Заслухавши особистий звіт директора комунального підприємства «Житлове ремонтно-експлуатаційне управління» Хворостянка І.М. про рівень організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг за 2012 рік, відповідно до Закону України «Про звернення громадян», пп. 1 п. б) ч. 1 ст. 38, п. 2 ст. 52 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні», постанови Кабінету Міністрів України від 24.06.2009 № 630 «Про затвердження Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади», рішення виконавчого комітету міської ради від 24.11.2009 № 1032 «Про затвердження методики оцінювання рівня організації роботи зі зверненнями громадян в управліннях, відділах, службах виконавчого комітету міської ради, комунальних підприємствах міста», розпорядження міського голови від 29.08.2013 № 166 «Про графік особистого звітування на засіданні виконавчого комітету міської ради начальників управлінь, відділів, служб міської ради та її виконавчого комітету, керівників підприємств, установ і організацій міста щодо рівня організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг» та протоколу перевірки організації роботи зі зверненнями громадян у КП «ЖРЕУ» від 25.11.2013 № 15 виконавчий комітет міської ради ВИРІШИВ:
1. Взяти до відома звіт директора КП «ЖРЕУ» Хворостянка І.М. щодо рівня організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг в комунальному підприємстві (додається).
2. Оцінити організацію роботи зі зверненнями громадян у КП «ЖРЕУ» за основними та додатковими показниками відповідно до затвердженої методики оцінювання рівня організації роботи зі зверненнями громадян в управліннях, відділах, службах виконавчого комітету міської ради, комунальних підприємствах міста як таку, що відповідає вимогам, установленим законодавством.
3. Рекомендувати КП «ЖРЕУ»: реєструвати накази з основної діяльності та накази з особового складу у відповідних журналах, формувати справи по хронології номерів; до 01.01.2014 обробити стелажі вогнегасними засобами; до 01.01.2014 провести перевіряння наявності та стану документів архівного підрозділу та оформити документально.
4. Директору комунального підприємства «Житлове ремонтно-експлуатаційне управління» Хворостянку І.М. інформацію про оцінку роботи зі зверненнями громадян висвітлити на офіційному веб-сайті міської ради.
5. Контроль за виконанням цього рішення покласти на керуючого справами виконавчого комітету міської ради Передерей Л.Л.
Міський голова А.С. Федорчук
Додаток до
рішення виконавчого
комітету міської ради
23.12.2013 № 800
Звіт
про рівень організації роботи зі зверненнями громадян
та надання послуг у комунальному підприємстві
«Житлове ремонтно-експлуатаційне управління»
| № з/п | Питання | Відповідь | Виявленні порушення, недоліки | Виправлення | ||
| 01.01. Стан організації діловодства | ||||||
| 1 | Наявність Положення, Статуту | Статут затверджено рішенням міської ради від 15.09.2009 №6407-56-V |
| Відповідає вимогам | ||
| 2 | Наявність посадових інструкцій | Посадові інструкції розроблені на всіх працівників, передбачених штатним розписом, відповідають встановленій структурі тексту,затверджені керівником. Працівники з інструкціями ознайомлені. |
| Відповідає вимогам | ||
| 3 | Наявність інструкції з діловодства | Затверджена наказом 25.12.2012 № 177. Текст відповідає типовій формі, включені всі необхідні розділи. Проведено навчання з вивчення інструкції, у підрозділах установи знаходиться копії інструкції в паперовому варіанті. Інструкція погоджена ЕК архівного відділу протокол від 05.03.2013 №. 3. Інструкцій по роботі з конфіденційними документами немає. |
| Відповідає вимогам | ||
| 01.02. Документування діяльності | ||||||
| 4 | Наявність бланків (їх види, відповідність (уніфікованій системі організаційно-розпорядчих документів) ДСТУ | В установі використовуються бланки для ведення наказів з основної діяльності та особового складу які введені в пам'ять комп’ютера інспектора відділу кадрів. Бланк відповідає вимогам стандартів. Бланки листів введені в пам'ять комп’ютера загальної папки |
| Відповідає вимогам | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||
|
| 4163-2003, порядок обліку) | секретаря установи, в такому випадку працівники структурних підрозділів мають можливість використовувати бланк для роботи. Суворого обліку бланків не ведеться |
|
| ||
| 5 | Впровадження ДСТУ 4163-2003 при оформленні реквізитів службових документів (розпорядчі документи, листи, протоколи тощо) | Реквізити наказів, листів, протоколів використовуються за стандартами, які також прописані в інструкції з діловодства. Ведуться договори, які реєструються у відповідному журналі та акти виконаних робіт. |
| З лютого 2013 року накази з основної діяльності ведуться за стандартами | ||
| 01.03. Організація документообігу | ||||||
| 6 | Загальний обсяг документів, маршрути їх проходження | В загальній кількості становить – 1811. Документообіг організовується за схемою: |
|
| ||
| 7 | Системи реєстрації (централізована, децентралізована, змішана) | Змішана-вхідна документація реєструється у секретаря, у організатора з діловодства реєструються письмові звернення громадян, та інформація для контролю від виконавчого комітету, у відділі кадрів реєструються накази |
| Відповідає вимогам | ||
| 8 | Форми реєстрації документів (журнальна, електронна, | Ведуться журнали вхідної та вихідної документації в паперовому варіанті, пронумеровані, прошнуровані за відповідними |
| Відповідає вимогам | ||
|
| карткова) | стандартами. Розроблено та введено в дію електронний журнал реєстрації звернень громадян до аварійно диспетчерської служби, та паралельно ведеться журнал в паперовому варіанті. У 2013 року до служби звернулось 7695 громадян |
|
| ||
| 9 | Ведення реєстрації документів в межах груп (залежно від назви, виду, автора, змісту) | Реєстрація вхідних та вихідних документів ведеться у секретаря. Реєстрація, контроль скарг та заяв листів від громадян ведеться у організатора діловодства. |
| Відповідає вимогам
| ||
| 01.04. Впровадження технологій електронного діловодства | ||||||
| 10 | Наявність локальної мережі | Локальна мережа встановлена |
| Відповідає вимогам | ||
| 11 | Впровадження системи САД | Відсутня |
| Відповідає вимогам | ||
| 12 | Застосування електронного цифрового підпису (наявність сертифіката, ключа) | Застосується електронний цифровий підпису директора підприємства та гол. бухгалтера для здійснення платежів по «Клієнт-банку», для здачі електронної звітності та електронних розрахунків |
| Відповідає вимогам | ||
| 13 | Внесення електронних документів в номенклатуру справ | Відсутнє |
| Відповідає вимогам | ||
| 14 | Формування електронних документів у справи (файли) відповідно до номенклатури справ | Відсутнє |
| Відповідає вимогам | ||
| 15 | Характеристика електронних документів | Таких немає |
| Відповідає вимогам | ||
| 16 | Характеристика змісту інформації електронних документів | Таких немає |
| Відповідає вимогам | ||
| 01.05. Організація контролю за виконанням документів | ||||||
| 17 | Наявність картотек, їх ведення (традиційне,електронне) | Картотеки не ведуться |
| Відповідає вимогам | ||
| 18 | Дотримання термінів виконання документів (складання довідок про хід виконання, інформування керівництва) | За допомогою електронної форми контролю за дотриманням термінів виконання документів, документи знімаються з контролю до закінчення строку що надається на виконання. Дане питання під особистим контролем керівника. |
| Відповідає вимогам | ||
| 01.06. Організація спеціальних видів діловодства | ||||||
| 19 | Наявність індивідуальної інструкції про порядок роботи з документами, які місять конфіденційну інформацію | Відсутнє |
| Відповідає вимогам | ||
| 20 | Порядок реєстрації та обліку, формування справ, забезпечення збереженості документів з грифом обмеження доступу | Відсутнє |
| Відповідає вимогам | ||
| 21 | Наявність інструкції по роботі зі зверненнями громадян | Розроблена інструкція по роботі зі зверненнями громадян, затверджена наказом директора підприємства від 29.12.2012р. № 189 та погоджена 05.03.2013р. протокол № 3. |
| Відповідає вимогам | ||
| 22 | Порядок реєстрації документів , формування справ за зверненнями громадян | Звернення громадян реєструються в журналі 01-08 пропозиції, заяви, скарги, який ведеться організатором діловодства.. |
| Відповідає вимогам | ||
| 01.07. Організація роботи з документами в діловодстві | ||||||
| 23 | Наявність зведеної номенклатури справ (дата погодження архівом та затвердження керівником) | Номенклатура затверджена директором підприємства від 02.01.2013 № 01 та погоджена протоколом ЕК архівного відділу міської ради 02.01.2013 №1 |
| Відповідає вимогам | ||
| 24 | Наявність номенклатури справ в структурних підрозділах
| Знаходиться в пам’яті комп’ютера та копії в паперовому варіанті у всіх структурних підрозділах |
| Відповідає вимогам | ||
| 25 | Формування розпорядчих документів (наказів, гриф «Затверджено») | Накази з основної діяльності та накази з особового складу ведуться в окремих справах. Нумерація наказів ведуться в суровій хронології. Документи з грифом «Затверджено» реєструються та формуються до справи. Також ведуться журнали обліку наказів та документів з грифом «Затверджую», пронумеровані та прошнуровані. | З 01.10 2013 в справі Накази з основної діяльності багато наказів відсутні. В журналі реєстрації наказів з основної діяльності останній зареєстрований наказу 03.06.2013 року. | Дотримуватись формування справ: Накази з основної діяльності та Накази з особового складу строго відповідно хронології номерів. | ||
| 26 | Стан формування справ у структурних підрозділах | Справи формуються відповідно до номенклатури справ, всі справи ідентифіковані. |
| Відповідає вимогам | ||
| 01.08. Організація відомчого контролю за станом діловодства та архівної справи | ||||||
| 27 | Наявність відомчих переліків зі строками зберігання, типових або примірних номенклатур справ, інструкцій з діловодства, методичних посібників з питань діловодства та архівної справи) | Відомчий перелік та номенклатура справ відсутні. Є перелік типових документів, типова інструкція з діловодства, правила роботи архівних підрозділі органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій. |
| Відповідає вимогам | ||
| 28 | Заходи щодо підвищення кваліфікації працівників діловодної служби (курси, семінари, наради) | 13 грудня 2012 року та 21 лютого 2013 року інспектор відділу кадрів та організатор діловодства відвідали семінар – практикум з діловодства та архівної справи у виконавчому комітеті та приміщенні КП “ЖРЕУ” |
| Відповідає вимогам | ||
| 02. Організація роботи експертної комісії (ЕК) | ||||||
| 29 | Наявність положення про ЕК та її склад (дата погодження з ЕК | Положення про ЕК та її склад розроблено та затверджено директором підприємства від 25.12.2012 № 178 та схвалено |
| Відповідає вимогам | ||
|
| архівного відділу та затвердження керівником) | протокол ЕК архівного відділу виконавчого комітету міської ради від 05.03.2013 № 3 |
|
| ||
| 30 | Наявність плану роботи, звіту ЕК | Складено план роботи ЕК 27.03.2013 |
|
| ||
| 31 | Регулярність засідань | Заплановано проведення на 2013 рік 3 засідання, проводилось -1 засідання |
| Відповідає вимогам | ||
| 32 | Оформлення протоколів | Засідання ЕК від 17.07.2013 проведено протоколом |
|
| ||
| 03. організація роботи архівного підрозділу | ||||||
| 33 | Ступінь самостійності | Відокремленого підрозділу немає функції покладено на особу відповідальну за ведення архівної справи відповідно до наказу керівника від 02.01.2013 № 31 |
| Відповідає вимогам | ||
| 34 | Положення про архівний підрозділ (дата погодження з ЕК архівного відділу та затвердження керівником) | Положення про архівний підрозділ на підприємстві затверджено наказом керівника від 25.12.2012 №179 та схвалено протоколом ЕК архівного відділу виконавчого комітету міської ради від 05.03.2013р. №3 |
| Відповідає вимогам | ||
| 35 | Кількість працівників (штатні одиниці особа, відповідальна за архів) їх освіта, стаж роботи | Відповідальність (контроль) за роботу архівного підрозділу покладена на організатора діловодства, освіта - вища, стаж - роботи 27 років. |
| Відповідає вимогам | ||
| 36 | Наявність плану роботи, звіту про його виконання | Складено план роботи 27.03.2013 |
| Відповідає вимогам | ||
| 03.02. Забезпечення збереженості документів | ||||||
| 37 | Характеристика приміщення архівного підрозділу (загальна площа, кількість архівосховищ, наявність робочої кімнати, вид | Окрема кімната (13 кв.м.), І поверх, денне освітлення, стелажі дерев’яні, електролампочка з плафоном, | Стелажі не оброблені вогнегасними засобами | До 01.01.2014 | ||
|
| опалення, наявність грат, штор, жалюзі) |
|
|
| ||
| 37 | Електро і протипожежне обладнання, наявність протипожежних засобів, охорона | Приміщення забезпечено вогнегасником, дотримано термін придатності |
| Відповідає вимогам | ||
| 39 | Наявність контрольно-вимірювальних приладів, реєстрація їх показників | Придбано градусних вимірювання температури повітря. |
| Відповідає вимогам | ||
| 40 | Характеристика фізичного стану документів і повнота їх збереження, факти втрати чи незаконного нищення документів (акти про нестачу) | Фізичний стан документів задовільний, фактів втрати чи нищення документів не було |
| Відповідає вимогам | ||
| 41 | Проведення перевірянь наявності документів постійного зберігання та з особового складу, документальне оформлення підсумків | Не велось | Відсутні акти проведення перевірянь та стану документів | До 01.01.2014 р. провести перевіряння наявності та стану документів архівного підрозділу та оформити документально | ||
| 03.03. Організація обліку документів | ||||||
| 42 | Наявність облікових документі (книга обліку надходження та вибуття документів з архівного підрозділу, справа фонду, паспорт | Заведено книгу обліку надходження документів до архівного підрозділу. |
| Відповідає вимогам
| ||
|
| архівного підрозділу описи справ постійного зберігання та з особового складу - за які роки складено, дата погодження з ЕК архівного відділу) |
|
|
| ||
| 43 | Наявність довідкового апарату (описи справ, історична довідка, номенклатура справ) | Складено описи справ № 1 та |
| Відповідає вимогам
| ||
| 44 | Наявність актів про вилучення документів до знищення, актів перевіряння наявності справ | Складено акти на знищення документів, що не підлягають подальшому зберіганню по рік. |
| Відповідає вимогам | ||
| 45 | Кількість справ, що зберігаються понад встановлені строки | Немає |
| Відповідає вимогам | ||
| 03.04. Користування документами архівного підрозділу | ||||||
| 46 | Наявність книги видавання справ у тимчасове користування співробітниками установи | З 03.03.2013 р. заведена книга видавання справ у тимчасове користування співробітникам |
| Відповідає вимогам | ||
| 47 | Організація видавання документів за межі установи | З 03.03.2013р. заведений журнал реєстрації документів, що видаються за межі установи |
| Відповідає вимогам | ||
| 48 | Кількість виконаних запитів на документи | З 03.03.2013р. заведений журнал реєстрації запитів на документи архівного підрозділу |
| Відповідає вимогам | ||
| 03.05. Зберігання електронних документів (за наявності) | ||||||
| 49 | Наявність окремого архіву електронних документів | Відсутній |
| Відповідає вимогам | ||
| 50 | Види носіїв (жорсткі диски персональних комп’ютерів, жорсткі диски серверів, лазерні | Відсутні |
| Відповідає вимогам | ||
|
| диски, дискети) |
|
|
| ||
| 51 | Наявність описів справ в електронному вигляді, супровідної документації | Не ведеться |
| Відповідає вимогам | ||
| 4. Організація роботи звернення громадян | ||||||
| 52 | Дотримання порядку реєстрації звернень громадян на реєстраційно-контрольних картках чи в журналах реєстрації, ведення карток (журналів) обліку особистого прийому | Ведуться журнали реєстрації звернень громадян на 2-х інформаційно-довідкових центрах ( вул. К.Шлях,27 та вул. Гагаріна,1) Журнали пронумеровані і прошнуровані. |
| Відповідає вимогам | ||
| 53 | Дотримання порядку формування справ і картотек за зверненнями громадян та їх комплектації | Картотеки звернень громадян не готуються. Ведеться журнальна форма обліку. Справи формуються в окремі течки відповідно алфавіту прізвища заявника. |
| Відповідає вимогам | ||
| 54 | Дотримання строку розгляду звернень громадян | Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються у першочерговому порядку |
| Відповідає вимогам | ||
| 55 | Дотримання строку та пересилання звернень громадян іншим уповноваженим органам | Необхідність пересилання звернень громадян іншим уповноваженим органам не було |
| Відповідає вимогам | ||
| 56 | Дотримання порядку розгляду звернень окремих категорій громадян (інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної праці, жінок, яким присвоєно почесне звання “Мати- | Обслуговуються першочергово, терміни виконання дотримуються, що можна прослідкувати по журналах |
| Відповідає вимогам | ||
|
| героїня” |
|
|
| ||
| 57 | Наявність затверджених графіка і порядку проведення особистого прийому громадян та їх дотримання | Розроблено, затверджено та дотримується: графік і порядок проведення особистого прийому громадян; ведеться журнал реєстрації громадян міста на «Пряму телефону лінію» з директором підприємства. |
| Відповідає вимогам | ||
| 58 | Наявність належним чином обладнаного приміщення для проведення особистого прийому | Належним чином обладнане приміщення для проведення особистого прийому громадян. Особистий прийом громадян директором підприємства проводиться по вул. К.Шлях,27 та Гагаріна,1. |
| Відовідає вимогам | ||
| 59 | Наявність затвердженого графіка роботи “гарячої лінії”, його дотримання, ведення обліку повідомлень громадян | Затверджено директором графік роботи “Гарячої лінії ”; працює постійно. Облік ведеться у відповідному журналі пронумерованому та прошнурованому, оформлений відповідно до вимог. |
| Відповідає вимогам | ||
| 60 | Проведення аналітичної роботи із зверненнями громадян | Проводиться на кінець року нарада з підведенням підсумків по роботі із зверненнями громадян. |
| Відповідає вимогам | ||
| 61 | Проведення нарад з питань звернення громадян | Щопонеділка проводяться планові наради з працівниками установи, про підсумки роботи по зверненню громадян |
| Відповідає вимогам | ||
| 62 | Планування роботи із зверненнями громадян | В плані роботи підприємства на 2013 рік передбачено і обсяг питань щодо роботи по зверненню громадян. План затверджений директором підприємства 14.01.2013 |
| Відповідає вимогам | ||
| 63 | Систематичне інформування керівництва органу виконавчої влади про стан роботи із зверненнями громадян | Щорічно проводиться звітування на засіданнях виконавчого комітету міської ради. Так наприклад від 07.12.2011 №653 та 19.12.2012 №394 |
| Відповідає вимогам | ||
| 64 | Розміщення на веб-сайті органу виконавчої влади узагальнених матеріалів про | Підготовлені ряд роз’яснень з нагальних питань та розміщені на веб-сайті підприємства. |
| Відповідає вимогам | ||
|
| організацію роботи із зверненнями громадян, графіка особистого прийому,роз’яснень на найбільш актуальні питання громадян |
|
|
| ||
Керуючий справами Л.Л. Передерей
