Заслухавши пропозицію заступника міського голови Дмітрієва В.О. про впорядкування діяльності виконавчих органів міської ради та з метою інтегрування системи управління якістю, стратегічного плану розвитку міста та програми цільового методу бюджетування, відповідно до ст. 40 Закону України “Про місцеве самоврядування”, виконавчий комітету міської ради ВИРІШИВ:

1. Затвердити Положення про відділ ведення Державного реєстру виборців виконавчого комітету міської ради (додається).
2. Заступнику міського голови Дмітрієву В.О. подати на розгляд міської ради проект рішення про визнання таким, що втратив чинність п. 3 рішення Бориспільської міської ради від 30.08.2007 № 1935-21-V “Про утворення відділу ведення Державного реєстру виборців”.
3. Контроль за виконанням цього рішення покласти на заступника міського голови Дмітрієва В.О.

Міський голова                        А.С.Федорчук

ЗАТВЕРДЖЕНО
рішення виконавчого комітету міської ради
від 29.01.2008 № 50

П О Л О Ж Е Н Н Я
відділу ведення Державного реєстру виборців
виконавчого комітету Бориспільської міської ради

1. Загальні положення

1.1. Відділ ведення Державного реєстру виборців виконавчого комітету Бориспільської міської ради (далі – відділ) є структурним підрозділом виконавчого комітету міської ради, який забезпечує ведення Державного Реєстру виборців (далі – Реєстру), до якого вносяться відомості про громадян України, що мають право голосу і проживають або перебувають на території міста Борисполя і складання та уточнення списків виборців на виборчих дільницях.
1.2. Відповідно до Закону України “Про Державний реєстр виборців” та п.5 ч.2 ст.38 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні” відділ утворюється міською радою, яка затверджує структуру, чисельність працівників, витрати на утримання. Відділ має гербову печатку з назвою відділу, зразки та опис якої затверджено постановою Центральної виборчої комісії від 27.12.2007 №577 “Про примірні зразки та опис печаток, вивіски відділів ведення Державного реєстру виборців”. Положення про відділ затверджує виконавчий комітет міської ради.
1.3. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів України, Центральної виборчої комісії, Міністерства закордонних справ України, іншими нормативно-правовими актами України, рішеннями обласної ради, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови та цим Положенням.
1.4. Відділ підзвітний, підконтрольний міській раді, виконавчому комітету, міському голові, заступнику міського голови з питань виконавчих органів.
1.5. Працівники відділу повинні мати повну вищу освіту.

2. Завдання відділу

2.1. Ведення Державного Реєстру виборців (далі – Реєстру), до якого вносяться відомості про громадян України, що мають право голосу і проживають або перебувають на території міста Борисполя.
2.2. Складання та уточнення списків виборців на виборчих дільницях.
2.3. Здійснення контролю за виконанням актів розпорядника Реєстру (розпорядником реєстру є Центральна виборча комісія).

3.Функції відділу

3.1.Надає якісні адміністративні послуги мешканцям міста відповідно до реєстру адміністративних послуг.
3.2. Забезпечує ведення Реєстру, що передбачає проведення організаційно-правової підготовки та виконання в режимі записування таких дій:
внесення запису про виборця до бази даних Реєстру;
внесення змін до персональних даних Реєстру;
знищення запису в Реєстрі з підстав та в порядку, що встановлені Законом України "Про Державний реєстр виборців" та прийнятими відповідно до нього актами розпорядника Реєстру;
візуальний та автоматизований контроль повноти і коректності персональних даних Реєстру.
3.3. Веде облік усіх операцій, пов'язаних із змінами бази даних Реєстру, у порядку та за формою, що встановлені розпорядником Реєстру.
3.4. Забезпечує у взаємодії з Державною службою спеціального зв'язку та захисту інформації України захист Реєстру у процесі його створення та ведення.
3.5. Установлює на підставі відомостей про виборчу адресу виборця номер територіального виборчого округу та номер виборчої дільниці, до яких належить виборець.
3.6. Надає на письмову вимогу виборця інформацію про його персональні дані, внесені до Реєстру.
3.7. Надсилає на виборчу адресу виборця довідку про його включення до Реєстру за формою, встановленою розпорядником Реєстру, та веде облік осіб, яким видана така довідка.
3.8. Проводить у разі потреби перевірку зміни персональних даних виборця, зазначених у заяві.
3.9. Здійснює щоквартальне поновлення бази даних Реєстру та щорічне уточнення персональних даних Реєстру.
3.10. Забезпечує у разі призначення виборів чи референдумів складення, уточнення та виготовлення списків виборців на виборчих дільницях відповідно до законодавства.
3.11. Надає в установленому порядку статистичну інформацію про кількісні характеристики виборчого корпусу на підставі відомостей Реєстру.
3.12. Розглядає запити та звернення виборців, а також звернення політичних партій у порядку, встановленому Законом України "Про Державний реєстр виборців".
3.13. Проводить перевірку некоректних відомостей Реєстру, виявлених розпорядником Реєстру.
3.14. Інформує громадськість міста про діяльність відділу через засоби масової інформації, мережу Інтернет (сайт міської ради), рекламні бігборди.
3.15. Здійснює інші функції відповідно до законодавства, необхідні для виконання покладених на нього завдань.

4.Права відділу

4.1. Діяти в межах повноважень, наданих Законом України “Про Державний реєстр виборців”, п.5 ч.2 ст.38 Закону України “Про місцеве самоврядування в Україні” та іншими законодавчими актами.
4.2. Вносити на розгляд міської ради, її виконавчого комітету рішення з питань, що віднесені до компетенції відділу.
4.3. Одержувати в установленому порядку від виборців, закладів, установ та організацій інформацію, необхідну для ведення Реєстру і виконання покладених на нього завдань.
4.4. Залучати спеціалістів інших структурних підрозділів виконавчого комітету міської ради, закладів, установ та організацій (за погодженням із їх керівником) до розгляду питань, що належать до компетенції відділу.
4.5. Використовувати систему зв’язку і комунікацій, що існують у міській раді.
4.6. Відділу ведення Реєстру заборонено збирати, вносити до Реєстру та зберігати у базі даних Реєстру відомості (персональні дані виборців), не передбачені

5.Організація роботи відділу

5.1. Відділ ведення Державного реєстру виборців очолює начальник. У разі відсутності начальника його обов’язки виконує працівник відділу, на якого розпорядженням міського голови покладено виконання обов’язків начальника відділу.
5.2. Начальник відділу призначається на посаду та звільняється з посади розпорядженням міського голови.
5.3. Працівники відділу призначаються на посади та звільняються із посад розпорядженням міського голови.
5.4. Службові обов’язки працівників відділу визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються міським головою.
5.5. Організація роботи відділу проводиться відповідно до місячних та піврічних планів, які погоджуються заступником міського голови.
5.6. Підготовлені відділом матеріали доповідаються заступникові голови, використовуються відповідно до його доручення.
5.7. Відділ у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє із іншими управліннями, відділами, службами міської ради, її виконавчого комітету, а також із закладами, установами та організаціями всіх форм власності, об'єднаннями громадян і окремими громадянами.
5.8. Діловодство відділу ведеться відповідно до розпорядження міського голови від 02.01.2008 №02 “Про затвердження Інструкції з діловодства у міській раді та її виконавчому комітеті, управліннях, відділах, службах міської ради та виконавчого комітету”.
5.9. Відділ бере участь у процесі впровадження системи управління якістю відповідно до міжнародних норм ISO 9001-2000.

6.Організаційно-правовий статус начальника відділу

6.1.Здійснює свою діяльність у межах наданих йому повноважень відповідно до Положення про відділ.
6.2. Повинен знати Конституцію України, акти законодавства, нормативні документи, що стосуються державної служби, служби в органах місцевого самоврядування; акти Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади вищого рівня, які регулюють роботу щодо складання списків виборців, правила ділового етикету, правила та  норми охорони праці і протипожежного захисту, основні  принципи роботи на комп’ютері та відповідні програмні засоби.
6.3. Забезпечує виконання Закону України “Про Державний реєстр виборців” на території м. Борисполя.
6.4. Організовує роботу відділу щодо виконання покладених на відділ завдань, систематично проводить планові наради, результатом яких є протокол з інформацією щодо звіту про виконану роботу (за тиждень, за місяць, за рік), про результати роботи за відповідними показниками та надання пропозицій до плану виконавчого комітету та його діяльності, а саме вдосконалення роботи персоналу, політики якості, стратегії дій, партнерських стосунків із замовником, постачальниками та ефективного використання ресурсів.
6.5. Вносить на розгляд заступника міського голови пропозиції щодо оптимальної структури та штатного розпису відділу.
6.6. Розробляє і вносить на затвердження міському голові посадові інструкції працівників відділу.
6.7. Забезпечує виконання плану роботи міської ради та виконавчого комітету з питань, що стосуються відділу, доручень керівництва, плану роботи відділу.
6.8. Організовує роботу у відділі щодо ведення діловодства, звернення громадян та процесу системи управління якістю.
6.9. Організовує разом з відділом кадрів виконавчого комітету міської ради роботу з добору та розстановки кадрів, підвищення кваліфікації,
координує роботу з формування кадрового резерву відділу, бере участь у проведенні атестації, щорічній оцінці працівників відділу.
6.10. Подає письмові пропозиції щодо планів навчань та підвищення кваліфікації посадових осіб відділу.
6.11. Одержує нормативні матеріали у відділі кадрів щодо щорічної оцінки, ознайомлює працівників відділу із порядком проведення щорічної оцінки та виконує всі вимоги відділу кадрів щодо її проведення.
6.12. Про проведену роботу відділу звітує один раз на рік перед виконавчим комітетом міської ради або на плановій нараді міського голови.
6.13. В установленому порядку вносить подання про присвоєння рангів державного службовця, заохочення працівників відділу та накладання дисциплінарних стягнень.
6.14. Розробляє і здійснює заходи щодо поліпшення організації та підвищення ефективності роботи відділу.
6.15. Видає розпорядження у випадках та в порядку, визначених Законом України “Про Державний реєстр виборців”, організовує і контролює їх виконання.
6.16. Забезпечує в межах своїх повноважень зберігання інформації з обмеженим доступом відповідно до законодавства.
6.17. Вносить в установленому порядку пропозиції щодо фінансового забезпечення роботи з ведення Реєстру.
6.18. Підписує документи в межах своєї компетенції визначені Законом України "Про Державний реєстр виборців, що скріплюються печаткою відділу.
6.19. Вносить в установленому порядку пропозиції стосовно притягнення до відповідальності осіб, винних у порушенні Закону України "Про Державний реєстр виборців".
6.20. Координує взаємодію відділу з іншими структурними підрозділами міської ради.
6.21. Бере участь у засіданнях міської ради, виконавчого комітету, нарадах міського голови у разі розгляду питань, які стосуються компетенції відділу.
6.22. Бере участь у розробленні нормативно-правових актів.
6.23. Представляє відділ у державних установах та громадських організаціях з питань, віднесених до його компетенції.
6.24.Систематично оцінює роботу працівників відділу, щомісяця складаючи протокол про вимірювання процесів надання послуг з використанням показників, зазначених у технологічних картках процесів, у яких бере участь відділ.
6.25. На період відпустки або на час відсутності начальника відділу його обов’язки виконує працівник відділу відповідно до розпорядження міського голови та доручення заступника міського голови.

7. Відповідальність начальника відділу

7.1. Начальник відділу несе персональну відповідальність за своєчасне і якісне виконання завдань, функцій відділу, передбачених положенням.
7.2. Несе відповідальність за недотримання Положення про відділ, бездіяльність або невиконання наданих прав; порушення правил внутрішнього розпорядку та трудової дисципліни, норм етики поведінки посадової особи органів місцевого самоврядування та обмежень, пов’язаних з прийняттям на службу в органи місцевого самоврядування та її проходженням.
7.3. Із метою контролю над дотриманням трудової дисципліни начальник відділу до 12.00 повинен повідомити відділ кадрів про відсутність працівника на робочому місці.
7.4. У разі неналежного виконання своїх обов’язків несе матеріальну, дисциплінарну відповідальність згідно Закону України “Про службу в органах місцевого самоврядування”.