Заслухавши особистий звіт директора комунального підприємства «Виробниче управління комунального господарства» Шукала В.І. про рівень організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг, відповідно до Закону України «Про звернення громадян», пп. 1 п. б) ч. 1 ст. 38, п. 2 ст. 52 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні», постанови Кабінету Міністрів України від 24.06.2009 № 630 «Про затвердження Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади», рішення виконавчого комітету міської ради від 24.11.2009 № 1032 «Про затвердження методики оцінювання рівня організації роботи зі зверненнями громадян в управліннях, відділах, службах виконавчого комітету міської ради, комунальних підприємствах міста», розпорядження міського голови від 29.08.2013 № 166 «Про графік особистого звітування на засіданні виконавчого комітету міської ради начальників управлінь, відділів, служб міської ради та її виконавчого комітету, керівників підприємств, установ і організацій міста щодо рівня організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг» та протоколу перевірки організації роботи зі зверненнями громадян у КП «ВУКГ» від 22.11.2013 № 14 виконавчий комітет міської ради ВИРІШИВ:
1. Взяти до відома звіт директора КП «ВУКГ» Шукала В.І. щодо рівня організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг в комунальному підприємстві (додається).
2. Оцінити організацію роботи зі зверненнями громадян у КП «ВУКГ» за основними та додатковими показниками відповідно до затвердженої методики оцінювання рівня організації роботи зі зверненнями громадян в управліннях, відділах, службах виконавчого комітету міської ради, комунальних підприємствах міста як таку, що відповідає вимогам, установленим законодавством.
3. Рекомендувати комунальному підприємству «Виробниче управління комунального господарства» в журналі реєстрації заповнювати колонку, де вказується виконання документа, а також місце знаходження документа, постійно вести в журналі запис інформації про виконання документів та їх місцезнаходження, виділити окреме приміщення для збігання архівних документів та обладнати належним чином до 01.04.2014, придбати тергігрометр до 01.01.2014, скласти акти на знищення документів, що не підлягають подальшому зберіганню, планувати роботу зі зверненнями громадян у річному плані роботи.
4. У місячний термін після прийняття рішення директору комунального підприємства «Виробниче управління комунального господарства» Шукалу В.І. інформацію про оцінку роботи зі зверненнями громадян за 2012 рік висвітлити на офіційному веб-сайті міської ради.
5. Контроль за виконанням цього рішення покласти на керуючого справами виконавчого комітету міської ради Передерей Л.Л.
Міський голова А.С. Федорчук
Додаток
до рішення виконавчого комітету
міської ради
23.12.2013 № 798
Інформація
про рівень організації роботи зі зверненнями громадян
у комунальному підприємстві «Виробниче управління
комунального господарства»
| № з/п | Питання | Відповідь | Виявленні порушення, недоліки | Виправленняпорушень, недоліків | |
| 01.01. Стан організації діловодства | |||||
| 1 | Наявність Положення, Статуту | Статут затверджено рішенням міської ради від 19.04.2011 №665-9-VІ |
| Відповідає | |
| 2 | Наявність посадових інструкцій | Посадові інструкції знаходяться в справі |
| Відповідає | |
| 3 | Наявність інструкції з діловодства | Затверджена наказом 18.01.2013 № 19 та схвалена протоколом ЕК архівного відділу виконавчого комітету міської ради від 02.01. 2013 № 1 |
| Відповідає | |
| 01.02. Документування діяльності | |||||
| 4 | Наявність бланків (їх види, відповідність (уніфікованій системі організаційно-розпорядчих документів) ДСТУ 4163-2003, порядок обліку) | Використовуються бланки для листів та наказів, які затверджені наказом директора управління від |
| Відповідає | |
| 5 | Впровадження ДСТУ 4163-2003 при оформленні реквізитів службових документів (розпорядчі документи, листи, протоколи тощо) | На підприємстві використовуються бланки службових документів: для наказів та листів, що відповідають стандартам |
| Відповідає | |
|
01.03. Організація документообігу | |||||
| 6 | Загальний обсяг документів, маршрути їх проходження | В загальній кількості становить – 1184, а саме : звернень громадян, заяв, скарг - 86, письмових відповідей на звернення громадян - 64, вхідної документації – 331 , вихідної документації - 456 , наказів з особового складу -126 , наказів з основної діяльності 121. Маршрути проходження документів на підприємстві приймання, попередній розгляд, реєстрація документів, опрацювання та підготовка відповіді | Не прослідковується історія документа,тобто: не відмічається в журналі про вказану резолюцію на документі, його виконання та в якій справі | В журналі реєстрації заповнювати колонку, де вказується виконання документа,а також місце знаходження документа
| |
| 7 | Системи реєстрації (централізована, децентралізована, змішана) | Змішана |
| Відповідає | |
| 8 | Форми реєстрації документів (журнальна, електронна, карткова) | Журнальна форма |
| Відповідає вимогам | |
| 9 | Ведення реєстрації документів в межах груп (залежно від назви, виду, автора, змісту) | Реєстрація документів ведеться відповідно до індексів структурних підрозділів |
| Відповідає вимогам | |
| 01.04. Впровадження технологій електронного діловодства | |||||
| 10 | Наявність локальної мережі | - |
| Відповідає вимогам | |
| 11 | Впровадження системи САД | - |
| Відповідає вимогам | |
| 12 | Застосування електронного цифрового підпису (наявність сертифіката, ключа) | Застосується електронний цифровий підпис директора підприємства та гол. бухгалтера для здійснення платежів по «Клієнт-банку», для здачі електронної звітності та електронних розрахунків |
| Відповідає вимогам | |
| 13 | Внесення електронних документів в номенклатуру справ | Відсутнє |
| Відповідає вимогам | |
| 14 | Формування електронних документів у справи (файли) відповідно до номенклатури справ | Відсутнє |
| Відповідає вимогам | |
| 15 | Характеристика електронних документів (види докумен-тів, що функціонують тіль-ки у електронному вигляді, дублювання документів в електронному та паперово-му вигляді,їх співвідношення) | Відсутні |
| Відповідає вимогам | |
| 16 | Характеристика змісту інформації електронних документів | Не формуються електронні документи |
| Відповідає вимогам | |
|
01.05. Організація контролю за виконанням документів | |||||
| 17 | Наявність картотек, їх ведення(традиційне,електронне) | Відсутнє |
| Відповідає вимогам | |
| 18 | Дотримання термінів виконання документів (складання довідок про хід виконання, інформування керівництва) | Перевірка ходу виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання, після виконання документ знімається з контролю. Контроль документу прослідковується по журналу. | Не завжди реєструється інформація про виконання документа та його місцезнаходження | Постійно вести в журналі запис інформації про виконання документів та їх місцезнаходження | |
|
01.06. Організація спеціальних видів діловодства | |||||
| 19 | Наявність індивідуальної інструкції про порядок роботи з документами, які місять конфіденційну інформацію | Конфіденційна інформація на підприємстві відсутня |
| Відповідає вимогам | |
| 20 | Порядок реєстрації та обліку, формування справ, забезпечення збереженості документів з грифом обмеження доступу | Документи з обмеженням доступу на підприємстві відсутні |
| Відповідає вимогам | |
| 21 | Наявність інструкції по роботі зі зверненнями громадян | Затверджена наказом директора підприємства від 18.01.2013р. № 19 та схвалена протоколом ЕК архівного відділу виконавчого комітету міської ради від 02.01.2013 № 1 |
| Відповідає вимогам | |
| 22 | Порядок реєстрації документів , формування справ за зверненнями громадян | Заяви , звернення громадян реєструються у журналі справа № 01-05 Документи зі звернення зберігаються у справі № 01-10 |
| Відповідає вимогам | |
|
01.07. Організація роботи з документами в діловодстві | |||||
| 23 | Наявність зведеної номенклатури справ (дата погодження архівом та затвердження керівником) | Номенклатура справ затверджена директором підприємства та погоджена протоколом архівного відділу № 1 від 02.01.2013 року |
| Відповідає вимогам | |
| 24 | Наявність номенклатури справ в структурних підрозділах | В структурних підрозділах знаходяться витяги номенклатури справ |
| Відповідає вимогам | |
| 25 | Формування розпорядчих документів (наказів, гриф «Затверджую») | Облік наказів ведеться у журналах реєстрації наказів та в оекремих справах-течках зберіга-ються накази. Документи з грифом «Затверджую» також реєструються в окремому журналі та зберігаються в справі-течці. |
| Відповідає вимогам | |
| 26 | Стан формування справ у структурних підрозділах | Формуються згідно номенклатури справ |
| Відповідає вимогам | |
|
01.08. Організація відомчого контролю за станом діловодства та архівної справи | |||||
| 27 | Наявність відомчих переліків зі строками зберігання, типових або примірних номенклатур справ, інструкцій з діловодства, методичних посібників з питань діловодства та архівної справи) | На підприємстві є перелік типових документів із зазначенням строків зберігання документів, практичний посібник з діловодства, інструкція з діловодства та методичні посібники |
| Відповідає вимогам | |
| 28 | Заходи щодо підвищення кваліфікації працівників діловодної служби (курси, семінари, наради) | Підвищення кваліфікації працівників підприємства - 13 грудня 2012 року та 21.02.2013 в КП “ЖРЕУ” 1 особа відвідала семінар – практикум з організації діловодства та архівної справи |
| Відповідає вимогам | |
|
02. Організація роботи експертної комісії (ЕК) | |||||
| 29 | Наявність положення про ЕК та її склад (дата погодження з ЕК архівного відділу та затвердження керівником) | Розроблено положення про ЕК на 2013 та схвалено протоколом ЕК архівного відділу виконавчого комітету міської ради від 23.08.2013 № 7. Також затверджено наказом по підприємству від 03.01.2013 № 02 затверджено склад ЕК |
| Відповідає вимогам | |
| 30 | Наявність плану роботи, звіту ЕК | На 2013 рік складно план роботи ЕК та затверджено директором 07.03.13 |
| Відповідає вимогам | |
| 31 | Регулярність засідань | В 2013 році проводилось 1 засідання |
| Відповідає вимогам | |
| 32 | Оформлення протоколів | Засідання ЕК від 06.08.2013 оформлено протоколом |
| Відповідає вимогам | |
|
03. Організація роботи архівного підрозділу | |||||
| 33 | Ступінь самостійності | Відповідальність за ведення архіву на підприємстві покладено на юриста, наказ № 17 від 11.01.13 року яка здійснює ведення архівної справи відповідно до посадової інструкції та положення про архів |
| Відповідає вимогам | |
| 34 | Положення про архівний підрозділ (дата погодження з ЕК архівного відділу та затвердження керівником) | Положення затверджено наказом від 11.03.201 р. |
| Відповідає вимогам | |
| 35 | Кількість працівників (штатні одиниці особа, відповідальна за архів) їх освіта, стаж роботи | Відповідальність (контроль) за роботу архіву покладена на Панько С.А. освіта вища, стаж роботи -1 р. 4 міс. |
| Відповідає вимогам | |
| 36 | Наявність плану роботи, звіту про його виконання | На 2013 рік складно план роботи |
| Відповідає вимогам | |
|
03.02. Забезпечення збереженості документів | |||||
| 37 | Характеристика приміщення архівного підрозділу (загальна площа, кількість архівосховищ, наявність робочої кімнати, вид опалення, наявність грат, штор, жалюзі) | На підприємстві немає окремого приміщення для зберігання архівних документів. |
| Виділити окреме приміщення для збігання архівних документів та обладнати належним чином до 01.04.2014 | |
| 38 | Електро і протипожежне обладнання, наявність протипожежних засобів, охорона | Є вогнегасники марки ВП-5 в кількості 2 шт. |
| Відповідає вимогам | |
| 39 | Наявність контрольно-вимірювальних приладів, реєстрація їх показників | Відсутні | Відсутні прилади вимірювання температури та вологості повітря для контролю за умовами зберігання документів | Придбати тергігрометр до 01.01.2014 | |
| 40 | Характеристика фізичного стану документів і повнота їх збереження, факти втрати чи незаконного нищення документів (акти про нестачу) | Фізичний стан документів задовільний, |
| Відповідає вимогам | |
| 41 | Проведення перевірянь наявності документів постійного зберігання та з особового складу, документальне оформлення підсумків | Перевіряння наявності та фізичного стану документів проводилось 19.11.2013, про що складено акт. Документи з архіву не вилучались, відповідно акти про вилучення документі для знищення відсутні |
| Відповідає вимогам | |
|
03.03. Організація обліку документів | |||||
| 42 | Наявність облікових документі (книга обліку надходження та вибуття документів з архівного підрозділу, справа фонду, паспорт архівного підрозділу описи справ постійного зберігання та з особового складу - за які роки складено, дата погодження з ЕК архівного відділу) | У 2013 році введений журнал реєстрації видачі справ з архів. Справа № 09-02 |
| Відповідає вимогам | |
| 43 | Наявність довідкового апарату (описи справ, історична довідка, номенклатура справ) | Номенклатура справ підготовлена на 2014 рік. Описи справ № 1 та № 2-ос складені по 2010 рік включно. Також складено історичну довідку. |
| Відповідає вимогам | |
| 44 | Наявність актів про вилучення документів до знищення, актів перевіряння наявності справ | Акти про виділення документів до знищення складені та схвалені по 1997 рік включно. Проведено перевіряння наявності та стану справ 19.11.2013 року та складено відповідний акт. |
| Скласти акти на знищення документів, що не підлягають подальшому зберіганню | |
| 45 | Кількість справ, що зберігаються понад встановлені строки | Відсутні |
| Відповідає вимогам | |
|
03.04. Користування документами архівного підрозділу | |||||
| 46 | Наявність книги видавання справ у тимчасове користування співробітниками установи | На підприємстві заведена книга обліку видання справ у тимчасове користування, а саме «Журнал реєстрації видачі справ з архіву». Справа 09-02. |
| Відповідає вимогам | |
| 47 | Організація видавання документів за межі установи | Заведений журнал видавання документів за межі установи. За межі установи документи не видавались. Заведена справа 09-02. |
| Відповідає вимогам | |
| 48 | Кількість виконаних запитів на документи | Немає |
| Відповідає вимогам | |
|
03.05. Зберігання електронних документів (за наявності) | |||||
| 49 | Наявність окремого архіву електронних документів | Відсутній |
| Відповідає вимогам | |
| 50 | Види носіїв (жорсткі диски персональних комп’ютерів, жорсткі диски серверів, лазерні диски, дискети) | Відсутні |
| Відповідає вимогам | |
| 51 | Наявність описів справ в електронному вигляді, супровідної документації
| Відсутні |
| Відповідає вимогам | |
|
4. Організація роботи звернення громадян | |||||
| 52 | Дотримання порядку реєстрації звернень громадян на реєстраційно-контрольних картках чи в журналах реєстрації, ведення карток (журналів) обліку особистого прийому | Реєстрація звернень громадян ведеться у відповідних в журналах:реєстрації звернень громадян та журнал обліку особистого прийому громадян. Журнали пронумеровані та прошнуровані. Справи 01-05, 01-09. |
| Відповідає вимогам | |
| 53 | Дотримання порядку формування справ і картотек за зверненнями громадян та їх комплектації | Звернення громадян формуються у відповідній справі. Строки розгляду дотримуються. Потреби пересилання звернень іншим уповноваженим органам не було |
| Відповідає вимогам | |
| 54 | Дотримання строку розгляду звернень громадян | Дотримується. Звернення |
| Відповідає вимогам | |
| 55 | Дотримання строку та пересилання звернень громадян іншим уповноваженим органам
| Пересилання звернень громадян іншим уповноваженим органам не було |
| Відповідає вимогам | |
| 56 | Дотримання порядку розгляду звернень окремих категорій громадян (інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної праці, жінок, яким присвоєно почесне звання «Мати-героїня» | Обслуговуються першочергово. Розміщена інформація на видному місці про першочерговість обслуговування пільгових категорій |
| Відповідає вимогам | |
| 57 | Наявність затверджених графіка і порядку проведення особистого прийому громадян та їх дотримання | Розроблено, затверджено та дотримується: графік і порядок проведення особистого прийому громадян; ведеться журнал реєстрації громадян міста на «Пряму телефону лінію» з директором підприємства. Документи з грифом «Затверджую» справа 02-06. |
| Відповідає вимогам | |
| 58 | Наявність належним чином обладнаного приміщення для проведення особистого прийому | Належним чином обладнане приміщення для проведення особистого прийому громадян. Особистий прийом громадян директором підприємства проводиться в середу та п’ятницю з 09-00 до 13-00 год., заступником директорат в вівторок та четвер з 9-00 до 13-00, ведуться журнали обліку особистого прийому громадян. |
| Відповідає вимогам | |
| 59 | Наявність затвердженого графіка роботи “гарячої лінії”, його дотримання, ведення обліку повідомлень громадян | Повідомлення приймаються постійно з |
| Відповідає вимогам | |
| 60 | Проведення аналітичної роботи із зверненнями громадян | Щопонеділка на нарадах у директора проводиться аналіз щодо питання звернення громадян. На кінець року, проаналізувавши роботу з відповідальними працівниками, ми окреслили та визначили ряд нагальних питань, які цікавлять на сьогоднішній день питання благоустрою та обрізування гілля дерев |
| Відповідає вимогам | |
| 61 | Проведення нарад з питань звернення громадян | Щопонеділка |
| Відповідає вимогам | |
| 62 | Планування роботи із зверненнями громадян | - |
| Планувати роботу зі зверненнями громадян у річному плані роботи | |
| 63 | Систематичне інформування керівництва органу виконавчої влади про стан роботи із зверненнями громадян | Інформування проводиться щорічно на засідання виконавчого комітету міської ради. Рішення виконавчого комітету міської ради від 07.12.2011 №653 «Про графік особистого звітування на засіданні виконавчого комітету міської ради начальників управлінь, відділів, служб міської ради та її виконавчого комітету, керівників підприємств, установ, організацій міста щодо рівня організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг за 2011 рік».Рішення виконавчого комітету міської ради від 19.12.2012 №394 «Про графік особистого звітування на засіданні виконавчого комітету міської ради начальників управлінь, відділів, служб міської ради та її виконавчого комітету, керівників підприємств, установ, організацій міста щодо рівня організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг за 2012 рік».
|
| Відповідає вимогам | |
| 64 | Розміщення на веб-сайті органу виконавчої влади узагальнених матеріалів про організацію роботи із зверненнями громадян, графіка особистого прийому, роз’яснень на найбільш актуальні питання громадян | Підготовлені ряд роз’яснень з нагальних питань та розміщені на веб-сайті підприємства |
| Відповідає вимогам | |
Керуючий справами Л.Л.Передерей
