Ідентифікаційний номер критерію

Назва критерію

Ідентифікаційний номер показника

Назва показника

Докази щодо проведеної роботи

Оцінка
(відповідає вимогам, не повністю відповідає вимогам, не відповідає вимогам

К 1

Результативність

ОП 1.1

Наявність затвердженого реєстру з кількістю ідентифікованих послуг

Затверджено наказом управління освіти і науки від 22.01.2011 №12 – 1 послуга

відповідає вимогам

ДП 1.2

Кількість наданих послуг

2012 рік
2058

2013 рік
1870

відповідає вимогам

ДП 1.2.1

Адміністративних

7

7

відповідає вимогам

ДП 1.2.2

Управлінських

13 програм
1. Програма "Обдарованість"
2. Програма
"Енергозбереження та енергоефективності у закладах освіти Бориспільської міської ради на 2013-2017 роки
3. "Програма відпочинку та оздоровлення
дітей на 2013-2015 роки"
4. Програма розвитку освітньої системи міста Борисполя на 2011-2014 роки
5. Програма "Турбота"
6.Програма "Родина"
7. Програма "На зустріч дітям"
8. Програма правої освіти населення міста Борисполя
9. Міська Програма безперешкодного доступу людей з обмеженими фізичними можливостями до об’єктів житлового та громадського призначення
10. Програма "Чиста вода"
11. Програма Зайнятість населення
12. Відзначення святкових та пям’ятних дат
13. Спортивні майданчики та спортивні споруди

відповідає вимогам

ДП 1.2.3

Інформаційних
З них:
довідки (про заробітну плату, місце роботи, невідвідування дошкільного закладу для дітей ЧАЕС)

2012

2013

відповідає вимогам

1950

1294

1850

1302

ДП 1.2.4

Кількість зареєстрованих звернень

107

98

вимірюється

ДП 1.3

Кількість ненаданих послуг без пояснення причин
(необґрунтована відповідь)

0

0

відповідає вимогам

ДП 1.3.1

Адміністративних

0

0

відповідає вимогам

ДП 1.3.2

Управлінських

0

0

відповідає вимогам

ДП 1.3.3

Інформаційних

0

0

відповідає вимогам

ДП 1.4

Кількість наданих адміністративних послуг з скороченням терміну виконання

-

6

вимірюється

ДП 1.5

Кількість юридичних, фізичних осіб, що звернулись на прийом до начальника Управління

34
Журнал особистого прийому громадян
Номенклатура справ № 30-1-14

30
Журнал особистого прийому громадян
Номенклатура справ №03-22

відповідає вимогам

ОП 1.7

Проведення аналітичної роботи зі зверненнями громадян (аналізу звернень громадян щодо виявлення найбільш актуальних проблем та внесення стосовно шляхів їх розв'язання, виявлення причин, що зумовлюють надходження повторних звернень пропозицій громадян, безпідставної відмови в
задоволенні законних вимог заявників тощо)

Аналітична інформація департаменту освіти і науки КОДА- лист від 29.12.2012 № 30-1-20-1666.
Довідка про стан розгляду звернень громадян в управлінні в 2012 році розглянуто на Колегії управління освіти і науки – Протокол № 1 від 14.03.2013 номенклатура справ 04-25

Аналітична інформація департаменту освіти і науки КОДА- лист від 03.01.2014 № 03-13-08

відповідає вимогам

ОП 1.8

Проведення нарад, семінарів, засідань комісій тощо з питань звернень громадян

Питання звернення громадян розглядаються на нарадах керівників та працівників управління у начальника – 2 (нарада керівників – протокол № 2 від 24.02.2014 номенклатура справ № 04-27 та нарада працівників – протокол № 1 від 13.01.2014, номенклатура справ № 04-26)

відповідає вимогам

ОП 1.9

Систематичне інформування керівництва міської ради та її виконавчого комітету про стан роботи зі зверненнями громадян

Участь начальника управління у нарадах міського голови, заступника міського голови з гуманітарних питань-щопонеділка. Щорічне звітування на засіданні виконавчого комітету міської ради

відповідає вимогам

К2

Доступнісь

ДП 2.1

Кількість адміністративних послуг, для яких створено інформаційні картки

1

відповідає вимогам

ОП 2.2

Наявність розміщеного реєстру адміністративних послуг в Інтернеті

На веб-сайті виконавчого комітету міської ради
-

відповідає вимогам

ДП 2.3

Кількість доступних інформаційних карток, формулярів заяв та супровідних документів в Інтернеті

1

відповідає вимогам

ДП 2.4

Кількість формулярів заяв та супровідних документів у місцях прийому громадян

1

відповідає вимогам

ДП 2.5

Кількість заповнених зразків формулярів заяв у місцях прийому громадян

1

відповідає вимогам

ДП 2.6

Кількість додаткових заходів, які повинен зробити замовник

0

відповідає вимогам

ДП 2.7

Кількість пунктів обслуговування замовників із  зразками заяв та інформаційними картками

1

відповідає вимогам

К3

Своєчасність

ОП 3.1

Дотримання строку розгляду звернень громадян

Строки дотримуються

відповідає вимогам

ОП 3.1.1

Відсоток кількості послуг, по яких було прострочено терміни у відношенні до загальної кількості наданих адміністративних та інформаційних послуг

0

відповідає вимогам

ДП 3.2

Кількість адміністративних послуг, по яких передбачено можливість прискореного розгляду послуги

1

вимірюється

ОП 3.3

Кількість послуг, наданих з порушенням терміну виконання

0

0

відповідає вимогам

ОП 3.3.1

Адміністративних

0

0

відповідає вимогам

ОП 3.3.2

Управлінських

0

0

відповідає вимогам

ОП 3.3.3

Інформаційних

0

0

відповідає вимогам

ДП 3.4

Кількість проектів рішень, поданих на розгляд засідання виконавчого комітету з порушенням термінів, визначених регламентом виконавчого комітету

2

1

не відповідає вимогам

ДП 3.5

Кількість проектів рішень, поданих на розгляд засідання міської ради з порушенням термінів, визначених
регламентом міської ради

0

0

відповідає вимогам

ОП 3.6

Дотримання строку та порядку пересилання звернень громадян іншим уповноваженим органам

Строки дотримуються відповідно до Закону України "Про звернення громадян"

відповідає вимогам

К4

Зручність

ДП 4.1

Кількість місць прийому громадян

3

3

відповідає вимогам

ОП 4.2

Наявність належним чином обладнаного приміщення для проведення особистого прийому громадян, розміщення актів законодавства, інформаційних буклетів, зразків оформлення звернень та інших документів, відомостей про посадових осіб, які ведуть особистий прийом, місце і час прийому, місце знаходження відповідних виконавчих органів міської ради, контактні телефони тощо

Приміщення обладнані належним чином. Вся інформація знаходиться на стендах інформаційно-довідкового центру

відповідає вимогам

ДП 4.3

Кількість наявних місць для обслуговування громадян з обмеженими можливостями

0

1

вимірюється

ДП 4.5

Кількість наявних автостоянок

1

відповідає вимогам

ДП 4.6

Кількість доступних місць до Інтернету

17

35

вимірюється

ДП 4.7

Кількість зв'язків із замовником електронною
Поштою

2795

7565
Вхідні та вихідні

вимірюється

ОП 4.12

Дотримання порядку реєстрації звернень громадян на реєстраційно-контрольних картках чи в журналах реєстрації, ведення карток (журналів) обліку особистого прийому громадян

Згідно номенклатури справ реєстрація звернень громадян ведеться в журналі
справа 03-21 Також ведеться журнал особистого прийому громадян справа 03-22

відповідає вимогам

ОП 4.13

Дотримання порядку формування справ і картотек за зверненнями громадян та їх комплектація

Дотримується

Дотримується

відповідає вимогам

ОП 4.14

Наявність затверджених графіка і порядку проведення особистого прийому громадян
та їх дотримання

Наказ по управлінню від 08.01.2013 № 05

відповідає вимогам

ОП 4.16

Планування роботи зі зверненнями громадян

План роботи управління освіти і науки на 2013рік. Номенклатура справ № 02-02
управлінням надаються пропозиції до плану роботи на тиждень, місяць, рік

відповідає вимогам

К 5

Фаховість

ДП 5.1

Кількість скарг щодо наданих послуг

0

0

відповідає вимогам

ДП 5.2

Кількість документів з повторним циклом опрацювання

0

2

вимірюється

ДП 5.3

Кількість пропозицій щодо поліпшення надання послуг після проходження навчання

0

0

вимірюється

К 6

Прозорість

ДП 5.4

Кількість наставників

0

0

вимірюється

ДП 6.1

Кількість публікацій у засобах масової інформації про надання послуг

71
68 «Трудова слава», «Вісті»
3 газета «Літературна Україна», журнал «Дивослово»

відповідає
 вимогам

ДП 6.2

Кількість об’єктів зовнішньої реклами про надання послуг

5

8

відповідає
вимогам

ДП 6.3

Кількість заходів, висвітлених телерадіостудією

52

59

вимірюється

ДП 6.4

Час трансляції про роботу установи, яка перевіряється

170 хв.

295 хв.

вимірюється

ДП 6.5

Кількість наданої інформації
громадянам через телерадіостудією

62

69

вимірюється

ДП 6.6

Розміщення на веб-сайті виконавчого комітету міської ради узагальнених матеріалів про організацію роботи зі зверненнями громадян, графіка проведення особистого прийому громадян керівництвом, роз’яснень з найбільш актуальних питань громадян тощо

Розміщено на сторінці
веб-сайту міської ради

відповідає
 вимогам

К 7

Залучення громадськості

ДП 7.1

Кількість управлінських послуг, прийнятих з попередніми узгодженнями та залученням дорадчих, громадських організацій

0

0

відповідає
вимогам

ДП 7.2

Кількість засідань Громадської Ради

2012
Взято участь у 2 засіданнях

2013
Взято участь у 2 засіданнях

вимірюється

ДП 7.3

Кількість громадських слухань, проведених
за сприянням працівників установи,
яка перевіряється

0

вимірюється

ДП 7.4

Кількість створених місцевих інститутів
за сприянням працівників управління

-

-

відповідає вимогам

ДП 7.5

Кількість органів самоорганізації населення, створених
за сприянням працівників управління освіти і науки

0

0

вимірюється

ДП 7.6

Кількість створених об’єднань співвласників багатоквартирних будинків

-

-

вимірюється

ДП 7.7

Кількість проведених заходів із залученням громадськості

52
Згідно з планом роботи управління освіти і науки

57

вимірюється

К 8

Справедливість

ДП 8.1

Кількість звернень фізичних та юридичних осіб щодо дискримінації у наданні послуг (нацментальність, гендерна політика)

0

0

відповідає вимогам

ОП 8.2

Дотримання порядку розгляду звернень пільгової категорій громадян (інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної праці, жінок, яким присвоєно почесне звання "Мати-героїня"

Порядок розгляду дотримується. У 2013 році 1 звернення інваліда Великої Вітчизняної війни

відповідає вимогам

К 9

Мінімальна (справедлива) вартість

ДП 9.1

Кількість скарг на необґрунтовано високу вартість адміністративних послуг

0

0

відповідає вимогам

ДП 9.2

Наявність адміністративних актів, які встановлюють розмір плати за надання послуг

0

0

відповідає вимогам

ДП 10.1

Кількість працюючих на кількість наданих послуг

41/1870

вимірюється

К 10

Ефективність

ДП 10.2

Фінансові ресурси на кількість наданих послуг

2 574 300,0/ 2057

2635958,0/1870

вимірюється

ДП 10.4

Кількість партнерів по обміну досвідом функціонування системи управління якістю

34 м. Вінниця, м. Житомир, м. Яремча,
 м. Київ -15 навчальних закладів,
м. Прилуки, м. Канів, м.Біла Церква, село Літки, м. Переяслав-Хмельницький,
м. Боярка,  м. Первомайськ,
м. Кременчук, м. Вишневе, м. Полтава,
м. Канів, с. Трипілля Обухівського району, м.Чернівці

відповідає вимогам

К 11

Економічність

ДП 11.1

Відсоток зменшення системних одиниць у 2013 році порівняно з попереднім роком

0

0

вимірюється

ДП 11.2

Відсоток збільшення адміністративних, інформаційних послуг без збільшення кількості штатних одиниць

1%

-

вимірюється

№
з/п

Питання

Відповідь

Виявленні порушення, недоліки

Виправлення
порушень, недоліків

01.01. Стан організації діловодства

1

Наявність Положення, Статуту

Положення затверджено рішенням Бориспільської міської ради від 13.12.2007 № 2584-V

Відповідає вимогам

2

Наявність посадових інструкцій

Посадові інструкції розроблені на всіх працівників, передбачених штатним розписом, відповідають встановленій структурі тексту,затверджені керівником. Працівники з інструкціями ознайомлені., про що свідчать підписи.

Відповідає вимогам

3

Наявність інструкції з діловодства
( дата погодження з ЕК архіву та затвердження керівником)

Затверджена наказом 30.03.2012        № 162. Текст відповідає типовій формі, включені всі необхідні розділи.
У підрозділах установи знаходиться копії інструкції в електронному вигляді в локальній мережі. Інструкція схвалена ЕК управління протокол від 11.03.2013 № 1, схвалена ЕК архівного відділу протокол від 31.03.2013 №. 3.

Відповідає вимогам

01.02. Документування діяльності

4

Наявність бланків (їх види, відповідність (уніфікованій системі організаційно-розпорядчих документів) ДСТУ 4163-2003, порядок обліку)

В управлінні використовуються бланки для наказів з основної діяльності та особового складу, листів, бланки рішень Колегії управління.
Бланки відповідають вимогам стандартів.
Всі бланки введенні в комп’ютери працівників управління для підготовки проектів документів відповідно до посадових обов’язків.
Суворого обліку бланків не ведеться

Відповідає вимогам

5

Впровадження ДСТУ 4163-
2003 при оформленні реквізитів службових документів (розпорядчі документи,  листи, протоколи тощо)

Реквізити наказів, листів, протоколів використовуються за стандартами відповідно до ДСТУ 4163-2003, які
також прописані в інструкції з діловодства.

Відповідає вимогам

01.03. Організація документообігу

6

Загальний обсяг документів, маршрути їх проходження

Загальний обсяг документообігу в управлінні становить 7356, з них: вхідні – 1674, вихідні 2129, накази з основної діяльності - 593, наказів з особового складу – 1499, довідки -1302,  телефонограми вихідні - 61
Документообіг в управлінні організовується за схемою:1. Секретар приймає, первинно опрацьовує та реєструє документи, що надходять.
2. Розгляд документів керівником та накладання резолюції для виконання.
3. Секретар: реєструє в системі Аскод резолюцію начальника та передає документи для виконання працівникам управління. Контроль за виконанням документів в системі Аскод.
4. Працівники управління готують проект документу та передають його по локальній мережі у відповідну папку секретаря. 5. Після підписання керівником документ реєструється секретарем та розсилається відповідним організаціям, фізичним особам.
6. Після закриття документ підшивається до справи  відповідно до номенклатури.
Реєстрація та формування документів з особового складу здійснюється  юридично-кадровим сектором

Відповідає вимогам

7

Системи реєстрації

Система реєстрації в управлінні змішана: документи з основної

Відповідає вимогам

(централізована, децентралізована, змішана)

діяльності реєструються в системі АСКОД секретарем, документи з особового складу – юридично-кадровий сектор; договори –централізована бухгалтерія, довідки-відповідальні працівники

8

Форми реєстрації документів (журнальна, електронна, карткова)

Ведуться журнали вхідної, вихідної документації, ( в електронному варіанті а в кінці року роздруковуються), документів з грифом ЗАТВЕРДЖУЮ, звернення громадян, особистого прийому громадян начальником, наказів, договорів, довідок.
Журнали пронумеровані, прошнуровані та скріплені підписом керівника і печаткою установи

Відповідає вимогам

9

Ведення реєстрації документів в межах груп (залежно від назви,  виду,  автора, змісту)

Реєстрація документів в управлінні проводиться в межах таких груп:
вхідні та вихідні документи – залежно від адресата;
накази з основної діяльності;
накази з особового складу – тривалого, короткотривалого терміну зберігання, про відрядження, довідки, договори

Відповідає вимогам

01.04. Впровадження технологій електронного  діловодства
та електронних документів ( за наявності)

10

Наявність локальної мережі

Локальна мережа встановлена

Відповідає вимогам

11

Впровадження системи САД

Впроваджено систему АСКОД з основної діяльності

Відповідає вимогам

12

Застосування електронного цифрового підпису (наявність сертифіката, ключа)

Електронний цифровий підпис не застосовується

Відповідає вимогам

13

Внесення електронних документів в номенклатуру справ

Відсутнє

Відповідає
вимогам

14

Формування електронних документів у справи
(файли) відповідно до номенклатури справ

Відсутнє

Відповідає
вимогам

15

Характеристика електронних документів

Таких немає

Відповідає
вимогам

16

Характеристика змісту інформації електронних документів

Таких немає

Відповідає
вимогам

01.05. Організація контролю за виконанням документів

17

Наявність картотек, їх ведення (традиційне,електронне)

Картотеки не ведуться

Відповідає вимогам

18

Дотримання термінів виконання документів (складання довідок про хід виконання, інформування керівництва)

Документів по управлінню у 2013 році прострочених не було.
У виконавчому комітету у 2013 році прострочено 1 документ.
Щопонеділка на нараді працівників управління у начальника інформується про виконання документів, про що фіксується
у протоколах  (справа № 04-26)

Відповідає вимогам

01.06.  Організація спеціальних видів діловодства

19

Наявність ндивідуальної інструкції про порядок роботи з документами, які місять  конфіденційну інформацію

Документи, які місять конфіденційну інформацію відсутні

Відповідає
вимогам

20

Порядок реєстрації та обліку, формування справ, забезпечення збереженості документів з грифом  обмеження доступу

Відсутнє

Відповідає
вимогам

21

Наявність інструкції по роботі зі зверненнями громадян

Затверджена наказом від 22.12.2008 № 404-о. Схвалено ЕК управління протокол від 11.03.2013 № 1, та ЕК архівного відділу Бориспільської міської ради протокол № 4 від 31.03.2013

Відповідає вимогам

22

Порядок реєстрації документів , формування справ за зверненнями громадян

Відповідальною за ведення діловодства за зверненнями громадян в управлінні є секретар (наказ від 29.12.2012 № 617). В управлінні документи за зверненнями громадян реєструються таким чином:
Заяви, скарги, звернення – у відповідному журналі (03-21);
На прийомі у начальника – у журналі особистого прийому громадян (03-22).
Справи за зверненнями громадян (03-17) формуються секретарем –створюється титульна сторінка, де зазначаються контрольний термін справи, номер справи, ПІП заявника, питання з якого звертаються, дата виконання кількість сторінок у справі.

Відповідає вимогам

01.07. Організація роботи з документами в діловодстві

23

Наявність зведеної номенклатури справ (дата схвалення архівом та затвердження керівником)

Номенклатура затверджена начальником управління та схвалена ЕК управління протокол від 27.12.2012 № 3 та  схвалена ЕК архівного відділу міської ради протокол від 02.01.2013 №1 та Державного архіву Київської області протокол № 9 від 22.08.2013

Відповідає вимогам

24

Наявність номенклатури справ в структурних підрозділах

Знаходиться в пам’яті комп’ютера та копії в паперовому варіанті у всіх структурних підрозділах

Відповідає вимогам

25

Формування розпорядчих документів (наказів, гриф «Затверджено»)

В управлінні формуються окремо накази з основної діяльності , накази з особового складу, документи  з грифом "Затверджую"
Проекти наказів з основної діяльності створюються за розпорядженням начальника або власної ініціативи працівниками управління відповідно до посадових обов’язків. Проекти наказів візуються завідувачем
юридично-кадрового сектору, заступником начальника, завідувачем.

Відповідає вимогам

ММК та головним бухгалтером в залежності від типу наказу Накази з основної діяльності та накази з особового складу ведуться в окремих справах. Нумерація наказів ведуться в суровій хронології. Документи з грифом «Затверджую» реєструються та формуються до справи. Також ведуться журнали обліку наказів та документів з грифом «Затверджую». Журнали пронумеровані та прошнуровані, скріплені підписом начальника та печаткою.

26

Стан формування справ у структурних підрозділах

Справи формуються відповідно до номенклатури справ, всі справи ідентифіковані.

Відповідає вимогам

01.08. Організація відомчого контролю за станом діловодства та архівної справи

27

Наявність відомчих переліків зі строками зберігання, типових або примірних номенклатур справ, інструкцій з   діловодства, методичних посібників з питань

Відомчий перелік та номенклатура справ відсутні.
Є перелік типових документів, типова інструкція з діловодства, правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого

Відповідає вимогам

діловодства та архівної справи)

самоврядування, підприємств, установ, організацій.

28

Заходи щодо підвищення кваліфікації працівників діловодної служби (курси, семінари, наради)

Відповідальні працівники відвідали  семінари – практикуми з діловодства та архівної справи у виконавчому комітеті

Відповідає вимогам

02. Організація роботи експертної комісії (ЕК)

29

Наявність положення про ЕК та її склад (дата погодження з ЕК архівного відділу та
затвердження керівником)

Склад ЕК управління затверджено наказом від 15.10.2012 № 499. У 2013 році діяло Положення про ЕК затверджено наказом від 12.03.2013 № 120, схвалено ЕК архівного відділу міської ради протокол від 03.12.2013 № 9 нове Положення затверджено наказом від 23.01.2014 № 25, схвалено ЕК архівного відділу Бориспільської міської ради № 9 від 03.12.2913

Відповідає вимогам

30

Наявність плану роботи, звіту ЕК

План роботи ЕК на 2013 рік затверджено 19.03.2013 № 19 Звіт про роботу за 2013 рік - протокол наради від 13.01.2014 № 1

Відповідає вимогам

31

Регулярність засідань

У 2013 році – 4 засідання.

Відповідає вимогам

32

Оформлення протоколів

Протоколи оформлені
справа № 04-26

Відповідає вимогам

03. Організація роботи архівного підрозділу
03.01. Організаційно-правовий статус архівного підрозділу

33

Ступінь самостійності
( самостійний підрозділ, у складі служби діловодства, функції покладено  на особу, відповідальну за архів)

Відокремленого підрозділу немає.
Виконання функції покладено на особу відповідальну за ведення архівної справи відповідно до наказу керівника від 29.12.2012
№ 617

Відповідає вимогам

34

Положення про архівний підрозділ (дата схвалення з ЕК архівного відділу та затвердження

Положення про архівний підрозділ затверджено наказом керівника від 29.03.2013   № 162
Схвалено ЕК архівного

Відповідає вимогам

керівником)

відділу міської ради протокол від 29.03.2013 № 4

35

Кількість працівників (штатні одиниці особа, відповідальна за архів)  їх освіта, стаж роботи

Особа, відповідальна за архівну справу – бухгалтер централізованої бухгалтерії. Освіта – середня спеціальна (правознавство та облік в системі соціального забезпечення), стаж роботи – 41 років.

Відповідає вимогам

36

Наявність плану роботи, звіту про його виконання

План роботи відсутній

03.02. Забезпечення збереженості документів

37

Характеристика  приміщення архівного підрозділу (загальна площа, кількість архівосховищ, наявність робочої кімнати, вид опалення,  наявність грат, штор, жалюзі)

Окрема кімната площею 20 кв.м), І поверх, денне освітлення, стелажі дерев’яні, опалення централізоване,  грати встановлені

Дерев’яні стелажі не оброблені вогнегасними засобами

До 01.06.2014 обробити дерев’яні стелажі вогнегасними засобами

38

Електро- і протипожежне обладнання, наявність протипожежних засобів, охорона

Приміщення забезпечено вогнегасником, дотримано термін придатності

Відповідає вимогам

39

Наявність контрольно-вимірювальних приладів, реєстрація їх показників

В наявності є термометр та гігрометр. Реєстрація показників не ведеться

Не ведеться реєстрація температурно-вологісних показників в архівосховищі

До 15.05.2014 завести журнал реєстрації показників температурно-воло-гісного режиму

40

Характеристика фізичного стану документів і повнота їх збереження, факти втрати чи  незаконного нищення документів

Фізичний стан документів задовільний, фактів втрати чи нищення документів не було

Відповідає вимогам

41

Проведення перевірянь наявності документів постійного зберігання та

Не велось

Виявлено документи закритих.

До 01.06.2014 провести

з особового складу, документальне оформлення підсумків

дитячих установ, що зберігаються в архівному підрозділі

перевіряння наявності та стану документів та оформити документально

03.03. Організація обліку документів

42

Наявність облікових документі (книга
обліку надходження та вибуття документів з  архівного підрозділу, справа фонду, паспорт архівного підрозділу  описи справ постійного зберігання та з особового складу -  за які роки складено, дата погодження з ЕК архівного відділу)

Книга обліку надходження та вибуття документів з  архівного
підрозділу, справа фонду, паспорт архівного підрозділу не ведуться.
Описи справ № 1, № 2 за 2004-2008 роки- погоджено ЕК архівного відділу протокол від 29.10.2009 № 10.
Описи справ № 1, № 2 за 2009-2010 роки- погоджено ЕК архівного відділу

Не ведеться книга прибуття та видавання документів з архіву  

До 15.05.2014 завести книгу прибуття та видавання документів з архіву

43

Наявність довідкового апарату (описи справ, історична довідка, номенклатура справ)

Історичні довідки формовано по 2003 рік.
Описи справ формовано по 2010 рік

Відповідає вимогам

44

Наявність актів про вилучення документів до знищення, актів перевіряння наявності справ

Акти про вилучення до знищення формовано по 2001 рік.

Відповідає вимогам

45

Кількість справ, що зберігаються понад встановлені строки

Таких немає

Відповідає вимогам

03.04. Користування документами архівного підрозділу

46

Наявність книги видавання справ у тимчасове користування співробітниками установи

Журнал видачі справ не вівся

Не ведеться журнал видавання справ з архіву

До 15.05.2014 завести журнал видачі документів у тимчасове користування з
архівного підрозділу

47

Організація видавання документів за межі установи

Документи за межі установи не видаються

Відповідає вимогам

48

Кількість виконаних запитів на документи

За 2013 рік видано 22 витяги із наказів за запитами працівників освітньої галузі міста.
Реєстрація довідок ведеться в юридично-кадровому секторі номенклатура справ 04-22

Відповідає вимогам

03.05. Зберігання електронних документів (за наявності)

49

Наявність окремого архіву електронних документів

Відсутній

Відповідає вимогам

50

Види носіїв (жорсткі диски персональних комп’ютерів,  жорсткі диски серверів, лазерні диски, дискети)

Відсутні

Відповідає вимогам

51

Наявність описів справ в електронному вигляді, супровідної документації

Не ведеться

Відповідає вимогам

4. Організація роботи звернення громадян

52

Дотримання порядку реєстрації звернень громадян на реєстраційно-контрольних картках чи в журналах реєстрації, ведення карток (журналів) обліку особистого прийому

Ведеться журнал реєстрації заяв, звернень, скарг громадян, Журнал особистого прийому громадян.

Відповідає вимогам

53

Дотримання порядку формування справ і картотек за зверненнями громадян та їх комплектації

Ведеться журнальна форма обліку. Справи формуються із звернення, відповіді, оформляється титульна сторінка.

Відповідає вимогам

54

Дотримання строку
розгляду звернень громадян

Звернення громадян, розглядаються
у встановлені законодавством строки. Порушень термінів немає.

Відповідає
вимогам

55

Дотримання строку та пересилання звернень громадян іншим уповноваженим органам

Необхідності пересилання звернень громадян іншим уповноваженим органам не було

Відповідає вимогам

56

Дотримання порядку розгляду звернень окремих категорій громадян (інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв України, Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної праці, жінок, яким присвоєно почесне звання «Мати-героїня»

У разі надходження таких звернень терміни розгляду дотримуються.
У 2013 році 1 звернення інваліда Великої Вітчизняної війни.

Відповідає вимогам

57

Наявність затверджених графіка і порядку проведення особистого прийому громадян та їх дотримання

Наказ від 08.01.2013 № 05 на 2013 рік

Відповідає вимогам

58

Наявність належним чином обладнаного приміщення для проведення особистого прийому

Приміщення для особистого прийому громадян обладнані належним чином

Відповідає вимогам

59

Наявність затвердженого графіка роботи «гарячої лінії», його дотримання, ведення обліку повідомлень громадян

Окремий графік роботи «Гарячої лінії» на 2013 рік не затверджується. Гаряча лінія управління  працює постійно. Облік ведеться у відповідному журналі пронумерованому та прошнурованому, оформленому відповідно до вимог.

Відповідає вимогам

60

Проведення аналітичної роботи із зверненнями громадян

Аналітична робота із зверненнями громадян розглядається на колегії управління (в плані 1 колегія у 2014 році)
Лист департаменту освіти і науки від 03.01.2014 № 03-13-08

Відповідає вимогам

61

Проведення нарад з питань звернення громадян

Питання звернення громадян розглядаються на нарадах керівників та працівників управління у начальника – 2 (нарада керівників – протокол № 2 від 24.02.2014 номенклатура справ № 04-27 та нарада працівників – протокол № 1 від 13.01.2014, номенклатура справ № 04-26)

Відповідає вимогам

62

Планування роботи із зверненнями громадян

Обсяг питань щодо роботи по зверненню громадян  відображено  плані роботи управління на 2013 рік

Відповідає вимогам

63

Систематичне інформування керівництва органу виконавчої влади про стан роботи із зверненнями громадян

Щорічно проводиться звітування на засіданнях виконавчого комітету міської ради. За 2012 рік рішення
від 29.04.2013 № 273
Аналітичні довідки департаменту освіти і науки КОДА від 03.01.2014 № 03-13-08 (справа 03-13)

Відповідає вимогам

64

Розміщення на веб-сайті органу виконавчої влади узагальнених матеріалів про організацію роботи із зверненнями громадян, графіка особистого прийому, роз’яснень на найбільш актуальні питання громадян

Інформація про роботу із звернення громадян після звітування розміщується на веб-сайті виконавчого комітету міської ради

Відповідає вимогам