вимірюється | |||
| ДП 1.3 | Кількість ненаданих муніципальних послуг без пояснення причин | - |
| |||
| ДП 1.3.1 | Адміністративних | - |
| |||
| ДП 1.3.2 | Управлінських | - |
| |||
| ДП 1.3.3 | Інформаційних | - |
| |||
| ДП 1.4 | Кількість наданих адміністративних послуг з скороченням терміну виконання | 0 | 0 | - | ||
| ДП 1.5 | Кількість юридичних, фізичних осіб, що | 22 | 19 | вимірюється | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
|
|
|
| звернулись на прийом до керівника установи |
|
|
| ||
| ДП 1.6 | Кількість юридичних, фізичних осіб, що звернулись на прийом до керівника установи | - | - | |||||
| ОП 1.7 | Проведення аналітичної роботи зі зверненнями громадян (аналізу звернень громадян щодо виявлення найбільш актуальних проблем та внесення пропозицій стосовно шляхів їх розв'язання; виявлення причин, що зумовлюють надходження повторних звернень громадян, безпідставної відмови в задоволенні законних вимог заявників тощо) | 0 |
| |||||
| ОП 1.8 | Проведення нарад, семінарів, засідань комісій тощо з питань звернень громадян | Щотижневі планові наради у міського голови, першого заст. міського голови, начальника ГУЖКГ | відповідає вимогам | |||||
| ОП 1.9 | Систематичне інформування керівництва міської ради та її виконавчого комітету про стан роботи зі зверненнями громадян | планові наради у міського голови, першого заступника міського голови, начальника ГУЖКГ | відповідає вимогам | |||||
| К 2 | Доступність
| ДП 2.1 | Кількість адміністративних послуг, для яких створено інформаційні картки | 17 | 17 | вимірюється | ||
| ОП 2.2 | Наявність розміщеного реєстру адміністративних послуг в Інтернеті | Наявний на сайті КП «ВУКГ» | відповідає вимогам | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |||
|
|
| ДП 2.3 | Кількість доступних інформаційних карток, формулярів заяв та супровідних документів в Інтернеті | Інформаційні картки відсутні | вимірюється | |||
| ДП 2.4 | Кількість формулярів заяв та супровідних документів у місцях прийому громадян | 17 | вимірюється | |||||
| ДП 2.5 | Кількість заповнених зразків формулярів заяв у місцях прийому громадян | 17 | вимірюється | |||||
| ДП 2.6 | Кількість додаткових заходів, які повинен зробити замовник | 2 | вимірюється | |||||
| ДП 2.7 | Кількість пунктів обслуговування замовників із зразками заяв та інформаційними картками | 0 | вимірюється | |||||
| К 3 | Своєчасність | ОП 3.1 | Дотримання строку розгляду звернень громадян | Дотримується | відповідає вимогам | |||
|
| Відсоток кількості послуг, по яким було прострочено терміни у відношенні до загальної кількості наданих адміністративних та інформаційних послуг | 0 (%) | вимірюється | |||||
| ДП 3.2 | Кількість адміністративних послуг, по яких передбачено можливість прискореного розгляду послуги | - | - | вимірюється | ||||
| ОП 3.3 | Кількість муніципальних послуг, наданих з порушенням терміну виконання | - | - | не повністю відповідає вимогам | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |||
|
|
| ОП .3.1 | Адміністративних | - | - | -„- | ||
| ОП3.3.2 | Управлінських | 0 |
|
| ||||
| ОП3.3.3 | Інформаційних | 0 |
| |||||
| ДП 3.4 | Кількість проектів рішень, поданих на розгляд засідання виконавчого комітету з порушенням термінів, визначених регламентом виконавчого комітету | 0 | 0 | |||||
| ДП 3.5 | Кількість проектів рішень, поданих на розгляд засідання міської ради з порушенням термінів, визначених регламентом міської ради | 0 | 0 | |||||
| ОП 3.6 | Дотримання строку та порядку пересилання звернень громадян іншим уповноваженим органам | дотримуються | повністю відповідає вимогам | |||||
| К 4 | Зручність | ДП 4.1 | Кількість місць прийому громадян | 1 |
| |||
| ДП 4.2 | Кількість інформаційно-довідкових центрів у місті | в наявності | повністю відповідає вимогам | |||||
| ОП 4.2 | Наявність належним чином обладнаного приміщення для проведення особистого прийому громадян, розміщення актів законодавства, інформаційних буклетів, зразків оформлення звернень та інших документів, відомостей про посадових осіб, які ведуть особистий прийом, місце і час прийому, місце | 0 | 0 | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |||
|
|
|
| знаходження відповідних виконавчих органів міської ради, контактні телефони тощо |
|
| |||
| ДП 4.3 | Кількість наявних місць для обслуговування громадян з обмеженими можливостями | 0 | 0 | |||||
| ДП 4.5 | Кількість наявних автостоянок | 1 | 1 | вимірюється | ||||
| ДП 4.6 | Кількість доступних місць до Інтернету | 10 | 11 | вимірюється | ||||
| ДП 4.7 | Кількість зв'язків із замовником через електронну пошту | 3 (1 - ОДПІ, 1 - Банк Аваль,1 – Укргазбанк) | вимірюється | |||||
| ДП 4.8 | Кількість відвідувачів сайту виконавчого комітету (організації, яка перевіряється) | не можливо визначити | 0 | |||||
| ДП 4.9 | Кількість отриманих послуг за допомогою Дозвільного центру | 5 | 3 | 0 | ||||
| ДП 4.10 | Кількість виїзних прийомів керівника установи, яка перевіряється | 0 | 0 | |||||
| ДП 4.11 | Кількість виїзних прийомів керівного складу виконавчого комітету, або керівного складу установи, яка перевіряється | 1 | 0 | |||||
| ОП 4.12 | Дотримання порядку реєстрації звернень громадян на реєстраційно-контрольних картках чи в журналах реєстрації, ведення карток (журналів) обліку особистого прийому громадян | журнал реєстрації прийому громадян | повністю відповідає | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |||
|
|
| ОП 4.13 | Дотримання порядку формування справ і картотек за зверненнями громадян та їх комплектація | Дотримуються | повністю відповідає | |||
| ОП 4.14 | Наявність затверджених графіка і порядку проведення особистого прийому громадян та їх дотримання | Наказ від 27.03.2012 | відповідає | |||||
| ОП 4.15 | Наявність затвердженого графіка роботи телефонної "гарячої лінії", його дотримання, ведення обліку повідомлень громадян | - | - | |||||
| ОП 4.16 | Планування роботи зі зверненнями громадян | Не проводиться | не відповідає вимогам | |||||
| К 5 | Фаховість | ДП 5.1 | Кількість скарг щодо наданих послуг | 0 | вимірюється | |||
| ДП 5.2 | Кількість документів з повторним циклом опрацювання | 0 | вимірюється | |||||
| ДП 5.3 | Кількість пропозицій щодо поліпшення надання послуг після проходження навчання | 0 | вимірюється | |||||
| ДП 5.4 | Кількість наставників | 1 ГУ ЖКГ | вимірюється | |||||
| К 6 | Прозорість | ДП 6.1 | Кількість публікацій у засобах масової інформації про надання муніципальних послуг | 1 | 2 | вимірюється | ||
| ДП 6.2 | Кількість об’єктів зовнішньої реклами про надання муніципальних послуг | 3 | 4 |
| ||||
| ДП 6.3 | Кількість заходів, висвітлених | 3 | 4 | вимірюється | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |||
|
|
|
| телерадіостудією |
|
|
| ||
| ДП 6.4 | Час трансляції про роботу виконавчого комітету, установи, яка перевіряється |
|
| вимірюється | ||||
| ДП 6.5 | Кількість наданої інформації громадянам через телерадіостудію | 3 | 4 | вимірюється | ||||
| ДП 6.6 | Розміщення на веб-сайті виконавчого комітету міської ради узагальнених матеріалів про організацію роботи зі зверненнями громадян, графіка проведення особистого прийому громадян керівництвом, роз’яснень з найбільш актуальних питань громадян тощо | - |
| |||||
| К 7 | Залучення | ДП 7.1 | Кількість управлінських послуг, прийнятих з попередніми узгодженнями та залученням дорадчих, громадських організацій | - |
| |||
| ДП 7.2 | Кількість засідань Громадської Ради | - |
| |||||
| ДП 7.3 | Кількість громадських слухань, проведених за сприянням працівників виконавчого комітету та установи, яка перевіряється | - |
| |||||
| ДП 7.4 | Кількість створених місцевих інститутів за сприянням працівників виконавчого комітету | - |
| |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |||
|
|
|
| та установи, яка перевіряється |
|
| |||
| ДП 7.5 | Кількість органів самоорганізації населення, створених за сприянням працівників виконавчого комітету | - |
| |||||
| ДП 7.6 | Кількість створених об’єднань співвласників багатоквартирних будинків | 0 | вимірюється | |||||
| ДП 7.7 | Кількість проведених заходів із залученням громадськості | 0 | вимірюється | |||||
| К 8 | Справедливість | ДП 8.1 | Кількість звернень фізичних та юридичних осіб щодо дискримінації у наданні послуг (нацментальність, гендерна політика) | Відсутні | вимірюється | |||
| ОП 8.2 | Дотримання порядку розгляду звернень пільгової категорій громадян (інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної праці, жінок, яким присвоєно почесне звання "Мати-героїня") | Дотримується | відповідають вимогам | |||||
| К 9 | Мінімальна (справедлива) вартість | ДП 9.1 | Кількість скарг на необґрунтовано високу вартість адміністративних послуг | Відсутні | вимірюється | |||
| ДП 9.2 | Наявність адміністративних актів, які встановлюють розмір плати за надання послуг | Рішення міської ради від 30.01.2012 № 76; | вимірюється | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |||
|
|
| ДП 9.3 | Кількість місць для оплати та їх віддаленість від місць прийому громадян | 1 в КП „ВУКГ” | вимірюється | |||
| К 10 | Ефективність | ДП 10.1 | Кількість працюючих на кількість наданих послуг | 123 | 123 | вимірюється | ||
| ДП 10.2 | Фінансові ресурси на кількість наданих послуг | 9316000 | 10239000 | вимірюється | ||||
| ДП 10.3 | Кількість проведе-них заходів із кількістю залучених позабюджетних коштів | 0 | вимірюється | |||||
| ДП 10.4 | Кількість партнерів по обміну досвідом функціонування системи управління якістю | КП „ЖРЕУ”, | вимірюється | |||||
| К 11 | Економічність | ДП 11.1 | Відсоток зменшення системних одиниць у 2012 році порівняно з попереднім роком |
| вимірюється | |
| ДП 11.2 | Відсоток збільшення адміністративних, інформаційних послуг без збільшення кількості штатних одиниць | 0 % | 0 % | вимірюється | ||
Запитальник
З проведення комплексного перевіряння роботи служби діловодства, експертної комісії та архівного підрозділу
-
- Служба діловодства:
- Назва підрозділ діловодства – інспектор з кадрів;
- Організаційно-правовий статус – підпорядкованість директору підприємства, наявність положення та посадових інструкцій співробітників;
- Структура – інспектор з кадрів – контроль за надходженням та реєстрація заяв, скарг та листів громадян,); реєстрація вхідної та вихідної документації (згідно посадової інструкції); юрист - архів (згідно посадової інструкції);
- Кількість співробітників служби діловодства – 2 особи:
організатор діловодства, секретар, освіта – середня технічна, стаж роботи – 35
років,
юрист освіта – незакінчена вища, стаж роботи – 9 місяців;
- призначення відповідальної особи за ведення діловодства – Фесенко О.В.
- архівної справи – Панько С.А.
| № | Питання | Відповідь | Виявленні порушення, недоліки | Виправлення | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||||||
| 01.01. Стан організації діловодства | ||||||||||
| 1 | Наявність Положення, Статуту | Статут затверджено рішенням міської ради від 19.04.2011 №665-9-VІ |
| Відповідає | ||||||
| 2 | Наявність посадових інструкцій | Посадові інструкції знаходяться в справі 03-13 Затверджені директором підприємства |
| Відповідає | ||||||
| 3 | Наявність інструкції з діловодства | Затверджена наказом 18.01.2013 № 19 та погоджено протоколом |
| Відповідає | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||||||
|
| ЕК архіву та затвердження керівником) | ЕК архівного відділу міської ради |
|
| ||||||
| 01.02. Документування діяльності | ||||||||||
| 4 | Наявність бланків (їх види, відповідність (уніфікованій системі організаційно-розпорядчих документів) ДСТУ 4163-2003, порядок обліку) | Використовуються бланки затверджені наказом директора управління від 18.01.2013 № 19 | Доопрацювати зовнішній вигляд бланків | Не відповідає | ||||||
| 5 | Впровадження ДСТУ 4163-2003 при оформленні реквізитів службових документів (розпорядчі документи, листи, протоколи тощо) | Інструкцією з діловодства затверджено фірмовий бланк, бланк наказу по підприємству та бланк спільного наказу | Звернути увагу на: при складанні наказу з основної діяльності формувати констатуючу частину належним чином. Бланки листів оформити відповідно до ДСТУ 4163-2003 та інструкції з діловодства | Не відповідає | ||||||
| 01.03. Організація документообігу | ||||||||||
| 6 | Загальний обсяг документів, маршрути їх проходження | В загальній кількості становить – 1184, а саме : звернень громадян, заяв, скарг – 86, письмових відповідей на звернення громадян – 64, вхідної документації – 331, вихідної документації – 456, наказів з особового складу – 126, наказів з основної діяльності – 121. Маршрути проходження документів на підприємстві – приймання, попередній | Не прослідковується історія документа, тобто: не відмічається в журналі про вказану резолюцію на документі, його виконання яким чином та розміщення в якій справі | Вести відповідно до інструкції діловодства | ||||||
|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |||||
|
|
|
| розгляд, реєстрація документів, опрацювання та підготовка відповіді |
|
| |||||
|
| 7 | Системи реєстрації (централізована, децентралізована, змішана) | Змішана |
| Відповідає | |||||
|
| 8 | Форми реєстрації документів (журнальна, електронна, карткова) | Журнальна форма | Журнали не пронумеровані і не прошнуровані | До 20.04.2013 журнали вхідної та вихідної документації пронумерувати і прошнурувати | |||||
|
| 9 | Ведення реєстрації документів в межах груп (залежно від назви, виду, автора, змісту) | Відповідно до індексів структурних підрозділів |
|
| |||||
|
| 01.04. Впровадження технологій електронного діловодства | |||||||||
|
| 10 | Наявність локальної мережі | - |
|
| |||||
|
| 11 | Впровадження системи САД | - |
|
| |||||
|
| 12 | Застосування електронного цифрового підпису (наявність сертифіката, ключа) | Застосується електронний цифровий підпису директора підприємства та гол. бухгалтера для здійснення платежів по «Клієнт-банку», для здачі електронної звітності та електронних розрахунків |
|
| |||||
|
| 13 | Внесення електронних документів в номенклатуру справ | Відсутнє |
|
| |||||
|
| 14 | Формування електронних документів у справи (файли) відповідно до номенклатури справ | Внесення електронних документів в номенклатуру справ відсутнє. |
|
| |||||
|
| 15 | Характеристика електронних документів (види | На підприємстві ведеться журнальна форма документів. |
|
| |||||
|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |||||
|
|
| документів, що функціонують тільки у електронному вигляді, дублювання документів в електронному та паперовому вигляді,їх співвідношення) |
|
|
| |||||
|
| 16 | Характеристика змісту інформації електронних документів | Не формуються електронні документи, оскільки відсутнє використання електронної звітності. |
|
| |||||
|
| 01.05. Організація контролю за виконанням документів | |||||||||
|
| 17 | Наявність картотек, їх ведення (традиційне,електронне) | Відсутнє |
|
| |||||
|
| 18 | Дотримання термінів виконання документів (складання довідок про хід виконання, інформування керівництва) | Перевірка ходу виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання, після виконання документ знімається з контролю. Контроль документу прослідковується по журналу | Не скрізь відмічається |
| |||||
|
| 01.06. Організація спеціальних видів діловодства | |||||||||
|
| 19 | Наявність індивідуальної інструкції про порядок роботи з документами, які місять конфіденційну інформацію | Відсутнє |
|
| |||||
|
| 20 | Порядок реєстрації та обліку, формування справ, забезпечення збереженості документів з грифом обмеження доступу | Відсутнє |
|
| |||||
|
| 21 | Наявність інструкції по роботі зі зверненнями | Затверджена наказом директора |
|
| |||||
|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |||||
|
|
| громадян | підприємства від 18.01.2013 № 19 |
|
| |||||
|
| 22 | Порядок реєстрації документів , формування справ за зверненнями громадян | Згідно Інструкції за зверненнями громадян | Листи-відповіді на звернення громадян не реєструються належним чином | Вихідні листи звернення громадян реєструвати в журналі звернення громадян | |||||
|
| 01.07. Організація роботи з документами в діловодстві | |||||||||
|
| 23 | Наявність зведеної номенклатури справ (дата погодження архівом та затвердження керівником) | Номенклатура справ затверджена директором підприємства та погоджена протоколом архівного відділу |
|
| |||||
|
| 24 | Наявність номенклатури справ в структурних підрозділах | В структурних підрозділах знаходяться витяги номенклатури справ |
|
| |||||
|
| 25 | Формування розпорядчих документів (наказів, гриф «Затверджено») | Формуються відповідно до інструкції з діловодства | Розпорядча частина в наказах з основної діяльності не формується належним чином | З 10.04.13 формувати накази відповідно до стандартів | |||||
|
| 26 | Стан формування справ у структурних підрозділах | Формуються згідно номенклатури справ |
|
| |||||
| 01.08. Організація відомчого контролю за станом діловодства та архівної справи | ||||
| 27 | Наявність відомчих переліків зі строками зберігання, типових або примірних номенклатур справ, інструкцій з діловодства, методичних посібників з питань діловодства та архівної справи) | На підприємстві є переліків типових документів із зазначенням строків зберігання документів номенклатури справ, практичний посібник з діловодства інструкція з діловодства та методичні посібники |
|
|
| 28 | Заходи щодо підвищення кваліфікації працівників діловодної | Підвищення кваліфікації працівники |
|
|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|
| служби (курси, семінари, наради) | підприємства за 2012 рік: 13 грудня 2012 року 1 особа відвідала семінар – практикум з організації діловодства та архівної справи |
|
|
| 02. Організація роботи експертної комісії (ЕК) | ||||
| 29 | Наявність положення про ЕК та її склад (дата погодження з ЕК архівного відділу та затвердження керівником) | Розроблено положення на 2013 рік про ЕК та її склад 03.01.2013 № 02 погоджено з ЕК архівного відділу протокол |
|
|
| 30 | Наявність плану роботи, звіту ЕК | План роботи ЕК та звіт не складались | На 2013 рік складено план роботи ЕК та затверджено директором 07.03.13 | Рекомендувати план роботи ЕК включати до річного плану підприємства |
| 31 | Регулярність засідань | Не проводилось засідання ЕК в 2012 році |
| Не відповідає вимогам |
| 32 | Оформлення протоколів | - |
| Не відповідає вимогам |
| 03. організація роботи архівного підрозділу | ||||
| 33 | Ступінь самостійності | Відповідальність за ведення архіву на підприємстві покладено на юриста, яка здійснює ведення архівної справи відповідно до посадової інструкції та положення про архів |
| Відповідає вимогам |
| 34 | Положення про архівний підрозділ (дата погодження з ЕК архівного відділу та затвердження керівником) | Наказ від 11.03.2013 № 35 «Про затвердження положення про архів підприємстві» |
| Відповідає вимогам |
| 35 | Кількість працівників (штатні одиниці особа, | Відповідальність (контроль) за роботу |
| Відповідає вимогам |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|
| відповідальна за архів) їх освіта, стаж роботи | архіву покладена на Панько С.А. освіта вища, стаж роботи -8 місяців. |
|
|
| 36 | Наявність плану роботи, звіту про його виконання | В зв’язку з необхідністю план проведення роботи архіву та звіт про ведення роботи архіву за попередній період знаходиться в процесі підготовки та затвердження |
| Пропонується включати план роботи архівного підрозділу до річного плану роботи підприємства |
| 03.02. забезпечення збереженості документів | ||||
| 37 | Характеристика приміщення архівного підрозділу (загальна площа, кількість архівосховищ, наявність робочої кімнати, вид опалення, наявність грат, штор, жалюзі) | На підприємстві немає окремого приміщення для зберігання архівних документів. |
| Виділити окреме приміщення для збігання архівних документів та обладнати належним чином до 01.09.2013 |
| 37 | Електро- і протипожежне обладнання, наявність протипожежних засобів, охорона | Є вогнегасники |
|
|
| 39 | Наявність контрольно-вимірювальних приладів, реєстрація їх показників | Відсутні |
| Придбати термометр до 01.09.13 |
| 40 | Характеристика фізичного стану документів і повнота їх збереження, факти втрати чи незаконного нищення документів (акти про нестачу) | Фізичний стан документів задовільний, |
| Відповідає вимогам |
| 41 | Проведення перевірянь наявності документів постійного зберігання та з особового складу, документальне оформлення підсумків | Перевіряння наявності та фізичного стану документів не проводилось. Документи з архіву не вилучались, відповідно акти про |
| До 01.07.2013 провести перевіряння наявності та фізичного стану документів та оформити документально |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|
|
| вилучення документі для знищення відсутні |
|
|
| 03.03. Організація обліку документів | ||||
| 42 | Наявність облікових документі (книга обліку надходження та вибуття документів з архівного підрозділу, справа фонду, паспорт архівного підрозділу описи справ постійного зберігання та з особового складу - за які роки складено, дата погодження з ЕК архівного відділу) | У 2013 році введений журнал реєстрації видачі справ з архіву |
| Відповідає вимогам |
| 43 | Наявність довідкового апарату (описи справ, історична довідка, номенклатура справ) | У наявності історична довідка, номенклатура справ, описи справ складено по 2010 рік |
| відповідає вимогам |
| 44 | Наявність актів про вилучення документів до знищення, актів перевіряння наявності справ | Такі акти відсутні | У 2013 році до плану роботи включено проведення перевірянь документів з 2005-2010 роки,проведення заплановано на І півріччя 2013 року. | До 01.07.2013 провести перевіряння наявності документів та оформити документально |
| 45 | Кількість справ, що зберігаються понад встановлені строки | Не має |
| Відповідає вимогам |
| 03.04. Користування документами архівного підрозділу | ||||
| 46 | Наявність книги видавання справ у тимчасове користування співробітниками установи | На підприємстві заведена книга обліку видання справ у тимчасове користування, а саме «Журнал реєстрації видачі справ з архіву». |
| Відповідає вимогам |
| 47 | Організація видавання документів за межі | Заведений журнал видавання документів |
| Відповідає вимогам |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|
| установи | за межі установи. За межі установи документи не видавались |
|
|
| 48 | Кількість виконаних запитів на документи | Немає |
| Відповідає вимогам |
| 03.05. Зберігання електронних документів (за наявності) | ||||
| 49 | Наявність окремого архіву електронних документів | - |
|
|
| 50 | Види носіїв (жорсткі диски персональних комп’ютерів, жорсткі диски серверів, лазерні диски, дискети) | - |
|
|
| 51 | Наявність описів справ в електронному вигляді, супровідної документації | - |
|
|
| 4. Організація роботи звернення громадян | ||||
| 52 | Дотримання порядку реєстрації звернень громадян на реєстраційно-контрольних картках чи в журналах реєстрації, ведення карток (журналів) обліку особистого прийому | На підприємстві дотримуємось порядку реєстрації звернень громадян в журналах реєстрації, ведуться журнали обліку особистого прийому громадян. | Журнал не пронумерований і не прошнурований |
|
| 53 | Дотримання порядку формування справ і картотек за зверненнями громадян та їх комплектації | По зверненнях громадян дотримується: порядок формування справ та їх комплектація; строки розгляду, та пересилання звернень іншим уповноваженим органам; порядок розгляду звернень окремих категорій. |
|
|
| 54 | Дотримання строку розгляду звернень громадян | Дотримується. |
|
|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|
|
| місяця від дня їх надходження, або відповідно до терміну зазначено в інформаційній картці, ті, які не потребують додаткового вивчення, – невідкладно, але не пізніше 15 днів від їх отримання. |
|
|
| 55 | Дотримання строку та пересилання звернень громадян іншим уповноваженим органам | Пересилання звернень громадян іншим уповноваженим органам не було |
|
|
| 56 | Дотримання порядку розгляду звернень окремих категорій громадян (інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної праці, жінок, яким присвоєно почесне звання “Мати-героїня” | Обслуговуються першочергово | Відсутня інформація на видному місці про першочерговість обслуговування пільгових категорій |
|
| 57 | Наявність затверджених графіка і порядку проведення особистого прийому громадян та їх дотримання | Належним чином обладнане приміщення для проведення особистого прийому громадян. Розроблено, затверджено та дотримується: графік і порядок проведення особистого прийому |
|
|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|
|
| громадян; ведеться журнал реєстрації громадян міста на «Пряму телефону лінію» з директором підприємства. |
|
|
| 58 | Наявність належним чином обладнаного приміщення для проведення особистого прийому | Належним чином обладнане приміщення для проведення особистого прийому громадян. Особистий прийом громадян директором підприємства проводиться в середу та п’ятницю з 09-00 до 13-00 год., заступником директорат в вівторок та четвер з 9-00 до 13-00, ведуться журнали обліку особистого прийому громадян. |
|
|
| 59 | Наявність затвердженого графіка роботи “гарячої лінії”, його дотримання, ведення обліку повідомлень громадян | Повідомлення приймаються постійно з |
| Відповідає вимогам |
| 60 | Проведення аналітичної роботи із зверненнями громадян | На кінець року, проаналізувавши роботу з відповідальними працівниками, ми окреслили та визначили ряд нагальних питань, які цікавлять на сьогоднішній день питання благоустрою та обрізування гілля дерев. |
| Відповідає вимогам |
| 61 | Проведення нарад з питань звернення громадян | Щопонеділка |
| Відповідає вимогам |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 62 | Планування роботи із зверненнями громадян | - |
|
|
| 63 | Систематичне інформування керівництва органу виконавчої влади про стан роботи із зверненнями громадян | Щорічно. Рішення виконавчого комітету міської ради від 07.12.2011 № 653 «Про графік особистого звітування на засіданні виконавчого комітету міської ради начальників управлінь, відділів, служб міської ради та її виконавчого комітету, керівників підприємств, установ, організацій міста щодо рівня організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг за 2011 рік». |
| Відповідає вимогам |
| 64 | Розміщення на веб-сайті органу виконавчої влади | Підготовлені ряд роз’яснень з |
| Розміщувати своєчасно всю |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|
| узагальнених матеріалів про організацію роботи із зверненнями громадян, графіка особистого прийому, роз’яснень на найбільш актуальні питання громадян | нагальних питань та розміщені на нашому веб-сайті. |
| необхідну актуальну |
Керуючий справами Л.Л.Передерей
