Заслухавши особистий звіт директора комунального підприємства «Житлова експлуатаційна контора – 1» Вошкулата В.В. про рівень організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг, відповідно до Закону України «Про звернення громадян», пп. 1 п. б) ч. 1 ст. 38, п. 2 ст. 52 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні», постанови Кабінету Міністрів України від 24.06.2009 № 630 «Про затвердження Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади», рішення виконавчого комітету міської ради від 24.11.2009 № 1032 «Про затвердження методики оцінювання рівня організації роботи зі зверненнями громадян в управліннях, відділах, службах виконавчого комітету міської ради, комунальних підприємствах міста», розпорядження міського голови від 29.08.2013 № 166 «Про графік особистого звітування на засіданні виконавчого комітету міської ради начальників управлінь, відділів, служб міської ради та її виконавчого комітету, керівників підприємств, установ і організацій міста щодо рівня організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг» та протоколу перевірки організації роботи зі зверненнями громадян у КП «ЖЕК-1» від 12.12.2013 № 18 виконавчий комітет міської ради ВИРІШИВ:
1. Взяти до відома звіт директора КП «ЖЕК-1» Вошкулата В.В. щодо рівня організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг в комунальному підприємстві (додається).
2. Оцінити організацію роботи зі зверненнями громадян у КП «ЖЕК-1» за основними та додатковими показниками відповідно до затвердженої методики оцінювання рівня організації роботи зі зверненнями громадян в управліннях, відділах, службах виконавчого комітету міської ради, комунальних підприємствах міста як таку, що відповідає вимогам, установленим законодавством.
3. Рекомендувати КП «ЖЕК-1» до 31.12.2014 виділити приміщення для зберігання архівних документів, до 31.12.2014 придбати термогігрометр, до 31.12.2014 виділити приміщення для зберігання архівних документів, до 01.06.2014 року провести опрацювання документів, відповідно склавши описи справ та акти на знищення документів, у яких закінчився термін зберігання, до 31.12.2013 скласти акт проведення перевіряння наявності та стану документів та схвалити на засіданні ЕК, скласти історичну довідку, до 01.06.2014 року провести опрацювання документів, відповідно склавши описи справ та акти на знищення документів, у яких закінчився термін зберігання, до 01.06.2014 скласти акти на знищення документів, у яких закінчився термін зберігання та акти перевіряння наявності та стану документів, до 31.12.2013 завести книгу видавання справ у тимчасове користування співробітниками установи.
4. У місячний термін після прийняття рішення директору КП «ЖЕК-1» Вошкулату В.В. інформацію про оцінку роботи зі зверненнями громадян висвітлити на офіційному веб-сайті міської ради.
5. Контроль за виконанням цього рішення покласти на керуючого справами виконавчого комітету міської ради Передерей Л.Л.
Міський голова А.С. Федорчук
Додаток
до рішення виконавчого комітету
міської ради
23.12.2013 № 801
Звіт
про рівень організації роботи зі зверненнями громадян
у комунальному підприємстві «Житлово-експлуатаційна контора-1»
| № з/п | Питання | Відповідь | Виявленні порушення, недоліки | Виправлення |
| 01.01. Стан організації діловодства | ||||
| 1 | Наявність Положення, Статуту | Статут затверджено рішенням міської ради від 31.01.2012 № 1726-21-У1 (справа №01-05) |
| Відповідає вимогам |
| 2 | Наявність посадових інструкцій | Посадові інструкції розроблені на всіх працівників (справа № 04-15), передбачених штатним розписом, зареєстровані у журналі з грифом «Затверджую» (справа №01-19) |
| Відповідає вимогам |
| 3 | Наявність індивідуальної інструкції з діловодства | Інструкція з діловодства (справа № 01-15) затверджена керівником від 29.12.2012 наказ №151-ОД, погоджено з ЕК КП «ЖЕК-1» від 28.12.2012 №2 та схвалена протоколом ЕК архівного відділу Виконавчого комітету Бориспільської міської ради від 05.03.2013 № 3. Текст відповідає типовій формі, включені всі необхідні розділи. проведено навчання з вивчення інструкції, у підрозділах установи знаходяться копії інструкції в паперовому та електронному вигляді. Інструкції по роботі із конфіденційними документами немає. Використовується один бланк розпорядчих документів.
|
| Відповідає вимогам |
| 01.02. Документування діяльності | ||||
| 4 | Наявність бланків (їх види, відповідність ДСТУ 4163-2003, порядок обліку) | Використовуються форми бланків:для наказів та листів. Бланки занесені до комп’ютера секретаря, не обліковуються. |
| Відповідає вимогам |
| 5 | Впровадження ДСТУ 4163-2003 при оформленні реквізитів службових документів (розпорядчі документи, листи, протоколи тощо) | Бланки розпорядчих документів , листів, протоколів відповідають вимогам ДСТУ 4163-2003 |
| Відповідає вимогам |
| 01.03. Організація документообігу | ||||
| 6 | Загальний обсяг документів, маршрути їх проходження | Загальний обсяг документів в установі за 2013 рік складає – 1437 |
| Відповідає вимогам |
| 7 | Системи реєстрації (централізована, децентралізована, змішана) | Змішана – вхідна документація реєструється у секретаря, у інспектора з кадрів - реєструються накази. |
| Відповідає вимогам |
| 8 | Форми реєстрації документів (журнальна, електронна, карткова) | Ведуться журнали вхідної ( справа № 01-06) та вихідної (справа № 01-07) документації в паперовому варіанті за відповідними стандартами. Диспетчерами аварійно-диспетчерської служби ведуться журнали усних звернень громадян в паперовому варіанті. До аварійно-диспетчерської служби |
| Відповідає вимогам |
|
|
| звернулось у 2013 році 10500 громадян. |
|
|
| 9 | Ведення реєстрації документів в межах груп (залежно від назви, виду, автора, змісту) | Не ведеться |
| Відповідає вимогам |
| 01.04. Впровадження технологій електронного діловодства | ||||
| 10 | Наявність локальної мережі | Локальна мережа установлена |
| Відповідає вимогам |
| 11 | Впровадження системи САД | відсутня |
| Відповідає вимогам |
| 12 | Застосування електронного цифрового підпису (наявність сертифіката, ключа) | Застосовується електронний цифровий підпис директора та головного бухгалтера для здійснення платежів по “Клієнт-банку” |
| Відповідає вимогам |
| 13 | Внесення електронних документів в номенклатуру справ | Відсутнє |
| Відповідає вимогам |
| 14 | Формування електронних документів у справи (файли) відповідно до номенклатури справ | Відсутнє |
| Відповідає вимогам |
| 15 | Характеристика електронних документів (види документів, що функціонують тільки у електронному вигляді, | Електронні документи ведуться в бухгалтерії. (платіжні доручення, бухгалтерські звіти, банківські виписки в електронному та паперовому вигляді) |
| Відповідає вимогам |
|
| дублювання документів в електронному та паперовому вигляді,їх співвідношення) |
|
|
|
| 16 | Характеристика змісту інформації електронних документів | Платіжні доручення, бухгалтерські звіти, банківські виписки |
| Відповідає вимогам |
| 01.05. Організація контролю за виконанням документів | ||||
| 17 | Наявність картотек, їх ведення (традиційне,електронне) | Відсутні картотеки |
| Відповідає вимогам |
| 18 | Дотримання термінів виконання документів (складання довідок про хід виконання, інформування керівництва) | Терміни виконання документів дотримуються. Щопонеділка інформується керівник на планових нарадах, ведеться аналіз роботи зі зверненнями громадян. (протоколи нарад справи 01-11 ). |
| Відповідає вимогам |
| 01.06. Організація спеціальних видів діловодства | ||||
| 19 | Наявність індивідуальної інструкції про порядок роботи з документами, які місять конфіденційну інформацію | Документи з конфіденційною інформацією відсутні |
| Відповідає вимогам |
| 20 | Порядок реєстрації та обліку, формування справ, забезпечення збереженості документів з грифом обмеження доступу | Відсутні |
| Відповідає вимогам |
| 21 | Наявність індивідуальної інструкції з діловодства за зверненнями громадян | Розроблена інструкція з діловодства за зверненнями громадян ( справа № 01-15), затверджена наказом директора від 22.03.2013. № 41-ОД, схвалена ЕК КП «ЖЕК-1» від 21.03.2013 № 2 та схвалена ЕК архівного відділу виконавчого комітету Бориспільської міської ради від 05.03.2013 № 3. |
| Відповідає вимогам |
| 22 | Порядок реєстрації документів , формування справ за зверненнями громадян | Реєстрація звернень громадян та формування справ ведеться відповідно до інструкції з діловодства за зверненнями громадян. Справа 01-13 |
| Відповідає вимогам |
| 01.07. Організація роботи з документами в діловодстві | ||||
| 23 | Наявність зведеної номенклатури справ (дата погодження архівом та затвердження керівником) | Номенклатура (справа №01-22) затверджена директором від 03.01.2013 № 02 та схвалена протоколом ЕК від 02.01.2013 № 1, схвалена протоколом ЕК архівного відділу виконавчого комітету Бориспільської міської ради від 02.01.2013 № 1. |
| Відповідає вимогам |
| 24 | Наявність номенклатури справ в структурних підрозділах | Знаходиться в пам'яті комп'ютера та копії в паперовому варіанті у всіх структурних підрозділах |
| Відповідає вимогам |
| 25 | Формування розпорядчих документів (протоколів, листів, особових справ ) | Накази з основної діяльності (справа № 04-02), та накази з особового складу (справа № 04-04) ведуться в окремих справах. Нумерація наказів ведеться в суровій хронології. Документи з грифом “Затверджую” (справа 01-19 ) реєструються та формуються до справи. Журнали обліку наказів пронумеровані та прошнуровані |
| Відповідає вимогам |
| 26 | Стан формування справ у структурних підрозділах
| Справи формуються відповідно до номенклатури справ. |
| Відповідає вимогам |
| 01.08. Організація відомчого контролю за станом діловодства та архівної справи | ||||
| 27 | Наявність відомчих переліків зі строками зберігання, типових або примірних номенклатур справ, інструкцій з діловодства, методичних посібників з питань діловодства та архівної справи) | На підприємстві є посібник “Перелік типових документів” та посібник “Діловодство. Практичний посібник”. Світлана Сельченкова. 2009”. |
| Відповідає вимогам |
| 28 | Заходи щодо підвищення кваліфікації працівників діловодної служби (курси, семінари, наради) | 13 грудня 2012 року інспектор відділу кадрів та секретар відвідали семінар-практикум з діловодства та архівної справи у виконавчому комітеті. А також відвідали семінар-практикум для працівників органів місцевого самоврядування, керівників і відповідальних за ведення діловодства та архівної справи підприємств, установ, організацій міста, який відбувся 21 лютого 2013 року в приміщенні КП “ЖРЕУ”, вул. Броварська,1. |
| Відповідає вимогам |
| 02. Організація роботи експертної комісії (ЕК) | ||||
| 29 | Наявність положення про ЕК та її склад (дата погодження з ЕК архівного відділу та затвердження керівником) | Положення про ЕК (справа №01-19) розроблено та затверджено керівником від 17.01.2013 № 6 та погоджено ЕК архівного відділу виконавчого комітету Бориспільської міської ради від 02.01.2013 №1. Склад ЕК затверджено наказом керівника від 05.12.2013 № 148-ОД. |
| Відповідає вимогам |
| 30 | Наявність плану роботи, звіту | План роботи ЕК на 2013 рік (справа № 01-19) затверджений директором 27.12.2012 № 5. |
| Відповідає вимогам |
| 31 | Регулярність засідань | Протокол від 03.01.2013 № 1, від 21.03.2013 №2 |
| Відповідає вимогам |
| 32 | Оформлення протоколів | Оформлення протоколів відповідає стандартам, інструкції з діловодства |
| Відповідає вимогам |
| 03. організація роботи архівного підрозділу | ||||
| 33 | Ступінь самостійності | Функції щодо організації та ведення архіву підприємства покладені на особу, відповідальну за архів, наказ від 01.04.2013 № 50. У посадову інструкцію відповідальної особи за архів внесено: «відповідальна за ведення архівних справ підприємства». |
| Відповідає вимогам |
| 34 | Положення про архівний підрозділ (дата погодження з ЕК архівного відділу та затвердження керівником) | Положення про архів підприємства (справа № 01-19) затверджено керівником від 17.01.2013 № 5 та схвалено ЕК архівного відділу виконавчого комітету Бориспільської міської ради від 02.01.2013 № 1 |
| Відповідає вимогам |
| 35 | Кількість працівників (штатні одиниці особа, відповідальна за архів) їх освіта, стаж роботи | Відповідальна особа за архів підприємства технік Ігнатюк Н.М., стаж роботи 1 рік, освіта середня-спеціальна |
| Відповідає вимогам |
| 36 | Наявність плану роботи, звіту про його виконання | План роботи архіву підприємства на 2014 рік в наявності |
| Відповідає вимогам |
| 03.02. забезпечення збереженості документів | ||||
| 37 | Характеристика приміщення архівного підрозділу (загальна площа, кількість архівосховищ, наявність робочої кімнати, вид опалення, наявність | Плануємо влаштувати приміщення архіву підприємства до 31.12.2014 року. |
| До 31.12.2014 виділити приміщення для зберігання архівних документів |
|
| грат, штор, жалюзі) |
|
|
|
| 38 | Електро і протипожежне обладнання, наявність протипожежних засобів, охорона | В установі придбано вогнегасники в кількості 6 штук марки ВП 5(3) |
| Відповідає вимогам |
| 39 | Наявність контрольно-вимірювальних приладів, реєстрація їх показників | Відсутні |
| До 31.12.2014 придбати термогігрометр |
| 40 | Характеристика фізичного стану документів і повнота їх збереження, факти втрати чи незаконного нищення документів (акти про нестачу) | Документи зберігаються у задовільному стані | Документи зберігаються у кабінетах у зв’зку з відсутністю окремого примі-щення для зберігання документів | До 31.12.2014 виділити приміщення для зберігання архівних документів |
| 41 | Проведення перевірянь наявності документів постійного зберігання та з особового складу, документальне оформлення підсумків | Наказ № 149 від 05.12.2013 | Акт про проведення перевіряння наявності та стану документів відсутній | До 31.12.2013 скласти акт проведення перевіряння наявності та стану документів та схвалити на засіданні ЕК |
| 03.03. Організація обліку документів | ||||
| 42 | Наявність облікових документі (книга обліку надходження та вибуття документів з архівного підрозділу, | Не велось | В установі відсутні облікові документи | До 01.06.2014 року провести опрацювання документів, відповідно склавши описи справ та акти на знищення документів,у |
|
| справа фонду, паспорт архівного підрозділу описи справ постійного зберігання та з особового складу - за які роки складено, дата погодження з ЕК архівного відділу) |
|
| яких закінчився термін зберігання. Скласти історичну довідку. |
| 43 | Наявність довідкового апарату (описи справ, історична довідка, номенклатура справ) | Історична довідка в розробці, описи справ відсутні, введена в дію номенклатура справ на 2013 рік | Довідковий апарат відсутній | До 01.06.2014 року провести опрацювання документів, відповідно склавши описи справ та акти на знищення документів,у яких закінчився термін зберігання. |
| 44 | Наявність актів про вилучення документів до знищення, актів перевіряння наявності справ, актів приймання-передавання документів | Не велись | Акти відсутні | До 01.06.2014 скласти акти на знищення документів,у яких закінчився термін зберігання та акти перевіряння наявності та стану документів |
| 45 | Кількість справ, що зберігаються понад встановлені строки | Видано наказ №149 від 05.12.2013 на впорядкування документів з 1974 року. | Кількість справ неможливо встановити у зв”язку з відсутністю описів справ | До 01.06.2014 року провести опрацювання документів, відповідно склавши описи справ
|
| 03.04. Користування документами архівного підрозділу | ||||
| 46 | Наявність книги видавання справ у тимчасове користування співробітниками установи | Не велось | Книга відсутня | До 31.12.2013 завести книгу |
| 47 | Організація видавання документів за межі установи | Запитів не надходило |
| Відповідає вимогам |
| 48 | Кількість виконаних запитів на документи | Запитів не надходило |
| Відповідає вимогам |
| 03.05. Зберігання електронних документів (за наявності) | ||||
| 49 | Наявність окремого архіву електронних документів | Відсутній |
| Відповідає вимогам |
| 50 | Види носіїв (жорсткі диски персональних комп’ютерів, жорсткі диски серверів, лазерні диски, дискети) | Відсутній |
| Відповідає вимогам |
| 51 | Наявність описів справ в електронному вигляді, супровідної документації | Не ведуться |
| Відповідає вимогам |
| 4. Організація роботи звернення громадян | ||||
| 52 | Дотримання порядку реєстрації звернень громадян на реєстраційно-контрольних картках чи в журналах | Ведеться журнал реєстрації звернень громадян (справа № 01-13), ведуться журнали особистого прийому громадян (справа №01-12). Журнали пронумеровані та прошнуровані |
| Відповідає вимогам |
|
| реєстрації, ведення карток (журналів) обліку особистого прийому |
|
|
|
| 53 | Дотримання порядку формування справ і картотек за зверненнями громадян та їх комплектації | Справи формуються у справі-течці 01-14 Порядок формування справ дотримується. |
|
|
| 54 | Дотримання строку розгляду звернень громадян | Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються в першочерговому порядку, порушення термінів немає. |
| Відповідає вимогам |
| 55 | Дотримання строку та пересилання звернень громадян іншим уповноваженим органам | Необхідності пересилання звернень іншим уповноваженим органам не було. |
| Відповідає вимогам |
| 56 | Дотримання порядку розгляду звернень окремих категорій громадян (інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної праці, жінок, яким присвоєно почесне звання “Мати- героїня” | Дані категорії громадян обслуговуються першочергово, терміни виконання дотримуються. |
| Відповідає вимогам |
| 57 | Наявність затверджених графіка і порядку проведення особистого прийому громадян та їх дотримання | Наказ від 14.01.2013 № 05-ОД |
| Відповідає вимогам |
| 58 | Наявність належним чином обладнаного приміщення для проведення особистого прийому | Приміщення для прийому громадян обладнане належним чином. |
| Відповідає вимогам |
| 59 | Наявність затвердженого графіка роботи “гарячої лінії”, його дотримання, ведення обліку повідомлень громадян | Розроблений наказ від 01.04.2013 № 49 про затвердження графіка роботи “гарячої лінії” в КП “ЖЕК-1”. |
| Відповідає вимогам |
| 60 | Проведення аналітичної роботи із зверненнями громадян | Щопівроку готуються довідки та аналіз роботи, ведуться протоколи нарад, справа № 01-11. |
| Відповідає вимогам |
| 61 | Проведення нарад з питань звернення громадян | Щопонеділка проводяться планові наради з працівниками установи, в тому числі заслуховується інформація керівників підрозділів з питань звернень громадян, ведуться протоколи нарад, справа 01-11. |
| Відповідає вимогам |
| 62 | Планування роботи із зверненнями громадян | План роботи зі зверненнями громадян на 2013 рік (справа № 01-19) затверджений керівником 04.01.2013 року за № 3. |
| Відповідає вимогам |
| 63 | Систематичне інформування керівництва органу виконавчої влади про стан роботи із зверненнями громадян | Щорічно проводиться звітування на засіданнях виконавчого комітету міської ради. Так, наприклад, рішення від 26.03.2012 № 268 |
| Відповідає вимогам |
| 64 | Розміщення на веб-сайті органу виконавчої влади узагальнених матеріалів про організацію роботи із зверненнями громадян, графіка особистого прийому, роз’яснень на найбільш актуальні питання громадян | Підготовлені ряд роз'яснень з нагальних питань та розміщені на веб-сайті підприємства |
| Відповідає вимогам |
ДОВІДКА
про обсяг документообігу
документи | Кількість документів | |
|
| оригінали | Тираж (копії) |
| вхідні | 507 |
|
| вхідні (реєстрація звернень громадян) | 249
|
|
| вихідні | 681 |
|
| внутрішні |
|
|
| разом | 1437 |
|
Керуючий справам Л.Л. Передерей
