Заслухавши інформацію начальника архівного відділу виконавчого комітету Бориспільської міської ради Довгенко М.І. про результати роботи за 2019 рік, відповідно до рішення виконавчого комітету міської ради від 12.11.2012 № 1071 «Про затвердження Положення архівного відділу виконавчого комітету  Бориспільської міської ради», рішення виконавчого комітету міської ради від 27.01.2020 № 41 «Про дотримання регламенту роботи посадовими особами управлінь, відділів та служб виконавчого комітету міської ради, стан виконавської дисципліни та підсумки роботи з документами міської ради та її виконавчого комітету у 2019 році», відповідно до ст. 40 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» виконавчий комітет міської ради ВИРІШИВ:

1. Інформацію начальника архівного відділу виконавчого комітету Бориспільської міської ради  Довгенко М.І. про результати роботи за 2019 рік взяти до відома (додається).

2. Архівному відділу виконавчого комітету міської ради   оприлюднити на офіційному веб-сайті міської ради інформацію про результати роботи відділу за 2019 рік.

3. Контроль за виконанням цього рішення покласти на керуючу справами виконавчого комітету міської ради Передерей Л.Л.

Додаток
до рішення виконавчого комітету міської ради
17.02.2020  № 92

Інформація
про результати роботи архівного відділу виконавчого комітету Бориспільської міської ради за 2019 рік
Протягом 2019 року робота архівного відділу була направлена на поліпшення умов зберігання та використання документів, задоволення попиту громадян в інформації, якісного обслуговування громадян міста.
Звіт з  основних напрацювань  архівного відділу, за певними розділами плану роботи.

РОЗДІЛ 1
ДОТРИМАННЯ ВИМОГ ЗАКОНОДАВСТВА ЩОДО ПРИМІЩЕННЯ .
Матеріально-технічна база
Архівний відділ орендує приміщення будівлі Державного казначейства (бувший банк “Україна”).  В напівпідвальному приміщення знаходиться архівосховище, на 1-му поверсі робочий кабінет. Сховище обладнано металевими дверима із азбоцементною прокладкою, вікна захищені металевими гратами. Навкруг будівлі встановлена металева огорожа. Для забезпечення постійного контролю за приміщенням укладено договір з охоронною фірмою ТОВ “Гарантія”.
Приміщення забезпечено необхідною сучасною системою оповіщення про пожежу  та системою вентиляції та кондиціювання повітря. Систематично проводяться профілактика щодо роботи  вищеназваних систем.
        Приміщення орендується загальною площею 218.4 кв.м.. Продовжено договір оренди до 12.05.2022 р.
       Загальна протяжність стелажного обладнання 510 пог. м.  Ступінь заповнення стелажного обладнання  81,3 відсотки.
Читальний залу  забезпечений  трьома робочими місцями. Є можливість користування комп’ютером з виходом до мережі Інтернет.
       В архівному відділі стан пожежної безпеки на постійному контролі. 12 липня 2019 року Бориспільським районним відділом ГУ ДСНС України у  Київській області проведено перевірку  щодо додержання вимог  у сфері техногенної та пожежної безпеки, під час якої порушень не виявлено. У вересні 2019 року проведено перевірку технічного стану діючих електроустановок, ліній електропередач разом з електровимірювальними і випробувальними роботами відповідно до вимог  і норм. Систематично проводиться технічне  обслуговування системи оповіщення про пожежу, про що відмічається у відповідному журналі.
      Станом на 01.01.2020   в архівному відділі налічувалось  56 фондів , що складає  20 197  одиниць зберігання.  

РОЗДІЛ 2
ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ ЗБЕРЕЖЕНОСТІ
ТА ДЕРЖАВНИЙ ОБЛІК ДОКУМЕНТІВ НАФ     
ПРОВЕДЕНО:
 *  ремонт документів з паперовою основою із запланованих 112  аркушів,
     оправлено та перешито 131 аркуш  ( документів  з паперовою основою).  
       *   оправку та підшивку документів 22 од. зб.
  *  картонування новоприйнятих документів в   кількості  595 од. зб.         
  *  перевіряння наявності та стану документів:  всього перевірено 7 фондів. Із
       запланованих  2 530 од. зб.  перевірено 2 850 од. зб.  невиявлено справ -  0 од.
РОЗДІЛ 3
СТВОРЕННЯ ТА РОЗВИТОК НАУКОВО-ДОВІДКОВОГО АПАРАТУ
ДО ДОКУМЕНТІВ НАФ

    У 2019 році продовжувалась робота  щодо поповнення довідкового апарату, а саме підготовка комп’ютерного набору описів справ.  Занесено до бази (комп’ютерний набір) описи 4-х фондів в кількості  3 117 од. зб. 
     Також  за 2013 рік   прийнято на зберігання від виконавчого комітету документи у паперовому варіанті а також електронну базу в кількості 290 од. зб..

РОЗДІЛ 4
ФОРМУВАННЯ НАФ ТА ЕКСПЕРТИЗА ЦІННОСТІ ДОКУМНТІВ.
ОРГАНІЗАЦІЯ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ  В АРХІВНИХ ПІДРОЗДІЛАХ ПІДПРИЄМСТВ,  УСТАНОВ І ОРГАНІЗАЦІЙ
      Проведено приймання документів управлінської документації    на державне зберігання за 7-ма фондами в кількості 595 од. зб., із запланованих  268  од. зб. 
      Проведено перевіряння наявності та стану документів у  6-ти організаціях з особового складу (зберігаються у фондоутворюючих установах), що складає
2 575 од. зб.із запланованих 2 530 од. зб.). Все оформлено документально.
       
РОЗДІЛ 5
ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ ЕКСПЕРТНОЇ КОМІСІЇ
*  Схвалено експертною комісією:
- описів на управлінську документацію    - 679 од. зб. із запланованих  327 од. зб.;                 
- описів справ з особового складу              - 81 од. зб. із запланованих   51 од. зб.;
- номенклатур справ   6, що складає          -  4 712  позицій;
- актів на знищення документів не внесених до НАФ  -  9 актів на  12 314 од. зб.,
                                                                           та карток 7 316 шт..
- інструкцій з діловодства                            - 5.
- положень про ЕК та архівні підрозділи   - 3.

РОЗДІЛ  6
ЗДІЙСНЕННЯ КОНТРОЛЮ ЗА СТАНОМ ДІЛОВОДСТВА ТА АРХІВНОЇ СПРАВИ НА ПІДПРИЄМСТВАХ, В УСТАНОВАХ ТА ОРГАНІЗАЦІЯХ
     Проводились  семінар-навчання  з підвищення кваліфікації працівників діловодних, експертних та архівних служб установ, організацій міста. Для учасників надано необхідну методичну інформацію щодо особливостей складання номенклатур справ,  складання та оформлення   описів справ у діловодстві, про підготовку та передавання документів до здавання на зберігання. Проведено 25 виїздів до архівних підрозділів підприємств установ  з питання надання методичної та практичної допомоги.
    Архівний відділ протягом листопада-грудня  координував роботу щодо  проведення  перевіряння у 24-х підрозділах, виконавчого комітету міської ради,   відповідно до розпорядження міського голови від 19.11.2019 № 455 «Про проведення перевірки ведення  діловодства  та архівної справи  в управліннях, відділах та службах Бориспільської міської ради та її виконавчого комітету».

РОЗДІЛ  7
ВИКОРИСТАННЯ ІНФОРМАЦІЇ ДОКУМЕНТІВ НАФ.
*  У 2019 році виконано:

- 272  тематичних запити,  з яких 2 запити   з рекомендацією звернутися за місцем
   знаходження документа;                                                                                                                                                                                     
- 7 запитів соціально-правового характеру:
- з числа вищеназваних запитів  виконано з позитивним  результатом 265.
- звернень громадян 476.

*   Архівним  відділом підготовлено і проведено 3 фотодокументальні виставки:

   - до відзначення 175-ї річниці з дня народження П.П.Чубинського
                                                                                              Міський Будинок культури
                                                                                           та фойє  архівного відділу
                                                                                    22 січня – 14 лютого

• до відзначення Дня примирення під час масового свята фотодокументальну  

      виставку              
                                                                                           Парк культури та відпочинку
                                                                                           і фойє  архівного відділу
                                                                                     9  - 24  травня 
  - до відзначення Дня міста проведено фотодокументальну виставку 
     «Як змінилось місто за 10 років»
                                                                                     Парк культури та відпочинку
                                                                                           і фойє  архівного відділу
                                                                                    15  - 26  вересня 

*  Проводилась   організація  роботи  користувачів у читальному залі.  У 2019 році  у  читальній залі працювали на протязі року 3 користувачі (громадяни України), яким видано на руки 117 справ. 
        Найцікавішою тематикою досліджень, які проводились користувачами у читальній залі по публікаціях газет  «Колективіст», «Трудова слава» були теми «Історії сіл   Бориспільщини».
 
РОЗДІЛ 8
ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОТИ З КАДРАМИ
       Архівним відділом  організовано 2 (у червні   та жовтні місяцях)  семінари-навчання з працівниками, відповідальними за ведення діловодства та архівної справи на підприємствах, в установах та організаціях міста на яких були присутніми 79 слухачів.
      Начальник архівного відділу проходив курси підвищення кваліфікації при  Київській Державній  адміністрації.
     Працівники архівного відділу приймали участь
- у засіданні колегії ДАКО – про підведення підсумків  роботи за 2018 рік та
  планів на 2019 рік;
- у семінарі на тему  «Поповнення НАФ документами учасників АТО Київської області»;
- у семінарі-практикумі «Цифровізація архівної справи та діловодства».

З метою заохочення до подальшої висококваліфікованої роботи, щорічно з нагоди відзначення Дня  працівників архівних установ проводяться заходи, під час яких   відзначаються кращі працівники – відповідальні за ведення архівної справи архівних підрозділів, підприємств, установ, організацій міста. У грудні 2019 року у  залі Бориспільської централізованої бібліотечної системи відбувся  урочистий  вечір. 

  Коллектив архівного відділу у якому працює дуже невелика кількість співробітників (2-є чоловік), добре справляється з усіма  поставленими завданнями.    

Начальник архівного відділу                                                   М.І.Довгенко