ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження голови Київської обласної державної адміністрації
від 11.11.2013 № 438

ПОРЯДОК
організації та проведення особистого прийому громадян у Київській обласній державній адміністрації

1. Порядок організації та проведення особистого прийому громадян у Київській обласній державній адміністрації (далі - Порядок) визначає основні вимоги до організації та проведення особистого прийому громадян у Київській обласній державній адміністрації (далі - особистий прийом).

2. Особистий прийом головою облдержадміністрації, першим заступником, заступниками голови та заступником голови – керівником апарату Київської обласної державної адміністрації здійснюється у приймальні громадян Київської облдержадміністрації за попереднім записом у дні та години, визначені графіком проведення особистого прийому громадян керівництвом Київської облдержадміністрації, що затверджується розпорядженням голови облдержадміністрації.

3. Особистий прийом у дні, не визначені графіком проведення особистого прийому, крім неділі та святкових днів, проводиться відділом роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації без попереднього запису: в понеділок - четвер з 10-00 до 13-00 години та з 14-00 до 17-00 години, у п'ятницю і передсвяткові дні – з 10-00 до 16-00, у суботу - з 9-00 до 13-00 години за адресою: м. Київ, площа Лесі Українки, 1, кімната 36, телефон 286-84-11.

4. Відділи роботи із зверненнями громадян та господарського забезпечення апарату облдержадміністрації забезпечують створення необхідних організаційних і матеріально-технічних умов для проведення особистого прийому у приймальні громадян Київської облдержадміністрації: м .Київ, площа Лесі Українки, 1 (каб.36).

5. Вхід громадян до приймальні громадян облдержадміністрації вільний, не потребує оформлення перепустки.

6. Інформація про графік проведення особистого прийому публікується

у засобах масової інформації та розміщується на веб-сайті облдержадміністрації, у приймальні громадян облдержадміністрації в доступному для вільного огляду місці.

7. Запис громадян на особистий прийом проводиться відповідальним працівником відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації у разі, коли порушене громадянином питання залишилося невирішеним по суті після особистого прийому посадовою особою структурного підрозділу облдержадміністрації відповідно до компетенції.

Попередній запис на особистий прийом здійснюється відділом роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації за адресою: м. Київ, площа Лесі Українки, 1, кімната 36 або за телефоном 286-84-11.

8. Під час попереднього запису на особистий прийом з’ясовується прізвище, ім'я, по батькові, місце проживання громадянина, зміст порушеного питання пропозиції (зауваження), заяви чи скарги, до яких посадових осіб чи органів державної влади він звертався і яке було прийняте рішення, визначається посадова особа чи орган державної влади, до компетенції яких належить вирішення питання, вивчаються документи, інші матеріали, що подаються громадянином для обґрунтування своєї заяви (клопотання), скарги або пропозиції (зауваження).

9. Відділ роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації складає списки громадян, які виявили бажання бути присутніми на особистому прийомі, оформляє реєстраційно-контрольні картки особистого прийому, добірку матеріалів, якщо заявники з цього питання зверталися в облдержадміністрацію раніше, а також іншу довідкову інформацію, пропозиції щодо шляхів вирішення порушених питань.

Напередодні особистого прийому список громадян, які виявили бажання бути на ньому присутніми, подається посадовій особі облдержадміністрації, яка здійснюватиме особистий прийом.

10. Під час особистого прийому громадянин повинен пред'явити документ, що посвідчує його особу.

У прийомі громадян можуть брати участь їх представники, повноваження яких оформлені в установленому чинним законодавством порядку, та/або особи, які перебувають у родинних стосунках з такими громадянами і мають документи, що підтверджують їх особу та повноваження.

Присутність сторонніх осіб під час проведення особистого прийому не допускається.

11. У разі повторного звернення громадянина вивчаються архівні матеріали порушеного питання, з'ясовуються причини, що його викликали, надаються необхідні роз'яснення та можлива допомога.

12. Посадова особа, яка здійснює прийом, під час особистого прийому розглядає питання по суті, надає відповідно до чинного законодавства обґрунтоване роз'яснення та вживає заходів щодо усунення порушень (за їх наявності).

У разі коли порушене громадянином питання вирішити на особистому прийомі неможливо через складність і необхідність додаткового вивчення, громадянинові може бути запропоновано викласти його у формі письмової заяви.

13. Для забезпечення кваліфікованого роз'яснення поставлених громадянином питань, посадова особа, яка здійснює особистий прийом, може залучати до їх розгляду працівників відповідних структурних підрозділів облдержадміністрації, підприємств, установ та організацій, що належить до сфери управління облдержадміністрації, або одержувати за запитом від них необхідну інформацію.

14. Якщо питання, порушені в одержаному зверненні, не належать до компетенції облдержадміністрації, в строк не більше п'яти днів з дня реєстрації воно надсилається за належністю відповідному органу чи посадовій особі, про що повідомляється громадянин, який подав звернення.

15. Письмові та усні звернення (пропозиції, заяви і скарги), подані під час проведення особистого прийому, передаються до відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації для реєстрації відповідно до Інструкції з організації роботи щодо розгляду звернень громадян в апараті, структурних підрозділах Київської обласної державної адміністрації, затвердженої розпорядженням голови Київської обласної державної адміністрації від 10 жовтня 2006 року № 829.

16. Облік громадян, яких особисто приймає керівництво облдержадміністрації, та контроль за дотриманням строків розгляду їх звернень, здійснює відділ роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації.

17. Відділ роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації забезпечує:

• проведення першочергового особистого прийому жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня", інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв Соціалістичної праці, Героїв Радянського Союзу, Героїв України;
• своєчасне інформування осіб, які записалися на особистий прийом, про перенесення часу чи дня прийому керівництвом облдержадміністрації в разі їх відсутності у визначений графіком прийому день;
• здійснює систематичний аналіз та узагальнення звернень громадян, що надійшли під час проведення особистого прийому, щокварталу інформує про це керівництво облдержадміністрації.

18. Відділ інформаційно-комп’ютерного забезпечення апарату облдержадміністрації забезпечує розміщення на веб-сайті облдержадміністрації графіку проведення особистого прийому.

ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження голови Київської обласної державної адміністрації
від 11.11.2013 № 438

ПОРЯДОК
організації та проведення особистих виїзних прийомів громадян керівництвом Київської обласної державної адміністрації

1. Порядок організації та проведення особистих виїзних прийомів громадян керівництвом Київської обласної державної адміністрації (далі - Порядок) регламентує питання організації та проведення особистих виїзних прийомів громадян керівництвом Київської обласної державної адміністрації (далі – особисті виїзні прийоми).

2. Особисті виїзні прийоми громадян головою облдержадміністрації, першим заступником, заступниками голови та заступником голови – керівником апарату Київської облдержадміністрації здійснюються у приміщеннях районних державних адміністрацій та міськвиконкомів (міст обласного значення).

3. Особисті виїзні прийоми проводяться у дні та години, визначені графіком проведення особистих виїзних прийомів громадян керівництвом облдержадміністрації, який затверджується розпорядженням голови Київської облдержадміністрації щорічно.

4. Організація особистих виїзних прийомів забезпечується відділом роботи із зверненнями громадян та відділом забезпечення діяльності керівництва облдержадміністрації апарату облдержадміністрації спільно з працівниками, відповідальними за роботу із зверненнями громадян райдержадміністрацій та міськвиконкомів (міст обласного значення), на території яких здійснюються особисті виїзні прийоми.

5. Інформація про проведення особистих виїзних прийомів розміщується на веб-сайті Київської обласної державної адміністрації та у місцевих засобах масової інформації.

6. Оприлюднення інформації про дату та час особистих виїзних прийомів, а також попередній запис громадян на особисті виїзні прийоми проводиться працівниками, відповідальними за роботу із зверненнями громадян у районних державних адміністраціях або міськвиконкомах (міст обласного значення), на території яких здійснюються особисті виїзні прийоми.

7. Особисті виїзні прийоми здійснюються за попереднім записом та з питань, які не можуть бути вирішені посадовими особами районних державних адміністрацій та міськвиконкомів (міст обласного значення), на території яких здійснюються особисті виїзні прийоми.

8. Під час попереднього запису у громадянина з’ясовується прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, питання, з яким звертається громадянин, наявність попередніх звернень. Зазначена інформація вноситься до реєстраційно-контрольної картки особистого виїзного прийому.

9. Під час особистих виїзних прийомів громадянин повинен пред'явити документ, що посвідчує його особу.

У прийомі громадян можуть брати участь їх представники, повноваження яких оформлені в установленому чинним законодавством порядку, та/або особи, які перебувають у родинних стосунках з такими громадянами і мають документи, що підтверджують їх особу та повноваження.

Присутність сторонніх осіб під час проведення особистих виїзних прийомів не допускається.

10. Для забезпечення кваліфікованого роз’яснення питань, порушених громадянами під час особистих виїзних прийомів, залучаються посадові особи структурних підрозділів райдержадміністрацій, міськвиконкомів (міст обласного значення) на території яких здійснюється особистий виїзний прийом.

11. Якщо розв’язання питання, з яким звернувся громадянин, не належить до компетенції Київської обласної державної адміністрації, відповідальний за організацію особистого виїзного прийому працівник пояснює громадянину, до якого органу державної влади або органу місцевого самоврядування, підприємства, організації чи установи необхідно звернутися для вирішення його питання, надаючи в цьому, по можливості, допомогу (вказує адресу, номер телефону тощо).

12. Звернення громадян на особистих виїзних прийомах реєструються та розглядаються відповідно до Інструкції з організації роботи щодо розгляду звернень громадян в апараті, структурних підрозділах Київської обласної державної адміністрації, затвердженої розпорядженням голови Київської обласної державної адміністрації від 10 жовтня 2006 року № 829.

13. Під час проведення особистих виїзних прийомів ведеться реєстраційно-контрольна картка особистого виїзного прийому, яка разом з оригіналом звернення громадянина (якщо таке наявне) не пізніше наступного дня передається до відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації.

14. Реєстраційно-контрольні картки особистих виїзних прийомів працівники відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації передають виконавцям відповідно до доручень (резолюцій), наданих під час особистих виїзних прийомів.

15. Відділ роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації забезпечує:

• проведення першочергового особистого прийому жінок, яким присвоєно почесне звання України "Мати-героїня", інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв Соціалістичної праці, Героїв Радянського Союзу, Героїв України;
• своєчасне інформування осіб, які записалися на особистий виїзний прийом, про перенесення часу чи дня прийому керівництвом облдержадміністрації в разі їх відсутності у визначений графіком прийому день.

16. Контроль за розглядом звернень громадян, які надійшли під час особистих виїзних прийомів, здійснюється відділом роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації.

17. Працівники відділу роботи із зверненнями громадян апарату облдержадміністрації щоквартально проводять аналіз розгляду звернень громадян, отриманих під час проведення особистих виїзних прийомів, та подають його керівництву облдержадміністрації.

18. Відділ інформаційно-комп’ютерного забезпечення апарату облдержадміністрації забезпечує розміщення на веб-сайті облдержадміністрації графіків проведення особистих виїзних прийомів.