Система управління якістю у виконавчих органах базується на восьми ключових принципах:
- орієнтація на замовника;
- лідерство;
- зацікавлення персоналу;
- процесний підхід;
- системний підхід;
- постійне вдосконалення;
- прийняття рішень на основі фактів;
- взаємно вигідні стосунки з постачальниками.
Орієнтація на замовника передбачає, що працівники виконавчих органів залежать від своїх замовників і тому повинні розуміти їхні поточні та майбутні потреби, виконувати їхні вимоги і прагнути до перевищення їхніх очікувань.
Виконавчі органи несуть повну відповідальність за якість наданих послуг. Із цією метою впроваджено механізми оцінки задоволеності замовника рівнем наданих послуг, оцінки діяльності працівників виконавчих органів. Моніторинг задоволеності замовника передбачає об’єктивну оцінку інформації, пов’язаної з тим, як виконавчий орган задовольнив потребу замовника.
Задоволеність замовника тісно пов’язана з довірою до роботи виконавчих органів та його працівників, високий ступінь якої є одним із базових завдань діяльності Бориспільської міської ради.
Принцип лідерства передбачає, що керівники виконавчих органів встановлюють єдність мети та напрямів діяльності організації, створюють та підтримують внутрішнє середовище для діяльності працівників, спрямоване на досягнення цілей організації.
Принцип залучення працівників передбачає використовування їхніх здібностей на користь організації.
Принципи процесного та системного підходу до управління передбачають, що для ефективного функціонування виконавчих органів було визначено численні взаємопов’язані види діяльності і управління ними. Діяльність, у якій використовують ресурси, якою можна управляти для перетворення входів на виходи, вважається процесом. Часто вихід одного процесу становить вхід наступного.
Процесним підходом називається застосування у межах організації системи процесів разом із їх визначенням та взаємодіями, а також управління ними.
Перевагою процесного підходу є забезпечення виконавчими органами неперервного контролю над зв’язками окремих процесів у межах системи процесів, а також над їхніми сполученнями та взаємодією .
Процесний підхід підкреслює важливість:
- розуміння та виконання вимог замовника;
- необхідності розглядати процеси з погляду створення додаткових цінностей;
- вимірювання результатів функціонування процесів та його ефективності;
- постійне поліпшення процесів на основі об’єктивних результатів вимірювань.
Схема 1Модель системи керування якістю, в основу якої покладено процес
На схемі 1 зображена модель системи управління якістю, в основу якої покладено процес, та яка ілюструє зв’язки між процесами, описані в розділах 4.8 цієї Настанови. Наведена схема показує, що замовники відіграють важливу роль у визначені вимог як входів, які стосуються рівня послуг, що надаються з врахуванням нормативно-правових актів, регулюються правилами і способами адміністративних дій. Виконавчі органи забезпечують моніторинг забезпечення замовника, який вимагає оцінення інформації, пов’язаної із сприйняттям замовником того, як виконали його вимоги виконавчі органи.
До всіх процесів, які здійснюються в виконавчих органах, застосовується методологія циклу Демінга (цикл PDCA (скорочено від англійського Plan-Do-Check-Act)), що означає «Плануй-Виконуй-Перевіряй-Дій»:
«Плануй» – визначай цілі та процеси, необхідні для надання замовникам послуг, що відповідають його вимогам та політиці виконавчих органів;
«Виконуй» – впроваджуй процеси;
«Перевіряй» – контролюй та вимірюй процеси і результати, виходячи з політики, цілей та вимог до послуг, а також звітуй про результати;
«Дій» – здійснюй заходи для постійного поліпшення показників функціонування процесу (схема 2).
Схема 2 Цикл Демінга (цикл PDCA)
Виходячи з процесного підходу (схема 2), у виконавчих органах ідентифіковано наступні процеси І і ІІ рівня (додатки В.2., В.3.):
Відповідальність керівництва виконавчих органів:
- зобов’язання, повноваження та відповідальність керівництва;
- орієнтація на замовника;
- розробка політики в сфері якості та її цілей;
- планування;
- внутрішня комунікація;
- відповідальність, повноваження та інформування;
- аналіз з боку керівництва.
Управління ресурсами виконавчих органів:
- управління фінансами;
- людські ресурси;
- інфраструктура;
- виробниче середовище.
Надання послуг:
- планування надання послуг;
- процеси, що стосуються замовника ;
- проектування та розроблення;
- здійснення закупівель товарів та послуг;
- надання послуг;
Вимірювання, аналізування та поліпшення:
- планування впровадження процесу моніторингу;
- моніторинг та вимірювання;
- управління невідповідною послугою ;
- аналіз даних;
- поліпшення.
Принцип постійного поліпшення передбачає, що незмінною метою організації є постійне поліпшення загальних показників діяльності організації. Принцип прийняття рішень на підставі фактів передбачає ефективність прийнятих рішень, які ґрунтуються на аналізі даних та інформації.
Принцип взаємовигідних стосунків із постачальниками передбачає взаємозалежність виконавчих органів міської ради та її постачальниками і здатність обох сторін створювати цінності, що є результатом взаємовигідних стосунків.
Успішне застосування восьми принципів управління дає змогу одержати зацікавленими сторонами такі переваги, як зростання прибутків, створення цінностей та підвищення стабільності.
4.2 Вимоги до документації системи управління якістю
4.2.1. Загальні положення
Для ефективного функціонування системи управління якістю у виконавчих органах відповідно до вимог стандарту ISO 9001:2000 опрацьовано і затверджено для використання документацію системи управління якістю:
а) Політику та цілі у сфері якості (додаток Д.2.);
б) Настанову з якості (додаток В.12.);
в) задокументовані методики, які вимагає державний стандарт (додатки А.1.-А.5.);
г) документи, необхідні організації для забезпечення результативного планування, функціонування та контролю процесів (додатки Б.1. – Б.20., В.1. – В.13.);
д) протоколи, які вимагає державний стандарт (додатки Г.1-Г.36).
4.2.2. Настанова з якості
Із метою розроблення основного документа системи управління якістю у виконавчих органах прийнято розпорядження міського голови від 01.02.2008 № 19 «Про редакційну колегію щодо розроблення Настанови з якості виконавчих органах міської ради» (додаток Д.5.).
Настанова з якості містить інформацію щодо:
сфери застосування системи управління якістю,
задокументованих методик, встановлених для системи управління якістю, або посилань на них,
опису взаємодії процесів системи управління якістю (додатки Б.1., В.1.-В.3.).
Починається Настанова з якості розділом «Вступ», де міститься коротка інформація щодо:
короткої довідки про місто,
історії,
сучасного стану промисловості, сфери послуг, освіти та науки, культури та спорту, розвитку підприємництва,
інвестиційних програм,
нових проектів міста,
співпраці із закордонними партнерами,
діяльності з органами місцевого самоврядування,
мотивів впровадження системи управління якістю у виконавчих органах.
Настанова з якості визначає базові процедури для системи управління з якістю:
процедура управління документацією (додаток А.1.),
процедура управління протоколами (додаток А.2.),
процедура управління невідповідними послугами (додаток А.3.),
процедура проведення внутрішнього аудиту (додаток А.4.),
процедура проведення запобіжних і корегувальних дій (додаток А.5.).
Настанова з якості виконавчих органів підлягає перегляду не рідше одного разу в рік у рамках загального аналізу системи управління якістю. Зміни до Настанови з якості вносяться Уповноваженим системи управління якістю у разі необхідності за наданими пропозиціями усіх зацікавлених осіб на підставі:
звітів внутрішніх і зовнішніх аудиторів,
досліджень зауважень замовників,
організаційних змін,
змін у нормативно-правових актах вищого рівня.
Оформлення змін і перегляд Настанови з якості здійснює Уповноважений з питань якості. Затверджує Настанову з якості і зміни до неї Бориспільський міський голова. Протягом десяти днів Уповноважений з системи управління якістю забезпечує висвітлення інформації, яка міститься у Настанові з якості, на сайті виконавчого комітету Бориспільської міської ради.
Настанова з якості не містить конфіденційної інформації, доступна для всіх бажаючих. Відповідальність за забезпечення доступу до Настанови з якості несе Уповноважений з системи управління з якості.
4.2.3. Управління документацією
Для здійснення управління документацією системи управління якістю у виконавчих органах розроблена задокументована методика – Процедура управління документацією П-СУЯ-01 (додаток А.1.), яка визначає управлінські дії, необхідні для:
затвердження документів як відповідних перед їх введенням в дію;
аналізування та, у разі потреби, актуалізації документів і нового їх затвердження;
забезпечення ідентифікації змін та статусу чинної переглянутої версії документів;
забезпечення наявності відповідних версій чинних документів у місцях застосування;
забезпечення розбірливості та простоти ідентифікації документації;
забезпечення ідентифікації документів зовнішнього надходження, здійснення контролю за їх розповсюдженням;
запобігання ненавмисному застосуванню неактуальних документів і застосування належної ідентифікації цих документів у разі їх зберігання у будь-яких цілях.
Загальні вимоги до організації документообігу у виконавчих органах визначені розпорядженням міського голови «Про затвердження Інструкції з діловодства у міській раді виконавчому комітеті, управліннях, відділах, службах міської ради та виконавчого комітету» (додаток Д.6.).
Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства, її положення поширюються на всю службову документацію.
Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, визначений розпорядженням міського голови «Про затвердження інструкції щодо порядку обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців» (додаток Д.7).
Порядок ведення діловодства щодо звернення громадян визначається розпорядженням міського голови «Про затвердження інструкції з організації роботи щодо розгляду звернень громадян в апараті, управліннях, відділах, інших структурних підрозділах виконавчого комітету Бориспільської міської ради» (додаток Д.8.).
Відповідальність за організацію діловодства несе міський голова. Ведення діловодства відповідно до вимог державних стандартів, Інструкції з діловодства покладається на керуючого справами виконавчого комітету, загальний відділ, відділ по роботі із зверненнями громадян, начальників управлінь, відділів, служб виконавчих органів.
4.2.4. Управління протоколами якості
Із метою розроблення та актуалізування протоколів для надання доказів відповідності вимогам та результативності системи управління якістю у виконавчих органа розроблена задокументована методика – Процедура управління протоколами П-СУЯ-02 (додаток А.2.), яка визначає управлінські дії щодо забезпечення ідентифікації, збереження, захисту, доступу, терміну зберігання та вилучення протоколів.
Протоколи є документами особливого типу, які підтверджують відповідність вимогам та результативності системи управління якістю, є доступними, легкими для читання та ідентифікації.
Загальні вимоги до розроблення протоколів у виконавчих органах визначені розпорядженням міського голови «Про затвердження Інструкції з діловодства у міській раді виконавчому комітеті, управліннях, відділах, службах міської ради та виконавчого комітету» (додаток Д.6.).
5. Відповідальність керівництва
5.1 Обов’язки керівництва
Відповідальність за належне і відповідне стандарту функціонування системи управління якістю у виконавчих органах покладається на міського голову, який безпосередньо контролює діяльність виконавчих органів міської ради.
Керівництво виконавчих органів складається із міського голови, секретаря міської ради, першого заступника міського голови, заступників міського голови по роботі виконавчих органів, керуючого справами – секретаря виконавчого комітету.
Керівництво виконавчих органів здійснює безпосередній контроль у підпорядкованих структурних підрозділах відповідно до розпорядження міського голови «Про розподіл функціональних обов’язків між міським головою, першим заступником міського голови, заступниками голови з питань виконавчих органів та керуючим справами виконавчого комітету міської ради» (додаток Д.9.) та розпорядженням міського голови «Про призначення уповноваженого у справах системи управління якістю та створення робочої групи» (додаток Д.3).
Обов’язки керівництва:
доведення до всіх працівників виконавчих органів важливості задоволення вимог клієнтів, регламентованих та законодавчих вимог системи управління якістю відповідно до затвердженого плану внутрішніх комунікацій;
формування політики якості виконавчих органів;
забезпечення досягнення цілей політики якості;
аналізування результативності системи управління якістю;
забезпечення ресурсами для функціонування виконавчих органів.
5.2 Орієнтація на замовника
Орієнтація на замовника передбачає, що вимоги та потреби замовника для працівників виконавчих органів є визначальним орієнтиром в їх роботі. Для реалізації засади орієнтації на замовника у виконавчому комітету міської ради затверджено Інструкцію обслуговування замовника І-СУЯ-02 (додаток Б.2.).
Виконавчі органи несуть повну відповідальність за якість наданих послуг. Із цією метою впроваджено механізми оцінки задоволеності замовників рівнем наданих послуг, оцінки діяльності працівників виконавчих органів. Моніторинг задоволеності замовників передбачає об’єктивну оцінку інформації, пов’язаної з тим, як виконавчий орган задовольнив потребу замовника.
Задоволеність замовника тісно пов’язана із довірою до роботи виконавчих органів та їхніх працівників, високий ступінь якої є одним із базових завдань діяльності Бориспільської міської ради. Етичний кодекс виконавчого комітету Бориспільської міської ради НА-СУЯ-05 (додаток В.5.) встановлює основні вимоги до поведінки службових осіб.
Визначення задоволеності замовниками рівнем наданих послуг у виконавчих органах відбувається відповідно до Інструкції дослідження рівня задоволеності замовника І-СУЯ-03 (додаток Б.3.).
5.3 Політика в сфері якості
Керівництво виконавчих органів встановило чіткі напрямки розвитку організації, підтвердженням цього є рішення виконавчого комітету «Про затвердження Політики якості та цілей у сфері якості виконавчого комітету міської ради» (додаток Д.2.), яке об’єднує та мотивує начальників управлінь, відділів та служб постійно вести свій персонал до досконалості.
Політика якості визначає мету та основні стратегічні цілі діяльності виконавчих органів та посадових осіб. Опрацювання політики якості здійснюється відповідно до «Інструкції із планування у сфері якості» (додаток Б.8.) та віддзеркалює засаду SMART – підхід до визначення мети організації
S – specific – конкретика (чим конкретніше визначена мета, тим точніше регулюється діяльність),
M – measurable – вимірність (можливість оцінювання результатів у кількісних показниках: фінанси, обсяг виробництва тощо),
A – actionable – відповідність ресурсам, яка переноситься на діяльність (відповідність завдань наявним ресурсам),
R – realistic – реальний-справжній, додаткові цінності,
T – timetabled – прийнятий в часових рамках.
Політика якості є відкритою та доступною для перегляду усіма бажаючими. Оригінал Політики якості зберігається в загальному відділі виконавчого комітету міської ради, завірені належним чином копії розміщені у приміщеннях виконавчих органів. Електронна версія Політики якості розміщена на Інтернет-сторінці Бориспільської міської ради –http://www.borispol/-rada.gov.ua.
Політика якості підлягає перегляду не рідше одного разу в рік у рамках загального аналізу системи управління якістю. Зміни до Політики якості вносяться у міру появи необхідності.
УСУЯ здійснює безпосередній контроль над реалізацією Політики якості посадовими особами виконавчих органів, співпрацює із міським головою з питань актуальності Політики якості та складає звіти щодо рівня її дотримання. Цей звіт є робочим документом для перегляду системи управління якістю у виконавчих органах .
5.4 Планування
5.4.1 Цілі у сфері якості
Керівництво виконавчих органів відповідно до «І нструкції із планування у сфері якості» (додаток Б.8 .) рішенням виконавчого комітету забезпечило встановлення цілей у сфері якості, спрямованих на задоволення вимог до послуг, відповідно до функцій виконавчих органів(додаток Д.2). Цілі у сфері якості є вимірними та узгодженими з політикою у сфері якості.
Цим документом визначаються основні тактичні цілі, досягнення яких є необхідним для забезпечення високого рівня надання послуг.
- Цілі якості є відкритими та доступними для перегляду усіма бажаючими. Оригінал Цілей якості зберігається в загальному відділі виконавчого комітету міської ради, їх копії, завірені належним чином, знаходяться у виконавчих органах відповідно до обліку розсилки. Електронна версія Цілей якості розміщена на Інтернет-сторінці Бориспільської міської ради – http://www.borispol/-rada.gov.ua.
Цілі якості підлягають перегляду не рідше одного разу на рік у рамках загального аналізу системи управління якістю. Зміни до Цілей якості вносяться у разі необхідності.
Контроль за реалізацією та їх корегуванням здійснює УСУЯ .
5.4.2 Планування системи управління якістю
Керівництво виконавчого комітету міської ради затвердило Інструкцію з планування у сфері якості та документи (додатки Б.8., В.13., Д 77. ), відповідно до якої у виконавчих органах забезпечується:
планування системи управління якістю з метою задоволення вимог, викладених у розділі 4.1. цього документа та ІSO 9001:2000,
збереження цілісності системи управління якістю в процесі планування та впровадження змін до неї.
Діяльність виконавчих органів, планування, звітність врегульовано законодавством України, зокрема Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні».
У ході здійснення оцінки функціонування системи управління якістю, що відбувається не рідше одного разу на рік (п. 5.6.1. цієї Настанови Якості), міський голова забезпечує планування системи управління якістю.
Бюджетний цикл повністю інтегрований із процесом планування та відповідає вимогам системи управління якістю. Забезпечення узгодженості всіх елементів планування аналізу діяльності виконавчих органів відображається у зв’язках: пріоритети політики – оперативні цілі – цілі на рівні процесів – заходи стратегічного плану – статті бюджету – відповідальність за виконання та терміни виконання – форма фіксації результатів – відповідальність за контроль виконання заходів – відповідальність за контроль та досягнення цілей.
5.5 Відповідальність, повноваження та інформування
5.5.1 Відповідальність та повноваження
Керівництво виконавчого комітету міської ради визначило відповідальності, повноваження та проінформувало у межах виконавчих органів, про що задокументовано у внутрішніх нормативних документах виконавчого комітету (додатки Д.9.-Д.35.), посадових інструкціях працівників виконавчих органів затверджені міським головою (Додатки Д.41-Д.76)
Оригінали вищезазначених документів знаходяться у загальному відділі виконавчого комітету міської ради.
Копії Положень про структурні підрозділі виконавчих органів знаходяться у структурних підрозділах виконавчих органів.
Копії посадових інструкцій знаходяться у працівників структурних підрозділів виконавчих органів.
Етична відповідальність працівників виконавчих органів відображена в Етичному кодексі виконавчого комітету Бориспільської міської ради (додаток В.5.).
Відповідальність та контроль за належним і відповідним до законодавства функціонуванням системи управління якості у виконавчих органах покладається на міського голову.
Заступники міського голови, начальники управлінь, відділів та служб здійснюють безпосередній контроль у підпорядкованих виконавчих органах.
5.5.2 Представник керівництва
Найвище керівництво призначило Уповноваженого у справах системи управління якістю та визначило його відповідальність із наданням повноважень (згідно з додатком Д.3.).
Уповноважений у справах системи управління якістю:
забезпечує дотримання процесів, пов’язаних з функціонуванням системи управління якістю;
звітує перед міським головою, щодо функціонування системи управління якістю та напрямків її вдосконалення;
забезпечує взаємозв’язок з сторонніми організаціями, щодо функціонування системи управління якістю;
відповідає за збереження, розповсюдження, архівацію документації системи управління якістю.
5.5.3 Внутрішня комунікація
Із метою забезпечення у виконавчих органах належного рівня комунікації та обміну інформацією між посадовими особами, інформування про результативність системи управління якістю налагоджена система внутрішньої комунікації.
Внутрішня комунікація проводиться згідно з додатками Б.7., В.6, В.7., Д.6, Д.36, Д.37.
Елементами внутрішньої комунікації є:
щотижневі планові наради;
засідання виконавчого комітету Бориспільської міської ради;
діяльність колегіальних та дорадчих органів;
система внутрішньої комунікації Інтранет;
розсилка документів;
телефонні повідомлення;
система електронного документообігу «Аскод-2»;
Інтернет-сторінка Бориспільської міської ради http://www.borispol-rada./ gov.ua;
щотижневі організаційні плани виконавчих органів.
За інформування щодо функціонування системи управління якістю в виконавчих органах, її результативність відповідальність несе УСУЯ.
5.6 Аналіз з боку керівництва
5.6.1 Загальні положення
Міський голова не рідше одного разу на рік здійснює оцінку функціонування системи управління якістю, на основі звіту, підготовленого УСУЯ.
Із цією метою скликається нарада, в якій беруть участь міський голова, УСУЯ, заступники міського голови, керівники виконавчих органів.
Під час наради УСУЯ представляє звіт, який містить результати аудитів, зворотну інформацію від постачальників товарів та послуг, дослідження рівня задоволеності клієнтів, інформацію про звернення громадян, методи моніторингу рівня задоволеності клієнтів, інформацію про проходження процесів дослідження відповідності послуг, стан реалізації запобіжних та корегуючих дій, можливі зміни, які можуть вплинути на систему управління якістю, оцінку рівня якості цілей.
Під час наради керівництво міської ради оцінює відповідність Політики якості, формує Цілі якості на наступний період та визначає необхідні засоби.
До присутніх доводяться результати аналізу функціонування системи управління якістю, плани щодо вдосконалення системи управління якістю.
Аналіз з боку керівництва оформлюється протоколами якості відповідно до Процедури управління протоколами (додаток А.2.).
Дата проведення цього засідання встановлюється міським головою.
У виконавчих органах працює робоча група із впровадження системи управління якістю (додаток Д.3.), яка напрацьовує рекомендації щодо вдосконалення системи управління якістю.
5.6.2 Вхідні дані для перегляду
Під час проведення аналізу СУЯ оцінці підлягають:
дані, що стосуються Політики якості;
результати внутрішніх аудитів;
результати дослідження задоволеності замовників;
пропозицій начальників управлінь, відділів, служб виконавчого комітету в яких процеси підпадають під контроль;
стан запобіжних та корегуючих дій;
рівень реалізації завдань, який випливає з попередніх переглядів;
організаційні, нормативні зміни, що мають вплив на СУЯ;
напрямки вдосконалення діяльності виконавчого комітету.
5.6.3 Вихідні дані для перегляду
По результатам оцінки функціонування СУЯ, УСУЯ готує протокол із перегляду, якій містить:
інформацію необхідну для поліпшення функціонування СУЯ;
рекомендації, що стосуються змін у процесах;
рекомендації щодо ефективного використання наявних ресурсів.
6. Управління ресурсами виконавчих органів
6.1 Забезпечення ресурсами
Виконавчі органи мають людські та матеріальні ресурси для впровадження, утримання та вдосконалення системи управління якістю, для підвищення рівня задоволеності клієнтів. Ці ресурси відображені в Політиці якості виконавчих органів (додаток Д.2.), яка визначає одним із завдань керівництва – забезпечення посадових осіб необхідними умовами та засобами праці для реалізації завдань і функцій.
6.2 Людські ресурси
6.2.1 Загальні положення
Вимоги до посадових осіб виконавчих органів, їх компетентність, освіта, професійна підготовка, кваліфікація, досвід визначені чинним законодавством, розпорядженням міського голови «Про порядок проведення іспиту на заміщення вакантних посад виконавчого комітету Бориспільської міської ради» (додаток Д.38.) та Інструкцією щодо навчання та підвищення кваліфікації працівників міської ради (додаток Б.4.), Інструкцією оцінки працівників виконавчого комітету міської ради (додаток Б.5.), Інструкцією відбору працівників на службу у виконавчого комітеті (додаток Б.6.), Інструкцією щодо формування штатного розпису, порядку затвердження положень про відділи, управління та служби та посадових інструкцій (додаток Б.10.).
Методика відбору описана в Інструкції відбору працівників на службу працівників виконавчого комітеті міської ради (додаток Б.6.), що має на меті створення системи формування дієздатного кадрового потенціалу та залучення на службу у виконавчі органи висококваліфікованих спеціалістів. Належні освіта, рівень професійної підготовки, кваліфікацій та досвід визначається посадовою інструкцією.
6.2.2 Компетентність, обізнаність та підготовка
Методика підготовки, перепідготовки та підвищеннякваліфікації кадрів виконавчих органів описана в Інструкції щодо навчання та підвищення кваліфікації працівників міської ради (додаток Б.4.) і передбачає здобуття і поглиблення управлінських, правових, економічних, соціальних знань, організаторських навичок, безперервного оновлення професійних знань, умінь на основі раніше здобутої освіти й досвіду практичної роботи.
Методика оцінки працівників описана в Інструкції оцінки працівників виконавчого комітету міської ради (додаток Б.5.) і сприяє поліпшенню розстановки кадрів, розвитку ініціативи і творчої активності посадових осіб виконавчих органів, визначення їх потенціалу, потреб у підвищенні кваліфікації та особистому розвитку, плануванню кар’єри, виявленню організаційних проблем та оперативного реагування на них, аналізу виконання посадових інструкцій.
6.3 Інфраструктура
До інфраструктури виконавчих органів відносяться:
приміщення, службові кабінети виконавчих органів;
інженерні комунікації (водопровід, каналізація, теплопостачання, електропостачання, телефонний зв’язок, Інтернет-зв’язок);
транспортне забезпечення;
комп’ютерне та офісне обладнання, у тому числі технічне та програмне забезпечення.
Відповідальність за належне функціонування інфраструктури покладається на заступника міського голови згідно з розподілом обов’язків та згідно з нормативними та договірними документами на її утримання та обслуговування.
Документація, пов’язана з інфраструктурою виконавчих органів, знаходиться у відділі фінансово-господарського забезпечення виконавчого комітету.
Детальний опис інфраструктури міститься в документі системи управління якістю Інфраструктура виконавчих комітету Бориспільської міської ради (додаток В.10).
6.4 Виробниче середовище
Відповідно до Політики якості (додаток Д.2.) керівництво створює належні умови для роботи працівників виконавчих органів. Відповідність умов визначається Законом України «Про охорону праці». Згідно законодавчо встановлених нормативів та по результатам технічного огляду проводиться капітальний ремонт будівлі. Кабінети працівників виконавчих органів об лаштовані необхідними офісними меблями. З метою визначення кольорової гами, відтворення графічного стилю, визначення шрифтових стандартів в приміщенні виконавчого комітету згідно європейської системи стандартів (PANTONE color bridge coated euro) розроблено корпоративний графічний стиль (система візуальної ідентифікації):
графічна ідентифікація;
акцидентна продукція (візитки, бланки, конверти, папки);
внутрішня ідентифікація (таблички на двері, бейдж);
зовнішня ідентифікація (вхідна вивіска, зовнішня табличка, прапор, хоругва, транспарант);
сувенірна продукція (ручка, блокнот, пакет, календар, чашка, значок, ювілейна монета).
Згідно із графіками проводиться обстеження робочих місць на дотримання охорони праці, пожежної безпеки, при роботі з комп’ютерами та офісної техніки.
Із метою дотримання Закону України «Щодо охорони праці» розроблені документи внутрішнього характеру в цій сфері:
Інструкція з охорони праці при роботі на персональному комп’ютері (додаток Б. 11);
Інструкція з надання першої медичної допомоги (додаток Б. 12);
Інструкція та вимоги з охорони праці при проведенні друкарських та множу вальних робіт (додаток Б. 13);
Інструкція з охорони праці при роботі з електричними приладами (додаток Б. 14);
Інструкція та вимоги з охорони праці для прибиральниць приміщень (додаток Б. 15);
Інструкції з охорони праці для охоронника внутрішнього (додаток Б. 16);
Інструкція з пожежної безпеки (додаток Б. 17);
Інструкція з охорони праці для водіїв автомобілів (додаток Б.18).
Вимоги до офісів та будинків громадського призначення (додаток Б.19);
Вимоги до електротехнічного устаткування офісів та будинків громадського призначення (додаток Б.20).
Вимоги до гаражу (додаток Б.21).
У разі виникнення пожежі у виконавчому комітету розробленні плани евакуації, які погоджені з пожежною службою та візуалізовані в приміщені виконавчого комітету, та знаходяться обладнання для пожежегасіння. Згідно встановлених термінів проводиться перевірка їх придатності до використання. З метою вирішення поставлених перед колективом завдань, для сприяння регулювання трудових відносин і забезпечення соціальної захищеності працівників виконавчого комітету затверджених Колективних договір трудового колективу виконавчого комітету (додаток Д.37).
7. Надання послуг
7.1. Планування надання послуг
Послуги які надаються виконавчим комітетом та його структурними підрозділами встановлені Законом України “Про місцеве самоврядування в Україні”, зафіксовані в Регламенті виконавчого комітету, Положеннях про його структурні підрозділи, визначені в посадових інструкціях осіб місцевого самоврядування виконкому та його структурних підрозділів.
Відповідно до норм ISO 9001:2000, чинного законодавства виконавчим комітетом сформований та розміщений на Інтернет-сторінці міста реєстр послуг (додатки Г.20, Г.21., Г 22.), які надаються мешканцям міста.
У системі виконавчих органів встановлено перелік процесів, пов’язаних із наданням муніципальних послуг у загальній системі процесів, які відбуваються в організації, що відображено в Декомпозиції контекстних діаграм (додаток В.2.) та Дереві процесів (додаток В.3.).
7.2. Процеси, що стосуються замовників
7.2.1. Визначення вимог
Вимоги до муніципальних послуг визначені відповідним чинним законодавством та Інструкцією обслуговування замовника (додаток Б.2., В.11.).
Потреби замовників міста щодо надання муніципальних послуг виконавчим комітетом здійснюється на основі потреб визначених під час дослідження задоволеності мешканців міста рівнем наданих адміністративних послуг, аналізу звернень громадян (додаток Б.3.).
Замовники для отримання адміністративних послуг звертаються до виконавчого комітету міської ради:
письмово у вигляді заяви на формулярах згідно зразкам;
письмово у формі звичайних заяв;
усно.
Посадові особи місцевого самоврядування, опрацьовуючи дані заяви, керуються відповідними нормами законодавства і на їх основі готують відповіді або відповідні розпорядчі документи.
Усі вимоги до надання послуг містяться у Реєстрі вимог до надання адміністративних послуг (додаток В.4.), де вони поділені на нормативні, тобто встановлені чинним законодавством, та понаднормативні, тобто встановлені замовниками і виконавчими органами ради у межах чинного законодавства.
7.2.2.Перегляд вимог щодо послуги
Перегляд нормативних вимог до надання послуг відбувається у разі внесення змін до чинного законодавства. Перегляд понаднормативних вимог відбувається у результаті моніторингу та вимірювання послуг (додаток Б.2.) посадовими особами виконавчого комітету, про що складається відповідний протокол, або у випадку звернення замовника до організації.
У випадку, коли на основі норм законодавства вирішення справи не відповідає очікуванням замовника, працівники виконавчих органів ради надають в установлений законодавством термін вмотивовану письмову відмову.
7.2.3.Зв'язок із замовниками
Із метою налагодження діалогу із замовниками діє система засобів двостороннього зв’язку:
інформаційно-довідковий центр;
прийоми громадян міським головою, його заступниками, керівниками виконавчих органів;
функціонування відділу по роботі із зверненнями громадян;
прямі радіо-, телеефіри;
проведення громадських слухань;
діяльність Громадської Ради при міському голові;
функціонування громадської приймальні;
адміністратора Єдиного дозвільного центру;
секретаря у приймальні.
У виконавчому комітеті міської ради відповідно до Інструкції з організації роботі щодо розгляду звернень громадян (додаток Д.8.) прийнято розпорядження міського голови «Про організацію особистого прийому громадян, виїзних прийомів, проведення «прямого телефонного зв’язку» із населенням міста» (додаток Д.39.). Для кращого інформування замовника про послуги, що надаються виконавчими органами, розроблені інформаційні стенди, інформаційні картки, розміщується інформація на Інтернет-сайті Бориспільської міської ради – http://www.borispol-rada./gov.ua. Проводяться періодичні прес-конференції міського голови, заступників міського голови та керівників виконавчих органів, налагоджена співпраця із місцевими засобами масової інформації.
Реагування на скарги замовників відбувається відповідно до чинного законодавства.
7.3.Проектування та розроблення
Відповідно до Інструкції по управлінню процесами (додаток Б.1.) складається технологічна картка процесу адміністративних послуг під управлінням керівника процесу визначеними ним працівниками, які беруть участь у процесі.
Обов’язки керівника процесу:
розробка та організація процесу для досягнення заданих результатів;
розрахунок та обґрунтування процесів;
відповідальність результату процесу встановленим вимогам;
задоволеність споживачів процесу.
Повноваження керівника процесу:
розпорядження ресурсами процесу (владні ресурси: планування робіт, контроль, оцінка результатів, заохочення персоналу);
вимірювання і аналіз процесів;
вимірювання проблем і поліпшення процесів.
Технологічна картка має такі реквізити:
інформація про вхід і вихід процесу;
етапи процесу;
відповідальні процесу;
назви підрозділу;
перелік дій, які виконує відповідальна особа;
термін виконання окремих дій;
умовні позначення;
нормативно-правова база;
перелік показників для вимірювання процесу.
Технологічна карта процесу адміністративних послуг переглядається керівником процесу у разі потреби, але не рідше 1 разу на рік.
Обслуговування замовників здійснюється переважно у інформаційно-довідкових центрах, для кожного з яких опрацьовується відповідно до Інструкції обслуговування замовника (додаток Б.2.) перелік вимог і проект. Крім того, міським головою затверджується дислокація цих центрів, а також розміщення інформаційних стендів у місті (додаток Д 78).
7.4.Здійснення закупівель товарів та послуг
Процес закупівлі здійснюється відповідно до вимог Закону України «Про закупівлі товарів, робіт і послуг за державні кошти». При кожному розпоряднику коштів створені тендерні комітети, діяльність яких регламентована відповідними положеннями.
Здійснення закупівель виконавчими органами проводиться відповідно до порядку, визначеному в Інструкції здійснення закупівель товарів виконавчими органами за кошти місцевого бюджету (додаток Б.9.).
7.5.Надання послуг
7.5.1.Управління наданням послуг
Порядок надання послуг виконавчими органами визначений відповідними нормативними документами внутрішнього та зовнішнього характеру.
Управління наданням послуг здійснюється у межах тих послуг, що визначені в реєстрах адміністративних, інформаційних, управлінських послуг, що надають управління, відділи виконавчого комітету міської ради (додатки Г.20., Г.21., Г.22.).
Із метою полегшення ознайомлення та отримання послуги для замовника розроблені інформаційні картки відповідно до Інструкції обслуговування замовника (додаток Б.2.), які затверджені УСУЯ. Керівник процесу відповідає за актуальність інформаційної картки.
Надання послуги працівниками виконавчих органів здійснюється в межах повноважень, визначених посадовими інструкціями та відповідно до процесів, які описані в технологічних картах.
Для якісного надання послуги працівники виконавчого комітету забезпечені доступом до мережі Інтернет, програми НАУ (нормативні акти України), мають можливість доступу до збірника нормативно-правових актів, який знаходиться у юридичному відділі виконавчого комітету міської ради.
7.5.2.Затвердження процесів надання послуг
Усі ідентифіковані процеси надання послуг, що надаються виконавчими органами містяться в декомпозиції контекстних діаграм (додаток В.2.), дереві процесів (Додаток В.3.) та реєстрах адміністративних, інформаційних, управлінських послуг, що надають управління, відділи виконавчого комітету міської ради (додатки Г.20., Г.21., Г.22.).
Усі процеси надання послуг детально описані щодо порядку дій у технологічних картах відповідно Інструкції по управлінню процесами (додаток Б.1.).
Критерії та показники процесів надання послуг (додаток В.9.) визначаються в порядку, передбаченому Інструкцією по управлінню процесами (додаток Б 1); порядок атестації персоналу визначається Постановою Кабінету Міністрів України «Про затвердження Типового положення про проведення атестації посадових осіб місцевого самоврядування», а також Інструкцією відбору працівників на службу у виконавчий комітет (додаток Б.6.). Усі процеси надання послуг, аналізування та атестації затверджуються відповідно до документів, згаданих вище у цьому розділі Настанови Якості.
7.5.3.Ідентифікація та простежуваність надання послуги
Ідентифікація – це можливість простеження історії адміністративних дій у сфері даної справи, забезпечення за посередництвом датування різних документів та посилання у кожному документі на номер та символ справи.
На основі Інструкції з діловодства у виконавчому комітеті міської ради для кожної справи (послуги) використовуються ідентифікатори, що містяться у зведеній номенклатурі справ виконавчого комітету міської ради на 2008 рік (Додаток Д.40.), що забезпечує належну ідентифікацію справи за посередництвом:
- присвоєння справі індивідуального номеру;
- надання справі символу управління чи відділу, де справа вирішується;
- збереження документів, що стосуються даної справи у відповідних папках, відповідно до Інструкції з діловодства у міській раді та її виконавчому комітеті, управліннях, відділах, службах міської ради та виконавчого комітету (додаток Д.6.).Статус послуги, стосовно законодавчих вимог, ідентифікується згідно з наступними засадами:
- справи вирішуються письмово;
- рішення в даній справі прийняте відповідно до законодавства підписується особою, що відповідальна за прийняття рішення та засвідчується печаткою;
- рішення, не позначені таким чином, не визнаються і не мають статусу відповідності з вимогами законодавства.
7.5.4.Власність замовника
Уся власність, що надається для потреб вирішення даної справи (послуги) замовником до виконавчих органів (наприклад: особисті документи, свідоцтва, аналіз і опрацювання (проекти, кошториси, бізнес-плани, нотаріальні акти) перебуває під охороною виконавчих органів міської ради, яка полягає у:
впорядкованому збереженні документів замовника у папках, що стосуються даної справи;
надання доступу до документів замовника лише особам, що ведуть дану справу чи особам, що мають повноваження від ведучого справу.
У ситуації, коли власність замовника в силу певних причин знищена, пошкоджена чи загублена, повну відповідальність за дану ситуацію несе виконавчий орган міської ради, який за свої кошти зобов’язаний поповнити документи замовника, яких не вистачає, або сам звертається до відповідних інституцій для надання цих документів.
7.5.5. Збереження послуги
У процесі надання послуги виконавчі органи міської ради гарантують, що всі документи, які стосуються послуги, визначаються в інформаційній картці до цієї послуги. Збереження справ замовників здійснюється у структурних підрозділах, які надають послуги, або у загальному відділі виконавчого комітету. Порядок збереження регламентується Інструкцією з діловодства у міській раді та її виконавчому комітеті, управліннях, відділах, службах міської ради та виконавчого комітету (додаток Д.6.). Архівне зберігання справ замовників здійснюється в архівному відділі виконавчого комітету міської ради відповідно до Переліку типових документів, що утворюється в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 31.03.1997 № 11а та Правилами роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16.
7.6. Управління засобами моніторингу та вимірювання
Для процесів, які застосовуються у виконавчих органах та описані в Настанові з якості (додаток В.12), устаткування для виміру та моніторингу не використовується.
8. Вимірювання, аналізування та поліпшення
8.1. Загальні положення
Опрацьовані і впроваджені у виконавчих органах процеси моніторингу, аналізу і поліпшення системи управління якістю мають на меті визначення:
відповідності послуг, які надаються виконавчими органами, вимогам законодавства України та замовника;
відповідності системи управління якістю, яка впроваджена у виконавчих органах, вимогам ISO 9001-2000;
шляхів постійного поліпшення результатів системи управління якістю.
Методи, які застосовуються для цього, описані нижче у відповідних розділах Настанови з якості.
8.2 Моніторинг та вимірювання
8.2.1. Дослідження задоволеності замовників
рівнем наданих послуг
Керівництво виконавчих органів вважає вимірювання задоволеності замовника життєво важливим заходом.
Опис процесу дослідження задоволеності замовника рівнем наданих послуг у виконавчих органах в Інструкції дослідження рівня задоволеності замовника (додаток Б.3).
Інструкція визначає основні засади проведення періодичних досліджень, що мають на меті:
визначення якою мірою замовники задоволені послугами, що надаються структурними підрозділами виконавчого комітету;
вивчення пропозицій замовників для покращення якості надання послуг.
Інструкцією також визначені такі методи проведення досліджень:
анкетування замовників через веб-сайт та у приміщенні адміністративного будинку виконавчого комітету міської ради або довільної форми;
спостереження;
інтерв’ювання замовників послуг;
вибіркове опитування третьою стороною;
робота «гарячої лінії»;
вивчення процесів надання послуг.
8.2.2.Внутрішній аудит
Процес проведення внутрішнього аудиту описаний в Процедурі проведення внутрішнього аудиту (додаток А.4.).
Метою даної Процедури є перевірка відповідності системи управління якістю запланованим заходам, вимогам норми.
Внутрішній аудит встановлює відповідність системи управління якістю виконавчих органів вимогам ISO 9001:2000.
8.2.3.Моніторинг процесів надання послуг
Моніторинг та вимірювання процесів проводиться відповідно до Інструкції по управлінню процесами (додаток Б.1.).
Оцінка процесів проводиться відповідно Переліку критеріїв та показників процесів (Додаток В.9.).
Критеріями оцінки є:
результативність;
доступність;
своєчасність;
зручність;
чутливість;
відкритість;
рівність;
мінімальна (справедлива) вартість;
ефективність;
економічність.
Усі процеси оцінюються керівництвом під час перегляду системи управління якістю виконавчих органів.
У разі недосягнення запланованих результатів, застосовуються коригувальні та запобіжні дії відповідно до Процедури проведення коригувальних та запобіжних дій (Додаток А.5.).
8.2.4.Моніторинг та вимірювання послуг
У виконавчих органах міської ради здійснюється постійний контроль за процесами надання послуг відповідно до Інструкції по управлінню процесами (додаток Б.1.), а також вимірювання характеристик та вимог до послуг відповідно до Інструкції обслуговування замовників (додаток Б.2.) та реєстру вимог до надання адміністративних послуг (додаток В.4.).
Загальна відповідальність за якість надання послуг покладається на міського голову. Контроль за наданням послуг покладений на заступників міського голови відповідно до розподілу обов’язків керівників виконавчих органів.
8.3.Дії з невідповідною послугою
У разі виявлення факту невідповідності послуги усунення невідповідностей здійснюється згідно з Процедурою невідповідною послугою (додаток А.5.).
Цією процедурою передбачено дії з ідентифікації та усунення невідповідностей нормативним та понаднормативним вимогам, виявлених замовниками, працівниками, які безпосередньо надають послуги, іншими працівниками виконавчих органів, а також контролюючими організаціями.
8.4.Аналіз даних
Виконавчий комітет міської ради з метою оцінки СУЯ, як інструменту вдосконалення організації, збирає та аналізує відповідні дані.
Порядок проведення дослідження задоволеності замовників визначений відповідною Інструкцією дослідження рівня задоволеності замовника (додаток Б.3.). Використовуються також положення Інструкцї обслуговування замовника (додаток Б.2.) і Інструкції по управлінню процесами (додаток Б.1.).
Правила подання, прийому і розгляд скарг чи пропозицій, що стосуються роботи виконавчих органів врегульовані нормативно-правовими документами зовнішнього та внутрішнього характеру.
Порядок аналізу роботи з постачальниками товарів, робіт та послуг виконавчому комітету міської ради визначено Законом України «Про закупівлі товарів, робіт і послуг за державні кошти» та Інструкцією здійснення закупівель товарів виконавчими органами міської ради за кошти місцевого бюджету (додаток Б.9.).
Аналізування даних керівництвом описане у розділі 5.6 цієї Настанови.
8.5 Поліпшення
8.5.1 Постійне вдосконалення
Система управління якістю виконавчих органів одним із стратегічних напрямків визначає постійне вдосконалення власної результативності.
Основою для вдосконалення системи управління якістю виконавчих органів міської ради є:
результати реалізації Політики якості;
результати внутрішніх та зовнішніх аудитів;
пропозиції замовників;
результати проведених коригувальних та запобіжних дій;
періодичний перегляд системи управління якістю виконавчих органів Бориспільської міської ради.
8.5.2 Коригувальні та запобіжні дії
Для усунення причин фактичних і потенційних невідповідностей та з метою запобігання їх виникненню виконавчими органами проводяться коригувальні та запобіжні дії.
Порядок їх проведення визначений Процедурою проведення корегувальних та запобіжних дій (додаток А.5.).
9.Додатки (ДЛЯ ОРІЄНТИРУ)
А Процедури
Б Інструкції
В Нормативні акти
Г Протоколи
А. | Процедури | |
А.1. | П-СУЯ-01 | Процедура управління документацією |
А.2. | П-СУЯ-02 | Процедура управління протоколами |
А.3. | П-СУЯ-03 | Процедура невідповідною послугою |
А.4. | П-СУЯ-04 | Процедура проведення внутрішнього аудиту |
А.5. | П-СУЯ-05 | Процедура проведення коригувальних та запобіжних дій |
Б. | Інструкції | |
Б.1. | І-СУЯ-01 | Інструкція по управлінню процесами |
Б.2. | І-СУЯ-02 | Інструкція обслуговування замовника |
Б.3. | І-СУЯ-03 | Інструкція дослідження рівня задоволеності замовника |
Б.4. | І-СУЯ-04 | Інструкція щодо навчання та підвищення кваліфікації працівників міської ради |
Б.5. | І-СУЯ-05 | Інструкція оцінки працівників виконавчого комітету міської ради |
Б.6. | І-СУЯ-06 | Інструкція відбору працівників на службу у виконавчий комітет |
Б.7. | І-СУЯ-07 | Інструкція із забезпечення внутрішньої комунікації |
Б.8. | І-СУЯ-08 | Інструкція із планування у сфері якості |
Б.9. | І-СУЯ-09 | Інструкція здійснення закупівель товарів виконавчими органами Бориспільської міської ради за кошти місцевого бюджету |
Б.10 | І-СУЯ-10 | Інструкцією щодо формування штатного розпису, порядку затвердження положень про відділи, управління та служби та посадових інструкцій |
Б.11. | І-СУЯ-11 | Інструкція з охорони праці при роботі на персональному комп’ютері |
Б.12. | І-СУЯ-12 | Інструкція з надання першої медичної допомоги |
Б.13. | І-СУЯ-13 | Інструкція та вимоги з охорони праці при проведенні друкарських та множу вальних робіт |
Б.14. | І-СУЯ-14 | Інструкція з охорони праці при роботі з електричними приладами |
Б.15. | І-СУЯ-15 | Інструкція з охорони праці для прибиральниці приміщень |
Б.16. | І-СУЯ-16 | Інструкції з охорони праці для охоронника внутрішнього |
Б.17. | І-СУЯ-17 | Інструкція з пожежної безпеки |
Б.18. | І-СУЯ-18 | Інструкція з охорони праці для водіїв автомобілів |
Б.19. | І-СУЯ-19 | Вимоги до офісів та будинків громадського призначення |
Б.20. | І-СУЯ-20 | Вимоги до електротехнічного устаткування офісів та будинків громадського призначення |
Б.21. | І-СУЯ-21 | Вимоги до гаражу |
В. | Нормативні акти | |
В.1. | НА-СУЯ-01 | Контекстна діаграма ідентифікації процесів |
В.2. | НА-СУЯ-02 | Декомпозиція контекстних діаграм |
В.3. | НА-СУЯ-03 | Дерево процесів |
В.4. | НА-СУЯ-04 | Реєстр вимог до надання адміністративних послуг |
В.5. | НА-СУЯ-05 | Етичний кодекс виконавчого комітету Бориспільської міської ради |
В.6. | НА-СУЯ-06 | План внутрішньої комунікації по СУЯ |
В.7. | НА-СУЯ-07 | План внутрішньої комунікації виконавчого комітету Бориспільської міської ради |
В.8. | НА-СУЯ-08 | Правила взаємодії з замовниками |
В.9. | НА-СУЯ-09 | Перелік критеріїв та показників процесів |
В.10. | НА-СУЯ-10 | Інфраструктура виконавчого комітету Бориспільської міської ради |
В.11. | НА-СУЯ-11 | Вимоги до пункту обслуговування замовника у приміщення виконавчого комітету Бориспільської міської ради |
В.12. | НА-СУЯ-12 | Настанова з якості виконавчих органів Бориспільської міської ради |
В.13. | НА-СУЯ-13 | Перелік планів у сфері якості |
Г. | Протоколи | |
Г.1. | Ф-01/ П-СУЯ-01 | Аркуш погодження проекту документу |
Г.2. | Ф-02/ П-СУЯ-01 | Реєстр затверджених документів СУЯ |
Г.3. | Ф-03/ П-СУЯ-01 | Реєстр розсилки документів |
Г.4. | Ф-04/ П-СУЯ-01 | Протокол перевірки ведення номенклатури |
Г.5. | Ф-05/ П-СУЯ-01 | Протокол вилучення ДСУЯ |
Г.6. | Ф-06/ П-СУЯ-01 | Акт знищення копій |
Г.7. | Ф-01/ П-СУЯ-02 | Реєстр протоколів якості |
Г.8. | Ф-02/ П-СУЯ-02 | Реєстр заповнених протоколів |
Г.9. | Ф-01/ П-СУЯ-04 | План навчання внутрішніх аудиторів |
Г.10. | Ф-02/ П-СУЯ-04 | Реєстр внутрішніх аудиторів для проведення внутрішніх аудитів у виконавчому комітеті Бориспільської міської ради |
Г.11. | Ф-03/ П-СУЯ-04 | Протокол засідання атестаційної комісії |
Г.12. | Ф-04/ П-СУЯ-04 | Програма внутрішніх аудитів |
Г.13. | Ф-05/ П-СУЯ-04 | План-графік проведення внутрішнього аудиту |
Г.14. | Ф-06/ П-СУЯ-04 | Опитувальний лист для аудиту |
Г.15. | Ф-07/ П-СУЯ-04 | Протокол внутрішньої перевірки |
Г.16. | Ф-08/ П-СУЯ-04 | Протокол спостереження про внутрішній аудит системи управління якістю |
Г.17. | Ф-09/ П-СУЯ-04 | Протокол про невідповідність |
Г.18. | Ф-10/ П-СУЯ-04 | Реєстр протоколів невідповідностей |
Г.19. | Ф-11/ П-СУЯ-04 | Висновок за результатами внутрішнього аудиту |
Г.20. | Ф-01/ І-СУЯ-01 | Реєстр адміністративних послуг, що надають управління, відділи виконавчого комітету міської ради |
Г.21. | Ф-01/ І-СУЯ-01 | Реєстр інформаційних послуг, що надають управління, відділи виконавчого комітету міської ради |
Г.22. | Ф-01/ І-СУЯ-01 | Реєстр управлінських послуг, що надають управління, відділи виконавчого комітету міської ради |
Г.23. | Ф-02/ І-СУЯ-01 | Технологічні картки |
Г.24. | Ф-01/ І-СУЯ-02 | Пропозиції щодо внесення змін до реєстру вимог надання адміністративних послуг |
Г.25. | Ф-02/ І-СУЯ-02 | Інформаційні картки |
Г.26. | Ф-01/ І-СУЯ-03 | Анкета дослідження задоволеності замовника рівнем послуг, які надаються виконавчим комітетом Бориспільської міської ради |
Г.27. | Ф-02/ І-СУЯ-03 | План організації дослідження рівнем задоволеності замовника |
Г.28. | Ф-01/ І-СУЯ-04 | Пропозиції щодо плану навчання |
Г.29. | Ф-02/ І-СУЯ-04 | План внутрішнього навчання посадових осіб виконавчого комітету міської ради |
Г.30. | Ф-03/ І-СУЯ-04 | План зовнішнього навчання посадових осіб |
Г.31. | Ф-04/ І-СУЯ-04 | Журнал проведення внутрішнього навчання посадових осіб виконавчого комітету Бориспільської міської ради |
Г.32. | Ф-05/ І-СУЯ-04 | Звіт про проходження зовнішнього навчання |
Г.33. | Ф-01/ І-СУЯ-05 | Подання про встановлення розміру премії |
Г.34. | Ф-01/ І-СУЯ-06 | Протокол засідання конкурсної комісії виконавчого комітету Бориспільської міської ради |
Г.35. | Ф-01/ І-СУЯ-07 | План внутрішньої комунікації |
Г.36. | Ф-01/ І-СУЯ-07 | Протокол оцінки виконання плану внутрішньої комунікації |
Д. | Розпорядчі документи | |
Д.1. | рішення міської ради | «Про затвердження програми запровадження системи управління якістю в управліннях, відділах, структурних підрозділах міської ради та її виконавчого комітету» |
Д.2. | рішення виконавчого комітету | «Про затвердження Політики якості та цілей у сфері якості виконавчого комітету міської ради» |
Д.3. | розпорядження міського голови | «Про призначення Уповноваженого у справах системи у |
Д.4. | розпорядження міського голови від 28.11.2007 | «Про затвердження складу групи для навчання з внутрішнього аудиту» |
Д.5. | розпорядження міського голови | «Про редакційну колегію щодо розроблення Настанови Якості виконавчих органах міської ради» |
Д.6. | розпорядження міського голови | «Про затвердження Інструкції з діловодства у міській раді та її виконавчому комітеті, управліннях, відділах, службах міської ради та виконавчого комітету» |
Д.7. | розпорядження міського голови | «Про затвердження інструкції щодо порядку обліку, зберігання і використання документів, справ, видань |
Д.8. | розпорядження міського голови | «Про затвердження Інструкції з організації роботи щодо розгляду звернень громадян в управліннях, відділах, службах виконавчого комітету міської ради» |
Д.9. | розпорядження міського голови | «Про розподіл функціональних обов’язків між міським головою, першим заступником міського голови, заступниками голови з питань виконавчих органів та керуючим справами виконавчого комітету міської ради» |
Д.10. | Рішення міської ради | «Про затвердження Регламенту виконавчого комітету Бориспільської міської ради» |
Д.11. | Рішення міської ради | «Про регламент Бориспільської міської ради V скликання» |
Д.12. | Рішення міської ради | «Про затвердження структури і штатного розпису міської ради, управлінь, відділів та служб виконавчого комітету на 2008 рік» |
Д.13. | Рішення виконавчого комітету міської ради | «Про затвердження Положення про відділ внутрішньої політики виконавчого комітету Бориспільської міської ради» |
Д.14. | Рішення виконавчого комітету міської ради | «Про затвердження Положення про загальний відділ виконавчого комітету міської ради» |
Д.15. | Рішення виконавчого комітету міської ради від 29.01.2008 № 49 | «Про затвердження Положення про відділ по роботі із зверненнями громадян виконавчого комітету міської ради» |
Д.16. | Рішення виконавчого комітету міської ради | «Про затвердження Положення про відділ ведення Державного реєстру виборців виконавчого комітету міської ради» |
Д.17. | Рішення виконавчого комітету міської ради | «Про затвердження Положення про відділ економіки |
Д.18. | Рішення виконавчого комітету міської ради | «Про затвердження положення відділу підприємництва виконавчого комітету міської ради» |
Д.19. | Рішення виконавчого комітету міської ради | «Про затвердження Положення про відділ обліку |
Д.20. | Рішення виконавчого комітету міської ради | «Про затвердження Положення про відділ з питань надзвичайних ситуацій виконавчого комітету міської ради» |
Д.21. | Рішення виконавчого комітету міської ради | «Про затвердження Положення про службу у справах дітей виконавчого комітету міської ради» |
Д.22. | Рішення виконавчого комітету міської ради | «Про затвердження положення відділу у справах сім’ї та молоді виконавчого комітету міської ради» |
Д.23. | Рішення виконавчого комітету міської ради | «Про затвердження Положення про Трудовий архів |
Д.24. | Рішення виконавчого комітету міської ради | «Про затвердження Положення про відділ фінансово-господарського забезпечення виконавчого комітету міської ради» |
Д.25. | Рішення виконавчого комітету міської ради | «Про затвердження Положення про юридичний відділ виконавчого комітету міської ради» |
Д.26. | Рішення міської ради | «Про затвердження Положення відділу культури виконавчого комітету міської ради» |
Д.27. | Рішення міської ради | «Про затвердження Положення про головне управління житлово-комунального господарства виконавчого комітету Бориспільської міської ради» |
Д.28. | Рішення виконавчого комітету міської ради | «Про затвердження Положення про архівний відділ Бориспільської міської ради» |
Д.29. | Рішення виконавчого комітету міської ради | «Про затвердження Положення про організаційний відділ виконавчого комітету міської ради» |
Д.30. | Рішення міської ради | «Про затвердження Положення фінансового управління виконавчого комітету міської ради» |
Д.31. | Рішення міської ради | «Про затвердження Положення управління праці та соціального захисту населення виконавчого комітету міської ради» |
Д.32. | Рішення виконавчого комітету міської ради | «Про затвердження Положення про земельний відділ виконавчого комітету міської ради» |
Д.33. | Рішення виконавчого комітету міської ради | «Про затвердження Положення про відділ кадрового забезпечення виконавчого комітету міської ради» |
Д.34. | Рішення міської ради | «Про затвердження Положення про відділ фізкультури та спорту Бориспільського міськвиконкому» |
Д.35. | Рішення міської ради | «Про затвердження нової редакції Положення про управління містобудування та архітектури виконавчого комітету Бориспільської міської ради» |
Д.36. | Гр. «Затверджую» від 29.12.2006 № 2-13-37 | «Правилами внутрішнього трудового розпорядку працівників, виконавчого комітету Бориспільської міської ради» |
Д.37. | Затверджений зборами первинної профспілкової організації | Колективний договір між адміністрацією та профспілковим комітетом виконавчого комітету міської ради на 2008 рік |
Д.38. | Розпорядження міського голови | «Про порядок проведення іспиту на заміщення вакантних посад виконавчого комітету Бориспільської міської ради» |
Д.39. | Розпорядження міського голови | «Про організацію особистого прийому громадян, виїзних прийомів, проведення «прямого телефонного зв’язку» із населенням міста» |
Д.40. | Гр. «Затверджено» від 02.01.2008 № 02-1 | Номенклатура справ виконавчого комітету міської ради |
Д.41. | Гр. «Затверджено» від 14.02.2008 № 55-1 | Посадова інструкція головного спеціаліста відділу внутрішньої політики виконавчого комітету Бориспільської міської ради
|
Д.42. | Гр. «Затверджено» від 14.02.2008 № 56-1 | Посадова інструкція головного спеціаліста відділу внутрішньої політики виконавчого комітету Бориспільської міської ради
|
Д.43. | Гр. «Затверджено» від 14.02.2008 № 57-1 | Посадова інструкція головного спеціаліста відділу внутрішньої політики виконавчого комітету Бориспільської міської ради
|
Д.44. | Гр. «Затверджено» від 14.02.2008 № 58-1 | Посадова інструкція головного спеціаліста відділу економіки політики виконавчого комітету Бориспільської міської ради
|
Д.45. | Гр. «Затверджено» від 14.02.2008 № 59-1 | Посадова інструкція головного спеціаліста відділу економіки політики виконавчого комітету Бориспільської міської ради
|
Д.46. | Гр. «Затверджено» від 14.02.2008 № 60-1 | Посадова інструкція головного спеціаліста відділу економіки політики виконавчого комітету Бориспільської міської ради
|
Д.47. | Гр. «Затверджено» від 14.02.2008 № 61-1 | Посадова інструкція головного спеціаліста відділу економіки політики виконавчого комітету Бориспільської міської ради
|
Д.48. | Гр. «Затверджено» від 14.02.2008 № 62-1 | Посадова інструкція головного спеціаліста відділу економіки політики виконавчого комітету Бориспільської міської ради
|
Д.46. | Гр. «Затверджено» від 14.02.2008 № 63-1 | Посадова інструкція адміністратора відділу підприємництва виконавчого комітету Бориспільської міської ради
|
Д.47. | Гр. «Затверджено» від 14.02.2008 № 64-1 | Посадова інструкція адміністратора відділу підприємництва виконавчого комітету Бориспільської міської ради
|
Д.48. | Гр. «Затверджено» від 14.02.2008 № 65-1 | Посадова інструкція головного спеціаліста загального відділу виконавчого комітету Бориспільської міської ради
|
Д.49. | Гр. «Затверджено» від 14.02.2008 № 66-1 | Посадова інструкція головного спеціаліста загального відділу виконавчого комітету Бориспільської міської ради
|
Д.50. | Гр. «Затверджено» від 14.02.2008 № 67-1 | Посадова інструкція головного спеціаліста загального відділу виконавчого комітету Бориспільської міської ради
|
Д.51. | Гр. «Затверджено» від 14.02.2008 № 68-1 | Посадова інструкція головного спеціаліста відділу по роботі із зверненнями громадян
|
Д.52. | Гр. «Затверджено» від 14.02.2008 № 69-1 | Посадова інструкція спеціаліста І категорії відділу по роботі із зверненнями громадян
|
Д.53. | Гр. «Затверджено» від 14.02.2008 № 70-1 | Посадова інструкція спеціаліста І категорії відділу по роботі із зверненнями громадян
|
Д.54. | Гр. «Затверджено» від 14.02.2008 № 71-1 | Посадова інструкція головного спеціаліста організаційного відділу виконавчого комітету Бориспільської міської ради
|
Д.55. | Гр. «Затверджено» від 14.02.2008 № 72-1 | Посадова інструкція головного спеціаліста І категорії організаційного відділу виконавчого комітету Бориспільської міської ради
|
Д.56. | Гр. «Затверджено» від 14.02.2008 № 73-1 | Посадова інструкція головного спеціаліста відділу обліку та розподілу житла виконавчого комітету Бориспільської міської ради
|
Д.57. | Гр. «Затверджено» від 14.02.2008 № 74-1 | Посадова інструкція спеціаліста І категорії відділу обліку та розподілу житла виконавчого комітету Бориспільської міської ради
|
Д.58. | Гр. «Затверджено» від 14.02.2008 № 75-1 | Посадова інструкція головного спеціаліста відділу ведення Державного реєстру виборців виконавчого комітету Бориспільської міської ради
|
Д.59. | Гр. «Затверджено» від 14.02.2008 № 76-1 | Посадова інструкція спеціаліста І категорії відділу ведення Державного реєстру виборців виконавчого комітету Бориспільської міської ради
|
Д.60. | Гр. «Затверджено» від 14.02.2008 № 77-1 | Посадова інструкція головного спеціаліста відділу культури виконавчого комітету Бориспільської міської ради
|
Д.61. | Гр. «Затверджено» від 14.02.2008 № 78-1 | Посадова інструкція головного спеціаліста відділу культури виконавчого комітету Бориспільської міської ради
|
Д.62. | Гр. «Затверджено» від 14.02.2008 № 79-1 | Посадова інструкція головного спеціаліста архівного відділу Бориспільської міської ради
|
Д.63. | Гр. «Затверджено» від 14.02.2008 № 80-1 | Посадова інструкція головного спеціаліста архівного відділу Бориспільської міської ради
|
Д.64. | Гр. «Затверджено» від 14.02.2008 № 81-1 | Посадова інструкція архіваріуса архівного відділу Бориспільської міської ради
|
Д.65. | Гр. «Затверджено» від 22.02.2008 № 98-1 | Посадова інструкція головного спеціаліста відділу з питань надзвичайних ситуацій виконавчого комітету міської ради
|
Д.66. | Гр. «Затверджено» від 22.02.2008 № 99-1 | Посадова інструкція головного спеціаліста відділу з питань надзвичайних ситуацій виконавчого комітету міської ради
|
Д.67. | Гр. «Затверджено» від 22.02.2008 № 100-1 | Посадова інструкція головного спеціаліста відділу з питань надзвичайних ситуацій виконавчого комітету міської ради
|
Д.68. | Гр. «Затверджено» від 28.02.2008 № 111-1 | Посадова інструкція головного спеціаліста відділу у справах сім’ї та молоді виконавчого комітету Бориспільської міської ради
|
Д.69. | Гр. «Затверджено» від 28.02.2008 № 112-1 | Посадова інструкція головного спеціаліста відділу у справах сім’ї та молоді виконавчого комітету Бориспільської міської ради
|
Д.70. | Гр. «Затверджено» від 28.02.2008 № 113-1 | Посадова інструкція головного спеціаліста відділу у справах сім’ї та молоді виконавчого комітету Бориспільської міської ради
|
Д.71. | Гр. «Затверджено» від 14.03.2008 № 126-1 | Посадова інструкція головного спеціаліста відділу фінансово-господарського забезпечення виконавчого комітету Бориспільської міської ради
|
Д.72. | Гр. «Затверджено» від 14.03.2008 № 127-1 | Посадова інструкція головного спеціаліста відділу фінансово-господарського забезпечення виконавчого комітету Бориспільської міської ради
|
Д.73. | Гр. «Затверджено» від 14.03.2008 № 128-1 | Посадова інструкція завідуючого господарством виконавчого комітету Бориспільської міської ради
|
Д.74. | Гр. «Затверджено» від 14.03.2008 № 129-1 | Робоча інструкція на водія виконавчого комітету міської ради
|
Д.75. | Гр. «Затверджено» від 14.03.2008 № 130-1 | Посадова інструкція відповідального чергового (охоронця) виконавчого комітету Бориспільської міської ради
|
Д.76. | Гр. «Затверджено» від 14.03.2008 № 131-1 | Робоча інструкція прибиральниць та двірника виконавчого комітету міської ради
|
Д 77 | Гр. «Затверджено» | Взаємодія планів |
Д 78 | Розпорядження міського голови | «Про створення мережі інформаційно-довідкових центрів у м. Борисполі» |