Заслухавши пропозицію начальника відділу по роботі із зверненнями громадян Павлович Л.В. про впорядкування діяльності відділу та з метою інтегрування системи управління якістю, стратегічного плану розвитку міста та програми цільового методу бюджетування, відповідно до ст. 54, пп.1, п. б, ч. 1, ст. 38 Закону України «Про місцеве самоврядування» виконавчий комітету міської ради ВИРІШИВ:
1.Затвердити Положення про відділ по роботі із зверненнями громадян виконавчого комітету міської ради (додається).
2.Заступнику міського голови Дмітрієву В.О. подати на розгляд міської ради проект рішення про визнання таким, що втратив чинність додаток «Положення про відділ по роботі із зверненнями громадян Бориспільської міської ради» рішення колегії Бориспільської міської ради від 30.05.2002 № 3 «Про затвердження положень про відділи, служби, управління виконкому міської ради».
3.Контроль за виконанням цього рішення покласти на керуючу справами виконавчого комітету міської ради Передерей Л.Л.
Міський голова А.С.Федорчук
ЗАТВЕРДЖЕНО
рішення виконавчого
комітету міської ради
від 29.01.2008 № 49
ПОЛОЖЕННЯ
про відділ по роботі із зверненнями громадян
виконавчого комітету Бориспільської міської ради
1. Загальні положення
1.1.Відділ по роботі із зверненнями громадян ( далі - відділ) - є структурним підрозділом виконавчого комітету міської ради. Мета відділу – надання якісних адміністративних послуг щодо належного розгляду звернень громадян, які надійшли до виконавчого комітету міської ради та організації прийому громадян міським головою та його заступниками, перевірки цієї роботи в управліннях, службах, відділах виконавчого комітету, на підприємствах, в установах, організаціях міста.
1.2.Відповідно до Закону України „Про місцеве самоврядування в Україні” він утворюється міською радою, яка затверджує структуру, чисельність працівників та витрати на утримання. Положення про відділ затверджується виконавчим комітетом міської ради.
1.3.Працівники відділу повинні мати повну вищу освіту.
1.4.Відділ підзвітний, підконтрольний міській раді, виконавчому комітету, міському голові, керуючій справами виконавчого комітету міської ради.
1.5.Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, пп.1, п. б, ч. 1, ст. 38 Закону України „Про місцеве самоврядування в Україні”, Закон України „Про звернення громадян”, іншими законами України, актами Верховної ради України, актами Кабінету Міністрів України, рішеннями обласної ради, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, цим Положенням, правилами та вказівками архівних органів, іншими діючими нормативами з питань роботи з документами.
2. Завдання відділу
2.1.Організація діловодства за зверненнями громадян у виконавчому комітеті міської ради.
2.2.Організація особистого прийому громадян міським головою, заступниками міського голови.
2.3.Прийняття участі у розроблені нормативно-правових актів.
2.4.Забезпечення контролю за своєчасним розглядом пропозицій, заяв і скарг громадян, які надійшли до виконавчого комітету міської ради.
2.5.Інформування міського голови, його заступників, керуючу справами про стан роботи із зверненнями громадян та з організації особистого прийому громадян у структурних підрозділах виконавчого комітету міської ради.
2.6.Підготовка проектів розпоряджень міського голови, рішень виконавчого комітету, міської ради, що належать до компетенції відділу.
2.7.Надання методичної допомоги відділам, управлінням, службам виконавчого комітету, іншим структурним підрозділам міської ради, організаціям, підприємствам та установам з організації роботи із зверненнями громадян і особистого їх прийому.
2.8.Здійснення контролю за виконанням законодавства щодо розгляду звернень громадян, особистого їх прийому в управляннях, службах, відділах виконавчого комітету міської ради, на підприємствах, в установах, організаціях міста, а також аналіз причин виникнення порушень у виконання вимог зазначених документів і внесення пропозицій щодо їх усунення.
2.9.Підготовка проектів перспективних ( річних), поточних ( квартальних) та оперативних ( місячних) планів роботи, тижневих планів-заходів виконавчого комітету міської ради відповідно до вимог Регламенту виконавчого комітету Бориспільської міської ради.
2.10.Забезпечення діяльності Інформаційно-довідкового центру відповідно до покладених на нього завдань.
3. Функції відділу
3.1.Надає якісні адміністративні послуги мешканцям міста відповідно до реєстру згідно з додатком 1.
3.2.Здійснює прийом, реєстрацію, облік, передачу за призначенням, пошук звернень громадян.
3.3.Надсилає помилково надіслані до виконавчого комітету міської ради звернення громадян іншим організаціям, про що повідомляє громадян.
3.4.Інформує міського голову, його заступників про зміст звернень громадян, готує необхідні матеріали для своєчасного та правильного їх розгляду.
3.5.Проводить консультації та роз’яснення для громадян, які виявили бажання звернутись ( або звернулися ) на особистий прийом до міського голови.
3.6.Організовує проведення прийому громадян міським головою, його заступниками.
3.7.Забезпечує своєчасний розгляд пропозицій, заяв і скарг, які надійшли на ім’я міського голови та його заступників.
3.8. За дорученням міського голови, його заступників направляє управлінням та іншим структурним підрозділам виконавчого комітету міської ради, підприємствам, організаціям, установам, іншим юридичним особам для розгляду заяви і скарги громадян, про що інформує заявників.
3.9. Отримує від управлінь, інших структурних підрозділів виконавчого комітету міської ради, підприємств, установ і організацій інформацію ( довідки, пояснення, інші матеріали), що стосується розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян, на їх підставі готує інформацію керівництву виконавчого комітету міської ради.
3.10.Організовує за дорученням керівництва виконавчого комітету міської ради в необхідних випадках перевірки на місцях фактів, викладених у зверненнях громадян, що стосуються його компетенції.
3.11. Перевіряє стан роботи з розгляду листів, заяв і скарг, організації особистого прийому громадян в управліннях, інших підрозділах виконавчого комітету міської ради, на підприємствах, в установах і організаціях.
3.12. Здійснює контроль за виконанням розпоряджень міського голови щодо розгляду звернень громадян.
3.13.Веде облік громадян, що побували на прийомі у міського голови, доручень міського голови, контролює їх виконання.
3.14.Забезпечує підготовку та подання міському голові, його заступникам інформації про факти порушення виконавської дисципліни та
формального ставлення до розгляду звернень громадян в управліннях, службах, відділах виконавчого комітету міської ради.
3.15. Інформує міського голову, його заступників про стан роботи із зверненнями та з організації особистого прийому громадян в управліннях, інших структурних підрозділах виконавчого комітету міської ради, на підприємствах, в установах і організаціях і подає пропозиції щодо вдосконалення цієї роботи.
3.16.Забезпечує видачу довідок громадянам міста.
3.17.Доводить до управлінь, відділів, підприємств, організацій та фізичних осіб рішення міської ради.
3.18.Вивчає, узагальнює та поширює позитивний досвід роботи, розробляє методичні матеріали щодо удосконалення організації розгляду звернень та прийому громадян, надає методичну та практичну допомогу в цій роботі на місцях.
3.19.Інформує мешканців міста про роботу міської ради та її виконавчого комітету.
3.20. Надає консультації про порядок розгляду звернень громадян.
3.21.Готує проекти планів роботи, тижневих планів-заходів виконавчого комітету міської ради.
3.22.Приймає участь у дослідженні рівня задоволеності замовника.
3.23.Висвітлює свою діяльність у ЗМІ, на сайті виконавчого комітету Бориспільської міської ради та на рекламних носіях.
4. Права відділу
4.1. Діяти у межах повноважень наданих пп.1, п. б, ч. 1, ст. 38 Закону України „Про місцеве самоврядування в Україні”.
4.2. Вносити на розгляд виконавчого комітету міської ради рішення з питань, що віднесені до компетенції відділу.
4.3.Готувати програми соціально-економічного та культурного розвитку міста, цільових програм з інших питань самоврядування, подання їх на схвалення виконавчому комітету та на затвердження міської ради, організація їх виконання, подання міській раді та виконавчому комітету звіту про хід і результати цих програм. Перелік програм згідно з додатком 2.
4.4.Контролювати своєчасне виконання працівниками підрозділів виконавчого комітету надіслані їм на розгляд заяви і скарги громадян відповідно до вимог законодавства.
4.5.Вивчати стан діловодства щодо звернень громадян та здійснювати перевірки організації роботи із зверненнями громадян у підрозділах виконавчого комітету, на підприємствах, в установах, організаціях міста.
4.6. Одержувати від структурних підрозділів виконавчого комітету, підприємств та організацій міста інформації ( довідки-пояснення, інші матеріали), що стосуються розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян.
4.7.Повертати виконавцям недопрацьовані і неправильно оформлені документи з питань розгляду звернень громадян.
4.8.Вносити пропозиції по вдосконаленню організації роботи із зверненнями громадян.
4.9.Вносити пропозиції щодо заохочення або притягнення до відповідальності керівників структурних підрозділів та інших посадових осіб
4.10.Використовувати систему зв’язку і комунікацій, що існують у міській раді.
4.11.Надавати пропозиції щодо створення нових документів виконавчого комітету міської ради та внесення змін до них.
5. Організація роботи відділу
5.1.Відділ по роботі із зверненнями громадян очолює начальник. У разі його відсутності обов’язки начальника виконує головний спеціаліст відділу.
5.2.Працівники відділу призначається на посаду та звільняється з посади розпорядженням міського голови.
5.3.Службові обов’язки працівників визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються міським головою.
5.4. Організація роботи відділу здійснюється згідно планів відділу ( місячного, піврічного), які погоджуються заступником міського голови.
5.5. Порядок планування відділів здійснюється начальниками відділів, відповідно чого складається протокол.
5.6.Діловодство відділу ведеться згідно з номенклатурою справ та вимогами чинного законодавства.
5.7.Відділ бере участь у процесі системи управління якістю відповідно міжнародних норм ISO 9001-2000.
5.8.Підготовлені відділом матеріали доповідаються керуючій справами виконавчого комітету і використовуються згідно з її розпорядженням.
6. Організаційно-правовий статус начальник відділу по роботі із зверненнями громадян
6.1. Здійснює свою діяльність у межах наданих повноважень відповідно до Положення про відділ.
6.2.Повинен знати Конституцію України, акти законодавства, нормативні документи, що стосуються державної служби, служби в органах місцевого самоврядування; акти Президента України, Кабінету Міністрів
України, органів виконавчої влади вищого рівня, що регулюють роботу з документами; практику застосування чинного законодавства в діловодстві;
основи архівної справи, інструкцію з діловодства, правила ділового етикету, правила та норми охорони праці і протипожежного захисту, основні принципи роботи на комп’ютері та відповідні програмні засоби.
6.3. Організовує роботу відділу щодо виконання покладених на відділ завдань, систематично проводить планові наради, результатом яких є протокол з інформацією щодо звіту про виконану роботу ( за тиждень, за місяць, за рік), про результати роботи за відповідними показниками та його діяльності, а саме вдосконалення роботи із замовником, постачальниками та ефективного використання ресурсів.
6.4. Вносити на розгляд керуючої справами пропозиції щодо оптимальної структури та штатного розпису відділу.
6.5.Розробляє і вносить на затвердження міському голові посадові інструкції працівників відділу.
6.6.Забезпечує виконання плану роботи міської ради та виконавчого комітету з питань, що стосуються відділу, доручень керівництва, плану роботи відділу.
6.8.Організовує разом з відділом кадрів виконавчого комітету міської ради роботу з добору та розстановки кадрів, підвищення кваліфікації, координує роботу з формування кадрового резерву відділу, бере участь у проведенні атестації, щорічній оцінці працівників відділу.
6.9.Подає письмові пропозиції щодо планів навчань та підвищення кваліфікації посадових осіб відділу.
6.10.Одержує нормативні матеріали у відділі кадрів щодо щорічної оцінки, ознайомлює працівників відділу із порядком проведення щорічної оцінки та виконує всі вимоги відділу кадрів щодо її проведення.
6.11.Про проведену роботу відділу звітує один раз на рік перед виконавчим комітетом, міською радою, на плановій нараді міського голови, організовує передачу досвіду, застосовуючи нові технології бейчмаркетингу, про що зазначає у своїх планах відділу.
6.12.В установленому порядку вносить подання про присвоєння рангів державного службовця, заохочення працівників відділу та накладання дисциплінарних стягнень.
6.13.Розробляє і здійснює заходи щодо поліпшення організації та підвищення ефективності роботи відділу.
6.14.Координує взаємодію відділу з іншими структурними підрозділами міської ради.
6.15.Бере участь у засіданнях міської ради, виконавчого комітету, нарадах міського голови у разі розгляду питань, які стосуються компетенції відділу.
6.16.Підписує та візує документи в межах своєї компетенції.
6.17.Бере участь у розробленні нормативно-правових актів.
6.18.Представляє відділ у державних установах та громадських організаціях з питань, віднесених до його компетенції.
6.19.Організовує проведення прийому громадян міським головою, його заступниками.
6.20.Систематично оцінює роботу працівників відділу, щомісяця складаючи протокол про вимірювання процесів надання послуг з використанням показників, зазначених у технологічних картках процесів, у яких бере участь відділ.
6.21.На період відпустки або на час відсутності начальника відділу його обов’язки виконує працівник відділу відповідно до розпорядження міського голови, та доручення керуючої справами.
7. Відповідальність начальника відділу
7.1.Начальник відділу несе персональну відповідальність за своєчасне і якісне виконання завдань, функцій відділу, передбачених положенням.
7.2.Несе відповідальність за недотримання Положення про відділ, бездіяльність або невиконання наданих прав; порушення правил внутрішнього розпорядку та трудової дисципліни, норм етики поведінки посадової особи органів місцевого самоврядування та обмежень, пов’язаних з прийняттям на службу в органи місцевого самоврядування та її проходженням.
7.3.Із метою контролю над дотриманням трудової дисципліни начальник відділу до 12.00 повинен повідомити відділ кадрів про відсутність працівника на робочому місці
7.4.У разі неналежного виконання своїх обов’язків несе матеріальну, дисциплінарну відповідальність згідно Закону України “Про службу в органах місцевого самоврядування”.
Додаток 1
до Положення
про відділ по роботі із
зверненнями громадян
виконавчого комітету
Бориспільської міської ради
Реєстр адміністративних послуг
№ з/п | Назва послуги |
1. | Надання довідки „Форма-3” |
2. | Надання довідки „Про склад сім’ї та розмір платежів за житлово-комунальні послуги” |
3. | Надання довідки „Про склад сім’ї та наявність боргів для реструктуризації боргу” |
4. | Надання довідки „Для поновлення пільг по оплаті комунальних платежів” |
5. | Надання довідки „Про склад сім’ї” |
6. | Надання довідки „Про перебування на утриманні померлого годувальника непрацездатних членів сім’ї” |
Начальник відділу
по роботі із зверненнями громадян Л.В. Павлович
Додаток 2
до Положення
про відділ по роботі із зверненнями громадян
виконавчого комітету
Бориспільської міської ради
Перелік програм
№ з/п | Назва програми | Дата затвердження та № рішення ради |
1. |
|
|
Начальник відділу
по роботі із зверненнями громадян Л.В. Павлович
