Заслухавши особистий звіт директора комунального підприємства водопровідно-каналізаційного господарства «Бориспільводоканал» Гануша О.М. про рівень організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг за 2012 рік, відповідно до Закону України «Про звернення громадян», пп. 1 п. б) ч. 1 ст. 38, п. 2 ст. 52 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні», постанови Кабінету Міністрів України від 24.06.2009 № 630 «Про затвердження Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади», рішення виконавчого комітету міської ради від 24.11.2009 № 1032 «Про затвердження методики оцінювання рівня організації роботи зі зверненнями громадян в управліннях, відділах, службах виконавчого комітету міської ради, комунальних підприємствах міста», розпорядження міського голови від 19.12.2012 № 394 «Про графік особистого звітування на засіданні виконавчого комітету міської ради начальників управлінь, відділів, служб міської ради та її виконавчого комітету, керівників підприємств, установ і організацій міста щодо рівня організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг за 2012 рік» та протоколу перевірки організації роботи зі зверненнями громадян в управлінні містобудування та архітектури міської ради від 11.04.2013 № 6 виконавчий комітет міської ради ВИРІШИВ:
1. Взяти до відома звіт директора комунального підприємства водопровідно-каналізаційного господарства «Бориспільводоканал» Гануша О.М. щодо рівня організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг за 2012 рік (додається).
2. Оцінити організацію роботи зі зверненнями громадян в комунальному підприємстві водопровідно-каналізаційного господарства «Бориспільводоканал» за 2012 рік за основними та додатковими показниками відповідно до затвердженої методики оцінювання рівня організації роботи зі зверненнями громадян в управліннях, відділах, службах виконавчого комітету міської ради, комунальних підприємствах міста як таку, що відповідає вимогам, установленим законодавством.
3. Рекомендувати комунальному підприємству водопровідно-каналізаційного господарства «Бориспільводоканал» затвердити план роботи підприємства на рік, план роботи експертної комісії та план роботи архівного підрозділу включати до річного плану підприємства, проводити засідання експертної комісії не менше одного разу на рік, або у разі потреби та оформлювати протоколи засідання; розробити бланки листів, наказів та оформити їх відповідно до вимог інструкції з діловодства та ДСТУ 4163-2003, вихідні листи щодо звернень громадян реєструвати в журналі звернення громадян, доповнити номенклатуру справ позицією вхідна та вихідна документація; провести перевіряння наявності та стану документів до 01.07.2013, підготувати список документів, які згідно типового переліку підлягатимуть вилученню та знищенню, про що скласти відповідні акти.
4. У місячний термін після прийняття рішення директору комунального підприємства водопровідно-каналізаційного господарства «Бориспільводоканал» Ганушу О.М.. інформацію про оцінку роботи зі зверненнями громадян за 2012 рік висвітлити на офіційному веб-сайті міської ради.
5. Контроль за виконанням цього рішення покласти на керуючого справами виконавчого комітету міської ради Передерей Л.Л.
Міський голова А.С. Федорчук
| Перший заступник міського голови |
| Керуючий справами |
|
|
| Начальник управління юридично-кадрового забезпечення |
|
|
| Начальник відділу організації надання адміністративних послуг |
Додаток
до рішення виконавчого комітету
міської ради
27.05.2013 № 317
Звіт
про рівень організації роботи зі зверненнями громадяни
в комунальному підприємстві водопровідно-каналізаційного господарства «Бориспільводоканал» за 2012 рік
На виконання Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування» в комунальному підприємстві водопровідно-каналізаційного господарства «Бориспільводоканал» (далі – КП ВКГ «Бориспільводоканал») затверджено графік особистого прийому громадян (наказ директора від 15.03.2007 №-47). Протягом 2012 року на особистий прийом до директора підприємства звернулось 103 фізичних та 232 юридичних осіб.
Приміщення належним чином обладнане для проведення особистого прийому громадян, розміщені законодавчі акти, інформаційні картки, буклети, зразки оформлень заяв, відомості про посадові особи, які ведуть особистий прийом, місце і час прийому. Існує кнопка виклику для громадян з обмеженими можливостями.
На підприємстві ідентифіковано та затверджено необхідний перелік послуг, 36 з яких основні. У 2012 році КП «Бориспільводоканал» надав послуг:
заключено договорів з юридичними особами – 423;
заключено договорів з фізичними особами – 12146;
видано технічних умов – з них: фізичним особам – 42, юридичним особам – 24;
погодження викопіювання з топознімку м.Борисполя – 38;
погодження проектів – 7;
погодження дозволів на встановлення рекламних щитів малому приватному підприємству «Артем» - 78.
повірено лічильників – 4647;
демонтаж лічильників + повірка – 777;
монтаж лічильників + повірка – 777;
вставка монтажна – 65.
Інформацію про час та порядок особистого прийому громадяни, про діяльність підприємства, та про надання послуг нашим підприємством, жителі міста можуть отримати за телефонами підприємства, в інформаційно-довідковому центрі КП ВКГ «Бориспільводоканал», на сайті Бориспільської міської ради та на сторінці КП ВКГ «Бориспільводоканал». Створений офіційний веб-сайт КП ВКГ «Бориспільводоканал».
Відповіді на звернення громадян надаються своєчасно і законодавчо обґрунтовані, без порушення термінів розгляду, передбачених Законом України «Про звернення громадян». Забезпечується уважне ставлення до вирішення проблем, з якими звертаються громадяни. Дотримується порядок реєстрації звернень громадян в журналі реєстрації обліку особистого прийому громадян.
КП ВКГ «Бориспільводоканал» забезпечує громадян достовірною інформацією про свою діяльність. У місцевих засобах масової інформації публікуються статті, надаються інтерв’ю. Протягом 2012 року у пресі опубліковано статті, про відсутність води під час хлорування, також ця інформація прозвучала на радіо.
З метою оперативного контролю за станом виконавської дисципліни в цілому та розгляду заяв і звернень громадян зокрема, на планових нарадах директором щопонеділка заслуховується стан виконавської дисципліни, даються відповідні оцінки виконавцям, доручення та вказівки щодо якісного і своєчасного розгляду звернень. З метою оперативного реагування на виникнення проблемних ситуацій на підприємстві проводиться аналітична робота з питань, які порушуються в зверненнях.
| Ідентифікаційний номер критерію | Назва критерію | Номер показника |
Назва показника | Докази щодо проведеної роботи |
Оцінка | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
| К 1 | Результативність | ОП 1.1 | Наявність затвердженого реєстру з кількістю ідентифікованих послуг | 2011 | 2012 | відповідає вимогам |
| Реєстр затвердже- | Реєстр затвердже-
| |||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ||||
|
|
| ДП 1.2 | Кількість наданих послуг відповідно до ідентифікації | 19717 | 18209 | відповідає вимогам | |||
| ДП 1.2.1 | Адміністративних | 12677 | 12677 | відповідає вимогам | |||||
| ДП 1.2.2 | Управлінських | 0 | відповідає вимогам | ||||||
| ДП 1.2.3 | Інформаційних | 7040 | відповідає вимогам | ||||||
| ДП 1.3 | Кількість ненаданих муніципальних послуг без пояснення причин |
0 | відповідає вимогам | ||||||
| ДП 1.3.1 | Адміністративних | 0 | відповідає вимогам | ||||||
| ДП 1.3.2 | Управлінських | 0 | відповідає вимогам | ||||||
| ДП 1.3.3 | Інформаційних | 52 | відповідає вимогам | ||||||
| ДП 1.4 | Кількість наданих адміністративних послуг з скороченням терміну виконання |
0 |
| ||||||
| ДП 1.5 | Кількість юридичних, фізичних осіб, що звернулись на прийом до директора КП ВКГ „Бориспільводоканал” | 232 | 103 | відповідає вимогам | |||||
| ОП 1.7 | Проведення аналітичної роботи зі зверненнями громадян (аналіз звернень громадян щодо виявлення актуальних проблем та внесення пропозицій щодо шляхів їх розв'язання; виявлення причин, що зумовлюють надходження повторних звернень громадян, безпідставної відмови в задоволенні вимог заявників). | Щопонеділка на планових нарадах у директора |
відповідає вимогам | ||||||
| ОП 1.8 | Проведення нарад, семінарів, засідань комісій тощо з питань звернень громадян | 52 | відповідає вимогам | ||||||
| ОП 1.9 | Систематичне інформування керівництва міської ради та її виконавчого комітету про стан роботи зі зверненнями громадян | 53 |
відповідає вимогам | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ||||
| К 2 | Доступність | ДП 2.1 | Кількість адміністративних послуг, для яких створено інформаційні картки | 36 | відповідає вимогам | ||||
| ОП 2.2 | Наявність розміщеного реєстру адміністративних послуг в Інтернеті | На сайті Бориспільської міської ради | На сайті КП ВКГ «Бориспільводоканал» | відповідає вимогам | |||||
| ДП 2.3 | Кількість доступних інформаційних карток, формулярів заяв та документів в Інтернеті | Наявна інформація по всім послугам | відповідає вимогам | ||||||
| ДП 2.4 | Кількість формулярів заяв та супровідних документів у місцях прийому громадян | 8 | 8 | відповідає вимогам | |||||
| ДП 2.5 | Кількість заповнених зразків формулярів заяв у місцях прийому громадян | 8 | 8 | відповідає вимогам | |||||
| ДП 2.6 | Кількість додаткових заходів, які повинен зробити замовник | 1 (при потребі – оплата послуги) | відповідає вимогам | ||||||
| ДП 2.7 | Кількість пунктів обслуговування замовників із зразками заяв та картками | 1 ІДЦ | відповідає вимогам | ||||||
| | Своєчасність | ОП 3 | Дотримання строку розгляду звернень громадян | Контролюється не в автоматичному режимі | відповідає вимогам | ||||
| ДП 3.1 | Відсоток кількості послуг, по яким було прострочено терміни у відношенні до загальної кількості наданих послуг | 0 | відповідає вимогам | ||||||
| ДП 3.2 | Кількість адміністративних послуг, по яких передбачено можливість прискореного розгляду послуги | 0 | - | ||||||
| ОП 3.3 | Кількість муніципальних послуг, наданих з порушенням терміну виконання | 0 | відповідає вимогам | ||||||
| ДП 3.4 | Кількість проектів рішень, поданих на розгляд засідання виконавчого комітету з порушенням термінів, визначених регламентом виконавчого комітету | 0 | - | ||||||
| ДП 3.5 | Кількість проектів рішень, поданих на розгляд засідання міської ради з порушенням термінів, визначених | 0 | - | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ||||
|
|
|
| регламентом міської ради |
|
| ||||
| П 3.6 | Дотримання строку та порядку пересилання звернень громадян іншим уповноваженим органам | Дані звернення протягом 2011 року не зареєстровані | відповідає вимогам | ||||||
| К 4 | Зручність | ДП 4.1 | Кількість місць прийому громадян | 3 | 5: | відповідає вимогам | |||
| ДП 4.2 | Кількість інформаційно-довідкових центрів у місті. | 1 | відповідає вимогам | ||||||
| ОП 4.2 | Наявність належним чином обладнаного приміщення для проведення особистого прийому громадян, розміщення актів законодавства, інформаційних буклетів, зразків оформлення звернень та інших документів, відомостей про посадових осіб, які ведуть особистий прийом, місце і час прийому, контактні телефони тощо | Приміщення знаходиться на першому поверсі, обладнаний відповідними меблями, роздатковими матеріалами, розміщені інформаційні картки, формуляри заяв, інформація щодо особистих прийомів та контактних телефонів відповідно до вимог? |
відповідає вимогам | ||||||
| ДП 4.3 | Кількість наявних місць для обслуговування громадян з обмеженими можливостями | Існує кнопка виклику для громадян з обмеженими можливостями | відповідає вимогам | ||||||
| ДП 4.5 | Кількість наявних автостоянок | 1 | відповідає вимогам | ||||||
| ДП 4.6 | Кількість доступних місць до Інтернету | 5 | 5 | відповідає вимогам | |||||
| ДП 4.7 | Кількість зв'язків із замовником через електронну пошту | 2 | 46 електроннихадрес | відповідає вимогам | |||||
| ДП 4.8 | Кількість відвідувачів сайту підприємства | Не можливо визначити | відповідає вимогам | ||||||
| ДП 4.9 | Кількість отриманих послуг за допомогою дозвільного центру | - | - | ||||||
| ДП 4.10 | Кількість виїзних прийомів керівника | - | - | ||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ||||
|
|
| ДП 4.11 | Кількість виїзних прийомів керівного складу |
|
| ||
| ОП 4.12 | Дотримання порядку реєстрації звернень громадян в журналах реєстрації обліку особистого прийому громадян | Дотримується відповідно до інструкції з діловодства | відповідає вимогам | ||||
| ОП 4.13 | Дотримання порядку формування справ і картотек за зверненнями громадян та їх комплектація | Дотримується відповідно до інструкції з діловодства | відповідає вимогам | ||||
| ОП 4.14 | Наявність затверджених графіка і порядку проведення особистого прийому громадян та їх дотримання | Наказ №91 від 28.12.2012р. | відповідає вимогам | ||||
| ОП 4.15 | Наявність затвердженого графіка роботи телефонної "гарячої лінії", його дотримання, ведення обліку повідомлень | Наказ №32 від 01.02.2009р. | відповідає вимогам | ||||
| ОП 4.16 | Планування роботи зі зверненнями громадян | 0 | відповідає вимогам | ||||
| К 5 | Фаховість | ДП 5.1 | Кількість скарг щодо наданих послуг | 1 |
| ||
| ДП 5.2 | Кількість документів з повторним циклом опрацювання | 0 | - | ||||
| ДП 5.3 | Кількість пропозицій щодо поліпшення надання послуг після проходження навчання |
0 | - | ||||
| ДП 5.4 | Кількість наставників | 0 | - | ||||
| К 6 | Прозорість | ДП 6.1 | Кількість публікацій у засобах масової інформації про надання послуг КП ВКГ „Бориспільводоканал” | Публікація 12 статей в газетах „Вісті”, „Трудова слава” , „Ринок” , «Урядовий кур’єр». Повідомлення – оголошення по місцевому радіомовленні про хлорування води по місту 8 разів | відповідає вимогам | ||
| ДП 6.2 | Кількість об’єктів зовнішньої реклами про надання муніципальних послуг | Відсутні |
| ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ||
|
|
| ДП 6.3 | Кількість заходів, висвітлених телерадіостудією | 2: | 8: |
відповідає вимогам | |
|
|
| Д 6.4 | Час трансляції про роботу установи, яка перевіряється | 10 хв. | відповідає вимогам | ||
|
|
| ДП 6.5 | Кількість наданої інформації громадянам через телерадіостудію | 8 | відповідає вимогам | ||
|
|
| ДП 6.6 | Розміщення на веб-сайті виконавчого комітету міської ради узагальнених матеріалів про організацію роботи зі зверненнями громадян, графіка проведення особистого прийому громадян керівництвом, роз’яснень з найбільш актуальних питань громадян тощо | Розміщена закладка КП ВКГ „Бориспільводоканал” |
відповідає вимогам | ||
| К 7 | Залучення | ДП 7.1 | Кількість управлінських послуг, прийнятих з попередніми узгодженнями та залученням дорадчих, громадських організацій |
- | - | ||
| ДП 7.2 | Кількість засідань Громадської Ради | - | - | ||||
| ДП 7.3 | Кількість громадських слухань, проведених за сприянням працівників КП ВКГ «Бориспільводоканал» |
- | - | ||||
| ДП 7.4 | Кількість створених місцевих інститутів за сприянням працівників установи, яка перевіряється |
- | - | ||||
| ДП 7.5 | Кількість ОСН, створених за сприянням працівників КП ВКГ „Бориспільводоканал” | - | - | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ||
|
|
| ДП 7.6 | Кількість створених об’єднань співвласників багатоквартирних будинків | - | - | ||
|
|
| ДП 7.7 | Кількість проведених заходів із залученням громадськості | 0 | вимірюється | ||
| К 8 | Справедливість | ДП 8.1 | Кількість звернень фізичних та юридичних осіб щодо дискримінації у наданні послуг (нацментальність, гендерна політика) | 0 | відповідає вимогам | ||
| ОП 8.2 | Дотримання порядку розгляду звернень пільгової категорій громадян (інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної праці, жінок "Мати-героїня") | Протягом року громадяни даної категорії не зверталися | відповідає вимогам | ||||
| К 9 | Мінімальна (справедлива) вартість | ДП 9.1 | Кількість скарг на необґрунтовано високу вартість адміністративних послуг | 0 | відповідає вимогам | ||
| ДП 9.2 | Наявність адміністративних актів, які встановлюють розмір плати за надання послуг | Тариф на водопостачання та водовідведення в наявності. Рішення міської ради №797 від 20.06.2011р. | відповідає вимогам | ||||
| ДП 9.3 | Кількість місць для оплати та їх віддаленість від місць прийому громадян | Приват-Банк (в приміщенні відділу збуту), ощадбанк | Приват-Банк (в приміщенні відділу збуту) ощадбанк 400м | відповідає вимогам | |||
| К 10 | Ефективність | ДП 10.1 | Кількість працюючих на кількість наданих послуг | 220/18209=0,01
| відповідає вимогам | ||
| ДП 10.2 | Фінансові ресурси на кількість наданих послуг | 5311,85грн | відповідає вимогам | ||||
| ДП 10.3 | Кількість партнерів по обміну досвідом функціонування системи управління якістю | КП "ЖРЕУ", | відповідає вимогам | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ||
|
|
|
|
| Пенсійного фонду України |
| ||
| К 11 | Економічність | ДП 11.1 | Відсоток зменшення системних одиниць у 2012 році порівняно з попередніми роком |
0 |
| ||
| ДП 11.2 | Відсоток збільшення адміністративних, інформаційних послуг без збільшення кількості штатних одиниць | 0 |
| ||||
Запитальник
З проведення комплексного перевіряння роботи служби діловодства, експертної комісії та архівного підрозділу
1.1. Служба діловодства:
Назва підрозділ діловодства – інспектор з кадрів;
Організаційно-правовий статус – підпорядкованість директору підприємства, наявність Статуту та посадових інструкцій співробітників;
Структура – секретар – контроль за надходженням та реєстрація заяв, скарг та листів громадян,); реєстрація вхідної та вихідної документації (згідно посадової інструкції); головний бухгалтер - архів (згідно посадової інструкції);
Кількість співробітників служби діловодства – 2 особи: організатор діловодства, інспектор з кадрів, освіта вища, стаж роботи 20 років,
секретар освіта – вища, стаж роботи – 4 роки;
призначення відповідальної особи за ведення діловодства – Горбачевська Т.В., архівної справи – Яцюта Л.М.
| № | Питання | Відповідь | Виявленні порушення, недоліки | Виправлення | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
| 01.01. Стан організації діловодства | |||||
| 1 | Наявність Положення, Статуту | Статут затверджено рішенням міської ради від 19.04.2011 №665-9-VІ |
| Відповідає | |
| 2 | Наявність посадових інструкцій | Посадові інструкції затверджені директором підприємства , знаходяться в справі № 04-07, з посадовими |
| Відповідає вимогам | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
|
|
| інструкціями працівники ознайомлені про що свідчить підпис |
|
| |
| 3 | Наявність інструкції з діловодства | Затверджена наказом від 08.01.2013 № 2 |
|
| |
| 01.02. Документування діяльності | |||||
| 4 | Наявність бланків (їх види, відповідність (уніфікованій системі організаційно-розпорядчих документів) ДСТУ 4163-2003, порядок обліку) | Використовуються бланки листів, наказів виготовлені за допомогою комп’ютерної техніки | Бланки не відповідають ДСТУ 4163-2003 | Бланки листів та наказів розробити до 15.04.2013 року | |
| 5 | Впровадження ДСТУ 4163-2003 при оформленні реквізитів службових документів (розпорядчі документи, листи, протоколи тощо) | Бланки не відповідають вимогам інструкції діловодства ДСТУ 4163-2003 |
| Бланки розпорядчих документів розробити до 15.04.2013 року | |
| 01.03. Організація документообігу | |||||
| 6 | Загальний обсяг документів, маршрути їх проходження | В загальній кількості становить – 874, а саме складає : звернень громадян - 79: заяв, скарг - 24, письмових відповідей на звернення громадян – 24, вхідної документації – 232, вихідної документації -618, наказів з особового складу - 90, наказів з основної діяльності - 149 Маршрути проходження документів на підприємстві - приймання, попередній розгляд, реєстрація документів, опрацювання та підготовка відповіді |
| Відповідає вимогам | |
| 7 | Системи реєстрації (централізована, децентралізована, змішана) | Змішана |
| Відповідає вимогам | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
| 8 | Форми реєстрації документів (журнальна, електронна, карткова) | Журнальна форма |
| Відповідає вимогам | |
| 9 | Ведення реєстрації документів в межах груп (залежно від назви, виду, автора, змісту) | Відповідно до індексів структурних підрозділів затверджених наказом директора від 26.12.2012р. №149 |
|
| |
| 01.04. Впровадження технологій електронного діловодства | |||||
| 10 | Наявність локальної мережі | відсутня |
| Відповідає вимогам | |
| 11 | Впровадження системи САД | відсутня |
| Відповідає вимогам | |
| 12 | Застосування електронного цифрового підпису (наявність сертифіката, ключа) | Застосується електронний цифровий підпис директора підприємства та гол. бухгалтера для здійснення платежів по «Клієнт-банку», для здачі електронної звітності та електронних розрахунків |
| Відповідає вимогам | |
| 13 | Внесення електронних документів в номенклатуру справ | Відсутнє |
| Відповідає вимогам | |
| 14 | Формування електронних документів у справи (файли) відповідно до номенклатури справ | Внесення електронних документів в номенклатуру справ відсутнє.
|
| Відповідає вимогам | |
| 15 | Характеристика електронних документів (види документів, що функціонують тільки у електронному вигляді, дублювання документів в електронному та паперовому вигляді,їх співвідношення) | На підприємстві ведеться журнальна форма документів |
| Відповідає вимогам | |
| 16 | Характеристика змісту інформації електронних документів | Не формуються електронні документи, оскільки відсутнє використання електронної звітності
|
| Відповідає вимогам | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
| 01.05. Організація контролю за виконанням документів | |||||
| 17 | Наявність картотек, їх ведення (традиційне,електронне) | Відсутнє |
| Відповідає вимогам | |
| 18 | Дотримання термінів виконання документів (складання довідок про хід виконання, інформування керівництва) | Перевірка ходу виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання, після виконання документ знімається з контролю. Контроль ведеться через журнальну форму, випадків порушення термінів відсутні |
| Відповідає вимогам | |
| 01.06. Організація спеціальних видів діловодства | |||||
| 19 | Наявність індивідуальної інструкції про порядок роботи з документами, які місять конфіденційну інформацію | Відсутнє |
|
| |
| 20 | Порядок реєстрації та обліку, формування справ, забезпечення збереженості документів з грифом обмеження доступу | Відсутнє |
| Відповідає вимогам | |
| 21 | Наявність інструкції по роботі зі зверненнями громадян | Затверджена наказом директора підприємства від 08.01.2013р. № 2 |
|
| |
| 22 | Порядок реєстрації документів , формування справ за зверненнями громадян | Згідно Інструкції за зверненнями громадян. |
| З 11.04.2013 року реєстрацію звернень громадян ввести відповідно до інструкції звернень громадян | |
| 01.07. Організація роботи з документами в діловодстві | |||||
| 23 | Наявність зведеної номенклатури справ (дата погодження архівом та затвердження керівником) | Номенклатура затверджена директором підприємства та передана для погодження до |
| Доповнити номенклатуру справ позицією я | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
|
|
| архівного відділу міської ради Погоджена. протоколом ЕК архівного відділу міської ради № 3 від 05.03.2013 року |
| вхідна та вихідна документація | |
| 24 | Наявність номенклатури справ в структурних підрозділах | В наявності у відділах витяги номенклатури справ |
| Відповідає вимогам | |
| 25 | Формування розпорядчих документів (наказів, гриф «Затверджено») | Формуються відповідно до інструкції з діловодства |
| Відповідає вимогам | |
| 26 | Стан формування справ у структурних підрозділах | Формуються згідно номенклатури справ |
| Відповідає вимогам | |
| 01.08. Організація відомчого контролю за станом діловодства та архівної справи | |||||
| 27 | Наявність відомчих переліків зі строками зберігання, типових або примірних номенклатур справ, інструкцій з діловодства, методичних посібників з питань діловодства та архівної справи) | На підприємстві є переліків типових документів із зазначенням строків зберігання документів номенклатури справ, практичний посібник з діловодства інструкція з діловодства та методичні посібники |
| Відповідає вимогам | |
| 28 | Заходи щодо підвищення кваліфікації працівників діловодної служби (курси, семінари, наради) | Підвищення кваліфікації працівники підприємства за 2012 рік: 13 грудня 2012 року 1 особа відвідала семінар – практикум з організації діловодства та архівної справи. В травні відбулася Інтернет – конференція з архівної справи 1 особа |
| Відповідає вимогам | |
| 02. Організація роботи експертної комісії (ЕК) | |||||
| 29 | Наявність положення про ЕК та її склад (дата погодження з ЕК архівного відділу та затвердження керівником) | Відсутнє | На 2013 рік розроблено та погоджено протоколом ЕК №1 від 05.03.2013
|
| |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
| 30 | Наявність плану роботи, звіту ЕК | Відсутній | Розроблений план на 2013 рік | Затвердити річний план роботи підприємства та включити до заходів плану роботи ЕК | |
| 31 | Регулярність засідань | Не проводились |
| Проводити засідання ЕК не рідше 1 разу на рік | |
| 32 | Оформлення протоколів | - |
| Оформляти протоколами проведення засідання ЕК | |
| 03. організація роботи архівного підрозділу | |||||
| 33 | Ступінь самостійності | Відповідальність за ведення архіву на підприємстві покладено на головного бухгалтера, яка здійснює ведення архівної справи відповідно до посадової інструкції та наказу директора № 47 від 15.03.2013р. |
|
| |
| 34 | Положення про архівний підрозділ (дата погодження з ЕК архівного відділу та затвердження керівником) | Положення погоджено протоколом ЕК архівно відділу міської ради № 3 від 05.03.2013р. |
|
| |
| 35 | Кількість працівників (штатні одиниці особа, відповідальна за архів) їх освіта, стаж роботи | Керівники структурних підрозділів забезпечують формування архівного фонду, впорядковують, зберігають та готують документи на знищення.
|
|
| |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
| 36 | Наявність плану роботи, звіту про його виконання | Відсутні |
| план роботи архівного підрозділу включати до річно плану роботи підприємства | |
| 03.02. забезпечення збереженості документів | |||||
| 37 | Характеристика приміщення архівного підрозділу (загальна площа, кількість архівосховищ, наявність робочої кімнати, вид опалення, наявність грат, штор, жалюзі) | Окрема кімната (13 кв.м.), І поверх, штучне освітлення, наявність дерев’яних стелажів, які встановлені та оброблені відповідно до вимог, електролампочка захищена плафоном. |
| Відповідає вимогам | |
| 37 | Електро і протипожежне обладнання, наявність протипожежних засобів, охорона | Є вогнегасники, відео спостереження та об’єкт знаходиться під охороною |
| Відповідає вимогам | |
| 39 | Наявність контрольно-вимірювальних приладів, реєстрація їх показників | Наявний термогідрометр |
| Відповідає вимогам | |
| 40 | Характеристика фізичного стану документів і повнота їх збереження, факти втрати чи незаконного нищення документів (акти про нестачу) | Фізичний стан документів задовільний, |
| Відповідає вимогам | |
| 41 | Проведення перевірянь наявності документів постійного зберігання та з особового складу, документальне оформлення підсумків | Проведення перевірянь не проводилось |
| Провести перевіряння наявності та стану документів до 01.07.2013 року | |
| 03.03. Організація обліку документів | |||||
| 42 | Наявність облікових документі (книга обліку надходження та вибуття документів з архівного підрозділу, справа фонду, паспорт архівного підрозділу описи справ постійного зберігання та з особового складу - за які роки | Не проводилось | У 2013 році сформовані описи справ постійного зберігання та особового складу | Не відповідає | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
|
| складено, дата погодження з ЕК архівного відділу) |
|
|
| |
| 43 | Наявність довідкового апарату (описи справ, історична довідка, номенклатура справ) | Відсутня
| В стадії підготовки історична довідка, номенклатура справ | Не відповідає | |
| 44 | Наявність актів про вилучення документів до знищення, актів перевіряння наявності справ | Відсутня | У 2013 році до плану роботи включено проведення перевірянь документів з 2005-2010 роки, проведення заплановано на І півріччя 2013 року | Не відповідає | |
| 45 | Кількість справ, що зберігаються понад встановлені строки | Відсутня | Готується список документів, які згідно типового переліку підлягати | Не відповідає | |
| 03.04. Користування документами архівного підрозділу | |||||
| 46 | Наявність книги видавання справ у тимчасове користування співробітниками установи | Відсутня |
| Завести книгу з 11.04.2013 | |
| 47 | Організація видавання документів за межі установи | Архівні документи за межі установи не видавались |
| Відповідає вимогам | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
|
|
| і не видаються |
|
| |
| 48 | Кількість виконаних запитів на документи | Немає |
| Відповідає вимогам | |
| 03.05. Зберігання електронних документів (за наявності) | |||||
| 49 | Наявність окремого архіву електронних документів | Відсутня |
|
| |
| 50 | Види носіїв (жорсткі диски персональних комп’ютерів, жорсткі диски серверів, лазерні диски, дискети) | - |
|
| |
| 51 | Наявність описів справ в електронному вигляді, супровідної документації | - |
|
| |
| 4. Організація роботи звернення громадян | |||||
| 52 | Дотримання порядку реєстрації звернень громадян на реєстраційно-контрольних картках чи в журналах реєстрації, ведення карток (журналів) обліку особистого прийому | На підприємстві дотримується порядок реєстрації звернень громадян в журналі реєстрації; |
| Відповідає вимогам | |
| 53 | Дотримання порядку формування справ і картотек за зверненнями громадян та їх комплектації | По зверненням громадян дотримується: строки розгляду, та надання відповіді у встановлений термін; порядок розгляду звернень окремих категорій. |
| Відповідає вимогам | |
| 54 | Дотримання строку розгляду звернень громадян | Дотримується. |
|
| |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
|
|
| законодавством пільги, розглядаються у першочерговому порядку |
|
| |
| 55 | Дотримання строку та пересилання звернень громадян іншим уповноваженим органам | Пересилання звернень громадян іншим уповноваженим органам не було |
|
| |
| 56 | Дотримання порядку розгляду звернень окремих категорій громадян (інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної праці, жінок, яким присвоєно почесне звання “Мати-героїня” | Обслуговуються першочергово |
|
| |
| 57 | Наявність затверджених графіка і порядку проведення особистого прийому громадян та їх дотримання | Належним чином обладнане приміщення для проведення особистого прийому громадян. Розроблено, затверджено наказом директора підприємства від 28.12.2012 року № 91 та дотримується: графік і порядок проведення особистого прийому громадян; ведеться журнал реєстрації громадян міста на „Пряму телефону лінію” з директором підприємства. |
|
| |
| 58 | Наявність належним чином обладнаного приміщення для проведення особистого прийому | Належним чином обладнане приміщення для проведення особистого прийому громадян. Особистий прийом громадян директором підприємства проводиться в середу та п’ятницю з 08-00 до 11-00 год., заступником директорат в вівторок та головним інженером |
|
| |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
|
|
| четвер з 14-00 до 17-00, ведуться журнали обліку особистого прийому громадян. |
|
| |
| 59 | Наявність затвердженого графіка роботи “гарячої лінії”, його дотримання, ведення обліку повідомлень громадян | В наявності “Гаряча лінія ”; працює постійно (без перерви на обід) яка знаходиться у відділі збуту, облік ведеться у журналі; |
| Відповідає вимогам | |
| 60 | Проведення аналітичної роботи із зверненнями громадян | На кінець року, проаналізувавши роботу з відповідальними працівниками, ми окреслили та визначили ряд нагальних питань, які цікавлять на сьогоднішній день питання по повірці лічильників води та підключення до централізованих мереж водопостачання та водовідведення приватного сектору міста. Доповідається щороку на засіданні виконавчого комітету міської ради та висвітлюється на офіційному веб – сайті |
| Відповідає вимогам | |
| 61 | Проведення нарад з питань звернення громадян | Щопонеділка |
|
| |
| 62 | Планування роботи із зверненнями громадян | Згідно графіка прийому громадян директором та головним інженером підприємства |
|
| |
| 63 | Систематичне інформування керівництва органу виконавчої влади про стан роботи із зверненнями громадян | Щорічно. Розпорядження виконавчого комітету міської ради від 19.12.2012 №394 „Про графік особистого звітування на засіданні виконавчого комітету міської ради начальників управлінь, відділів, |
|
| |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | |
|
|
| служб міської ради та її виконавчого комітету, керівників підприємств, установ, організацій міста щодо рівня організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг за 2012 рік” |
|
| |
| 64 | Розміщення на веб-сайті органу виконавчої влади узагальнених матеріалів про організацію роботи із зверненнями громадян, графіка особистого прийому, роз’яснень на найбільш актуальні питання громадян | Підготовлені ряд роз’яснень з нагальних питань та розміщені на нашому веб-сайті: |
|
| |
Керуючий справами Л.Л. Передерей
