ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішення виконавчого
комітету міської ради
11.04.2016 № 226

П О Л О Ж Е Н Н Я
про відділ ведення Державного реєстру виборців
виконавчого комітету Бориспільської міської ради

1. Загальні положення

1.1. Відділ ведення Державного реєстру виборців виконавчого комітету Бориспільської міської ради (далі – відділ) є структурним підрозділом виконавчого комітету міської ради, який підзвітний та підконтрольний міській раді, виконавчому комітетові, міському голові, заступнику міського голови з питань виконавчих органів згідно з розподілом обов’язків.

1.2. Відповідно до Закону України «Про Державний реєстр виборців», п. 5 ч. 2 ст. 38 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» відділ утворюється міською радою, яка затверджує структуру, чисельність працівників, витрати на утримання.

1.3. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, Центральної виборчої комісії, відповідними актами Міністерства закордонних справ України, рішеннями обласної ради, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, актами відділу адміністрування Державного реєстру виборців Київської обласної державної адміністрації, цим Положенням та іншими діючими нормативами з питань роботи відділу.

1.4. Відділ має гербову печатку з назвою відділу, зразок якої затверджений постановою Центральної виборчої комісії від 27.12.2007 № 577 «Про примірні зразки та опис печаток, вивіски відділів ведення Державного реєстру виборців» та бланки відділу (додатки 1, 2), зразки яких затверджені постановою Центральної виборчої комісії від 18.11.2010 № 527 «Про примірні зразки бланків відділів ведення Державного реєстру виборців».

1.5. Положення про відділ затверджує виконавчий комітет міської ради.

2. Завдання відділу

2.1. Ведення Державного Реєстру виборців (далі – Реєстр), до якого заносяться відомості про громадян України, які мають право голосу відповідно до статті 70 Конституції України (далі – виборці) і проживають або перебувають на території міста Борисполя, а також, які проживають або перебувають за межами України.

2.2. Складання та уточнення списків виборців для проведення виборів і референдумів.

3. Функції відділу

3.1. Забезпечує ведення Реєстру, що передбачає здійснення організаційно-правової підготовки та виконання в режимі записування дій:
внесення запису про виборця до бази даних Реєстру;
внесення змін до персональних даних виборців, що містяться в базі даних Реєстру (далі – персональні дані Реєстру);
знищення запису Реєстру на підставах і у спосіб, що встановлені Законом України «Про Державний реєстр виборців» (далі – Закон) та рішеннями розпорядника Реєстру, прийнятими згідно із Законом, з використанням візуального та автоматизованого контролю за повнотою та коректністю персональних даних Реєстру.

3.2. Веде облік усіх дій щодо зміни бази даних Реєстру в порядку та за формою, встановленими розпорядником Реєстру.

3.3. Забезпечує відповідно до законодавства захист Реєстру під час його ведення, в тому числі дотримання вимог функціонування комплексної системи захисту інформації в автоматизованій інформаційно-телекомунікаційній системі «Державний реєстр виборців».

3.4. Визначає на підставі відомостей про виборчу адресу виборця номер виборчого округу, округу з референдуму (зазначає закордонний округ) та номер виборчої дільниці, дільниці референдуму, до яких відноситься виборець.

3.5. В установленому законом порядку розглядає звернення громадян з питань, пов’язаних з його діяльністю.

3.6. Проводить у разі потреби перевірки відомостей про особу, зазначених у заяві про включення до Реєстру чи зміну її персональних даних, внесених до Реєстру.

3.7. Надсилає на виборчу адресу виборця повідомлення про його включення до Реєстру за формою, встановленою розпорядником Реєстру.

3.8. Надсилає на виборчу адресу виборця повідомлення про внесення змін до його персональних даних, внесених до Реєстру.

3.9. Надає на письмовий запит виборця, поданий у встановленому Законом порядку, відповідну інформацію з Реєстру.

3.10. Здійснює періодичне поновлення, а також уточнення персональних даних Реєстру.

3.11. Забезпечує у разі призначення виборів чи референдумів складання, уточнення та виготовлення списків виборців на виборчих дільницях, дільницях референдуму відповідно до законодавства.

3.12. Здійснює відповідно до законодавства заходи щодо тимчасової зміни місця голосування виборця без зміни його виборчої адреси.

3.13. Виготовляє іменні запрошення виборцям на вибори чи референдуми у випадках, передбачених законодавством.

3.14. Отримує від дільничних виборчих комісій відомості про зміни, внесені ними до уточнених списків виборців, для опрацювання в установленому Законом порядку.

3.15. Проводить перевірку звернень політичних партій, розглядає запити виборчих комісій в установленому Законом порядку.

3.16. Надає необхідну інформацію на запит суду стосовно уточнення відомостей про виборця у зв’язку з розглядом адміністративної справи щодо уточнення списку виборців.

3.17. Надає в установленому законом порядку статистичну інформацію про кількісні характеристики виборчого корпусу на підставі відомостей Реєстру.

3.18. Проводить перевірку некоректних відомостей Реєстру, виявлених розпорядником Реєстру.

3.19. Формує подання до Центральної виборчої комісії щодо виборчих дільниць, які існують на постійній основі, за наданими відомостями від суб’єктів подань.

3.20. Здійснює облік виборчих дільниць, які існують на постійній основі.

3.21. Вносить до Реєстру дані про номери і межі одномандатних, територіальних виборчих округів після отримання від територіальних виборчих комісій рішення про утворення таких округів.

3.22. Передає до Центральної виборчої комісії зміст рішень та повідомлення виборчих комісій у передбачених законодавством випадках.

3.23. Здійснює налаштування та супроводження програмного і технічного забезпечення Реєстру.

3.24. Готує проекти розпоряджень міського голови, рішень виконавчого комітету та міської ради з питань, що належать до компетенції відділу.

3.25. Надає практичну та методичну допомогу представникам органів, закладів та установ міста, які подають відомості про виборців (осіб), на підставі яких здійснюється періодичне поновлення персональних даних Реєстру з питань, що стосуються ведення Реєстру.

3.26. Інформує громадськість міста про діяльність відділу через засоби масової інформації та мережу Інтернет (сайт міської ради).

3.27. Здійснює інші функції відповідно до законодавства, необхідні для виконання покладених на нього завдань.

3.28. Покладення на відділ ведення Реєстру завдань, що виходять за межі його компетенції, не допускається.

4. Права відділу

4.1. Діяти в межах повноважень, наданих Законом України «Про Державний реєстр виборців», п. 5 ч. 2 ст. 38 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» та іншими законодавчими актами.
4.2. Одержувати в установленому порядку від виборців, органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, виборчих комісій, комісій референдуму, закладів, установ та організацій, їх посадових осіб інформацію, документи та матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань.

4.3. Взаємодіяти у процесі виконання покладених на відділ завдань із структурними підрозділами міської ради,  виконавчого комітету міської ради, територіальними органами центральних органів виконавчої влади, органами місцевого самоврядування, закордонними дипломатичними установами України, виборчими комісіями, комісіями референдуму, а також закладами, установами та організаціями всіх форм власності, об’єднаннями громадян і окремими громадянами.

4.4. Вносити на розгляд міської ради, її виконавчого комітету рішення з питань, що віднесені до компетенції відділу.

4.5. Брати участь у засіданнях міської ради, її виконавчого комітету, нарадах та семінарах дорадчих, консультативних та інших органів виконавчого комітету міської ради.

4.6. Використовувати системи зв’язку і комунікацій, технічні та транспортні засоби, що існують у виконавчому комітеті міської ради, для виконання покладених на нього завдань.

4.7. Відділу заборонено збирати, вносити до Реєстру та зберігати у базі даних Реєстру відомості (персональні дані виборців), не передбачені Законом України «Про Державний реєстр виборців».

5. Організація роботи відділу

5.1. Відділ ведення Державного реєстру виборців очолює начальник, який має вищу освіту, як правило, юридичну, та стаж роботи за фахом на державній службі (в органах місцевого самоврядування) не менш як три роки на посаді не нижчій ніж посада головного спеціаліста чи має практичний досвід роботи, аналогічної функціям, покладеним на цей відділ, на керівних посадах не менш як п’ять років.

5.2. Начальник відділу призначається на посаду та звільняється з посади розпорядженням міського голови за поданням заступника міського голови з питань виконавчих органів згідно з розподілом обов’язків.
У разі відсутності начальника його обов’язки виконує працівник відділу, на якого розпорядженням міського голови покладено виконання обов’язків начальника відділу.

5.3. Працівники відділу призначаються на посаду та звільняються з посади розпорядженням міського голови за поданням начальника відділу та заступника міського голови з питань виконавчих органів згідно з розподілом обов’язків.
На посаду головного спеціаліста відділу призначається особа, яка має вищу освіту за спеціальністю, пов’язаною, як правило, з інформаційними технологіями, та стаж роботи за фахом не менш як один рік.

5.4. Службові обов’язки працівників відділу визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються міським головою.

5.5. Організація роботи відділу здійснюється згідно з планами (щотижневими, річними), які погоджуються заступником міського голови з питань виконавчих органів згідно з розподілом обов’язків.

5.6. Діловодство відділу ведеться відповідно до Інструкції з діловодства у міській раді та її виконавчих органах, номенклатури справ виконавчого комітету міської ради.

5.7. Чисельність працівників відділу визначається відповідно до вимог постанови Кабінету Міністрів України від 18.07.2007 № 943 «Деякі питання утворення органів (відділів) ведення та регіональних органів (відділів) адміністрування Державного реєстру виборців».

5.8. Відділ бере участь у процесі системи управління якістю відповідно до міжнародних норм ISO 9001:2008.

6. Організаційно-правовий статус начальника відділу

6.1. Забезпечує виконання на території міста Борисполя Закону України «Про Державний реєстр виборців», законів України про вибори та референдуми з питань, що стосуються діяльності відділу.

6.2. Здійснює керівництво діяльністю відділу і несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань.

6.3. Розподіляє обов’язки між працівниками відділу, розробляє та вносить на затвердження міському голові посадові інструкції працівників відділу.

6.4. Розробляє та вносить на розгляд проекти рішень міської ради, виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови, пропозиції та доповідні записки з питань, що належать до компетенції відділу.

6.5. Видає накази у випадках та в порядку, визначених Законом, організовує і контролює їх виконання.

6.6. Забезпечує в межах своїх повноважень зберігання інформації з обмеженим доступом відповідно до чинного законодавства.

6.7. Вносить у встановленому порядку пропозиції щодо фінансового забезпечення роботи відділу ведення Реєстру.

6.8. Підписує визначені Законом документи, що скріплюються печаткою відділу.

6.9. Вносить у встановленому законодавством порядку пропозиції стосовно притягнення до відповідальності осіб, винних у порушенні Закону.

6.10. Забезпечує в установленому законом порядку представництво інтересів відділу ведення Реєстру в судах.

6.11. Формує подання до Центральної виборчої комісії щодо виборчих дільниць, які існують на постійній основі.

6.12. Здійснює ведення адресного реєстру, довідника виборчих дільниць, які існують на постійній основі, картографічного обліку виборчих дільниць, обліку відомостей про зміни геонімів та будинків.

6.13. Здійснює відповідно до чинного законодавства заходи щодо тимчасової зміни місця голосування виборця без зміни його виборчої адреси.

6.14. Координує взаємодію відділу з іншими структурними підрозділами міської ради та її виконавчого комітету.

6.15. Бере участь у засіданнях міської ради, виконавчого комітету, нарадах міського голови.

6.16. Виконує інші повноваження згідно з актами законодавства України, Положенням про відділ та визначені керівництвом.

7. Відповідальність начальника відділу

1.  
2. 7.1. Начальник відділу несе персональну відповідальність за своєчасне і якісне виконання завдань, функцій відділу, передбачених Положенням.

7.2. Несе відповідальність за недотримання Положення про відділ, бездіяльність або невиконання наданих прав; порушення правил внутрішнього розпорядку та трудової дисципліни, норм етики поведінки посадової особи органів місцевого самоврядування та обмежень, пов’язаних з прийняттям на службу в органи місцевого самоврядування та її проходженням.

7.3. У разі неналежного виконання своїх обов’язків несе матеріальну, дисциплінарну відповідальність згідно Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування».

Додаток 1

1. до Положення про відділ
2. ведення Державного реєстру
3. виборців виконавчого
4. комітету Бориспільської

міської ради (п. 1.4.)

Додаток 2

1. до Положення про відділ
2. ведення Державного реєстру
3. виборців виконавчого
4. комітету Бориспільської

міської ради (п. 1.4.)

УКРАЇНА

БОРИСПІЛЬСЬКА МІСЬКА РАДА

1. КИЇВСЬКОЇ ОБЛАСТІ
2. ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

ВІДДІЛ ВЕДЕННЯ ДЕРЖАВНОГО РЕЄСТРУ ВИБОРЦІВ

НАКАЗ

__________________________________________