Заслухавши інформацію керівника Центру надання адміністративних послуг міста Борисполя Шелухіної І.В. про результати роботи за 2019 рік, відповідно до рішень міської ради від 17.12.2015 № 40-2-VII «Про затвердження регламенту Центру надання адміністративних послуг міста Борисполя», від 11.12.2018 № 3893-48-VII «Про затвердження Положення про Центр надання адміністративних послуг», рішення виконавчого комітету міської ради від 27.01.2020 № 41 «Про дотримання регламенту роботи посадовими особами управлінь, відділів та служб виконавчого комітету міської ради, стан виконавської дисципліни та підсумки роботи з документами міської ради та її виконавчого комітету у 2019 році», п. 4) п. б) ст. 27, ст.ст. 40, 52 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» виконавчий комітет міської ради ВИРІШИВ:
1. Інформацію керівника Центру надання адміністративних послуг міста Борисполя Шелухіної І.В. про результати роботи за 2019 рік взяти до відома (додається).
2. Центру надання адміністративних послуг оприлюднити інформацію про результати роботи за 2019 рік на офіційному веб-сайті міської ради до 01.03.2020.
3. Контроль за виконанням цього рішення покласти на керуючого справами Передерей Л.Л.
Міський голова А.С. Федорчук
Додаток
до рішення виконавчого комітету міської ради
17.02.2020 № 90
Інформація
про результати роботи Центру надання адміністративних послуг
міста Борисполя за 2019 рік
ЗМІСТ
1. Загальна інформація про Центр надання адміністративних послуг
2. Взаємодія із суб’єктами звернень
3. Опрацювання документів та контроль їх виконання
4. Обробка вихідних документів та результатів надання послуг
5. Обробка та реєстрація розпорядчих документів
6. Оформлення та передача справ до архівного відділу міської ради
7. Підготовка та виконання документів
8. Підвищення кваліфікації та обмін досвідом
9. Взаємодія із громадськістю та зворотній зв'язок
1. Загальна інформація
про Центр надання адміністративних послуг
Центр надання адміністративних послуг міста Борисполя – структурній підрозділ, утворений рішенням Бориспільської міської ради від 29.01.2013 № 2912-34-VI. Основними функціями Центру є :
організація надання якісних послуги суб’єктам звернень відповідно до переліку адміністративних послуг;
організація і здійснення ведення діловодства щодо надання адміністративних послуг у міській раді та її виконавчому комітеті;
здійснення прийому, реєстрації, обліку, передачі за призначенням, зберігання, пошук, розсилку документів, що надходять до ЦНАП, видачу інформації стосовно строків їх проходження;
здійснення контролю за своєчасним розглядом заяв суб’єктів звернень, що надійшли до міської ради та її виконавчого комітету, забезпечення дотримання вимог законодавства щодо розгляду заяв суб’єктів звернень, здійснення контролю за станом цієї роботи на підприємствах, в установах та організаціях міста незалежно від форм власності, а також аналіз причин виникнення порушень у виконанні вимог чинного законодавства, внесення пропозиції щодо їх усунення.
Організація надання адміністративних послуг у Центрі здійснюється 8 адміністраторами, які забезпечують надання адміністративних послуг шляхом взаємодії із суб’єктами надання адміністративних послуг, здійснюють прийом, опрацювання та видачу результатів суб’єктам звернення.
Відповідно до Регламенту Центру надання адміністративних послуг міста Борисполя, затвердженого відповідним рішенням міської ради від 17.12.2015 № 40-2-VII приміщення Центру надання адміністративних послуг поділяється на відкриту та закриту частини.
Відкрита частина розміщена у кім. 101 приміщення виконавчого комітету міської ради. У відкритій частині здійснюється прийом, консультування, інформування та обслуговування суб’єктів звернень трьома адміністраторами Центру.
Прийом документів у Центрі надання адміністративних послуг здійснюється відповідно до Законів України «Про адміністративні послуги», «Про звернення громадян», «Про доступ до публічної інформації», «Про адвокатську діяльність», «Про статус депутатів місцевих рад».
2. Взаємодія із суб’єктами звернень
(3 адміністратори)
2018 р 2019 р
(к-ть документів)
Консультація |
прийом телефонних дзвінків (к-ть в день) надання вичерпної інформації про щодо вимог та порядку надання адміністративних послуг інформування щодо вартості послуг (надання квитанцій для оплати послуг) роз’яснення щодо використання інформаційних карток та користування офіційним сайтом Бориспільської міської ради надання інформації про процес розгляду звернення запис на особистий прийом міського голови та заступників: (звернулось 715 осіб, записалось лише 420 після отримання консультації) |
45 в день
7715
4246 77 карток
11 547
419 |
65 в день
6300
3210 83 карток
10617
420 |
Прийом та попередній розгляд документів |
взаємодія з Центром поштового звя’зку, отримання вхідної кореспонденції (к-ть листів, повісток, поштових повідомлень) перевірка електронної пошти: (надійшло 7350 листів на електронну пошту, зареєстровано 2553, інші – передано виконавцям одразу) ознайомлення із текстом документу з метою визначення відповідального виконавця |
930
6350 2956 – зареєстр.
13805
16648 |
809
7350 2553 – зареєстр.
13010
16856 |
Реєстрація документа |
реєстрація документа у системі АСКОД визначення термінів виконання, проставляння на контроль |
18088
16648 |
16856
15985 |
Обробка та передача виконавцям |
сканування документа з резолюцією, проставляння резолюції у програмі «АСКОД» передача документів у паперовому та електронному вигляді виконавцям відповідно до резолюції |
16648
18088 |
16856
16856 |
Кількість зареєстрованих документів у 2018 - 2019 роках
Вид доставки |
Документи від установ, організацій |
Звернень |
Адміністративні послуги |
Разом |
||||
2018 |
2019 |
2018 |
2019 |
2018 |
2019 |
2018 |
2019 |
|
Нарочно |
3573 |
3684 |
3016 |
3268 |
7216 |
5920 |
13805 |
13010 |
Поштовий зв’язок |
842 |
723 |
70 |
52 |
18 |
34 |
930 |
809 |
Електронна пошта |
2116 |
1821 |
359 |
412 |
481 |
316 |
2956 |
2553 |
Факс, телефон |
16 |
11 |
- |
1 |
0 |
- |
16 |
12 |
Через вищестоящі органи |
- |
- |
381 |
472 |
- |
- |
381 |
472 |
РАЗОМ |
6547 |
6239 |
3826 |
4317 |
7715 |
6300 |
18088 |
16856 |
Прийом суб’єктів звернень у Центрі становить п’ять днів на тиждень та вісім годин на день без перерви на обід. На всі послуги розроблені та затверджені інформаційні картки та форми заяв. Формуляри заяв розміщуються та оновлюються на інформаційних стендах у фойє приміщення виконавчого комітету міської ради та на офіційному веб-сайті міської ради.
У 2019 році адміністраторами Центру прийнято за зареєстровано 16856 вхідних документів, що на 1232 документи менше, ніж у 2018 році. 30 звернень працівниками Центру направлено за належністю відповідно до статті 7 Закону України Закону України «Про звернення громадян».
Найбільша кількість документів надійшла до Центру надання адміністративних послуг особисто від заявників – 13805 та електронною поштою – 2553.
На інформаційній дошці відкритої частини Центру надання адміністративних послуг постійно оновлюється та розміщується актуальна інформація для суб’єктів звернень, зміни у законодавстві, довідкова інформація. Адміністраторами Центру здійснюється видача документів щодо отримання адміністративних послуг та відповідей на звернення.
Відповідно до розпорядження міського голови 14.12.2017 № 545 «Про організацію особистого прийому громадян, виїзних прийомів та проведення «прямого телефонного зв’язку» з громадянами міста» у 2019 році Центром надання адміністративних послуг організовано 40 особистих прийомів громадян міським головою та його заступниками на які звернулося 420 осіб. Щовівторка адміністраторами здійснювалися записи на особистий прийом громадян та вивчення проблемних питань з метою оперативного їх вирішення. Найчастіше мешканці міста звертались із наступних питань:
Звернення до виконавчого комітету міської ради
за характером питань у 2018-2019 роках
№з/п |
Питання, порушене у зверненні |
2018 |
2019 |
+/- |
1 |
Надання матеріальної допомоги |
1342 |
1274 |
-68 |
2 |
Комунальне господарство, благоустрій території, ремонт доріг |
905 |
730 |
-175 |
3 |
Будівництво, містобудування, архітектура, промисловість будівельних матеріалів |
716 |
630 |
-86 |
4 |
Земельні відносини |
261 |
397 |
136 |
5 |
Забезпечення житлом |
104 |
182 |
78 |
6 |
Соціальний захист населення |
157 |
180 |
23 |
7 |
Про присвоєння поштової адреси об’єкту нерухомості |
161 |
133 |
-28 |
8 |
Охорона здоров’я, лікування, робота лікарняних установ |
10 |
115 |
105 |
9 |
Діяльність органів місцевого самоврядування, виконавчих органів |
113 |
95 |
-18 |
10 |
Економічна, цінова, інвестиційна, зовнішньоекономічна політика, підприємництво |
11 |
53 |
42 |
11 |
Діяльність компаній «Укртелеком», «Київобленерго», «Київоблгаз» |
12 |
40 |
+28 |
12 |
Транспорт, зв’язок |
26 |
20 |
-6 |
13 |
Преведення особових рахунків |
18 |
17 |
-1 |
14 |
Розміщення тимчасових споруд, торгівля |
28 |
14 |
-14 |
15 |
Освіта, наука, науково-технічна діяльність |
25 |
10 |
-15 |
16 |
Бюджет міста, фінансова, податкова, митна політика |
4 |
8 |
4 |
17 |
Праця і заробітна плата, зайнятість населення, працевлаштування |
2 |
4 |
2 |
3. Опрацювання документів та контроль виконання
Закрита частина Центру надання адміністративних послуг знаходиться у кім. №№ 306 – 307 приміщення виконавчого комітету міської ради. У закритій частині здійснюється опрацювання документів, пошти, надання консультацій з використанням телефонного зв’язку, формування справ та розміщення архіву, організація засідань виконавчого комітету міської ради, оформлення рішень, розпоряджень міського голови, доручень та документів із грифом «Затверджую».
Відповідно до розпорядження міського голови від 15.09.2017 № 357 «Про виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації» кім. 306 приміщення Центру надання адміністративних послуг визначена спеціальним місцем для роботи запитувачів із документами чи їх копіями.
У 2019 році Секретаріатом Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини був проведений моніторинг дотримання Бориспільською міською радою права на доступ до публічної інформації. Був відмічений позитивний досвід міста Борисполя щодо безперешкодного доступу громадян до приміщення міської ради, відкритих засідань міської ради та виконавчого комітету, он-лайн трансляцію засідань, організацію місця для самостійної роботи запитувачів з документами у Центрі надання адміністративних послуг та оприлюднення системи обліку на офіційному веб-сайті міської ради.
Виконавчим комітетом міської ради щотижня направляється нагадування про наближення термінів виконання документів, направлено 8 звернень до відділу Держгеокадастру з вимогою про усунення порушень та до відділу Державного архітектурно-будівельного контролю. Завдяки таким заходам вдалося зменшити кількість документів із порушенням термінів на 4% та на 10 % у порівнянні із 2017 роком. У 2019 році цей показник становить 7%.
4. Обробка вихідних документів та результатів надання послуг
2018 р 2019 р
(к-ть документів)
Контроль виконання (1 адмін.) |
щотижневе нагадування про наближення термінів виконання документів (48 нагадувань х 23 структурний підрозділ) опрацювання інформації про стан виконавської дисципліни доручень та розпоряджень голови КОДА до відділу контролю КОДА направлення листів щодо порушення термінів виконання |
1012
48
7 |
1104
52
8 |
Реєстрація |
реєстрація в системі АСКОД вихідних документів, сканування відправка документа у день реєстрації: обробка, сканування та передача на видачу результатів надання адміністративних послуг (витяг ДЗК, нормативна оцінка, декларацій про будівництво) |
18568
3711
3756 |
16900
4201
3518
|
Видача результату |
повідомлення про можливість отримання результату та видача |
10 395 |
9 579 |
Протягом 2019 року суб’єктам звернень було видано:
|
2018 |
2019 |
рішень міської ради; |
909 |
783 |
рішення виконавчого комітету міської ради |
404 |
328 |
витяги з Держгеокадастру |
860 |
547 |
витяги про реєстрацію земельної ділянки |
563 |
420 |
витягів про нормативну грошову оцінку |
226 |
174 |
довідок 6-зем |
569 |
201 |
дозволи на порушення об’єктів благоустрою |
72 |
45 |
декларацій про будівництво |
787 |
145 |
повідомлень про початок або закінчення будівництва |
85 |
573 |
СМС повідомлень про отримання послуги |
428 |
1261 |
інших листів, довідок, дозволів |
5424 |
5102 |
Разом |
10395 |
9579 |
5. Обробка та реєстрація розпорядчих документів
2019 р 2019 р
Підготовка проектів рішень (1 чол.) |
організація засідань виконавчого комітету Перевірка проектів розпорядчих документів на відповідність до Інструкції з діловодства у міській раді та її виконавчих органах, затвердженої відповідним розпорядженням міського голови від 23.02.2012 № 42 |
42
2140 |
40
2205 |
Реєстрація документа |
реєстрація документа у разі його прийняття (підписання): рішення, розпорядження, гриф «Затверджую», доручення, сканування розпорядчого документа, додатків до нього, закриття контрольних документів, формування у справи, розсилання або передача зацікавленим особам внесення відповідних змін до документів попередніх років |
2039
143 |
2163
160 |
Оприлюднення |
знеособлення персональних даних з метою оприлюднення на сайті міської ради |
204
1213
930 |
220
1188
985 |
6. Оформлення та передача справ до архівного відділу міської ради
2018 р 2018 р
Формування справ |
документи постійного зберігання формуються у справи по 250 сторінок, кожен аркуш нумерується та сканується |
372 справ |
290 |
Визначення цінності |
засідання експертної комісії з метою визначення цінності документів |
3 |
1 |
Оформлення передачі |
підготовка опису справ на постійне зберігання підготовка опису справ зберігання до трудового архіву підготовка акту знищення та знищення документів
складання зведеної номенклатури справ виконавчого комітету міської ради (к-ть структурних підрозділів) |
366
6
1059 справ 1 |
290
7
1031 1 |
7. Підготовка та виконання документів
До 01.06.2019 адміністраторами Центру надання адміністративних послуг відповідно до ст. 219 Кодексу України про Адміністративні правопорушення розглядались справи про адміністративні правопорушення передбачені статтями 197, 198 цього Кодексу (при накладенні адміністративного стягнення у вигляді попередження в центрі надання адміністративних послуг) та здійснює реєстрацію документів реєстраційної служби міської ради:
2018 І пів. 2019
Розгляд адмін. правопорушень (1 чол.) |
оформлення Постанов про адміністративне правопорушення (попередження) та надання роз’яснення особам про наслідки здійснення повторного правопорушення |
460
27
2 |
183
10
0 |
2018 р 2019 р
Рішення міської ради |
підготовка рішень міської ради про перелік послуг, що надаються через ЦНАП; |
3
2 1 1 |
3
9 - - |
Рішення виконавчого комітету |
про приведення документів виконавчого комітету у відповідність про затвердження інформаційних та технологічних карток адміністративних послуг |
1
- |
2
4 |
Листів |
Надання інформації про роботу ЦНАП, порушення термінів розгляду, відповіді на звернення |
194 |
206 |
8. Підвищення кваліфікації та обмін досвідом
Велика увага приділяється підвищенню рівня професіоналізму та обізнаності адміністраторів Центру надання адміністративних послу.
Всі адміністратори Центру надання адміністративних послуг пройшли он-лайн курс «Єдині вимоги (стандарт) до якості обслуговування відвідувачів центрів надання адміністративних послуг» на он-лайн платформі Відкритий університет Майдану (BYM) та отримали сертифікати.
У 2019 році адміністратори взяли участь у таких семінарах (тренінгах), нарадах:
20.02.2019 короткотерміновий семінар з питань культури ділового листування та комп’ютерної грамотності;
28.02.2019 семінар-тренінг «Інтеграція нових послуг до Центрів надання адміністративних послуг: виклики та шляхи подолання»;
17.04.2019 семінар «Розвиток інституційної та кадрової спроможності системи надання адміністративних послуг»;
14.05.2019 семінар «Захист персональних даних»;
22.05.2019 воркшоп «Імплементація найкращих практик надання адміністративних послуг у ЦНАП», що проводився Київською обласною державною адміністрацією спільно із Офісом реформ адміністративних послуг;
25.09.2019 семінар «Порядок оформлення, видачі, обміну, пересилання, вилучення, повернення державі паспорта громадянина України, паспорта громадянина України для виїзду за кордон та дотримання положень законодавства під час реєстрації/зняття з реєстрації місця проживання/перебування особи»;
21.11.2019 семінар-практикум для працівників органів місцевого самоврядування, керівників і відповідальних за ведення діловодства та архівної справи підприємств, установ і організацій міста, що організований архівним відділом виконавчого комітету міської ради.
27.11.2019 консультації з представником Державної регуляторної служби України, що організовувався Всеукраїнською асоціацією центрів надання адміністративних послуг.
Адміністратор ЦНАПу Олена Головко перемогла у 10-му щорічному міському конкурсі «Молода людина року» у номінації «Молодий працівник органу місцевого самоврядування».
9. Взаємодія із громадськістю
Центр надання адміністративних послуг міста Бориспіль бере участь у кампанії з підвищення якості обслуговування відвідувачів. Ця ініціативна реалізується Офісом реформи адміністративних послуг спільно із Міністерством економічного розвитку та торгівлі України, іншими проектами міжнародної технічної допомоги. суб’єкти звернень Центру надання адміністративних послуг можуть оцінити якість роботи за допомогою мобільного телефону або планшету за допомогою QR-коду.
Із грудня 2019 року проводиться опитування рівня задоволеності замовника обслуговуванням у Центрі надання адміністративних послуг за допомогою анкети у Google Form. Опитування пройшли 30 осіб, з них 100% задоволені роботою адміністраторів та 89 % поставили оцінку 5 (найвищий бал), 86% респондентів відповіли, що їх питання вирішене.
У 2019 році утворена сторінка ЦНАПу у мережі Facebook, де розміщується актуальна інформація про ЦНАП (біля 100 публікацій) та надаються консультації жителям міста. Сторінка має 300 підписників.
У 2019 році на виконанні у Центрі надання адміністративних послуг знаходилось 155 документів, підготовлено та відправлено 194 вихідні листи. Всі завдання виконані своєчасно та повністю. Заяв та звернень щодо неякісної роботи працівників Центру надання адміністративних послуг не надходило.
Керівник Центру
надання адміністративних послуг І.В. Шелухіна