Заслухавши особистий звіт начальника управління освіти і науки міської ради Чернойван Т.А. про рівень організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг за 2012 рік, відповідно до Закону України «Про звернення громадян», пп. 1 п. б) ч. 1 ст. 38, п. 2 ст. 52 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні», постанови Кабінету Міністрів України від 24.06.2009 № 630 «Про затвердження Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади», рішення виконавчого комітету міської ради від 24.11.2009 № 1032 «Про затвердження методики оцінювання рівня організації роботи зі зверненнями громадян в управліннях, відділах, службах виконавчого комітету міської ради, комунальних підприємствах міста», розпорядження міського голови від 19.12.2012 № 394 «Про графік особистого звітування на засіданні виконавчого комітету міської ради начальників управлінь, відділів, служб міської ради та її виконавчого комітету, керівників підприємств, установ і організацій міста щодо рівня організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг за 2012 рік» та протоколу перевірки організації роботи зі зверненнями громадян в управлінні освіти і науки від 23.04.2013 № 9 виконавчий комітет міської ради ВИРІШИВ:
1. Взяти до відома звіт начальника управління освіти і науки міської ради Чернойван Т.А. щодо рівня організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг в управлінні освіти і науки міської ради за 2012 рік (додається).
2. Оцінити організацію роботи зі зверненнями громадян в управлінні освіти і науки за 2012 рік за основними та додатковими показниками відповідно до затвердженої методики оцінювання рівня організації роботи зі зверненнями громадян в управліннях, відділах, службах виконавчого комітету міської ради, комунальних підприємствах міста як таку, що відповідає вимогам, установленим законодавством.
3. Рекомендувати управлінню освіти і науки міської ради: звернути увагу на вчасне виконання документів, посилити контроль за їх виконанням, формувати план роботи експертної комісії, формувати план роботи архівного підрозділу, дерев'яні стелажі обробити вогнегасними засобами, до 01.06 2013 провести перевіряння наявності та стану документів та оформити документально, до 01.10 2013 вирішити питання передання документів дитячих установ до трудового архіву, до 01.06.2013 завести книгу обліку та вибуття документів, заповнити паспорт архівного підрозділу, до 01.10 2013 підготовити акти про знищення по 2010 рік, до 01.10 2013 підготовити інформацію про кількість документів, що зберігаються понад встановлені терміни, завести журнал видачі документів у тимчасове користування з архівного підрозділу.
4. У місячний термін після прийняття рішення начальнику управління освіти і науки Чернойван Т.А. інформацію про оцінку роботи зі зверненнями громадян за 2012 рік висвітлити на офіційному веб-сайті міської ради.
5. Контроль за виконанням цього рішення покласти на керуючого справами виконавчого комітету міської ради Передерей Л.Л.
Міський голова А.С. Федорчук
Додаток до
рішення виконавчого
комітету міської ради
29.04.2013 № 273
Звіт
про рівень організації роботи зі зверненнями громадян
та надання послуг в управлінні освіти і науки за 2012 рік
Протягом звітного періоду робота зі зверненнями громадян в управлінні освіти і науки міської ради проводилася у порядку, визначеному Конституцією України, Законом України «Про звернення громадян», іншими актами Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, що регламентують роботу зі зверненнями громадян.
За 2012 рік до управління освіти і науки надійшло 107 звернень від громадян (з них -73 письмових, на прийомі у начальника – 34 ), що на 14 звернень менше, ніж за відповідний період 2011 року (всього було 121, з них 93 – письмових та 28 осіб побували на особистому прийомі).
Інформація про розгляд звернень громадян управлінням освіти і науки за 2010-2012 роки
Через вищі органи державної влади та інші установи за 2012 рік до управління освіти і науки надійшло 3 звернення, що на 3 менше в порівнянні з 2011 роком: через урядову гарчу лінію надійшло 1 звернення (працевлаштування Сірик Г.В.), через виконавчий комітет Бориспільської міської ради 2 звернення.
Звернення через вищі органи державної влади та інші установи
У звітному році надійшло 2 повторних звернення та 2 колективних звернення. Питання, що порушуються у повторних зверненнях стосуються організації роботи обслуговуючого персоналу в загальноосвітніх навчальних закладах. У колективних зверненнях батьки Бориспільського НВК «Ліцей «Дизайн-освіта» імені Павла Чубинського – спеціалізована школа І-ІІІ ступенів» та Бориспільського НВК «Гімназія «Перспектива» – загальноосвітня школа І ступеня» порушують питання організації навчально-виховного процесу.
Основні питання з якими громадяни звертались до управління освіти і науки стосуються:
влаштування дітей в дошкільні навчальні заклади – 45 звернень, що становить 42% від усіх звернень (з них – 26 письмових та 19 усних);
видача довідки про володіння державною мовою – 7 або 7% від усіх звернень;
організація навчально-виховного процесу – 10 або 9%;
оренда приміщень навчальних закладів – 14 звернень, що становить 13% від усіх звернень;
оздоровлення дітей – 6 звернень, що становить 6% від усіх звернень;
працевлаштування, оплата праці – 15 або 14%;
інші – 10 звернень або 9%.
Основні питання звернень громадян
За видами звернень домінують заяви з вирішення певних питань, що становить 97% усіх звернень, і лише 3% складають скарги та пропозиції.
За звітний період звернень героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, Героїв України та інвалідів Великої Вітчизняної війни не було.
Відповіді на заяви громадян надаються своєчасно і законодавчо обґрунтовані, без порушення термінів розгляду, передбачених Законом України «Про звернення громадян». Забезпечується уважне ставлення до вирішення проблем, з якими звертаються громадяни.
У 2012 році на особистий прийом до начальника управління звернулося 34 особи, що на 6 звернень більше порівняно з відповідним періодом минулого року. Порядок особистого прийому громадян здійснюється відповідно до затвердженого в установленому порядку графіку прийому громадян відповідальними працівниками управління освіти і науки Бориспільської міської ради.
Звернення на особистому прийомі у начальника
Надання послуг в управлінні освіти і науки
Робота управління освіти і науки в 2012 році була спрямована на створення умов для розвитку доступної та якісної системи освіти відповідно до вимог суспільства: забезпечення ефективного управління системою освіти міста, вироблення нової освітньої та наукової стратегії із урахуванням перспективи якісних змін в Українській державі, особистісного розвитку суб’єктів навчально-виховного процесу, варіативності і відкритості школи, модернізацію змісту, методів, форм навчання і виховання, системи контролю і оцінювання.
Замовниками послуг управління освіти і науки є учні загальноосвітніх навчальних закладів, діти дошкільних навчальних закладів, вихованці позашкільних навчальних закладів, батьки, або особи, які їх замінюють, працівники навчальних закладів міста.
У 2013 році управлінням освіти і науки надано 2058 послуг з них: 7 – адміністративних, 1950 – інформаційних, 16 – управлінських.
Робота, проведена управлінням освіти і науки у 2012 році
Назва процесу | Кількісний показник |
| 1 | 2 |
| Наради керівників навчальних закладів | 20 |
| Наради працівників управління у начальника | 27 |
| Засідання Колегії управління освіти і науки | 4 |
| Засідання науково-методичної ради міського методичного | 8 |
| 1 | 2 |
| кабінету управління освіти і науки |
|
| Засідання атестаційної комісії управління освіти і науки | 2 |
| Засідання експертної комісії з проведення експертизи цінності документів управління освіти і науки | 3 |
| Засідань комітету з конкурсних торгів | 15 |
| Оформлено державних актів на землю | 4 |
| Проведено атестацію робочих місць за умовами праці кухарів у загальноосвітніх навчальних закладах, дошкільних навчальних закладах | 15 |
| Проведено державну атестацію навчальних закладів | 3 |
| Проведено семінарів для педагогічних працівників | 64 |
| Проведено круглих столів | 3 |
| Проведено науково-практичні конференції | 3 |
| Завезено підручників у загальноосвітні навчальні заклади | 10642 примірників |
| Здійснено передплату на основні фахові педагогічні видання для навчальних закладів | на суму |
| Організовано навчання вчителів за програмою “Intel” | 92 |
| Організовано курсову перепідготовку педагогічних працівників | 161 |
| Організовано функціонування таборів з денним перебування у загальноосвітніх навчальних закладах для дітей 1-4 класів | 7 таборів |
| Організовано відпочинок та оздоровлення дітей | 238 дітей |
| Проведено міських предметних олімпіад | 531 учасник |
| Проведено міський конкурс-захист науково-дослідницьких робіт МАН | 41 |
| Проведення конкурсу з української мови ім. П.Яцика, мовно-літературний конкурс ім. Т.Шевченка, конкурс учнівської творчості «Об’єднаймося ж, брати мої!», «Я – Київщини гордість і надія!» | 230 учасників |
| Організовано участь учнів у спортивних змаганнях з різних видів спорту, що входили до програми обласних змагань | 50 спортивних змагань |
| 1 | 2 |
| Проведено масових заходів (конкурси, змагання тощо) | 88 |
| Міською МПМК поновлено та уточнено електронний банк даних дітей з особливими освітніми потребами |
|
| Проведено 10 виїзних засідань міської психолого-медико-педагогічною консультацію (ПМПК) з метою обстеження дітей дошкільного віку з вадами мови | 196 |
| Обстеження дітей шкільного віку міською ПМПК | 61 дитина |
| Розширено мережу груп дошкільних навчальних закладів | відкрито 2 групи для дітей раннього віку в дошкільних закладах «Світлячок», «Веселка» |
| Нарахування заробітної плати працівникам навчальних закладів, управління освіти і науки | 1090 |
| Складання штатних розписів навчальних закладів | 26 закладів |
| Перевірка штатних розписів відокремлених навчальних закладів | 5 закладів |
| Складання тарифікаційних списків педагогічних працівників загальноосвітніх навчальних закладів | 20 закладів |
| Перевірка тарифікаційних списків педагогічних працівників відокремлених загальноосвітніх навчальних закладів | 5 закладів |
| Складання кошторисів установ | 25 закладів |
| Перевірка кошторисів установ | 5 закладів |
| Нарахування плати за харчування дітей у дошкільних навчальних закладах (щомісяця) | 2624 дітей |
| Нарахування плати за харчування учнів у загальноосвітніх навчальних закладах (щомісяця) | 2204 |
| Організація постачання продуктів харчування, господарчих товарів | 11 ДНЗ |
| Проведено тендерних процедур: всього | 19 |
| 1 | 2 |
| закупівля в одного учасника (енергоносії) | 4 |
| Укладено господарських договір: всього | 77 36 |
| Проведено інвентаризацію матеріальних цінностей у навчальних закладах, управлінні освіти і науки | 26 закладів |
| Здано документів на експертизу | 27 |
| Отримано позитивних експертних звітів | 23 |
| Здано в ДАБК та отримано декларації про початок виконання будівельних робіт | 18 |
| Здано в ДАБК та отримано декларації про готовність об’єкта до експлуатації | 18 |
| Отримано документів до проекту землеустрою щодо відведення земельної ділянки під будівництво шкіл по | 27 |
| Технагляд та перевірка кошторисно-проектної документації на поточний ремонт | 14 об'єктів |
| Складено кошторисів на поточний ремонт | 49 |
| Проведено економічний аналіз по заміні вікон різних фірм | 5 |
| Участь у складанні кошторисно-договірної документації на заміну вікон | 18 |
| Розрахунок вартості ремонтних робіт інженерних мереж та електропостачання закладів освіти згідно поданих письмових заявок | 20 |
| Проведення обстежень навчальних закладів з питань проведення ремонтних робіт | 76 |
Управлінням освіти і науки приділялась велика увага проведенню ремонтних робіт у навчальних закладах міста. На підготовку навчальних закладів до 2012/2013 навчального року з міського бюджету виділено та освоєно 4 307 293 грн, а саме:
| Види робіт | Виділено коштів (грн) |
| 1 | 2 |
| Заміна вікон | 1 000 000 |
| Придбання матеріалів для поточних ремонтів | 215 600 |
| 1 | 2 |
| Капітальні ремонти: | |
| ДНЗ №3 | 999 907 |
| ДНЗ «Берегиня» | 905 000 |
| ЗОШ І-ІІІст. № 3 (фойє, спортивний зал) | 963 302 |
| ДЮСШ (фасад) | 297 266 |
| БДЮТ (фасад, покрівля) | 301 723 |
| Ремонти санвузлів | 169 905 |
| Поточні ремонти | |
| Відмостків, цоколів, приямків, фасадів, дахів | 268 166 |
| Перезарядка вогнегасників | 17 800 |
| Вимір опору ізоляції та заземлення електромереж | 37 500 |
| Придбання тенологічного обладнання для харчоблоків | 20 369 |
| Ремонт систем опалення | 110 755 |
| Усього: | 4 307 293 |
Обсяг документообігу в управлінні освіти і науки
|
| 2011 рік | 2012 рік |
| ВСЬОГО | 8587 | 8050 |
| Вхідні: з них від | 2345 | 1912 |
| Виконавчого комітету | 443 | 282 |
| Департаменту освіти і науки | 663 | 713 |
| Навчальних закладів | 587 | 531 |
| Інших організацій | 531 | 278 |
| Звернення громадян (письмові) | 93 | 74 |
| Звернення громадян (на прийомі) | 28 | 34 |
| Вихідні листи | 1794 | 1667 |
| Телефонограми | 64 | 52 |
| Накази з основної діяльності | 608 | 617 |
| Накази з особового складу | 1506 | 1627 |
| Виписано відряджень | 747 | 881 |
| Видано довідок про місце роботи, стаж, заробітну плату, дітям ЧАЕС | 1523 | 1294 |
| Ідентифікаційний номер критерію | Назва критерію | Ідентифікаційний номер показника | Назва показника | Докази щодо проведеної роботи | Оцінка | |
| К 1 | Результативність | ОП 1.1 | Наявність затвердженого реєстру з кількістю ідентифікованих послуг | Затверджено наказом управління освіти і науки від 22.01.2011 №12 – 1 послуга | відповідає вимогам | |
| ДП 1.2 | Кількість наданих послуг | 2011 рік | 2012 рік | відповідає вимогам | ||
| ДП 1.2.1 | Адміністративних | 4 | 7 | відповідає вимогам | ||
| ДП 1.2.2 | Управлінських | 16 програм | відповідає вимогам | |||
| 13. Міська Програма безперешкодного доступу людей з обмеженими фізичними можливостями до об’єктів житлового та громадського призначення на 2009-2011 роки |
| |||||
|
|
|
|
| 12. Програма "Чиста вода" |
| |
| ДП 1.2.3 | Інформаційних | 1933 1523 | 1950 1294 | відповідає вимогам | ||
| ДП 1.2.4 | Кількість зареєстрованих звернень | 89 | 107 | вимірюється | ||
| ДП 1.3 | Кількість ненаданих послуг без пояснення причин | 0 | 0 | відповідає вимогам | ||
| ДП 1.3.1 | Адміністративних | 0 | 0 | відповідає вимогам | ||
| ДП 1.3.2 | Управлінських | 0 | 0 | відповідає вимогам | ||
| ДП 1.3.3 | Інформаційних | 0 | 0 | відповідає вимогам | ||
| ДП 1.4 | Кількість наданих адміністративних послуг з скороченням терміну виконання | - | 6 | вимірюється | ||
| ДП 1.5 | Кількість юридичних, фізичних осіб, що звернулись на прийом до начальника Управління | 28 | 34 | відповідає вимогам | ||
| ОП 1.7 | Проведення аналітичної роботи зі зверненнями громадян (аналізу звернень громадян щодо виявлення найбільш актуальних проблем та внесення | Аналітична інформація департаменту освіти і науки КОДА- лист від 29.12.2012 № 30-1-20-1666. | відповідає вимогам |
| ||
|
|
|
| пропозицій стосовно шляхів їх розв'язання, виявлення причин, що зумовлюють надходження повторних звернень громадян, безпідставної відмови в задоволенні законних вимог заявників тощо) | розгляду звернень громадян в управлінні в 2012 році розглянуто на Колегії управління освіти і науки – Протокол № 1 від 14.03.2013 номенклатура справ 04-25 |
|
|
| ОП 1.8 | Проведення нарад, семінарів, засідань комісій тощо з питань звернень громадян | Питання звернення громадян розглядаються на нарадах працівників управління у начальника – 1 | відповідає вимогам | |||
| ОП 1.9 | Систематичне інформування керівництва міської ради та її виконавчого комітету про стан роботи зі зверненнями громадян | Участь начальника управління у нарадах міського голови, заступника міського голови з гуманітарних питань-щопонеділка. | відповідає вимогам | |||
| К2 | Доступнісь | ДП 2.1 | Кількість адміністративних послуг, для яких створено інформаційні картки | 1 | відповідає вимогам | |
| ОП 2.2 | Наявність розміщеного реєстру адміністративних послуг в Інтернеті | На веб- сайті виконавчого комітету міської ради | відповідає вимогам | |||
| ДП 2.3 | Кількість доступних інформаційних карток, формулярів заяв та супровідних документів в Інтернеті | 1 | не відповідає вимогам | |||
| ДП 2.4 | Кількість формулярів заяв та супровідних документів у місцях прийому громадян | 1 | відповідає вимогам | |||
|
|
| ДП 2.5 | Кількість заповнених зразків формулярів заяв у місцях прийому громадян |
1 | відповідає вимогам | |
| ДП 2.6 | Кількість додаткових заходів, які повинен зробити замовник | 0 | відповідає вимогам | |||
| ДП 2.7 | Кількість пунктів обслуговування замовників із зразками заяв та інформаційними картками | 1 | відповідає вимогам | |||
| К3 | своєчасність | ОП 3.1 | Дотримання строку розгляду звернень громадян | Строки дотримуються | відповідає вимогам |
| ||||||||
| ОП 3.1.1 | Відсоток кількості послуг, по яких було прострочено терміни у відношенні до загальної кількості наданих адміністративних та інформаційних послуг | 0 | відповідає вимогам |
| ||||||||||
| ДП 3.2 | Кількість адміністративних послуг, по яких передбачено можливість прискореного розгляду послуги | 1 | вимірюється |
| ||||||||||
| ОП 3.3 | Кількість послуг, наданих з порушенням терміну виконання | 0 | 0 | відповідає вимогам |
| |||||||||
| ОП 3.3.1 | Адміністративних | 0 | 0 | відповідає вимогам |
| |||||||||
| ОП 3.3.2 | Управлінських | 0 | 0 | відповідає вимогам |
| |||||||||
| ОП 3.3.3 | Інформаційних | 0 | 0 | відповідає вимогам |
| |||||||||
|
|
| ДП 3.4 | Кількість проектів рішень, поданих на розгляд засідання виконавчого комітету з порушенням термінів, визначених регламентом виконавчого комітету | 0 | 2 | не відповідає вимогам |
| |||||||
| ДП 3.5 | Кількість проектів рішень, поданих на розгляд засідання міської ради з порушенням термінів, визначених | 0 | 0 | відповідає вимогам |
| |||||||||
| ОП 3.6 | Дотримання строку та порядку пересилання звернень громадян іншим уповноваженим органам | Строки дотримуються відповідно до Закону України "Про звернення громадян" | відповідає вимогам |
|
| |||||||||
| К4 | Зручність | ДП 4.1 | Кількість місць прийому громадян | 3 | 3 | відповідає вимогам |
| |||||||
| ОП 4.2 | Наявність належним чином обладнаного приміщення для проведення особистого прийому громадян, розміщення актів законодавства, інформаційних буклетів, зразків оформлення звернень та інших документів, відомостей про посадових осіб, які ведуть особистий прийом, місце і | Приміщення обладнані належним чином. | відповідає вимогам |
|
| |||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| ||||||||
|
|
|
| час прийому, місце знаходження відповідних виконавчих органів міської ради, контактні телефони тощо |
|
|
| ||||||||
| ДП 4.3 | Кількість наявних місць для обслуговування громадян з обмеженими можливостями | 0 | 1 | вимірюється |
| |||||||||
| ДП 4.5 | Кількість наявних автостоянок | 1 | відповідає вимогам |
| ||||||||||
| ДП 4.6 | Кількість доступних місць до Інтернету | 17 | 35 | вимірюється |
| |||||||||
| ДП 4.7 | Кількість зв'язків із замовником електронною | 2795 | 7565 | вимірюється |
| |||||||||
| ОП 4.12 | Дотримання порядку реєстрації звернень громадян на реєстраційно-контрольних картках чи в журналах реєстрації, ведення карток (журналів) обліку особистого прийому громадян | Згідно номенклатури справ реєстрація звернень громадян ведеться в журналі. Також ведеться журнал особистого прийому громадян | відповідає вимогам |
| ||||||||||
| ОП 4.13 | Дотримання порядку формування справ і картотек за зверненнями громадян та їх комплектація | Дотримується | Дотримується | відповідає вимогам |
| |||||||||
|
|
| ОП 4.14 | Наявність затверджених графіка і порядку проведення особистого прийому громадян | Наказ по управлінню | відповідає вимогам |
| ||||||||
|
|
|
| та їх дотримання |
|
|
| ||||||||
| ОП 4.16 | Планування роботи зі зверненнями громадян | План роботи управління освіти і науки на 2012рік | відповідає вимогам |
| ||||||||||
| К 5 | Фаховість | ДП 5.1 | Кількість скарг щодо наданих послуг | 0 | 0 | відповідає вимогам |
| |||||||
| ДП 5.2 | Кількість документів з повторним циклом опрацювання | 4 | 0 | вимірюється |
| |||||||||
| ДП 5.3 | Кількість пропозицій щодо поліпшення надання послуг після проходження навчання | 0 | 0 | вимірюється |
| |||||||||
| ДП 5.4 | Кількість наставників | 0 | 0 | вимірюється |
| |||||||||
| К 6 | Прозорість | ДП 6.1 | Кількість публікацій у засобах масової інформації про надання послуг | 64 | 71 | відповідає вимогам |
| |||||||
| ДП 6.2 | Кількість об’єктів зовнішньої реклами про надання послуг | 1 | 5 | відповідає вимогам |
| |||||||||
| ДП 6.3 | Кількість заходів, висвітлених телерадіостудією | 34
| 52 | вимірюється |
| |||||||||
| ДП 6.4 | Час трансляції про роботу установи, яка перевіряється | 170 хв. | 260 хв | вимірюється |
| |||||||||
| ДП 6.5 | Кількість наданої інформації | 42 | 62 | вимірюється |
| |||||||||
|
|
| ДП 6.6 | Розміщення на веб-сайті виконавчого комітету міської ради узагальнених матеріалів про організацію роботи зі зверненнями громадян, графіка проведення особистого прийому громадян керівництвом, роз’яснень з найбільш актуальних питань громадян тощо | Розміщено на сторінці веб-сайту міської ради | відповідає вимогам |
| ||||||||
| К 7 | Залучення громадськості | ДП 7.1 | Кількість управлінських послуг, прийнятих з попередніми узгодженнями та залученням дорадчих, громадських організацій | 0 | 0 | відповідає вимогам |
| |||||||
| ДП 7.2 | Кількість засідань Громадської Ради | Взято участь у 2 засіданнях | Взято участь у 2 засіданнях | вимірюється |
| |||||||||
| ДП 7.3 | Кількість громадських слухань, проведених за сприянням працівників установи, яка перевіряється |
| 0 | вимірюється |
| |||||||||
| ДП 7.4 | Кількість створених місцевих інститутів за сприянням працівників управління | - | - | відповідає вимогам |
| |||||||||
| ДП 7.5 | Кількість органів самоорганізації населення, створених за сприянням працівників управління освіти і науки | 0 | 0 | вимірюється |
| |||||||||
| ДП 7.6 | Кількість створених об’єднань співвласників багатоквартирних будинків | - | - | вимірюється |
| |||||||||
| ДП 7.7 | Кількість проведених заходів із залученням громадськості | 34 | 52 | вимірюється |
| |||||||||
| К 8 | Справедливість | ДП 8.1 | Кількість звернень фізичних та юридичних осіб щодо дискримінації у наданні послуг (нацментальність, гендерна політика) | 0 | 0 | відповідає вимогам |
| |||||||
|
|
| ОП 8.2 | Дотримання порядку розгляду звернень пільгової категорій громадян (інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної праці, жінок, яким присвоєно почесне звання "Мати-героїня" | Порядок розгляду дотримується. Громадяни даних категорій протягом 2012 року в управління не зверталися | відповідає вимогам |
| ||||||||
| К 9 | Мінімальна (справедлива) вартість | ДП 9.1 | Кількість скарг на необґрунтовано високу вартість адміністративних послуг | 0 | 0 | відповідає вимогам |
| |||||||
| ДП 9.2 | Наявність адміністративних актів, які встановлюють розмір плати за надання послуг | 0 | 0 | відповідає вимогам |
| |||||||||
| ДП 10.1 | Кількість працюючих на кількість наданих послуг | 41/2057 | вимірюється |
| ||||||||||
| К 10 | Ефективність | ДП 10.2 | Фінансові ресурси на кількість наданих послуг | 2 000 700,0/2039 | 2 574 300,0/ 2057 | вимірюється |
| |||||||
| ДП 10.4 | Кількість партнерів по обміну досвідом функціонування системи управління якістю | 33 | відповідає вимогам |
| ||||||||||
| К 11 | Економічність | ДП 11.1 | Відсоток зменшення системних одиниць у 2012 році порівняно з попереднім роком | 13,3% | 0 | вимірюється |
| |||||||
| ДП 11.2 | Відсоток збільшення адміністративних, інформаційних послуг без збільшення кількості штатних одиниць | 1% | 1% | вимірюється |
| |||||||||
|
|
|
|
| |||||||||||
Запитальник
з проведення комплексного перевіряння роботи служби діловодства, експертної комісії та архівного підрозділу
| № | Питання | Відповідь | Виявленні порушення, недоліки | Виправлення |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| 01.01. Стан організації діловодства | ||||
| 1 | Наявність Положення, Статуту | Положення затверджено рішенням Бориспільської міської ради від 13.12.2007 № 2584-V |
| Відповідає вимогам |
| 2 | Наявність посадових інструкцій | Посадові інструкції розроблені на всіх працівників, передбачених штатним розписом, відповідають встановленій структурі тексту,затверджені керівником. Працівники з інструкціями ознайомлені., про що свідчать підписи. |
| Відповідає вимогам |
| 3 | Наявність інструкції з діловодства | Затверджена наказом 30.03.2012 № 162. Текст відповідає типовій формі, включені всі необхідні розділи. Проведено навчання з вивчення інструкції (протокол від 06.04.2012 № 8) |
| Відповідає вимогам |
| 01.02. Документування діяльності | |||||||||
| 4 | Наявність бланків (їх види, відповідність (уніфікованій системі організаційно-розпорядчих документів) ДСТУ 4163-2003, порядок обліку) | В управлінні використовуються бланки для наказів з основної діяльності та особового складу, листів, бланки рішень Колегії управління. |
| Відповідає вимогам | |||||
| 5 | Впровадження ДСТУ 4163- | Реквізити наказів, листів, протоколів використовуються за стандартами, які |
| Відповідає вимогам | |||||
|
| 2003 при оформленні реквізитів службових документів (розпорядчі документи, листи, протоколи тощо) | також прописані в інструкції з діловодства. |
|
| |||||
| 01.03. Організація документообігу | |||||||||
| 6 | Загальний обсяг документів, маршрути їх проходження | Загальний обсяг документообігу в управлінні становить 8050, з них: вхідні – 2120, вихідні 1667, накази з основної діяльності - 617, наказів з особового складу – 1627, відрядження – 881, довідки -1294, |
| Відповідає вимогам | |||||
| 7 | Системи реєстрації | Система реєстрації в управлінні змішана: документи з основної |
| Відповідає вимогам | |||||
|
| (централізована, децентралізована, змішана) | діяльності реєструються в системі АСКОД секретарем, документи з особового складу – юридично-кадровий сектор; договори –централізована бухгалтерія, довідки-відповідальні працівники |
|
| |||||
| 8 | Форми реєстрації документів (журнальна, електронна, карткова) | Ведуться журнали вхідної, вихідної документації, ( в електронному варіанті а в кінці року роздруковуються), документів з грифом ЗАТВЕРДЖУЮ, звернення громадян, особистого прийому громадян начальником, наказів, договорів, довідок. |
| Відповідає вимогам | |||||
| 9 | Ведення реєстрації документів в межах груп (залежно від назви, виду, автора, змісту) | Реєстрація документів в управлінні проводиться в межах таких груп: |
| Відповідає вимогам | |||||
| 01.04. Впровадження технологій електронного діловодства | |||||||||
| 10 | Наявність локальної мережі | Локальна мережа встановлена |
| Відповідає вимогам | |||||
| 11 | Впровадження системи САД | Впроваджено систему АСКОД з основної діяльності |
| Відповідає вимогам | |||||
| 12 | Застосування електронного цифрового підпису (наявність сертифіката, ключа) | Електронний цифровий підпис не застосовується |
| Відповідає вимогам | |||||
| 13 | Внесення електронних документів в номенклатуру справ | Відсутнє |
| Відповідає вимогам | |||||
| 14 | Формування електронних документів у справи | Відсутнє |
| Відповідає вимогам | |||||
|
| (файли) відповідно до номенклатури справ |
|
|
| |||||
| 15 | Характеристика електронних документів | Таких немає |
| Відповідає вимогам | |||||
| 16 | Характеристика змісту інформації електронних документів | Таких немає |
| Відповідає вимогам | |||||
| 01.05. Організація контролю за виконанням документів | |||||||||
| 17 | Наявність картотек, їх ведення (традиційне,електронне) | Картотеки не ведуться |
| Відповідає вимогам | |||||
| 18 | Дотримання термінів виконання документів (складання довідок про хід виконання, інформування керівництва) | Документів по управлінню у 2012 році прострочених не було. |
| Звернути увагу на вчасне виконання документів, проводити контроль | |||||
| 01.06. Організація спеціальних видів діловодства | |||||||||
| 19 | Наявність індивідуальної інструкції про порядок роботи з документами, які місять конфіденційну інформацію | Документи, які місять конфіденційну інформацію відсутні |
| Відповідає вимогам | |||||
| 20 | Порядок реєстрації та обліку, формування справ, забезпечення збереженості документів з грифом обмеження доступу | Відсутнє |
| Відповідає вимогам | |||||
| 21 | Наявність інструкції по роботі зі зверненнями громадян | Інструкція з з ведення діловодства за зверненнями громадян в управлінні освіти і науки затверджена наказом від 22.12.2008 № 404-о |
| Відповідає вимогам | |||||
|
|
| погоджена ЕК архівного відділу протокол від 31.03.2013 № 3. |
|
| |||||
| 22 | Порядок реєстрації документів , формування справ за зверненнями громадян | Відповідальною за ведення діловодства за зверненнями громадян в управлінні є секретар (наказ від 29.12.2012 № 617). |
| Відповідає вимогам | |||||
| 01.07. Організація роботи з документами в діловодстві | |||||||||
| 23 | Наявність зведеної номенклатури справ (дата погодження архівом та затвердження керівником) | Номенклатура затверджена начальником управління та схвалена ЕК управління протокол від 27.12.2012 № 3 та погоджена ЕК архівного відділу міської ради протокол від 02.01.2013 №1 |
| Відповідає вимогам | |||||
| 24 | Наявність номенклатури справ в структурних підрозділах | Знаходиться в пам’яті комп’ютера та копії в паперовому варіанті у всіх структурних підрозділах |
|
| |||||
| 25 | Формування розпорядчих документів (наказів, гриф «Затверджено») | В управлінні формуються окремо накази з основної діяльності , накази з особового складу, документи з грифом "Затверджую" |
| Відповідає вимогам | |||||
|
|
| юридично-кадрового сектору, заступником начальника, завідувачем ММК та головним бухгалтером в залежності від типу наказу. |
|
| |||||
| 26 | Стан формування справ у структурних підрозділах | Справи формуються відповідно до номенклатури справ, всі справи ідентифіковані. |
| Відповідає вимогам | |||||
| 01.08. Організація відомчого контролю за станом діловодства та архівної справи | |||||||||
| 27 | Наявність відомчих переліків зі строками зберігання, типових або примірних номенклатур справ, інструкцій з діловодства, методичних посібників з питань діловодства та архівної справи) | Відомчий перелік та номенклатура справ відсутні. |
| Відповідає вимогам | |||||
| 28 | Заходи щодо підвищення кваліфікації працівників діловодної служби (курси, семінари, наради) | Відповідальні працівники відвідали семінари – практикуми з діловодства та архівної справи у виконавчому комітеті в т.ч. 31 травня та 13 грудня 2012 року |
| Відповідає вимогам | |||||
| 02. Організація роботи експертної комісії (ЕК) | |||||||||
| 29 | Наявність положення про ЕК та її склад (дата погодження з ЕК архівного відділу та | Склад ЕК управління затверджено наказом від 15.10.2012 № 499. |
| Відповідає вимогам | |||||
|
| затвердження керівником) | архівного відділу міської ради протокол від 31.03.2013 № 4 |
|
| |||||
| 30 | Наявність плану роботи, звіту ЕК | План роботи ЕК на 2012 рік відсутній |
| Формувати план роботи ЕК | |||||
| 31 | Регулярність засідань | У 2012 році – 3 засідання. Протоколи оформлені. У 2013 році – 2 засідання |
| Відповідає вимогам | |||||
| 32 | Оформлення протоколів | Протоколи справа № 30-1-29 за 2012 рік та № 04-39 |
| Відповідає вимогам | |||||
| 03. організація роботи архівного підрозділу | |||||||||
| 33 | Ступінь самостійності | Відокремленого підрозділу немає. |
| Відповідає вимогам | |||||
| 34 | Положення про архівний підрозділ (дата погодження з ЕК архівного відділу та затвердження керівником) | Положення про архівний підрозділ на підприємстві затверджено наказом керівника від 29.03.2013 |
| Відповідає вимогам | |||||
| 35 | Кількість працівників (штатні одиниці особа, відповідальна за архів) їх освіта, стаж роботи | Особа, відповідальна за архівну справу – бухгалтер централізованої бухгалтерії. Освіта – середня спеціальна (правознавство та облік в системі соціального забезпечення), стаж роботи – 40 років. |
| Відповідає вимогам | |||||
| 36 | Наявність плану роботи, звіту про його виконання | План роботи відсутній |
| Формувати план роботи архівного підрозділу | |||||
| 03.02. Забезпечення збереженості документів | |||||||||
| 37 | Характеристика приміщення архівного підрозділу (загальна площа, кількість архівосховищ, | Окрема кімната площею 20 кв.м), І поверх, денне освітлення, стелажі дерев’яні, опалення централізоване, грати встановлені |
| Дерев'яні стелажі обробити вогнегас-ними засобами | |||||
|
| наявність робочої кімнати, вид опалення, наявність грат, штор, жалюзі) |
|
|
| |||||
| 37 | Електро- і протипожежне обладнання, наявність протипожежних засобів, охорона | Приміщення забезпечено вогнегасником, дотримано термін придатності |
| Відповідає вимогам | |||||
| 39 | Наявність контрольно-вимірювальних приладів, реєстрація їх показників | В наявності є термометр та гігрометр. Реєстрація показників не ведеться |
| Відповідає вимогам | |||||
| 40 | Характеристика фізичного стану документів і повнота їх збереження, факти втрати чи незаконного нищення документів (акти про нестачу) | Фізичний стан документів задовільний, фактів втрати чи нищення документів не було |
| Відповідає вимогам | |||||
| 41 | Проведення перевірянь наявності документів постійного зберігання та з особового складу, документальне оформлення підсумків | Не велось | Виявлено документи закритих дитячих установ, що зберігаються в архівному підрозділі. | До 01.06 2013 року провести перевіряння наявності та стану документів та оформити документально. | |||||
| 03.03. Організація обліку документів | |||||||||
| 42 | Наявність облікових документі (книга | Книга обліку надходження та вибуття документів з архівного |
| До 01.06.2013 | |||||
|
| обліку надходження та вибуття документів з архівного підрозділу, справа фонду, паспорт архівного підрозділу описи справ постійного зберігання та з особового складу - за які роки складено, дата погодження з ЕК архівного відділу) | підрозділу, справа фонду, паспорт архівного підрозділу не ведуться. Описи справ № 1, № 2 за 2004-2008 роки- погоджено ЕК архівного відділу протокол від 29.10.2009 № 10. Описи справ № 1, № 2 за 2009-2010 роки- погоджено ЕК архівного відділу |
| завести книгу обліку та вибуття документів, заповнити паспорт архівного підрозділу | |||||
| 43 | Наявність довідкового апарату (описи справ, історична довідка, номенклатура справ) | Історичні довідки формовано по 2003 рік. |
| Відповідає вимогам | |||||
| 44 | Наявність актів про вилучення документів до знищення, актів перевіряння наявності справ | Акти про вилучення до знищення формовано по 2001 рік. |
| До 01.10 2013 підготовити акти про знищення по 2010 рік | |||||
| 45 | Кількість справ, що зберігаються понад встановлені строки | Така статистика не велась |
| До 01.10 2013 підготовити інформацію про кількість документів, що зберігаються понад встановлені терміни | |||||
| 03.04. Користування документами архівного підрозділу | |||||||||
| 46 | Наявність книги видавання справ у тимчасове користування співробітниками установи | Журнал видачі справ не вівся |
| Завести журнал видачі документів у тимчасове користування з | |||||
|
|
|
|
| архівного підрозділу | |||||
| 47 | Організація видавання документів за межі установи | Документи за межі установи не видаються |
| Відповідає вимогам | |||||
| 48 | Кількість виконаних запитів на документи | За 2012 рік видано 16 витягів із наказів за запитами працівників освітньої галузі міста. |
| Відповідає вимогам | |||||
| 03.05. Зберігання електронних документів (за наявності) | |||||||||
| 49 | Наявність окремого архіву електронних документів | Відсутній |
| Відповідає вимогам | |||||
| 50 | Види носіїв (жорсткі диски персональних комп’ютерів, жорсткі диски серверів, лазерні диски, дискети) | Відсутні |
| Відповідає вимогам | |||||
| 51 | Наявність описів справ в електронному вигляді, супровідної документації | Не ведеться |
| Відповідає вимогам | |||||
| 4. Організація роботи звернення громадян | |||||||||
| 52 | Дотримання порядку реєстрації звернень громадян на реєстраційно-контрольних картках чи в журналах реєстрації, ведення карток (журналів) обліку особистого прийому | Ведеться журнал реєстрації заяв, звернень, скарг громадян, Журнал особистого прийому громадян. |
| Відповідає вимогам | |||||
| 53 | Дотримання порядку формування справ і картотек за зверненнями громадян та їх комплектації | Ведеться журнальна форма обліку. Справи формуються із звернення, відповіді, оформляється титульна сторінка. |
| Відповідає вимогам | |||||
| 54 | Дотримання строку | Звернення громадян, розглядаються |
| Відповідає | |||||
|
| розгляду звернень громадян | у встановлені законодавством строки. Порушень термінів немає. |
| вимогам | |||||
| 55 | Дотримання строку та пересилання звернень громадян іншим уповноваженим органам | Необхідності пересилання звернень громадян іншим уповноваженим органам не було |
| Відповідає вимогам | |||||
| 56 | Дотримання порядку розгляду звернень окремих категорій громадян (інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної праці, жінок, яким присвоєно почесне звання «Мати-героїня» | У разі надходження таких звернень терміни розгляду дотримуються. У 2012 році таких звернень до управління не надходило. |
| Відповідає вимогам | |||||
| 57 | Наявність затверджених графіка і порядку проведення особистого прийому громадян та їх дотримання | Наказ від 24.01.2012 № 29 на 2012 рік |
| Відповідає вимогам | |||||
| 58 | Наявність належним чином обладнаного приміщення для проведення особистого прийому | Приміщення для особистого прийому громадян обладнані належним чином |
| Відповідає вимогам | |||||
| 59 | Наявність затвердженого графіка роботи «гарячої лінії», його дотримання, ведення обліку повідомлень громадян | Затверджено начальником графік роботи «Гарячої лінії»; працює постійно. Наказ від 24.01.2012 |
| Відповідає вимогам | |||||
| 60 | Проведення аналітичної роботи із зверненнями громадян | Аналітична робота із зверненнями громадян розглядається на колегії управління – за 2012 рік протокол № 1 від 14.03.2013. |
| Відповідає вимогам | |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |||||
|
|
| молоді від 29.12.2012 № 30-1-20-1666 |
|
| |||||
| 61 | Проведення нарад з питань звернення громадян | Питання звернення громадян розглядаються на нарадах працівників управління у начальника – 1 |
| Відповідає вимогам | |||||
| 62 | Планування роботи із зверненнями громадян | Обсяг питань щодо роботи по зверненню громадян відображено плані роботи управління на 2012 рік |
| Відповідає вимогам | |||||
| 63 | Систематичне інформування керівництва органу виконавчої влади про стан роботи із зверненнями громадян | Щорічно проводиться звітування на засіданнях виконавчого комітету міської ради. За 2011 рік рішення |
| Відповідає вимогам | |||||
| 64 | Розміщення на веб-сайті органу виконавчої влади узагальнених матеріалів про організацію роботи із зверненнями громадян, графіка особистого прийому, роз’яснень на найбільш актуальні питання громадян | Інформація про роботу із звернення громадян після звітування розміщується на веб-сайті виконавчого комітету міської ради |
| Відповідає вимогам | |||||
Начальник управління
освіти і науки Т.А.Чернойван
