Заслухавши інформацію керуючого справами виконавчого комітету міської ради Передерей Л.Л. щодо дотримання регламенту роботи посадовими особами управлінь, відділів та служб виконавчого комітету міської ради, стан виконавської дисципліни та підсумки роботи з документами міської ради та її виконавчого комітету у 2018 році, відповідно до рішення міської ради від 17.12.2015 № 39-2-VII «Про затвердження Регламенту виконавчого комітету Бориспільської міської ради», розпорядження міського голови від 18.11.2011 № 526 «Про затвердження Інструкції з діловодства у міській раді та її виконавчих органах», статей 40, 51, 52, 53 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» виконавчий комітет міської ради вирішив:

1. Інформацію керуючого справами Передерей Л.Л. про дотримання регламенту роботи посадовими особами управлінь, відділів та служб виконавчого комітету міської ради, стан виконавської дисципліни та підсумки роботи з документами міської ради та її виконавчого комітету у 2018 році взяти до відома (додається).

2. Керуючому справами виконавчого комітету міської ради продовжувати щорічно подавати інформацію виконавчому комітету щодо дотримання регламенту роботи посадовими особами управлінь, відділів та служб виконавчого комітету міської ради, стан виконавської дисципліни та підсумки роботи з документами міської ради та її виконавчого комітету.

3. Начальникам управлінь, відділів, служб міської ради та виконавчого комітету подати інформацію про результати роботи за 2017-2018 роки на засідання виконавчого комітету міської ради до 01 червня 2019 року .

4. Контроль за виконанням цього рішення покласти на заступників міського голови відповідно до розподілу обов’язків.

Міський голова                                                         А.С.Федорчук

Додаток
до рішення виконавчого комітету міської ради
25.03.2019  № 221

Інформація
про дотримання регламенту роботи
посадовими особами управлінь, відділів та служб
виконавчого комітету міської ради,
стан виконавської дисципліни та підсумки роботи
з документами міської ради та її виконавчого комітету у 2018 році

Порядок діяльності виконавчого комітету міської ради визначений регламентом роботи виконавчого комітету, затвердженим відповідним рішенням міської ради від 17.12.2015 № 39-2-VII.
Аналізуючи дотримання та виконання основних положень регламенту посадовими особами міської ради, слід відмітити, що в основному у виконавчому комітеті забезпечується дотримання основних положень регламенту.
Розгляд у виконавчому комітеті питань, що належать до його компетенції проводяться міським головою, його заступниками та керуючим справами відповідно до розподілу обов’язків, затверджених розпорядженням міського голови від 22 серпня 2018 року № 315 «Про розподіл функціональних обов’язків між міським головою, першим заступником міського голови, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради та керуючим справами виконавчого комітету міської ради».
Основною формою роботи виконавчого комітету міської ради є його засідання. Засідання виконавчого комітету ради скликається щотижня та у разі потреби. У 2018 році відбулося 41 засідання виконавчого комітету, з них 3 позачергових.
Кількісний склад виконавчого комітету визначається міською радою. Персональний склад затверджується радою за пропозицією міського голови. У 2018 році міською радою тричі вносилися зміни до складу виконавчого комітету.
30.01.2018 рішенням ради № 2875-37-VII «Про внесення змін до рішення міської ради від 11 листопада 2015 року № 4-1-VІІ «Про утворення виконавчого комітету Бориспільської міської ради VIІ скликання» виведено зі складу Борисенка В.К., введено до складу Цвілюка А.Ю.
18.10.2018 рішенням ради № 3774-46-VII «Про внесення змін до персонального складу виконавчого комітету Бориспільської міської ради VIІ скликання» виведені зі складу – Шапіро Б.А., Петрик Л.В., введені до складу Косинського В.М., Семешко Р.О.,
14.12.2018  рішенням ради від № 4011-49-VII «Про склад виконавчого комітету Бориспільської міської ради VIІ скликання» виведений зі складу –Савонік О.А.

Засідання виконавчого комітету є правомочним, якщо в них беруть участь більше половини від загального складу виконавчого комітету. У 2018 році засідання виконавчого комітету відвідали:

Проект порядку денного засідання виконавчого комітету ради формується щосереди керуючим справами виконавчого комітету на підставі плану роботи виконавчого комітету, доручень міського голови, пропозицій членів виконавчого комітету, керівників управлінь, відділів, служб виконавчих органів ради та доповідається міському голові. На засіданнях виконавчого комітету міської ради протягом 2018 року розглянуто 1019 проекти рішень, з яких прийнято 930, що становить 91%. (У 2017 році прийнято 95% рішень, що розглядалися).

Кількість проектів рішень,
винесених на засідання виконавчого комітету

Динаміку винесення проектів рішень та їх прийняття можна побачити на наступній діаграмі:

Кількість розглянутих рішень не внесених до порядку денного:

Динаміка розгляду рішень, не внесених до порядку денного

У 2018 році на розгляд виконавчого комітету посадові особи виносили проекти рішень не внесених до порядку денного:

На засідання виконавчого комітету виносилися важливі для жителів міста питання:  про схвалення проекту бюджету та розгляд звіту про його виконання, про хід виконання Програми соціально-економічного та культурного розвитку міста Бориспіль, відпочинок та оздоровлення дітей, питання опіки та піклування, містобудування та архітектури та цілий ряд інших нагальних питань. На засідання виконкому запрошуються жителі міста, депутати міської ради та керівники установ.

Основні питання, що розглядались
на засіданнях виконавчого комітету у 2018 році
(у порівнянні із 2017 роком)

Виконавчий комітет міської ради приймає рішення в межах своїх повноважень відповідно до статей 27-40, 52 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні». Рішення виконавчого комітету приймаються на його засіданнях більшістю голосів від загального складу виконавчого комітету і підписуються міським головою. Проект порядку денного та проекти рішень оприлюднюються на веб-сайті міської ради у розділі «Публічна інформація».
Відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» до відання виконавчих органів належать власні та делеговані повноваження. У 2018 році прийнято 293 рішення з власних повноважень (схвалення програм, затвердження фінансових планів комунальних підприємств, питання транспорту, благоустрою міста, торгівлі, реклами, надання містобудівних умов, організація харчування дітей), 454 рішень з делегованих повноважень (облік житлового фонду, питання, опіки та піклування, обліку дітей, організація призову громадян, цивільний захист) та 183 рішень з інших повноважень, визначених Законами.
Здійснення виконавчим комітетом міської ради
власних та делегованих повноважень у 2018 році
 
Пунктом 9 статті 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» визначено, що рішення виконавчого комітету ради з питань, віднесених до власної компетенції виконавчих органів, можуть бути скасовані відповідною радою. За 2018 рік міською радою скасоване одне рішення - Про проведення коригування тарифів на послуги з утримання будинків і споруд та прибудинкових територій філії «135 Домобудівельний комбінат» державного підприємства Міністерства оборони України «Укрвійськбуд».
У жовтні 2018 року відбулося успішне тестування відео трансляції в он-лайн режимі засідання виконавчого комітету міської ради. Відтепер мешканці міста можуть слідкувати за засіданнями виконавчого комітету в он-лайн режимі на відео-хостингу Youtube.
Із листопада 2018 року членами виконавчого комітету Бориспільської міської ради застосовується система поіменного електронного голосування «Рада Голос».
Результати поіменного голосування  оприлюднюються на офіційному веб-сайті міської ради у розділі «Міська влада» - «Виконавчі органи». Інформація з фотозвітом про результати проведеного засідання одразу оприлюднюється на веб-сайті та офіційній сторінці виконкому у Facebook.
Робота виконавчого комітету ради проводиться за річним, місячними та щотижневими планами, що погоджуються міським головою. Проекти планів роботи виконавчого комітету ради формуються керуючим справами на підставі доручень міського голови, пропозицій заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, членів виконавчого комітету, керівників виконавчих органів ради.
У 2018 році у виконавчому комітеті Бориспільської міської ради продовжується планування роботи за допомогою електронної програми АСКОД. За допомогою цієї програми управління, відділи та служби виконавчого комітету самостійно створюють в програмі інформацію про заходи, які плануються здійснювати в наступному або поточному році. Уся інформація про плани роботи виконавчого комітету міської ради зберігається в єдиній автоматизованій системі.
Організація роботи з документами в підрозділах міської ради здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства в міській раді та її органах, затвердженої відповідним розпорядженням міського голови від 08.08.2018 № 269.

Протягом 2013 - 2018 років зареєстровано:

Динаміка реєстрації розпорядчих документів за 2013 – 2018 роки
Протягом 2018 року до виконавчого комітету міської ради надійшло 18 088 документів від установ та організацій різних форм власності, фізичних осіб-підприємців та фізичних осіб, що на 1 635 документ більше ніж у 2017 році. На контролі перебувало 16648 документів.
Відповідальність за організацію виконання документів несуть міський голова, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради та керуючий справами виконавчого комітету відповідно до розподілу обов’язків, начальники управлінь, відділів та служб виконавчих органів міської ради.
Координація роботи з організації контролю за виконанням документів покладається на керуючого справами, Центр надання адміністративних послуг.
Контролю підлягають документи, в яких встановлено завдання або які містять питання, що потребують вирішення.
Обов’язковому контролю підлягає виконання законів України, указів і розпоряджень Президента України, актів Кабінету Міністрів України, центральних органів виконавчої влади, голови облдержадміністрації, обласної ради, міської ради, виконавчого комітету, міського голови, запитів і звернень депутатів. На виконання розпорядження голови Київської обласної державної адміністрації від 05.10.2005 № 661 «Про стан виконання актів Президента України, Кабінету Міністрів України, центральних органів виконавчої влади, обласної державної адміністрації у структурних підрозділах облдержадміністрації, територіальних органах центральних органів виконавчої влади в області, райдержадміністраціях і міськвиконкомах (міст обласного значення)», відповідно до плану роботи виконавчого комітету міської ради проаналізовано стан виконання актів Президента України, Кабінету Міністрів України, обласної адміністрації, власних рішень у структурних підрозділах міської ради та виконавчого комітету.

Надходження документації до виконавчого комітету міської ради
за 2013 – 2018 роки

Динаміка надходження документів за 2013 – 2018 роки

Надходження документів до виконавчого комітету у 2018 році

(за видами суб’єктів звернень у порівнянні із 2017 роком)

Всього на виконанні у управлінь, відділів, служб міської ради та виконавчого комітету знаходилось 16 648 контрольних документів. З них виконано вчасно 14783 документи, що становить 88,7%.
Виконавська дисципліна покращилася у порівнянні із 2017 роком на 5%. Найбільший відсоток документів із порушенням терміну – це заяви про надання послуг, що знаходились на виконанні в управлінні Держгеокадастру у Бориспільському районі. Всього на виконанні в управлінні знаходилось 4246 документи, з них 1016 виконано із порушенням терміну, що становить 23,93 %.(У 2017 році цей показник становив 59%). Виконавчим комітетом міської ради продовжується робота щодо покращення надання послуг управлінням, щотижня направляється нагадування про наближення термінів виконання документів, неодноразово були направлені  листи до управління, з вимогою про усунення порушень.

Порівняльна таблиця щодо виконання документів
у виконавчому комітеті міської ради за 2013 – 2018 роки

Організація роботи щодо розгляду звернень громадян та надання адміністративних послуг в управліннях, відділах, службах міської ради та її виконавчого комітету визначається відповідною Інструкцією, яка затверджена розпорядженням міського голови від 22 серпня 2012 року № 239.

Міський голова, секретар міської ради, заступники міського голови, керуючий справами виконавчого комітету міської ради ведуть особистий прийом за окремим графіком. Графік особистого прийому громадян керівництвом ради та виконавчого комітету, години прийому затверджений розпорядженням міської голови від 14.12.2017 № 545 «Про організацію особистого прийому громадян, виїзних прийомів та проведення «прямого телефонного зв’язку» з громадянами міста». Протягом 2018 року було проведено 42 особистих прийоми громадян, кількість осіб, що звернулась на них майже не змінилася, и склала 419 осіб.
Динаміка звернень на особистих прийомах
до керівного складу міста за 2013-2019 роки

Протягом 2018 року проведено упорядкування документів Бориспільської міської ради та виконавчого комітету за період з січня 2012 по грудень 2012 роки. Проведено вилучення для знищення 1059 справ та 14398 карток, які не внесені до Національного архівного фонду. Передано 372 справ на постійне зберігання до архівного відділу міської ради – протоколи та рішення засідань міської ради та виконавчого комітету, протоколи засідань постійних комісій, розпорядження міського голови, доручення 2012 рік та документи з особового складу. Всі документи передані в сканованому вигляді.
Обсяг документообігу установи визначається службою діловодства з урахуванням усіх документопотоків за відповідний період часу. За 2017 рік загальний обсяг документообігу виконавчого комітету міської ради становить 41980 документів.

Обсяг документообігу виконавчого комітету міської ради
за 2013-2018 роки

Як видно із діаграми, обсяг документообігу виконавчого комітету міської ради  значно збільшився із 2015 року та продовжує зростати.
Це насамперед пов’язано із процесом децентралізації, що розпочався в Україні з 2014 року. За 2015-2018 роки міські ради та виконавчі комітети  отримали більш широкі повноваження, перелік послуг, які можуть надаватися на місцях, постійно розширюється.
Із 2014 року через Центр надання адміністративних послуг надаються послуги відділу Держгеокадастру у Бориспільському районі, управління патрульної поліції у місті Борисполі, Державного агентства водних ресурсів України, головного управління ДС НС України у Київській області, головного управління Держпродспоживслужби в Київській області.
У порівнянні із 2014 роком до виконавчого комітету міської ради передані повноваження здійснення реєстрації місця проживання, реєстрації права власності об’єктів нерухомого майна, архітектурно-будівельного контролю, постійно збільшуються повноваження щодо здійснення опіки та піклування, захисту дітей, медицини тощо.
На сьогодні процес передачі великої кількості повноважень від органів державної влади на місцевий рівень триває, тому, як наслідок кількість створених документів буде збільшуватись. 

Керуючий справами                                      Л.Л. Передерей