ЗАТВЕРДЖУЮ
Бориспільський міський голова
___________Володимир БОРИСЕНКО

29.03.2021 № 125-1

Положення про відділ забезпечення роботи ради
виконавчого комітету міської ради

1.Загальні положення

1.1. Відділ забезпечення роботи ради (далі – відділ) – є структурним підрозділом виконавчого комітету Бориспільської міської ради, метою діяльності якого є організаційне забезпечення реалізації радою повноважень, наданих їй Конституцією України, Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» та іншими нормативно-правовими актами.

1.2. Відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» відділ утворюється Бориспільською міською радою, що затверджує структуру та чисельність працівників. положення про відділ затверджується міським головою. Відділ має печатку «Для документів» міської ради.

1.3. Працівники відділу повинні мати повну вищу освіту.

1.4. Відділ підзвітний, підконтрольний міській раді, виконавчому комітету, міському голові, секретарю міської ради.

1.5. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Верховної ради України, актами Кабінету Міністрів України, рішеннями обласної ради, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, цим Положенням, Регламентом міської ради, іншими діючими нормативами з питань роботи відділу.

2.Завдання відділу

2.1. Організаційне та технічне забезпечення належної роботи міської ради.

2.2. Забезпечення взаємодії і зв’язків міської ради з територіальною громадою, виконавчим комітетом, органами та посадовими особами місцевого самоврядування.

3.Функції відділу

3.1. Здійснює організаційне забезпечення проведення сесій, пленарних засідань міської ради, постійних та інших комісій і консультативно-дорадчих органів міської ради, організовує роботу по формуванню порядку денного сесії міської ради, порядку ведення сесій тощо.

3.2. Забезпечує спільно з іншими структурними підрозділами виконавчого комітету діяльність постійних комісій міської ради та надає їм організаційно-інформаційну і консультативно-методичну допомогу.

3.3. Бере участь у розробці та внесенні змін до Регламенту міської ради.

3.4. Надає необхідну інформацію на офіційний сайт міської ради та повідомлення у ЗМІ щодо проведення сесій міської ради.

3.5. У межах компетенції відділу бере участь у розгляді депутатських запитів, депутатських запитань та депутатських звернень.

3.6. Готує проєкти планів роботи міської ради.

3.7. Організовує навчання депутатів міської ради.

3.8. Забезпечує оперативний зв’язок з депутатами міської ради, структурними підрозділами виконавчого комітету.

3.9. Організовує облік даних про склад міської ради.

3.10. За дорученням міського голови розглядає пропозиції, заяви, скарги фізичних і юридичних осіб та у межах чинного законодавства України надає їм роз’яснення з порушених ними питань.

3.11. Бере участь у розробці нормативно-правових актів.

3.12. Підтримує зв’язки з відповідними структурними підрозділами обласної ради, обласної державної адміністрації. За погодженням з керівництвом виконавчого комітету міської ради готує та надає їм відповідні інформаційно-довідкові матеріали з питань, що відносяться до компетенції відділу.

3.13. Вивчає, розглядає звернення громадян, юридичних осіб, запити та звернення народних депутатів України, депутатів обласної та міської рад, що надходять до виконавчого комітету, з питань, віднесених до компетенції відділу.

3.14. Надає методичну допомогу в організації роботи з підготовки проєктів рішень міської ради управлінням, відділам, службам міської ради та виконавчого комітету міської ради.

3.15. Готує проєкти розпоряджень міського голови, рішень виконавчого комітету та міської ради з питань, що належать до компетенції відділу.

4. Права відділу

4.1. Діяти у межах повноважень, наданих Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні».

4.2. Вносити на розгляд міської ради та виконавчого комітету міської ради рішення з питань, що віднесені до компетенції відділу.

4.3. Готувати програми соціально-економічного та культурного розвитку міста, цільових програм з інших питань самоврядування, подання їх на схвалення виконавчому комітету та на затвердження міської ради, організація їх виконання, подання міській раді та  виконавчому комітету звіту про хід і результати цих програм.

4.4. Залучати за погодженням з керівництвом спеціалістів інших структурних підрозділів виконкому для вирішення питань, пов’язаних з виконанням покладених на відділ завдань.

4.5. Брати участь у нарадах, що проводяться  у виконавчому комітеті міської ради.

4.6. Використовувати систему зв’язку і комунікацій, що існують в міськвиконкомі.

4.7. Повертати виконавцям документи та вимагати їх доопрацювання у випадках порушення встановленого порядку роботи з документами.

4.8. Одержувати необхідну інформацію, а в разі потреби – відповідні документи від інших структурних підрозділів міської ради.

4.9. Надавати пропозиції щодо створення нових документів виконавчого комітету міської ради та внесення змін до них.

5. Організація роботи відділу

5.1. Відділ очолює начальник. У разі його відсутності його обов’язки виконує працівник відділу, на якого розпорядженням міського голови покладено виконання обов’язків начальника відділу.

5.2. Працівники відділу призначаються на посаду та звільняються з посади міським головою.

5.3. Організація роботи відділу здійснюється відповідно до вимог Регламенту міської ради, Регламенту виконавчого комітету міської ради, планів, інших нормативно-правових та розпорядчих документів та з урахуванням функцій і завдань відділу.

5.4. Відділ проводить свою діяльність на основі планів міської ради та її виконавчого комітету, доручень керівництва виконавчого комітету міської ради, функцій відділу.

5.5. Службові обов’язки працівників відділу визначаються посадовою інструкцією, що підписується начальником відділу та затверджується міським головою.

5.6. Відділ у межах своєї компетенції взаємодіє з іншими підрозділами виконавчого комітету, підприємствами, установами, організаціями, іншими структурами, використовує у своїй роботі підготовлені ними статистичні та оперативні відомості, інші матеріали, підтверджені відповідним чином.

5.7. Інформація та відомості, які не передбачені офіційною статистичною звітністю, запитуються в інших структур лише за погодженням керівництва виконавчого комітету міської ради.

5.8. Підготовлені відділом матеріали доповідаються міському голові або секретарю міської ради і використовуються згідно з їх вказівками.

5.9. Діловодство відділу ведеться відповідно до Регламенту міської ради, Інструкції з діловодства у міській раді та її виконавчих органах, номенклатури справ виконавчого комітету міської ради.

5.10. Відділ впроваджує сучасну модель управління та приймає участь у процесі системи управління якістю відповідно до міжнародних норм ISO 9001:2008.

5.11. Відділ організовує процесний підхід у розробленні та поліпшенні результативності системи управління якістю для підвищення задоволення споживачів.

6. Організаційно-правовий статус
начальника організаційного відділу

6.1. Здійснює свою діяльність у межах наданих йому повноважень відповідно до Положення про відділ.

6.2. Організовує роботу відділу і несе персональну відповідальність  за виконання покладених на відділ завдань.

6.3. Повинен знати Конституцію України, акти законодавства, нормативні документи, що стосуються державної служби, служби в органах місцевого самоврядування; акти Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади вищого рівня, що регулюють роботу з документами; практику застосування  чинного законодавства в діловодстві; основи архівної справи, інструкцію з діловодства, правила ділового етикету, правила та норми охорони праці і протипожежного захисту, основні  принципи роботи на комп’ютері та відповідні програмні засоби.

6.4. Забезпечує виконання плану роботу міської ради та її виконавчого комітету з питань, що віднесені до компетенції відділу.

6.5. Вносить на розгляд керівництва виконавчого комітету міської ради пропозиції щодо структури і штатів відділу, подання про призначення, переміщення та звільнення працівників відділу, присвоєння їм рангів посадових осіб, їх заохочення і накладання на них дисциплінарних стягнень, погоджує надання їм відпусток.

6.6. Розробляє і здійснює заходи щодо поліпшення організації та підвищення ефективності роботи відділу.

6.7. Вносить на розгляд керівництва виконавчого комітету міської ради проєкти розпоряджень міського голови, пропозиції, доповідні записки з питань, що віднесені до компетенції відділу.

6.8. Вносить пропозиції по формуванню порядку денного сесії міської ради.

6.9. Забезпечує дотримання працівниками відділу правил внутрішнього  розпорядку, трудової і виконавської дисципліни, ділового етикету; правил і норм охорони праці, протипожежного захисту.

6.10. Забезпечує взаємодію відділу з іншими структурними підрозділами виконавчого комітету з питань, віднесених до компетенції відділу.

6.11. За дорученням міського голови, секретаря міської ради представляє відділ на підприємствах, установах, організаціях, інших структурах та громадських організаціях з питань, що пов’язані з діяльністю відділу.

6.12. За дорученням міського голови бере участь у засіданнях, консультативно-дорадчих органів міської ради, нарадах, семінарах, доводить позицію відділу з питань, що розглядаються.

6.13. Організовує ведення діловодства у відділі відповідно до Інструкції з діловодства у міській раді та її виконавчих органах, звернення громадян та процесу системи управління якістю.

6.14. Підписує і візує документи в межах компетенції відділу.

6.15. Відповідає за підвищення кваліфікації та навчання працівників відділу, забезпечує розробку їх професійно-кваліфікаційних характеристик, проведення їх атестації, щорічної оцінки виконання покладених  на них обов’язків і завдань, вносить пропозиції щодо формування резерву кадрів на відповідні посади.

6.16. Про проведену роботу відділу звітує один раз на рік перед виконавчим комітетом міської ради, організовує передачу досвіду, застосовуючи нові технології бейнчмаркетингу.

6.17. Безпосередньо розробляє такі нормативно-правові акти: Регламент міської ради, Положення про постійні комісії міської ради та інші рішення міської ради, виконавчого комітету міської ради.

6.18. Начальник відділу може виконувати також інші обов’язки, покладені на нього міським головою та секретарем міської ради.

7. Відповідальність начальника відділу

7.1. Начальник відділу несе персональну відповідальність за своєчасне і якісне виконання завдань, функцій відділу,  передбачених цим Положенням.

7.2. Несе відповідальність за недотримання Положення про відділ, бездіяльність або невиконання наданих прав; порушення правил внутрішнього розпорядку та трудової дисципліни, норм етики поведінки посадової особи органів місцевого самоврядування та обмежень, пов’язаних з прийняттям на службу в органи місцевого самоврядування та її проходженням.

7.3. У разі неналежного виконання своїх обов’язків несе матеріальну, дисциплінарну відповідальність згідно Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування».

8. Заключні положення

8.1. Виконавчий комітет міської ради створює умови для ефективної праці працівників Відділу, підвищення їх кваліфікації, забезпечує їх окремими приміщеннями, обладнанням, телефонним зв’язком, оргтехнікою та необхідними матеріалами для виконання покладених на Відділ завдань.

8.2. Покладання на працівників Відділу обов’язків, які не передбачені цим Положенням, не допускається.

8.3. Ліквідація або реорганізація Відділу проводиться згідно з чинним законодавством України.

Начальник відділу
забезпечення роботи ради                                          Лілія ПАВЛОВИЧ