Заслухавши інформацію керуючого справами виконавчого комітету міської ради Передерей Л.Л. щодо дотримання регламенту роботи посадовими особами управлінь, відділів та служб виконавчого комітету міської ради, стан виконавської дисципліни та підсумки роботи з документами міської ради та її виконавчого комітету у 2019 році, відповідно до рішення міської ради від 17.12.2015 № 39-2-VII «Про затвердження Регламенту виконавчого комітету Бориспільської міської ради», статей 40, 51, 52, 53 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» виконавчий комітет міської ради вирішив:

1. Інформацію керуючого справами Передерей Л.Л. про дотримання регламенту роботи посадовими особами управлінь, відділів та служб виконавчого комітету міської ради, стан виконавської дисципліни та підсумки роботи з документами міської ради та її виконавчого комітету у 2020 році взяти до відома (додається).

2. Керуючому справами виконавчого комітету міської ради продовжувати щорічно подавати інформацію виконавчому комітету щодо дотримання регламенту роботи посадовими особами управлінь, відділів та служб виконавчого комітету міської ради, стан виконавської дисципліни та підсумки роботи з документами міської ради та її виконавчого комітету.

3. Начальникам управлінь, відділів, служб міської ради та виконавчого комітету подати інформацію про результати роботи за 2020 рік на засідання виконавчого комітету міської ради до 01 червня 2021 року.

4. Контроль за виконанням цього рішення покласти на заступників міського голови відповідно до розподілу обов’язків.

Міський голова                                                Володимир БОРИСЕНКО

Додаток
до рішення виконавчого комітету
міської ради
_________________ № ______

Інформація про дотримання регламенту роботи
посадовими особами управлінь, відділів та служб
виконавчого комітету міської ради,
стан виконавської дисципліни та підсумки роботи
з документами міської ради та її виконавчого комітету у 2020 році

Порядок діяльності виконавчого комітету міської ради визначений регламентом роботи виконавчого комітету, затвердженим відповідним рішенням міської ради від 17.12.2015 № 39-2-VII.
Аналізуючи дотримання та виконання основних положень регламенту посадовими особами міської ради, слід відмітити, що в основному у виконавчому комітеті забезпечується дотримання положень регламенту.
Розгляд у виконавчому комітеті питань, що належать до його компетенції проводилися  міським головою, його заступниками та керуючим справами відповідно до розподілу обов’язків, затверджених розпорядженням міського голови від 02 вересня 2019 року № 346 «Про розподіл функціональних обов’язків між міським головою, першим заступником міського голови, заступниками міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради та керуючим справами виконавчого комітету міської ради».
Кількісний та персональний склад виконавчого комітету, що працював у 2020 році  визначений рішенням міської ради від 14.12.2018 № 4011-49-VII «Про склад виконавчого комітету Бориспільської міської ради VIІ скликання». Після формування Бориспільської міської ради VIII скликання, нею утворений виконавчий комітет міської ради
Основною формою роботи виконавчого комітету міської ради є його засідання. Засідання виконавчого комітету ради скликається щотижня та у разі потреби. У 2020 році відбулося 29 (з них 5 позачергових) засідань 7 скликання та 3 засідання вже 8 скликання.
Засідання виконавчого комітету є правомочним, якщо в них беруть участь більше половини від загального складу виконавчого комітету. У 2020 році засідання виконавчого комітету відвідали члени виконкому VII скликання:

У 2020 році засідання виконавчого комітету відвідали члени виконкому VІII скликання:

Проект порядку денного засідання виконавчого комітету ради формується керуючим справами виконавчого комітету на підставі плану роботи виконавчого комітету, доручень міського голови, пропозицій членів виконавчого комітету, керівників управлінь, відділів, служб виконавчих органів міської ради та доповідається міському голові.
На засіданнях виконавчого комітету міської ради протягом 2020 року розглянуто 873 проектів рішень, з яких прийнято 823, що становить 94,27 % (у 2019 році прийнято 95.63 % рішень, що розглядалися).

Кількість проектів рішень,
винесених на засідання виконавчого комітету

Динаміку винесення проектів рішень та їх прийняття можна побачити на діаграмі:

Кількість розглянутих рішень, не внесених до порядку денного:

У 2020 році на розгляд виконавчого комітету посадові особи виносили проекти рішень не внесених до порядку денного:

На засідання виконавчого комітету виносилися важливі для жителів міста питання:  про схвалення проекту бюджету та розгляд звіту про його виконання, про хід виконання Програми соціально-економічного та культурного розвитку міста Бориспіль, відпочинок та оздоровлення дітей, питання опіки та піклування, містобудування та архітектури та цілий ряд інших нагальних питань. На засідання виконкому запрошуються жителі міста, депутати міської ради та керівники установ.

Основні питання, що розглядались на засіданнях виконавчого комітету
у 2019-2020 роках

Виконавчий комітет міської ради приймає рішення в межах своїх повноважень відповідно до статей 27-40, 52 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні». Проект порядку денного та проекти рішень оприлюднюються на веб-сайті міської ради у розділі «Публічна інформація». Рішення виконавчого комітету приймаються на його засіданнях більшістю голосів від загального складу виконавчого комітету і підписуються міським головою.
Відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» до відання виконавчих органів належать власні та делеговані повноваження. У 2020 році прийнято 301 рішень з власних повноважень (схвалення програм, затвердження фінансових планів комунальних підприємств, питання транспорту, благоустрою міста, торгівлі, реклами, надання містобудівних умов, організація харчування дітей), що на 69 % менше ніж у 2019 році. 292 рішень з делегованих повноважень (облік житлового фонду, питання, опіки та піклування, обліку дітей, організація призову громадян, цивільний захист), що на 14 % менше ніж у 2019 році. 230 рішень з інших повноважень, визначених Законами.

Здійснення виконавчим комітетом міської ради
власних та делегованих повноважень у 2019 - 2020 роках

Пунктом 9 статті 59 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» визначено, що рішення виконавчого комітету ради з питань, віднесених до власної компетенції виконавчих органів, можуть бути скасовані відповідною радою. За 2020 рік міською радою не було скасовано рішень виконавчого комітету міської ради.
Всі засідання виконавчого комітету транслюються он-лайн режимі відео-хостингу Youtube. Для голосування застосовується система поіменного електронного голосування «Рада Голос».
Результати поіменного голосування  оприлюднюються на офіційному веб-сайті міської ради у розділі «Міська влада» - «Виконавчі органи». Інформація з фотозвітом про результати проведеного засідання одразу оприлюднюється на веб-сайті та офіційній сторінці виконкому у Facebook.
Робота виконавчого комітету ради проводиться за річним, місячними та щотижневими планами, що затверджуються міським головою. Проекти планів роботи виконавчого комітету ради формуються керуючим справами на підставі доручень міського голови, пропозицій заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради, членів виконавчого комітету, керівників виконавчих органів ради.
У 2020 році у виконавчому комітеті Бориспільської міської ради продовжується планування роботи за допомогою електронної програми АСКОД. За допомогою цієї програми управління, відділи та служби виконавчого комітету самостійно створюють в програмі інформацію про заходи, які плануються здійснювати в наступному або поточному році. Уся інформація про плани роботи виконавчого комітету міської ради зберігається в єдиній автоматизованій системі.
Організація роботи з документами в підрозділах міської ради здійснювалася відповідно до Інструкції з діловодства в міській раді та її органах, затвердженої відповідним розпорядженням міського голови від 08.08.2018 № 269.

Протягом 2016 - 2020 років зареєстровано:

Протягом 2020 року до виконавчого комітету міської ради надійшло 16523 документів від установ та організацій різних форм власності, фізичних осіб-підприємців та фізичних осіб, що на 333 документи менше ніж у 2019 році. На контролі перебувало 15687 документів (94,9 %).
Відповідальність за організацію виконання документів несуть міський голова, заступники міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради та керуючий справами виконавчого комітету відповідно до розподілу обов’язків, начальники управлінь, відділів та служб виконавчих органів міської ради.
Координація роботи з організації контролю за виконанням документів покладається на керуючого справами, Центр надання адміністративних послуг.
Контролю підлягають документи, в яких встановлено завдання або які містять питання, що потребують вирішення.
Обов’язковому контролю підлягає виконання законів України, указів і розпоряджень Президента України, актів Кабінету Міністрів України, центральних органів виконавчої влади, голови облдержадміністрації, обласної ради, міської ради, виконавчого комітету, міського голови, запитів і звернень депутатів. На виконання розпорядження голови Київської обласної державної адміністрації від 05.10.2005 № 661 «Про стан виконання актів Президента України, Кабінету Міністрів України, центральних органів виконавчої влади, обласної державної адміністрації у структурних підрозділах облдержадміністрації, територіальних органах центральних органів виконавчої влади в області, райдержадміністраціях і міськвиконкомах (міст обласного значення)», відповідно до плану роботи виконавчого комітету міської ради проаналізовано стан виконання актів Президента України, Кабінету Міністрів України, обласної адміністрації, власних рішень у структурних підрозділах міської ради та виконавчого комітету.

Надходження документації до виконавчого комітету міської ради
за 2016 – 2020 роки

Надходження документів до виконавчого комітету у 2020 році
(за видами суб’єктів звернень у порівнянні із 2019 роком)

У 2020 році до виконавчого комітету міської ради надійшло на 333 документа менше ніж у 2019 році. Значно зменшилось листування із депутатами Верховної Ради України, обласних та місцевих рад, Київською обласною державною адміністрацією, правоохоронними органами, прокуратури, судами, територіальними органами виконавчої влади, обласними організаціями. У ЦНАП зареєстровано більше на 196 заяв від громадян, та менше на 137 запитів на інформацію.

Всього на виконанні в управліннях, відділах, службах міської ради та виконавчого комітету знаходилось 16523 контрольних документів. З них виконано вчасно 14808 документи, що становить 92,63%.
Виконавська дисципліна покращилася у порівнянні із 2019 роком на 4 %  та на 10 % у порівнянні із 2017 роком. Найбільший відсоток документів із порушенням терміну – це заяви про надання послуг, що знаходились на виконанні в управлінні Держгеокадастру у Бориспільському районі. Всього на виконанні в управлінні знаходилось 3210 документи, з них 540 виконано із порушенням терміну, що становить 16,82%. (У 2018 році цей показник становив 23,95%, у 2017 – 59%). Адміністраторами ЦНАП постійно проводиться робота із управлінням Держгеокадастру щодо покращення якості надання послуг та зменшення кількості документів із порушенням термінів.

Порівняльна діаграма щодо виконання документів
у виконавчому комітеті міської ради за 2014 – 2019 роки

Організація роботи щодо розгляду звернень громадян та надання адміністративних послуг в управліннях, відділах, службах міської ради та її виконавчого комітету визначалася відповідною Інструкцією, яка затверджена розпорядженням міського голови від 22 серпня 2012 року № 239.
Міський голова, секретар міської ради, заступники міського голови, керуючий справами виконавчого комітету міської ради ведуть особистий прийом за окремим графіком. Графік особистого прийому громадян керівництвом ради та виконавчого комітету, години прийому затверджений розпорядженням міської голови від 14.12.2017 № 545 «Про організацію особистого прийому громадян, виїзних прийомів та проведення «прямого телефонного зв’язку» з громадянами міста». Протягом 2019 року було проведено 34 особисті прийоми громадян (у 2018 році – 42), кількість осіб, що звернулась на них склала 442 ( у 2018 році – 419 осіб).

Обсяг документообігу установи визначається службою діловодства з урахуванням усіх документопотоків за відповідний період часу. За 2019 рік загальний обсяг документообігу виконавчого комітету міської ради становить 37191 документів.

 Як видно із діаграми, обсяг документообігу виконавчого комітету міської ради становить 37191 документ та зменшився у порівнянні із 2019 роком та зрівнявся із 2018 роком. Це насамперед пов’язано із зменшенням кількості вихідних листів та направленням 1261 СМС-повідомлень про результати розгляду заяв, зменшенням кількості заяв про надання адміністративних послуг до територіальних органів виконавчої влади (відділу Держгеокадастру у Бориспільському районі, управління патрульної поліції у місті Борисполі, Державного агентства водних ресурсів України, головного управління ДС НС України у Київській області, головного управління Держпродспоживслужби в Київській області) та збільшенням заяв через веб-портал надання адміністративних послуг.
У порівнянні із 2014 роком до виконавчого комітету міської ради передані повноваження здійснення реєстрації місця проживання, реєстрації права власності об’єктів нерухомого майна, архітектурно-будівельного контролю, постійно збільшуються повноваження щодо здійснення опіки та піклування, захисту дітей, медицини тощо. На сьогодні процес передачі великої кількості повноважень від органів державної влади на місцевий рівень триває, тому буде збільшуватись кількість документів та триватиме процес діджіталізації державних та міських послуг . 

Керуючий справами                                                Л.Л. Передерей