Заслухавши особистий звіт директора комунального підприємства теплових мереж «Бориспільтепломережа» Палінки В.І. про рівень організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг за 2012 рік, відповідно до Закону України «Про звернення громадян», пп. 1 п. б) ч. 1 ст. 38, п. 2 ст. 52 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні», постанови Кабінету Міністрів України від 24.06.2009 № 630 «Про затвердження Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади», рішення виконавчого комітету міської ради від 24.11.2009 № 1032 «Про затвердження методики оцінювання рівня організації роботи зі зверненнями громадян в управліннях, відділах, службах виконавчого комітету міської ради, комунальних підприємствах міста», розпорядження міського голови від 19.12.2012 № 394 «Про графік особистого звітування на засіданні виконавчого комітету міської ради начальників управлінь, відділів, служб міської ради та її виконавчого комітету, керівників підприємств, установ і організацій міста щодо рівня організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг за 2012 рік» та протоколу перевірки організації роботи зі зверненнями громадян у КПТМ «Бориспільтепломережа» від 12.04.2013 № 7 виконавчий комітет міської ради ВИРІШИВ:
1. Взяти до відома звіт директора КПТМ «Бориспільтепломережа» Палінки В.І. щодо рівня організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг в комунальному підприємстві за 2012 рік (додається).
2. Оцінити організацію роботи зі зверненнями громадян у комунальному підприємстві теплових мереж «Бориспільтепломережа» за 2012 рік за основними та додатковими показниками відповідно до затвердженої методики оцінювання рівня організації роботи зі зверненнями громадян в управліннях, відділах, службах виконавчого комітету міської ради, комунальних підприємствах міста як таку, що не повністю відповідає вимогам, установленим законодавством.
3. Рекомендувати комунальному підприємству теплових мереж «Бориспільтепломережа» нумерувати бланки підприємства, номенклатуру доповнити пунктом введення журналу бланків суворої звітності; внести зміни до інструкції з діловодства по зверненням громадян щодо реєстраційного номера заяв і звернень громадян; вихідні листи на звернення громадян реєструвати в журналі реєстрації заяв і скарг громадян, звернути увагу, що реєстраційний номер вихідного звернення має відповідати реєстраційному номеру вхідного; при оформленні наказів звертати увагу на написання констатуючої частини; підготувати положення про експертну комісію та погодити із архівним відділом міської ради; включати до плану роботи підприємства план роботи експертної комісії; проводити не рідше одного разу на рік або у разі потреби засідання експертної комісії та оформлювати протоколи; призначити наказом відповідальну особу за ведення архівної справи, виділити приміщення для архіву, забезпечити його безпеку, придбати контрольно-вимірювальні прилади та розробити положення про архівний відділ; сформувати описи справ, акти на знищення документів, в яких минув термін зберігання та історичні довідки; сформувати акти наявності перевіряння справ, оформити документально кількість справ, що зберігаються понад встановлені строки; завести книгу видання справ у тимчасове користування.
4. У місячний термін після прийняття рішення директору комунального підприємства теплових мереж «Бориспільтепломережа» Палінці В.І. інформацію про оцінку роботи зі зверненнями громадян за 2012 рік висвітлити на офіційному веб-сайті міської ради.
5. Контроль за виконанням цього рішення покласти на керуючого справами виконавчого комітету міської ради Передерей Л.Л.
Міський голова А.С. Федорчук
Додаток
до рішення виконавчого комітету
22.04.2013 № 254
Звіт
про рівень організації роботи зі зверненнями громадян
у комунальному підприємстві «Виробниче управління
комунального господарства» за 2012 рік
| Ідентифікаційний номер критерію | Назва критерію |
Ідентифікаційний номер показника |
Назва показника |
Докази щодо проведеної роботи | Оцінка |
| |||||||||||||
| К 1 | Результативність | ОП 1.1 | Наявність затвердженого реєстру з кількістю ідентифікованих послуг | Затверджено | відповідає вимогам |
| |||||||||||||
| ДП 1.2 | Кількість наданих послуг | 2011 | 2012 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||
| 6 027 | 3 314 |
| |||||||||||||||||
| ДП 1.2.1 | Комунальних |
6 027 |
3 314 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||
| ДП 1.2.2 | Управлінських | - | - | - |
| ||||||||||||||
| ДП 1.2.3 | Інформаційних | - | - | - |
| ||||||||||||||
| ДП 1.3 | Кількість ненаданих муніципальних послуг без пояснення причин | 0 | 0 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||
| ДП 1.3.1 | Комунальних | 0 | 0 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||
| ДП 1.3.2 | Управлінських | - | - |
| |||||||||||||||
| ДП 1.3.3 | Інформаційних | - | - |
| |||||||||||||||
| ДП 1.4 | Кількість наданих адміністративних послуг з скороченням терміну виконання | - | - |
| |||||||||||||||
|
|
| ДП 1.5 | Кількість юридичних, фізичних осіб, що звернулись на прийом до начальника підприємства | 0 | 0 | відповідає вимогам |
| ||||||||||||
| ДП 1.6 | Кількість юридичних, фізичних осіб, що звернулись на прийом до керівного складу підприємства | 0 | відповідає вимогам |
| |||||||||||||||
| ОП 1.7 | Проведення аналітичної роботи зі зверненнями громадян (аналізу звернень громадян щодо виявлення найбільш актуальних проблем та внесення пропозицій стосовно шляхів їх розв'язання; виявлення причин, що зумовлюють надходження повторних звернень громадян, безпідставної відмови в задоволенні законних вимог заявників тощо) | Щопонеділка на планових нарадах керівника (протоколи планових нарад) | відповідає вимогам |
| |||||||||||||||
| ОП 1.8 | Проведення нарад, семінарів, засідань комісій тощо з питань звернень громадян | Протоколи планових нарад | відповідає вимогам |
| |||||||||||||||
| ОП 1.9 | Систематичне інформування керівництва міської ради та її виконавчого комітету про стан роботи зі зверненнями громадян | Щорічні звіти | відповідає вимогам |
| |||||||||||||||
| К 2 | Доступність | ДП 2.1 | Кількість адміністративних послуг, для яких створено інформаційні картки | 12 | відповідає вимогам |
| |||||||||||||
| ОП 2.2 | Наявність розміщеного реєстру адміністративних послуг в Інтернеті | На сторінці КПТМ «Бориспільтепломережа» на сайті Бориспільської міської ради | відповідає вимогам |
| |||||||||||||||
| ДП 2.3 | Кількість доступних інформаційних карток, формулярів заяв та супровідних документів в | 12 | відповідає вимогам |
| |||||||||||||||
|
|
|
| Інтернеті |
|
|
| |||||||||||||
| ДП 2.4 | Кількість формулярів заяв та супровідних документів у місцях прийому громадян | 7 | відповідає вимогам |
| |||||||||||||||
| ДП 2.5 | Кількість заповнених зразків формулярів заяв у місцях прийому громадян | 7 | відповідає вимогам |
| |||||||||||||||
| ДП 2.6 | Кількість додаткових заходів, які повинен зробити замовник | 1 (при потребі – оплата послуги) | відповідає вимогам |
| |||||||||||||||
| ДП 2.7 | Кількість пунктів обслуговування замовників із зразками заяв та інформаційними картками | 1 | відповідає вимогам |
| |||||||||||||||
| К 3 | Своєчасність | ОП 3.1 | Дотримання строку розгляду звернень громадян | Контролюється, не в автоматичному режимі | відповідає вимогам |
| |||||||||||||
| ДП 3.1
| Відсоток кількості послуг, по яким було прострочено терміни у відношенні до загальної кількості наданих адміністративних та інформаційних послуг | 0 | відповідає вимогам |
| |||||||||||||||
| ДП 3.2 | Кількість адміністративних послуг, по яких передбачено можливість прискореного розгляду послуги | - | - |
| |||||||||||||||
| ОП 3.3 | Кількість послуг, наданих з порушенням терміну виконання | 0 | відповідає вимогам |
| |||||||||||||||
| ОП 3.3.1 | Комунальних | 0 | відповідає вимогам |
| |||||||||||||||
| ОП 3.3.2 | Управлінських | - |
|
| |||||||||||||||
| ОП 3.3.3 | Інформаційних | - |
|
| |||||||||||||||
| ДП 3.4 | Кількість проектів рішень, поданих на розгляд засідання виконавчого комітету з порушенням термінів, визначених регламентом виконавчого комітету | 0 | відповідає вимогам |
| |||||||||||||||
|
|
| ДП 3.5 | Кількість проектів рішень, поданих на розгляд засідання міської ради з порушенням термінів, визначених регламентом міської ради | 0 | відповідає вимогам |
| |||||||||||||
| ОП 3.6 | Дотримання строку та порядку пересилання звернень громадян іншим уповноваженим органам | Дані звернення протягом 2012 року відсутні | вимірюється |
| |||||||||||||||
| К 4 | Зручність | ДП 4.1 | Кількість місць прийому громадян | 4 | відповідає вимогам |
| |||||||||||||
| ДП 4.2 | Кількість інформаційно-довідкових центрів у місті. | 1 | відповідає вимогам |
| |||||||||||||||
| ОП 4.2 | Наявність належним чином обладнаного приміщення для проведення особистого прийому громадян, розміщення актів законодавства, інформаційних буклетів, зразків оформлення звернень та інших документів, відомостей про посадових осіб, які ведуть особистий прийом, місце і час прийому, місце знаходження відповідних виконавчих органів міської ради, контактні телефони тощо | Приміщення обладнане належним чином відповідно до Реєстру вимог до надання адміністративних послуг та порядку проведення особистого прийому громадян | відповідає вимогам |
| |||||||||||||||
| ДП 4.3 | Кількість наявних місць для обслуговування громадян з обмеженими можливостями | Наявність подвійних вхідних дверей, відсутність східців | відповідає вимогам |
| |||||||||||||||
| ДП 4.5 | Кількість наявних автостоянок | 1 | відповідає вимогам |
| |||||||||||||||
| ДП 4.6 | Кількість доступних місць до Інтернету | 10 | відповідає вимогам |
| |||||||||||||||
| ДП 4.7 | Кількість зв'язків із замовником через електронну пошту | 50, електронна адреса підприємства Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. Вам потрібно увімкнути JavaScript, щоб побачити її. | відповідає вимогам |
| |||||||||||||||
|
|
| ДП 4.8 | Кількість відвідувачів сайту виконавчого комітету | Не можливо визначити | - |
| |||||||||||||
| ДП 4.9 | Кількість отриманих послуг за допомогою Дозвільного центру | - | - |
| |||||||||||||||
| ДП 4.10 | Кількість виїзних прийомів керівника підприємства | - | - |
| |||||||||||||||
| ДП 4.11 | Кількість виїзних прийомів керівного складу | - | - |
| |||||||||||||||
| ОП 4.12 | Дотримання порядку реєстрації звернень громадян на реєстраційно-контрольних картках чи в журналах реєстрації, ведення карток (журналів) обліку особистого прийому громадян | Контролюється (згідно номенклатури справи 01-10) | відповідає вимогам |
| |||||||||||||||
| ОП 4.13 | Дотримання порядку формування справ і картотек за зверненнями громадян та їх комплектація | Контролюється (згідно номенклатури справи 01-09) | відповідає вимогам |
| |||||||||||||||
| ОП 4.14 | Наявність затверджених графіка і порядку проведення особистого прийому громадян та їх дотримання | у наявності | відповідає вимогам |
| |||||||||||||||
| ОП 4.15 | Наявність затвердженого графіка роботи телефонної «гарячої лінії», його дотримання, ведення обліку повідомлень громадян | На АДС цілодобово ведеться журнальний облік скарг споживачів | відповідає вимогам |
| |||||||||||||||
| ОП 4.16 | Планування роботи зі зверненнями громадян | Протоколи планових нарад | відповідає вимогам |
| |||||||||||||||
| К 5 | Фаховість | ДП 5.1 | Кількість скарг щодо наданих послуг | 0 | відповідає вимогам |
| |||||||||||||
| ДП 5.2 | Кількість документів з повторним циклом опрацювання | - | - |
| |||||||||||||||
| ДП 5.3 | Кількість пропозицій щодо поліпшення | - | - |
| |||||||||||||||
|
|
|
| надання послуг після проходження навчання |
|
|
| |||||||||||||
| ДП 5.4 | Кількість наставників | начальники РЕК і РТМ, служб та майстри (19) | відповідає вимогам |
| |||||||||||||||
| К 6 | Прозорість | ДП 6.1 | Кількість публікацій у засобах масової інформації | газета «Вісті» – 4 публікації; | відповідає вимогам |
| |||||||||||||
| ДП 6.2 | Кількість об’єктів зовнішньої реклами про надання муніципальних послуг | 2 лайтбокси по вул. Київський Шлях: «Зима не за горами – сплатіть борги за тепло» | 2 лайтбокси по вул. Київський Шлях: «Зима не за горами – сплатіть борги за тепло» | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||
| ДП 6.3 | Кількість заходів, висвітлених телерадіостудією | 5 інтерв’ю з директором, висвітлення діяльності підприємства, інформація до Дня комунального працівника | 10 інтерв’ю з директором, висвітлення діяльності підприємства, інформація до Дня комунального працівника | відповідає вимогам |
| ||||||||||||||
| ДП 6.4 | Час трансляції про роботу виконавчого комітету, установи, яка перевіряється | - | - |
| |||||||||||||||
| ДП 6.5 | Кількість наданої інформації громадянам через телерадіостудію | 5 | - |
| |||||||||||||||
| ДП 6.6 | Розміщення на веб-сайті виконавчого комітету міської ради узагальнених матеріалів про організацію роботи зі зверненнями громадян, графіка проведення особистого прийому громадян керівництвом, роз’яснень з найбільш актуальних питань | В наявності на веб-сайті виконкому в розділі „структурні підрозділи”, закладка КПТМ „Бориспільтепломережа” | відповідає вимогам |
| |||||||||||||||
|
|
|
| громадян тощо |
|
| ||||||||||||||
| К 7 | Залучення | ДП 7.1 | Кількість управлінських послуг, прийнятих з попередніми узгодженнями та залученням дорадчих, громадських організацій | - | - | ||||||||
| ДП 7.2 | Кількість засідань Громадської Ради | - | - | ||||||||||
| ДП 7.3 | Кількість громадських слухань, проведених за сприянням працівників виконавчого комітету та установи, яка перевіряється | - | - | ||||||||||
| ДП 7.4 | Кількість створених місцевих інститутів за сприянням працівників виконавчого комітету та установи, яка перевіряється | - | - | ||||||||||
| ДП 7.5 | Кількість органів самоорганізації населення, створених за сприянням працівників виконавчого комітету | - | - | ||||||||||
| ДП 7.6 | Кількість створених об’єднань співвласників багатоквартирних будинків | - | - | ||||||||||
| ДП 7.7 | Кількість проведених заходів із залученням громадськості | - | - | ||||||||||
| К 8 | Справедливість | ДП 8.1 | Кількість звернень фізичних та юридичних осіб щодо дискримінації у наданні послуг (нацментальність, гендерна політика) | 0 | відповідає вимогам | ||||||||
| ОП 8.2 | Дотримання порядку розгляду звернень пільгової категорій громадян (інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної праці, жінок, яким присвоєно почесне звання "Мати-героїня") | Дотримується (скарги відсутні) | Дотримується (скарги відсутні) | відповідає вимогам | |||||||||
| К 9 | Мінімальна (справедлива) вартість | ДП 9.1 | Кількість скарг на необґрунтовано високу вартість адміністративних послуг | 0 | відповідає вимогам |
| |||||||
| ДП 9.2 | Наявність адміністративних актів, які встановлюють розмір плати за надання послуг | У наявності: в приміщенні інформаційно-довідкового центру | відповідає вимогам |
| |||||||||
| ДП 9.3 | Кількість місць для оплати та їх віддаленість від місць прийому громадян | 2 – «Приват-Банк» – К.Шлях, 39, (200 м) | відповідає вимогам |
| |||||||||
| К 10 | Ефективність | ДП 10.1 | Кількість працюючих на кількість наданих послуг | 316/6 027 | 304/3 314 | відповідає вимогам |
| ||||||
| ДП 10.2 | Фінансові ресурси на кількість наданих послуг | - | - |
| |||||||||
| ДП 10.3 | Кількість проведених заходів із кількістю залучених позабюджетних коштів | - | - |
| |||||||||
| ДП 10.4 | Кількість партнерів по обміну досвідом функціонування системи управління якістю | Виконавчий комітет, ЖРЕУ, ЖЕК-1, Тепломережі міст: Бровари, Вишгород, Переяслав-Хмельницький | відповідає вимогам |
| |||||||||
| К 11 | Економічність | ДП 11.1 | Відсоток зменшення системних одиниць у 2010 році порівняно з попередніми роком | 8,2% | вимірюється |
| |||||||
| ДП 11.2 | Відсоток збільшення адміністративних, інформаційних послуг без збільшення кількості штатних одиниць | 0 | вимірюється |
| |||||||||
Запитальник
з проведення комплексного перевіряння роботи служби діловодства, експертної комісії та архівного підрозділу Комунальне підприємство теплових мереж «Бориспільтепломережа»
Назва підрозділ діловодства – секретар;
Організаційно-правовий статус – підпорядкованість директору підприємства, наявність Статуту та посадових інструкцій співробітників;
Структура – секретар – контроль за надходженням та реєстрація заяв, скарг та листів громадян,); реєстрація вхідної та вихідної документації (згідно посадової інструкції);
Кількість співробітників служби діловодства – 1 особа:
Організатор діловодства, секретар, освіта – середня, стаж роботи – 1,5р
Призначена відповідальна особа за ведення діловодства – Мележик В.О.
| № | Питання | Відповідь | Виявленні порушення, недоліки | Виправлення | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
| 01.01. Стан організації діловодства | |||||
| 1 | Наявність Положення, Статуту | Статут затверджено рішенням міської ради від 29.01.2013 № 2838-34-VІ |
| Відповідає вимогам | |
| 2 | Наявність посадових інструкцій | Посадові інструкції затверджені наказом директора. Знаходяться у справі № 02-03, згідно номенклатури. Працівники ознайомлені з інструкціями під підпис |
| Відповідає вимогам | |
| 3 | Наявність інструкції з діловодства | Затверджена наказом 25.02.2013 № 29 |
| Відповідає вимогам | |
| 01.02. Документування діяльності | |||||
| 4 | Наявність бланків (їх види, відповідність (уніфікованій системі організаційно-розпорядчих документів) ДСТУ 4163-2003, порядок обліку) | Використовуються бланки виготовлені за допомогою комп’ютерної техніки |
| Бланки нумерувати, номенклатуру доповнити пунктом введення | |
|
|
|
|
| журналу бланків суворої звітності | |
| 5 | Впровадження ДСТУ 4163-2003 при оформленні реквізитів службових документів (розпорядчі документи, листи, протоколи тощо) | Інструкцією з діловодства |
| Відповідає вимогам | |
| 01.03. Організація документообігу | |||||
| 6 | Загальний обсяг документів, маршрути їх проходження | В загальній кількості становить – 2497, |
| Відповідає вимогам | |
| 7 | Системи реєстрації (централізована, децентралізована, змішана) | Змішана |
| Відповідає вимогам | |
| 8 | Форми реєстрації документів (журнальна, електронна, карткова) | Журнальна форма |
| Відповідає вимогам | |
| 9 | Ведення реєстрації документів в межах груп (залежно від назви, виду, | Відповідно до індексів структурних підрозділів |
| Відповідає вимогам | |
|
| автора, змісту) |
|
|
| |
| 01.04. Впровадження технологій електронного діловодства | |||||
| 10 | Наявність локальної мережі | Частково |
| Відповідає вимогам | |
| 11 | Впровадження системи САД | Відсутня |
|
| |
| 12 | Застосування електронного цифрового підпису (наявність сертифіката, ключа) | Застосується електронний цифровий підпис директора підприємства та гол. бухгалтера для здійснення платежів по «Клієнт-банку», для здачі електронної звітності та електронних розрахунків |
| Відповідає вимогам | |
| 13 | Внесення електронних документів в номенклатуру справ | Відсутнє |
|
| |
| 14 | Формування електронних документів у справи (файли) відповідно до номенклатури справ | Внесення електронних документів в номенклатуру справ відсутнє. |
|
| |
| 15 | Характеристика електронних документів (види документів, що функціонують тільки у електронному вигляді, дублювання документів в електронному та паперовому вигляді,їх співвідношення) | На підприємстві ведеться журнальна форма документів. |
|
| |
| 16 | Характеристика змісту інформації електронних документів | Не формуються електронні документи, оскільки відсутнє використання електронної звітності. |
|
| |
| 01.05. Організація контролю за виконанням документів | |||||
| 17 | Наявність картотек, їх ведення (традиційне,електронне) | Відсутнє |
|
| |
| 18 | Дотримання термінів виконання документів (складання довідок про хід | Контроль за дотриманням термінів виконання |
|
| |
|
| виконання, інформування керівництва) | ведеться в журнальному вигляді |
|
| |
| 01.06. Організація спеціальних видів діловодства | |||||
| 19 | Наявність індивідуальної інструкції про порядок роботи з документами, які місять конфіденційну інформацію | Відсутнє |
|
| |
| 20 | Порядок реєстрації та обліку, формування справ, забезпечення збереженості документів з грифом обмеження доступу | Відсутнє |
|
| |
| 21 | Наявність інструкції по роботі зі зверненнями громадян | Затверджена наказом директора підприємства від 25.02.2013 № 30. |
| Внести зміни щодо реєстраційного номера заяв і звернень громадян | |
| 22 | Порядок реєстрації документів , формування справ за зверненнями громадян | Згідно Інструкції за зверненнями громадян. |
| Звернути увагу що звернення громадян реєструються в журналі реєстрації заяв і скарг громадян і в журналу ставиться відмітка про виконання. Окремо вихідні листи не реєструються | |
| 01.07. Організація роботи з документами в діловодстві | |||||
| 23 | Наявність зведеної номенклатури справ (дата погодження архівом та затвердження керівником) | Номенклатура затверджена директором підприємства та передана для погодження до архівного відділу міської ради з 01.03.2013 |
| Відповідає вимогам та погоджена протоколом ЕК архівного відділу міської ради №4 від 31.03.2013р. | |
| 24 | Наявність номенклатури справ в структурних | У структурних підрозділах |
| Відповідає вимогам | |
|
| підрозділах | знаходяться витяги з номенклатури справ |
|
| |
| 25 | Формування розпорядчих документів (наказів, гриф «Затверджено») | Формуються відповідно до інструкції з діловодства |
| Звертати увагу на констатуючу частину наказів | |
| 26 | Стан формування справ у структурних підрозділах | Формуються згідно номенклатури справ |
| Відповідає вимогам | |
| 01.08. Організація відомчого контролю за станом діловодства та архівної справи | |||||
| 27 | Наявність відомчих переліків зі строками зберігання, типових або примірних номенклатур справ, інструкцій з діловодства, методичних посібників з питань діловодства та архівної справи) | На підприємстві є переліків типових документів із зазначенням строків зберігання документів номенклатури справ, практичний посібник з діловодства, інструкція з діловодства та методичні посібники |
| Відповідає вимогам | |
| 28 | Заходи щодо підвищення кваліфікації працівників діловодної служби (курси, семінари, наради) | Підвищення кваліфікації працівники підприємства за 2012 рік: 13 грудня 2012 року 2 особи відвідала семінар – практикум з організації діловодства та архівної справи |
|
| |
| 02. Організація роботи експертної комісії (ЕК) | |||||
| 29 | Наявність положення про ЕК та її склад (дата погодження з ЕК архівного відділу та затвердження керівником) | Відсутня наявність положення про ЕК |
| Підготувати положення про ЕК та погодити відповідним чином | |
| 30 | Наявність плану роботи, звіту ЕК | Відсутній |
| Включати план роботи ЕК до річного плану роботи підприємства | |
| 31 | Регулярність засідань | Відсутні |
| Засідання проводити не рідше 1 разу на рік | |
| 32 | Оформлення протоколів | Відсутні |
| Проведення засідань оформляти протокольно | |
| 03. організація роботи архівного підрозділу | |||||
| 33 | Ступінь самостійності | Відповідальна особа за ведення архіву на підприємстві відсутня |
| Призначити наказом відповідальну особу за ведення архівної справи наказом директора | |
| 34 | Положення про архівний підрозділ (дата погодження з ЕК архівного відділу та затвердження керівником) | Відсутнє положення |
| Розробити положення про архівний відділ | |
| 35 | Кількість працівників (штатні одиниці особа, відповідальна за архів) їх освіта, стаж роботи | Відсутні |
| Призначити відповідальну особу за ведення архіву | |
| 36 | Наявність плану роботи, звіти про його виконання | Відсутні |
| Включити план роботи до річного плану підприємства | |
| 03.02. забезпечення збереженості документів | |||||
| 37 | Характеристика приміщення архівного підрозділу (загальна площа, кількість архівосховищ, наявність робочої кімнати, вид опалення, наявність грат, штор, жалюзі) | Приміщення відсутнє. |
| Виділити приміщення для архіву | |
| 37 | Електро і протипожежне обладнання, наявність протипожежних засобів, охорона | Відсутні |
| Забезпечити безпеку приміщення | |
| 39 | Наявність контрольно-вимірювальних приладів, реєстрація їх показників | Відсутнє |
| Придбати контрольно-вимірювальні прилади | |
| 40 | Характеристика фізичного стану документів і повнота їх збереження, факти втрати чи незаконного | Фізичний стан документів не проводився, |
| Не відповідає | |
|
| нищення документів (акти про нестачу) | незаконного знищення документів не виявлено |
|
| |
| 41 | Проведення перевірянь наявності документів постійного зберігання та з особового складу, документальне оформлення підсумків | Не проводиться формування документів архівістом |
| Не відповідає | |
| 03.03. Організація обліку документів | |||||
| 42 | Наявність облікових документі (книга обліку надходження та вибуття документів з архівного підрозділу, справа фонду, паспорт архівного підрозділу описи справ постійного зберігання та з особового складу - за які роки складено, дата погодження з ЕК архівного відділу) | Описи справ постійного зберігання та особового складу не проводиться |
| Не відповідає | |
| 43 | Наявність довідкового апарату (описи справ, історична довідка, номенклатура справ) | Відсутня історична довідка та описи справ, довідковий апарат відсутній |
| До 01.10.2013 сформувати історичну довідку, описи справ, акти на знищення документів, в яких минув термін зберігання | |
| 44 | Наявність актів про вилучення документів до знищення, актів перевіряння наявності справ | Акти про вилучення документів відсутні |
| До 01.10.2013 сформувати акти наявності перевіряння справ | |
| 45 | Кількість справ, що зберігаються понад встановлені строки | Неможливо встановити кількість справ |
| Оформити документально кількість справ, що зберігаються понад встановлені строки | |
| 03.04. Користування документами архівного підрозділу | |||||
| 46 | Наявність книги видавання справ у тимчасове | Відсутня |
| Завести до 01.06.2013 книгу | |
|
| користування співробітниками установи |
|
| видання справ у тимчасове користування | |
| 47 | Організація видавання документів за межі установи | Запити не поступали |
|
| |
| 48 | Кількість виконаних запитів на документи | Немає |
|
| |
| 03.05. Зберігання електронних документів (за наявності) | |||||
| 49 | Наявність окремого архіву електронних документів | Відсутня |
| Відповідає вимогам | |
| 50 | Види носіїв (жорсткі диски персональних комп’ютерів, жорсткі диски серверів, лазерні диски, дискети) | Відсутні |
| Відповідає вимогам | |
| 51 | Наявність описів справ в електронному вигляді, супровідної документації | Відсутні |
| Відповідає вимогам | |
| 4. Організація роботи звернення громадян | |||||
| 52 | Дотримання порядку реєстрації звернень громадян на реєстраційно-контрольних картках чи в журналах реєстрації, ведення карток (журналів) обліку особистого прийому | На підприємстві дотримуємось порядку реєстрації звернень громадян в журналах реєстрації, ведуться журнали обліку особистого прийому громадян. |
|
Ввести зміни відносно нумерації звернень громадян | |
| 53 | Дотримання порядку формування справ і картотек за зверненнями громадян та їх комплектації | По зверненням громадян дотримується: строки розгляду, та надання відповіді у встановлений термін; порядок розгляду звернень окремих категорій. |
| Відповідає вимогам | |
| 54 | Дотримання строку розгляду звернень громадян | Дотримується. |
| Відповідає вимогам | |
|
|
| картці, ті, які не потребують додаткового вивчення, – невідкладно, але не пізніше 15 днів від їх отримання. |
|
| |
| 55 | Дотримання строку та пересилання звернень громадян іншим уповноваженим органам | Пересилання звернень громадян іншим уповноваженим органам не було |
| Відповідає вимогам | |
| 56 | Дотримання порядку розгляду звернень окремих категорій громадян (інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної праці, жінок, яким присвоєно почесне звання “Мати-героїня” | Обслуговуються першочергово |
|
| |
| 57 | Наявність затверджених графіка і порядку проведення особистого прийому громадян та їх дотримання | Розроблено, затверджено та дотримується: графік і порядок проведення особистого прийому |
| Відповідає вимогам | |
| 58 | Наявність належним чином обладнаного приміщення для проведення особистого прийому | Обладнане приміщення відсутнє. Прийом громадян відбувається в кабінеті директора. Особистий прийом громадян директором підприємства |
| Відповідає вимогам | |
|
|
| проводиться в середу та п’ятницю з 09-00 до 13-00 год., заступником директора в четвер з 14-00 до 17-00, ведеться журнал обліку особистого прийому громадян |
|
| |
| 59 | Наявність затвердженого графіка роботи “гарячої лінії”, його дотримання, ведення обліку повідомлень громадян | Повідомлення громадян цілодобово приймається диспетчером АДС |
| Відповідає вимогам | |
| 60 | Проведення аналітичної роботи із зверненнями громадян | Щопонеділка на плановій нараді висвітлюються питання зі зверненням громадян |
| Відповідає вимогам | |
| 61 | Проведення нарад з питань звернення громадян | Щопонеділка в 14-00год |
| Відповідає вимогам | |
| 62 | Планування роботи із зверненнями громадян | Планування роботи із зверненням громадян не ведеться |
| Включити в загальний річний план підприємства | |
| 63 | Систематичне інформування керівництва органу виконавчої влади про стан роботи із зверненнями громадян | Щорічно. Рішення виконавчого комітету міської ради від 07.12.2011 №653 «Про графік особистого звітування на засіданні виконавчого комітету міської ради начальників управлінь, відділів, служб міської ради та її виконавчого комітету, керівників підприємств, установ, організацій міста щодо рівня організації роботи зі зверненнями громадян та надання |
| Відповідає вимогам | |
|
|
| послуг за 2011 рік». |
|
| |
| 64 | Розміщення на веб-сайті органу виконавчої влади узагальнених матеріалів про організацію роботи із зверненнями громадян, графіка особистого прийому, роз’яснень на найбільш актуальні питання громадян | Не ведеться |
| Відповідає вимогам | |
Керуючий справами Л.Л.Передерей
