Заслухавши особистий звіт начальника управління містобудування та архітектури міської ради Хміля С.В. про рівень організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг за 2012 рік, відповідно до Закону України «Про звернення громадян», пп. 1 п. б) ч. 1 ст. 38, п. 2 ст. 52 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Указу Президента України від 07.02.2008 № 109/2008 «Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні», постанови Кабінету Міністрів України від 24.06.2009 № 630 «Про затвердження Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади», рішення виконавчого комітету міської ради від 24.11.2009 № 1032 «Про затвердження методики оцінювання рівня організації роботи зі зверненнями громадян в управліннях, відділах, службах виконавчого комітету міської ради, комунальних підприємствах міста», розпорядження міського голови від 29.08.2013 № 166 «Про графік особистого звітування на засіданні виконавчого комітету міської ради начальників управлінь, відділів, служб міської ради та її виконавчого комітету, керівників підприємств, установ і організацій міста щодо рівня організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг» та протоколу перевірки організації роботи зі зверненнями громадян в управлінні містобудування та архітектури міської ради від 06.12.2013 № 17 виконавчий комітет міської ради ВИРІШИВ:
1. Взяти до відома звіт начальника управління містобудування та архітектури міської ради (далі – управління) Хміля С.В. щодо рівня організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг в управлінні (додається).
2. Оцінити організацію роботи зі зверненнями громадян в управлінні містобудування та архітектури міської ради рік за основними та додатковими показниками відповідно до затвердженої методики оцінювання рівня організації роботи зі зверненнями громадян в управліннях, відділах, службах виконавчого комітету міської ради, комунальних підприємствах міста як таку, що відповідає вимогам, установленим законодавством.
3. Рекомендувати управлінню містобудування та архітектури міської ради ліквідувати подвійну реєстрацію вхідних документів від виконавчого комітету, дотримуватися строків виконання документів, встановити вентиляцію, стелажі обробити протипожежними засобами, описи справ схвалити експертною комісією виконавчого комітету міської ради, посилити контроль за дотриманням строку розгляду звернень.
4. У місячний термін після прийняття рішення начальнику управління містобудування та архітектури міської ради Хмілю С.В. інформацію про оцінку роботи зі зверненнями громадян висвітлити на офіційному веб-сайті міської ради.
5. Контроль за виконанням цього рішення покласти на керуючого справами виконавчого комітету міської ради Передерей Л.Л.
Міський голова А.С. Федорчук
Додаток
до рішення виконавчого комітету міської ради
23.12.2013 № 802
Звіт
про рівень організації роботи зі зверненнями громадян
та надання послуг в управлінні містобудування та архітектури
Бориспільської міської ради
| № | Питання | Відповідь | Виявленні порушення, недоліки | Виправлення | ||
| 01.01. Стан організації діловодства | ||||||
| 1 | Наявність Положення, Статуту | Положення затверджене рішенням міської ради від 23.04.13 № 3083-38-VI «Про затвердження Положення про управління містобудування |
| Відповідає вимогам | ||
| 2 | Наявність посадових інструкцій | Посадові інструкції затверджені начальником управління, працівники ознайомлені під підпис, зберігаються в справі гриф «Затверджено» |
| Відповідає вимогам | ||
| 3 | Наявність інструкції з діловодства | Інструкція з діловодства затверджена начальником управління від 02.01.2013 № 5/3-28 та інструкція по організації роботи зі зверненнями громадян затверджена начальником управління від 02.01.2013 № 4/3-28, інструкції схвалені протоколом ЕК архівного відділу від 05.03.2013 №3 |
| Відповідає вимогам | ||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||
| 01.02. Документування діяльності | ||||||
| 4 | Наявність бланків (їх види, відповідність (уніфікованій системі організаційно-розпорядчих документів) ДСТУ 4163-2003, порядок обліку) | В установі використовуються бланки: кутовий бланк та повздовжній для листів та бухгалтерських звітів, організаційно-розпорядчі документи (накази, протоколи) оформляються на бланках, що відповідають вимогам інструкції з діловодства та ДСТУ 4163-2003 |
| Відповідає вимогам | ||
| 5 | Впровадження ДСТУ 4163-2003 при оформленні реквізитів службових документів (розпорядчі документи, листи, протоколи тощо) | Службові та розпорядчі документи: накази, листи, протоколи оформляються відповідно до ДСТУ 4163-2003 |
| Відповідає вимогам | ||
| 01.03. Організація документообігу | ||||||
| 6 | Загальний обсяг документів, маршрути їх проходження | Вхідна кореспонденція 1211 шт, звернення громадян 2182 шт, вихідна 1445 шт, накази з основної діяльності 33 та з особового складу 41 шт. Первинне опрацювання (реєстрація, резолюція, направлення (ознайомлення) виконавцям, реєстрація результату розгляду, видача результату громадянам, направлення до справи). |
| Відповідає вимогам | ||
| 7 | Системи реєстрації (централізована, децентралізована, змішана) | Система реєстрації централізована (реєстрація вхідної документації здійснюється в журналах 04-09, 04-08) | Документи, які зареєстровані у виконавчому комітеті, повторно реєструються в управління | Ліквідувати подвійну реєстрацію вхідних документів від виконавчого комітету | ||
| 8 | Форми реєстрації документів (журнальна, електронна, карткова) | Журнальна форма 04-16 та електронна форма реєстрації документів (вхідна документація |
| Відповідає вимогам | ||
| 9 | Ведення реєстрації документів в межах груп (залежно від назви, виду, автора, змісту) | Реєстрація документів в межах груп вхідна (листи підприємств та організацій 04-08), звернення громадян 04-09, вихідна 04-05 (ініціативні листи), накази з особового складу 03-25 та основної діяльності 3-27, документи з грифом ЗАТВЕРДЖЕНО 03-29 |
| Відповідає вимогам | ||
| 01.04. Впровадження технологій електронного діловодства | ||||||
| 10 | Наявність локальної мережі | Сформована локальна мережа |
| Відповідає вимогам | ||
| 11 | Впровадження системи САД | Не впроваджено | - | - | ||
| 12 | Застосування електронного цифрового підпису (наявність сертифіката, ключа) | Не застосовується | - | - | ||
| 13 | Внесення електронних документів в номенклатуру справ | - | - | - | ||
| 14 | Формування електронних документів у справи (файли) відповідно до номенклатури справ | - | - | - | ||
| 15 | Характеристика електронних документів (види документів, що функціонують тільки у | - | - | - | ||
|
| електронному вигляді, дублювання документів в електронному та паперовому вигляді,їх співвідношення) |
|
|
| ||
| 16 | Характеристика змісту інформації електронних документів | - | - | - | ||
| 01.05. Організація контролю за виконанням документів | ||||||
| 17 | Наявність картотек, їх ведення (традиційне,електронне) | Відсутня | - | - | ||
| 18 | Дотримання термінів виконання документів (складання довідок про хід виконання, інформування керівництва) | Щопонеділка готується інформація про документи, в яких закінчується термін виконання та щодня керівництво інформується щодо термінових документів, облік виконання документів ведеться по електронному журналу. Станом на 05.12.2013 документів з порушеним терміном 32. |
| Дотримуватися строків виконання документів | ||
| 01.06. Організація спеціальних видів діловодства | ||||||
| 19 | Наявність індивідуальної інструкції про порядок роботи з документами, які місять конфіденційну інформацію | Керуємось постановою від 27.11.1998 № 1893 «Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію» |
| Відповідає вимогам | ||
| 20 | Порядок реєстрації та обліку, формування справ, забезпечення збереженості документів з грифом обмеження доступу | Ведеться журнал обліку вхідних і підготовлених секретних документів відповідно до номенклатури справ |
| Відповідає вимогам | ||
| 21 | Наявність інструкції по роботі зі зверненнями громадян | Є інструкції по роботі зі зверненнями громадян, затверджена наказом начальник управління від 02.01.2013 № 5/3-28 та схвалена ЕК архівного відділу від 05.03.2013 №3 |
| Відповідає вимогам | ||
| 22 | Порядок реєстрації документів, формування справ за зверненнями громадян | Звернення реєструються в журналі в електронній формі, після розгляду звернення пакет документів формується у справи № 04-09 (відповідно до номенклатури) |
| Відповідає вимогам | ||
| 01.07. Організація роботи з документами в діловодстві | ||||||
| 23 | Наявність зведеної номенклатури справ (дата погодження архівом та затвердження керівником) | Номенклатура справ розроблена та затверджена начальником 02.01.2013 |
| Відповідає вимогам | ||
| 24 | Наявність номенклатури справ в структурних підрозділах | В кожному відділі є витяг з номенклатури справ чи електронний варіант для використання в роботі |
| Відповідає вимогам | ||
| 25 | Формування розпорядчих документів (наказів, гриф «Затверджено») | Накази 03-27 (основна діяльність), 03-25 (особовий склад) та документи з грифом «Затверджую» 03-29 оформляються відповідно до інструкції з діловодства та формуються відповідно до номенклатури справ |
| Відповідає вимогам | ||
| 26 | Стан формування справ у структурних підрозділах | У структурних підрозділах справи формуються відповідно до номенклатури справи та назви справи-течки
|
| Відповідає вимогам | ||
| 01.08. Організація відомчого контролю за станом діловодства та архівної справи | ||||||
| 27 | Наявність відомчих переліків зі строками зберігання, типових або примірних номенклатур справ, інструкцій з діловодства, методичних посібників з питань діловодства та архівної справи | В наявності є інструкція з діловодства та інструкція з організації роботи щодо розгляду звернень громадян та надання адміністративних послуг, номенклатура справ. Інструкція з діловодства схвалена ЕК архівного відділу виконавчого комітету від 02.01.2013 № 1 |
| Відповідає вимогам | ||
| 28 | Заходи щодо підвищення кваліфікації працівників діловодної служби (курси, семінари, наради) | Брали участь 21.02.2013 у семінарі-навчанні та нарадах у виконавчому комітеті |
| Відповідає вимогам | ||
| 02. Організація роботи експертної комісії (ЕК) | ||||||
| 29 | Наявність положення про ЕК та її склад (дата погодження з ЕК архівного відділу та затвердження керівником) | Склад ЕК затверджений наказом начальника управління від 02.01.2013 № 7/3-26, положення про ЕК затверджене начальником управління 20.03.2013 № 17/3-28 та схвалено протоколом ЕК архівного відділу від 31.03.2013 № 4 |
| Відповідає вимогам | ||
| 30 | Наявність плану роботи, звіту ЕК | Є план роботи ЕК на 2013 рік. План роботи ЕК та звітування ЕК за рік включено до річного плану роботи установи. |
| Відповідає вимогам | ||
| 31 | Регулярність засідань | Було проведено чотири засідання ЕК в 2013 році |
| Відповідає вимогам | ||
| 32 | Оформлення протоколів | Протоколи оформляються при проведенні кожного засідання ЕК. Наявні протокол від 02.01.2013 № 1, від 12.02.2013 № 2, від 15.08.2013 № 3, від 31.10.2013 № 4
|
| Відповідає вимогам | ||
| 03. організація роботи архівного підрозділу | ||||||
| 33 | Ступінь самостійності | призначено дві відповідальні особи за ведення архівної справи відповідно до наказу начальника управління від 11.03.2013 № 16/3-26 |
| Відповідає вимогам | ||
| 34 | Положення про архівний підрозділ (дата погодження з ЕК архівного відділу та затвердження керівником) | Є положення, схвалене протоколом ЕК архівного відділу від 23.08.2013 №7 та затвердженне начальником від 18.08.2013 № 27/3-28 |
| Відповідає вимогам | ||
| 35 | Кількість працівників (штатні одиниці особа, відповідальна за архів) їх освіта, стаж роботи | 2 працівники: |
| Відповідає вимогам | ||
| 36 | Наявність плану роботи, звіту про його виконання | Є план роботи ЕК комісії на 2013 рік |
| Відповідає вимогам | ||
| 03.02. Забезпечення збереженості документів | ||||||
| 37 | Характеристика приміщення архівного підрозділу (загальна площа, кількість архівосховищ, наявність робочої кімнати, вид опалення, наявність грат, штор, жалюзі) | Приміщення площею | Відсутня вентиляція, стелажі не оброблені протипожежними засобами | Установити вентиляцію, стелажі обробити протипожеж-ними засобами | ||
| 37 | Електро і протипожежне обладнання, наявність протипожежних засобів, охорона | Є вогнегасник порошковий ВП-5(3) закачаний ДСТУ 3675-98 та відомча охорона (заключено договір з ТОВ “Бепека Граніт плюс”) |
| Відповідає вимогам | ||
| 39 | Наявність контрольно-вимірювальних приладів, реєстрація їх показників | Є термометр, показники якого реєструються в журналі 04-17 |
| Відповідає вимогам | ||
| 40 | Характеристика фізичного стану документів і повнота їх збереження, факти втрати чи незаконного нищення документів (акти про нестачу) | Фізичний стан документів задовільний |
| Не відповідає вимогам | ||
| 41 | Проведення перевірянь наявності документів постійного зберігання та з особового складу, документальне оформлення підсумків | Потреби перевірки не потрібно, так як у 2013 році складено описи справ затверджений начальником від 04.11.2013 № 34/03-28 |
| Описи справ схвалити ЕК архівного відділу виконавчого комітету | ||
| 03.03. Організація обліку документів | ||||||
| 42 | Наявність облікових документі (книга обліку надходження та вибуття документів з архівного підрозділу, справа фонду, паспорт архівного підрозділу описи справ постійного зберігання та з особового складу - за які роки складено, дата погодження з ЕК архівного відділу) | Заведена книга видавань справ з архівосховища 04-15 в 2013 році |
| Відповідає вимогам | ||
| 43 | Наявність довідкового апарату (описи справ, історична довідка, номенклатура справ) | В 2013 році сформовано описи справ з особового складу, справ з постійного зберігання з 1997 по 2006 рік є номенклатура справ, сформовано історичну довідку |
| Відповідає вимогам | ||
| 44 | Наявність актів про вилучення документів до знищення, актів перевіряння наявності справ | Сформовано акт про виділення до знищення документів з 1997 по 2006 роки затверджений начальником від 04.11.2013 |
| Відповідає вимогам | ||
| 45 | Кількість справ, що зберігаються понад встановлені строки | Справи, що зберігаються понад встановлені строки, відсутні |
| Відповідає вимогам | ||
| 03.04. Користування документами архівного підрозділу | ||||||
| 46 | Наявність книги видавання справ у тимчасове користування співробітниками установи | Заведена книга видавань справ з архівосховища 04-15 в 2013 році |
| Відповідає вимогам | ||
| 47 | Організація видавання документів за межі установи | В 2013 році за межі управління документи не видавалися |
| Відповідає вимогам | ||
| 48 | Кількість виконаних запитів на документи | Запитів не було |
| Відповідає вимогам | ||
| 03.05. Зберігання електронних документів (за наявності) | ||||||
| 49 | Наявність окремого архіву електронних документів | - |
|
| ||
| 50 | Види носіїв (жорсткі диски персональних комп’ютерів, жорсткі диски серверів, лазерні диски, дискети) | - |
|
| ||
| 51 | Наявність описів справ в електронному вигляді, супровідної документації | - |
|
| ||
| 4. Організація роботи звернення громадян | ||||||
| 52 | Дотримання порядку реєстрації звернень громадян на реєстраційно-контрольних картках чи в журналах реєстрації, ведення карток (журналів) обліку особистого прийому | Реєстрація звернень громадян проводиться в електронному журналі, є журнал особистого прийому громадян начальником управління 01-03 та журнал особистого прийому громадян заступником начальника управління 02-01, журнали пронумеровані та прошнуровані |
| Відповідає вимогам | ||
| 53 | Дотримання порядку формування справ і картотек за зверненнями громадян та їх комплектації | Картотеки щодо звернень громадян не ведуться. Після вирішення питання, викладеного в зверненні, пакет документів формується в справу відповідно до номенклатури справ 04-09, 04-08, 04-05 |
| Відповідає вимогам | ||
| 54 | Дотримання строку розгляду звернень громадян | 32 документи виконані з затримкою термінів |
| Посилити контроль за дотриманням строку розгляду звернень | ||
| 55 | Дотримання строку та пересилання звернень громадян іншим уповноваженим органам | Строк пересилання звернень за належністю дотримується, в 2013 році за належністю було направлено 22 листи |
| Відповідає вимогам | ||
| 56 | Дотримання порядку розгляду звернень окремих категорій громадян (інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної праці, жінок, яким присвоєно почесне звання “Мати-героїня” | В інформаційно-довідковому центрі розміщено інформацію про розгляд звернень окремих категорій громадян |
| Відповідає вимогам | ||
| 57 | Наявність затверджених графіка і порядку проведення особистого прийому громадян та їх дотримання | Графік прийому громадян затверджений наказом від 22.10.2012 |
| Відповідає вимогам | ||
| 58 | Наявність належним чином обладнаного приміщення для проведення особистого прийому | В наявності є приміщення для проведення особистого прийому (приймальня, кабінет начальника управління) із забезпеченням необхідних умов |
| Відповідає вимогам | ||
| 59 | Наявність затвердженого графіка роботи “гарячої лінії”, його дотримання, ведення обліку повідомлень громадян | Відсутня. По питаннях щодо роботи управління звертаються на “гарячу лінію” виконавчого комітету | - | Відповідає вимогам | ||
| 60 | Проведення аналітичної роботи із зверненнями громадян | Щороку готується звіт по роботі зі зверненнями громадян та про що готується рішення виконавчим комітетом міської ради. |
| Відповідає вимогам | ||
| 61 | Проведення нарад з питань звернення громадян | Щопонеділка працівники управління беруть участь в нарадах у виконавчому комітеті міської ради та проводяться начальником в управлінні
|
| Відповідає вимогам | ||
| 62 | Планування роботи із зверненнями громадян | Робота по зверненню громадян включена до річного плану роботи управління |
| Відповідає вимогам | ||
| 63 | Систематичне інформування керівництва органу виконавчої влади про стан роботи із зверненнями громадян | Щопонеділка на нараді в виконавчому комітеті розглядуються питання щодо дотримання термінів звернення громадян |
| Відповідає вимогам | ||
| 64 | Розміщення на веб-сайті органу виконавчої влади узагальнених матеріалів про організацію роботи із зверненнями громадян, графіка особистого прийому, роз’яснень на найбільш актуальні питання громадян | На веб-сайті органу виконавчої влади розміщена інформація про управління. При необхідності інформація оновлюється чи доповнюється. |
| Відповідає вимогам | ||
Керуючий справами Л.Л. Передерей
