Заслухавши звіт начальника головного управління житлово-комунального господарства виконавчого комітету міської ради Аврамчука В.І. про рівень організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг за 2012 рік, відповідно до Закону України «Про звернення громадян», пп. 1 п. б) ч. 1 ст. 38, пп. 2, п. 2 ст. 52 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні», постанови Кабінету Міністрів України від 24 червня 2009 року № 630 «Про затвердження Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади», рішень виконавчого комітету міської ради від 24 листопада 2009 року № 1032 «Про затвердження методики оцінювання рівня організації роботи зі зверненнями громадян в управліннях, відділах, службах виконавчого комітету міської ради, комунальних підприємствах міста» від 24 грудня 2012 року № 1229 «Про затвердження плану роботи виконавчого комітету міської ради на 2013 рік», розпорядження міського голови від 19 грудня 2012 року № 394 «Про графік особистого звітування на засіданні виконавчого комітету міської ради начальників управлінь, відділів, служб міської ради та її виконавчого комітету, керівників підприємств, установ і організацій міста щодо рівня організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг за 2012 рік», Положення про головне управління житлово-комунального господарства виконавчого комітету міської ради, що затверджене відповідним рішенням міської ради від 07.02.2008 № 3088-28-V та протоколу перевірки організації роботи зі зверненнями громадян у головному управлінні житлово-комунального господарства виконавчого комітету міської від 17.04.2013 № 8 виконавчий комітет міської ради ВИРІШИВ:
1. Взяти до відома звіт начальника головного управління житлово-комунального господарства виконавчого комітету міської ради Аврамчука В.І. щодо рівня організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг за 2012 рік (додається).
2. Оцінити організацію роботи зі зверненнями громадян та надання послуг у головному управлінні житлово-комунального господарства виконавчого комітету міської ради за основними та додатковими показниками відповідно до затвердженої методики оцінювання рівня організації роботи зі зверненнями громадян в управліннях, відділах, службах виконавчого комітету міської ради, комунальних підприємствах міста як таку, що відповідає вимогам, установленим законодавством та майбутнім потребам і очікуванням громадян.
3. Рекомендувати головному управлінню житлово-комунального господарства (далі – управління): до 01.06.2013 внести зміни до посадових інструкцій щодо розподілу обов’язків, план роботи експертної комісії включити до річного плану роботи ГУ ЖКГ, засідання експертної комісії проводити не рідше 1 разу на рік, та в обов’язковому порядку оформляти протокольно, до 01.05.2013 розробити положення про архівний підрозділ та погодити з ЕК архівного відділу, план роботи архівного підрозділу включити до річного плану роботи управління, провести перевіряння наявності та стану документів постійного зберігання та особового складу, до 01.09.2013 сформувати описи справ, акти на знищення документів, у яких минув термін зберігання, історичну довідку та акти про вилучення документів до знищення, актів перевіряння наявності справ; підготовити інформацію про кількість справ, що зберігаються понад встановлені строки.
4. Головному управлінню житлово-комунального господарства виконавчого комітету міської ради інформацію про стан роботи зі зверненнями громадян та надання послуг висвітлити на офіційному веб-сайті міської ради.
5. Контроль за виконанням цього рішення покласти на керуючого справами виконавчого комітету міської ради Передерей Л.Л.
Міський голова А.С. Федорчук
Додаток
до рішення виконавчого комітету
міської ради
08.07.2013 № 389
Звіт
про оцінку організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг у головному управлінні житлово-комунального господарства виконавчого комітету міської ради за 2012 рік
| Ідентифікаційний номер критерію | Назва критерію | Ідентифікаційний номер показника |
Назва показника |
Докази щодо проведеної роботи | Оцінка | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
| К 1 | Результативність | ОП 1.1 | Наявність затвердженого реєстру з кількістю ідентифікованих послуг | Рішення виконавчого комітету Бориспільської міської ради від 25.02.2013 № 109, 8 послуг | відповідає вимогам | |
| ДП 1.2 | Кількість наданих послуг в т.ч. із них: | 2011 рік | 2012 рік | відповідає вимогам | ||
| 2459 | 2 469 | |||||
| ДП 1.2.1 | Адміністративних: | 326 | 361 | відповідає вимогам | ||
| прийняття до комунальної власності об’єктів | 16 | 12 |
| |||
| відключення від ЦО | 3 | 4 |
| |||
| переведення особових рахунків | 37 | 23 |
| |||
| підключення до централізованого водопостачання | 18 | 36 |
| |||
| Реєстрація ОСББ | 3 | 0 |
| |||
| оренда нежитлових приміщень | 169 | 169 |
| |||
| дозвіл на видачу технічних умов на газопостачання | 49 | 90 |
| |||
| дозвіл на видачу технічних умов на електропостачання | 31 | 27 |
| |||
| ДП 1.2.2 | Управлінських: | 33 | 38 | відповідає вимогам | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
|
|
|
| схвалення, затвердження Програм та змін до них | 12 | 17 |
|
| оприлюднення Порядку розгляду скарг, поданих учасниками закупівель | - | - |
| |||
| проведено процедур закупівель конкурсних торгів | 6 | 7 |
| |||
| проведено конкурсів на право оренди нерухомого майна комунальної власності | 3 | 1 |
| |||
| Проведено аукціонів з відчуження об’єктів комунальної власності | - | 3 |
| |||
| Оформлено свідоцтв права власності на об’єкти комунальної власності територіальної громади міста | 12 | 10 |
| |||
| ДП 1.2.3
| Інформаційних | 1 711 | 1 641 | відповідає вимогам | ||
| одноразове інформування КОДА та інших юридичних осіб | 1 195 | 1086 |
| |||
| щомісячне інформування | 340 | 366 |
| |||
| щоквартальне інформування КОДА | 104 | 106 |
| |||
| піврічне інформування | 14 | 12 |
| |||
| щорічне інформування | 13 | 11 |
| |||
| інформування на звернення | 45 | 60 |
| |||
| ДП 1.2.4 | Звернення громадян | 389 | 429 |
| ||
| ДП 1.3 | Кількість ненаданих муніципальних послуг без пояснення причин | 0 | 0 | відповідає вимогам | ||
| ДП 1.3.1 | Адміністративних | 0 | 0 |
| ||
| ДП 1.3.2 | Управлінських | 0 | 0 |
| ||
| ДП 1.3.3 | Інформаційних | 0 | 0 |
| ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
|
|
| ДП 1.4 | Кількість наданих адміністративних послуг з скороченням терміну виконання | 42 | 56 | відповідає вимогам |
| ДП 1.5 | Кількість фізичних осіб, що звернулись на прийом до начальника управління | 52 | 23 | відповідає вимогам | ||
| ДП 1.6 | Кількість фізичних осіб, що звернулись на прийом до керівного складу управління | - | - | |||
| ОП 1.7 | Проведення аналітичної роботи зі зверненнями громадян (аналізу звернень громадян щодо виявлення найбільш актуальних проблем та внесення пропозицій стосовно шляхів їх розв'язання; виявлення причин, що зумовлюють надходження повторних звернень громадян, безпідставної відмови в задоволенні законних вимог заявників тощо) | Розпорядження міського голови від 27 лютого 2012 року № 44 | відповідає вимогам | |||
| ОП 1.8 | Проведення нарад, семінарів, засідань комісій тощо з питань звернень громадян | Питання із звернення громадян розглядаються на нарадах у першого заступника міського голови та начальника управління | Питання із звернення громадян розглядаються на нарадах у першого заступника міського голови та начальника управління | відповідає вимогам | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|
|
|
|
| номенклатура справ 3-23) | номенклатура справ 3-23) |
|
|
|
| ОП 1.9 | Систематичне інформування керівництва міської ради та її виконавчого комітету про стан роботи зі зверненнями громадян | Участь начальника управління у нарадах міського голови - щопонеділка. Участь заступника начальника у нарадах керуючого справами виконавчого комітету – щопонеділка. | відповідає вимогам | |
| К 2 | Доступність | ОП 2.1 | Кількість адміністративних послуг, для яких у відділі створено інформаційні картки | 8 | 8 | відповідає вимогам |
| ОП 2.2 | Наявність розміщеного реєстру адміністративних послуг в Інтернеті | відповідає вимогам | відповідає вимогам |
| ||
| ДП 2.3 | Кількість доступних інформаційних карток, формулярів заяв та супровідних документів в Інтернеті | 8 | 8 | відповідає вимогам | ||
| ДП 2.4 | Кількість формулярів заяв та супровідних документів у місцях прийому громадян | 8 | 8 | відповідає вимогам | ||
| ДП 2.5 | Кількість заповнених зразків формулярів заяв у місцях прийому громадян | 0 | 0 | вимірюється | ||
| ДП 2.6 | Кількість додаткових заходів, які повинен зробити замовник | 0 | 0 | вимірюється | ||
| ДП 2.7 | Кількість пунктів обслуговування замовників із зразками заяв та інформаційними картками | 1 | 1 | відповідає вимогам | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
| К 3 | Своєчасність | ОП 3 | Дотримання строку розгляду звернень громадян | 2 прострочені звернення громадян | 0 | відповідає вимогам |
| ДП 3.1 | Відсоток кількості послуг, по яким було прострочено терміни у відношенні до загальної кількості наданих адміністративних та інформаційних послуг | 0,08 % | 0 % | відповідає вимогам | ||
| ДП 3.2 | Кількість адміністративних послуг, по яких передбачено можливість прискореного розгляду послуги | 1 | 3 | відповідає вимогам | ||
| ОП 3.3 | Кількість муніципальних послуг, наданих з порушенням терміну виконання | 0 | 0 | відповідає вимогам | ||
| ОП 3.3.1 | Адміністративних | 2 | 0 | відповідає вимогам | ||
| ОП 3.3.2 | Управлінських | 0 | 0 | відповідає вимогам | ||
| ОП 3.3.3 | Інформаційних | 0 | 1 | не повністю відповідає вимогам | ||
| ДП 3.4 | Кількість проектів рішень, поданих на розгляд засідання виконавчого комітету відділом з порушенням термінів, визначених регламентом виконавчого комітету | 25 (винесено поза переліком) | 20 (винесено поза переліком) | не повністю відповідає вимогам | ||
| ДП 3.5 | Кількість проектів рішень, поданих на розгляд засідання міської ради відділом з порушенням термінів, визначених регламентом міської ради | 0 | 0 | відповідає вимогам | ||
| ОП 3.6 | Дотримання строку та порядку пересилання звернень громадян іншим уповноваженим органам | Строки дотримуються відповідно до Закону України «Про звернення громадян» | відповідає вимогам | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
| К 4 | Зручність | ДП 4.1 | Кількість місць прийому громадян | 4 | 4 | відповідає вимогам |
| ДП 4.2 | Кількість інформаційно-довідкових центрів у місті | 6 | 6 | відповідає вимогам | ||
| ОП 4.2 | Наявність належним чином обладнаного приміщення для проведення особистого прийому громадян, розміщення актів законодавства, інформаційних буклетів, зразків оформлення звернень та інших документів, відомостей про посадових осіб, які ведуть | Приміщення обладнані належним чином | Приміщення обладнані належним чином | відповідає вимогам | ||
| ДП 4.3 | Кількість наявних місць для обслуговування громадян з обмеженими можливостями | 1 (пандус) | 1 (пандус) | відповідає вимогам | ||
| ДП 4.5 | Кількість наявних автостоянок | 3 | 3 | відповідає вимогам | ||
| ДП 4.6 | Кількість доступних місць до Інтернету | 7 | 7 | відповідає вимогам | ||
| ДП 4.7 | Кількість зв’язків із замовником через електронну пошту | 195 | 228 | відповідає вимогам | ||
| ДП 4.8 | Кількість відвідувачів сайту виконавчого комітету | 306 411 | вимірюється | |||
| ДП 4.9 | Кількість отриманих послуг за допомогою Дозвільного центру | 32 | 0 | відповідає вимогам | ||
| ДП 4.10 | Кількість виїзних прийомів начальника управління | - | - | - | ||
| ДП 4.11 | Кількість виїзних прийомів заступника начальника управління | - | - | - | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ||||||
|
|
| ОП 4.12 | Дотримання порядку реєстрації звернень громадян на реєстраційно-контрольних картках чи в журналах реєстрації, ведення карток (журналів) обліку особистого прийому громадян | Згідно номенклатури справ реєстрація звернень громадян ведеться в журналі | відповідає вимогам | ||||||
| ОП 4.13 | Дотримання порядку формування справ і картотек за зверненнями громадян та їх комплектація | Дотримується | відповідає вимогам | ||||||||
| ОП 4.14 | Наявність затверджених графіків і порядку проведення особистого прийому громадян та їх дотримання | Розпорядження міського голови від | відповідає вимогам | ||||||||
| ОП 4.15 | Наявність затвердженого графіка роботи телефонної "гарячої лінії", його дотримання, ведення обліку повідомлень громадян | Розпорядження міського голови від | відповідає вимогам | ||||||||
| ОП 4.16 | Планування роботи зі зверненнями громадян | План роботи головного управління житлово-комунального господарства на 2011 рік від04.01.2011 | План роботи головного управління житлово-комунального господарства на 2012 рік | відповідає вимогам | |||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ||||||
| К 5 | Фаховість | ДП 5.1 | Кількість зареєстрованих скарг | 18 | 18 | вимірюється | |||||
| ДП 5.2 | Кількість документів з повторним циклом опрацювання | 11 | 3 | вимірюється | |||||||
| ДП 5.3 | Кількість пропозицій щодо поліпшення надання послуг після проходження навчання | 0 | 0 | вимірюється | |||||||
| ДП 5.4 | Кількість наставників | 0 | 0 | вимірюється | |||||||
|
К 6 | Прозорість | ДП 6.1 | Кількість публікацій у засобах масової інформації щодо організації роботи по зверненню громадян | 21 (16 в газеті «Трудова Слава», 3 в газеті «Ринок Бориспіль», 2 | 24 (19 в газеті «Трудова Слава», 2 в газеті «Ринок Бориспіль», 3 | вимірюється | |||||
| ДП 6.2 | Кількість об’єктів зовнішньої реклами про надання муніципальних послуг | 0 | 0 | вимірюється | |||||||
| ДП 6.3 | Кількість заходів, висвітлених телерадіостудією щодо організації звернення громадян | 10 | 98 (програма «Слушна думка – 28, Вільний мікрофон – 15, Актуально – 20, Аудіопрограми – 35) | вимірюється | |||||||
| ДП 6.4 | Час трансляції про роботу виконавчого комітету, установи, яка перевіряється | 40 хв. | 1 год. 20 хв. | вимірюється | |||||||
| ДП 6.5 | Кількість наданої інформації громадянам через телерадіостудію | 3 ТРС | 5 ТРС «Бориспіль» (привітання до Дня працівників ЖКГ, інформація щодо сплати комунальних послуг, щодо сплати коштів за житлово-комунальні послуги по єдиній квитанції, інші) | вимірюється | |||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ||||||
|
|
| ДП 6.6 | Розміщення на веб-сайті виконавчого комітету міської ради узагальнених матеріалів про організацію роботи зі зверненнями громадян, графіка проведення особистого прийому громадян керівництвом, роз’яснень з найбільш актуальних питань громадян тощо | розміщено | вимірюється | ||||||
| К 7 | Залучення громадськості | ДП 7.1 | Кількість управлінських послуг, прийнятих з попередніми узгодженнями та залученням дорадчих, громадських організацій | - | - | - | |||||
| ДП 7.2 | Кількість засідань Громадської Ради | 1 | 2 | вимірюється | |||||||
| ДП 7.3 | Кількість громадських слухань, проведених за сприянням працівників виконавчого комітету та установи, яка перевіряється | 1 | 1 | вимірюється | |||||||
| ДП 7.4 | Кількість створених місцевих інститутів за сприянням працівників виконавчого комітету та установи, яка перевіряється | - | - | - | |||||||
| ДП 7.5 | Кількість органів самоорганізації населення, створених за сприянням працівників відділу | 1 (рішення
| - | вимірюється | |||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ||||||
|
|
| ДП 7.6 | Кількість створених об’єднань співвласників багатоквартирних будинків | 3 | 2 | вимірюється | |||||
|
|
| ДП 7.7 | Кількість проведених заходів із залученням громадськості | 4 згідно плану роботи головного управління | вимірюється | ||||||
| К 8 | Справедливість | ДП 8.1 | Кількість звернень фізичних та юридичних осіб щодо дискримінації у наданні послуг (нацментальність, гендерна політика) | 0 | відповідає вимогам | ||||||
| ОП 8.2 | Дотримання порядку розгляду звернень пільгової категорій | Порядок розгляду дотримується. | відповідає вимогам | ||||||||
|
| Великої Вітчизняної війни, Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної праці, жінок, яким присвоєно почесне звання "Мати-героїня") | громадян» та |
| ||||||||
| К 9 | Мінімальна(справедлива) вартість | ДП 9.1 | Кількість скарг на необґрунтовано високу вартість адміністративних послуг | Послуги надаються безоплатно | відповідає вимогам |
| |||||
| ДП 9.2 | Наявність адміністративних актів, які встановлюють розмір плати за надання послуг | Послуги надаються безоплатно | відповідає вимогам |
| |||||||
| ДП 9.3 | Кількість місць для оплати та їх віддаленість від місць прийому громадян | - | - |
|
| ||||||
| К 10 | Ефективність | ДП 10.1 | Кількість працюючих у відділі
| 8/2459 | 8/2467 | вимірюється |
| ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ||||||
|
|
| П 10.3 | Кількість партнерів по обміну досвідом функціонування системи управління якістю | 2: | вимірюється | ||||||
| К 11 | Економічність | ДП 11.1 | Відсоток зменшення/збільшення системних одиниць у 2012 році порівняно з попередніми роком | стала | вимірюється |
| |||||
| ДП 11.2 | Відсоток збільшення адміністративних, інформаційних послуг без збільшення | 20,3 % | вимірюється |
| |||||||
| № | Питання | Відповідь | Виявленні порушення, недоліки | Виправлення | |
| 01.01. Стан організації діловодства | |||||
| 1. | Наявність Положення, Статуту | Положення затверджено рішенням міської ради від 07.02.2008 № 3088-28-V. |
| Відповідає вимогам. | |
| 2. | Наявність посадових інструкцій | Посадові інструкції розроблені на всіх працівників - посадових осіб місцевого самоврядування, передбачених організаційною структурою та штатною чисельністю, затверджені начальником управління. Працівники ознайомлені з інструкціями. |
| До 01.06.2013 внести зміни до посадових інструкцій щодо розподілу обов’язків. | |
| 3 | Наявність інструкції з діловодства | Інструкція з діловодства затверджена наказом начальника управління від 17.03.2009 № 9-од. Текст відповідає типовій формі, включені всі необхідні розділи. З інструкцією ознайомлені всі працівники під розписку. |
| Відповідає вимогам. | |
| 01.02. Документування діяльності | |||||
| 4 | Наявність бланків (їх види, відповідність (уніфікованій системі організаційно-розпорядчих документів) ДСТУ 4163-2003, порядок обліку) | В управлінні використовуються наступні бланки: | Заголовна частина бланку листа та наказу не відповідає вимогам стандартів. | До 01.05.2013 відредагувати бланк листа та наказу. | |
| 5 | Впровадження ДСТУ 4163-2003 при оформленні реквізитів службових документів (розпорядчі документи, листи, протоколи тощо) | Реквізити наказів, протоколів, листів використовуються за стандартами, які також прописані в інструкції з діловодства. |
| Відповідає вимогам. | |
| 01.03. Організація документообігу | |||||
| 6 | Загальний обсяг документів, маршрути їх проходження | Загальний обсяг документів в управлінні за 2012 рік складає 3272,
|
| Відповідає вимогам. | |
| 7 | Системи реєстрації (централізована, децентралізована, змішана) | Змішана. Вхідна документація реєструється заступником начальника. Накази реєструються у журналах реєстрації справа №№ 03-04, 03-06. |
| Відповідає вимогам. | |
| 8 | Форми реєстрації документів (журнальна, електронна, карткова) | Журнальна в паперовому варіанті. |
| Відповідає вимогам. | |
| 9 | Ведення реєстрації документів в межах груп (залежно від назви, виду, автора, змісту) | Реєстрація ведеться в журналах вхідної, вихідної документації, звернень громадян та реєстрації наказів. |
| Відповідає вимогам. | |
| 01.04. Впровадження технологій електронного діловодства | |||||
| 10 | Наявність локальної мережі | Локальна мережа установлена. |
| Відповідає вимогам. | |
| 11 | Впровадження системи САД | Відсутня. |
| Відповідає вимогам. | |
| 12 | Застосування електронного цифрового підпису (наявність сертифіката, ключа) | Застосовується електронний цифровий підпис начальника та головного бухгалтера для здачі звітності в Податкову інспекцію та Пенсійний фонд. |
| Відповідає вимогам. | |
| 13 | Внесення електронних документів в номенклатуру справ | Відсутнє.
|
| Відповідає вимогам. | |
| 14 | Формування електронних документів у справи (файли) відповідно до номенклатури справ | Відсутнє. |
| Відповідає вимогам. | |
| 15 | Характеристика електронних документів (види документів, що функціонують тільки у електронному вигляді, дублювання документів в електронному та паперовому вигляді,їх співвідношення) | - |
| Відповідає вимогам. | |
| 16 | Характеристика змісту інформації електронних документів | - |
| Відповідає вимогам. | |
| 01.05. Організація контролю за виконанням документів | |||||
| 17 | Наявність картотек, їх ведення (традиційне,електронне) | Відсутні картотеки. |
| Відповідає вимогам. | |
| 18 | Дотримання термінів виконання документів (складання довідок про хід виконання, інформування керівництва)
| Терміни виконання документів розглядаються на щотижневих нарадах у начальника. Контроль за виконанням документів ведеться за допомогою програми АСКОД. |
| Відповідає вимогам. | |
| 01.06. Організація спеціальних видів діловодства | |||||
| 19 | Наявність індивідуальної інструкції про порядок роботи з документами, які місять конфіденційну інформацію | Відсутні документи з конфіденційною інформацією. |
| Відповідає вимогам. | |
| 20 | Порядок реєстрації та обліку, формування справ, забезпечення збереженості документів з грифом обмеження доступу | Відсутні документи з грифом обмеження доступу |
| Відповідає вимогам. | |
| 21 | Наявність інструкції по роботі зі зверненнями громадян | Розроблена інструкція з організації роботи щодо розгляду звернень громадян, затверджена наказом начальника від 20.04.2009 № 10-од. |
| Відповідає вимогам. | |
| 22 | Порядок реєстрації документів, формування справ за зверненнями громадян | Реєстрація документів звернень громадян ведеться через відділ організації надання адміністративних послуг там і формується справа. Третій екземпляр залишається у справі управління № 02-07 |
| Відповідає вимогам. | |
| 01.07. Організація роботи з документами в діловодстві | |||||
| 23 | Наявність зведеної номенклатури справ (дата погодження архівом та затвердження керівником) | Розроблена та передана |
| Відповідає вимогам. | |
| 24 | Наявність номенклатури справ в структурних підрозділах | Структурні підрозділи відсутні. |
| Відповідає вимогам. | |
| 25 | Формування розпорядчих документів (наказів, гриф «Затверджено») | Накази з основної діяльності та накази з особового складу ведуться в окремих справах. Нумерація наказів ведеться в хронології. Документи з грифом “Затверджено” реєструються та формуються до справ. Також ведуться журнали обліку наказів та документів з грифом “Затверджено”, які пронумеровані та прошнуровані. |
| Відповідає вимогам. | |
| 26 | Стан формування справ у структурних підрозділах | Структурні підрозділи відсутні. |
| Відповідає вимогам. | |
| 01.08. Організація відомчого контролю за станом діловодства та архівної справи | |||||
| 27 | Наявність відомчих переліків зі строками зберігання, типових або примірних номенклатур справ, інструкцій з діловодства, методичних посібників з питань діловодства та архівної справи) | Відомчий перелік та примірна номенклатура справ відсутні. |
| Відповідає вимогам. | |
| 28 | Заходи щодо підвищення кваліфікації працівників діловодної служби (курси, семінари, наради) | 13 грудня 2012 року заступник начальника відвідала семінар-практикум з діловодства та архівної справи у виконавчому комітеті. А також відвідала семінар-практикум для працівників органів місцевого самоврядування, керівників і відповідальних за ведення діловодства та архівної справи підприємств, установ, організацій міста, який відбувся 21 лютого 2013 року в приміщенні КП “ЖРЕУ” |
| Відповідає вимогам | |
| 02. Організація роботи експертної комісії (ЕК) | |||||
| 29 | Наявність положення про ЕК та її склад (дата погодження з ЕК архівного відділу та затвердження керівником) | Положення про ЕК розроблено та затверджено наказом начальника від 21.03.2013 № 27. |
| Відповідає вимогам. | |
| 30 | Наявність плану роботи, звіту ЕК | Не формувався. |
| План роботи ЕК включити до річного плану роботи управління. | |
| 31 | Регулярність засідань | Не велись.
|
| Засідання проводити не рідше 1 разу на рік | |
| 32 | Оформлення протоколів | Протоколи відсутні.
|
| Засідання ЕК в обов’язковому порядку оформляти протокольно. | |
| 03. організація роботи архівного підрозділу | |||||
| 33 | Ступінь самостійності | Відокремленого підрозділу немає. Відповідно до наказу від 22.03.2010 № 3-од призначена відповідальна особа. |
| Відповідає вимогам | |
| 34 | Положення про архівний підрозділ (дата погодження з ЕК архівного відділу та затвердження керівником) | Положення про архівний підрозділ відсутнє.
|
| До 01.05.2013 розробити положення про архівний підрозділ та погодити з ЕК архівного відділу. | |
| 35 | Кількість працівників (штатні одиниці особа, відповідальна за архів) їх освіта, стаж роботи | Призначена відповідальна особа. |
| Відповідає вимогам. | |
| 36 | Наявність плану роботи, звіту про його виконання | План роботи не вівся.
|
| План роботи архівного підрозділу включити до річного плану роботи управління. | |
| 03.02. забезпечення збереженості документів | |||||
| 37 | Характеристика приміщення архівного підрозділу (загальна площа, кількість архівосховищ, наявність робочої кімнати, вид опалення, наявність грат, штор, жалюзі) | Окремо виділеного приміщення немає. Є дві металеві шафи для зберігання архівних документів, які розміщені на сходинковій клітині. |
| Не повністю відповідає вимогам. | |
| 37 | Електро і протипожежне обладнання, наявність протипожежних засобів, охорона | Відсутнє. |
| Встановити вогнегасник до 01.05.2013 | |
| 39 | Наявність контрольно-вимірювальних приладів, реєстрація їх показників | Відсутнє. |
| Придбати градусник до 01.05.2013 | |
| 40 | Характеристика фізичного стану документів і повнота їх збереження, факти втрати чи незаконного нищення документів (акти про нестачу) | Документи зберігаються в належному стані, факти втрати відсутні. |
| Відповідає вимогам | |
| 41 | Проведення перевірянь наявності документів постійного зберігання та з особового складу, документальне оформлення підсумків | Не проводилось, в зв’язку з відсутністю описів справ. |
| До 01.09.2013 провести перевіряння наявності та стану документів. | |
| 03.03. Організація обліку документів | |||||
| 42 | Наявність облікових документів (книга обліку надходження та вибуття документів з архівного підрозділу, справа фонду, паспорт архівного підрозділу описи справ постійного зберігання та з особового складу - за які роки складено, дата погодження з ЕК архівного відділу) | Книга обліку та надходження документів не велась, описи справ, акти на знищення документів не підготовлені, паспорт архівного підрозділу не складено.
|
| До 01.09.2013 сформувати описи справ, акти на знищення документів, у яких минув термін зберігання та історичну довідку. | |
| 43 | Наявність довідкового апарату (описи справ, історична довідка, номенклатура справ) | Історична довідка та описи справ відсутні. |
| До 01.09.2013 сформувати описи справ та історичну довідку. | |
| 44 | Наявність актів про вилучення документів до знищення, актів перевіряння наявності справ | Відсутній.
|
| До 01.09.2013 сформувати акти про вилучення документів до знищення, актів перевіряння наявності справ. | |
| 45 | Кількість справ, що зберігаються понад встановлені строки | У зв’язку з відсутністю описів справ, не можливо встановити. |
| До 01.09.2013 підготовити інформацію про кількість справ, що зберігаються понад встановлені строки. | |
| 03.04. Користування документами архівного підрозділу | |||||
| 46 | Наявність книги видавання справ у тимчасове користування співробітниками установи | Відсутня. |
| До 01.05.2013 завести книгу видавання справ у тимчасове користування. | |
| 47 | Організація видавання документів за межі установи | Документи за межі управління не видаються
|
| Відповідає вимогам. | |
| 48 | Кількість виконаних запитів на документи | Не видавались. |
| Відповідає вимогам. | |
| 03.05. Зберігання електронних документів (за наявності) | |||||
| 49 | Наявність окремого архіву електронних документів | Відсутній. |
| Відповідає вимогам. | |
| 50 | Види носіїв (жорсткі диски персональних комп’ютерів, жорсткі диски серверів, лазерні диски, дискети) | Відсутні. |
| Відповідає вимогам. | |
| 51 | Наявність описів справ в електронному вигляді, супровідної документації | Не ведуться. |
| Відповідає вимогам. | |
| 4. Організація роботи звернення громадян | |||||
| 52 | Дотримання порядку реєстрації звернень громадян на реєстраційно-контрольних картках чи в журналах реєстрації, ведення карток (журналів) обліку особистого прийому | Ведеться журнал реєстрації звернень громадян, ведеться журнал особистого прийому громадян. Журнали пронумеровані та прошнуровані. |
| Відповідає вимогам. | |
| 53 | Дотримання порядку формування справ і картотек за зверненнями громадян та їх комплектації | Порядок формування справ дотримується. |
| Відповідає вимогам. | |
| 54 | Дотримання строку розгляду звернень громадян | Всі звернення громадян розглядаються у встановлені законодавством терміни. |
| Відповідає вимогам. | |
| 55 | Дотримання строку та пересилання звернень громадян іншим уповноваженим органам | Документи надсилаються за належністю |
| Відповідає вимогам. | |
| 56 | Дотримання порядку розгляду звернень окремих категорій громадян (інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної праці, жінок, яким присвоєно почесне звання “Мати-героїня” | Терміни виконання таких документів дотримуються. |
| Відповідає вимогам. | |
| 57 | Наявність затверджених графіка і порядку проведення особистого прийому громадян та їх дотримання | Розроблений та затверджений від 20.12.2012 начальником управління графік особистого прийому громадян та проведення «прямого телефонного зв’язку» з громадянами міста на 2013 рік, який розміщений на сайті міської ради. |
| Відповідає вимогам. | |
| 58 | Наявність належним чином обладнаного приміщення для проведення особистого прийому | Приміщення для прийому громадян обладнане належним чином. |
| Відповідає вимогам. | |
| 59 | Наявність затвердженого графіка роботи “гарячої лінії”, його дотримання, ведення обліку повідомлень громадян | Відсутній. |
| Відповідає вимогам. | |
| 60 | Проведення аналітичної роботи із зверненнями громадян | Аналітична робота проводиться щотижня та розглядається на нарадах у начальника. |
| Відповідає вимогам. | |
| 61 | Проведення нарад з питань звернення громадян | Щоп’ятниці проводяться планові наради з працівниками управління, в тому числі заслуховується інформація з питань звернень громадян. |
| Відповідає вимогам. | |
| 62 | Планування роботи із зверненнями громадян | Включено до річного плану роботи управління. Звернення громадян розглядаються по мірі надходження. |
| Відповідає вимогам. | |
| 63 | Систематичне інформування керівництва органу виконавчої влади про стан роботи із зверненнями громадян | Щорічно проводиться звітування на засіданнях виконавчого комітету міської ради. Наприклад, рішення від 20.02.2012 |
| Відповідає вимогам. | |
| 64 | Розміщення на веб-сайті органу виконавчої влади узагальнених матеріалів про організацію роботи із зверненнями громадян, графіка особистого прийому, роз’яснень на найбільш актуальні питання громадян | Рішення про оцінку рівня організації роботи зі зверненнями громадян та графіка особистого прийому розміщені на сайті Бориспільської міської ради. |
| Відповідає вимогам. | |
Начальник головного управління
житлово-комунального господарства В.І. Аврамчук
