28 березня 2024 року у приміщенні Центру надання адміністративних послуг міста Борисполя відбудеться безоплатна консультація нотаріуса Євгенії ОСТАПЕНКО Оголошення про умови проведення конкурсу з визначення підтримки суб’єктам господарювання для часткового відшкодування вартості закуплених суб’єктами господарювання племінних телиць, нетелей, корів Оголошення щодо диспансеризації великої рогатої худоби в приватному секторі Міністерство економіки України розпочинає збір пропозицій щодо економічно доцільних інвестиційних проєктів у ключових сферах економіки Виконавчий комітет Бориспільської міської ради оголошує конкурс по відбору експертів – суб’єктів оціночної діяльності для комплексу робіт по оцінці земельних ділянок, що підлягають продажу суб’єктам підприємницької діяльності Власнику (користувачу) тимчасової споруди (металевий гараж Позиція №1), розташованої біля будинку № 87/1 по вул. Київський Шлях в м. Борисполі. Інформаційне повідомлення власнику (користувачу) тимчасової споруди (металевий гараж Позиція № 2), розташованої біля будинку № 87/1 по вул. Київський Шлях в м. Борисполі Інформаційне повідомлення власнику (користувачу) залізобетонного паркану, металевих воріт та металевої хвіртки розташованих навколо будинку № 32 по вул. Броварська в м. Борисполі Держкомтелерадіо розпочав прийом творів на здобуття премії імені Івана Франка Про скликання п’ятдесят другої позачергової сесії міської ради Запрошуємо на етнофестиваль «Бориспільська весна»! 5 березня у КНП «Бориспільська багатопрофільна лікарня інтенсивного лікування» заплановано забір крові! До уваги ВПО, які оформлять довідки внутрішньо переміщеної особи чи подовження виплат на наступний шестимісячний термін До уваги роботодавців! Міністерство економіки України проводить онлайн-опитування щодо ринку праці в Україні та становища підприємств Виконавчий комітет Бориспільської міської ради оголошує конкурс по відбору експертів – суб’єктів оціночної діяльності для комплексу робіт по оцінці земельних ділянок, що підлягають продажу суб’єктам підприємницької діяльності Запрошуємо на семінар суб’єктів господарювання сільськогосподарських підприємств, які використовують засоби захисту рослин, та власників пасік Запрошуємо громаду відвідати виставку, присвячену пам’яті Героя україни Валерія Гудзя Запрошуємо підприємців взяти участь в опитуванні, спрямованому на збір даних про вплив регуляторного навантаження на бізнес Проведений демонтаж самовільно встановленої тимчасової споруди (торгівельний кіоск «Ковбасні вироби по цінам виробника») на Привокзальній площі, 4 (біля будинку) в м. Борисполі Проведений демонтаж самовільно встановленої тимчасової споруди (металевого кіоску «Преса» на Привокзальній площі (залізничний вокзал) в м. Борисполі Запрошуємо на Відкритий турнір з боксу пам’яті Героя України Валерія Гудзя та усіх загиблих українських воїнів Підготовка документів для виходу на пенсію: що потрібно знати? Оголошено прийом заявок на Національний конкурс «Благодійна Україна-2023» – «Благодійність на захисті України» Повідомлення ТОВ "БІСКВІТНИЙ КОМПЛЕКС "РОШЕН" про плановану діяльність, яка підлягає оцінці впливу на довкілля До уваги власників земельних часток (паїв)! До 1 січня 2025 року необхідно оформити право власності на земельну ділянку (пай) Про скликання п’ятдесят першої сесії міської ради Програма «Власний дім»: підтримки індивідуального житлового будівництва на селі з метою поліпшення житлових умов сільських мешканців До уваги батьків та учнів закладів загальної середньої освіти! Дистанційну форму навчання продовжено до 2 лютого 2024 року включно До уваги власників земельних ділянок та землекористувачів! Коефіцієнт індексації нормативної грошової оцінки земель за 2023 рік Запрошуємо поділитися історіями боротьби за Незалежність України у рамках проекту «Герої серед нас» Запрошуємо ветеранів й ветеранок на програму професійного розвитку з кібербезпеки З 23 до 30 січня 2024 року заклади загальної середньої освіти Бориспільської територіальної громади переведено на дистанційну форму навчання Повідомлення про початок проведення перевірки відповідно до Закону України "Про очищення влади" щодо Гопанчука Дмитра Олександровича 25 січня відбудеться БЕЗОПЛАТНА консультація нотаріуса ХМІЛЬ Тетяни Михайлівни УВАГА! Тимчасове обмеження руху транспортних засобів по вул. Соборна 20 січня 2024 року Оголошується набір в Молодіжну раду Про скликання п’ятдесятої позачергової сесії міської ради Про проведення перевірки достовірності відомостей щодо застосування заборон, передбачених Законом України «Про очищення влади» Інформація про рішення конкурсної комісії з визначення програм, розроблених громадськими об’єднаннями ветеранів, зареєстрованими у місті Борисполі, на виконання яких надається фінансова підтримка з міського бюджету у 2024 році Інформаційне повідомлення власнику тимчасової споруди (кіоск), розташованої на площі Привокзальній в м. Борисполі Запрошуємо жителів громади взяти участь у благодійному спортивному заході, приуроченому до Дня Соборності України: Пробіг Соборності Комітет з питань енергетики та житлово-комунальних послуг проводить аналіз ефективності Закону України «Про ринок природного газу» Інформація щодо зняття зони нагляду з метою недопущення поширення захворювання африканської чуми свиней із населених пунктів громади Про скликання сорок дев’ятої позачергової сесії міської ради До уваги суб’єктів господарювання! Наявність куточка споживача (покупця) в об’єктах торгівлі, побутового обслуговування населення та закладах ресторанного господарства обов’язкова Інформація щодо ЗАБОРОНИ реалізації та використання піротехнічних засобів на території Київської області Запрошуємо дітей взяти участь у конкурсі малюнку "Різдво завдяки тобі" Продовжується прийом заявок за програмами "Власна справа" та "Грант для ветеранів та їх подружжя"! 01 грудня 2023 року в КНП "Бориспільський міський центр первинної медико-санітарної допомоги'' буде проводити безкоштовне, добровільне та анонімне консультування і тестування на ВІЛ Про скликання сорок восьмої сесії міської ради
logo diia

Від 04 лютого 2010 року № 28 «Про затвердження Інструкції з діловодства у міській раді та її виконавчих органах»

04 лют. 2010

 

Відповідно до п. 20 ч. 3 ст. 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», постанови Кабінету Міністрів України від 17.10.1997 № 1153 «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» (із наступними змінами) виконавчий комітет міської ради ВИРІШИВ:

         1.Затвердити Інструкцію з діловодства у міській раді та її виконавчих органах (додається).

         2.Керівникам виконавчих органів міської ради забезпечити неухильне додержання працівниками Інструкції з діловодства та впроваджувати у роботу із документами сучасні засоби механізації, персональні комп’ютери та програмне забезпечення діловодства.

         3.Розпорядження міського голови від 02.01.2008 № 02 «Про затвердження Інструкції з діловодства у міській раді та її виконавчому комітеті, управліннях, відділах, службах міської ради та виконавчого комітету» визнати таким, що втратило чинність.

         4.Контроль за виконанням цього рішення покласти на керуючого справами Передерей Л.Л.

 

Голова                                                               А.С.Федорчук

 

                                                                      Затверджено
розпорядження
міського голови
від 04.02.2010 № 28

І Н С Т Р У К Ц І Я
з діловодства у міській раді
та її виконавчих органах

1.Загальні положення

1.1.Інструкція з діловодства у міській раді та її виконавчих органах (далі – Інструкція) встановлює загальні правила документування управлінської діяльності, визначає основні правила роботи з документами у міській раді та її виконавчих органах (далі – установи та її структурних підрозділах) і регламентує порядок роботи з документами з моменту надходження або створення документів до їх відправлення або передачі в архів установи.
1.2.Інструкція визначає порядок ведення загального діловодства. Її положення поширюються на всю службову документацію, у тому числі створювану за допомогою персональних комп’ютерів (ПК). Комп'ютерні автоматизовані технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів, Примірної інструкції та цієї Інструкції.
Порядок ведення діловодства, що містить інформацію з обмеженим доступом, та діловодства за зверненнями громадян визначається спеціальними нормативно-правовими актами.
1.3.Інструкція розроблена відповідно до положень Конституції, Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», інших законів України, нормативно-правових актів Президента України, Кабінету Міністрів України, Київської обласної державної адміністрації Бориспільської міської ради та її виконавчого комітету з питань здійснення контролю за виконанням документів, удосконалення організаційних структур, Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17.10.1997 № 1153 (далі – Примірна Інструкція), державної уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації (ДСТУ 4163-2003) та Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України 16.03.2001 № 16, зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 08.05.2001 за № 407/5598.
1.4.Залежно від обсягу документообігу, технічного оснащення, територіального розташування та структури установи може застосовуватись повна або часткова централізація діловодства.
1.5.Відповідальність за організацію діловодства несуть: у міській раді та у виконавчому комітеті – міський голова та начальники структурних підрозділів. Вони здійснюють загальне керівництво роботою підпорядкованих діловодних служб і зобов’язані:
забезпечувати дотримання строків виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами і дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем'єр-міністра України, строків, установлених для вирішення питань, що порушені в листах Президента України, Голови Верховної Ради України та його заступників, голів комітетів Верховної Ради України і депутатських фракцій, Голови Конституційного Суду України, Голови Верховного Суду України та голів вищих спеціалізованих судів, Генерального прокурора України, голів Київської обласної ради та Київської обласної державної адміністрації, а також строків виконання інших документів, що надходять до установи;
здійснювати контроль за обов’язковим додержанням в установах, а також в підприємствах та організаціях, що належать до сфери їх управління, вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію, Примірною інструкцією та цією Інструкцією;
вживати необхідних заходів до скорочення службового листування;
не допускати вимагання від підприємств, установ та організацій (далі – організацій), що належать до сфери управління установи, відомостей та інших не передбачених нормативно-правовими актами документів, що не викликане необхідністю;
забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства в установі та в організаціях, що належать до сфери її управління;
всебічно сприяти автоматизації та раціоналізації діловодних процесів, вживати необхідних заходів до оснащення діловодних служб сучасним обладнанням та автоматизованими робочими місцями і локальними обчислювальними мережами на базі ПК;
забезпечувати організацію навчання працівників діловодної служби установи та її структурних підрозділів для підвищення кваліфікації.
1.6.Ведення діловодства в установі покладається відповідно на загальний відділ виконавчого комітету міської ради або на секретарів і діловодів інших структурних підрозділів установи (далі – діловодні служби). Якщо штатним розписом не передбачено посади працівника діловодства, ці обов’язки повинні бути покладені на спеціально виділену для цього особу та визначені у посадовій інструкції.
1.7.Працівники, які за своїми службовими обов’язками забезпечують підготовку, оформлення, реєстрацію документів, повинні бути ознайомлені з порядком роботи з ними відповідно до затвердженої в установі Інструкції з діловодства.
1.8.У разі звільнення будь-якого працівника установи, а також на час його відпустки, відрядження чи тривалої відсутності з інших причин усі невиконані ним службові документи передаються для виконання особі, яка його заміщає.
1.9.Діловодство в установі та її структурних підрозділах здійснюється українською (державною) мовою.
У разі документування зовнішніх зносин установи, викладені українською мовою договори, угоди, листи тощо перекладаються у встановленому порядку мовою відповідної країни чи однією з мов міжнародного спілкування.

2.Документування управлінської
діяльності установ

2.1.Документування управлінської діяльності установи полягає у фіксації за встановленими правилами на паперових або магнітних носіях управлінських дій, тобто у створенні документів.
В установах визначається конкретний комплекс документів, передбачений номенклатурою справ та необхідний і достатній для документування їх діяльності.
2.2.Підставою для створення документів в установі є необхідність засвідчення наявності і змісту управлінських дій, передачі інформації, зберігання і використання цієї інформації протягом певного часу або постійно.
2.3.Управлінська діяльність в установи здійснюється шляхом видання розпорядчих документів.
Відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» керівники установи у межах своїх повноважень:
міський голова – підписує рішення ради та її виконавчого комітету; протоколи сесій міської ради, засідання виконавчого комітету; видає розпорядження у межах своїх повноважень;
секретар ради – підписує протоколи сесій міської ради; рішення міської ради у разі відсутності міського голови;
депутат ради – підписує протоколи сесій міської ради; рішення міської ради, якщо за дорученням депутатів міської ради головував на засіданні міської ради;
заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради – підписує протокол виконавчого комітету; рішення виконавчого комітету у разі відсутності міського голови.
Відповідно до регламенту виконавчого комітету Бориспільської міської ради затвердженого відповідним рішенням міської ради від 25.01.2007              № 964-10-V:
керівники структурних підрозділів установи, організацій – видають накази у межах своєї компетенції.
посадові особи – підписують додатки які вносять до наказів;
головуючі на нарадах – підписують протоколи нарад.
міським головою, першим заступником, заступниками міського голови, керуючим справами, керівниками структурних підрозділів – за результатами розгляду на нарадах видаються доручення.
2.4.Підставами для прийняття розпорядчих документів установи є:
Конституція і закони України, постанови Верховної Ради України, акти Президента України та Кабінету Міністрів України;
доручення органів вищого рівня;
рішення Київської обласної ради;
розпорядження голови Київської обласної державної адміністрації;
провадження виконавчої і розпорядчої діяльності з метою виконання установою покладених на неї завдань і функцій;
потреба у правовому регулюванні діяльності.
2.5.З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних органів, можуть прийматися спільні розпорядчі документи.
Спільні документи органів, які мають повноваження видавати однакові за формою розпорядчі документи (рішення, розпорядження, накази тощо), видаються у відповідній формі (рішення, розпорядження, накази тощо).
Спільні розпорядчі документи органів, що повноважні видавати різні за формою документи, видаються у формі «рішень», які мають правову силу розпорядчого документа кожної установи, яка приймала цей документ.
2.6.Розпорядчі документи, що надходять до установ від органів управління вищого рівня, доводяться у разі необхідності до організацій, що належать до сфери управління установ, шляхом:
розсилання ксерокопій документів органів вищого рівня разом із супровідним листом установи, яка здійснює таку розсилку;
видання установою самостійних розпорядчих документів, у яких викладається зміст документа органу вищого рівня та завдання цієї установи, організацій, що належать до сфери її управління, щодо його виконання;
інформаційних листів про видання таких документів.
В усіх випадках документи установи, що видаються на підставі або відповідно до розпорядчих документів органів вищого рівня, повинні мати посилання на них із зазначенням найменування цих документів, дат, номерів і заголовків.
2.7.Хід обговорення питань і рішення, що приймаються в колегіальних органах, на зборах, засіданнях, нарадах, фіксуються у протоколах. Протоколи оформляються відповідальними за це особами на підставі записів, зроблених у ході засідань. У них вказується дата, час і місце проведення заходу, кількість присутніх, коло запрошених, хто головував на засіданні, перелік питань, які розглядалися, прізвища, ініціали, посади доповідачів та виступаючих без викладення змісту виступів.
Окремі наради, засідання, де розглядаються найбільш важливі питання, за дорученням керівника установи фіксуються технічними засобами і у разі потреби записані таким чином тексти виступів після засідання передруковуються і заносяться до протоколу.
За підсумками нарад, інших заходів розробляються доручення, які підписуються особою, що головувала на них.
За підсумками розгляду питань на засіданнях колегій, комісій, інших консультативно-дорадчих органів приймаються рішення у формі, визначеній положеннями про ці органи.
Оформлення протоколу наради, колегіальних засідань, комісії, протоколів інших заходів, доручень за їх підсумками покладається на структурні підрозділи установи, що готували і забезпечували їх проведення, та помічників керівників установи згідно з розподілом обов’язків.
2.8.Розпорядчі документи установ доводяться до відома виконавців і підвідомчих організацій установи шляхом надсилання їм засвідчених ксерокопій цих документів або ознайомлення з ними.
2.9.Передача тексту службового документа по телефону, телеграфу або факсу може здійснюватися у випадках, коли він потребує негайного виконання. Для оперативної передачі інформації в установах можуть застосовуватися засоби електронного зв’язку, комп’ютерні технології, телефонограми, які підписуються керівниками установ.

3.Приймання, розгляд і реєстрація документів
     
3.1.Приймання документів

3.1.1.Приймання і первинна обробка всієї кореспонденції, що надходить до установи, у тому числі створеної за допомогою ПК, здійснюється в установі:
від юридичних осіб – загальним відділом;
від фізичних осіб – відділом по роботі зі зверненнями громадян;
від суб’єктів підприємництва в питаннях видачі дозвільних документів визначених Законом України «Про дозвільну систему в сфері господарської діяльності» – адміністратором Дозвільного центру.

Кореспонденція, яка надійшла по факсу, в установі приймається у приймальні керівника; у структурних підрозділах – секретарем і передається на реєстрацію до служб, що здійснюють приймання кореспонденції.
Працівникам установи, структурних підрозділів, незалежно від їх службового становища, забороняється приймати без реєстрації в діловодних службах кореспонденцію безпосередньо від представників установ та організацій.
3.1.2.У діловодних службах розкриваються всі конверти, за винятком кореспонденції з поміткою «Особисто».
Кореспонденція з поміткою «Особисто» та адресована громадським організаціям, що функціонують в установі, передається адресатові у нерозкритих конвертах. Перша, якщо вона є службовою, підлягає поверненню протягом двох днів для реєстрації в діловодних службах.
Листи та звернення громадян в установі розконвертовуються, проштамповуються, розподіляються по відповідних структурних підрозділах відділом по роботі зі зверненнями громадян.
3.1.3.При розкритті конвертів перевіряється правильність доставки, непошкодженість упаковки, відповідність номерів на документах і конвертах.
У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі та на конверті. Якщо виявлено відсутність документа або додатків до нього, невідповідність номера на конверті номерові документа, працівником канцелярії складається акт про це у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий залишається в діловодній службі.
У випадку виявлення у конверті, бандеролі, посилці невідомої речовини відповідальний працівник діловодної служби негайно повідомляє про це керівника установи, забезпечує складання відповідного акта та передачу такого послання з речовиною компетентним органам і службам.
Конверти зберігаються і додаються до документів у випадках, коли тільки за конвертом можна установити адресу відправника, час відправлення і одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам на конверті. Конверти також додаються до документів, пов’язаних із судовими, арбітражними справами, позовними заявами, касаційними скаргами та до листів, заяв і скарг громадян.
3.1.4.Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкоджені або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються адресатові за належністю.

3.2.Розгляд документів

3.2.1.Усі документи, що надійшли до установи, у тому числі і засобами електронного зв’язку, підлягають обов’язковому попередньому розгляду.
Попередній розгляд документів здійснюється керівником діловодної служби або іншою виділеною для цього особою відповідно до розподілу обов’язків між працівниками.
3.2.2.Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду керівництвом установи або виконавцями відповідно до функціональних обов’язків, визначення необхідності реєстрації документів, а також встановлення термінів виконання документів, які передаються структурним підрозділам установи чи безпосереднім виконавцям.
У виконавчому комітеті міської ради службова кореспонденція, яка направляється на розгляд міському голові, передається для попереднього розгляду начальникові загального відділу; пропозиції, заяви і скарги громадян без реєстрації в загальному відділі передаються у відділ по роботі зі зверненнями громадян, де вони реєструються у встановленому порядку.
3.2.3.Попередній розгляд документів здійснюється, виходячи з оцінки їх змісту, відповідно до затверджених в установі розподілу обов’язків, положень про структурні підрозділи, номенклатури справ тощо.
3.2.4.Обробка і передача документів керівництву, виконавцям здійснюється в день їх одержання. Доручення органів вищого рівня, телеграми, телетайпограми і телефонограми розглядаються негайно.
3.2.5.На розгляд міського голови передаються акти законодавства, доручення Президента України, доручення Прем’єр-міністра України, запити і звернення народних депутатів України, документи органів вищого рівня, документи, що містять інформацію з принципових питань і потребують рішення міського голови, а також адресовані особисто. Інші документи передаються на розгляд першому заступникові голови, заступникам голови та керуючому справами виконавчого комітету відповідно до розподілу обов’язків.
Документи, які виконуються кількома виконавцями, передаються їм по черзі або одночасно в копіях. Оригінал на паперовому носієві передається виконавцеві, який в резолюції відповідної посадової особи зазначений першим. Необхідність розмноження документів і кількість копій визначається особою, яка організовує їх виконання.
Структурним підрозділам установи документи, за рішенням керуючого справами виконавчого комітету можуть надсилатися електронною поштою, зокрема в автоматизованій системі діловодства АСКОД-10.
3.2.6.Документи органів вищого рівня, що надходять до структурних підрозділів установи, розглядаються керівником цього підрозділу, а за його відсутності – посадовою особою, яка його заміщає. Порядок розгляду інших документів, що надходять у структурні підрозділи установи, визначається їх керівниками.
3.2.7.Результати розгляду документів керівництвом установ фіксуються в резолюціях відповідних посадових осіб. Резолюція, яку ставить на документі посадова особа, складається з таких елементів: прізвище виконавця (виконавців) у називному відмінку, зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дата.
Для документів з термінами виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначається: виконавець, підпис автора резолюції, дата.
Резолюція (перша) керівника установи може проставлятися:
безпосередньо на документі;
на першому примірникові реєстраційно-контрольної картки у спеціально визначеному для цього місці;
на спеціальних бланках або окремих аркушах.
Резолюція, яка проставляється безпосередньо на документі, розміщується нижче реквізиту «Адресат», паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на березі документа, призначеного для підшивки. Як правило, на документі повинно бути не більше однієї резолюції. Написання резолюції на спеціальних бланках або окремих аркушах можливе у разі, коли деталізується порядок виконання документа та уточнюються виконавці.
Наступні, після першої, резолюції проставляються у контрольних картках, передбачених в автоматизованій системі діловодства АСКОД-10, у спеціально відведеному для цього місці або на спеціальних бланках чи окремих аркушах.

3.3.Реєстрація документів

3.3.1.Реєстрація документа – це фіксування факту створення або надходження документа шляхом проставлення на ньому умовного позначення – реєстраційного індексу з подальшим записом у реєстраційних формах необхідних відомостей про документ.
3.3.2.Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням та оперативного використання наявної в документах інформації.
3.3.3.Реєстрації підлягають документи, що створюються і використовуються в установі, а також ті, що надходять від інших установ, підприємств, організацій і громадян (внутрішні, вхідні, вихідні).
Не підлягають реєстрації документи оперативного, довідково-інформаційного характеру, які містять тимчасову інформацію, а також ті, що обліковуються в галузевих функціональних структурних підрозділах у спеціальних облікових формах (бухгалтерські документи первинного обліку, місячні та квартальні звіти організацій тощо).
Перелік документів, що не підлягають реєстрації, наведено у додатку 1.
3.3.4.Основним принципом реєстрації документів є однократність. Документи реєструються в установі один раз: вхідні – в день отримання або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані в установі – у день підписання або затвердження. У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу в інший, він повторно не реєструється, а лише робляться відмітки у реєстраційних формах (паперових та електронних) про факт та дату передачі документа.
3.3.5.Реєстрація документів у виконавчому комітету міської ради, у її структурних підрозділах здійснюється централізовано, в загальному відділі.
Реєстрація пропозицій, заяв, скарг громадян здійснюється окремо від службової кореспонденції. У виконавчому комітеті міської ради вони реєструються у відділі по роботі зі зверненнями громадян.
3.3.6.Реєстрація розпорядчих документів здійснюється:
у міській раді та її виконавчому комітеті – в автоматизованому режимі;
у структурних підрозділах установи – у міру можливостей та набуття відповідними працівниками навиків роботи в автоматизованій системі діловодства АСКОД-10.
Для розпорядчих документів (рішення, розпорядження, накази, документи з грифом «Затверджую», доручення керівництва) в установах, крім реєстрації в автоматизованому режимі, ведуться також журнали (паперові та електронні) реєстрації.
У міській раді та її виконавчому комітеті ведуться такі журнали:
журнал реєстрації рішень міської ради;
журнал реєстрації рішень виконавчого комітету;
журнал реєстрації розпоряджень міського голови;
журнал реєстрації розпоряджень міського голови з особового складу,
журнал реєстрації розпоряджень міського голови про відпустки;
журнал реєстрації розпоряджень міського голови про відрядження;
журнал реєстрації документів із грифом “Затверджую”;
журнал реєстрації доручень міського голови, його заступників та керуючого справами.
Усі журнали реєстрації розпорядчих актів, що ведуться в установі, повинні бути прошиті, пронумеровані і засвідчені підписом працівника діловодної служби та печаткою.
3.3.7.Для реєстрації вхідних, вихідних і розпорядчих документів застосовуються придатні для оброблення ПК реєстраційно-контрольні картки (додатки 2, 3 і 4).
У виконавчому комітеті міської ради реєстраційно-контрольні картки створюються в автоматизованому режимі в електронному вигляді:
до розпорядчих документів міської ради (рішень міської ради) – працівниками організаційного відділу відповідно до розподілу обов’язків;
до вхідних і вихідних документів, до розпорядчих документів виконавчого комітету (рішень виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови, документів з грифом «Затверджую», окремих доручень керівництва) – працівниками загального відділу відповідно до розподілу обов’язків;
до розпоряджень міського голови з кадрових питань – працівниками відділу кадрового забезпечення відповідно до розподілу обов’язків;
до звернень громадян – відділом роботи із зверненнями громадян відповідно до розподілу обов’язків.
3.3.8.При картковій формі реєстрації документів реєстраційно-контрольні картки на паперових носіях виготовляються у необхідній кількості примірників. Кількість примірників реєстраційно-контрольних карток на паперових носіях визначається числом картотек, які ведуться в установі. Визначення кількості картотек повинні відповідати конкретним потребам установи.
У виконавчому комітеті міської ради реєстраційно-контрольні картки на паперових носіях складаються тільки до вхідних документів в одному примірникові, який з документом передається виконавцеві. До вихідних та розпорядчих документів реєстраційна картка створюється загальним відділом тільки в електронному вигляді у базі даних комп’ютера.
3.3.9.Реєстраційно-контрольні картки до вхідних документів групуються у довідкові картотеки, які створюються окремо в установі на кожний календарний рік. Реєстраційно-контрольні картки на пропозиції, заяви і скарги громадян групуються в окрему картотеку або виділяються в окремий розділ загальної картотеки.
У виконавчому комітеті міської ради довідкова картотека вхідних, вихідних документів, розпорядчих актів формується у банку реєстраційних даних ПК в автоматизованому режимі.
3.3.10.Реєстрація документів в автоматизованому режимі проводиться централізовано в місцях реєстрації документів, обладнаних ПК. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки, побудованої на базі обов'язкових реквізитів, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів (додаток 5), або шляхом прямого введення з документа встановленого обов'язкового складу реквізитів: назва виду документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа (дата та індекс надходження документа – для тих, що надійшли); заголовок документа або його короткий зміст: резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа – відповіді).
При автоматизованій реєстрації документів формується банк реєстраційних даних, а за наявності мережі – центральний банк реєстраційних даних. До центрального банку реєстраційних даних заносяться закони України, постанови Верховної Ради України, акти та доручення Президента України, рішення Кабінету Міністрів України, доручення Прем'єр-міністра України, а також інші документи в міру можливості.
Автоматизовані реєстраційні банки даних забезпечують працівників установ інформацією про всі документи і місце їх знаходження за допомогою виведення інформації на дисплей і виготовлення машинограм.
Пошук інформації проводиться централізовано на автоматизованих місцях реєстрації та обробки інформації. Користувач повинен мати можливість одержати інформацію за всіма або кількома реквізитами реєстрації і точну адресу місця знаходження документа на даний час.

4.Порядок державної реєстрації нормативно-правових актів

4.1.Державна реєстрація нормативно-правових актів установи, та її структурних підрозділів здійснюється згідно з Положенням про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств, інших органів виконавчої влади, органів господарського управління та контролю, що стосуються прав, свобод і законних інтересів громадян або мають міжвідомчий характер, затвердженим Кабінетом Міністрів України.

5.Порядок прийому-передачі інформації засобами електронного зв'язку, за винятком документів, які надходять через систему АСКОД

5.1.Загальні положення

5.1.1.Міська ради її виконавчий комітет є абонентами мережі Інтернет зі своїми Інтернет-адресами. Бориспільська міська рада також має власний офіційний сайт. Офіційні Інтернет-реквізити: http://http://www.borispol/-rada.gov.ua, та inf@Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. Вам потрібно увімкнути JavaScript, щоб побачити її..
Крім того, функціонує корпоративна мережа електронного зв'язку під управлінням поштової програми FossМаіІ (далі – система FossМаіІ) з головним поштовим сервером у загальному відділі виконавчого комітету міської ради, абонентами якої є структурні підрозділи установи. Всі комп’ютери установи, частина комп’ютерів її структурних підрозділів, що знаходяться в приміщенні адмінбудинку установи, об'єднані в локальну мережу.
5.1.2.Прийом-передача інформації за допомогою засобів електронного зв'язку здійснюється:
через мережу Інтернет;
через корпоративну мережу під управлінням системи FossМаіІ.
5.1.3.Засобами електронного зв'язку через систему FossМаіІ може передаватися відкрита інформація. Перелік основних видів інформації, що передається засобами електронного зв’язку через систему FossМаіІ установи додається (додаток 6).
5.1.4.Копії (примірники) розпорядчих документів установи, її структурних підрозділів, листи, інші офіційні документи повинні офіційно відправлятися звичайним способом на паперових носіях через служби діловодства. Для прискорення роботи з такими документами можливе відправлення їх електронною поштою за погодженням із заступниками міського голови згідно з розподілом обов'язків, із зазначенням, що офіційний документ надійде звичайним способом. Такі документи повинні містити реєстраційні дані та виконуватися на бланку установи.

5.2.Організація прийому-передачі інформації
електронними засобами зв’язку

5.2.1.Прийом інформації
При надходженні інформації на офіційну адресу установи в мережі Інтернет працівник загального відділу установи проводить попередній розгляд інформації та реєструє їх у системі «АСКОД-10» із відміткою вид доставки – «Електронна пошта» і в день надходження інформації повідомляє про неї керівництво установи та відповідного структурного підрозділу (у разі зазначення конкретного адресата) або подає її для розгляду і подальшого спрямування керуючому справами. При необхідності переадресує її засобами електронного зав’язку зазначеному адресатові.
Аналогічні дії виконує співробітник структурного підрозділу, який має доступ до мережі Інтернет та Інтернет-адреси.
5.2.2.Передача інформації засобами мережі Інтернет.
5.2.2.1.Інформація, яку необхідно передати засобами мережі Інтернет, готується відповідними підрозділами установи в електронному вигляді і передається у загальний відділ на флешах, дискетах, або через локальну мережу, або засобами системи FossМаіІ. Файли готуються у форматі Місгоsoft. WinWord версії не нижче 6 чи Ехсеl версії не нижче 5, чи у форматах JРЕG, GІF, ТІF, що стосується відсканованих документів.
5.2.2.2.Інформація підписується міським головою, його заступниками або керуючим справами відповідно до розподілу обов'язків. Її передача здійснюється за погодженням із посадовою особою, яка підписала документ, або із керуючим справами. Документ або його другий примірник на паперовому носії подається до загального відділу установи. За достовірність та правильність поданої інформації несе відповідальність особа чи підрозділ, що її підготувала.
5.2.2.3.Документ для передачі реєструється у загальному відділі установи в системі «Аскод-10» із відміткою вид доставки – «Електронна пошта».
Після реєстрації інформація передається працівником цього відділу за наданою адресою.
При наявності доступу до мережі Інтернет та відповідних повноважень структурні підрозділи установи самостійно виконують зазначені у п. 5.2.1. та п.5.2.2. дії з обов'язковою реєстрацією у загальному відділі.
5.2.3.Інформація може прийматися-передаватися засобами локальної мережі установи абонементам локальної мережі, які мають доступ до мережі.  

6.Складання та оформлення службових документів

6.1.Складання документів

6.1.1.Для складання службових документів, як основні, використовуються, згідно з ГОСТ 9327, два формати паперу – А4 (210х297мм) і А5 (210х148мм).
Дозволяється використовувати бланки формату А3 (297 х 420 мм) і А6 (105 х 148мм). Бланки формату А3 застосовують для оформлення документів у вигляді таблиць, формату А6 – для резолюцій (доручень).
Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.
6.1.2.Документи повинні, як правило, оформлятися на бланках установи. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів та Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади.
Встановлено такі види бланків:
бланк листа (зразки кутового і повздовжнього бланка листа наведені у додатках 7 і 8;
бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа, наприклад: рішення, розпорядження, наказ), крім листа (додаток 9);
загальний бланк для створювання різних видів документів (без зазначення у бланку назви, виду документа) (додаток 10).
На основі загального бланка установи можна розробляти бланки структурного підрозділу установи або бланки посадової особи цієї установи, або структурного підрозділу у тому разі, якщо керівник підрозділу або посадова особа має право підписувати документи (додаток 11).
Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць.
Бланки кожного виду повинні виготовлятися на основі кутового або повздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площ) способом.
Бланки виготовляються друкарським способом на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів. Дозволено виготовляти бланки за допомогою комп’ютерної техніки (ДСТУ 4163-2003).
Бланки документів повинні мати такі поля:
30 міліметрів – ліве;
10 міліметрів – праве;
15 міліметрів –верхнє та нижнє.
Кожний бланк установи повинен мати порядковий номер, який рекомендовано зазначати на нижньому полі зворотного боку бланка. Порядковий номер проставляється нумератором, друкарським або іншим способом. Облік видачі бланків ведеться у діловодних службах окремо за видами у журналі відповідно додатку 13 розпорядження міського голови від 04.12.2009 № 564 «Про порядок обліку, зберігання, використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави виконавчого комітету міської ради».
Не на бланках установи дозволяється оформляти заяви працівників, окремі службові довідки, інформації, записки тощо.
Документи, підготовлені спільно кількома установами, організаціями, також оформляються не на бланках.
6.1.3.З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ, як правило, повинен містити одне питання.
Винятком є складання протоколів, наказів, планів, звітів та інших узагальнюючих документів.
6.1.4.Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, заради фіксування якої було створено документ.
Зміст документа має бути пов’язаний із змістом раніше виданих з даного питання документів.
Текст документа повинен бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно, без повторів та вживання не розшифрованих абревіатур (скорочень), слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження або не відповідають офіційно визначеним термінам.
Документи, які надсилають зарубіжним адресатам, можна оформлювати українською або мовою країни адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.
6.1.5.Текст документа оформляється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.
6.1.6.Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується у разі складання розпорядчих документів, правил, положень, листів тощо. Він може складатися із розділів, які в необхідних випадках мають заголовки і нумерацію.
6.1.7.Тексти розпорядчих документів і листів складаються, як правило, із двох частин.
У першій (констатуючій) частині зазначається підстава або обґрунтування для складання документа. У тексті документа, підготовленого на підставі документів органів вищого рівня, інших організацій або раніше виданих документів, вказують їх реквізити: назви документів, найменування організацій – авторів документів, дати документів, реєстраційні номери документів, заголовки до їх текстів.

Приклад
Відповідно до ст. 40 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», постанови Кабінету Міністрів України від 16.01.2003 № 33 «Про затвердження Державної програми відпочинку та оздоровлення дітей на період до 2008 року» та з метою удосконалення організації повноцінного відпочинку, оздоровлення дітей...
У другій (розпорядчій) частині викладаються висновки, пропозиції, рішення, розпорядження, прохання.

Приклад

Управлінню освіти і науки міської ради, відділу у справах сім’ї, молоді та спорту, службі у справах дітей виконавчого комітету міської ради забезпечити безумовне виконання заходів Програми...

В окремих випадках текст документа може містити лише одну резолютивну частину: рішення, розпорядження, накази – розпорядчу частину без констатуючої, листи – прохання без пояснень тощо.
Якщо завдання або дія передбачає конкретного виконавця, відповідний пункт починають із зазначення посади і прізвища виконавця (ініціали у тексті ставлять після прізвища) у давальному відмінку.

Приклад
Начальнику фінансового управління виконавчого комітету міської ради Заєць С.М. інформувати ...

В останньому пункті розпорядчої частини вказують конкретних осіб, на яких покладають контроль за виконанням розпорядчого документа.

Приклад
3.Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на першого заступника міського голови Корнійчука М.П.
або
3.Контроль за виконанням цього рішення залишаю за собою.

Прізвища, найменування підприємств, установ, організацій, терміни розміщуються у тексті документа в алфавітному або іншому прийнятому для цього виду документа порядку.
Довільне скорочення найменування установ та окремих слів не допускається.
6.1.8.Форма анкети використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про один об’єкт за певним набором ознак. Найменування ознак об’єкта та їх характеристики повинні бути виражені іменником у називному відмінку або словосполученням з іменником у називному відмінку, показники можуть бути виражені цифрами.
Анкетні тексти використовуються в організаційно-розпорядчих, фінансових документах тощо.
6.1.9.Форма таблиці використовується у разі викладення цифрової або словесної інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Табличні тексти використовуються у звітно-статистичних, фінансових, бухгалтерських, організаційно-розпорядчих документах та інших документах.
Таблиці мають два рівні членування тексту: вертикальний – графи, горизонтальний – рядки.
Заголовки і підзаголовки граф та рядків повинні бути виражені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках граф та рядків таблиці використовуються тільки загальноприйняті скорочення та умовні позначення.
Графи таблиці та їх підзаголовки нумеруються, якщо таблиця друкується більше ніж на одній сторінці, на наступних сторінках позначаються тільки номери граф (їх підзаголовків).
У таблицях і анкетах, призначених для оброблення ПК, об’єкти, ознаки та їх показники, у разі потреби кодуються.
6.1.10.Текст документа може поділятися на розділи, підрозділи, пункти та підпункти. Розділи (підрозділи) можуть мати заголовки (підзаголовки). Заголовки розділів друкують з великої літери (дозволяється написання великими літерами усього заголовка). Підзаголовки друкують з великої літери. Крапку у кінці заголовків і підзаголовків не проставляють. Розділи, підрозділи, пункти та підпункти нумеруються арабськими цифрами, розділяються крапками і друкуються з абзацу.

Приклад

1.Розділ
1.1.Підрозділ
1.1.1.Пункт
1.1.1.1.Підпункт

6.1.11.Дати в текстах документів оформляються цифровим способом. Елементи дати позначаються арабськими цифрами у такій послідовності: число місяця, місяць, рік. Групи цифр розділяються крапками. Наприклад: дату 29 серпня 2007 року слід писати 29.08.2007.
Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, та перед ними проставляється 0. Наприклад дату 1 березня 2008 року слід писати 01.03.2008.
У текстах розпоряджень міського голови, інших документах, що містять відомості фінансового характеру, допускається використання словесно-цифрового способу оформлення дат: 20 вересня 2007 року.
6.1.12.Текст документа, що регулює діяльність установи, її працівників (положення, статут, посадова інструкція тощо), складають з розділів, пунктів, підпунктів. Кожен розділ має відповідний номер та заголовок.

Приклад 1

Структура тексту положення про установу може мати розділи:
1.Загальні положення
2.Основні завдання
3.Функції
4.Права та обов’язки
5. Організація роботи
6.Керівництво
7.Відповідальність
8.Майно та засоби
9.Реорганізація та ліквідація

Приклад 2
Структура тексту посадової інструкції може мати розділи:
1.Загальні положення
2.Завдання, обов’язки та повноваження
3.Права
4.Відповідальність
5.Кваліфікаційні вимоги

6.1.13.Текст протоколу складається із вступної та основної частин.
У вступній частині зазначають прізвища та ініціали головуючого, секретаря, присутніх постійних членів колегіального органу і запрошених осіб, а також порядок денний. Після слова «Присутні» спочатку за алфавітом записують усіх присутніх на засіданні постійних членів колегіального органу, а потім – запрошених осіб із зазначенням, за потреби, їхніх місць роботи і посад. У протоколі розширеного засідання, де багато присутніх, їх склад зазначають кількісно, а список із зазначенням прізвищ та посад додають до протоколу, про що роблять відповідний запис. У порядку денному зазначають питання, винесені на розгляд колегіального органу, прізвища та ініціали доповідачів, а у разі потреби – вказують їх посади.
Питання розглядають і розміщують за порядком їх важливості, складності й передбаченого часу обговорення. Кожне питання нумерують. У разі, коли на розгляд виносять багато питань, то дозволяється не вносити порядок денний у текст протоколу, а зробити посилання: «Порядок денний засідання додається».
Основна частина протоколу складається з розділів, що мають відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумерують арабськими цифрами і структурують за такою схемою: слухали – виступили – вирішили (ухвалили). Слова СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ) друкують великими літерами від лівого берега аркуша без відступу, після них ставлять двокрапку. Нижче слів СЛУХАЛИ й ВИСТУПИЛИ з абзацу зазначають прізвища та ініціали доповідачів і виступаючих, потім ставлять тире й викладають зміст доповіді від третьої особи однини. Питання до доповідача і його відповіді протоколюють у порядку їхнього надходження. Якщо текст або тези доповідей чи виступів додаються окремо, то після прізвища з ініціалами роблять запис: «Текст доповіді (виступу, повідомлення) додається». З кожного питання порядку денного приймають рішення, яке фіксують нижче слова ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ) з абзацу. Рішення, що містять декілька питань, поділяють на пункти, які нумерують арабськими цифрами. У кожному пункті має бути конкретно визначено: кому доручається, що саме та у який термін виконати. Стиль протокольних рішень – розпорядчий, лаконічний, без неоднозначних трактувань. За необхідності у протоколі зазначають результати голосування з тих чи інших питань.
За обсягом фіксованих даних протоколи можуть бути стислі та повні. У стислих протоколах фіксують лише питання, що їх обговорюють на засіданні, прізвища доповідачів, виступаючих та прийняті рішення. Повні протоколи, крім зазначених вище відомостей, містять записи виступів усіх доповідачів та учасників колегіального органу.
6.1.14.Акт засвідчує якийсь існуючий факт, дію або подію що відбулися; його складають уповноважені особи у присутності свідків або на підставі обстеження чи вивчення. Текст акта містить дві частини. У вступній частині акта вказують назву документа, на підставі якого актується факт, подія або дія, а також номер та дату цього документа. Перераховуючи осіб, які брали участь у складанні акта, зазначають їхні посади, прізвища та ініціали (у називному відмінку). Якщо акт складено комісією, то першим зазначають голову комісії.
Прізвища членів комісії наводять в алфавітному порядку. Слова «Підстава», «Голова», «Члени комісії», «Присутні» пишуть з великої літери.
Основна частина акта містить описання встановлених фактів. У разі потреби формулюють висновки та вносять пропозиції. Текст акта закінчують відомостями про те, у якій кількості примірників він створений.
Як правило, акт затверджується керівником організації.
6.1.15.Текст договору (угоди) фіксує угоду двох або більше сторін про встановлення, зміну або припинення відповідних прав та обов’язків, відповідальність за їх невиконання тощо – відповідно до норм чинного законодавства.
Текст договору (угоди) поділяється на розділи, пункти та підпункти і підписується уповноваженими представниками сторін і скріплюється печатками установ.
6.1.16.Текст довіреності фіксує факт надання права на здійснення зазначених у цьому документі дій та прийняття рішень від імені довірителя (юридичної чи фізичної особи) перед третіми особами.
Текст довіреності повинен відповідати вимогам ст.ст. 244-249 Цивільного кодексу України.
6.1.17.Службові листи за змістом та призначенням можуть бути інструктивні, гарантійні, інформаційні, рекламні, листи-запити, листи-повідомлення, листи-запрошення, листи-нагадування тощо.
Виклад тексту службового листа має бути лаконічним, послідовним, переконливим, коректним. Факти і події висвітлюються об’єктивно, всі аспекти питання, що розглядається, викладаються зрозуміло, стисло, але достатньо повно.
Лист, як правило, готується з одного питання. Якщо необхідно звернутися до організації з декількох питань, доцільно оформити кілька листів.
У службовому листуванні прийнято форму викладення тексту від першої особи множини (просимо, повідомляємо, направляємо, нагадуємо тощо), так як посадова особа, яка підписує лист, виступає від імені організації.
Форма викладення тексту від першої особи однини (прошу, повідомляю, направляю, нагадую тощо) можлива у випадках, коли лист оформлюють на бланку посадової особи або коли лист містить персональне звернення до адресата.
Текст службового листа, як правило, складається з двох логічно пов’язаних частин: опису фактів або подій, що послужили підставою для його написання, та висновків і пропозицій.
6.1.18.Відповідальність за зміст, строки, рівень підготовки та належне оформлення документів покладається:
таких, що розробляються на виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами та дорученнями Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем'єр-міністра України, рішенням голів обласної ради, обласної державної адміністрації – на одного із заступників міського голови відповідно до розподілу обов'язків;
інших службових документів – на керівників структурних підрозділів установи.
Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа покладається на керівників структурних підрозділів.
Відповідальність за зміст, рівень підготовки та належне оформлення документа, що візується кількома особами покладається на всі ці посадові особи та на заступників міського голови відповідно до розподілу їх обов’язків.

6.2.Оформлення документів

6.2.1.Службові документи, що складаються в установах, повинні мати обов’язкові реквізити та стабільний порядок їх розміщення (додатки 12 і 13).
Під час підготовки та оформлення документа, склад обов’язкових реквізитів може бути доповнений іншими реквізитами, якщо цього вимагає призначення документа або його обробка.
Нормативно-правові акти, які відповідно до Указу Президента України від 03.10.1992 № 493 «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади» підлягають державній реєстрації, повинні мати у верхньому правому кутку після номера акта чи грифа затвердження вільне місце (6х10 см) для запису про державну реєстрацію.
6.2.2.Найменування установи-автора документа зазначається відповідно до положення (статуту) про неї, затвердженого у встановленому порядку, або документа про її утворення. Скорочене найменування вживається тільки у разі, коли воно офіційно зафіксовано у положенні про установу. На бланку скорочене найменування розміщується слідом за повним.
6.2.3.Назва виду документа (рішення, розпорядження, наказ) повинно зазначатися на кожному бланку (за винятком листів). Воно зазначається на бланку документа друкарським або машинописним способом.
6.2.4.Всі службові документи, що складаються у виконавчому комітеті міської ради виготовляється за допомогою комп’ютерної техніки 14 шрифтом.
Для забезпечення ідентифікації документів відповідно до вимог ІSО 9001:2008 вони складається із таких частин:
верхній колонтитул – використовується тільки на першій сторінці;
текст;
нижній колонтитул – використовується на всіх сторінках, крім першої.
У колонтитули можна вносити зміни.
Верхній колонтитул має визначений комплекс обов’язкових реквізитів та сталий порядок їх розташування.
У верхньому колонтитулі службового розпорядчого документа можуть використовувати такі реквізити:
Державний герб України;
найменування установи;
назва виду документа;
дата;
індекс;
місце складання.
Текст службового документа може складатися з таких реквізитів:
заголовок до тексту;
текст;
відмітка про наявність додатків;
відмітка про контроль;
підпис;
візи.
Якщо розпорядчі документи оформляються не на бланках установи, то підпис обов’язково скріпляється печаткою.
Нижній колонтитул службового документа можуть складатися з таких реквізитів:
назва установи;
адреса установи, адреса WEB-сторінки, контактний телефон установи;
назва документу;
порядкова нумерація, яка включає поточний номер сторінки та загальну кількість сторінок.
Документи, що виходять із установи можуть мати, крім зазначених вище, такі реквізити у верхньому колонтитулі:
індекс, посилання на дату вхідного документа;
адресат (додаток 14). 

6.3.Заголовок до тексту

6.3.1.До кожного документа, що друкується на папері формату А4 (210х297мм), обов’язково, незалежно від його призначення, складається заголовок.
Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа. Він має бути максимально коротким і ємним, точно передавати зміст тексту.
Заголовок повинен граматично узгоджуватися з назвою документа, формуватися за допомогою віддієслівного іменника і відповідати на питання «про що?», «кого?», «чого?». Наприклад, розпорядження (про що?) про утворення управління; посадова інструкція (кого?) провідного спеціаліста; протокол (чого?) засідання комісії.
Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може формулюватися узагальнено.
Заголовки не складаються для телефонограм, телеграм, повідомлень, а також для документів, текст яких друкується на папері формату А5.

 

6.4.Адресування документів

6.4.1.Адресатами документа можуть бути підприємства, організації, установи, їхні структурні підрозділи, посадові особи, громадяни (фізичні особи).
6.4.2.У разі адресування документа підприємству, організації, установі або її структурному підрозділові без зазначення посадової особи їхні назви подають у називному відмінку.

Приклад
Київська обласна державна адміністрація;
Київська обласна рада

6.4.3.У разі адресування документа посадовій особі, назва установи зазначається у називному відмінку, а посада та прізвище адресата – у давальному відмінку.

Приклад
Київська обласна державна адміністрація
Начальнику загального відділу
Прізвище, ініціали

6.4.4.У разі адресування документа керівникові установи або його заступникові назва установи входить до складу назви посади адресата.

Приклад
Начальникові Головного управління
державної служби України
Прізвище, ініціали

У разі потреби в реквізиті «Адресат» можуть зазначатися почесне звання та вчений ступінь.
6.4.5.Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено.

Приклад
Директорам загальноосвітніх шкіл
Керівникам комунальних установ

6.4.6.Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово «Копія» перед позначенням другого, третього та четвертого адресата не вказується, кожний екземпляр для кожного адресата повинен бути підписаним.
За наявності більшої кількості адресатів складається список для розсилання, а на кожному примірникові документа зазначають тільки одного адресата.
6.4.7.До складу реквізиту «Адресат» може входити поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу установи мають відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку.
Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам.

Приклад
Редакція журналу «Архіви України»”
вул. Хрещатик, 32, м. Київ-5, 01005

6.4.8.Якщо документ адресують фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище, ім’я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, найменування населеного пункту, району, області, поштовий індекс.

Приклад
Іванченко М. С.
вул. Садова, буд. 7, кв. 24,
м. Бориспіль, Київська обл., 08300

6.5.Датування документів

6.5.1.Усі службові документи підлягають датуванню.
Датою документа є дата його підписання, затвердження або дата події, яка зафіксована в документі (для протоколів, актів та деяких інших документів); для документа, що приймається колегіальним органом – дата його прийняття.
6.5.2.Датою введення в дію розпорядчого документа вважається дата його підписання керівником або дата прийняття документа колегіальним органом, якщо в документі не вказаний пізніший термін введення його в дію.
6.5.3.Дата документа оформлюється цифровим способом. Елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік.

Приклад
15.01.2008

У розпорядчих документах (рішення, розпорядження, накази тощо) і фінансових документах застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат, наприклад: 30 січня 2008 року.
6.5.4.Дата на документі проставляється особою, яка його підписала або затвердила, у момент підписання або затвердження.
6.5.5.Обов’язковому датуванню та підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його у справу тощо).
6.5.6.Дата підписання документа проставляється в лівій верхній частині документа поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку.
6.5.7.Якщо документ складено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису, ліворуч.

6.6.Індексація документів

6.6.1.Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час реєстрації і вказують на місце складання, виконання та зберігання документів.
Місце розміщення цього реквізиту залежить від бланка та виду документа.
6.6.2.Індекси вхідних, вихідних і розпорядчих документів, створюваних установою, складаються із порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, які відповідно до завдань пошуку можуть доповнюватися індексами за номенклатурою справ установи, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо.
6.6.3.У виконавчому комітеті міської ради:
6.6.3.1.Індекс вхідного документа складається з індексу справи за номенклатурою і порядкового номера реєстрації вхідних документів з початку року.
6.6.3.2.Індекс вихідного документа складається з індексу справи за номенклатурою і порядкового номера реєстрації вихідних документів з початку року.
6.6.4.Індекс справи у номенклатурі справ складається з індексу структурного підрозділу і номера справи за номенклатурою.
6.6.5.Індексами розпорядчих документів (рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, наказів), протоколів є їх реєстраційні номери, які присвоюються самостійно в межах кожного виду документів.
Реєстрація розпорядчих документів проводиться в межах кожного календарного року в нумераційному порядку: 1, 2, 3, 4... Не допускається реєстрація розпорядчих документів в порядку: 1/1, 12/1, тобто в дробовому варіанті.
Реєстрація рішень міської ради ведеться від початку скликання ради. У номері рішення міської ради зазначається порядковий номер рішення, номер протоколу засідання міської ради та номер скликання ради, наприклад:

         № 1235-25-V.

         Реєстрація документів із грифом «Затверджую» та доручень проводиться в межах кожного календарного року. У номері документів зазначається порядковий номер та індекс керівника відповідно до переліку індексів керівників та підрозділів виконавчого комітету міської ради, що затверджується керуючим справами після прийняття штатного розпису.
Індекси пропозицій, заяв і скарг громадян можуть доповнюватися першою буквою прізвища автора.
6.6.6.На документі, що підготували спільно кілька установ, реєстраційний індекс складається із реєстраційних індексів кожної з цих установ, які проставляють через правобіжну похилу риску (дріб) згідно з послідовністю підписів авторів документа, а дата – за останньою датою підписання документа.
Приклад
465/162/923 від 15.08.2007

6.6.7.Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, фіксується тільки у документі, що є відповіддю на інший документ (лист, довідка, доповідна записка, акт, висновок тощо). Відомості у реквізит переносяться з документа, на який дається відповідь, і, як правило, вони включають його вихідний реєстраційний номер і дату. Цей реквізит розміщується нижче або на рівні реєстраційного індексу установи – відправника відповіді на спеціально відведеному місці на бланку.

6.7.Погодження документів

6.7.1.У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обґрунтованості та встановленні відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.
6.7.2.Погодження може здійснюватись:
внутрішнє – із структурними підрозділами виконавчого комітету міської ради, органами, установами, організаціями, діяльність яких на території міста координується міською радою та її виконавчим комітетом і які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними у проекті документа;
зовнішнє – із установами, не підпорядкованими міській раді та її виконавчому комітету і діяльність яких нею не координується.
6.7.3.Внутрішнє погодження проектів документів, що розробляються на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів та доручень Президента України, рішень Кабінету Міністрів України, доручень Прем'єр-міністра України, рішень Київської обласної ради, розпоряджень голови Київської обласної державної адміністрації проводиться не пізніше ніж у 2-денний строк після закінчення їх розроблення безпосереднім виконавцем. Проекти таких документів розглядаються керівником установи невідкладно.
Зовнішнє погодження проектів зазначених документів проводиться установами, яким проекти надіслано для розгляду, у строк, визначений їх розробниками.
6.7.4.Внутрішнє погодження проекту документа оформляється візуванням проекту документа відповідною посадовою особою. Віза складається із назви посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує документ, та дати візування.

Приклад
Начальник юридичного відділу
підпис                       (ініціали, прізвище)
(дата)

6.7.5.Візування документа для посадових осіб, яких він стосується, є обов’язковим.
Якщо є зауваження і доповнення до проекту документа, то вони викладаються на зворотному боці документа, про що на проекті при візуванні робиться відповідна відмітка.

Приклад
Начальник юридичного відділу
підпис                       (ініціали, прізвище)
Зауваження і пропозиції додаються
(дата)

Зауваження обов’язково доповідаються особі, яка підписує документ.
6.7.6.Проекти нормативно-правових та регуляторних актів установи перевіряються в обов’язковому порядку працівниками юридичної служби установи на відповідність їх законодавству і візуються ними.
6.7.7.Візи можуть проставлятися як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша оригіналу проекту документа, якщо місця для цього на лицьовому боці останнього аркуша документа не вистачає.
Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в установі.
У виконавчому комітету міської ради візи проставляються нижче підпису на примірнику документа, що залишається у справах міської ради та її виконавчого комітету.
6.7.8.Проекти листів, що підписуються у виконавчому комітеті міської ради, візуються посадовими особами, що готують документ.
6.7.9.Оригінали проектів розпорядчих документів візуються виконавцями, керівниками структурних підрозділів (або особами, які їх заміщають), які їх погоджують, юридичною службою.
6.7.10.Проекти розпорядчих документів погоджуються шляхом їх візування керівниками структурних підрозділів адміністрації, установ та організацій, які вносять ці документи, а також причетних до їх розробки та виконання; працівниками виконавчого комітету міської ради, які здійснювали їх опрацювання (в обов’язковому порядку уповноваженими працівниками юридичного та загального відділів), керуючим справами виконавчого комітету міської ради, заступником голови, що відповідає за підготовку розпорядчого документу, а також у разі потреби іншими заступниками міського голови, з питань фінансів, бюджету і штатів – начальником фінансового управління виконавчого комітету міської ради. Таке візування здійснюють зазначені посадові особи, а в разі їх відсутності – особи, які виконують їх обов’язки або заміщають.
6.7.11.Підготовка, розгляд і видання розпорядчих документів міської ради та її виконавчого комітету здійснюється у порядку, визначеному Регламентами міської ради та виконавчого комітету.
6.7.12.Підписані розпорядження міського голови, службові документи надходять до загального відділу виконавчого комітету; розпорядження з кадрових питань – до відділу з питань кадрового забезпечення; відповіді на звернення громадян – до відділу роботи із зверненнями громадян.
6.7.13.Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження розміщують нижче реквізиту «Підпис». Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ (разом з назвою організації), особистого підпису, ініціалів і прізвища, дати погодження.

Приклад
ПОГОДЖЕНО
Начальник Бориспільсько-Баришівського
об’єднаного міського військового комісаріату
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
05.02.2008

6.7.14.Якщо документ погоджують листом, протоколом, актом тощо, гриф погодження оформлюють так:

                                                                                    ПОГОДЖЕНО
протокол засідання Бориспільської районної санепідемстанції
23.02.2008 № 3

6.7.15.У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається «Аркуш погодження», про що робиться відмітка у самому документі на місці грифу погодження.

Приклад
Аркуш погодження додається

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

                                Аркуш погодження

                                   (назва документа)

        Найменування посади                           Найменування посади

  (Підпис) (Ініціали, прізвище)                    (Підпис) (Ініціали, прізвище)
Дата                                                           Дата

6.8.Засвідчення документів

6.8.1.Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки.
6.8.2.Документи підписуються посадовими особами установи відповідно до їх компетенції, встановленої чинними нормативно-правовими актами.
В установах, що діють на основі єдиноначальності, документи підписуються лише керівником установи або його заступником відповідно до їх повноважень.
Доповіді, доповідні, службові записки, довідки і документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру можуть підписуватися виконавцем, якщо вирішувані питання не виходять за межі його компетенції.
6.8.3.Підпис складається: із найменування посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої – на документі, надрукованому на бланку), особистого  підпису, ініціалу(ів), прізвища.

Приклад
на бланку:

Начальник управління                            Підпис       Ініціал(и), прізвище

 

не на бланку:

Начальник фінансового управління
виконавчого комітету
Бориспільської міської ради          Підпис       Ініціал(и), прізвище

6.8.4.При підписанні розпорядчого документа (рішення, розпорядження, наказ) підписується один примірник документа (оригінал).
У разі прийняття розпорядчого документа спільно з іншими організаціями, підписуються примірники документа (оригінали), кількість яких відповідає кількості організацій його авторів.
6.8.5.Документи, що надсилаються одному адресату, підписуються у двох примірниках: перший направляється адресатові, другий – до діловодних служб.
6.8.6.У разі надсилання документа одночасно кільком установам вищого рівня керівник підписує усі примірники документа для кожної установи.
У разі надсилання службового документа одночасно кільком організаціям, що належать до сфери управління установи, підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи – автора, адресатам розсилаються засвідчені загальним відділом (негербовою печаткою установи) примірники.
6.8.7.Документи, як правило, підписуються однією особою. Два або більше підписів проставляються в тому випадку, коли згідно з чинним законодавством за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові, бухгалтерські документи тощо).
У разі підписання документа кількома посадовими особами їх підписи розміщуються один під іншим у послідовності, яка відповідає займаній посаді.

Приклад
Начальник управління                   Підпис       Ініціал(и), прізвище

Головний бухгалтер                       Підпис       Ініціал(и), прізвище

6.8.8.У разі підписання документа кількома особами однакових посад, їх підписи розміщуються на документі поруч на одному рівні.

 

 

 

Приклад
Начальник управління                                      Начальник фінансового
капітального будівництва                                 управління                           
виконавчого комітету                                       виконавчого комітету
Бориспільської міської                                      Бориспільської міської
ради                                                                   ради

підпис           Ініціал(и), прізвище                  підпис           Ініціал(и), прізвище

6.8.9.Документи колегіальних органів підписуються головуючим на засіданні колегіального органу і секретарем (якщо така посада передбачена положенням про колегіальний орган).

Приклад
Голова комісії                               Підпис         Ініціал(и), прізвище
Секретар комісії                            Підпис         Ініціал(и), прізвище

6.8.10.Документи на бланках міської ради та її виконавчого комітету (бланки для рішень, розпоряджень, доручень, посвідчень, листів) підписуються у відповідних випадках міським головою, секретарем ради, заступниками міського голови, керуючим справами відповідно до розподілу обов’язків.
6.8.11.Документи, що надсилаються з міської ради та її виконавчого комітету в органи вищого рівня підписуються:
6.8.11.1.Ініціативні листи, у яких містяться прохання посприяти у вирішенні тих чи інших питань, ініціативні пропозиції; листи-відповіді на доручення, інформації про виконання документів, що адресуються безпосередньо Президентові України, Голові Верховної Ради України, Прем’єр-міністрові України, Віце-прем’єр-міністрам України, а також Верховній Раді України, Кабінетові Міністрів України, головам Київської облради, Київської обласної державної адміністрації – міським головою, а під час відсутності голови: питання міської ради – секретарем ради, питання виконавчого комітету заступником голови, що виконує обов’язки міського голови.
6.8.11.2.Листи-відповіді на доручення, інформації про виконання документів, що адресуються:
посадовим особам Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, Секретаріату Президента України, Київської облради, Київської обласної державної адміністрації а також цим органам – можуть підписуватися також заступниками міського голови відповідно до розподілу обов’язків.
6.8.11.3.Листи-відповіді на доручення, інформації про виконання документів, що адресуються начальникам управлінь, відділів, служб Київської обласної державної адміністрації – можуть підписуватися також начальниками самостійних управлінь та відділів виконавчого комітету міської ради.
6.8.12.Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах. Примірний перелік документів, що підлягають затвердженню додається (додаток 15).
Документ, що підлягає затвердженню, вводиться в дію тільки із часу його затвердження.
6.8.13.Затвердження документа здійснюється за допомогою грифа затвердження або виданням відповідного розпорядчого документа. Обидва способи затвердження мають однакову силу.
Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом установи, що видала акт.
6.8.14.Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, то гриф затвердження складається з таких елементів: слово ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назва посади, підпис, ініціали і прізвище особи, яка затвердила документ, дата затвердження.

Приклад
ЗАТВЕРДЖУЮ
Міський голова виконавчого комітету
Бориспільської міської ради

                                               підпис                        (Ініціали, прізвище)
дата

У разі затвердження документа кількома посадовими особами, їхні грифи ЗАТВЕРДЖЕННЯ розташовують на одному рівні.
6.8.15.Якщо документ затверджується розпорядчим документом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви виду розпорядчого документа у називному відмінку, його дати і номера.

Приклад
ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішення міської ради
від 20.01.2008 № 56

6.8.16.Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті першого аркуша документа. П
6.8.17.У реквізитах «Підпис», «Гриф затвердження» та «Гриф погодження» повинна вказуватися посада особи, яка фактично підписала, затвердила або погодила документ, його ініціали та прізвище.
Підписувати документ із прийменником «За» або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволяється.
6.8.18.Відбитком печатки установи засвідчується на документі підпис відповідальної особи установи.
6.8.19.У виконавчому комітеті міської ради гербовою печаткою засвідчується підпис міського голови, заступників міського голови, керуючого справами.
6.8.20.На документах, які засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрачання грошових коштів і матеріальних цінностей, на статутах (положеннях) організацій, на договорах, посвідченнях, а також в інших передбачених нормативно-правовими актами випадках підпис відповідальної особи повинен засвідчуватися гербовою печаткою цієї організації.
Примірний перелік інших документів, на які ставиться гербова печатка, додається (додаток 16).
Печатка, яка відтворює найменування відповідної установи або її структурного підрозділу (негербова), ставиться на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі їх розсилання.
6.8.21.Відбиток печатки повинен проставлятися так, щоб він охоплював частину найменування посади особи, яка підписала документ. Відбиток печатки повинен добре читатися.

6.9. Відмітки про проходження та виконання документів

6.9.1.Проходження документа в установі супроводжується проставленням на ньому відмітки:
про надходження (реєстрацію) документа – на нижньому полі лицьового боку першого аркуша, праворуч і містить такі дані: скорочену назву організації, дату (за потреби – годину і хвилину) надходження документа і реєстраційний номер документа. Відмітку про реєстрацію документа доцільно ставити за допомогою штампа, або штрих-коду;
про взяття документа на контроль – на реєстраційній картці або на лівому полі першого аркуша документа на рівні заголовка до тексту і позначається словом «Контроль» або буквою «К»;
про виконання документа і направлення його до справи – в реєстраційній картці або на нижньому полі лицьового боку першого аркуша документа і має такі дані: коротку довідку про виконання (якщо немає окремого документа про виконання), слова «До справи» і номер справи, в якій документ буде зберігатися, дату направлення документа до справи, назву посади і підпис виконавця.

Приклад
До справи № 06-24
підготовлено документ (вид документа )
від 25.01.2008 № 51
(посада, підпис, ініціали, прізвище)
(дата)

Відмітка «До справи» свідчить про те, що робота над документом завершена.
6.9.2.Кожний документ повинен мати відмітку про безпосереднього виконавця. Прізвище виконавця, номер його службового телефону зазначаються в нижньому лівому куті лицьового боку останнього аркуша документа.

Приклад
Іваненко 6 15 42

6.10.Оформлення копій документів, витягів з документів

6.10.1.Установа може засвідчити і видати копію лише тих документів, що створюються в самій установі.
Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу керівника установи, його заступників або керівника відповідного структурного підрозділу.
У разі вирішення питань, що стосуються прийому громадян на роботу, навчання, здійснення їх трудових, житлових та інших прав, формування особових справ працівників, службовців установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).
6.10.2.Копія документа виготовляється рукописним, машинописним способами або засобами оперативної поліграфії. Під час виготовлення копії рукописним і машинописним способами текст документа, дата, номер відтворюється повністю, включаючи елементи бланка; підпис посадової особи, яка підписала документ на копії не відтворюється і засвідчується підписом посадової особи, яка підтверджує відповідність копії оригіналу. Якщо копія виготовляється не на бланку, але з оригіналу документа, виготовленого на бланку, при її знятті повністю відтворюється текст бланка оригіналу.
Копія повинна бути засвідчена уповноваженою посадовою особою щодо повної відповідності її оригіналові. Напис про засвідчення документа складається зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту «Підпис».

Приклад
Згідно з оригіналом
Головний спеціаліст
організаційного відділу
підпис         (Ініціали, прізвище)
(дата)

У разі розсилання копій документів в інші установи, організації або видачі копії на руки відмітка про засвідчення копії повинна бути засвідчена печаткою.
6.10.3.На копіях вихідних документів, що залишаються у справах установи, текст бланків не відтворюється, проставляється лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, а також посада особи, яка засвідчила копію, її підпис та дата засвідчення.
На копіях вихідних документів (другий примірник) мають бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців; напис про засвідчення документа, завірений печаткою з найменуванням відповідної установи (негербовою) або її структурного підрозділу (загального відділу). Копія документа повинна мати всі виправлення, зроблені в оригіналі.
6.10.4.Витяги з документів оформлюються у порядку, визначеному для оформлення копій документів.

6.11.Оформлення додатків до документів

6.11.1.Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документ в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом посадової особи.
Назва додатка у тексті документа повинна повністю відповідати назві самого додатка.
6.11.2.Додатки до документів можуть бути трьох видів:
додатки, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (додатки до розпорядчих документів);
додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;
додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.
Додатки повинні оформлятися на стандартних аркушах і мати всі необхідні для конкретного виду документа реквізити:
найменування, заголовок, підписи осіб, відповідальних за їх зміст, дату, відмітки про погодження, затвердження, нижні колонтитули тощо.
6.11.3.У розпорядчих документах (рішеннях, розпорядженнях, наказах) відомості про наявність додатків зазначаються у тексті.

Приклад
«Утворити комісію з перегляду нормативно-правових актів виконавчого комітету Бориспільської міської ради у складі згідно з додатком 1»

або
«Затвердити заходи щодо ...» (додаються).

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться у правому верхньому куті  першого аркуша додатка за такою формою:

                                                                                     Додаток
до розпорядження
міського голови
від 23.02.2009 № 151

У разі наявності кількох додатків до документів на них проставляється порядковий номер (додаток 1, додаток 2 тощо). Знак № перед цифровим позначенням не ставиться.
Якщо до розпорядчого документа установи додаються документи, видані іншим органом, то на таких додатках не проставляється порядковий номер, але про їх додавання зазначається у тексті розпорядчого документа. При цьому на такому додатку зазначаються реквізити документа (дата, номер, назва) органу, який його видав, а не розпорядчого документа установи. Такий порядок оформлення додатка застосовується у випадку організації виконання документів прямої дії органів вищого рівня.
Додатки до рішень міської ради підписуються секретарем ради, до рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови – керуючим справами 14 жирним шрифтом та керівниками підрозділів, які вносять документ, – а у разі їх відсутності – посадовими особами, які виконують їхні обов’язки 12 шрифтом, на лицьовій стороні останнього аркуша додатка. Додатки, що оформляються грифом «Затверджено» не підписуються, після тексту проводиться горизонтальна риска.
Додатки розпорядчих документів повинні мати нижній колонтитул із реквізитами службового документа (п. 6.2.4 цієї Інструкції).
6.11.4.Додатки до службових документів (листів, інформацій, довідок, звітів тощо), а також тих, що надсилаються із супровідним листом, оформляються таким чином:
Якщо документ має додатки, повних назв яких немає у його тексті, то ці назви необхідно подати після тексту документа (над підписом посадової особи) із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку і кількості їх примірників.

Приклад
Додатки: 1.Довідка про виконання плану основних заходів за III квартал 2009 року на 5 арк. в 1 прим.
2.Графік проведення атестації працівників на 2 арк. в 1 прим.

Якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у його тексті, то відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:
Додаток: на 5 арк., у 2 прим.

6.11.5Якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність додатків оформлюють так:

Додаток: пропозиції Бориспільського міського голови від 25.02.2009 та додаток до них, всього на 6 арк.

6.11.6.Якщо додатки зброшуровані (книги, журнали), то кількість їхніх аркушів не зазначається.

Приклад
Додаток: Методичні рекомендації в 3 прим.

При великій кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:

Додаток: Відповідно до опису на 67 арк.

6.11.7.Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про його наявність оформляють за формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.

6.12.Порядок друкування документів.
Вимоги до документів, що виготовляються
машинописними засобами

6.12.1.В установах і їх структурних підрозділах друкуються тільки службові документи.
Документи виготовляють за допомогою комп’ютерної техніки.
Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні й доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.
6.12.2.Документи в установі друкуються на бланках, які після підписання завіряються гербовими печатками, або нумеруються відповідно до п. 6.1.2 цієї Інструкції.
6.12.3.Всі посадові особи установи несуть відповідальність за правильне оформлення реквізитів документів та відповідність надрукованого тексту, керівники установи несуть відповідальність за зміст документа.
6.12.4.Текст документів на папері формату А4, А5, реквізити документа, що складаються з кількох рядків, складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Відмітка про наявність додатка», «Гриф погодження» друкуються через один міжрядковий інтервал.
6.12.5.Реквізити документа відокремлюються один від одного 1.5-3 міжрядковими інтервалами.
6.12.6.Назву виду документа друкують великими літерами.
6.12.7.Розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» друкують на рівні останнього рядка назви посади без пропуску між ініціалами і прізвищем.
6.12.8.Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) – 73мм (28 друкованих знаків).
Якщо заголовок до тексту перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого берега. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
6.12.9.Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого берега документа:
12,5 мм (після 5 друкарських знаків) – для початку абзаців у тексті;
92 мм (після 32 друкарських знаків) – для реквізиту «Адресат»;
104 мм (після 40 друкарських знаків) – для реквізитів «Гриф затвердження» та «Гриф обмеження доступу до документа»;
125 мм (після 48 друкарських знаків) – для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис»;
не роблять відступ від межі лівого берега для реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Прізвище виконавця і номер його телефону». «Відмітка про виконання документа і направлення його до справи», назви посади у реквізитах «Підпис» та «Гриф погодження», засвідчувального напису «Згідно з оригіналом», а також слів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «НАКАЗУЮ», «ПРОПОНУЮ».
6.12.10.У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками, починаючи від межі лівого поля.
6.12.11.Якщо у тексті документа йдеться про додатки або окремим абзацом є посилання на документ, що став підставою для його видання, слова «Додаток” і «Підстава» друкуються від межі лівого поля, а текст до них – через один міжрядковий інтервал.
6.12.12.Тексти документів постійного зберігання друкують на одному боці аркуша. Документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.
6.12.13.Друкований текст перевіряє виконавець. Якщо будуть виявлені друкарські помилки, пропуски тощо, виконавець виправляє текст відповідно до «Процедура управління невідповідною послугою» (П-СУЯ-3).

6.13.Розмноження документів

6.13.1.Порядок розмноження документів засобами розмножувальної техніки визначається керівником установи, а у виконавчому комітеті міської ради – начальником загального відділу; необхідність розмноження окремих документів та кількість їх примірників – керівниками підрозділів структурних підрозділів установи за погодженням із начальником загального відділу.
6.13.2.Оригінали документів після зняття з них копій повертаються за належністю.

6.14.Оформлення документів про відрядження

6.14.1.Вимоги щодо оформлення документів про відрядження працівників визначаються окремим порядком про службові відрядження, який затверджується розпорядженням міського голови, наказами керівників структурних підрозділів.

6.15.Підготовка та оформлення документів
до засідань колегіальних органів

6.15.1.Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів здійснюється відповідно до затверджених у встановленому порядку положеннями про них.

7.Порядок оброблення та надсилання вихідних документів

7.1.Вихідні документи повинні оброблятися і відправлятися централізовано в день їх одержання від структурних підрозділів установи або не пізніше наступного робочого дня.
Не допускається надсилання або передача працівниками установи документів без їх реєстрації у діловодних службах.
7.2.Під час приймання у діловодних службах від виконавців вихідних документів обов’язково перевіряється:
правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;
наявність та правильність зазначення адреси;
наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
наявність підписів та віз на копіях документів, що залишаються у справах установи;
наявність додатків та відміток про додатки на документі;
відповідність кількості примірників кількості адресатів.
Документи, оформлені із порушенням правил, передбачених цією Інструкцією, для відправлення не приймаються.
7.3.Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт.
7.4.У разі надсилання кореспонденції до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначати точну адресу. Складові поштової адреси вказують у називному відмінку у такій послідовності, встановленій Правилами надання послуг поштового зв’язку:
назва організації – адресата (для юридичної) або прізвище, ім’я та по батькові чи ініціали (для фізичної) особи);
назва вулиці, номер будинку, номер квартири;
назва населеного пункту (міста, селища тощо);
назва району, області;
назва країни (для міжнародних поштових відправлень);
поштовий індекс.
7.5.У реєстраційній картці або в журналі зазначається номер вихідного документа, дата його реєстрації, заголовок документа і номер справи, в якій буде зберігатися його копія.
7.6.Оригінали рішень, розпоряджень, наказів, планів, звітів, протоколів тощо залишаються в установах, які є авторами цих документів. В інші установи надсилаються їх завірені копії.
7.7.Документи, виготовлені на ПК, надсилаються із супровідним листом в упаковці, що відповідає технічним вимогам збереження носіїв записаної на них інформації. Копія супровідного листа підшивається до справи на загальних умовах.

8.Організація контролю за виконанням документів

8.1.Загальні положення

8.1.1.Установа, відповідальна за виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, Київської обласної ради та Київської обласної державної адміністрації розробляє відповідні плани заходів та здійснює контроль за їх виконанням.
8.1.2.Контролю підлягає дотримання строків виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України та дорученнями Прем’єр-міністра України, строків розгляду запитів і звернень народних депутатів України, а також строків виконання управлінських рішень, прийнятих за результатами розгляду іншої кореспонденції.
8.1.3.Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі (рішенні, розпорядженні, наказі тощо), резолюції керівника, а також безпосередні виконавці. У разі коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання (скликання) є працівник, який у резолюції зазначений першим.
8.1.4.Організацію контролю за виконанням у виконавчому комітеті міської ради документів, зазначених у пункті 8.1.2. цієї Інструкції, здійснює керуючий справами виконавчого комітету міської ради.
8.1.5.Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на діловодні служби або спеціально створену контрольну службу установи.
У виконавчому комітету міської ради контроль за виконанням завдань, визначених актами законодавства, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, постановами та розпорядженнями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем’єр-міністра України, розпорядженнями і дорученнями голів Київської обласної державної адміністрації та Київської обласної ради, розглядом звернень комітетів Верховної Ради України, запитів і звернень народних депутатів України, депутатів місцевих рад та інших документів здійснюється загальним відділом; за розглядом звернень громадян – відділом по роботі зі зверненнями громадян.

8.2.Строки виконання документів

8.2.1.Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства (додаток 17).
8.2.2.У разі коли строк виконання у документі не зазначено, відповідальна за виконання установа самостійно визначає строк і порядок виконання, виходячи з цілей та складності завдання, про що повідомляє співвиконавцям.
Якщо завдання потребує термінового виконання, у проекті резолюції до документа обов’язково зазначається конкретний строк.
8.2.3.У разі коли з об’єктивних причин виконати завдання в установлений строк неможливо, керівник відповідальної за виконання установи визначає можливий новий строк, про що повідомляє до закінчення раніше встановленого строку з викладенням відповідного обґрунтування органу чи посадовій особі, які встановили строк виконання завдання, і співвиконавцям.
8.2.4.Розглядає і встановлює строк виконання завдань, визначених законами України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, рішеннями Кабінету Міністрів України, дорученнями Прем’єр-міністра України, рішеннями Київської обласної ради, розпорядженнями голови Київської обласної державної адміністрації міський голова особисто (відразу після реєстрації документа).

8.3. Здійснення контролю за виконанням документів

8.3.1.Контроль за виконанням документів включає такі види робіт:
постановку документів (доручень) на контроль та формування картотеки контрольованих документів;
перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;
попередні перевірки і регулювання ходу виконання;
облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);
інформування керівника про хід та підсумки виконання документів (доручень);
повідомлення про хід і підсумки виконання документів на оперативних зборах, засіданні колегіальних органів;
зняття документів з контролю;
формування картотеки виконаних документів.
8.3.2.Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Під час взяття документа на контроль на лівому полі його першого аркуша проставляється штамп «Контроль» або літера «К», після чого документ передається виконавцеві, а додатковий примірник РКК ставиться до контрольної картотеки.
У виконавчому комітеті міської ради контроль за виконанням документів провадиться за допомогою ПК в автоматизованій системі діловодства.
8.3.3.Посадові особи, на яких покладається контроль за виконанням документа, визначаються керівником установи, безпосередні виконавці – особою, на яку покладено здійснення контролю.
Посадові особи, на яких покладається контроль за виконанням розпорядчих документів (рішень, розпоряджень, наказів тощо), визначаються окремим пунктом цих документів.
У необхідних випадках складається план організації контролю за виконанням документа, що підписується особою, на яку покладено здійснювати такий контроль.
8.3.4.У виконавчому комітеті міської контроль здійснюють:
за виконанням документів з резолюцією міського голови «Ознайомити…», «До відома ...» тощо – головний спеціаліст загального відділу;
за виконанням документів з резолюцією міського голови, де зазначені конкретні доручення – особа, яка вказана в резолюції першою та головний спеціаліст загального відділу;
за виконанням розпорядчих документів (рішень, розпоряджень, наказів тощо) – перший заступник, заступники міського голови, керуючий справами відповідно до розподілу обов’язків та працівники діловодних служб;
за виконанням документів з резолюцією першого заступника, заступників міського голови, керуючого справами – особа, що вказана в резолюції першою, працівники діловодних служб;
за виконанням пропозицій, заяв і скарг громадян – особа, що наклала резолюцію, та працівники відділу роботи зі зверненнями громадян.
8.3.5.У контрольних картках третьої групи документів пункту 8.3.4. цієї Інструкції перший заступник, заступники міського голови, керуючий справами, на яких покладається контроль, визначають строк виконання та подання проміжної інформації.
Щодо документів, виконання яких розраховано на декілька років, то інформація про хід їх виконання передбачається щороку, протягом поточного року – за визначенням керівника, який здійснює контроль.
8.3.6.Дані про результати виконання взятих на контроль документів періодично (15 та 30 числа кожного місяця) узагальнюються і доповідаються керівництву установи.
Крім цього, працівники загального відділу щотижня готують інформацію-нагадування структурним підрозділам установи про перелік документів, які підлягають виконанню, терміни їх виконання та попередження про закінчення строків виконання документів наступного тижня.
8.3.7.При автоматизованій формі контролю пошук необхідної інформації здійснюється за видом документа, датою, виконавцем, кореспондентом, терміном виконання і змістом.

8.4. Зняття документів з контролю

8.4.1.Документ вважається виконаним лише тоді, коли поставлені в ньому питання вирішені і кореспонденту дано відповідь по суті.
8.4.2.Інформації про хід виконання документів у зазначені в контрольній картці строки готуються підрозділами, на які покладено виконання документа, підписуються їх керівниками.
8.4.3.Зняття виконаного документа з контролю здійснюють:
з резолюцією міського голови «Ознайомити...», «До відома...» тощо – начальник загального відділу;
з резолюцією міського голови, де зазначені конкретні доручення - особа, яка вказана в резолюції першою, за винятком документів з резолюцією міського голови «Доповісти про виконання...»;
розпорядчих документів (рішень, розпоряджень, наказів тощо) – особа, яка підписала документ;
документів з резолюцією першого заступника, заступників міського голови та керуючого справами – відповідно перший заступник, заступники міського голови та керуючий справами;
пропозицій, заяв і скарг громадян – особа, яка наклала резолюцією.
8.4.4.Зняття з контролю виконаного документа проводиться на підставі письмового звіту керівника відповідного органу або іншого документа, що підтверджує його виконання, за письмовою згодою міського голови або його заступника (відповідно до розподілу обов’язків).
На документі, що знімається з контролю, або в контрольній картці робиться запис за формою:

                                                       До справи
підпис (ініціали, прізвище)
(дата)

8.4.4.Документ, який знятий з контролю, та матеріали до нього з контрольною карткою у виконавчому комітеті міської ради подаються у загальний відділ або у відділ по роботі зі зверненнями громадян залежно від їх характеру. На підставі документів цими підрозділами робиться відмітка в контрольній картці із зазначенням дати зняття з контролю та підписом працівника, що здійснював контроль.
Щодо документів, відомості про які закладено в автоматизований банк реєстраційних даних, робиться відмітка про зняття їх з контролю.

9.Складання номенклатур і формування справ

9.1.Основні вимоги до складання номенклатури справ

9.1.1.Номенклатура справ – це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві установи, оформлений у відповідному порядку із зазначенням строків зберігання справ.
9.1.2.Номенклатура справ є обов’язковим для кожної установи документом, який складається для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого розшуку документа за його змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.
9.1.3.Є три види номенклатур справ: типова, примірна та індивідуальна.
Типова номенклатура справ встановлює типовий склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, з єдиною системою індексації і є нормативним актом.
Примірна номенклатура справ встановлює примірний склад справ для установ, однорідних за характером діяльності, але різних за структурою, і має рекомендаційний характер.
Типові і примірні номенклатури справ розробляються органами вищого рівня для мережі організацій, що належать до сфери управління установи, і використовуються ними як методичні посібники під час складання індивідуальних номенклатур справ.
9.1.4.Кожна установа, незалежно від наявності типової чи примірної номенклатури справ, повинна мати індивідуальну номенклатуру справ.
Як правило, індивідуальна номенклатура справ установи складається з номенклатур справ окремих структурних підрозділів.
9.1.5.Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, із залученням фахівців, підписується керівником структурного підрозділу та обов’язково погоджується з керівником архівного підрозділу установи (додаток 18).
9.1.6.Номенклатура справ структурного підрозділу складається на підставі вивчення документів з усіх питань його діяльності.
9.1.7.Номенклатури справ структурних підрозділів після їх розгляду й аналізу зводяться загальним відділом в єдину (зведену) номенклатуру справ установи.
9.1.8.Під час розроблення єдиної номенклатури справ установи, крім зведення номенклатур структурних підрозділів вивчається й аналізується діяльність установи в цілому, склад, зміст і кількість документів, що утворюються у процесі діяльності установи. При цьому треба керуватися статутом чи положенням про установу, положенням про її структурні підрозділи, штатним розписом, планами та звітами про роботу організації, типовими і примірними номенклатурами справ, переліками типових документів із зазначенням строків їх збереження, номенклатурами справ за минулі роки, описами справ постійного та тимчасового зберігання, довідковими картотеками.
9.1.9.Зведена номенклатура справ установи після її остаточного доопрацювання погоджується з експертною комісією (ЕК) установи, експертно-перевірною комісією (ЕПК) державного архіву області, після чого затверджується керівником установи (додаток 19).
9.1.10.Як у номенклатурі справ структурного підрозділу, так і у зведеній номенклатурі справ установи протягом діловодного року в графі «Примітка» робляться відмітки про заведення і включення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про передачу справ в архівний підрозділ установи та інші установи для їх продовження тощо.
9.1.11.У кінці діловодного року номенклатура справ установи обов’язково закривається підсумковим записом, у якому зазначається кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Підсумковий запис скріплює своїм підписом керівник діловодної служби.

9.2.Заголовки справ та їх складання

9.2.1.Після виконання документів вони групуються у справи, яким надаються найменування (заголовки), що в стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів у справах. Основною частиною заголовка справи є виклад питання (предмет), з якого вона заводиться.
9.2.2.Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості питань, що вирішуються, з урахуванням взаємозв’язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчої документації самої установи (рішення, розпорядження, накази тощо), планово-звітна документація і листування. У групі листування першими розміщуються справи, що містять листування з органами вищого рівня.
9.2.3.Кожна справа, включена до номенклатури справ, повинна мати умовне позначення (арабськими цифрами) – індекс. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера в межах підрозділу. У разі наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі із зазначенням: т. 1, т 2 тощо.
9.2.4.У номенклатуру справ включаються заголовки справ для групування документів з грифом «Для службового користування» і довідкові картотеки, журнали обліку документів і видань з грифом «Для службового користування».
9.2.5.У номенклатуру справ включаються справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою основою для підтвердження повноважень установи або припинення її діяльності (наприклад, справи ліквідаційної комісії) а також документи засідань консультативних, дорадчих та інших допоміжних органів, служб та комісій, члени яких виконують свої обов’язки на громадських засадах.
9.2.6.Справи із питань, вирішення яких триває більше одного року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ установи кожного року протягом всього терміну їх вирішення з одним і тим же індексом.
9.2.7.У номенклатуру справ установи включаються також заголовки незакінчених діловодством справ ліквідованих організацій, правонаступником яких ця установа є.
9.2.8.Не включаються в номенклатуру справ друковані видання, брошури, бюлетені, експрес-інформації.
9.2.9.Заголовок справи повинен чітко і в узагальнюючій формі відображати основний зміст і склад документів справи.
Не допускаються використання у заголовках справ неконкретних формулювань («різні матеріали», «загальне листування» тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.
9.2.10.Заголовок справи складається з елементів, які розміщуються в такій послідовності:
назва виду справи (листування, журнал тощо) або різновидності документів (протоколи, накази тощо);
назва установи або структурного підрозділу (автор документа);
назва установи, або її структурного підрозділу, до яких адресовані або від яких одержані документи (адресат або кореспондент документа);
короткий зміст документів справи;
назва місцевості (території), з якою пов’язаний зміст документів справи;
дати (період), до яких належать документи справи;
вказівка на наявність копій документів у справі.
Склад елементів заголовка справи визначається характером документів справи.
9.2.11.У заголовках справ, які містять документи з одного питання, але не пов’язані послідовністю діловодства, як вид справи використовується термін «документи», а в кінці заголовка в дужках зазначаються основні різновидності документів, які групуються у справі.

Приклад
«Документи з питань проведення
нарад (плани, списки,
доповіді)»

Термін «документи» використовується також у заголовках справ, які містять документи – додатки до документів.

Приклад
«Документи до протоколів нарад»

9.2.12.У заголовках справ, що містять документи однієї різновидності, зазначається цей вид документів у множині. Назва установи, як автора документа, зазначається скорочено або подається його узагальнена назва.

Приклад
«Протоколи засідань виконавчого
комітету міської ради»

9.2.13.У заголовках справ, які містять листування, зазначається з ким і з яких питань воно ведеться.
9.2.14.У заголовках справ, які містять звітну та планову документацію, зазначається період (місяць, квартал, рік, за який складені плани (звіти).

9.3.Порядок складання та затвердження
номенклатури справ установи

9.3.1.Зведена номенклатура справ установи на наступний календарний рік складається в останньому кварталі поточного року діловодною службою установи на основі номенклатур справ структурних підрозділів і громадських організацій установи, підписаних їх керівниками.
9.3.2.Під час складання зведеної номенклатури справ використовуються структурний або функціональний принцип її побудови.
Структурний принцип використовується у разі чітко встановленої структури установи. Розділами в такій номенклатурі справ є найменування структурних підрозділів. Наприклад: загальний відділ, організаційний відділ, юридичний відділ, господарський відділ тощо. Перший розділ номенклатури включає заголовки справ, які містять організаційно-розпорядчу документацію установи. Після структурних підрозділів установи розміщуються назви громадських організацій.
Функціональний принцип побудови зведеної номенклатури справ, тобто за напрямами діяльності, використовується в разі розподілу основних функцій (напрямів діяльності) між працівниками установи. Цей принцип побудови зведеної номенклатури справ використовується в установах, що не мають структури, у тому числі в суб’єктах господарської діяльності недержавної власності.
9.3.3.Номенклатура справ установи підписується керівником служби діловодства і після погодження з державним архівом Київської області затверджується керівником установи. У виконавчому комітеті міської ради номенклатура справ підписується начальником загального відділу і затверджується міським головою.
9.3.4.Зведена номенклатура справ установи складається в чотирьох примірниках, кожен з яких повинен мати гриф погодження з державним архівом Київської області.
Примірники зведеної номенклатури справ розподіляються у такому порядку:
перший (недоторканний) її примірник – зберігається у справі установи;
другий – використовується діловодною службою як робочий примірник;
третій – надсилається до державного архіву Київської області, з яким погоджувалася зведена номенклатура;
четвертий – розподіляється між структурними підрозділами установи (витяги відповідних її розділів направляються для використання в роботі).
9.3.5.Зведена номенклатура справ установи, як і номенклатури справ структурних підрозділів, щороку не пізніше грудня переглядається і уточнюється. Після внесення змін вона передруковується та затверджується керівником установи (структурного підрозділу). Погоджена з державним архівом Київської області номенклатура справ у кінці кожного року уточнюється, передруковується, затверджується керівником установи і вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.
Зведена номенклатура справ підлягає погодженню з державним архівом Київської області один раз на п’ять років або невідкладно в разі істотних змін у структурі, функціях та характері роботи установи.
Затверджений примірник зведеної номенклатури справ є документом постійного зберігання і включається в розділ діловодства діловодних служб.

9.4.Основні вимоги до формування справ

9.4.1.Формування справ – це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ. Невиконані документи, а також документи без резолюцій «до справи» підшивати у справи забороняється.
9.4.2.Під час формування справ необхідно додержуватися таких правил:
групувати у справи тільки оригінали (у разі їх відсутності – засвідчені в установленому порядку копії) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублетних документів, документів, що підлягають поверненню (зі штампом, що належить органу вищого рівня), та розмножених копій;
групувати у справи документи одного діловодного року;
групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання
включати у справи по одному примірнику кожного документа;
кожен документ повинен бути оформленим відповідно до вимог нормативних актів.
Виняток складають: перехідні справи, особові справи, які формуються протягом всього періоду роботи особи в установі; документи виборних органів та комісій, які групуються за період їх скликання.
Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30 – 40мм завтовшки).
9.4.3.Документи всередині справи групуються так, щоб вони за своїм змістом послідовно висвітлювали порушені питання. Документи групуються у хронологічному порядку (вхідні – за датами отримання, вихідні – за датами відправлення) або за алфавітом авторів чи кореспондентів.
9.4.4.Додатки до документів, незалежно від дати їх затвердження або складання, уміщуються у справи разом із цими документами. Додатки об’ємом більше 250 аркушів складають окремий том, про що в документі робиться відмітка.
9.4.5.Розпорядчі документи (рішення, розпорядження, накази тощо) групуються у справах за їх характером і хронологією з додатками, що до них відносяться.
9.4.6.Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них і розміщуються разом із цими документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.
9.4.7.Розпорядження (накази) з питань основної діяльності групуються окремо від розпоряджень (наказів) з особового складу.
9.4.8.Розпорядження (накази) з особового складу групуються у справи відповідно до строків їх зберігання.
Документи в особових справах працівників установи групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження.
Особові справи державних службовців ведуться у порядку, що затверджується постановою Кабінету Міністрів України.
9.4.9.Особові рахунки працівників установи, інші подібні фінансові документи систематизуються в межах року в алфавітному порядку за прізвищами або щомісячно.
9.4.10.Доручення органів вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності установи.
9.4.11.Затверджені плани, звіти, кошториси розміщуються у справах окремо від їх проектів.
9.4.12.Листування групується, як правило, за період календарного року і систематизується в хронологічній послідовності. Документ-відповідь розміщується за документом-запитом.
9.4.13.Документи засідань колегіальних органів установи групуються у дві справи:
протоколи і документи до них (доповіді, довідки тощо);
документи з організації та проведення засідань колегіальних органів (порядок денний, список запрошених, перелік осіб, що виступають, проекти та копії рішень тощо).
Протоколи групуються у хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань систематизуються за датами та номерами протоколів; всередині групи документів, що стосуються одного протоколу, – за порядком денним.
9.4.14.Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснюється діловодними службами.

 

9.5.Оперативне зберігання документів

9.5.1.Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх у діловодні служби установи зберігаються за місцем їх формування у справах.
З метою підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
9.5.2.Схоронність документів і справ забезпечується керівниками структурних підрозділів установи і посадовими особами, відповідальними за діловодство.
9.5.3.З метою забезпечення схоронності документів справи повинні зберігатися у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що зачиняються.
9.5.4.Магнітні стрічки, CD-диски з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у відповідального секретаря цього органу. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу несе відповідальність за їх схоронність.
9.5.5.Документи, створені за допомогою ПК, зберігаються на загальних підставах.
9.5.6.Видача справ у тимчасове користування стороннім установам здійснюється з дозволу керівника установи. На видану справу заводиться карта-замінник справи, у якій зазначається структурний підрозділ, номер справи, дата її видачі, кому справа видана, дата її повернення. Передбачаються графи для підписів в одержанні і прийомі справи.
9.5.7.Вилучення документа із справи постійного строку зберігання забороняється. У випадках, визначених чинним законодавством, вилучення документа допускається з дозволу керівника установи з обов’язковим залишенням у справі завіреної копії документа та копій документів, на підставі яких було здійснене таке вилучення.

10.Підготовка справ до зберігання та використання

10.1.Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання повинні здаватися у діловодні служби установи для наступного зберігання в архіві та використання. Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) можуть передаватися в діловодні служби установи за погодженням з керівником установи.
10.2.Підготовка документів до передачі на зберігання в архів установи включає:
експертизу цінності документів;
оформлення справ;
складання описів справ;
передачу справ до канцелярії установи і забезпечення схоронності документів.
10.3.Експертиза цінності документів полягає у визначенні їх цінності з метою встановлення строків зберігання документів і відбору їх на державне зберігання.
10.4.Для організації та проведення експертизи цінності документів в установах створюються постійно діючі експертні комісії (ЕК).
10.5.Експертиза цінності документів проводиться на підставі номенклатур справ і переліків (типових, відомчих) документів із зазначенням строків зберігання. За результатами експертизи цінності документів складаються описи документів постійного і тривалого термінів зберігання та акт про виділення для знищення документів, що не підлягають зберіганню.
10.6.Виділення документів для знищення і складання про це акта провадиться після підготовки описів справ постійного і тривалого строків зберігання за цей же період; акти про виділення документів для знищення, що не підлягають зберіганню, розглядаються на засіданнях ЕК одночасно з описами справ. Для установ, що передають документи на державне зберігання, акти затверджуються керівником установи після затвердження описів справ постійного зберігання експертно-перевірною комісією (ЕПК) відповідного державного архіву (додаток 20).
10.7.Після затвердження акта про виділення документів для знищення зазначені документи за рішенням керівника установи здаються працівниками діловодної служби установи господарській службі установи або підприємствам із заготівлі вторинної сировини.
10.8.Документи установи групуються у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тривалого строків зберігання підлягають такому оформленню: підшивання в обкладинку з твердого картону, нумерація аркушів у справі; складання підсумкового напису; складання (у разі потреби) внутрішнього опису документів; оформлення обкладинки справи.
10.9.Документи тимчасового строку зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не провадиться.
10.10.Окремі групи справ постійного строку зберігання, найменування яких не повністю розкривають зміст (справи з постановами, рішеннями, розпорядженнями, наказами тощо), повинні мати внутрішній опис документів у справі. Опис розміщується на початку справи і містить зазначення індексів документів у справі, їх короткий зміст, дату і номери аркушів у справі.
10.11.Обкладинка справ постійного і тривалого строків зберігання оформляється за встановленою формою (додаток 21).
10.12.Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери розпоряджень, наказів, протоколів, види і форми звітності тощо).
10.13.Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: «є документи за ... роки».
10.14.На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати вказується місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.

10.15.На обкладинці справи проставляється номер справи за описом і, за погодженням з відомчим архівом установи, номер опису і фонду.
10.16.У разі зміни назви установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці зазначається нова назва установи (структурного підрозділу).
10.17.Написи на обкладинках справ постійного і тривалого строків зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.
10.18.За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу.
10.19.Описи справ, зазначених у пункті 10.18. цієї Інструкції категорій, як установи в цілому, так і кожного структурного підрозділу окремо, складаються за встановленою формою (додаток 22).
10.20.Описи справ структурного підрозділу складаються посадовою особою, відповідальною за стан діловодства у структурному підрозділі, при методичній допомозі відомчого архіву установи.
10.21.Опис справ структурного підрозділу складається з дотриманням таких правил:
номер опису структурного підрозділу повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з доданням початкової літери найменування категорії документів, що входять до опису, та останніх чотирьох цифр року, в якому заведені включені до опису справи.
Наприклад, описи справ постійного, тривалого строків зберігання і з особового складу структурного підрозділу № 24, що значаться за номенклатурою справ і заведені у 2007 році, будуть мати номери: 24 П-2007; 24 Т-2007; 24 О/С-2007;
графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи. Опис на справи тривалого строку зберігання повинен мати додаткову графу «Строк зберігання, стаття за переліком»;
графа опису «Примітка» використовується для позначок про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам установи, про наявність копій тощо;
систематизація справ структурного підрозділу, що включаються до опису, повинна відповідати систематизації за номенклатурою справ як структурного підрозділу, так і установи в цілому;
кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером. Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;
у разі внесення до опису підряд кількох справ з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю);
справи з особового складу вносяться до опису за алфавітом, тематикою, хронологією.
10.22.Описи справ ведуться протягом кількох років з єдиною суцільною нумерацією справ. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами і літерами) кількості справ, що значаться за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ).
У річний розділ опису вносяться також справи, не завершені діловодством року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається: «Документи з цього питання див. також у розділі за ___________ рік, № ________».
10.23.Опис справ структурного підрозділу підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником діловодної служби і затверджується керівником структурного підрозділу.
10.24.Опис справ структурного підрозділу установи складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами у відомчий архів установи, а другий залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.
10.25.Описи справ структурних підрозділів є підставою для складання річного розділу зведеного опису справ установи, за яким справи передаються на зберігання до державних архівів.
10.26.Зведений опис справ постійного строку зберігання установи складається у чотирьох примірниках і підлягає обов’язковому затвердженню ЕПК державного архіву області через два роки після завершення справ у діловодстві. Для затвердження до державного архіву надсилаються всі чотири примірники описів, один з яких після затвердження залишається у державному архіві, а решта повертається установі. Відповідно до затверджених описів установа зобов’язана передавати справи до державного архіву в установлені строки.
10.27.Зведені описи справ тривалого строку зберігання складаються у двох примірниках і оформляються так, як і описи на справи постійного зберігання.
Описи справ тривалого строку зберігання державним архівом області не затверджуються.
10.28.Закінчені діловодством справи постійного і тривалого строків зберігання разом з реєстраційними журналами, контрольно-обліковими картками на документи передаються в діловодну службу установи через два роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 2005 рік передаються в діловодну службу у 2008 році). Справи тимчасового строку зберігання передаються в архів установи на розсуд керівника установи.
Передача справ в діловодну службу установи здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником установи.
Якщо окремі справи необхідно залишити у діловодстві для поточної роботи, діловодна служба установи оформляє видачу справ у тимчасове користування.
10.29.Прийом (передача) кожної справи здійснюється працівником діловодної служби від працівника діловодної служби структурного підрозділу лише після проведення експертизи її науково-історичної цінності, повного упорядкування та оформлення. Справи постійного і тривалого строку зберігання передаються в архівний підрозділ за описами. При цьому на всіх примірниках описів навпроти кожної справи робиться помітка про її наявність. У кінці кожного примірника опису керівник діловодної служби установи розписується у прийнятті справ з обов’язковим зазначенням цифрами і літерами кількості переданих до архіву справ, проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються у діловодній службі установи.
Справи тимчасового строку зберігання можуть передаватися діловодній службі установи за номенклатурою справ.
10.30.Справи передаються у діловодну службу установи зв’язаними належним чином.
10.31.Схоронність документів в установі забезпечується згідно із Законом України «Про Національний архівний фонд і архівні установи».

11.Функції діловодної служби

11.1.Робота діловодної служби регламентується положенням про неї, яке розробляється на основі положення (статуту) про установу, цієї Інструкції та затверджується керівником установи.
11.2.Діяльність працівників діловодної служби регламентується посадовими інструкціями, які розробляються керівником діловодної служби на підставі Кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів і службовців і затверджуються керівником установи.
11.3.Основним завданням діловодної служби є встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в установі на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількості документів.
11.4 Відповідно до основного завдання діловодна служба:
розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ;
організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і випуск документів;
організовує і забезпечує документаційне та організаційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;
організовує друкарське виготовлення, копіювання і тиражування документів;
уніфікує системи документації та документів з урахуванням можливості їх машинної обробки, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;
здійснює контроль за підготовкою та оформленням документів, за їх своєчасним виконанням в установі, вживає заходів до скорочення термінів проходження і виконання документів, узагальнює та аналізує дані про хід і результати цієї роботи;
приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук документів і доставляє документи;
забезпечує додержання єдиного порядку відбору, обліку, схоронності, якості оброблення та використання документів, що створюються під час діяльності установи та організацій, що належать до сфери її управління, для передачі на державне зберігання;
удосконалює форми і методи роботи з документами в установі та організаціях, що належать до сфери її управління, з урахуванням використання організаційної техніки і ПК;
здійснює організаційно-методичне керівництво роботою з документами в підрозділах установи;
організовує підвищення кваліфікації працівників установи в роботі з документами;
впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації (УСД), інші нормативи в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;
завіряє печаткою документи у випадках, передбачених інструкцією для роботи з документами в установі.
11.5.Діловодну службу очолює керівник, який призначається на посаду і звільняється з посади керівником установи.
11.6.Керівник діловодної служби повинен мати повну вищу освіту за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста (із стажем роботи в діловодній службі не менше трьох років).
Посадова особа, відповідальна за роботу з документами в установі, що не має діловодної служби, повинна мати досвід роботи у діловодній службі не менше трьох років.
11.7.Керівник діловодної служби за характером діяльності взаємодіє:
з керівниками структурних підрозділів установи та організацій, що належать до сфери її управління, – з питань роботи з документами, контролю і перевірки виконання документів, роботи колегіальних органів, підготовки і подання необхідних керівництву документів, використання інформації в службових цілях;
з юридичною службою – з правових питань, пов’язаних з підготовкою документів;
із службою кадрів – з питань розстановки кадрів, підвищення кваліфікації посадових осіб у роботі з документами;
із службами господарського обслуговування – з питань забезпечення установи та, зокрема, працівників діловодної служби засобами оргтехніки, бланками документів, канцелярським приладдям, а також з питань побутового обслуговування.
11.8.Керівник діловодної служби в межах своєї компетенції взаємодіє з керівниками інших установ з питань роботи з документами.
11.9.Керівник діловодної служби установи:
контролює виконання встановлених правил роботи з документами в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;
доповідає керівникові установи про стан роботи з документами;
вносить на розгляд керівництва подання про прийняття, переведення і звільнення працівників діловодної служби, заохочення і застосування до них дисциплінарних стягнень;
вживає заходів і здійснює контроль за скороченням зайвої документаційної інформації в установі та організаціях, що належать до сфери її управління;
підписує і візує документи в межах своєї компетенції;
бере участь у засіданнях колегії установи, а також нарадах, які проводяться керівництвом установи.
Керівник діловодної служби має право:
залучати спеціалістів структурних підрозділів установи та організацій, що належать до сфери її управління, до підготовки проектів документів за дорученням керівництва, установи;
вимагати від структурних підрозділів установи та організацій, що належать до сфери її управління, відомості, необхідні для вдосконалення форм і методів роботи з документами;

повертати виконавцям документи і вимагати їх доопрацювання в разі порушення встановлених вимог.

11.10.На керівника діловодної служби установи покладається персональна відповідальність за:
забезпечення дотримання встановленого порядку роботи з документами установи;
виконання плану роботи і дотримання необхідних умов праці посадових осіб та інших працівників діловодної служби;
дотримання трудової і виконавської дисципліни в колективі діловодної служби.

12.Механізація і автоматизація діловодних процесів

12.1.Механізація і автоматизація діловодних процесів є обов’язковою умовою раціональної організації діловодства, засобом підвищення продуктивності і здешевлення управлінської праці.
12.2.Механізація і автоматизація діловодних процесів повинні здійснюватися на основі упорядкованої системи документування управлінської діяльності, уніфікації та скорочення кількості форм використовуваних документів.
12.3.Механізація і автоматизація впроваджується на всіх етапах діловодного процесу: підготовка документів, їх копіювання, оперативне зберігання і транспортування, контроль за проходженням і виконанням тощо.
12.4.Засоби механізації і автоматизації діловодних процесів повинні бути сумісними і передбачати можливість їх об’єднання в єдину систему.
12.5.Склад програмного забезпечення і засобів, що використовуються, залежать від конкретних умов роботи в установі з документами, зокрема від організаційної структури установи, його розміщення, умов праці співробітників, кількості і змісту документів, потреб в інформації, ступеня централізації робіт з документами.
12.6.З метою більш раціонального використання технічних засобів, ПК та запобігання їх простою, засоби, які технічно неможливо або економічно недоцільно встановлювати на кожному робочому місці, слід використовувати централізовано.
12.7.Комплекс технічних засобів повинен забезпечувати збирання і передачу інформації, її запис на машинні носії, введення інформації в ПК, виведення результатів її обробки у формі машинограм або відеограм, сумісність з іншими інформаційними системами, а також можливість об’єднання їх в єдину систему.
12.8.Під час впровадження нових технологій роботи з документами необхідно враховувати:
доцільність впровадження технічних засобів;
можливість придбання технічних засобів у певні терміни;
наявність придатних приміщень;
можливість підготовки чи залучення спеціалістів до обслуговування техніки і її ремонту.
12.9.Керівники установи несуть відповідальність за ефективність використання механізованої і автоматизованої технології роботи з документами, здійснюють перевірку знання посадовими особами технічних інструкцій для роботи з відповідною технікою.

________________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 1
до пункту 3.3.3

Примірний перелік
документів, що не підлягають реєстрації
діловодною службою*

1. Листи, що надійшли в копії до відома.
2. Телеграми і листи про дозвіл на відрядження і відпустки.
3. Повідомлення про засідання, наради, збори і порядок денний.
4. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
5. Зведення та інформація, надіслані до відома.
6. Навчальні плани, програми (копії).
7. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.
8. Прейскуранти (копії).
9. Норми витрати матеріалів.
10. Поздоровні листи і запрошення.
11. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
12. Наукові звіти за темами.
13. Місячні, квартальні, піврічні звіти.
14. Форми статистичної звітності.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 



*Документи, зазначені у пунктах 4, 6, 11, 12, 13, 14, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах установ (бухгалтерії, відділі кадрів, бібліотеці тощо)
Додаток 2
до пункту 3.3.7

 

картка РеєстраціЇ ВХІДНОГО ДОКУМЕНТА                               Рік

Кореспон-дент

 

 

Вхідний № та дата  документа

Вихідний номер  та дата кореспондента

Арк.

 

 

 

 

Контроль

Короткий  зміст
 

 

Вид

 

Кому адресовано

 

 

 

Доставка

Резолюція

 

Строк виконання до
 

Строк продовжено до

Знято з контролю
 

Інформація про виконання

 

Діловод02

 

 

Виконавці


Назва виконавця

Отримав

Повернув

Резолюція

Примітка

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 3
до пункту 3.3.7

 

КаРТКА РеєстраціЇ ВИХІДНОГО ДОКУМЕНТА                          Рік

Вихідний номер і дата

На вихідний номер кореспондента

Управління-відправник

 

 

Стислий зміст

Підписав

 

Підготував

 

Адресати


Назва адресата

Бланк

Дата відправки

Вид доставки


Виконавці


Назва виконавця

Передано на розгляд

Повернуто

Примітка

Додаток 4
до пункту 3.3.7

Картка ВНУТРІШНЬОГО документУ      РІК

Вид документа

 

 

Номер документа

 

Скасовано

Контроль

Дата документа

 

 

 

Зміст

За підписом

 

Підготував

 

Доручення

Проходження документа

Посадова особа

Отримав

Строк

Виконав

Примітка

Розсилання

Назва адресата

Дата відправки

Бланк

Вид доставки

Примітка

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 5
до пункту 3.3.10

П Е Р Е Л І К
обов’язкових реквізитів для заповнення машино-
орієнтованої реєстраційно-контрольної картки (РКК)

Реквізити

Пояснення до заповнення

 

Назва виду документа

 

заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється. Під час реєстрації листів графа не заповнюється

Автор (кореспондент)

під час реєстрації документа, що надійшов, записується найменування установи (особи) – автора документа. Під час реєстрації документа, що відправляється, записується найменування установи (особи) – кореспондента. Допускається застосування скороченого найменування установи

Дата документа

дата, надана документу установою-автором, переноситься на РКК трьома парами арабських цифр (число, місяць, рік)

Індекс документа

індекс, наданий документу установою-автором, переноситься на РКК з документа, що надійшов або відправляється

Дата надходження

дата надходження документа в установу переноситься на РКК з реєстраційного штампа трьома парами арабських цифр

Індекс надходження

індекс, наданий документу установою-одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на РКК з реєстраційного штампа. Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами

Заголовок документа або короткий зміст

переноситься заголовок, сформульований на документі. У разі відсутності заголовка на документі він формулюється відповідно до правил

Додаток 6
до пункту 5.1.3

П Е Р Е Л І К
основних видів інформації, що передається засобами
електронного зв’язку через систему установи

Інформаційні матеріали (у т. ч. статистичні), що надсилаються на запит та до відома

Інформації, щодо виконання документів Київської обласної державної адміністрації

Листи, що надсилаються в копіях до відома

Плани роботи, проведення заходів тощо

Навчальні плани, програми

Графіки проведення заходів

Повідомлення про засідання, наради, збори тощо, їх порядок денний, програми, протоколи цих заходів
Вітання, запрошення

Вітання, запрошення

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 7
до пункту 6.1.2

Зразок кутового бланка листа установи

Україна
ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ
БОРИСПІЛЬСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ
Ідентифікаційний код 33003375
08300, київська область, м. Бориспіль,
вул. Київський Шлях, 72
___________________ № _________________
На № _____________ від _________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (297х210)
Додаток 8
до пункту 6.1.2

Зразок поздовжнього бланка листа установи

 

 

БОРИСПІЛЬСЬКА МІСЬКА РАДА

КИЇВСЬКОЇ ОБЛАСТІ
ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ
08300 м. Бориспіль, вул. Київський Шлях, 72  http://www.borispol/-rada.gov.uaE-mail: inf@Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. Вам потрібно увімкнути JavaScript, щоб побачити її.  тел. 6-02-35

 

_____________ № ____________
На № ________ від ___________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (297х210)
Додаток 9
до пункту 6.1.2

Зразок бланка конкретного виду документа

 

 

БОРИСПІЛЬСЬКА МІСЬКА РАДА

КИЇВСЬКОЇ ОБЛАСТІ
ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ
Р І Ш Е Н Н Я

від ____________________                                                          № _________

м. Бориспіль

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (297х210)
Додаток 10
до пункту 6.1.2

Зразок загального бланка установи

 

 

БОРИСПІЛЬСЬКА МІСЬКА РАДА

КИЇВСЬКОЇ ОБЛАСТІ
ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (297х210)
Додаток 11
до пункту 6.1.2

Зразок поздовжнього бланка листа
структурного підрозділу установи

 

 

 

 

БОРИСПІЛЬСЬКА МІСЬКА РАДА

КИЇВСЬКОЇ ОБЛАСТІ
ВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ
Управління містобудування та архітектури
08300 м. Бориспіль, вул. Київський Шлях, 85 E-mail: borarhitec@i.Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. Вам потрібно увімкнути JavaScript, щоб побачити її.  тел. 6-12-23

 

_____________ № ____________
На № ________ від ___________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Формат А4 (297х210)
Додаток 12
до пункту 6.2.1

 

Склад реквізитів
організаційно-розпорядчих документів

01.Державний Герб України (порядок використання визначається законом).
02.Емблема підприємства, установи, організації.
03.Зображення нагород.
04.Код підприємства, установи, організації за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО).
05.Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД).
06.Найменування міністерства, іншого центрального органу виконавчої влади.
07.Найменування підприємства, установи, організації.
08.Найменування структурного підрозділу.
09Довідкові дані про підприємство, установу, організацію (поштова і телеграфна адреса, індекс підприємства зв’язку, номер теле­фону, номер телетайпа (абонентського телеграфу),електронна адреса, номер рахунку в банку).
10.Назва виду документа.
11.Дата документа.
12.Реєстраційний індекс документа.
13.Посилання на дату і реєстраційний індекс документа, на який дають відповідь.
14.Місце складення або видання документа.
15.Гриф обмеження доступу до документів.
16.Адресат.
17.Гриф затвердження документа.
18.Резолюція.
19.Заголовок до тексту документа.
20.Відмітка про контроль.
21.Текст документа.
22.Відмітка про наявність додатків.
23.Підпис.
24.Гриф погодження документа.
25.Візи.
26.Відбиток печатки.
27.Відмітка про засвідчення копій.
28.Прізвище виконавця і номер його телефону.
29.Відмітка про виконання документа і направлення його до справи.
30.Відмітка про наявність документа в електронній формі.
31.Відмітка про надходження документа.
32.Запис про державну реєстрацію.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 13
до пункту 6.2.1
Схеми розташованості реквізитів документів
10

 

 

 3               

 

_________________________________________________________________________________________________________

 

297

77

 

                                                         01                                                           15       

 

 

          20

 

02   03   06   07   08   09   04   05  10

                                                                              

 

 

11   12                                                                                           14               13

 

 

 

73

 

16            17
                                 32

 

 

 

 

 

78

 

18

 

20

 

19

 

18

 

 

25

 

 

 

21

 

 

 

 

22
23       26

 

24       25
27
28

 

29                                                            30                                                   31

 

 

 

 

 

 

 

30

 

 

 

210

 

 

Додаток 14
до пункту 6.2.4

 

Оформлення нижнього колонтитула
____________________________________________________________________________________________НАЗВА ВИДУ ДОКУМЕНТА
адреса (індекс, вулиця, будинок, місто, область)
(адреса сайту установи, електронна адреса) телефон
Назва документу
нумерація сторінок

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 15
до пункту 6.8.2.

 

Примірний перелік
документів, що підлягають затвердженню

Акти (перевірок і ревізій, прийому закінчених будівництвом об’єктів; списання; експертизи; передачі справ; ліквідації установ)

Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт тощо)
Звіти (про відрядження, науково-дослідні роботи тощо)
Кошториси витрат (на утримання установи, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо)
Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо)
Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових документальних матеріалів, що створюються в установах із зазначенням строків зберігання документів тощо)
Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту; роботи колегіальних органівї, науково-технічної ради, наукової ради тощо)
Програми (проведення робіт і заходів, відряджень тощо)
Розцінки на здійснення робіт
Статути державних, комунальних підприємств (об’єднань)
Структура і штатна чисельність
Форми уніфікованих документів
Штатні розписи.

 

 

 

 

 

Додаток 16
до пункту 6.8.20

 

Примірний перелік
документів, на які ставиться гербова печатка

Акти (прийому закінчених будівництвом об’єктів, обладнання, виконання робіт; списання; експертизи тощо)
Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів
Висновки і відгуки установ на дисертації й автореферати, що направляються до Вищої атестаційної комісії України
Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану і належну зарплату тощо)
Довіреність на одержання товарно-матеріальних цінностей, на участь у розгляді справ у судах, інших інстанціях, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні доручення
Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про здійснення робіт, контракти згідно із законодавством про працю тощо.
Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво тощо)
Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо)
Заявки (на обладнання, винаходи тощо)
Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції
Посвідчення про відрядження
Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором, на капітальне будівництво тощо)
Листи гарантійні (на виконання робіт, послуг тощо)
Подання і клопотання про нагородження орденами і медалями, преміями, присвоєння почесних звань.
Протоколи (погодження планів поставок)
Реєстри (чеків, бюджетних доручень)
Специфікації (виробів, продукції тощо)
Статути державних, комунальних підприємств (об’єднань)
Титульні списки
Штатні розписи

 

 

Додаток 17
до пункту 8.2.1

 

П Е Р Е Л І К
документів із зазначенням
строків виконання

Депутатський запит – не пізніш як у 15-денний строк з дня його одержання або інший строк, установлений Верховною Радою України.

Звернення народного депутата України та депутата місцевої ради – протягом не більш як 10 днів з дня одержання.

Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня – до зазначеного в них терміну.

Звіт бухгалтерський і баланс річний: розгляд, затвердження і повідомлення рішень за ними у 15-денний строк з дня одержання.

Телеграми в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, – до 2 днів, решта – протягом 10 днів.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 18
до пункту 9.1.5

Найменування установи
Найменування структурного підрозділу
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
_______________№_______
(місце складання)
на_____________рік

Найменування розділу

Індекс справи

Заголовок справи (тому, частини)

Кількість справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) та № статей за переліком

Примітки

1

2

3

4

5

 

Найменування посади керівника
структурного підрозділу                             Підпис             Ініціали, прізвище

ПОГОДЖЕНО*                                             ПОГОДЖЕНО

Протокол ЕК структурного                          Керівник архівного підрозділу
підрозділу                                                      установи

                                                              (особа, відповідальна за
архівний підрозділ установи)

__________№_______                                  Підпис Ініціали, прізвище
Дата

 



 *У разі наявності ЕК структурного підрозділу.

 

Формат А4 (210 х 297)
Продовження додатка 18

Підсумковий запис категорії та кількість справ, заведених у ___________ році в структурному підрозділі

 

За строками зберігання

Усього

У тому числі

таких, що Переходять

з позначкою «ЕПК»

Постійного

 

 

 

Тимчасового (понад 10 років)

 

 

 

Тимчасового (до 10 років включно)

 

 

 

Разом

 

 

 

 

Найменування посади особи,
відповідальної за діловодство Підпис Ініціали, прізвище

Дата

Підсумкові відомості передано до діловодної служби

Найменування посади
особи, відповідальної
за передачу відомостей Підпис Ініціали, прізвище

Дата

 

 

 

 

 

Додаток 19
до пункту 9.1.9

Найменування установи                     ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ              керівника установи _____________№________                                                                      Підпис Розшифровка підпису
на__________ рік                               Дата

 



Найменування розділу*

Індекс справи

Заголовок справи (тому, частини)

Кількість справ (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком**

Примітки

 

Найменування посади керівника
діловодної служби                                       Підпис Ініціали, прізвище

ПОГОДЖЕНО                                             ПОГОДЖЕНО
Протокол ЕК                                                Протокол ЕПК
____________№______                              _____________№_______

 

 

 

 

Найменування структурного підрозділу (для установ, що не мають структурного поділу, – напряму діяльності).
**Назва переліку із зазначенням строків зберігання документів та його вихідні дані.

Формат А4 (210 х 297)

Додаток 20
до пункту 10.6

Найменування установи                       ЗАТВЕРДЖУЮ

АКТ                                                       Найменування посади
керівника установи

_____________№______                     Підпис Розшифровка підпису
_____________________                    Дата
(місце складання)

Про виділення для знищення
документів, що не підлягають
зберіганню

На підставі__________________________________________________
(назва і вихідні дані переліку документів
____________________________________________________________
із зазначенням строків їх зберігання)

відібрані до знищення як такі, що не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення, документи фонду №___________________
(найменування фонду)

№ з/п

Заголовок справи або груповий заголовок справ

Дата справи
або крайні дати справ

Номери описів
(номенклатур)
за рік (роки)

Індекс справи (тому, частини) за номенклатурою або номер справи за описом

Кількість справ (томів, частин)

Сток зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітки

Разом _________________________ справ за ________________ роки
(цифрами і літерами)

Описи справ постійного зберігання за ___________ роки затверджені, а з особового складу погоджені з ЕПК
найменування архівної установи)

 

Продовження додатка 20

 

(протокол від ______________ № ____________ )

Найменування посади особи,
яка проводила експертизу
цінності документів
(Підпис Розшифровка підпису)

Дата

СХВАЛЕНО
Протокол ЕК
Від ________________ № ______________

 

Документи у кількості _______________________________ справ
(цифрами і літерами)
Вагою ________________ кг здано в ______________________________
(найменування установи)
______________________ на переробку за приймально-здавальною

накладною від _____________________________ № ________________

 

 

Найменування посади особи,
яка здала документи
(Підпис Розшифровка підпису)

Дата

 

 

 

 

Формат А4 (210 х 297)
Додаток 21
до пункту 10.11

______________________________________________________________
|20||                              код держархіву _________   |
|  ||                              код установи ___________   |
|  |+-------------------------------------------------------- |
|  || ------------------------    | Ф N   ----------------- | |
|30|| ------------------------    | Оп N  ----------------- | |
|  || ------------------------    | Спр N ----------------- | |
|  |+-------------------------------------------------------- |
|5 ||        (найменування державного архіву)                 |
|  |+-------------------------------------------------------- |
|  ||   ----------------------------------------------------- |
320|  ||   ----------------------------------------------------- |
|50||   ----------------------------------------------------- |
|  ||   ----------------------------------------------------- |
|  |+-------------------------------------------------------- |
|  ||  (найменування установи і структурного підрозділу)      |
|35||                                                         |
|  ||                                                         |
|  |+-------------   С П Р А В А  N_________  том N__________ |
|15||                                                         |
|  |+-------------------------------------------------------- |
|  ||   ----------------------------------------------------- |
|  ||   ----------------------------------------------------- |
|  ||   ----------------------------------------------------- |
|70||   ----------------------------------------------------- |
|  ||   ----------------------------------------------------- |
|  ||   ----------------------------------------------------- |
|  ||                                                         |
|--++-------------------------------------------------------- |
|  ||                 (заголовок справи)                      |
|25||                                                         |
|  |+-------------------------------------------------------- |
|  ||                                    (дата)               |
---+--++-------------------------------------------------------- |
|  ||                                                         |
|  ||                             На _________ аркуш.         |
|20||                             Зберігати________________   |
|  ||                                                         |
|  ||                                                         |
|--++--------------------------------                         |
|  ||     | Ф N   ----------------- |                         |
|30||     | Оп N  ----------------- |                         |
|  ||     | Спр N ----------------- |                         |
|--++-----+-------------------------+------------------------ |
|  ||     |          60             |                         |
|20||     ---------------------------                         |
|  ||                                                         |
----+---------------------------------------------------------|
-<------------------------------------------------------->-
230

                                                                                                      

 

                                                                                                       Додаток 22
до пункту 10.19
__________________________________________________________________
(найменування установи)
__________________________________________________________________
(найменування структурного підрозділу)

ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади
керівника структурного
підрозділу
Підпис  Розшифровка підпису
Дата

ОПИС N
__________________________________________________________________
(назва розділу)

NN
з/п

Індекс
справи
(тому,
частини)

Заголовок
справи
(тому,
частини)

Дата
справи
(тому,
частиш
ни)

Кількість
аркушів у
справі
(томі,
частині)

Строк
зберігання
справи (тому,
частини), стаття
за переліком*

Примітки

У цей опис включено ____________________________________ справ з N
_______
по N____, у тому числі:
літерні номери:
пропущені номери:
Найменування посади укладача опису    Підпис   Розшифровка підпису
Дата
ПОГОДЖЕНО                                  СХВАЛЕНО
Найменування посади керівника              Протокол ЕК **
діловодної служби                          структурного підрозділу
Підпис     Розшифровка підпису             __________  N  _______


* Графа шоста опускається в описах справ постійного зберігання.
** У разі наявності ЕК структурного підрозділу.

Продовження додатку 22

Передав  __________________________________________________  справ
(цифрами і літерами)
та ___________________________________    реєстраційно-контрольних
(цифрами і літерами)             карток до документів*

 

Найменування посади особи
структурного підрозділу       Підпис          Розшифровка підпису

Дата

 

 

Прийняв  _________________________  справ та _____________________
(цифрами і літерами)               (цифрами і літерами)
реєстраційно-контрольних карток до документів.

 

 

Найменування посади особи
архівного підрозділу           Підпис          Розшифровка підпису

 

Дата

 

 

_____________________
* Передаються разом із справами канцелярії.

               Формат А4 (210х297)
Форма опису справ постійного,
тимчасового (понад 10 років)
зберігання і з особового складу
структурного підрозділу установи

 

 

 

 

 

З М І С Т

1.

Загальні положення

2

2.

Документування управлінської діяльності установ

4

3.

Приймання, розгляд і реєстрація документів

 

3.1.

Приймання документів

6

3.2.

Розгляд документів

7

3.3.

Реєстрація документів

9

4.

Порядок державної реєстрації нормативно-правових актів

 

5.

Порядок прийому-передачі інформації засобами еектронного зв'язку, за винятком документів, які надходять через систему АСКОД

 

5.1.

Загальні положення

12

5.2.

Організація прийому-передачі інформації електронними засобами зв’язку

13

6.

Складання та оформлення службових документів

 

6.1.

Складання документів

14

6.2.

Оформлення документів

21

6.3.

Заголовок до тексту

22

6.4.

Адресування документів

23

6.5.

Датування документів

24

6.6.

Індексація документів

25

6.7.

Погодження документів

26

6.8.

Засвідчення документів

29

6.9.

Відмітки про проходження та виконання документів

33

6.10.

Оформлення копій документів, витягів з документів

34

6.11.

Оформлення додатків до документів

35

6.12.

Порядок друкування документів. Вимоги до документів, що виготовляються машинописними засобами

37

6.13.

Розмноження документів

 

6.14.

Оформлення документів про відрядження

 

6.15.

Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів

 

7.

Порядок оброблення та надсилання вихідних документів

39

8.

Організація контролю за виконанням документів

 

8.1.

Загальні положення

40

8.2.

Строки виконання документів

41

8.3.

Здійснення контролю за виконанням документів

42

8.4.

Зняття документів з контролю

43

9.

Складання номенклатур і формування справ

 

9.1.

Основні вимоги до складання номенклатури справ

44

9.2.

Заголовки справ та їх складання

45

9.3.

Порядок складання та затвердження номенклатури справ установи

48

9.4.

Основні вимоги до формування справ

49

9.5.

Оперативне зберігання документів

50

10.

Підготовка справ до зберігання та використання

51

11.

Функції діловодної служби

55

12.

Механізація і автоматизація діловодних процесів

58

 

Додатки

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Перелік додатків

Додаток 1

-

Примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації діловодною службою

59

Додаток 2

-

Картка реєстрації вхідного документа

60

Додаток 3

-

Картка реєстрації вихідного документа

61

Додаток 4

-

Картка внутрішнього документа

62

Додаток 5

-

Перелік обов’язкових реквізитів для заповнення машино-орієнтованої реєстраційно-контрольної картки (РКК)

63

Додаток 6

-

Перелік основних видів інформації, що передається засобами
електронного зв’язку через систему установи

64

Додаток 7

-

Зразок кутового бланка листа установи

65

Додаток 8

-

Зразок поздовжнього бланка листа установи

 

66

Додаток 9

-

Зразок бланка конкретного виду документа

67

Додаток 10

-

Зразок загального бланка установи

68

Додаток 11

-

Зразок поздовжнього бланка листа структурного підрозділу установи

69

Додаток 12

-

Склад реквізитів організаційно-розпорядчих документів

70

Додаток 13

-

Схеми розташованості реквізитів документів

72

Додаток 14

-

Оформлення нижнього колонтитула

73

Додаток 15

-

Примірний перелік документів, що підлягають затвердженню

74

Додаток 16

-

Примірний перелік документів, на які ставиться гербова печатка

75

Додаток 17

-

Перелік документів із зазначенням строків виконання

76

Додаток 18

-

Номенклатура справ

77

Додаток 19

-

Зведена номенклатура справ установи

79

Додаток 20

-

Акт про виділення документа до знищення

80

Додаток 21

-

Зразок обкладинки справ постійного і тривалого строків зберігання

82

Додаток 22

-

Форма складання описів справ

83