Відповідно до пункту 20 частини 4 статті 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Закону України «Про доступ до публічної інформації», постанови Кабінету Міністрів України від 21.11.2011 № 1277 «Питання системи обліку публічної інформації», розпоряджень міського голови від 04.05.2011 № 138 «Про організацію виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» (зі змінами), від 12.10.2011 № 442 «Про додаткові організаційні заходи, пов’язані з забезпеченням виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації», від 15.12.2011 № 521 «Про перелік питань публічної інформації Бориспільської міської ради та її виконавчого комітету, що підлягають оприлюдненню на офіційному сайті», розглянувши лист Київської обласної державної адміністрації від 23.12.11 № 11-22-20068 та з метою забезпечення прозорості і відкритості суб’єктів владних повноважень та створення механізмів реалізації права кожного на доступ до публічної інформації:

1. Затвердити Положення про систему обліку публічної інформації у виконавчому комітеті міської ради, що додається.

2. Управлінням, відділам, службам міської ради та її виконавчого комітету забезпечити:
2.1. Створення, функціонування та ведення системи обліку публічної інформації.
2.2. Доступ до системи обліку публічної інформації.

3. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на керуючого справами Л.Л.Передерей.

ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження міського голови
від 06.01.2011 № 4

1. Положення про систему обліку публічної інформації у виконавчому комітеті міської ради (далі – Положення) встановлює загальні вимоги щодо забезпечення збереження та доступу до публічної інформації шляхом створення, функціонування і ведення системи обліку публічної інформації, в якій реєструються документи, що перебувають у виконавчому комітеті міської ради.

2. Система обліку публічної інформації (далі – система обліку) – це електронна база даних, що містить інформацію про документи, які перебувають у виконавчому комітеті міської ради (далі — документи).

3. Адміністратором системи обліку є виконавчий комітет міської ради, що забезпечує її створення, функціонування та ведення в межах своїх повноважень.

надання доступу до системи обліку за запитами;
здійснення оновлення програмного забезпечення системи обліку;
можливість пошуку, перегляду, отримання електронних копій шляхом копіювання інформації з системи обліку в цілому або її частин користувачами системи обліку;
здійснення інших функцій відповідно до законодавства.

5. Реєстрація документів здійснюється шляхом внесення в облікову картку таких відомостей про документи в електронному вигляді:
номер облікової картки (номер за порядком);
назва документа;
номер документа;
дата створення документа;
дата надходження документа;

тип, носій (текстовий документ, плівки, відео- та аудіозаписи тощо);
вид (листи, рішення виконавчого комітету, рішення міської ради, розпорядження голови, угоди, протоколи, звіти, прес-релізи);
проекти рішень (доповідні записки, звернення, заяви, подання, пропозиції, листи тощо);
форма зберігання документа (номенклатура справ);
місце зберігання документа.
У разі потреби може зазначатися додаткова інформація.

6. Система обліку ведеться українською мовою.

7. Внесення змін до системи обліку у разі виявлення неточності, помилки або зміни інформації про документ, внесеної раніше, здійснюється шляхом створення додаткової до існуючої облікової картки, із зазначенням у системі обліку факту внесення змін, змісту змін та дати.

8. Внесення до системи обліку відомостей про документи здійснюється з урахуванням частини сьомої статті 6 Закону України «Про доступ до публічної інформації».