Заслухавши особистий звіт начальника управління містобудування та архітектури Бориспільської міської ради Хміля С.В. про рівень організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг за 2012 рік, відповідно до Закону України «Про звернення громадян», пп. 1 п. б) ч. 1 ст. 38, п. 2 ст. 52 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні», постанови Кабінету Міністрів України від 24.06.2009 № 630 «Про затвердження Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади», рішення виконавчого комітету міської ради від 24.11.2009 № 1032 «Про затвердження методики оцінювання рівня організації роботи зі зверненнями громадян в управліннях, відділах, службах виконавчого комітету міської ради, комунальних підприємствах міста», розпорядження міського голови від 19.12.2012 № 394 «Про графік особистого звітування на засіданні виконавчого комітету міської ради начальників управлінь, відділів, служб міської ради та її виконавчого комітету, керівників підприємств, установ і організацій міста щодо рівня організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг за 2012 рік» та протоколу перевірки організації роботи зі зверненнями громадян в управлінні містобудування та архітектури міської ради від 09.04.2013 № 4 виконавчий комітет міської ради ВИРІШИВ:
1. Взяти до відома звіт начальника управління містобудування та архітектури Бориспільської міської ради (далі – управління) Хміля С.В. щодо рівня організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг в управлінні за 2012 рік (додається).
2. Оцінити організацію роботи зі зверненнями громадян в управлінні містобудування та архітектури міської ради за 2012 рік за основними та додатковими показниками відповідно до затвердженої методики оцінювання рівня організації роботи зі зверненнями громадян в управліннях, відділах, службах виконавчого комітету міської ради, комунальних підприємствах міста як таку, що не повністю відповідає вимогам, установленим законодавством.
3. Рекомендувати управлінню містобудування та архітектури міської ради затвердити положення управління на засіданні Бориспільської міської ради; розробити та затвердити план роботи управління рік, до якого включити засідання експертних комісій (далі – ЕК) та звіти про роботу ЕК; забезпечити приміщення архіву вентиляцією, обробити стелажі протипожежними засобами, контрольно-вимірювальними приладами; провести перевірку наявності та стану документів постійного зберігання та з особового складу, що знаходяться в архіві та оформити їх протоколом ЕК; сформувати описи справ № 1 та № 2-о а також акти на знищення документів, історичну довідку; неухильно дотримуватися строків розгляду звернень громадян; вести перевірку наявності документів постійного зберігання та з особового складу, щороку документально оформлювати підсумки; розмістити в інформаційно-довідковому центрі інформацію про розгляд звернень окремих категорій громадян.
4. У місячний термін після прийняття рішення начальнику управління містобудування та архітектури Бориспільської міської ради Хмілю С.В. інформацію про оцінку роботи зі зверненнями громадян за 2012 рік висвітлити на офіційному веб-сайті міської ради.
5. Контроль за виконанням цього рішення покласти на керуючого справами виконавчого комітету міської ради Передерей Л.Л.
Міський голова А.С. Федорчук
Додаток
до рішення виконавчого комітету
міської ради
22.04.2013 № 253
Звіт
про рівень організації роботи зі зверненнями громадяни
в управлінні містобудування та архітектури
Бориспільської міської ради за 2012 рік
| Ідентифікаційний | Назва критерію | Ідентифікаційний | Назва показника | Кількість | Оцінка | ||||||||
| 2011 рік | 2012 рік | ||||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | |||||||
| К 1 | Результативність | ОП 1.1 | Наявність затвердженого реєстру з кількістю ідентифікованих послуг | всього14 послуг | всього10 послуг | відповідає вимогам | |||||||
| ДП 1.2 | Кількість наданих послуг | всього 3393 із них: | всього 3736 із них: | вимірюється | |||||||||
| ДП 1.2.1 | Адміністративних | 2591 –фізичним, | 2579 – фізичним | вимірюється | |||||||||
| ДП 1.2.2 | Управлінських | - | - | - | |||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | |||||||
|
|
| ДП 1.2.3 | Інформаційних | 43 | 63 | вимірюється | |||||||
| ДП 1.3 | Кількість ненаданих муніципальних послуг без пояснення причин (необґрунтована відповідь) | 0 | 0 | відповідає вимогам | |||||||||
| ДП 1.3.1 | Адміністративних | 0 | 0 | відповідає вимогам | |||||||||
| ДП 1.3.2 | Управлінських | 0 | 0 | відповідає вимогам | |||||||||
| ДП 1.3.3 | Інформаційних | 0 | 0 | відповідає вимогам | |||||||||
| ДП 1.4 | Кількість наданих адміністративних послуг з скороченням терміну виконання | 0 | 0 | вимірюється | |||||||||
| ДП 1.5 | Кількість юридичних, фізичних осіб, що звернулись на прийом до керівника установи, яка перевіряється | до керівника: | до керівника: | вимірюється | |||||||||
| ДП 1.6 | Кількість юридичних, фізичних осіб, що звернулись на прийом до керівного складу установи, яка перевіряється безпідставної відмови в задоволенні законних вимог заявників тощо) | до заступника: 10 (відповідно до журналу реєстрації звернень громадян) | до заступника: 159 (журнал особистого прийому номенклатура справ 2-01) | вимірюється | |||||||||
|
|
| ОП 1.7 | Проведення аналітичної роботи зі зверненнями громадян (аналізу звернення громадян щодо виявлення найбільш актуальних проблем та внесення пропозицій стосовно | згідно з розпорядженням міського голови від 10.02.2011 № 31 та від 29.09.2011 | згідно з розпорядженням міського голови від 27.02.2012 | відповідає вимогам | |||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| ||||||
|
|
|
| шляхів їх розв’язання; виявлення причин, що зумовлюють надходження повторних звернень громадян, безпідставної відмови в задоволенні законних вимог заявників тощо) | замовника» та проведено анкетування та його аналіз | замовника» та проведено анкетування та його аналіз |
|
| ||||||
| ДП 1.8 | Проведення нарад, семінарів, засідань комісій тощо з питань звернень громадян | 52 планові наради у начальника управління (номенклатура справ № 1-21) | 52 планові наради у начальника управління (номенклатура справ № 1-21) | відповідає вимогам |
| ||||||||
| ОП 1.9 | Систематичне інформування керівництва міської ради та її виконавчого комітету про стан роботи зі зверненнями громадян | інформування відбувається щопонеділка на плановій нараді у міського голови та керуючого справами | інформування відбувається щопонеділка на плановій нараді у міського голови та керуючого справами | відповідає вимогам |
| ||||||||
| К 2 | Доступність | ДП 2.1 | Кількість адміністративних послуг, для яких створено інформаційні картки | 14 | 10 |
|
| ||||||
| ОП 2.2 | Наявність розміщеного реєстру адміністративних послуг в Інтернеті | розміщено | розміщено | відповідає вимогам |
| ||||||||
| ДП 2.3 | Кількість доступних інформаційних карток, формулярів заяв та супровідних документів в Інтернеті | 14 | 10 | відповідає вимогам |
| ||||||||
| ДП 2.4 | Кількість формулярів заяв та супровідних документів у місцях прийому громадян | 14 | 10 | відповідає вимогам |
| ||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| ||||||
|
|
| ДП 2.5 | Кількість заповнених зразків формулярів заяв у місцях прийому громадян | 8 | 10 | відповідає вимогам |
| ||||||
| ДП 2.6 | Кількість додаткових заходів, які повинен зробити замовник | 4 заходи – звернутись до: | 4 заходи – звернутись до: | вимірюється |
| ||||||||
| ДП 2.7 | Кількість пунктів обслуговування замовників із зразками заяв та інформаційними картками | 1 | 1 | відповідає вимогам |
| ||||||||
| К 3 | Своєчасність | ОП 3.1 | Дотримання строку розгляду звернень громадян | 3393 звернень громадян та організацій виконано вчасно, із них 4 документи виконано з затримкою термінів в загальній кількості послуг управління | 3731 звернень громадян та організацій виконано вчасно, із них 5 документів виконано з затримкою термінів в загальній кількості послуг управління | не повністю відповідає вимогам |
| ||||||
| ДП 3.2 | Відсоток кількості послуг, по яким було прострочено терміни у відношенні до загальної кількості наданих адміністративних та інформаційних послуг | у відсотковому співвідношенні: 0,12 % - надано з порушенням термінів (4 на 3393 звернень) в порівнянні з 2010 роком 0,55 % (25 на 4585 звернень), 99,33% - виконано вчасно. | у відсотковому співвідношенні: 0,13 % - надано з порушенням термінів (5 на 3736 звернень) в порівнянні з 2011 роком 0,12 % (4 на 3393 звернень), 99,32% - виконано вчасно. | не повністю відповідає вимогам |
| ||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|
|
| ДП 3.3 | Кількість адміністративних послуг, по яких передбачено можливість прискореного розгляду послуги | 6 | 5 | вимірюється |
| ДП 3.4 | Кількість послуг, наданих з порушенням терміну виконання | 4 | 5 | не повністю відповідає вимогам | ||
| ДП 3.4.1 | Адміністративних | 4 | 5 | не повністю відповідає вимогам | ||
| ДП 3.4.2 | Управлінських | 0 | 0 | відповідає вимогам | ||
| ДП 3.4.3 | Інформаційних | 0 | 0 | відповідає вимогам | ||
| ДП 3.5 | Кількість проектів рішень, поданих на розгляд засідання виконавчого комітету з порушенням термінів, визначених регламентом виконавчого комітету | кількість проектів поза переліком – 29 | кількість проектів поза переліком - 101 | не повністю відповідає вимогам | ||
| ДП 3.6 | Кількість проектів рішень, поданих на розгляд засідання міської ради з порушенням термінів, визначених регламентом міської ради | - | - | - | ||
| ОП 3.7 | Дотримання строку та порядку пересилання звернень громадян іншим уповноваженим органам | за належністю надіслано 5 звернень, строки дотримуються відповідно до Закону України «Про звернення громадян» | за належністю надіслано 3 звернень, строки дотримуються відповідно до Закону України «Про звернення громадян» | відповідає вимогам |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| К 4 | Зручність | ДП 4.1 | Кількість місць прийому громадян | 7 | 3 | вимірюється |
| ДП 4.2 | Кількість інформаційно-довідкових центрів | 1 | 1 | відповідає вимогам | ||
| ОП 4.3 | Наявність належним чином обладнаного приміщення для проведення особистого прийому громадян, | приміщення обладнані належним чином. | приміщення обладнані належним чином. | відповідає вимогам | ||
| ДП 4.4 | Кількість наявних місць для обслуговування громадян з обмеженими можливостями | 0 | 0 | не відповідає вимогам | ||
| ДП 4.5 | Кількість наявних автостоянок | 2 | 2 | відповідає вимогам | ||
| ДП 4.6 | Кількість доступних місць до Інтернету | 12 | 12 | вимірюється | ||
| ДП 4.7 | Кількість зв'язків із замовником через електронну пошту | 4 | 2 | вимірюється | ||
| ДП 4.8 | Кількість відвідувачів сайту виконавчого комітету (установи, яка перевіряється) | - | - | - | ||
| ДП 4.9 | Кількість отриманих послуг за допомогою Дозвільного центру | 122 | 333 | вимірюється | ||
| ДП 4.10 | Кількість виїзних прийомів керівника установи, яка перевіряється | - | - | - | ||
| ДП 4.11 | Кількість виїзних прийомів керівного складу установи, яка перевіряється | - | - | вимірюється |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| ||||||||||||
|
|
| ОП 4.12 | Дотримання порядку реєстрації звернень громадян на реєстраційно-контрольних картках чи в журналах реєстрації, ведення карток (журналів) обліку особистого прийому громадян | реєстрація громадян проводиться в електронній програмі «Ассеss» | реєстрація громадян проводиться в електронній програмі «Ассеss» | відповідає вимогам |
| ||||||||||||
| ОП 4.13 | Дотримання порядку формування справ і картотек за зверненнями громадян та їх комплектація | дотримується, формується відповідно до номенклатури справ (папка № 1-09) | дотримується, формується відповідно до номенклатури справ (папка № 1-09) | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||
| ОП 4.14 | Наявність затверджених графіка і порядку проведення особистого прийому громадян та їх дотримання | розпорядження міського голови від 28.12.2010 | розпорядження міського голови від 07.12.2011 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||
| ОП 4.15 | Наявність затвердженого графіка роботи телефонної «гарячої лінії», його дотримання, ведення обліку повідомлень громадян | розпорядження міського голови від 28.12.2010 № 393 «Про організацію особистого прийому громадян, виїзних прийомів та проведення «прямого телефонного зв’язку» з | розпорядження міського голови від 07.12.2011 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| ||||||||||||
|
|
|
|
| громадянами міста у 2011 році» | громадянами міста у 2012 році» |
|
| ||||||||||||
| ОП 4.16 | Планування роботи зі зверненнями громадян | рішення виконавчого комітету від 31.01.2011 № 99 «Про затвердження плану роботи виконавчого комітету міської ради на 2011 рік» | рішення виконавчого комітету від 26.12.2011 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||
| К 5 | Фаховість | ДП 5.1 | Кількість скарг щодо наданих послуг | 1 | 1 | не повністю відповідає вимогам |
| ||||||||||||
| ДП 5.2 | Кількість документів з повторним циклом опрацювання | 2 | 7 | вимірюється |
| ||||||||||||||
| ДП 5.3 | Кількість пропозицій щодо поліпшення надання послуг після проходження навчання | 0 | 0 | вимірюється |
| ||||||||||||||
| ДП 5.4 | Кількість наставників | - | - | - |
| ||||||||||||||
| ДП 6.1 | Кількість публікацій у засобах масової інформації про надання муніципальних послуг | 1) «Трудова Слава» від 22.04.2011 № № 57-59 (12358-12360) – «Повідомлення про проведення громадських слухань», | 1) «Трудова Слава» від 20.07.2012 | вимірюється |
| ||||||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | |||||||||||||
| К 6 | Прозорість |
|
|
| об’єктів зовнішньої реклами у місті Борисполі» |
| |||||||||||||
| ДП 6.2 | Кількість об’єктів зовнішньої реклами про надання муніципальних послуг | 0 | 0 | вимірюється | |||||||||||||||
| ДП 6.3 | Кількість заходів, висвітлених телерадіостудією | 1 – інтерв’ю заст. начальника управління у програмі «Актуально з В.Ю.Парасочкою» | 1 - інтерв’ю заст. начальника управління у програмі «Слушна думка» | вимірюється | |||||||||||||||
| ДП 6.4 | Час трансляції про роботу управління | 10 хв. | 5 хв | вимірюється | |||||||||||||||
| ДП 6.5 | Кількість наданої інформації громадянам через телерадіостудію | 1 | 1 | вимірюється | |||||||||||||||
| ДП 6.6 | Розміщення на веб-сайті виконавчого комітету міської ради узагальнених матеріалів про організацію роботи зі зверненнями громадян, графіка проведення особистого прийому громадян | розміщено інформацію про дослідження регуляторних актів, оприлюднено регуляторні акти, оприлюднено містобудівну документацію, розміщено інформацію про | розміщено інформацію про регуляторні акти та наявну містобудівну інформацію | вимірюється | |||||||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| ||||||||||||
|
|
|
| керівництвом, роз’яснень з найбільш актуальних питань громадян тощо | управління |
|
|
| ||||||||||||
| К 7 | Залучення громадськості | ДП 7.1 | Кількість управлінських послуг, прийнятих з попередніми узгодженнями та залученням дорадчих, громадських організацій | - | - | - |
| ||||||||||||
| ДП 7.2 | Кількість засідань Громадської Ради | 1 - перенесення пам’ятника ім. В.Леніна. | 1 – обговорення плану зонування міста | вимірюється |
| ||||||||||||||
| ДП 7.3 | Кількість громадських слухань, проведених за сприянням працівників управління | 2: | 1 - обговорення плану зонування міста | вимірюється |
| ||||||||||||||
| ДП 7.4 | Кількість створених місцевих інститутів за сприянням працівників виконавчого комітету | - | - | - |
| ||||||||||||||
| ДП 7.5 | Кількість органів самоорганізації населення, створених за сприянням працівників виконавчого комітету | 2-за сприянням працівників управління. | - | вимірюється |
| ||||||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|
|
| ДП 7.6 | Кількість створених об’єднань співвласників багатоквартирних будинків | 0 | 0 | вимірюється |
| ДП 7.7 | Кількість проведених заходів із залученням громадськості | 8 (обговорення щодо можливості розміщення культових споруд по вул. Дзержинського, вул. Суворова, вул.Франка, мікрорайоні Нестерівка - 4; | 11: розбивка | вимірюється | ||
| К 8 | Справедливість | ДП 8.1 | Кількість звернень фізичних та юридичних осіб щодо дискримінації у наданні послуг (нацментальність, гендерна політика) | 0 | 0 | відповідає вимогам |
| ОП 8.2 | Дотримання порядку розгляду звернень пільгової категорій громадян (інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв України, Героїв Радянського | розглянуто 10 звернень громадян пільгових категорій, Порядок звернень пільгових категорій | - | відповідає вимогам |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
|
|
|
| Союзу, Героїв Соціалістичної праці, жінок, яким присвоєно почесне звання «Мати-героїня») | громадян дотримується |
|
|
| К 9 | Мінімальна (справедлива) вартість | ДП 9.1 | Кількість скарг на необґрунтовано високу вартість адміністративних послуг | 0 | 0 | відповідає вимогам |
| ДП 9.2 | Наявність адміністративних актів, які встановлюють розмір плати за надання послуг | 2: (відміна платних послуг) 1) Закон України «Про регулювання містобудівної діяльності» від 17.02.2011 № 3038-VI; 2) Наказ управління від 11.10.2011 № 28 «Про впорядкування та затвердження реєстру адміністративних послуг» «Про визначення розміру оплати послуг» | - | вимірюється | ||
| ДП 9.3 | Кількість місць для оплати та їх віддаленість від місць прийому громадян | 1) Бориспільське відділення № 3 «ПриватБанк» вул. Дзержинського, 10 (200 м) № 54 вул. Київський Шлях, 83 (30м) | - | вимірюється |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| К 10 | Ефективність | ДП 10.1 | Кількість працюючих на кількість наданих послуг | 12 працюючих на 14 послуг управління (3393 - загальна кількість наданих послуг) | 12 працюючих на 10 послуг управління (3736 - загальна кількість наданих послуг) | вимірюється |
| ДП 10.2 | Фінансові ресурси на кількість наданих послуг | Видатки на оплату праці – 608108,70 грн, видатки на оплату комунальних послуг та енергоносіїв – 24212,84 грн | Видатки на оплату праці – 603898,35 грн, видатки на оплату комунальних послуг та енергоносіїв – 35277,49 грн | вимірюється | ||
| К 11 | Економічність | ДП 11.1 | Відсоток зменшення системних одиниць у 2012 році порівняно з попередніми роком | Стала | Стала | вимірюється |
|
|
| ДП 11.2 | Відсоток збільшення (зменшення) адміністративних, інформаційних послуг без збільшення кількості штатних одиниць | Зменшення на 44% (з 25 до 14 послуг) | Зменшення на 28,57% (з 14 до 10 послуг) | вимірюється |
Запитальник
З проведення комплексного перевіряння роботи служби діловодства, експертної комісії та архівного підрозділу
-
- Служба діловодства:
- Назва підрозділ діловодства – підрозділ відсутній, призначена відповідальна особа за ведення діловодства
- Організаційно-правовий статус – управління
- Структура – організатор діловодства
- Кількість співробітників служби діловодства
- призначення відповідальної особи за ведення діловодства – головний спеціаліст відділу планування, дизайну та реклами Захарченко М.Г.
- призначення відповідальної особи за ведення архівної справи – головні спеціалісти відділу планування, дизайну та реклами Матюпатенко О.Б., Колбаса І.Г.
| № | Питання | Відповідь | Виявленні порушення, недоліки | Виправлення | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
| 01.01. Стан організації діловодства | |||||
| 1 | Наявність Положення, Статуту | Положення розроблене, але не затверджене рішенням міської ради | Затвердити положення міською радою до 30.04.2013 | Не відповідає вимогам | |
| 2 | Наявність посадових інструкцій | Посадові інструкції затверджені начальником управління, працівники ознайомлені під підпис, зберігаються в справі гриф «Затверджено» |
| Відповідає вимогам | |
| 3 | Наявність інструкції з діловодства | Інструкція з діловодства затверджена наказом начальника управління від 02.01.2013 № 5/3-28 та інструкція по організації роботи зі зверненнями громадян затверджена наказом начальника управління від 02.01.2013 № 4/3-28 та погоджена протоколом ЕК архівного відділу № 3 від 05.03.2013 | Знаходяться на погодженні в архіві |
| |
| 01.02. Документування діяльності | |||||
| 4 | Наявність бланків (їх види, відповідність (уніфікованій | В установі використовуються |
| Відповідає вимогам | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
|
| системі організаційно-розпорядчих документів) ДСТУ 4163-2003, порядок обліку) | бланки: кутовий бланк та повздовжній для листів та бухгалтерських звітів, організаційно-розпорядчі документи (накази, протоколи) оформляються на бланках, що відповідають вимогам інструкції з діловодства та ДСТУ 4163-2003 |
|
| |
| 5 | Впровадження ДСТУ 4163-2003 при оформленні реквізитів службових документів (розпорядчі документи, листи, протоколи тощо) | Службові та розпорядчі документи оформляються відповідно до ДСТУ 4163-2003 |
| Відповідає вимогам | |
| 01.03. Організація документообігу | |||||
| 6 | Загальний обсяг документів, маршрути їх проходження | Вхідна кореспонденція 1184 шт., звернення громадян 2552 шт., вихідна 1194 шт., накази з основної діяльності 51 та з особового складу 76 шт. Первинне опрацювання (реєстрація, резолюція, направлення (ознайомлення) виконавцям, реєстрація результату розгляду, видача результату громадянам, направлення до справи). |
| Відповідає вимогам | |
| 7 | Системи реєстрації (централізована, децентралізована, змішана) | Система реєстрації змішана |
| Відповідає вимогам | |
| 8 | Форми реєстрації документів (журнальна, електронна, карткова) | Журнальна та електронна форма реєстрації документів (журнали пронумеровані та прошнуровані) |
| Відповідає вимогам | |
| 9 | Ведення реєстрації документів в межах груп (залежно від назви, виду, автора, змісту) | Реєстрація документів в межах груп вхідна (листи підприємств та організацій), звернення громадян, вихідна |
| Відповідає вимогам | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
|
|
| (ініціативні листи), накази з особового складу та основної діяльності, гриф ЗАТВЕРДЖЕНО |
|
| |
| 01.04. Впровадження технологій електронного діловодства | |||||
| 10 | Наявність локальної мережі | Сформована локальна мережа |
| Відповідає вимогам | |
| 11 | Впровадження системи САД | Не впроваджено | - | - | |
| 12 | Застосування електронного цифрового підпису (наявність сертифіката, ключа) | Не застосовується | - | - | |
| 13 | Внесення електронних документів в номенклатуру справ | - | - | - | |
| 14 | Формування електронних документів у справи (файли) відповідно до номенклатури справ | - | - | - | |
| 15 | Характеристика електронних документів (види документів, що функціонують тільки у електронному вигляді, дублювання документів в електронному та паперовому вигляді,їх співвідношення) | - | - | - | |
| 16 | Характеристика змісту інформації електронних документів | - | - | - | |
| 01.05. Організація контролю за виконанням документів | |||||
| 17 | Наявність картотек, їх ведення (традиційне,електронне) | Електронна картотека в базі АСКОД |
| Відповідає вимогам | |
| 18 | Дотримання термінів виконання документів (складання довідок про хід виконання, інформування керівництва) | Щопонеділка готується інформація про документи, в яких закінчується термін виконання та щодня керівництво інформується щодо термінових документів, облік виконання |
| Відповідає вимогам | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
|
|
| документів ведеться по електронному журналу |
|
| |
| 01.06. Організація спеціальних видів діловодства | |||||
| 19 | Наявність індивідуальної інструкції про порядок роботи з документами, які місять конфіденційну інформацію | Керуємось постановою від 27.11.1998 № 1893 «Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію» |
| Відповідає вимогам | |
| 20 | Порядок реєстрації та обліку, формування справ, забезпечення збереженості документів з грифом обмеження доступу | Ведеться журнал обліку вхідних і підготовлених секретних документів відповідно до номенклатури справ |
| Відповідає вимогам | |
| 21 | Наявність інструкції по роботі зі зверненнями громадян | Є інструкції по роботі зі зверненнями громадян, затверджена наказом начальник управління від 02.01.2013 № 5/3-28 |
| Відповідає вимогам | |
| 22 | Порядок реєстрації документів, формування справ за зверненнями громадян | Звернення реєструються в електронному журналі реєстрації після розгляду звернення пакет документів формується у справи № 4-09 (відповідно до номенклатури) |
| Відповідає вимогам | |
| 01.07. Організація роботи з документами в діловодстві | |||||
| 23 | Наявність зведеної номенклатури справ (дата погодження архівом та затвердження керівником) | Номенклатура справ розроблена, затверджена керівником 02.01.2013 |
| Відповідає вимогам | |
| 24 | Наявність номенклатури справ в структурних підрозділах | В кожному відділі є витяг з номенклатури справ чи електронний варіант для використання в роботі |
| Відповідає вимогам | |
| 25 | Формування розпорядчих документів (наказів, гриф «Затверджено») | Накази та гриф «Затверджено» оформляються |
| Відповідає вимогам | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
|
|
| відповідно до інструкції з діловодства та формуються відповідно до номенклатури справ |
|
| |
| 26 | Стан формування справ у структурних підрозділах | Справи формуються відповідно до номенклатури справ |
| Відповідає вимогам | |
| 01.08. Організація відомчого контролю за станом діловодства та архівної справи | |||||
| 27 | Наявність відомчих переліків зі строками зберігання, типових або примірних номенклатур справ, інструкцій з діловодства, методичних посібників з питань діловодства та архівної справи | В наявності є інструкція з діловодства та інструкція з організації роботи щодо розгляду звернень громадян та надання адміністративних послуг, номенклатура справ |
| Відповідає вимогам | |
| 28 | Заходи щодо підвищення кваліфікації працівників діловодної служби (курси, семінари, наради) | Приймали участь в семінарах-навчаннях (13.12.2012) та нарадах у виконавчому комітеті |
| Відповідає вимогам | |
| 02. Організація роботи експертної комісії (ЕК) | |||||
| 29 | Наявність положення про ЕК та її склад (дата погодження з ЕК архівного відділу та затвердження керівником) | Склад ЕК затверджений наказом начальника управління від 02.01.2013 № 7/3-26, положення про ЕК затверджене начальником управління 20.03.2013 № 17/3-28 та протоколом ЕК архівного відділу від 31.03.2013 | Положення знаходиться на погодженні з міським архівом |
| |
| 30 | Наявність плану роботи, звіту ЕК | Є план роботи ЕК на 2013 рік, звіт ЕК за 2012 рік відсутній | Відсутній звіт ЕК за 2012 рік | В подальшому плани роботи ЕК включати до річного плану роботи установи. Вести річні звіти про роботу ЕК | |
| 31 | Регулярність засідань | Було проведено одне засідання ЕК в 2012 році |
| Відповідає вимогам | |
| 32 | Оформлення протоколів | Протоколи оформляються при |
| Відповідає вимогам | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
|
|
| кожному засіданні ЕК. Є протокол від 05.01.2012 № 1 про розгляд номенклатури справ на 2012 рік |
|
| |
| 03. організація роботи архівного підрозділу | |||||
| 33 | Ступінь самостійності | За штатним розписом архівний підрозділ відсутній | призначено дві відповідальні особи за ведення архівної справи відповідно до наказу начальника управління від 11.03.2013 № 16/3-26 | Відповідає вимогам | |
| 34 | Положення про архівний підрозділ (дата погодження з ЕК архівного відділу та затвердження керівником) | Відсутнє | Положення погоджено протоколом ЕК від 31.03.2013 № 4 | Відповідає вимогам | |
| 35 | Кількість працівників (штатні одиниці особа, відповідальна за архів) їх освіта, стаж роботи | Відсутні відповідальні працівники | 2 працівники: | Відповідає вимогам | |
| 36 | Наявність плану роботи, звіту про його виконання | Відсутній | Включити до річного плану роботи управління | Не відповідає вимогам | |
| 03.02. Забезпечення збереженості документів | |||||
| 37 | Характеристика приміщення архівного підрозділу (загальна площа, кількість | Приміщення площею | Відсутня вентиляція, стелажі не | Не відповідає вимогам | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
|
| архівосховищ, наявність робочої кімнати, вид опалення, наявність грат, штор, жалюзі) | відсутні. | оброблені протипожежними засобами |
| |
| 37 | Електро і протипожежне обладнання, наявність протипожежних засобів, охорона | Є вогнегасник порошковий ВП-5(3) закачаний ДСТУ 3675-98 та охорона | Протипожежна охорона відсутня | Не відповідає вимогам | |
| 39 | Наявність контрольно-вимірювальних приладів, реєстрація їх показників | Відсутні | Встановити термометр | Не відповідає вимогам | |
| 40 | Характеристика фізичного стану документів і повнота їх збереження, факти втрати чи незаконного нищення документів (акти про нестачу) | Фізичний стан документів задовільний стан, документи зберігаються в повному обсязі, факти про нестачу документів відсутні, але неоформлено документально ЕК. | Провести перевірку наявності та стану документів та оформити протоколом ЕК до 01.09.2013 | Не відповідає вимогам | |
| 41 | Проведення перевірянь наявності документів постійного зберігання та з особового складу, документальне оформлення підсумків | Не проводилась перевірка | Провести перевірку наявності та стану документів та оформити протоколом ЕК до 01.09.2013 | Не відповідає вимогам | |
| 03.03. Організація обліку документів | |||||
| 42 | Наявність облікових документі (книга обліку надходження та вибуття документів з архівного підрозділу, справа фонду, паспорт архівного підрозділу описи справ постійного зберігання та з особового складу - за які роки складено, дата погодження з ЕК архівного відділу) | Ведеться книга видавань справ з архівосховища |
| Відповідає вимогам | |
| 43 | Наявність довідкового апарату (описи справ, історична довідка, номенклатура справ) | Описи справ відсутні | До 01.09.2013 року сформувати описи справ | Не відповідає вимогам | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|
|
|
| № 1 та № 2-о а також акти на знищення документів, історичну довідку |
|
| 44 | Наявність актів про вилучення документів до знищення, актів перевіряння наявності справ | Відсутні | До 01.09.2013 сформувати акти на знищення документів | Не відповідає вимогам |
| 45 | Кількість справ, що зберігаються понад встановлені строки | В зв’язку з відсутністю описів не встановлено | До 01.09.2013 підготувати інформацію про кількість справ, що зберігаються понад встановлені строки | Не відповідає вимогам |
| 03.04. Користування документами архівного підрозділу | ||||
| 46 | Наявність книги видавання справ у тимчасове користування співробітниками установи | Ведеться книга видавань справ з архівосховища |
| Відповідає вимогам |
| 47 | Організація видавання документів за межі установи | В книзі видавань справ з архівосховища відмічається передача документів за межі установи шляхом вказування дати передачі, назви організації, дати та підпису особи, яка отримує справу та ін. |
| Відповідає вимогам |
| 48 | Кількість виконаних запитів на документи | Відповідно до книги видавань справ з архівосховища – 1 запит |
| Відповідає вимогам |
| 03.05. Зберігання електронних документів (за наявності) | ||||
| 49 | Наявність окремого архіву електронних документів | - |
|
|
| 50 | Види носіїв (жорсткі диски персональних комп’ютерів, жорсткі диски серверів, лазерні диски, дискети) | - |
|
|
| 51 | Наявність описів справ в електронному вигляді, | - |
|
|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|
| супровідної документації |
|
|
|
| 4. Організація роботи звернення громадян | ||||
| 52 | Дотримання порядку реєстрації звернень громадян на реєстраційно-контрольних картках чи в журналах реєстрації, ведення карток (журналів) обліку особистого прийому | Реєстрація звернень громадян проводиться в електронному журналі, є журнал особистого прийому громадян начальником управління та журнал особистого прийому громадян заступником начальника управління, журнали пронумеровані та прошнуровані |
| Відповідає вимогам |
| 53 | Дотримання порядку формування справ і картотек за зверненнями громадян та їх комплектації | Після вирішення питання, викладеного в зверненні, пакет документів формується в справу відповідно до номенклатури справ |
| Відповідає вимогам |
| 54 | Дотримання строку розгляду звернень громадян | Управління діє відповідно до Закону України «Про звернення громадян» | 5 документів виконані з затримкою термінів | Не повністю відповідає вимогам |
| 55 | Дотримання строку та пересилання звернень громадян іншим уповноваженим органам | Строк пересилання звернень за належністю дотримується, в 2012 році за належністю було направлено 3 листи, строки дотримано |
| Відповідає вимогам |
| 56 | Дотримання порядку розгляду звернень окремих категорій громадян (інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної праці, жінок, яким присвоєно почесне звання “Мати-героїня” | Порядок розгляду звернень окремих категорій громадян відповідає Закону України «Про звернення громадян» | Розмістити в інформаційно-довідковому центрі інформацію про розгляд звернень окремих категорій громадян | Відповідає вимогам |
| 57 | Наявність затверджених графіка і порядку проведення особистого прийому громадян та їх дотримання | Графік прийому громадян затверджений наказом від 22.10.2012 |
| Відповідає вимогам |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
|
|
| при вході до приміщення |
|
|
| 58 | Наявність належним чином обладнаного приміщення для проведення особистого прийому | В наявності є приміщення для проведення особистого прийому (приймальня, кабінет начальника управління) із забезпеченням необхідних умов |
| Відповідає вимогам |
| 59 | Наявність затвердженого графіка роботи “гарячої лінії”, його дотримання, ведення обліку повідомлень громадян | Не має потреби | - | - |
| 60 | Проведення аналітичної роботи із зверненнями громадян | Щороку готується звіт по роботі зі зверненнями громадян та доповідається на засіданні виконавчого комітету |
| Відповідає вимогам |
| 61 | Проведення нарад з питань звернення громадян | Щопонеділка проводяться наради у виконавчому комітеті міської ради та за потребою в управлінні |
| Відповідає вимогам |
| 62 | Планування роботи із зверненнями громадян | Щопонеділка проводиться планова нарада у начальника управління про що ведуться протоколи |
| Відповідає вимогам |
| 63 | Систематичне інформування керівництва органу виконавчої влади про стан роботи із зверненнями громадян | Щопонеділка на нараді в виконавчому комітеті |
| Відповідає вимогам |
| 64 | Розміщення на веб-сайті органу виконавчої влади узагальнених матеріалів про організацію роботи із зверненнями громадян, графіка особистого прийому, роз’яснень на найбільш актуальні питання громадян | На веб-сайті органу виконавчої влади розміщена інформація про управління. При необхідності інформація оновлюється чи доповнюється. |
| Відповідає вимогам |
Керуючий справами Л.Л. Передерей
