№
з/п

Питання

Відповідь

Виявленні порушення, недоліки

Виправлення
порушень, недоліків

01.01. Стан організації діловодства

1

Наявність Положення, Статуту

Статут затверджено рішенням міської ради від 31.01.2012 №1727-21-V1

Відповідає вимогам

2

Наявність посадових інструкцій

Посадові інструкції розроблені на всіх працівників, передбачених штатним розписом, відповідають встановленій структурі тексту, затверджені керівником. Працівники з інструкціями ознайомлені.

Гриф «Затверджую»не зареєстровано за номером, так як не ведеться відповідний журнал

З 01.12.2013 завести журнал реєстрації документів з   грифом затверджую

3

Наявність інструкції з діловодства
( дата погодження  з ЕК архіву та затвердження керівником)

Інструкція з діловодства підготовлена .Текст відповідає типовій формі, включені всі необхідні розділи. Проведено навчання з вивчення інструкції, у підрозділах підприємства знаходиться копії інструкції

Інструкція з діловодства не схвалена ЕК архівного відділу виконавчого
комітету

до 15.12.2013 інструкцію з діловодства схвалити в архівному відділі виконавчого комітету 

01.02. Документування діяльності

4

Наявність бланків (їх види, відповідність (уніфікованій системі організаційно-розпорядчих документів) ДСТУ 4163-2003, порядок обліку)

В установі використовуються бланки для ведення наказів з основної діяльності та особового складу які введені в пам'ять комп’ютера інспектора відділу кадрів. Суворого обліку бланків не ведеться

Бланки наказів не відповідають стандартам ДСТУ 4163-2003

до 15.12.2013 підготовити нові бланки наказів у відповідності до ДСТУ 4163-2003

5

Впровадження ДСТУ 4163-2003 при оформленні реквізитів службових документів (розпорядчі документи,  листи, протоколи тощо)

На підприємстві ведуться накази та листи за відповідними формами

 Форми бланків наказів та листів не відповідають  стандартам

до 15.12.2013 підготовити нові бланки наказів  та листів у відповідності до ДСТУ 4163-2003

01.03. Організація документообігу

6

Загальний обсяг документів, маршрути їх проходження

В загальній кількості становить – 1769 документів. Документообіг організовується за схемою:
- приймання і первинне опрацювання документів,що надходять до установи. попередній розгляд і розподіл документів: реєстрація документа, контроль за виконанням документів, інформаційно-довідкова робота за документом, організація проходження документу, відправлення документа. Працівник структурного підрозділу формуючи документ передає його в папку керівнику для розгляду та погодження, після коректування керівника документ створюється і передається знову ж для затвердження керівником після чого реєструється.

Відповідає вимогам

7

Системи реєстрації (централізована,децецентралізована, змішана)

Форма реєстрації централізована — вся документація реєструється у  секретаря. 

Відповідає вимогам

8

Форми реєстрації документів (журнальна, електронна, карткова)

Ведуться журнали вхідної та вихідної документації в паперовому варіанті, пронумеровані, прошнуровані за відповідними стандартами. Журнал вхідних документів справа 01-07, журнал вихідних документів справа  01-08, журнал звернень громадян  справа 01-09. Ведуться протоколи справа 01.17

Відповідає вимогам

.9

Ведення реєстрації документів в межах груп (залежно від назви,  виду,  автора, змісту)

Реєстрація вхідних та вихідних документів ведеться у секретаря. Реєстрація, контроль скарг та заяв листів від громадян ведеться у секретаря. Журнал вхідних документів справа  01-07, журнал вихідних документів справа  01-08  ,  журнал реєстрації звернень громадян справа   -01-09, журнал особистого прийому громадян  справа 01-10.

Відповідає вимогам

01.04. Впровадження технологій електронного  діловодства
та електронних документів ( за наявності)

10

Наявність локальної мережі

Відсутня

Відповідає вимогам

11

Впровадження системи САД

Відсутня

Відповідає вимогам

12

Застосування електронного цифрового під-пису (наявність сертифіката, ключа)

Застосується електронний цифровий підпису  директора підприємства та гол. бухгалтера для здійснення платежів по «Клієнт-банку», для здачі електронної звітності та електронних розрахунків

Відповідає вимогам

13

Внесення електронних документів в номенклатуру справ

Відсутнє

 Відовідає вимогам

14

Формування електронних документів у справи (файли) відповідно до номенклатури справ

Відсутнє

Відповідає вимогам

15

Характеристика електронних документів

Таких немає

Відповідає вимогам

16

Характеристика змісту інформації електронних документів

Таких немає

Відповідає вимогам

01.05. Організація контролю за виконанням документів

17

Наявність картотек, їх ведення (традиційне,електронне)

Картотеки не ведуться

Відповідає вимогам

18

Дотримання термінів виконання документів (складання довідок про хід виконання, інформування керівництва)

Термін виконання документів контролюється за журналом реєстрації вхідної документації

В журналі реєстрації вхідних документів не завжди прослідковується історія документа, його закриття та місцезнаходження

У журналі вхідних документів заповнювати колонку -  інформацію резолюції на документі,  закриття документа та його місцезнаходження

01.06.  Організація спеціальних видів діловодства

19

Наявність індивідуальної інструкції про порядок роботи з документами, які місять  конфіденційну інформацію

Конфіденційна інформація відсутня

Відповідає вимогам

20

Порядок реєстрації та обліку, формування справ, забезпечення збереженості документів з грифом  обмеження доступу

Документи з грифом обмеження доступу відсутні

Відповідає вимогам

21

Наявність інструкції по роботі зі зверненнями громадян

Розроблена інструкція по роботі зі зверненнями 

 Інструкція по роботі зі зверненнями громадян не схвалена ЕК архівного відділу

До 15.12. 2013 року схвалити ЕК архівного відділу інструкцію по роботі зі зверненнями громадян

22

Порядок реєстрації документів, формування справ за зверненнями громадян

Звернення громадян реєструються в журналі 01-09 

Відповідає вимогам

01.07. Організація роботи з документами в діловодстві

23

Наявність зведеної номенклатури справ (дата погодження архівом та затвердження керівником)

Номенклатура справ на 2013 рік складена 

Номенклатура справ не схвалена  ЕК архівного відділу

До 15.12.2013 схвалити номенклатуру справ  ЕК архівного відділу

24

Наявність номенклатури справ в структурних підрозділах

Знаходиться в пам’яті комп’ютера та копії в паперовому варіанті у всіх структурних підрозділах

Відповідає вимогам

25

Формування розпорядчих документів (наказів, гриф «Затверджено»)

Накази з основної діяльності та накази з особового складу ведуться в окремих справах. Нумерація наказів ведуться в  хронології. Також ведуться журнали обліку наказів, пронумеровані та прошнуровані.

Форми  журналів  реєстрації наказів не відповідають стандартам. Не ведеться журнал реєстрації документів з грифом «Затверджую», не ведеться справа документів з грифом «Затверджую»

З 01.12.2013 завести журнал реєстрації документів з грифом «Затверджую», та вести справу течку даних документів. Журнали реєстрації наказів сформувати відповідно до стандартів     

26

Стан  формування справ у структурних підрозділах

Справи формуються відповідно до номенклатури справ, всі справи ідентифіковані.

Відповідає вимогам

01.08. Організація  відомчого контролю за станом діловодства та архівної справи

27

Наявність відомчих переліків зі строками зберігання, типових або примірних номенклатур справ, інструкцій з діловодства, методичних посібників з питань діловодства та архівної справи)

Відомчий перелік та номенклатура справ відсутні, так як відсутні галузеві.  Є перелік типових документів, типова інструкція з діловодства, правила роботи архівних підрозділі органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій.

Відповідає вимогам

28

Заходи щодо підвищення кваліфікації працівників діловодної служби (курси, семінари, наради)

13 грудня 2012 року та 21 лютого 2013 року  інспектор відділу кадрів та організатор діловодства відвідали  семінар – практикум з діловодства та архівної справи у виконавчому комітеті та приміщенні КП  “ЖРЕУ”

Відповідає вимогам

02. Організація роботи експертної комісії (ЕК)

29

Наявність положення про ЕК та її склад (дата погодження з ЕК архівного відділу та затвердження керівником)

Положення про ЕК та її склад розроблено та схвалено протокол  ЕК архівного відділу виконавчого комітету міської ради від 05.03.2013р.    № 3 

Відповідає вимогам

30

Наявність плану роботи, звіту ЕК

Відсутній

 До 01.12.2013 скласти план роботи ЕК

31

Регулярність засідань

Не велись

В плануванні передбачати проведення засідань ЕК не рідше 1 разу в  рік

32

Оформлення протоколів

Не велись

 З 01.12.2013 засідання  ЕК в обов’язковому порядку проводити протоколами. 

03. організація роботи архівного підрозділу
03.01. Організаційно-правовий статус архівного підрозділу

33

Ступінь самостійності (самостійний підрозділ, у складі служби діловодства функції покладено  на особу, відповідальну за архів)

Відокремленого підрозділу немає функції покладено на особу відповідальну за ведення архівної справи

Не  підготовлено наказ про призначення відповідальної особи

До 01.12.2013 підготовити наказ про призначення відповідальної особи

34

Положення про архівний підрозділ (дата погодження з ЕК архівного відділу та затвердження керівником)

Положення про архівний підрозділ складено

 Положення про архівний підрозділ на схвалено протоколом ЕК архівного відділу виконавчого комітету

До 01.12.2013 Положення про ЕК підприємства схвалити ЕК архівного відділу виконавчого комітету

35

Кількість працівників (штатні одиниці особа, відповідальна за архів)  їх освіта, стаж роботи

Відповідальність (контроль) за роботу архівного підрозділу покладена на  секретаря

До 01.12.2013 підготовити наказ про призначення відповідальної особи

36

Наявність плану роботи, звіту про його виконання

Не складено план роботи 27.03.2013

План роботи відсутній

До 15.12.2013 на 2014 рік скласти план роботи  архівного підрозділу

03.02. Забезпечення збереженості документів

37

Характеристика  приміщення архівного підрозділу (загальна площа, кількість архівосховищ, наявність робочої кімнати, вид опалення,  наявність грат, штор, жалюзі)

Окрема кімната (18 кв.м.), 2 поверх, денне освітлення, стелажі дерев’яні, електролампочка з плафоном,
опалення централізоване,   штори(жалюзі) на вікнах відсутні

Умови зберігання документів в даному приміщенні не відповідають вимогам правил роботи архівних установ. Стелажі не оброблені вогнегасними засобами

До 01.01.2014 кімнату для зберігання документів привести до належного стану відповідно до правил роботи архівних установ.
До 01.01.2014
обробити стелажі вогнегасними засобами, 

37

Електро і протипожежне обладнання, наявність протипожежних засобів, охорона

Приміщення забезпечено вогнегасником, дотримано термін придатності

Відповідає вимогам

39

Наявність контрольно-вимірювальних приладів, реєстрація їх показників

Відсутні

 Відсутні контрольно-вимірювальні прилади, не ведеться контроль забезпечення температурновологісного режиму зберігання документів  

 Придбати термогігрометр для вимірювання температури та вологості повітря.
Завести журнал реєстрації показників

40

Характеристика фізичного стану документів і повнота їх збереження, факти втрати чи  незаконного нищення документів (акти про нестачу)

Фізичний стан документів задовільний, фактів втрати чи  нищення документів не було.

Документи знаходяться в неопрацьованому стані, в хаотичному порядку

До 01.03.2014 провести опрацювання документів, сформувати описи справ № 1 та № 2-ос. Скласти акти на знищення , що не під лягають подальшому зберіганню

41

Проведення перевірянь наявності документів постійного зберігання та з особового складу, документальне оформлення підсумків

Не велось

Відсутні акти проведення перевірянь та стану документів

До 01.01.2014 р. провести перевіряння наявності та стану документів архівного підрозділу та оформити документально

03.03. Організація обліку документів

42

Наявність облікових документі (книга обліку надходження та вибуття документів з  архівного підрозділу, справа фонду, паспорт архівного підрозділу  описи справ постійного зберігання та з особового складу -  за які роки складено, дата погодження з ЕК архівного відділу)

Облікові документи відсутні

 Облікові документи відсутні

 До 01.01.2014 оформити відповідні облікові документи

43

Наявність довідкового апарату (описи справ, історична довідка, номенклатура справ)

Номенклатура справ складена на 2013 рік

Номенклатура справ не схвалена  ЕК  архівного відділу виконавчого комітету

Скласти описи справ  № 1 та 2 -ос, історичну довідку. Номенклатуру справ схвалити в архівному відділу виконавчого комітету

44

Наявність актів про вилучення документів до знищення, актів перевіряння наявності справ

Актів на знищення не складено,  перевіряння не проводилось

 До 01.05.2014 класти акти на знищення документів, що не підлягають подальшому зберіганню.  Провести перевіряння на явності та стану документів та оформити документально

45

Кількість справ, що зберігаються понад встановлені строки

Невідомо

 Не опрацьовувались документи, кількість їх, що зберігаються понад встановлені строки невідома . З часу заснування підприємства не складались описи справ

До 01.05.2014 провести опрацювання документів, сформувати описи справ № 1 та № 2-ос. Скласти акти на знищення документів, що не підлягають подальшому зберіганню

03.04. Користування документами архівного підрозділу

46

Наявність книги видавання   справ у тимчасове користування співробітниками установи

Відсутня

 З 01.12.2013 р. завести  книгу видавання справ у тимчасове користування співробітникам

47

Організація видавання документів за межі установи

Не видавались

 З 01.03.2013р. завести  книгу видвання  документів за межі установи

48

Кількість виконаних запитів на документи

Таких не було

Відповідає вимогам

03.05. Зберігання електронних документів (за наявності)

49

Наявність окремого архіву електронних документів

Відсутній

Відповідає вимогам

50

Види носіїв (жорсткі диски персональних комп’ютерів,  жорсткі диски серверів, лазерні диски, дискети)

Відсутні

Відповідає вимогам

51

Наявність описів справ  в електронному вигляді, супровідної документації

Не ведеться

Відповідає вимогам

4. Організація роботи звернення громадян

52

Дотримання порядку реєстрації звернень громадян на реєстраційно-контрольних картках чи в журналах реєстрації, ведення карток (журналів) обліку особистого прийому

Ведуться журнали реєстрації звернень громадян. Журнал пронумерований та прошнурований. Справа №  01-09, 01-10.

Відповідає вимогам

53

Дотримання порядку формування справ і картотек за зверненнями громадян та їх комплектації

Картотеки звернень громадян не готуються. Ведеться журнальна форма обліку. Справи формуються в окремі течки відповідно алфавіту прізвища заявника.

Відповідає вимогам

54

Дотримання строку розгляду звернень громадян 

Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються у першочерговому порядку. Прослідкувати виконання термінів можна по журналу справа № 01-09,  01-10.

Відповідає вимогам

55

Дотримання строку та пересилання звернень громадян іншим уповноваженим органам

Необхідності пересилання звернень громадян іншим уповноваженим органам не було

Відповідає вимогам

56

Дотримання порядку розгляду звернень окремих категорій громадян (інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної праці, жінок, яким присвоєно почесне звання “Мати-героїня”

Пільгові категорії обслуговуються першочергово, про що на видному місці розміщено табличку. Терміни виконання дотримуються, що можна прослідкувати по журналах справа № 01-09,  01-010.

Відповідає вимогам

57

Наявність затверджених графіка і порядку проведення особистого прийому громадян та їх дотримання

 Розроблено, затверджено та дотримується: графік і порядок проведення особистого прийому громадян. Графік затверджено: наказ від 28.12.12  № 210

Відповідає вимогам

58

Наявність належним чином обладнаного приміщення для проведення особистого прийому

Приміщення для проведення особистого прийому громадян обладнане належним чином.

Відповідає вимогам

59

Наявність затверд-женого графіка роботи“гарячої лінії”, його дотримання, ведення обліку повідомлень громадян

“Гаряча лінія”  відсутня, працює диспетчерська служба   працює цілодобово. Облік ведеться у відповідному журналі пронумерованому та прошнурованому   справа №  08-06 оформлений відповідно до вимог

Відповідає вимогам

60

Проведення аналітичної роботи із зверненнями громадян

Щопонеділка проводяться планові наради з працівниками підприємства, щодо підведення підсумків роботи по зверненню громадян, про що ведуться протоколи в комп’ютерному наборі. Справа за номенклатурою 04-17

Відповідає вимогам

61

Проведення нарад з питань звернення громадян

Щопонеділка проводяться планові наради з працівниками підприємства, щодо підведення підсумків роботи по зверненню громадян, ведуться протоколи, де відмічаються питання щодо зверне6нь громадян. Справа № 04-17

Відповідає вимогам

62

Планування роботи із зверненнями громадян

План роботи підприємства річний відсутній.

До 25.12.2013 сформувати річний план роботи підприємства до якого включити питання щодо роботи зі зверненнями громадян та затвердити

63

Систематичне інформування керівництва органу виконавчої влади про стан роботи із зверненнями громадян

Щорічно проводиться  звітування на засіданнях виконавчого комітету міської ради, рішення  від 07.12.2011  № 653,  від 19.12.12 № 394.

Відповідає вимогам

64

Розміщення на веб-сайті органу виконавчої влади узагальнених матеріалів про організацію роботи із зверненнями громадян, графіка особистого  прийому,роз’яснень на найбільш актуальні питання громадян

Сайт підприємства відсутній, інформація щодо роботи подається на сайт виконавчого комітету.

Відповідає вимогам