Заслухавши інформацію начальника архівного відділу виконавчого комітету Бориспільської міської ради  Довгенко М.І. про результати роботи за 2018 рік, відповідно до рішення виконавчого комітету міської ради від 12.11.2012 № 1071 «Про затвердження Положення архівного відділу виконавчого комітету  Бориспільської міської ради», ст. 40 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» виконавчий комітет міської ради ВИРІШИВ:

1. Інформацію начальника архівного відділу виконавчого комітету Бориспільської міської ради  Довгенко М.І. про результати роботи за 2018 рік взяти до відома (додається).

2. Архівному відділу виконавчого комітету міської ради оприлюднити інформацію про результати роботи за 2018 рік на офіційному веб-сайті міської ради до 01.11.2019.

3. Контроль за виконанням цього рішення покласти на керуючого справами виконавчого комітету міської ради Передерей Л.Л.

Міський голова                                                         А.С. Федорчук

Додаток
до рішення виконавчого комітету міської ради
21.10.2019  № 761

Інформація про результати роботи архівного відділу
виконавчого комітету Бориспільської міської ради за 2018 рік
Протягом 2018 року робота архівного відділу була направлена на поліпшення умов зберігання та використання документів, задоволення попиту громадян в інформації, якісного обслуговування громадян міста.
Звіт з  основних напрацювань  архівного відділу, за певними розділами плану роботи.
РОЗДІЛ 1
ДОТРИМАННЯ ВИМОГ ЗАКОНОДАВСТВА ЩОДО ПРИМІЩЕННЯ
Матеріально-технічна база
Архівний відділ орендує приміщення будівлі Державного казначейства (бувший банк “Україна”). В напівпідвальному приміщення знаходиться архівосховище, на 1-му поверсі робочий кабінет. Сховище обладнано металевими дверима із азбоцементною прокладкою, вікна захищені металевими гратами. Навкруг будівлі встановлена металева огорожа. Для забезпечення постійного контролю за приміщенням укладено договір з охоронною фірмою ТОВ «Гарантія».
Приміщення забезпечено необхідною сучасною системою оповіщення про пожежу  та системою вентиляції та кондиціювання повітря. Систематично проводяться профілактика щодо роботи  вищеназваних систем.
Приміщення орендується загальною площею 218.4 кв. м. Загальна протяжність стелажного обладнання 510 пог. м. Ступінь заповнення стелажного обладнання 72,2 відсотки.
Читальний зал забезпечений  трьома робочими місцями. Є можливість користування комп’ютером з виходом до мережі Інтернет.
В січні 2018 року в архівному відділі проведено перевірку з питань пожежної безпеки, під час якої значних порушень не виявлено.  
Станом на 01.01.2019   в архівному відділі налічувалось діючих 44 фонди, що складає  19 602 одиниці зберігання.

РОЗДІЛ 2
ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЗБЕРЕЖЕНОСТІ
ТА ДЕРЖАВНИЙ ОБІЛК ДОКУМЕНТІВ НАФ     
Проведено ремонт документів з паперовою основою із запланованих 370 аркушів оправлено та перешито 381 аркуш  (документів  з паперовою  основою).  
Проведено картонування новоприйнятих документів у кількості 530 од. зб.          
Проведено  перевіряння наявності та стану документів 9-х фондів, що склали 3757 од. зб., невиявлено справ - небуло.
РОЗДІЛ 3
СТВОРЕННЯ ТА РОЗВИТОК  НАУКОВО-ДОВІДКОВОГО АПАРАТУ
ДО ДОКУМЕНТІВ НАФ
Продовжувалася робота над подальшим напрацюванням у цьому напрямку. 
У 2018 році продовжувалась робота щодо поповнення довідкового апарату, а саме підготовка комп’ютерного набору описів справ.  Занесено до бази (комп’ютерний набір) описи 5-ти фондів в кількості  3 214 од. зб. 
Також прийнято на зберігання від виконавчого комітету документи за 2012 рік  у паперовому варіанті та електронну.

РОЗДІЛ 4
ФОРМУВАННЯ НАФ ТА ЕКСПЕРТИЗА ЦІННОСТІ ДОКУМНТІВ.
ОРГАНІЗАЦІЯ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ  В АРІХВНИХ ПІДРОЗДІЛАХ ПІДППРИЖМСТВ,  УСТАНОВ І ОРГАНІЗАЦІЙ
Проведено приймання документів управлінської документації на державне зберігання за 7-ма фондами в кількості 530  од. зб., із запланованих  346 од. зб. 
Проведено перевіряння наявності та стану документів з особового складу, що зберігаються у  5-ти організаціях та фондоутворюючих установах (що складає 6 708 од. зб.). Все оформлено документально.

РОЗДІЛ 5
ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ ЕКСПЕРТНОЇ КОМІСІЇ
Схвалено експертною комісією:
описів на управлінську документацію - 505 од. зб. із запланованих  346 од. зб.;      
описів справ з особового складу - 379  од. зб. із запланованих 72 од. зб.
номенклатур справ 5, що складає -  4 518  на од. зб.
актів на знищення документів не внесених до НАФ  -  8 актів на  11 171 од. зб.,
та карток 9 612 шт..
інструкцій з діловодства – 4.
положень про ЕК та архівні підрозділи – 2.

РОЗДІЛ  6
ЗДІЙСНЕННЯ КНОТРОЛЮ ЗА СТАНОМ ДІЛОВОДСТВА
ТА АРХІВНЇ СПРАВИ НА ПІДПРИЄМСТВАХ, В УСТАНОВАХ
ТА ОРГАНІЗАЦІЯХ
Проводились  семінар-навчання  з підвищення кваліфікації працівників діловодних, експертних та архівних служб установ, організацій. Для учасників надано необхідну методичну інформацію щодо особливостей складання номенклатур справ,  складання та оформлення   описів справ у діловодстві, про підготовку та передавання документів до здавання на зберігання. Проведено 19 виїздів до архівних підрозділів підприємств установ  з питання надання методичної та практичної допомоги.

РОЗДІЛ  7
ВИКОРИСТАННЯ ІНФОРМАЦІЇ ДОКУМЕНТІВ НАФ.
У 2018 році виконано:
- 455  тематичних запитів,  з яких 2 запити   з рекомендацією звернутися за місцем знаходження документа; 
- 2 запити соціально-правового характеру:
- з числа вищеназваних запитів  виконано з позитивним  результатом 441
- звернень громадян 517.

Архівним відділом підготовлено і проведено 6 фотодокументальних виставок:
- до відзначення 175-ї річниці з дня народження П.П.Чубинського
Міський Будинок культури
та фойє  архівного відділу
22 січня – 14 лютого

- до відзначення Дня примирення під час масового свята фотодокументальну виставку
Парк культури та відпочинку
і фойє  архівного відділу
                                                                  9  - 24  травня 
- презентація фотодокументальної виставки «1917-1921 – Український вимір», присвяченої 100-річчю української революції (підготовленої працівниками ДАКО)
Виставковий зал 
Бориспільського Державного
історичного музею
13 - 27 червня              
- до Дня скорботи «Ніхто не забутий,  ніщо не забуте»
Фойє  архівного відділу
23 - 26 червня
- до відзначення Дня міста проведено фотодокументальну виставку  «Бориспіль єсть і землю я цю славлю»
Парк культури та відпочинку
і фойє  архівного відділу
15  - 26  вересня 
- до Дня вшанування 85-х роковин пам’яті жертв голодомору представлена  документальна  виставка  підготовлена працівниками ДАКО «Забуттю не підлягає»
Фойє  архівного відділу      
26 - 30   листопада

Проводилась організація  роботи  користувачів у читальному залі.  У 2018 році  у  читальній залі працювали на протязі року 7 користувачів (громадян України), яким видано на руки 162 од. зб. 
Найцікавішою тематикою досліджень, які проводились користувачами у читальній залі по публікаціях газет  «Колективіст», «Трудова слава» були теми «Історії сіл   Бориспільщини».
 
РОЗДІЛ 8
ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З КАДРАМИ
Архівним відділом організовано 2 (у липні та вересні місяцях) семінари-навчання з працівниками, відповідальними за ведення діловодства та архівної справи на підприємствах, в установах та організаціях міста на яких були присутніми 53 слухачі.
Начальник архівного відділу проходив курси підвищення кваліфікації при  Київській Державній  адміністрації.
Працівники архівного відділу брали участь:
- у засіданні колегії ДАКО – про підведення підсумків  роботи за 2018 рік та планів на 2018 рік;
- у семінарі на тему «Поповнення НАФ документами учасників АТО Київської області»;
- у семінарі-практикумі «Цифровізація архівної справи та діловодства».
З метою заохочення до подальшої висококваліфікованої роботи, щорічно з нагоди відзначення Дня працівників архівних установ проводяться заходи, під час яких відзначаються кращі працівники – відповідальні за ведення архівної справи архівних підрозділів, підприємств, установ, організацій міста. У грудні 2018 року у залі Бориспільського муніципального театру пройшов вечір-вистава. 
Колектив архівного відділу у якому працює дуже невелика кількість співробітників (2-є чоловік), добре справляється з усіма поставленими завданнями.    

Начальник архівного відділу                                                      М.І.Довгенко