Заслухавши пропозицію завідувача трудового архіву Биковець Л.Г. про впорядкування діяльності Трудового архіву та з метою інтегрування системи управління якістю, стратегічного плану розвитку міста та програми цільового методу бюджетування, відповідно до ст. 40 Закону України «Про місцеве самоврядування» виконавчий комітету міської ради ВИРІШИВ:

1. Затвердити Положення про Трудовий архів виконавчого комітету міської ради (додається).

2. Заступнику міського голови Дмітрієву В.О. подати на розгляд міської ради проект рішення про визнання такими, що втратили чинність    пункт 2 рішення міської ради від 18.12.2003 № 116-Х.ХХІV «Про створення трудового архіву виконавчого  комітету Бориспільської міської ради»  та рішення міської ради від 16.03.2006 № 4245-ХХХVІІІ-ІV «Про внесення змін та доповнень до Положення про Трудовий архів виконавчого комітету міської ради».

3.Контроль за виконанням цього рішення покласти на керуючу справами виконавчого комітету міської ради Передерей Л.Л.

Міський голова                                                              А.С.Федорчук

          
                                           
ЗАТВЕРДЖЕНО
рішення виконавчого комітету Бориспільської міської ради
від 29.01.2008 № 57

П О Л О Ж Е Н Н Я

Про Трудовий архів виконавчого комітету
Бориспільської міської ради

1. Загальні положення

1.1. Трудовий архів виконавчого комітету Бориспільської міської ради (місцева архівна установа, далі - установа) є структурним підрозділом виконавчого комітету Бориспільської міської ради, який надає послуги  по виконанню запитів соціально-правового характеру юридичних та фізичних осіб.

1.2. Відповідно до Закону України „Про національний архівний фонд і архівні установи”, керуючись Указом Державного комітету архівів України від 13 травня 2002 р. № 33, Трудовий архів створено рішенням Бориспільської міської ради ХХІV скликання 18.12.2003  № 116-Х.ХХІV, яка затверджує структуру, чисельність, витрати на утримання. Установа має печатку із зображенням герба України, кутовий штамп та фірмові бланки зі своїм найменуванням.

1.3. Завідувач Трудовим архівом  повинен мати повну вищу освіту та стаж роботи за фахом не менше 3 роки, або стаж роботи в інших сферах не менше 5 років. Архіваріус повинен мати освіту відповідного професійного спрямування, без вимог до стажу роботи.

1.4. Установа є підзвітною, підконтрольною міській раді, її виконавчому комітету, міському голові, керуючій справами виконавчого комітету міської ради.

1.5. Трудовий архів  у своїй діяльності керується ст.ст. 3, 10, 22, 33, 34, 50, 54, 55, 57 Конституції України, ст.ст. 13, 14, 16 Закону України « Про національний архівний фонд та архівні установи»  ( із наступними змінами та доповненнями) від 13.12.2001 №2888-111,  п.10 ст.38  Закону «Про місцеве самоврядування в Україні»,  актами Президента України, актами Кабінету Міністрів України, рішеннями міської ради, та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, цим Положенням.
З питань організації та методики ведення архівної справи Трудовий архів керується нормативними актами  та вказівками Державного архіву Київської області, рекомендаціями архівного відділу Бориспільської міської ради.

2. Завдання Трудового архіву

2.1. Забезпечення централізованого зберігання документів, які нагромаджуються в процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду.

2.2.  Виконання законів України, актів Президента України та Кабінету Міністрів України, рішень міської ради та її виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, нормативних актів  та вказівок Державного архіву Київської області, рекомендацій архівного відділу Бориспільської міської ради.

2.3. Забезпечення збереженості документів з особового складу, а також тимчасового зберігання,  строки зберігання яких не закінчилися, суб’єктів господарської діяльності, незалежно від форм власності, що ліквідовуються і не мають правонаступників.

2.4. Виявлення та включення до джерел комплектування архіву установ, організацій та підприємств, незалежно від форм власності, в діяльності яких не створюються документи Національного  архівного фонду.

2.5. Забезпечення обліку документів, що зберігаються в Трудовому архіві, створення до них необхідного облікового і довідкового апарату на паперовій основі та в електронному вигляді.

2.6. Організація користування документами у службових, наукових, соціально - правових та інших цілях, видача, у встановленому Держкомархівом порядку, архівних довідок, копій та витягів з документів, що надійшли на зберігання до Трудового архіву.

2.7. Проведення експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, подання на затвердження експертної комісії (ЕК) архівного відділу міської ради, Державного архіву Київської області описів справ з особового складу, тимчасового зберігання, актів про вилучення до знищення документів, строки зберігання яких закінчилися, установ, організацій та підприємств  - джерел комплектування архіву.
2.8. Участь у заходах з підвищення кваліфікації працівників діловодних, архівних підрозділів та експертних комісій установ, організацій та підприємств - джерел комплектування архіву. 
                        
2.9. Підготовка проектів розпоряджень міського голови, рішень виконавчого комітету з питань, що належать до компетенції Трудового архіву.
2.10. Підготовка проектів перспективних (річних), поточних (квартальних) та оперативних (місячних) планів роботи, тижневих  планів-заходів Трудового архіву відповідно до вимог Регламенту виконавчого комітету Бориспільської міської ради.

2.11. Ведення протоколів нарад при завідувачі  Трудового архіву.

3. Функції відділу

3.1. Надає якісні адміністративні послуги мешканцям міста відповідно до реєстру згідно з додатком 2.

3.2. Бере участь у виконанні програми з питань системи управління якістю,  програми розвитку архівної справи в Київській області на 2006-2010 роки, подає виконавчому комітету та Державному архіву Київської області звіти про хід і результати виконання цих програм  згідно з додатком 1.

3.3. Організовує і здійснює ведення діловодства у Трудовому архіві.

3.4. Здійснює:
 прийом юридичних та фізичних осіб з питань соціально - правового характеру;
використання документів архіву у службових, наукових, соціально - правових та інших цілях, видавання документів установам, організаціям та підприємствам в тимчасове користування;
підготовку, оформлення та видавання довідок соціально-правового  характеру;
комплектування архіву документами;
приймання на зберігання документів з особового складу установ, організацій та підприємств;
картонування прийнятих документів;
заповнення карток, внесення змін та доповнень в облікові документи архіву.
 
3.5.Забезпечує:
схоронність документів архіву:
проведення перевірки наявності документів;
оформлення результатів проведених перевірок наявності документів;
перескладання описів справ з особового складу по фондах;
заповнення карток фондів, внесення змін та доповнень в інші облікові документи.

3.6.  Бере участь у проведенні експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, поданні на затвердження експертної комісії (ЕК) архівного відділу міської ради, Державного архіву Київської області описів справ з особового складу, тимчасового зберігання, актів про вилучення до знищення документів, строки зберігання яких закінчилися, установ, організацій та підприємств  - джерел комплектування архіву.

3.7. Бере участь  у нарадах, семінарах, які проводяться міськвиконкомом, Державним архівом Київської області.

3.8.  Надає  методичну та практичну допомогу організаціям, установам, підприємствам та фізичним особам щодо впорядкування документів, їх описування, оформлення, складання описів справ ,  актів про вилучення до знищення документів, що втратили науково-історичну цінність  та практичне значення, в написанні історичних довідок.

3.9.  Надає консультації  громадянам та юридичним особам щодо місця знаходження документів установ, організацій та підприємств, які не передали документи на зберігання до архіву.
 
3.10.  Вирішує господарські питання:
організація санітарних днів; забезпечення архіву господарськими та канцелярськими товарами, інвентарем.

3.11.  Готує проекти планів роботи, тижневих планів - заходів Трудового архіву.

3.12.  Веде протоколи нарад на засіданнях у завідувача Трудового архіву.
3.13.  Складає  номенклатуру справ Трудового архіву .

3.14.  Вдосконалює форми і методи роботи з документами. Здійснює роботу щодо автоматизації діловодного процесу.

3.15.  Висвітлює діяльність у ЗМІ, на сайті виконавчого комітету, рекламних носіях.

4. Права Трудового архіву

4.1. Трудовий архів діє у межах повноважень, наданих ст.ст.  13, 14, 16 Закону України « Про національний архівний фонд та архівні установи»  ( із наступними змінами та доповненнями) від 13.12.2001 №2888- 111; п.10 ст.38 Закону «Про місцеве самоврядування в Україні».

4.2. Організація виконання програми «Про стратегію розвитку архівної справи і діловодства в м. Бориспіль на 2004-2011роки»
від 30.09 2004 № 543 – ХУІІ – ІУ, подання міській раді та виконавчому комітету звіту про хід і результати ії виконання.
 
4.3. Подання інформації  керівництву виконавчого комітету  міської ради про стан зберігання та користування документами установ, організацій та підприємств,  внесення пропозицій щодо поліпшення цієї роботи.

4.4. Подання  на розгляд виконавчого комітету міської ради проектів рішень з питань, що відносяться до компетенції Трудового архіву.

4.5. Подання пропозицій щодо удосконалення організації роботи із зверненнями громадян.

4.6. Користування системою  зв’язку і комунікацій, що існують у міській раді.

5. Організація роботи Трудового архіву

5.1. Трудовий архів виконавчого комітету міської ради очолює завідувач. У разі його відсутності обов’язки виконує архіваріус, на підставі розпорядження міського голови або за дорученням керуючої справами виконавчого комітету міської ради.

5.2. Завідувач та архіваріус призначаються на посаду та звільняються з  неї  розпорядженням міського голови.

5.3. Службові обов’язки працівників визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються міським головою.

5.4. Вивчення питань, що належать до компетенції Трудового архіву, проводиться  згідно з планами,  погодженими із керуючою справами виконавчого комітету міської ради.

5.5. Діловодство Трудового архіву ведеться згідно з  номенклатурою справ, затвердженою керуючою справами виконавчого комітету міської ради.

5.6. Трудовий архів взаємодіє із іншими відділами, службами міської ради та ії виконавчого комітету.
 
5.7. Трудовий архів бере участь у процесі системи управління якістю відповідно до міжнародних норм ISO 9001-2000.

5.8.Підготовлені Трудовим архівом матеріали доповідаються керуючій справами виконавчого комітету і використовуються згідно з її розпорядженнями.

6.Організаційно-правовий статус завідувача Трудового архіву

6.1. Здійснює свою діяльність у межах наданих повноважень відповідно до Положення про Трудовий архів.

6.2. Повинен знати Конституцію України, акти законодавства, нормативні документи, що стосуються служби в органах місцевого самоврядування; акти Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади вищого рівня, що  регулюють роботу з документами; практику  застосування  чинного  законодавства  в діловодстві;
основи архівної справи, інструкцію з діловодства, правила ділового етикету, правила та  норми охорони праці і протипожежного захисту, основні  принципи роботи на комп’ютері та відповідні програмні засоби.

6.3. Організовує роботу Трудового архіву і несе персональну відповідальність за виконання покладених на нього  завдань.

6.4. Вносить на розгляд керуючої справами пропозиції щодо оптимальної чисельності штатного розпису Трудового архіву.

6.5. Розробляє і вносить на затвердження міському голові посадові інструкції працівників Трудового архіву.

6.6. Забезпечує виконання плану роботи міської ради та виконавчого комітету з питань, що стосуються Трудового архіву, доручень керівництва, плану роботи архіву.

6.7. Організовує роботу у Трудовому архіві щодо ведення діловодства.

6.8.  Організовує роботу у Трудовому архіві щодо зі зверненнями громадян.

6.9. Організовує разом з відділом кадрів виконавчого комітету міської ради роботу з добору та розстановки кадрів, підвищення їх кваліфікації, координує роботу з формування кадрового резерву установи, бере участь у проведенні атестації, щорічній оцінці кваліфікації працівників Трудового архіву.

6.10. Подає письмові пропозиції щодо планів навчань та підвищення кваліфікації посадових осіб Трудового архіву.

6.11. Про проведену роботу установи звітує один раз на рік перед виконавчим комітетом міської ради та Державним архівом Київської області.

6.12. В установленому порядку вносить подання про преміювання працівників установи та накладання дисциплінарних стягнень.

6.13. Розробляє і здійснює заходи щодо поліпшення організації та підвищення ефективності роботи Трудового архіву.

6.14. Координує взаємодію установи з іншими структурними підрозділами міської ради.

6.15. Бере участь у засіданнях виконавчого комітету, нарадах, семінарах, доводить позицію Трудового архіву з питань, що розглядаються.

6.16. Підписує та візує документи в межах своєї компетенції.

6.16. Бере участь у розробленні нормативно-правових актів.

6.17. Представляє Трудовий архів у державних установах та громадських організаціях з питань, віднесених до його компетенції.
 
6.18.Систематично оцінює роботу працівників відділу, щомісяця складаючи протокол про вимірювання процесів надання послуг з використанням показників, зазначених у технологічних картках процесів, у яких бере участь відділ.

6.19. На період відпуски або на час відсутності завідувача його обов’язки виконує архіваріус Трудового архіву відповідно до розпорядження міського голови або доручення керуючої справами виконавчого комітету.

7.Відповідальність працівників Трудового архіву

7.1. Завідувач Трудового архіву  несе персональну відповідальність за своєчасне і якісне виконання завдань, функцій установи, передбачених цим Положенням.

7.2 Несе відповідальність за недотримання Положення про Трудовий архів, бездіяльність або невиконання наданих прав, порушення правил внутрішнього розпорядку та трудової дисципліни, норм етики поведінки посадової особи органів місцевого самоврядування .

7.3 Із метою контролю над дотриманням трудової дисципліни начальник відділу до 12.00 повинен повідомити відділ кадрів про відсутність працівника на робочому місці.

Додаток 1
до Положення про Трудовий архів
                                                                           виконавчого комітету
                                                                                  Бориспільської міської ради

Перелік програм

Зав трудовим архівом                                               Л.Г.Биковець

Додаток 2
до Положення про Трудовий архів
                                                                           виконавчого комітету
                                                                                  Бориспільської міської ради

Реєстр адміністративних послуг

Зав. Трудового архіву                                   Л.Г.Биковець