Відповідно до п. 20 ч. 4 ст. 4
2 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», постанови Кабінету Міністрів України від 17.01.2018 № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності», наказу Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5 «Про затвердження Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях» ЗОБОВ’ЯЗУЮ:
1. Затвердити Інструкцію з діловодства у міській раді та її виконавчих органах у новій редакції (додається).
2. Визнати такими, що втратили чинність розпорядження міського голови від 08.08.2018 № 269 «Про затвердження Інструкції з діловодства у міській раді та її виконавчих органах» та від 10.10.2018 № 407 «Про внесення змін до Інструкції з діловодства у міській раді та її виконавчих органах».
3. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на керуючого справами Людмилу Передерей.
Голова (підпис) Володимир БОРИСЕНКО
Затверджено
Розпорядження міського голови
02.02.2021 № 19
Розпорядження міського голови
02.02.2021 № 19
Інструкція
з діловодства у міській раді та її виконавчих органах
з діловодства у міській раді та її виконавчих органах
1. Загальні положення
1.1. Інструкція з діловодства у міській раді та її виконавчому комітеті (далі – Інструкція) встановлює загальні положення щодо функціонування структурних підрозділів з діловодства у виконавчих органах міської ради (далі – структурні підрозділи установи), вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, що міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.
1.2. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві міській раді, її виконавчому комітеті (далі – установи), здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими розпорядженнями міського голови.
1.3. Виконавчі органи міської ради організовують діловодство на підставі власних інструкцій з діловодства (далі – інструкції структурних підрозділів), що розробляються на підставі цієї Інструкції, а також регламентів та національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію (далі – регламенти та національні стандарти).
Технології автоматизованого опрацювання задокументованої інформації в установі повинні відповідати вимогам Інструкції установи.
Технології автоматизованого опрацювання задокументованої інформації в установі повинні відповідати вимогам Інструкції установи.
1.4. Відповідальність за організацію діловодства в установі несе міський голова.
За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем'єр-міністра України, центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі – акти органів державної влади), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад (далі – запити, звернення), погодження проєктів нормативно-правових актів відповідають секретар ради, заступники міського голови, керуючий справами виконавчого комітету.
За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах установи відповідають їх начальники.
За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем'єр-міністра України, центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі – акти органів державної влади), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад (далі – запити, звернення), погодження проєктів нормативно-правових актів відповідають секретар ради, заступники міського голови, керуючий справами виконавчого комітету.
За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах установи відповідають їх начальники.
1.5. Організація діловодства в установі покладається на Центр надання адміністративних послуг, в структурних підрозділах установи – на секретарів і діловодів (далі – служби діловодства). Якщо штатним розписом не передбачено посади працівника діловодства, ці обов’язки повинні бути покладені на спеціально призначену для цього особу та визначені у посадовій інструкції.
1.6. Основним завданням служби діловодства є встановлення в установі єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах установи. Служба діловодства відповідно до покладених на неї завдань:
розробляє інструкцію установи з діловодства та номенклатуру справ установи;
здійснює реєстрацію та веде облік документів;
організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до міського та трудового архівів (далі – архівні установи);
забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами установи вимог інструкцій установ, регламентів та національних стандартів;
вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в установі, а також на підприємствах, в установах, в організаціях, що належать до сфери її управління;
проводить регулярно перевірку стану діловодства в структурних підрозділах установи, а також на підприємствах, в установах, організаціях, що належать до сфери її управління;
бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в установі;
здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в установі;
забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;
проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;
організовує збереження документаційного фонду установи та користування ним;
ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників установи з питань діловодства;
засвідчує гербовою печаткою документи, підписані керівництвом установи.
розробляє інструкцію установи з діловодства та номенклатуру справ установи;
здійснює реєстрацію та веде облік документів;
організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі до міського та трудового архівів (далі – архівні установи);
забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами установи вимог інструкцій установ, регламентів та національних стандартів;
вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в установі, а також на підприємствах, в установах, в організаціях, що належать до сфери її управління;
проводить регулярно перевірку стану діловодства в структурних підрозділах установи, а також на підприємствах, в установах, організаціях, що належать до сфери її управління;
бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в установі;
здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в установі;
забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;
проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;
організовує збереження документаційного фонду установи та користування ним;
ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників установи з питань діловодства;
засвідчує гербовою печаткою документи, підписані керівництвом установи.
2. Документування управлінської діяльності установ
Загальні вимоги до створення документів
Загальні вимоги до створення документів
2.1. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених вимог інформація про управлінські дії.
2.2. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, регламентами установи, положеннями про структурні підрозділи установи і посадовими інструкціями.
Відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» керівники установи у межах своїх повноважень:
міський голова – підписує рішення ради та її виконавчого комітету; протоколи сесій міської ради, засідання виконавчого комітету; видає розпорядження у межах своїх повноважень;
секретар ради – підписує протоколи сесій міської ради; рішення міської ради у разі відсутності міського голови;
Відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» керівники установи у межах своїх повноважень:
міський голова – підписує рішення ради та її виконавчого комітету; протоколи сесій міської ради, засідання виконавчого комітету; видає розпорядження у межах своїх повноважень;
секретар ради – підписує протоколи сесій міської ради; рішення міської ради у разі відсутності міського голови;
депутат ради – підписує протоколи сесій міської ради, рішення міської ради, якщо за дорученням депутатів міської ради головував на засіданні міської ради;
заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради – підписує протокол виконавчого комітету, рішення виконавчого комітету у разі відсутності міського голови.
Відповідно до діючого регламенту виконавчого комітету Бориспільської міської ради затвердженого відповідним рішенням міської ради:
керівники структурних підрозділів установи – видають накази у межах своєї компетенції;
посадові особи структурних підрозділів установи – підписують додатки які вносять до наказів;
головуючі на нарадах – підписують протоколи нарад.
міським головою, заступниками міського голови, керуючим справами, керівниками структурних підрозділів – за результатами розгляду на нарадах видаються доручення.
заступник міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради – підписує протокол виконавчого комітету, рішення виконавчого комітету у разі відсутності міського голови.
Відповідно до діючого регламенту виконавчого комітету Бориспільської міської ради затвердженого відповідним рішенням міської ради:
керівники структурних підрозділів установи – видають накази у межах своєї компетенції;
посадові особи структурних підрозділів установи – підписують додатки які вносять до наказів;
головуючі на нарадах – підписують протоколи нарад.
міським головою, заступниками міського голови, керуючим справами, керівниками структурних підрозділів – за результатами розгляду на нарадах видаються доручення.
2.3. В установі визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про їх діяльність.
З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватись спільні документи.
Спільні документи органів, які мають повноваження видавати однакові за формою розпорядчі документи (рішення, розпорядження, накази тощо), видаються у відповідній формі (рішення, розпорядження, накази тощо).
Спільні розпорядчі документи органів, що повноважні видавати різні за формою документи, видаються у формі «рішень», які мають правову силу розпорядчого документа кожної установи, яка приймала цей документ.
З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватись спільні документи.
Спільні документи органів, які мають повноваження видавати однакові за формою розпорядчі документи (рішення, розпорядження, накази тощо), видаються у відповідній формі (рішення, розпорядження, накази тощо).
Спільні розпорядчі документи органів, що повноважні видавати різні за формою документи, видаються у формі «рішень», які мають правову силу розпорядчого документа кожної установи, яка приймала цей документ.
2.4. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (рішення, розпорядження, протокол, наказ тощо), зумовлюється правовим статусом установи, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).
2.5. Документ повинен відповідати положенням актів органів державної влади та спрямовуватись на виконання установою покладених на неї завдань і функцій.
2.6. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації ДК 010-98.
Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (далі – ДСТУ 4163-2003).
Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (далі – ДСТУ 4163-2003).
2.7. Документ повинен містити обов'язкові для його певного виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи – автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.
Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов'язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.
Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов'язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.
2.8. Установа здійснює діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.
Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.
2.9. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 1.
Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.
Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.
2.9. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 1.
Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.
Бланки документів
2.10. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.
Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів).
Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) – для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) – для резолюцій (доручень).
Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):
30 – ліве;
10 – праве;
20 – верхнє та нижнє (на документах, що містять Державний герб – верхнє поле – 0,8 мм).
Бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.
Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів).
Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) – для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) – для резолюцій (доручень).
Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):
30 – ліве;
10 – праве;
20 – верхнє та нижнє (на документах, що містять Державний герб – верхнє поле – 0,8 мм).
Бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.
2.11. В установі використовують такі бланки документів:
бланк листа міської ради та виконавчого комітету (зразки кутового і повздовжнього бланка листа наведені у додатку 2;
бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа, наприклад: рішення, розпорядження, наказ, доручення), крім листа (додаток 3). На бланку доручення зазначається посада особи, що його надала;
бланк листа Бориспільського міського голови (додаток 4).
бланк листа міської ради та виконавчого комітету (зразки кутового і повздовжнього бланка листа наведені у додатку 2;
бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа, наприклад: рішення, розпорядження, наказ, доручення), крім листа (додаток 3). На бланку доручення зазначається посада особи, що його надала;
бланк листа Бориспільського міського голови (додаток 4).
2.12. На основі загального бланка установи структурні підрозділи установи розробляють бланки своєї установи або бланки своєї посадової особи у тому разі, якщо керівник підрозділу або посадова особа має право підписувати документи (додаток 5).
Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць.
Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість на рік перевищує 200 одиниць.
2.13. При листуванні установи з постійними іноземними кореспондентами, можуть виготовляти бланки, реквізити яких зазначаються двома мовами: ліворуч – українською, праворуч – іноземною. Державний Герб України на таких бланках проставляються у центрі верхнього поля. Бланки, що містять реквізити, викладені іноземною мовою, не використовуються в межах України.
2.14. Бланки документів в установі виготовляються друкарським способом на білому папері високої якості фарбами насичених кольорів за допомогою комп’ютерної техніки.
2.15. Кожний бланк установи повинен мати порядковий номер, який зазначається на нижньому полі зворотного боку бланка. Порядковий номер проставляється нумератором. Облік видачі бланків ведеться у діловодних службах окремо за видами у журналі відповідно додатку 13 розпорядження міського голови від 10.08.2011 № 301 «Про затвердження переліку відомостей, що становлять службову інформацію у виконавчому комітеті міської ради, та інструкції з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію у виконавчому комітеті міської ради».
2.16. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 року № 2137-XII «Про Державний герб України».
Зображення Державного Герба України розміщується по центру верхнього поля. Розмір зображення становить 17 міліметрів заввишки, 12 міліметрів завширшки.
Зображення Державного Герба України розміщується по центру верхнього поля. Розмір зображення становить 17 міліметрів заввишки, 12 міліметрів завширшки.
2.17. Код установи проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ). Код установи використовуються на документах бухгалтерських служб.
Найменування установи
2.18. Найменування установи – автора документа повинне відповідати найменуванню, зазначеному в свідоцтві про державну реєстрацію юридичної особи. Скорочене найменування установи не вживається.
На бланках структурних підрозділів установи, які мають подвійне підпорядкування, зазначаються найменування усіх установ вищого рівня.
Найменування структурного підрозділу установи зазначається тоді, коли вони є авторами документа, і розміщується нижче найменування установи.
На бланках структурних підрозділів установи, які мають подвійне підпорядкування, зазначаються найменування усіх установ вищого рівня.
Найменування структурного підрозділу установи зазначається тоді, коли вони є авторами документа, і розміщується нижче найменування установи.
Довідкові дані про установу
2.19. Довідкові дані про установу містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування установи або структурного підрозділу установи.
Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності – назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.
Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності – назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.
Назва виду документа
2.20. Назва виду документа (рішення, розпорядження, наказ, доповідна записка тощо) зазначається на загальному бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.
Дата документа
2.21. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.03.2011.
У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2011 року.
Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.
Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).
На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.
У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2011 року.
Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.
Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).
На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.
Реєстраційний індекс документів
2.22. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.
Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами за номенклатурою справ або індексів керівників та підрозділів, що застосовуються в установі.
Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної горизонтальної рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, – вхідний чи такий, що створений в установі.
Для вхідних, вихідних документів реєстраційний індекс складається з індексу за номенклатурою справ та порядкового номеру, наприклад: 12-31-845, де 12-31 – індекс справи за номенклатурою, 845 – порядковий номер,
Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/68 – для спільних розпорядчих документів або 12-22-450/02-11-208 – для спільних листів.
Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.
У разі застосування автоматизованої системи реєстрації документів може використовуватись штрих-код. Для вихідних документів штрих-код включає реєстраційний індекс і дату документа та розташовується у межах, зазначених у ДСТУ 4163-2003 для реквізитів бланку, а саме: з кутовим розташуванням реквізитів – 73 міліметри від початку першого реквізиту, з поздовжнім – 77 міліметрів.
Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами за номенклатурою справ або індексів керівників та підрозділів, що застосовуються в установі.
Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної горизонтальної рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, – вхідний чи такий, що створений в установі.
Для вхідних, вихідних документів реєстраційний індекс складається з індексу за номенклатурою справ та порядкового номеру, наприклад: 12-31-845, де 12-31 – індекс справи за номенклатурою, 845 – порядковий номер,
Якщо документ підготовлено двома чи більше установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/68 – для спільних розпорядчих документів або 12-22-450/02-11-208 – для спільних листів.
Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.
У разі застосування автоматизованої системи реєстрації документів може використовуватись штрих-код. Для вихідних документів штрих-код включає реєстраційний індекс і дату документа та розташовується у межах, зазначених у ДСТУ 4163-2003 для реквізитів бланку, а саме: з кутовим розташуванням реквізитів – 73 міліметри від початку першого реквізиту, з поздовжнім – 77 міліметрів.
Посилання на реєстраційний індекс і дату
2.23. Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов'язковим і розташовується нижче у спеціально відведеному місці на бланку.
Посилання у тексті документа на порядкові номери розділів, підрозділів, глав, статей, пунктів та підпунктів нормативно-правового акта робиться цифрами; порядкові номери частин статей, абзаців і речень - словами. Посилання у тексті нормативно-правового акта на цей документ або його структурні одиниці робиться з використанням вказівного займенника «цей».
Посилання у тексті документа на порядкові номери розділів, підрозділів, глав, статей, пунктів та підпунктів нормативно-правового акта робиться цифрами; порядкові номери частин статей, абзаців і речень - словами. Посилання у тексті нормативно-правового акта на цей документ або його структурні одиниці робиться з використанням вказівного займенника «цей».
Місце складення або видання
2.24. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.
Гриф обмеження доступу
2.25. Гриф обмеження доступу до документа («Для службового користування», «Таємно», «Цілком таємно», «Особливої важливості») оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту «Адресат» або «Гриф затвердження».
Адресат
2.26. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:
Київська обласна державна адміністрація
Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата – у давальному, наприклад:
Київська обласна державна адміністрація
Фінансово-економічне управління
Начальнику управління
прізвище, ініціали (ініціал імені) або
Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:
Голові Київської обласної ради
прізвище, ініціали (ініціал імені) або
Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:
Загальноосвітнім закладам
Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово «копія» перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.
Реквізит «Адресат» може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 05 березня 2009 року № 270 (Офіційний вісник України, 2009 року, № 23, ст. 750). Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:
Реквізит «Адресат» може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 05 березня 2009 року № 270 (Офіційний вісник України, 2009 року, № 23, ст. 750). Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:
Міністерство юстиції
вул. Городецького, буд. 13,
м. Київ, 01001
У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному або давальному відмінку прізвище, ім'я та по батькові (ініціали чи ініціал імені, власне ім’я ПРІЗВИЩЕ), потім поштова адреса, наприклад:
Гончарук Олександр Сергійович
вул. Бабкіна, буд. 3а, кв. 1,
м. Бориспіль, 08301
Гончаруку О.С.
вул. Бабкіна, буд. 3а, кв. 1,
м. Бориспіль, 08301
У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.
Якщо документ надсилається електронною поштою, реквізит «Адресат» також може містити адресу електронної пошти.
Якщо документ надсилається електронною поштою, реквізит «Адресат» також може містити адресу електронної пошти.
2.27. Документ може бути затверджений розпорядчим документом установи або у випадках посадовою особою (посадовими особами), до повноважень якої (яких) належить вирішення питань, наведених у такому документі. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються розпорядчим документом установи, що видала відповідний акт.
Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження (додаток 6).
Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається зі слова «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади, підпису, власне ім’я ПРІЗВИЩЕ) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:
Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження (додаток 6).
Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається зі слова «ЗАТВЕРДЖУЮ», найменування посади, підпису, власне ім’я ПРІЗВИЩЕ) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Бориспільський міський голова
підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Дата
У разі коли документ затверджується рішенням, розпорядженням, наказом гриф затвердження складається із слова «ЗАТВЕРДЖЕНО», назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера. Наприклад:
ЗАТВЕРДЖЕНО
Рішення виконавчого комітету
міської ради
12.03.2011 № 298
Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.
У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.
У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.
Резолюція
2.28. Резолюція є основною формою реалізації управлінських доручень у письмовій формі, що передбачає постановку конкретного завдання, визначення його предмета, мети, строку та відповідальної за виконання особи, що викладена у вигляді напису на документі.
Резолюція має такі обов’язкові складові: прізвище, власне ім’я виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.
Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду.
На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.
Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту «Адресат» паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.
Створення неконкретних («прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо) за змістом резолюцій не допускається.
У разі коли документ підлягає поверненню, визначається детальний порядок виконання документа або уточнюються виконавці, резолюція може оформлятися на окремих аркушах або спеціальних бланках із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується.
Резолюція має такі обов’язкові складові: прізвище, власне ім’я виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.
Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена першою особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу. Першою, як правило, зазначається особа, яка займає вищу або рівну посаду.
На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.
Резолюція проставляється безпосередньо на документі нижче реквізиту «Адресат» паралельно до основного тексту. Якщо місця для резолюції недостатньо, її можна проставляти на вільному від тексту місці у верхній частині першого аркуша документа з лицьового боку, але не на полі документа, призначеному для підшивання.
Створення неконкретних («прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо) за змістом резолюцій не допускається.
У разі коли документ підлягає поверненню, визначається детальний порядок виконання документа або уточнюються виконавці, резолюція може оформлятися на окремих аркушах або спеціальних бланках із зазначенням реєстраційного індексу і дати документа, якого вона стосується.
Короткий зміст документа
2.29. Заголовок до тексту (короткий зміст) документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
Заголовок відповідає на питання «про що?», «кого?», «чого?». Наприклад: розпорядження (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.
Без заголовка дозволяється складати короткі документи, зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.
Заголовок відповідає на питання «про що?», «кого?», «чого?». Наприклад: розпорядження (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.
Без заголовка дозволяється складати короткі документи, зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.
Відмітка про контроль
2.30. Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.
Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери «К» чи слова «Контроль» (від руки або з використанням штампа) на правому полі першої сторінки документа.
У разі необхідності повернення документа установі – авторові або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.
Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери «К» чи слова «Контроль» (від руки або з використанням штампа) на правому полі першої сторінки документа.
У разі необхідності повернення документа установі – авторові або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.
Текст документа
2.31. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої його було створено. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.
Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.
Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв’язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.
Суцільний зв’язний текс документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.
Суцільний зв’язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині – висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція установи.
У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи-автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.
Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти та підпункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою. В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.
Кожна структурна одиниця нормативно-правового акта (крім абзацу) відокремлюється від попередньої пропуском рядка. Визначення термінів у нормативно-правовому акті наводяться в алфавітному порядку і в називному відмінку.
Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.
Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв’язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.
Суцільний зв’язний текс документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.
Суцільний зв’язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині – висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція установи.
У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи-автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.
Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти та підпункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою. В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, а також нумеруватися римськими цифрами.
Кожна структурна одиниця нормативно-правового акта (крім абзацу) відокремлюється від попередньої пропуском рядка. Визначення термінів у нормативно-правовому акті наводяться в алфавітному порядку і в називному відмінку.
2.32. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об’єкта, а змінною – конкретні характеристики.
2.33. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки – з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої – якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, також у верхньому правому кутку – слова «Продовження додатка».
Відмітки про наявність додатків
2.34. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.
2.35. Додатки до документів можуть бути таких видів:
додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);
додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;
додатки, що надсилаються із супровідним листом.
додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);
додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;
додатки, що надсилаються із супровідним листом.
2.36. На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до пункту 2.27 цієї Інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: «що додається» або «(додається)».
На додатках до документів, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:
На додатках до документів, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:
Додаток 5
до Інструкції
(пункт 8)
2.37. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:
Додаток
до розпорядження
міського голови
20.04.2011 № 295
У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: «що додається», «згідно з додатком», «(додаток 1)»; «відповідно до додатка 2» або «(див. додаток 3)».
2.38. Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: «Продовження додатка», «Продовження додатка 1».
У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак «№» перед цифровим позначенням не ставиться.
Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ або керівником структурного підрозділу, в якому його створено.
Додатки до рішень, розпоряджень міського голови підписуються керівниками підрозділів, які вносять документ, – а у разі їх відсутності – посадовими особами, які виконують їхні обов’язки на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.
Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, не підписуються, після тексту проводиться горизонтальна риска.
Додатки розпорядчих документів повинні мати нижній колонтитул із реквізитами розпорядчого документа.
У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак «№» перед цифровим позначенням не ставиться.
Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ або керівником структурного підрозділу, в якому його створено.
Додатки до рішень, розпоряджень міського голови підписуються керівниками підрозділів, які вносять документ, – а у разі їх відсутності – посадовими особами, які виконують їхні обов’язки на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.
Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, не підписуються, після тексту проводиться горизонтальна риска.
Додатки розпорядчих документів повинні мати нижній колонтитул із реквізитами розпорядчого документа.
2.39. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.
Якщо документ має додатки, відмітка про їх наявність оформляється за такою формою:
Додаток: на 7 арк. у 2 прим.
або
Додатки: 1. Довідка про виконання плану роботи за I квартал 2011 року на 5 арк. в 1 прим.
2. Графік ремонтних робіт на I квартал 2011 року на 3 арк. в 1 прим.
або
Додаток: на 7 арк. в електронному вигляді.
Якщо документ має додатки, відмітка про їх наявність оформляється за такою формою:
Додаток: на 7 арк. у 2 прим.
або
Додатки: 1. Довідка про виконання плану роботи за I квартал 2011 року на 5 арк. в 1 прим.
2. Графік ремонтних робіт на I квартал 2011 року на 3 арк. в 1 прим.
або
Додаток: на 7 арк. в електронному вигляді.
Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:
Додаток: лист міського архіву 20.09.2010 № 595-04-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.
У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:
Додаток: згідно з описом на 3 арк.
Додаток: лист міського архіву 20.09.2010 № 595-04-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.
У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:
Додаток: згідно з описом на 3 арк.
Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:
Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.
Додаток: на 5 арк. у 2 прим. на першу адресу.
Підпис
2.40. Посадові особи підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у регламентах про установу, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, розпорядженні про розподіл обов'язків між керівником та його заступниками тощо. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності керівника установи та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати.
Документи, що надсилаються до органів державної влади, підписуються міським головою або за його дорученням – заступниками.
Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписуються міським головою або його заступниками згідно з розподілом обов’язків або керівниками структурних підрозділів відповідно до їх повноважень.
Документи, що надсилаються до органів державної влади, підписуються міським головою або за його дорученням – заступниками.
Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписуються міським головою або його заступниками згідно з розподілом обов’язків або керівниками структурних підрозділів відповідно до їх повноважень.
2.41. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного – якщо документ надрукований не на бланку, скороченого – на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, власного імені та ПРІЗВИЩА, наприклад:
Міський голова підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
або
Голова підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
2.42. У разі надсилання документа одночасно кільком установам одного або вищого рівня керівник підписує всі його примірники.
У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються засвідчені службою діловодства його копії.
У разі підписання розпорядчого документа (рішення, розпорядження, доручення) підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а розсилаються засвідчені службою діловодства його копії.
У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а на місця розсилаються засвідчені службою діловодства його копії.
У разі підписання розпорядчого документа (рішення, розпорядження, доручення) підписується тільки оригінал, який залишається у справі установи-автора, а розсилаються засвідчені службою діловодства його копії.
2.43. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), – двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб. Наприклад:
Голова підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Головний бухгалтер підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:
Начальник Начальник
фінансового управління управління освіти і науки
підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
відбиток гербової печатки відбиток гербової печатки
2.44. Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:
Голова комісії підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Секретар комісії підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
2.45. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, власне ім’я та прізвище якої зазначено на проєкті документа, його підписує особа, що виконує її обов'язки, або її заступник. У такому разі обов'язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені, власне ім’я), прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник «За» чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника слів «Виконуючий обов'язки» або «В. о.» здійснюється у разі заміщення керівника за розпорядженням (наказом).
2.46. Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством. У разі створення в установі документа у паперовій формі за наявності для цього обґрунтованих підстав для їх подальшого надсилання установам службою діловодства створюється в установленому порядку електронна копія документа.
2.47. На заявах етапи проходження яких визначено технологічними та/або інформаційними картками підпис на резолюції може бути відтворений факсимільно. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.
Візи та гриф погодження
2.48. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проєкту документа.
2.49. Погодження може здійснюватись як в установі посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проєкті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).
2.50. Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені, власне ім’я) і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.
2.51. Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проєкту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в установі.
2.52. Зауваження і пропозиції до проєкту документа викладаються на зворотному боці проєкту або на окремому аркуші, про що на проєкті робиться відповідна відмітка:
Начальник управління
юридично-кадрового забезпечення
підпис власне ім’я, ПРІЗВИЩЕ
Зауваження і пропозиції додаються.
Дата
Про наявність зауваження обов'язково повідомляють особі, яка підписує документ.
2.53. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.
2.54. Порядок візування певних видів документів зазначається в регламенті установи.
2.55. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.
2.56. Якщо під час візування з’ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.
2.57. Зовнішнє погодження проєктів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово «ПОГОДЖЕНО», найменування посади особи та установи, з якою погоджується проєкт документа, особистий підпис, власне ім’я ПРІЗВИЩЕ, дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Бориспільський міський голова
підпис власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Дата
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання
адміністративної комісії
Дата ___________ № ____
2.58. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проєкту документа.
2.59. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається «Аркуш погодження», про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:
Аркуш погодження додається.
Аркуш погодження оформляється за такою формою:
Аркуш погодження додається.
Аркуш погодження оформляється за такою формою:
АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ
Назва проєкту документа
Найменування посади підпис власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Дата
Підпис посадової особи скріплюється гербовою печаткою.
2.60. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:
з установами однакового рівня та іншими установами;
з громадськими організаціями;
з органами, які здійснюють державний контроль в певній сфері;
з установами вищого рівня.
Відбиток печатки
з установами однакового рівня та іншими установами;
з громадськими організаціями;
з органами, які здійснюють державний контроль в певній сфері;
з установами вищого рівня.
Відбиток печатки
2.61. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою установи.
Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається установою на підставі нормативно-правових актів, регламентів установи, примірного переліку документів (додаток 7).
Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається установою на підставі нормативно-правових актів, регламентів установи, примірного переліку документів (додаток 7).
2.62. Відбиток печатки, на якій зазначено найменування установи або її структурного підрозділу (без зображення герба), ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.
Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою «МП».
Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою «МП».
2.63. Розпорядженням міського голови визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.
Відмітка про засвідчення копій документів
2.64. Установа може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ній, крім випадків створення паперових копій електронних документів, що надійшли до установи через систему електронної взаємодії органів виконавчої влади, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу міського голови, його заступників або керівника структурного підрозділу.
У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).
Відмітка «Копія» проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.
У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з установою, а також під час формування особових справ працівників установа може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).
Відмітка «Копія» проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.
2.65. Напис про засвідчення документа складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу або власного імені) та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа «Підпис», наприклад:
Згідно з оригіналом
Адміністратор Центру надання
адміністративних послуг
Підпис ініціали (ініціал імені, власне ім’я), прізвище
Дата
У випадках надсилання копій документів через систему електронної взаємодії, надсилання копій документів кільком адресатам (розсилка), інших випадках, передбачених інструкцією з діловодства установи, засвідчення паперових копій документа у паперовій формі здійснюють згідно з вимогами Інструкції з діловодства в електронній формі.
Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування відповідної установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи.
Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою із зазначенням на ній найменування відповідної установи (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) установи.
2.66. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах установи, текст бланків не відтворюється, а зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки служби діловодства, наприклад:
Дата, індекс
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
Директор власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Адміністратор Центру
надання адміністративних послуг
Підпис ініціали (ініціал імені, власне ім’я), прізвище
відбиток печатки служби діловодства
Дата
На копіях вихідних документів, що залишаються у справах установи, повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.
Копія документа повинна відповідати оригіналу.
Копія документа повинна відповідати оригіналу.
Відмітки про створення, виконання документа,
наявність його в електронній формі та надходження до установи
наявність його в електронній формі та надходження до установи
2.67. Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:
Олена Петренко 6 23 29
2.68. Після завершення роботи з документом на документі або в системі електронного документообігу проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова «Взято до відома», «До справи», номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який виконував документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля першої сторінки, наприклад:
Лист-відповідь від 20.05.2011 Питання вирішено позитивно
№ 03-10/01/802 під час телефонної розмови
посада посада
підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
21.05.2011 05.03.2011
2.69. Відмітка про наявність копії документа в електронній формі містить повне ім’я файлу і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Відмітка ставиться на лицьовому боці у центрі нижнього поля першого аркуша документа, наприклад: c:/Ispolkom/proekt/2012/instr1.doc
2.70. Відмітка про надходження документа до установи проставляється від руки або за допомогою штампа, автоматичного нумератора чи штрих-коду на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є найменування установи – одержувача документа (або посадової особи, що прийняла документ), реєстраційний індекс, дата (у разі потреби – година і хвилини) надходження документа. У разі застосування автоматизованої системи реєстрації зазначена інформація наноситься за допомогою штрих-коду.
Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до вимог цієї Інструкції, відмітка про надходження документа може проставлятися на конвертах (упакуваннях).
У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.
Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до вимог цієї Інструкції, відмітка про надходження документа може проставлятися на конвертах (упакуваннях).
У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.
Розпорядчі документи
2.71. Рішення, розпорядження (далі – розпорядчі документи) видаються організаційно-розпорядчого (забезпечують процес розпорядчої і виконавчої діяльності) чи нормативно-правового (прийняті у визначеному порядку установою, у якому містяться норми права) характеру. За змістом управлінської дії видаються розпорядження з основної діяльності установи, адміністративно-господарських або кадрових питань.
2.72. Проєкти розпорядчих документів з основної діяльності готуються і подаються структурними підрозділами за дорученням міського голови чи за власною ініціативою.
Проєкти розпорядчих документів з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо) готує управління юридично-кадрового забезпечення (далі – кадрова служба) на підставі доповідних записок начальників структурних підрозділів, заяв працівників, трудових договорів та інших документів.
Проєкти розпорядчих документів з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки, відрядження тощо) готує управління юридично-кадрового забезпечення (далі – кадрова служба) на підставі доповідних записок начальників структурних підрозділів, заяв працівників, трудових договорів та інших документів.
2.73. Проєкти розпорядчих документів з основоної діяльності та додатки до них візуються працівником, який створив документ, начальником структурного підрозділу, в якому його створено, посадовими особами, які визначені у проєкті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому, начальником служби діловодства, уповноваженою особою з питань запобігання та виявлення корупції, начальником управління юридично-кадрового забезпечення, іншими посадовими особами, яких стосується документ.
2.74. Проєкти розпорядчих документів з кадрових питань (особового складу) візуються працівником кадрової служби, який створив документ, а також залежно від видів розпоряджень – уповноваженою особою з питань запобігання та виявлення корупції, бухгалтерської служби, іншими посадовими особами, яких стосується документ.
2.75. Начальником управління юридично-кадрового забезпечення обов'язково візуються за наявності усіх необхідних віз проєкти розпорядчих документів нормативно-правового характеру, а також розпорядчі документи з кадрових питань (особового складу).
Проєкти розпорядчих документів, що надаються для підписання міському голові, візуються його заступником відповідно до розподілу функціональних обов’язків та керуючим справами.
У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання розпорядчого документу здійснюється зовнішнє погодження проєкту документа з іншими заінтересованими установами.
Якщо в процесі погодження до проєкту розпорядчого документу вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню (візуванню).
Проєкти розпорядчих документів, що надаються для підписання міському голові, візуються його заступником відповідно до розподілу функціональних обов’язків та керуючим справами.
У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання розпорядчого документу здійснюється зовнішнє погодження проєкту документа з іншими заінтересованими установами.
Якщо в процесі погодження до проєкту розпорядчого документу вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню (візуванню).
2.76. Розпорядчі документи підписуються міським головою, а у разі його відсутності – посадовою особою, яка виконує його обов'язки.
Після підписання розпорядчого документа зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового розпорядчого документа про внесення змін.
Після підписання розпорядчого документа зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового розпорядчого документа про внесення змін.
2.77. Розпорядчий документ оформляється на бланку відповідного розпорядчого документу. Зміст розпорядчого документу коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника («Про затвердження...», «Про введення...», «Про створення...»,) або іменника («Про підсумки...», «Про заходи...»).
2.78. Текст розпорядчого документу складається з преамбули і розпорядчої частини. У преамбулі зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання розпорядчого документи. Зазначена частина може починатися із слів «На виконання», «З метою» тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.
Розпорядча частина розпорядчого документу починається із слова «ВИРІШИЛА» (рішення міської ради), «ВИРІШИВ» (рішення виконавчого комітету міської ради), може починатися зі слів «ЗОБОВ’ЯЗУЮ» (розпорядження міського голови), «НАКАЗУЮ» (наказ начальника структурного підрозділу), яке друкується великими літерами без відступу і лапок, після чого ставиться двокрапка.
Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені організаційно-розпорядча дія (затвердження або введення в дію інструкції, положення тощо) або конкретне завдання (доручення) із строком його виконання та структурні підрозділи – його виконавці, наприклад:
Центру надання адміністративних послуг;
керівникам комунальних підприємств;
Неконкретні («прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо) та неконтрольні («довести до відома», «ознайомити» тощо) доручення в розпорядчих документах не застосовуються.
Розпорядча частина розпорядчого документу починається із слова «ВИРІШИЛА» (рішення міської ради), «ВИРІШИВ» (рішення виконавчого комітету міської ради), може починатися зі слів «ЗОБОВ’ЯЗУЮ» (розпорядження міського голови), «НАКАЗУЮ» (наказ начальника структурного підрозділу), яке друкується великими літерами без відступу і лапок, після чого ставиться двокрапка.
Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені організаційно-розпорядча дія (затвердження або введення в дію інструкції, положення тощо) або конкретне завдання (доручення) із строком його виконання та структурні підрозділи – його виконавці, наприклад:
Центру надання адміністративних послуг;
керівникам комунальних підприємств;
Неконкретні («прискорити», «поліпшити», «активізувати», «звернути увагу» тощо) та неконтрольні («довести до відома», «ознайомити» тощо) доручення в розпорядчих документах не застосовуються.
2.79. Розпорядчий документ, яким вносяться зміни, оформлюється з урахуванням таких вимог:
1) заголовок починається із слів «Про внесення змін до рішення (розпорядження)...» із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни;
2) розпорядча частина документа починається з пункту:
«1. Внести до рішення (розпорядження) … такі зміни:» у разі викладення змін у тексті документа»;
«1. Внести до рішення (розпорядження) … зміни, що додаються.» у разі викладення змін у вигляді окремого документа;
3) формулюються зміни у вигляді пунктів та підпунктів розпорядчого характеру, наприклад:
«1. Пункт 2 викласти в такій редакції:...»;
«2. Пункт 3 виключити»;
«1) абзац другий пункту 4 доповнити словами...»;
«2) у підпункті 2 пункту 7 слова «у разі потреби» замінити словом «вимагається»;
1) заголовок починається із слів «Про внесення змін до рішення (розпорядження)...» із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни;
2) розпорядча частина документа починається з пункту:
«1. Внести до рішення (розпорядження) … такі зміни:» у разі викладення змін у тексті документа»;
«1. Внести до рішення (розпорядження) … зміни, що додаються.» у разі викладення змін у вигляді окремого документа;
3) формулюються зміни у вигляді пунктів та підпунктів розпорядчого характеру, наприклад:
«1. Пункт 2 викласти в такій редакції:...»;
«2. Пункт 3 виключити»;
«1) абзац другий пункту 4 доповнити словами...»;
«2) у підпункті 2 пункту 7 слова «у разі потреби» замінити словом «вимагається»;
2.80. У разі видання розпорядчого документа про визнання таким, що втратив чинність, або скасування іншого, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів «Визнати таким, що втратив чинність,...» або «Скасувати …» відповідно. Не підлягають визнанню такими, що втратили чинність, структурні одиниці нормативно-правового акта, затвердженого розпорядчим документом, та додатків до нього.
2.81. Останній пункт розпорядчої частини містить рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням розпорядчого документу.
2.82. До розпорядчих документів не може включатися пункт «Рішення, розпорядження (наказ) довести до відома...». Установи, їх структурні підрозділи, посадові особи, до відома яких доводиться розпорядчий документ, зазначаються у покажчику (списку) розсилки, який разом з проєктом розпорядчого документа готує розробник проєкту і передає до служби діловодства після підписання такого документа.
2.83. Розпорядчі документи з кадрових питань (особового складу) оформляються у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних розпорядчих документах міститься інформація про одного працівника (співробітника), у зведених – про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).
2.84. Зміст індивідуального розпорядчого документу з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: «Про призначення...», «Про прийняття...». У зведених розпорядчих документах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: «Про кадрові питання», «Про особовий склад».
2.85. У тексті розпорядчих документів з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині наводиться посилання на відповідний правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повне найменування.
2.86. Розпорядча частина розпорядчого документу з кадрових питань (особового складу) починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: «ПРИЙНЯТИ», «ПРИЗНАЧИТИ» «ПЕРЕВЕСТИ», «ЗВІЛЬНИТИ», «ВІДРЯДИТИ», «НАДАТИ», «ОГОЛОСИТИ» тощо. Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія розпорядчого документу, і малими – ім'я по батькові працівника та текст розпорядчого документу. У зведених розпорядчих документах прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.
2.87. У розпорядчих документах з кадрових питань (особового складу) про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.
2.88. У зведених розпорядчих документах з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного розпорядчого документу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.
2.89. У кожному пункті розпорядчого документу з кадрових питань зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, доповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).
2.90. Під час ознайомлення з розпорядчим документом з кадрових питань згаданими у ньому особами на першому примірнику розпорядчого документу проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.
2.91. Спільний розпорядчий документ установ одного рівня оформляється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів). Державний Герб України під час оформлення таких розпорядчих документів не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа – посередині. Дата спільного розпорядчого документу повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа – складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання розпорядчого документу керівниками установ. Розпорядча частина починається із слова «ВИРІШИЛИ», «НАКАЗУЄМО», «ЗОБОВ’ЯЗУЄМО». Підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні і скріплюються гербовими печатками цих установ.
Кількість примірників спільних розпорядчих документів повинна відповідати кількості установ, що їх видають.
Кількість примірників спільних розпорядчих документів повинна відповідати кількості установ, що їх видають.
2.92. Розпорядчі документи нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року; рішення міської ради мають окрему порядкову нумерацію в межах скликання. Розпорядження з основної діяльності та з кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію.
2.93. В установі підписується один примірник розпорядчого документа. Копії розпорядчих документів засвідчуються службою діловодства (без відображення підписів посадових осіб) чи кадровою службою і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам у паперовій чи електронній формі. У разі необхідності надсилання копії розпорядчого документа у паперовій формі, у електронній карточці системи документообігу проставляється відмітка.
Протоколи
2.94. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття в установах рішень комісіями, дорадчими органами, зборами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проєктів рішень тощо.
2.95. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення без ходу обговорення питань.
2.96. Протокол оформлюється на офіційному бланку колегіального органу або на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) з поздовжнім розташуванням реквізитів.
2.97. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання. У протоколі зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.
2.98. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу. У реквізиті «місце засідання» зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.
Протоколи засідань міської ради нумеруються у межах скликання.
Протоколи засідань міської ради нумеруються у межах скликання.
2.99. Короткий зміст до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, дорадчий орган, робоча група тощо) і включати назву виду документа.
2.100. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.
2.101. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали (власне ім’я прізвище) голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.
У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали (власне ім’я прізвище) присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім – запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.
Вступна частина включає порядок денний – перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені у порядку їх значущості. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.
Слова «Порядок денний» друкуються посередині аркуша, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника «Про».
У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали (власне ім’я прізвище) присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім – запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.
Вступна частина включає порядок денний – перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені у порядку їх значущості. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.
Слова «Порядок денний» друкуються посередині аркуша, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника «Про».
2.102. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:
СЛУХАЛИ – ДОПОВІДАЛИ – ВИСТУПИЛИ – ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).
Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.
СЛУХАЛИ – ДОПОВІДАЛИ – ВИСТУПИЛИ – ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).
Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.
2.103. Після слова «СЛУХАЛИ» зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та власне ім’я кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.
Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: «Текст доповіді (виступу) додається до протоколу».
Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: «Текст доповіді (виступу) додається до протоколу».
2.104. Розділ «ВИСТУПИЛИ» зазначається при обговоренні питання. Після слова «ВИСТУПИЛИ» фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформлюються у протоколі із зазначенням найменування посад, прізвища та власного імені промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.
2.105. Після слова «ВИРІШИЛИ» («УХВАЛИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ») фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.
Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами.
Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами.
2.106. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, або взяття інформації о відома, що обговорювалася на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (Додаток 1, Додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.
Реквізит «Відмітка про наявність додатків» наприкінці тексту протоколу не зазначається.
Реквізит «Відмітка про наявність додатків» наприкінці тексту протоколу не зазначається.
2.107. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.
2.108. Деякі протоколи засідань підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження.
2.109. Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою служби діловодства і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар.
Службові листи
2.110. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як відповіді на виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим, дорученнях вищих посадових осіб, на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, на виконання доручень установ вищого рівня, на запити інших установ, звернення громадян, заяви, запити на інформацію, а також як ініціативні та супровідні листи.
2.111. Службовий лист оформляється на спеціальному для листів бланку формату A4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).
2.112. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.
Датою листа є дата реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства.
Лист, оформлений на бланку формату А 4 (210 х 297 міліметрів), повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання «про що?».
Датою листа є дата реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства.
Лист, оформлений на бланку формату А 4 (210 х 297 міліметрів), повинен мати заголовок до тексту, що відповідає на питання «про що?».
2.113. Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.
2.114. Як правило, у листі порушується одне питання.
Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: «просимо повідомити...» «роз'яснюємо, що...» або від третьої особи однини – «виконавчий комітет міської ради інформує...», «міська рада вважає за доцільне».
Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини – «прошу...», «пропоную...».
Службові листи підписуються відповідно до пункту 2.41 цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи, довідки, довіреності, фінансові та бухгалтерські звіти.
Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: «просимо повідомити...» «роз'яснюємо, що...» або від третьої особи однини – «виконавчий комітет міської ради інформує...», «міська рада вважає за доцільне».
Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини – «прошу...», «пропоную...».
Службові листи підписуються відповідно до пункту 2.41 цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи, довідки, довіреності, фінансові та бухгалтерські звіти.
2.115. Службовий лист у паперовій формі візує автор документа або керівник структурного підрозділу установи, в якому його створено, а у разі потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) керівники заінтересованих структурних підрозділів установи, а також заступник керівника установи, який координує роботу структурного підрозділу установи, в якому створено відповідний лист.
Документи до засідань колегіальних органів
2.116. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів здійснюються з метою організаційного забезпечення відповідного органу.
2.117. За підготовку документів для проведення засідань колегіального органу відповідають керівники заінтересованих структурних підрозділів установи.
2.118. Результати засідання колегіального органу оформлюються протоколом згідно з вимогами, зазначеними у пунктах 2.94 – 2.109 цієї Інструкції. Підготовка та оформлення рішень міської ради та її виконавчого комітету, протоколів визначається регламентами роботи.
2.119. Вимоги щодо оформлення документів про службові відрядження працівників установи визначаються окремим порядком про службові відрядження, який затверджується відповідним розпорядженням міського голови, наказами керівників структурних підрозділів
3. Організація документообігу та виконання документів
Вимоги щодо раціоналізації документообігу
3.1. Документообіг установи – це рух службових документів в установі з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.
Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в установі на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.
Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в установі на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.
3.2. Ефективна організація документообігу передбачає:
проходження документів в установі найкоротшим шляхом;
скорочення кількості інстанцій проходження документів (зокрема, під час погодження);
уникнення дублетних операцій під час роботи з документами;
централізацію (здійснення однотипних операцій з документами в одному місці);
усунення ручних рутинних операцій, які можна автоматизувати.
проходження документів в установі найкоротшим шляхом;
скорочення кількості інстанцій проходження документів (зокрема, під час погодження);
уникнення дублетних операцій під час роботи з документами;
централізацію (здійснення однотипних операцій з документами в одному місці);
усунення ручних рутинних операцій, які можна автоматизувати.
3.3. Порядок документообігу регламентується інструкцією установи, регламентами роботи установи, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями.
Порядок прийому-передачі інформації
засобами електронного зв'язку, за винятком документів,
що надходять через систему АСКОД
засобами електронного зв'язку, за винятком документів,
що надходять через систему АСКОД
3.4. Установа є абонентом мережі Інтернет зі своїм Інтернет-адресом та має власний офіційний сайт. Офіційні Інтернет-реквізити установи: http://www.borispol-rada.gov.ua та inf@Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. Вам потрібно увімкнути JavaScript, щоб побачити її..
Крім того, всі комп’ютери установи, частина комп’ютерів її структурних підрозділів, що знаходяться в приміщенні адмінбудинку установи, об’єднані в локальну мережу. Установа може бути підключена до системи органів взаємодії виконавчої влад
Крім того, всі комп’ютери установи, частина комп’ютерів її структурних підрозділів, що знаходяться в приміщенні адмінбудинку установи, об’єднані в локальну мережу. Установа може бути підключена до системи органів взаємодії виконавчої влад
3.5. Прийом-передача інформації за допомогою засобів електронного зв'язку здійснюється:
через мережу Інтернет;
через систему взаємодії органів виконавчої влади;
через систему АСКОД;
через внутрішню локальну мережу.
3.6. Засобами електронного зв'язку через мережу Інтернет може передаватися відкрита інформація. Перелік основних видів інформації, що передається засобами електронного зв’язку установи додається (додаток 8).
через мережу Інтернет;
через систему взаємодії органів виконавчої влади;
через систему АСКОД;
через внутрішню локальну мережу.
3.6. Засобами електронного зв'язку через мережу Інтернет може передаватися відкрита інформація. Перелік основних видів інформації, що передається засобами електронного зв’язку установи додається (додаток 8).
3.7. Копії (примірники) розпорядчих документів установи, її структурних підрозділів, листи, інші офіційні документи повинні офіційно відправлятися звичайним способом на паперових носіях через служби діловодства. Для прискорення роботи з такими документами можливе відправлення їх електронною поштою. Такі документи повинні містити реєстраційні дані та виконуватися на бланку установи.
Організація прийому-передачі інформації
електронними засобами зв’язку
електронними засобами зв’язку
Прийом інформації
3.8. При надходженні інформації на офіційну адресу установи в мережі Інтернет працівник діловодної служби установи проводить попередній розгляд інформації та реєструє їх у системі «АСКОД» із відміткою вид доставки – «Електронна пошта» і в день надходження інформації повідомляє про неї керівництво установи та відповідного структурного підрозділу (у разі зазначення конкретного адресата) або подає її для розгляду і подальшого спрямування керуючому справами. При необхідності переадресує її засобами електронного зав’язку зазначеному адресатові.
Аналогічні дії виконує співробітник структурного підрозділу, який має доступ до мережі Інтернет та Інтернет-адреси.
Аналогічні дії виконує співробітник структурного підрозділу, який має доступ до мережі Інтернет та Інтернет-адреси.
Передача інформації засобами мережі Інтернет
3.9. Інформація, яку необхідно передати засобами мережі Інтернет, готується відповідними підрозділами установи в електронному вигляді і передається до діловодної служби через локальну мережу. Файли готуються у форматі Місгоsoft, WinWord версії не нижче 6 чи Ехсеl версії не нижче 5, чи у форматах JРЕG, GІF, ТІF, що стосується відсканованих документів.
Інформація підписується міським головою, його заступниками або керуючим справами відповідно до розподілу обов'язків. Її передача здійснюється за погодженням із посадовою особою, яка підписала документ, або керуючим справами. Документ або його другий примірник на паперовому носії подається до діловодної служби установи. За достовірність та правильність поданої інформації несе відповідальність особа чи підрозділ, що її підготувала.
Документ для передачі реєструється у діловодної служби установи в системі «АСКОД» із відміткою вид доставки – «Електронна пошта».
Після реєстрації інформація передається працівником цього відділу за наданою адресою.
При наявності доступу до мережі Інтернет та відповідних повноважень структурні підрозділи установи самостійно передають інформацію засобами мережі Інтернет з обов'язковою реєстрацією у діловодній службі.
Доступ до публічної інформації, що міститься у системі обліку «АСКОД», забезпечується шляхом оприлюднення її на офіційному веб-сайті автоматично.
Інформація підписується міським головою, його заступниками або керуючим справами відповідно до розподілу обов'язків. Її передача здійснюється за погодженням із посадовою особою, яка підписала документ, або керуючим справами. Документ або його другий примірник на паперовому носії подається до діловодної служби установи. За достовірність та правильність поданої інформації несе відповідальність особа чи підрозділ, що її підготувала.
Документ для передачі реєструється у діловодної служби установи в системі «АСКОД» із відміткою вид доставки – «Електронна пошта».
Після реєстрації інформація передається працівником цього відділу за наданою адресою.
При наявності доступу до мережі Інтернет та відповідних повноважень структурні підрозділи установи самостійно передають інформацію засобами мережі Інтернет з обов'язковою реєстрацією у діловодній службі.
Доступ до публічної інформації, що міститься у системі обліку «АСКОД», забезпечується шляхом оприлюднення її на офіційному веб-сайті автоматично.
Облік обсягу документообігу
3.10. Обсяг документообігу установи – це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених в установі (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік).
3.11. Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами в місцях їх реєстрації.
За одиницю обліку береться документ. Розмножені примірники, опрацьовані службою діловодства, підраховуються окремо на основі прийнятої в установі системи обліку документів.
Облік документів може здійснюватися як за установою в цілому, так і за кожним структурним підрозділом, за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію.
Результати обліку документів узагальнюються службою діловодства і подаються міському голові для вжиття заходів для удосконалення роботи з документами.
За одиницю обліку береться документ. Розмножені примірники, опрацьовані службою діловодства, підраховуються окремо на основі прийнятої в установі системи обліку документів.
Облік документів може здійснюватися як за установою в цілому, так і за кожним структурним підрозділом, за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію.
Результати обліку документів узагальнюються службою діловодства і подаються міському голові для вжиття заходів для удосконалення роботи з документами.
3.12. Доставка документів до установи здійснюється через систему взаємодії, електронну пошту, з використанням засобів поштового зв’язку, кур’єрською та фельд’єгерською службою.
Поштою та через кур’єрську службу доставляється письмова кореспонденція у разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.
Фельд’єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.
Каналами електрозв'язку доставляються: телеграми, факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).
У разі відсутності в установі системи електронного діловодства документи, що надійшли через систему взаємодії, друкуються та оформлюються службою діловодства як паперова копія електронного оригіналу, засвідчена печаткою служби діловодства.
Поштою та через кур’єрську службу доставляється письмова кореспонденція у разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.
Фельд’єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.
Каналами електрозв'язку доставляються: телеграми, факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).
У разі відсутності в установі системи електронного діловодства документи, що надійшли через систему взаємодії, друкуються та оформлюються службою діловодства як паперова копія електронного оригіналу, засвідчена печаткою служби діловодства.
3.13. Усі документи, що надходять до установи, приймаються централізовано в службі діловодства.
Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.
У разі надходження кореспонденції з відміткою «Терміново» фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.
У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.
Документи, що надійшли у неробочий час, приймаються черговим працівником установи з подальшою передачею для реєстрації службі діловодства.
Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.
У разі надходження кореспонденції з відміткою «Терміново» фіксується не лише дата, а і години та хвилини доставки.
У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.
Документи, що надійшли у неробочий час, приймаються черговим працівником установи з подальшою передачею для реєстрації службі діловодства.
3.14. У службі діловодства розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис «особисто».
3.15. Конверти зберігаються і додаються до документів у разі, коли лише за конвертом можна встановити адресу відправника, час відправлення та одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.
У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження тощо) документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів (ініціалу імені) та прізвища особи, що здійснила запит.
У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, інший – зберігається у службі діловодства.
У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження тощо) документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів (ініціалу імені) та прізвища особи, що здійснила запит.
У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, інший – зберігається у службі діловодства.
3.16. Документ повертається відправникові без розгляду у разі його надходження не за адресою, надходження паперового примірника документа, який вже надійшов у електронній формі через систему взаємодії, або надходження документа у паперовій формі без наявних на те підстав, які визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі.
3.17. Факт і дата надходження документа до установи обов'язково фіксуються за правилами, зазначеними в пункті 2.70 цієї Інструкції.
3.18. Електронні носії інформації обов’язково передаються до установи із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.
3.19. У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов'язково інформують відправника.
Попередній розгляд документів
3.20. Всі вхідні документи підлягають попередньому розгляду в службі діловодства.
3.21. Під час попереднього розгляду визначається:
чи має документ бути допущений до реєстрації;
чи потребує розгляду керівництвом установи або передачі після реєстрації до структурного підрозділу або структурних підрозділів відповідно до функціонального розподілу обов’язків в установі;
чи належить до документів термінового розгляду (опрацювання).
чи має документ бути допущений до реєстрації;
чи потребує розгляду керівництвом установи або передачі після реєстрації до структурного підрозділу або структурних підрозділів відповідно до функціонального розподілу обов’язків в установі;
чи належить до документів термінового розгляду (опрацювання).
3.22. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні. Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.
3.23. Під час попереднього розгляду документів враховуються повноваження суб’єктів розгляду кореспонденції, передбачені у регламентах про установи та у положеннях про структурні підрозділи, розпорядчих документах про розподіл обов’язків між міським головою, його заступниками та керуючим справами, посадових інструкціях, а також номенклатури справ.
3.24. На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства (додаток 9), а також таких, що передаються для реєстрації структурним підрозділам.
Реєстрація документів
3.25. Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ та оформлення реєстраційної картки в електронній формі у системі електронного діловодства або веб-модулі системи електронної взаємодії із зазначенням обов’язкових реквізитів, за допомогою яких фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим внесенням до електронної картки необхідних відомостей.
У веб-модулі системи взаємодії додатково реєструються лише документи, які надійшли або будуть відправлені через систему взаємодії.
У разі потреби перелік обов’язкових реквізитів реєстраційної картки може бути доповнений.
Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, моніторингу стану виконання і оперативного використання наявної в документах інформації.
Реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.
Реєстрація документа здійснюється з використанням системи електронного діловодства установи. У разі застосування системи електронного діловодства установи формується єдина централізована база реєстраційних даних установи, що забезпечує працівників інформацією про всі документи та їх місце знаходження.
У веб-модулі системи взаємодії додатково реєструються лише документи, які надійшли або будуть відправлені через систему взаємодії.
У разі потреби перелік обов’язкових реквізитів реєстраційної картки може бути доповнений.
Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, моніторингу стану виконання і оперативного використання наявної в документах інформації.
Реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.
Реєстрація документа здійснюється з використанням системи електронного діловодства установи. У разі застосування системи електронного діловодства установи формується єдина централізована база реєстраційних даних установи, що забезпечує працівників інформацією про всі документи та їх місце знаходження.
3.26. Реєстрація кореспонденції, що надійшли на розгляд міського голови, секретаря ради, його заступників та керуючого справами, інформаційних запитів, звернень громадян, заяв, а також, розпорядчих документів (розпоряджень міського голови, рішень виконавчого комітету, доручень, документів із грифом затвердження), листів за підписом міського голови, його заступників та керуючого справами проводиться централізовано службою діловодства. Реєстрація рішень міської ради здійснюється відділом забезпечення роботи ради.
Інші документи, що стосуються напрямів діяльності структурних підрозділів установи, можуть реєструватися в цих структурних підрозділах.
Місце реєстрації окремих груп документів розпорядження з кадрових питань (особового складу) проводяться в кадровій службі, договори, звіти, прейскуранти тощо – в фінансовому управління та бухгалтерській службі.
Реєстрації підлягають також документи, створені в установі (довідки, доповідні записки, заяви тощо).
Приймання і первинна обробка всієї кореспонденції, що надходить до установи, у тому числі створеної за допомогою персонального комп’ютера, здійснюється в службі діловодства.
Порядок складання, подання запитів на інформацію, їх опрацювання здійснюється відповідно до розпоряджень міського голови щодо організації виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації».
Відповідальним за ведення обліку запитів на інформацію є служба діловодства.
Кореспонденція, яка надійшла по факсу, в установі приймається у приймальні міського голови; у структурних підрозділах – секретарем і передається на реєстрацію до служб, що здійснюють приймання кореспонденції.
Працівникам установи, структурних підрозділів, незалежно від їх службового становища, забороняється приймати без реєстрації в діловодних службах кореспонденцію безпосередньо від представників установ та організацій.
Інші документи, що стосуються напрямів діяльності структурних підрозділів установи, можуть реєструватися в цих структурних підрозділах.
Місце реєстрації окремих груп документів розпорядження з кадрових питань (особового складу) проводяться в кадровій службі, договори, звіти, прейскуранти тощо – в фінансовому управління та бухгалтерській службі.
Реєстрації підлягають також документи, створені в установі (довідки, доповідні записки, заяви тощо).
Приймання і первинна обробка всієї кореспонденції, що надходить до установи, у тому числі створеної за допомогою персонального комп’ютера, здійснюється в службі діловодства.
Порядок складання, подання запитів на інформацію, їх опрацювання здійснюється відповідно до розпоряджень міського голови щодо організації виконання Закону України «Про доступ до публічної інформації».
Відповідальним за ведення обліку запитів на інформацію є служба діловодства.
Кореспонденція, яка надійшла по факсу, в установі приймається у приймальні міського голови; у структурних підрозділах – секретарем і передається на реєстрацію до служб, що здійснюють приймання кореспонденції.
Працівникам установи, структурних підрозділів, незалежно від їх службового становища, забороняється приймати без реєстрації в діловодних службах кореспонденцію безпосередньо від представників установ та організацій.
3.27. Документи реєструються лише один раз: вхідні – у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані – у день підписання або затвердження.
У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.
У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.
3.28. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:
рішення міської ради;
рішення виконавчого комітету;
розпорядження міського голови з основної діяльності;
розпорядчі документи з кадрових питань (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання);
документи із грифом затвердження;
доручення;
акти ревізій фінансово-господарської діяльності;
бухгалтерські документи;
заявки на матеріально-технічне постачання;
службові листи;
вхідні документи від установ та організацій;
звернення громадян;
запити на інформацію.
3.29. Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв'язку) реєструються окремо від інших документів.
рішення міської ради;
рішення виконавчого комітету;
розпорядження міського голови з основної діяльності;
розпорядчі документи з кадрових питань (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання);
документи із грифом затвердження;
доручення;
акти ревізій фінансово-господарської діяльності;
бухгалтерські документи;
заявки на матеріально-технічне постачання;
службові листи;
вхідні документи від установ та організацій;
звернення громадян;
запити на інформацію.
3.29. Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв'язку) реєструються окремо від інших документів.
3.30. Під час реєстрації документу надається умовне позначення – реєстраційний індекс, який оформлюється відповідно до пункту 2.22 цієї Інструкції.
3.31. Реєстрація розпорядчих документів здійснюється:
з використанням системи електронного діловодства установи або у разі її відсутності:
централізовано із застосуванням веб-модуля системи взаємодії;
доповідні та службові записки, спеціалізовані документи - із застосуванням прикладного програмного забезпечення.
з використанням системи електронного діловодства установи або у разі її відсутності:
централізовано із застосуванням веб-модуля системи взаємодії;
доповідні та службові записки, спеціалізовані документи - із застосуванням прикладного програмного забезпечення.
Журнальна (паперова) або карткова форма реєстрації допускається лише в умовах та протягом строку дії військового чи надзвичайного стану на території, де розташована установа. Журнали реєстрації документів постійного зберігання роздруковуються з метою передачі до архівного відділу міської ради.
У разі застосування системи електронного діловодства установи формується єдина централізована база реєстраційних даних установи, що забезпечує працівників інформацією про всі документи установи та їх місцезнаходження.
3.32. Основним принципом реєстрації документів за картковою формою є принцип одноразовості, тобто кожен документ реєструється в установі лише один раз.
Для реєстрації вхідних, вихідних і розпорядчих документів застосовуються придатні для оброблення персональним комп’ютером реєстраційно-контрольні картки (додатки 10, 11 і 12).
Перелік обов'язкових реквізитів реєстраційно-контрольної картки у разі потреби може бути доповнений іншими реквізитами. Порядок розміщення реквізитів в реєстраційно-контрольній картці визначається установою.
В установі реєстраційно-контрольні картки створюються в автоматизованому режимі в електронному вигляді:
до рішень міської ради (рішень міської ради) – посадовими особами відділу забезпечення роботи ради відповідно до розподілу обов’язків;
до вхідних і вихідних документів, до розпорядчих документів (рішень виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови, документів з грифом «Затверджую», окремих доручень керівництва), до звернень громадян – посадовими особами служби діловодства відповідно до розподілу обов’язків;
до розпоряджень міського голови з кадрових питань – посадовими особами управлінням юридично-кадрового забезпечення відповідно до розподілу обов’язків.
Для реєстрації вхідних, вихідних і розпорядчих документів застосовуються придатні для оброблення персональним комп’ютером реєстраційно-контрольні картки (додатки 10, 11 і 12).
Перелік обов'язкових реквізитів реєстраційно-контрольної картки у разі потреби може бути доповнений іншими реквізитами. Порядок розміщення реквізитів в реєстраційно-контрольній картці визначається установою.
В установі реєстраційно-контрольні картки створюються в автоматизованому режимі в електронному вигляді:
до рішень міської ради (рішень міської ради) – посадовими особами відділу забезпечення роботи ради відповідно до розподілу обов’язків;
до вхідних і вихідних документів, до розпорядчих документів (рішень виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови, документів з грифом «Затверджую», окремих доручень керівництва), до звернень громадян – посадовими особами служби діловодства відповідно до розподілу обов’язків;
до розпоряджень міського голови з кадрових питань – посадовими особами управлінням юридично-кадрового забезпечення відповідно до розподілу обов’язків.
3.33. Реєстраційні картки документа роздруковуються у разі необхідності.
Організація передачі документів та їх виконання
3.34. Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництва установи в день їх надходження або наступного робочого дня у разі надходження документів після 13.00 год. Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно.
Відразу після реєстрації міському голові передаються акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня.
Відразу після реєстрації міському голові передаються акти органів державної влади та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня.
3.35. Документи, розглянуті керівництвом установи, повертаються з відповідною резолюцією службі діловодства, яка здійснює передачу документів на виконання після внесення необхідної інформації в систему документообігу.
3.36. Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, може бути переданий виконавцям у порядку визначення їх в резолюції або одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим. У разі впровадження електронного документообігу співвиконавці отримують документ в електронній формі.
3.37. Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в реєстраційній формі із зазначенням інформації про виконавців, яким передано оригінал документа та його копії.
3.38. Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов’язковому порядку здійснюється через службу діловодства, в якій було зареєстровано документ.
3.39. Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов’язковому порядку здійснюється через службу діловодства, яка робить відповідну відмітку в реєстраційно-моніторинговій картці. Документи, виконання яких перебуває на контролі, передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки з повідомленням про це службі діловодства Передача документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство в структурному підрозділі (секретаря).
3.40. Облік документів, що передаються з одного структурного підрозділу до іншого, здійснюється шляхом проставлення відповідних відміток у реєстраційних формах, які веде служба діловодства.
3.41. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції та працівники, яким безпосередньо доручено виконання.
Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проєкту документа.
Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.
Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проєкту документа.
Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.
3.42. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проєкту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, погодження, подання для підписання (затвердження) керівнику відповідно до функціональних обов’язків.
3.43. Перед поданням проєкту документа на підпис відповідному керівникові працівник, який підготував документ, зобов’язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.
Документ подається на підпис разом з документами, на підставі яких його було складено.
Документ подається на підпис разом з документами, на підставі яких його було складено.
3.44. Якщо документ надсилається до кількох установ, які не є користувачами системи взаємодії, після його реєстрації виконавець повідомляє службу діловодства про виготовлення необхідної кількості примірників.
3.45. Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати іншому працівникові за погодженням із своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи та поінформувати діловодну службу про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі, іншому виконавцеві.
Організація контролю за виконанням документів
3.46. Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.
3.47. Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, у яких встановлено завдання, а також виконання яких підлягає обов’язковому контролю.
Обов’язково контролюється виконання завдань, передбачених у актах органів державної влади та дорученнях вищих посадових осіб, надання відповідей на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчі документи та доручення керівництва установи, рішення колегіального органу установи, запити на інформацію.
Організацію контролю за виконанням завдань, визначених у актах органів державної влади та дорученнях вищих посадових осіб здійснює перший заступник, заступники міського голови, секретар ради або керуючий справами відповідно виконавчого комітету до розподілу функціональних обов’язків.
Обов’язково контролюється виконання завдань, передбачених у актах органів державної влади та дорученнях вищих посадових осіб, надання відповідей на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчі документи та доручення керівництва установи, рішення колегіального органу установи, запити на інформацію.
Організацію контролю за виконанням завдань, визначених у актах органів державної влади та дорученнях вищих посадових осіб здійснює перший заступник, заступники міського голови, секретар ради або керуючий справами відповідно виконавчого комітету до розподілу функціональних обов’язків.
3.48. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції керівника, а також безпосередні виконавці. У разі коли документ виконується кількома працівниками, відповідальним за організацію виконання є працівник, який у резолюції зазначений першим.
3.49. Строк виконання документа може встановлюватися у розпорядчому документі або резолюції керівника установи. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних – з дати надходження (реєстрації).
Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший день після неробочого дня.
Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший день після неробочого дня.
3.50. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.
Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку 13.
Індивідуальні строки встановлюються керівництвом установи (структурного підрозділу). Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.
Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку 13.
Індивідуальні строки встановлюються керівництвом установи (структурного підрозділу). Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.
3.51. Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту реєстрації документа в установі, до якої надійшов документ.
3.52. Якщо завдання потребує термінового виконання, обов’язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.
3.52. Якщо завдання потребує термінового виконання, обов’язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання.
3.53. Співвиконавці зобов’язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.
3.54. Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності – посадової особи, яка її заміщає.
У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, – до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації.
У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, – до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації.
3.55. У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата і підпис. Відповідні зміни вносяться до реєстраційно-контрольної картки або банку реєстраційних даних.
3.56. Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції міського голови, його заступників або керуючого справами.
3.57. Контроль за виконанням документів включає взяття документів на контроль, визначення форм і методів контролю, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання, зняття документів з контролю, направлення виконаного документа до справи, облік, узагальнення та аналіз результатів виконання документів, інформування керівництва про хід та результати їх виконання.
3.58. Контроль за виконанням документів в установі здійснюється за допомогою автоматизованої інформаційної системи (бази даних) «АСКОД».
3.59. На один контрольований документ може бути заведено кілька реєстраційно-контрольних карток, кількість яких визначається залежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.
У разі коли визначено кілька виконавців, але відповідальність покладається на одного з них, реєстраційно-контрольна картка складається тільки на відповідального виконавця.
У разі коли визначено кілька виконавців, але відповідальність покладається на одного з них, реєстраційно-контрольна картка складається тільки на відповідального виконавця.
3.60. Дані про хід виконання документа, одержані шляхом запиту по телефону або під час перевірки роботи структурного підрозділу – виконавця, вносяться до реєстраційно-контрольної картки. При цьому попередні записи не закреслюються.
3.61. Перевірка ходу виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань здійснюють діловодні служби). Виконавцю надсилається електронне повідомлення про планову дату виконання документа.
3.62. Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання.
Дані про хід виконання документа можуть вноситися до реєстраційно-моніторингової картки на підставі їх запиту телефоном або під час перевірки роботи структурного підрозділу - виконавця.
Дані про хід виконання документа можуть вноситися до реєстраційно-моніторингової картки на підставі їх запиту телефоном або під час перевірки роботи структурного підрозділу - виконавця.
3.63. Днем виконання завдань, визначених в актах органів державної влади і дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України вважається день реєстрації в установі вихідних документів про виконання завдань.
3.64. Інформація про результати виконання взятих на контроль документів узагальнюється станом на перше число кожного місяця і подається міському голові.
Автоматизований контроль за виконанням документів передбачає автоматичне формування відомостей про їх виконання.
Автоматизований контроль за виконанням документів передбачає автоматичне формування відомостей про їх виконання.
Інформаційно-довідкова робота з документами
3.65. Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням реєстраційно-контрольних карток або автоматизованих банків реєстраційних даних.
3.66. Пошук конкретного документа здійснюється в програмі «АСКОД» за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, номер документа, автор документа тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.
Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів
3.67. Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв'язку, електрозв’язку, або надаються особисто адресату у Центрі надання адміністративних послуг.
3.68. Опрацювання документів для відправлення поштовим зв'язком здійснюється службою діловодства установи відповідно до Правил надання послуг поштового зв'язку.
3.69. З використанням засобів електрозв’язку служба діловодства здійснює передачу телеграм, факсограм, телефонограм, електронних документів із застосуванням електронного цифрового підпису та документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису.
3.70. Інформаційні системи повинні забезпечувати захист від несанкціонованих дій, які можуть призвести до випадкових або умисних змін чи знищення інформації.
3.71. Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів – виконавців або не пізніше наступного робочого дня.
3.72. Не допускається:
надсилання або передача документів без їх реєстрації у службі діловодства.;
дублетне надсилання примірника, у тому числі оригінального, документа у паперовій формі, якщо його примірник або копію вже надіслано в електронній формі через систему взаємодії.
3.73. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники служби діловодства зобов’язані перевірити:
правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);
наявність і правильність зазначення адреси;
наявність на документі відмітки про додатки;
наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
наявність віз на відпуску – копії вихідного документа, що залишається у справах установи;
наявність і повноту додатків;
відповідність кількості примірників кількості адресатів.
надсилання або передача документів без їх реєстрації у службі діловодства.;
дублетне надсилання примірника, у тому числі оригінального, документа у паперовій формі, якщо його примірник або копію вже надіслано в електронній формі через систему взаємодії.
3.73. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники служби діловодства зобов’язані перевірити:
правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);
наявність і правильність зазначення адреси;
наявність на документі відмітки про додатки;
наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
наявність віз на відпуску – копії вихідного документа, що залишається у справах установи;
наявність і повноту додатків;
відповідність кількості примірників кількості адресатів.
3.74. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). Адреси можуть наноситися на конверт друкарським способом.
3.75. Досилання або заміна надісланого раніше документа здійснюються за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або керівника служби діловодства. У такому випадку в документі зазначається, що він є досиланням або надсилається на заміну раніше надісланому.
3.76. Проєкти електронних документів відділу ведення Державного реєстру виборців формуються програмними засобами АІТС Реєстру.
3.77. Електронні документи тимчасового строку зберігання з часу їх створення і до знищення зберігаються в АІТС Реєстру.
3.78. Знищення електронних документів після закінчення строків їх зберігання здійснюється в установленому порядку працівником відділу ведення Державного реєстру виборців, до обов’язків якого віднесено таку функцію».
4. Систематизація та зберігання документів у діловодстві
4. Систематизація та зберігання документів у діловодстві
4.1. Номенклатура справ – це обов'язковий для кожної установи систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.
4.2. Номенклатура справ призначена для встановлення в установі єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
4.3. В установі складаються номенклатури справ структурних підрозділів (додаток 14) і зведена номенклатура справ установи (додаток 15).
Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють в підрозділі.
Зведена номенклатура справ складається службою діловодства на основі номенклатур справ структурних підрозділів.
Методична допомога у складенні номенклатур справ надається архівом установи.
Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють в підрозділі.
Зведена номенклатура справ складається службою діловодства на основі номенклатур справ структурних підрозділів.
Методична допомога у складенні номенклатур справ надається архівом установи.
4.4. Зведена номенклатура справ установи схвалюється комісією установи з проведення експертизи цінності документів (далі – експертна комісія) та погоджується експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву один раз на п’ять років або невідкладно у разі зміни форми власності, структури, функцій та характеру роботи установи, після чого затверджується керівником установи.
4.5. Зведена номенклатура справ установи складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з відповідним державним архівом. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у службі діловодства, другий використовується службою діловодства як робочий, третій передається до архіву установи, для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий – надсилається до державного архіву.
Структурні підрозділи установи отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.
Структурні підрозділи установи отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.
4.6. Зведена номенклатура справ установи щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.
4.7. До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі ділянки роботи, яка документується в установі, зокрема справи постійних та тимчасово діючих рад, комісій, комітетів тощо. До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться лише в електронній формі.
4.8. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.
У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу установи (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 06-12, де 06 – індекс самостійного відділу, 12 – порядковий номер справи, або 04.1-07, де 04.1 – індекс відділу у складі управління, 07 – порядковий номер справи.
За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.
У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин).
Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.
Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань («різні матеріали», «загальне листування», «вхідна кореспонденція», «вихідна кореспонденція» тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.
Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.
Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов'язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).
У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «справа», наприклад: «Особова справа», «Персональна справа».
У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «документи», а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: «Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у вищих навчальних закладах».
Термін «документи» вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа установи.
У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: «Протоколи засідань виконавчого комітету міської ради».
У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу установи (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 06-12, де 06 – індекс самостійного відділу, 12 – порядковий номер справи, або 04.1-07, де 04.1 – індекс відділу у складі управління, 07 – порядковий номер справи.
За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.
У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин).
Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.
Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань («різні матеріали», «загальне листування», «вхідна кореспонденція», «вихідна кореспонденція» тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.
Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.
Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування установи, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов'язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).
У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «справа», наприклад: «Особова справа», «Персональна справа».
У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін «документи», а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: «Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у вищих навчальних закладах».
Термін «документи» вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа установи.
У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: «Протоколи засідань виконавчого комітету міської ради».
У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: «Листування з Міністерством фінансів про затвердження і зміну штатного розпису».
У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: «Листування з органами законодавчої та виконавчої влади України».
У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад: «Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників кадрових служб».
У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:
1. План основних організаційних заходів установи на 2012 рік;
2. Звіт про використання бюджетних коштів установою за 2011 рік.
1. План основних організаційних заходів установи на 2012 рік;
2. Звіт про використання бюджетних коштів установою за 2011 рік.
Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби – заголовок кожної справи.
Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв'язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі – щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.
Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.
У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.
У графі 5 «Відмітка» робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву установи чи інших установ для їх продовження тощо.
Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв'язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі – щодо організаційно-розпорядчої документації, планово-звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.
Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.
У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.
У графі 5 «Відмітка» робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву установи чи інших установ для їх продовження тощо.
4.9. Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковим записом про їх кількість.
Формування справ
4.10. Формування справ – це групування виконаних документів у справи відповідно до номенклатури справ.
4.11. Справи формуються в установі, як правило, децентралізовано, тобто в структурних підрозділах. В установах з обсягом документообігу до 10 тис. документів на рік можливе формування справ у службі діловодства.
4.12. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 міліметрів завтовшки).
4.13. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.
4.14. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.
4.15. Рішення, розпорядження (накази) з питань виконавчої роботи, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи. Розпорядження (накази) з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.
4.16. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:
протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проєкти рішень тощо);
документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).
протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проєкти рішень тощо);
документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).
4.17. Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, – за порядком денним засідання.
4.18. Доручення установ вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності установи або за авторами ініціативних документів. Документи у невеликій кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень.
4.19. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проєктів цих документів.
4.20. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.
4.21. Особові справи посадових осіб формуються у порядку, визначеному НАДС.
4.22. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників установи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату з грошей (відомості нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця за рік.
4.23. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в установі та її структурних підрозділах здійснюється службою діловодства та архівом установи.
Зберігання документів в установах
4.24. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архіву установи зберігаються за місцем їх формування.
Керівники структурних підрозділів установи і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов’язані забезпечити зберігання документів і справ.
Керівники структурних підрозділів установи і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов’язані забезпечити зберігання документів і справ.
4.25. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах, що закриваються. Для підвищення оперативності розшуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
4.26. Магнітні стрічки та цифрові носії інформації з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у його секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу відповідає за їх зберігання.
4.27. Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів установи здійснюється з дозволу керівника структурного підрозділу, в якому було сформовано справу, іншим установам – з письмового дозволу міського голови. На видану справу складається картка-замінник. У картці зазначаються найменування структурного підрозділу, індекс справи, заголовок справи, дата її видачі, особа, якій справу видано, дата її повернення, підписи осіб, які видали та прийняли справу.
4.28. Надання справ у тимчасове користування здійснюється не більш як на один місяць.
4.29. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється. У виняткових випадках вилучення документів допускається з дозволу міського голови з обов’язковим залишенням у справі засвідчених належним чином копій.
5. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання
5.1. Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду.
5.2. Для організації та проведення експертизи цінності документів в установі утворюється відповідним розпорядженням міського голови постійно діюча експертна комісія.
5.3. Експертиза цінності документів проводиться щороку в структурних підрозділах установи безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з експертною комісією під методичним керівництвом служби діловодства та архіву установи.
5.4. Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передачі до архіву установи, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки, строки зберігання яких закінчилися.
Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.
Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.
5.5. Відбір документів постійного зберігання здійснюється на підставі типових та відомчих (галузевих) переліків документів із строками зберігання, номенклатури справ установи шляхом перегляду кожного аркуша справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або номенклатурі справ.
5.6. За результатами експертизи цінності документів в установі складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 16).
5.7. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією установи одночасно. Такі акти разом з описами справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) подаються в установленому порядку на розгляд експертно-перевірної комісії відповідного державного архіву. Погоджені акти затверджуються міським головою, після чого установа має право знищити документи.
5.8. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, складається, як правило, на справи всієї установи. Якщо в акті зазначено справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу.
Складення описів справ
5.9. Опис справ – архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.
5.10. Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).
На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації установи такі описи складаються обов'язково.
На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації установи такі описи складаються обов'язково.
5.11. Описи справ структурного підрозділу установи складаються щороку за встановленою формою (додаток 17) посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, за методичної допомоги архіву установи.
5.12. Номер опису справ структурного підрозділу установи повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису.
Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу № 5, що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2011 році, матимуть такі номери: 5 П – 2011; 5 Т – 2011; 5 ОС – 2011.
Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу № 5, що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2011 році, матимуть такі номери: 5 П – 2011; 5 Т – 2011; 5 ОС – 2011.
5.13. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог: кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, кожний том або частина вносяться до опису під окремим номером); графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи; у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами «те саме», при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю); графа опису «Примітка» використовується для відміток про особливості фізичного стану справ, про передачу справ іншим структурним підрозділам установи або іншій установі, про наявність копій документів у справі.
5.14. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
5.15. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувались в діловодстві, зазначається: «Документи з цього питання див. також у розділі за ______ рік, № _____».
5.16. Опис справ структурного підрозділу установи підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником служби діловодства і затверджується керівником структурного підрозділу. За наявності в структурному підрозділі експертної комісії опис до його затвердження розглядається та схвалюється експертною комісією.
5.17. Опис справ структурного підрозділу установи складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архіву установи, а інший залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.
5.18. На основі описів справ структурних підрозділів архів установи готує зведені описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу).
5.19. Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, які після схвалення експертною комісією установи в установленому порядку подаються для схвалення експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву, після чого затверджуються керівником установи. Один примірник затвердженого опису подається державному архіву.
5.20. Зведені описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у двох примірниках, схвалюються експертною комісією установи і затверджуються її керівником.
5.21. Зведені описи справ з кадрових питань (особового складу) складаються у трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються експертною комісією установи, погоджуються з експертно-перевірною комісією відповідного державного архіву, після чого затверджуються керівником установи. Один примірник зведеного опису подається державному архіву.
5.22. Установи зобов'язані описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) через два роки після завершення справ у діловодстві, а також передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до державних архівів в установлені законодавством строки.
Оформлення справ
5.23. Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання передбачає нумерацію аркушів у справі, складення (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи, наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи, підшивання або оправлення справи, оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи.
5.24. Документи тимчасового зберігання, сформовані у справи, не підшиваються, аркуші не нумеруються, уточнення елементів оформлення обкладинки не проводиться, за винятком первинної бухгалтерської документації.
5.25. Справи з грифом «Для службового користування», особові та окремі групи справ постійного зберігання, назви яких не повністю розкривають зміст (справи, що містять постанови, розпорядження, накази, рішення тощо), повинні мати розміщений на початку справи внутрішній опис документів у справі. Необхідність складення внутрішнього опису документів деяких справ визначається інструкцією установи.
5.26. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).
5.27. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: «є документи за ... роки».
5.28. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.
5.29. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з архівом установи – номер опису і фонду.
5.30. У разі зміни найменування установи (її структурного підрозділу) протягом періоду, який охоплюють документи справи, або під час передачі справи до іншої установи (структурного підрозділу) на обкладинці справи зазначається нове найменування установи (структурного підрозділу), а попереднє береться в дужки.
5.31. Написи на обкладинках справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання робляться чітко чорним світлостійким чорнилом або пастою. Забороняється наклеювання титульного аркуша на обкладинку справи.
Передача справ до архіву установи
5.32. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання через два роки після завершення їх ведення передаються до архіву установи в упорядкованому стані для подальшого зберігання та користування. Справи з кадрових питань (особового складу) в упорядкованому стані зберігаються у кадровій службі.
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передаватися до архіву установи за рішенням її керівника.
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передаватися до архіву установи за рішенням її керівника.
5.33. Передача справ до архіву установи здійснюється за графіком, погодженим з керівниками структурних підрозділів і затвердженим керівником установи.
5.34. Якщо окремі справи необхідно залишити у структурному підрозділі для поточної роботи, архів установи оформляє видачу справ у тимчасове користування.
5.35. Приймання-передача кожної справи здійснюється працівником архіву установи в присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи.
5.35. Приймання-передача кожної справи здійснюється працівником архіву установи в присутності працівника структурного підрозділу, який передає упорядковані та оформлені справи.
5.36. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архіву установи за описами.
У кінці кожного примірника опису працівник архівного підрозділу або особа, відповідальна за ведення архіву установи, розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архіві установи.
У кінці кожного примірника опису працівник архівного підрозділу або особа, відповідальна за ведення архіву установи, розписується у прийнятті справ з обов'язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і проставляє дату. Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші залишаються в архіві установи.
5.37. Справи, що передаються до архіву установи, повинні бути зв’язані належним чином.
5.38. У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу особа, відповідальна за організацію діловодства в підрозділі, в період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у справи, оформлює справи і передає їх до архіву установи незалежно від строків зберігання. Передача справ здійснюється за описами справ і номенклатурою.
Установи зобов'язані забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архіві установи для постійного зберігання до відповідного державного архіву.
Установи зобов'язані забезпечити зберігання архівних документів та передачу документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архіві установи для постійного зберігання до відповідного державного архіву.
___________________________________
Додаток 1
до Інструкції
(пункт 2.9)
до Інструкції
(пункт 2.9)
ВИМОГИ
до оформлення документів, що виготовляються
за допомогою друкувальних засобів
до оформлення документів, що виготовляються
за допомогою друкувальних засобів
1. Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12-14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8-12 друкарських пунктів для друкування реквізиту «Прізвище та ім’я виконавця і номер його телефону», виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.
Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив).
Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив).
2. Текст документів на папері формату А 4 (210 х 297 міліметрів) рекомендовано друкувати через 1-1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А 5 (148 х 210 міліметрів) – через 1 міжрядковий інтервал.
Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Гриф погодження» відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.
Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5-3 міжрядкових інтервали.
Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Гриф погодження» відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.
Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5-3 міжрядкових інтервали.
3. Назва виду документа друкується великими літерами.
4. Розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» друкується на рівні останнього рядка назви посади.
5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) – 73 міліметри (28 друкованих знаків).
Крапка в кінці заголовка не ставиться.
Крапка в кінці заголовка не ставиться.
6. Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:
1,25 міліметра – для абзаців у тексті;
92 міліметри – для реквізиту «Адресат»;
100 міліметри – для реквізитів «Гриф затвердження» та «Гриф обмеження доступу до документа»;
Продовження додатка 1
1,25 міліметра – для абзаців у тексті;
92 міліметри – для реквізиту «Адресат»;
100 міліметри – для реквізитів «Гриф затвердження» та «Гриф обмеження доступу до документа»;
Продовження додатка 1
125 міліметрів – для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис».
7. Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Прізвище виконавця і номер його телефону», найменування посади у реквізитах «Підпис» та «Гриф погодження», засвідчувального напису «Згідно з оригіналом», а також слів «СЛУХАЛИ», «ДОПОВІДАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «НАКАЗУЮ», «ЗОБОВ'ЯЗУЮ».
8. За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розміщуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф – від межі лівого поля; другий – через 104 міліметри від межі лівого поля.
9. Якщо в тексті документа міститься посилання на додатки або на документ, що став підставою для його видання, слова «Додаток» і «Підстава» друкуються від межі лівого поля, а текст до них – через 1 міжрядковий інтервал.
10. Для забезпечення ідентифікації документів відповідно до вимог ІSО 9001:2008 вони складається з частин:
верхній колонтитул – використовується тільки на першій сторінці;
текст;
нижній колонтитул – використовується на всіх сторінках, крім першої.
У колонтитули можна вносити зміни.
Верхній колонтитул має визначений комплекс обов’язкових реквізитів та сталий порядок їх розташування (бланк документу).
Нижній колонтитул службового документа складається з реквізитів:
назва установи;
адреса установи, адреса WEB-сторінки, контактний телефон установи;
назва документа;
порядкова нумерація, яка включає поточний номер сторінки та загальну кількість сторінок.
верхній колонтитул – використовується тільки на першій сторінці;
текст;
нижній колонтитул – використовується на всіх сторінках, крім першої.
У колонтитули можна вносити зміни.
Верхній колонтитул має визначений комплекс обов’язкових реквізитів та сталий порядок їх розташування (бланк документу).
Нижній колонтитул службового документа складається з реквізитів:
назва установи;
адреса установи, адреса WEB-сторінки, контактний телефон установи;
назва документа;
порядкова нумерація, яка включає поточний номер сторінки та загальну кількість сторінок.
11. Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи не постійного строку зберігання допускається друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша, при цьому реквізит «Підпис» повинен бути розміщений на лицьовому, а не на зворотному боці останнього аркуша документа.
Додаток 2
до Інструкції
(пункт 2.11)
до Інструкції
(пункт 2.11)
Зразок кутового бланка листа установи
|
Україна |
|
Зразок поздовжнього бланка листа установи
|
|
||
БОРИСПІЛЬСЬКА МІСЬКА РАДАКИЇВСЬКОЇ ОБЛАСТІ
|
||
|
____________ № ____________ |
|
|
|
|
|
|
Додаток 3
до Інструкції
(пункт 2.11)
до Інструкції
(пункт 2.11)
Зразок бланка конкретного виду документа
|
|
|
БОРИСПІЛЬСЬКА МІСЬКА РАДА |
|
__________________________ № _______ |
|
|
|
БОРИСПІЛЬСЬКА МІСЬКА РАДА |
|
|
|
|
|
КИЇВСЬКА ОБЛАСТЬБОРИСПІЛЬСЬКИЙ МІСЬКИЙ ГОЛОВА |
|
__________________________ № _______ |
|
|
Продовження додатку 3
|
|
|
КИЇВСЬКА ОБЛАСТЬБОРИСПІЛЬСЬКИЙ МІСЬКИЙ ГОЛОВА
|
|
|
|
КИЇВСЬКА ОБЛАСТЬВИКОНАВЧИЙ КОМІТЕТ |
Додаток 4
до Інструкції
(пункт 2.11)
до Інструкції
(пункт 2.11)
Зразок бланка листа Бориспільського міського голови
|
|
||
КИЇВСЬКА ОБЛАСТЬБОРИСПІЛЬСЬКИЙ МІСЬКИЙ ГОЛОВА |
||
|
____________ № ____________ |
|
|
|
|
|
|
Додаток 5
до Інструкції
(пункт 2.12)
до Інструкції
(пункт 2.12)
Зразок поздовжнього бланка листа
структурного підрозділу установи
структурного підрозділу установи
|
|
||
БОРИСПІЛЬСЬКА МІСЬКА РАДАКИЇВСЬКОЇ ОБЛАСТІ
|
||
|
____________ № ____________ |
|
|
|
|
|
|
Додаток 6
до Інструкції
(пункт 2.27)
до Інструкції
(пункт 2.27)
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що затверджуються з проставлянням грифа затвердження
документів, що затверджуються з проставлянням грифа затвердження
1. Акти (списання; інвентаризації; вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації установ тощо).
2. Завдання (на проєктування об'єктів, технічних споруд, на капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проєктно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).
3. Звіти (про основну діяльність; відрядження тощо).
4. Кошториси витрат (на утримання управління, будинків, приміщень, споруд; на капітальне будівництво тощо).
5. Номенклатури справ.
6. Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проєктування; чисельності працівників тощо).
7. Описи справ.
8. Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових, відомчих (галузевих) документів зі строками зберігання тощо).
9. Плани роботи, плани міських заходів.
10. Посадові інструкції.
11. Програми (фінансово-економічні; проведення робіт і заходів; відряджень тощо).
12. Протоколи засідань колегіальних органів (за потреби).
13. Розцінки на виконання робіт.
14. Статути (регламенти, положення) установ.
15. Структура установи.
16. Форми уніфікованих документів.
17. Штатні розписи.
18. Склади тимчасових комісій.
2. Завдання (на проєктування об'єктів, технічних споруд, на капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проєктно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).
3. Звіти (про основну діяльність; відрядження тощо).
4. Кошториси витрат (на утримання управління, будинків, приміщень, споруд; на капітальне будівництво тощо).
5. Номенклатури справ.
6. Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проєктування; чисельності працівників тощо).
7. Описи справ.
8. Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових, відомчих (галузевих) документів зі строками зберігання тощо).
9. Плани роботи, плани міських заходів.
10. Посадові інструкції.
11. Програми (фінансово-економічні; проведення робіт і заходів; відряджень тощо).
12. Протоколи засідань колегіальних органів (за потреби).
13. Розцінки на виконання робіт.
14. Статути (регламенти, положення) установ.
15. Структура установи.
16. Форми уніфікованих документів.
17. Штатні розписи.
18. Склади тимчасових комісій.
Додаток 7
до Інструкції
(пункт 2.61)
до Інструкції
(пункт 2.61)
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою
документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою
1. Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо).
2. Аркуші погодження проєктів нормативно-правових актів.
3. Висновки і відгуки установ на дисертації та автореферати, що надсилаються до Вищої атестаційної комісії України.
4. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).
5. Договори (про матеріальну відповідальність, оренду приміщень; про виконання робіт тощо).
6. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.
7. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні.
8. Завдання (на проєктування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).
9. Заявки (на обладнання тощо).
10. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.
11. Кошторис витрат (на утримання установи; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо).
12. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).
13. Номенклатури справ.
14. Описи справ.
15. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; про преміювання).
16. Протоколи (погодження планів поставок).
17. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).
18. Специфікації (виробів, продукції тощо).
19. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ.
20. Регламенти установи.
21. Титульні списки.
22. Трудові книжки.
23. Штатні розписи.
2. Аркуші погодження проєктів нормативно-правових актів.
3. Висновки і відгуки установ на дисертації та автореферати, що надсилаються до Вищої атестаційної комісії України.
4. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).
5. Договори (про матеріальну відповідальність, оренду приміщень; про виконання робіт тощо).
6. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.
7. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні.
8. Завдання (на проєктування об'єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).
9. Заявки (на обладнання тощо).
10. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.
11. Кошторис витрат (на утримання установи; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо).
12. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).
13. Номенклатури справ.
14. Описи справ.
15. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; про преміювання).
16. Протоколи (погодження планів поставок).
17. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).
18. Специфікації (виробів, продукції тощо).
19. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ.
20. Регламенти установи.
21. Титульні списки.
22. Трудові книжки.
23. Штатні розписи.
Додаток 8
до Інструкції
(пункт 3.6)
до Інструкції
(пункт 3.6)
ПЕРЕЛІК
основних видів інформації, що передається засобами
електронного зв’язку через систему установи
основних видів інформації, що передається засобами
електронного зв’язку через систему установи
Інформаційні матеріали (у тому числі статистичні), що надсилаються на запит та до відома
Інформації, щодо виконання документів Київської обласної державної адміністрації
Листи, що надсилаються в копіях до відома
Плани роботи, проведення заходів тощо
Навчальні плани, програми
Графіки проведення заходів
Повідомлення про засідання, наради, збори тощо, їх порядок денний, програми, протоколи цих заходів
Вітання, запрошення
Документи на виконання
Інформації, щодо виконання документів Київської обласної державної адміністрації
Листи, що надсилаються в копіях до відома
Плани роботи, проведення заходів тощо
Навчальні плани, програми
Графіки проведення заходів
Повідомлення про засідання, наради, збори тощо, їх порядок денний, програми, протоколи цих заходів
Вітання, запрошення
Документи на виконання
Додаток 9
до Інструкції
(пункт 3.24)
до Інструкції
(пункт 3.24)
ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства*
документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства*
1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
2. Зведення та інформація, надіслані до відома.
3. Навчальні плани, програми (копії).
4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.
5. Прейскуранти (копії).
6. Норми витрати матеріалів.
7. Вітальні листи і запрошення.
8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
9. Місячні, квартальні, піврічні звіти.
10. Форми статистичної звітності.
11. Договори.
2. Зведення та інформація, надіслані до відома.
3. Навчальні плани, програми (копії).
4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.
5. Прейскуранти (копії).
6. Норми витрати матеріалів.
7. Вітальні листи і запрошення.
8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
9. Місячні, квартальні, піврічні звіти.
10. Форми статистичної звітності.
11. Договори.
* Документи, зазначені у пунктах 1, 3, 8 - 12, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах установ (бухгалтерській службі, кадровій службі, бібліотеці, службі науково-технічної інформації).
Додаток 10
до Інструкції
(пункт 3.32)
до Інструкції
(пункт 3.32)
картки РеєстраціЇ ВХІДНОГО ДОКУМЕНТА Рік
|
Кореспондент |
Назва |
|||||||||||
|
Прізвище кореспондента |
||||||||||||
|
Вхідний № та дата документа |
Вихідний номер та дата кореспондента |
Арк. |
||||||||||
|
|
|
|
|
|||||||||
|
Контроль |
Короткий зміст |
|||||||||||
|
|
|
|||||||||||
|
Вид |
|
|||||||||||
|
|
Кому адресовано |
|
|
|
||||||||
|
Доставка |
Резолюція |
|||||||||||
|
|
|
|||||||||||
|
Строк виконання до |
Строк продовжено до |
Знято з контролю
|
||||||||||
|
Інформація про виконання |
||||||||||||
|
|
Автор РК |
|
||||||||||
Виконавці
Назва виконавця |
Отримав |
Повернув |
Резолюція |
Примітка |
|
|
|
|
|
|
Рік
|
РеєстраціЙНО-КОНТРОЛЬНА КаРТКА |
Вид звернення |
|
||||||||
|
|
ПІБ заявника |
Адреса проживання |
За суб'єктом |
|
||||||
|
|
|
Телефон |
|
|
||||||
|
Дата надходження |
Реєстраційний індекс |
Кореспондент |
Дата відправки |
Кількість додатків |
|
|||||
|
|
|
Громадянин |
|
Кратність |
|
|||||
|
|
|
|
|
Аркушів |
|
|||||
|
Контрольний термін |
|
|||||||||
|
Розглядає |
|
|||||||||
|
Район розгляду |
|
|||||||||
|
Управління головного виконавця |
|
|||||||||
|
Результат розгляду |
|
Дата зняття з контролю |
||||||||
|
Короткий зміст |
Автор РК |
|||||||||
|
|
|
|||||||||
|
Категорія заявника (соціальна група) |
|
|||||||||
|
Соціальний стан заявника |
|
|||||||||
Додаток 11
до Інструкції
(пункт 3.32)
до Інструкції
(пункт 3.32)
картка РеєстраціЇ ВиХІДНОГО ДОКУМЕНТА Рік
|
Вихідний номер і дата |
Підписав |
||
|
|
|||
|
Стислий зміст |
|||
|
Підготував |
|
Підрозділ |
|
На вхідні номери
№ документа |
Дата реєстрації |
Кореспондент |
Вих. № коресп. |
|
|
|
|
|
Адресати
Назва адресата |
Бланк |
Дата відправки |
Вид доставки |
|
|
|
|
|
Додаток 12
до Інструкції
(пункт 3.32)
до Інструкції
(пункт 3.32)
Картка ВНУТРІШНЬОГО документУ Рік
|
Вид документа |
|
|
|||
|
Номер документа |
|
Контроль |
|||
|
Дата документа |
|
|
|||
|
Зміст |
|||||
|
За підписом |
|
Підготував |
|
||
|
Доручення |
|||||
Розсилання
Адресат |
Дата відправки |
Примітка |
|
|
|
|
Додаток 13
до Інструкції
(пункт 3.50)
до Інструкції
(пункт 3.50)
СТРОКИ
виконання основних документів
виконання основних документів
1. Укази, розпорядження і доручення Президента України – у разі, коли в акті чи дорученні Президента України строк виконання завдання не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності цим актом.
2. Запит народного депутата України – не пізніше ніж у п'ятнадцятиденний строк з дня його надходження або в інший установлений Верховною Радою України строк.
Якщо запит народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) з об’єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк, надсилається відповідно до закону письмове повідомлення суб'єктам внесення запиту.
3. Звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) – протягом не більш як 10 днів з дня надходження.
У разі неможливості розгляду звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) в установлений строк йому повідомляють про це офіційним листом із зазначенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження.
4. Запит на публічну інформацію, крім суб'єктів владних повноважень (далі – запитувачі),– не більше п'яти робочих днів від дня надходження запиту.
У разі коли запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту, аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь повинна бути надана не пізніше ніж протягом 48 годин з дня надходження запиту.
У разі коли запит стосується великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувачу в письмовій формі не пізніше ніж протягом п'яти робочих днів з дня надходження запиту.
2. Запит народного депутата України – не пізніше ніж у п'ятнадцятиденний строк з дня його надходження або в інший установлений Верховною Радою України строк.
Якщо запит народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) з об’єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк, надсилається відповідно до закону письмове повідомлення суб'єктам внесення запиту.
3. Звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) – протягом не більш як 10 днів з дня надходження.
У разі неможливості розгляду звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) в установлений строк йому повідомляють про це офіційним листом із зазначенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження.
4. Запит на публічну інформацію, крім суб'єктів владних повноважень (далі – запитувачі),– не більше п'яти робочих днів від дня надходження запиту.
У разі коли запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту, аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь повинна бути надана не пізніше ніж протягом 48 годин з дня надходження запиту.
У разі коли запит стосується великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувачу в письмовій формі не пізніше ніж протягом п'яти робочих днів з дня надходження запиту.
Продовження додатка 13
Відстрочення в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, коли запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочення доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.
5. Звернення громадян – не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, – невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх надходження.
Якщо у місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник установи або його заступник встановлюють необхідний строк для його розгляду, про що повідомляють особі, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.
7. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня – до зазначеного в них строку.
5. Звернення громадян – не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, – невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх надходження.
Якщо у місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник установи або його заступник встановлюють необхідний строк для його розгляду, про що повідомляють особі, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.
7. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня – до зазначеного в них строку.
Додаток 14
до Інструкції
(пункт 4.3)
Найменування установи
до Інструкції
(пункт 4.3)
Найменування установи
Найменування структурного підрозділу
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
_______________ № _______
На _____________ рік
_______________ № _______
На _____________ рік
Найменування розділу
|
№ з/п |
Індекс справи |
Заголовок справи (тому, частини) |
Кількість справ (томів, частин) |
Строк зберігання справи (тому, частини) та № статей за переліком |
Примітки |
|
|
|
|
|
|
|
Найменування посади керівника
структурного підрозділу
(діловодної служби) Підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
структурного підрозділу
(діловодної служби) Підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання експертної комісії* Керівник архіву (особа
структурного підрозділу відповідальна за архів) установи
структурного підрозділу відповідальна за архів) установи
__________№_______ Підпис (Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
__________№_______
__________№_______
Продовження додатка 14
Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ___________ році у структурному підрозділі
По строках зберігання документів
|
Усього |
У тому числі |
|
|
таких, що переходять |
з позначкою «ЕК» |
||
|
Постійного |
|
|
|
|
Тривалого |
|
|
|
|
Тимчасового (до 10 років) |
|
|
|
|
Разом |
|
|
|
Найменування посади особи,
відповідальної за діловодство Підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Дата
відповідальної за діловодство Підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Дата
Підсумкові відомості передано до діловодної служби
Найменування посади особи,
відповідальної за передачу
відомостей Підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Дата
відповідальної за передачу
відомостей Підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Дата
*У разі наявності експертної комісії структурного підрозділу.
Додаток 15
до Інструкції
(пункт 4.3)
до Інструкції
(пункт 4.3)
Найменування установи ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ керівника установи _____________ № ________ Підпис Розшифровка підпису
на__________ рік Дата
Найменування посади
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ керівника установи _____________ № ________ Підпис Розшифровка підпису
на__________ рік Дата
|
№ з/п |
Індекс справи |
Заголовок справи (тому, частини) |
Кількість справ (томів, частин) |
Строк зберігання справи (тому, частини) та № статей за переліком |
Примітки |
|
|
|
|
|
|
|
(Назва розділу*)
Найменування посади керівника
діловодної служби Підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
діловодної служби Підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання Протокол засідання
експертної комісії установи експертно-перевірної комісії
державного архіву
____________№______ _____________№_______
експертної комісії установи експертно-перевірної комісії
державного архіву
____________№______ _____________№_______
Продовження додатка 15
Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ______ році в установі
|
За строками зберігання |
Разом |
У тому числі |
|
|
таких, що переходять |
з позначкою «ЕПК» |
||
|
Постійного |
|
|
|
|
Тимчасового (понад 10 років) |
|
|
|
|
Тимчасового (до 10 років включно) |
|
|
|
|
Усього |
|
|
|
Керівник служби діловодства Підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Дата
Дата
Підсумкові відомості передано в архів установи
Найменування посади особи,
відповідальної
за передачу відомостей Підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Дата
відповідальної
за передачу відомостей Підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Дата
* Найменування структурного підрозділу (для установ, в яких немає структурних підрозділів, напряму діяльності).
Додаток 16
до Інструкції
(пункт 5.6)
до Інструкції
(пункт 5.6)
Найменування установи ЗАТВЕРДЖУЮ
АКТ Найменування посади
керівника установи
_____________№______ Підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ (_____________________ імені) прізвище
(місце складання) МП
Дата
АКТ Найменування посади
керівника установи
_____________№______ Підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ (_____________________ імені) прізвище
(місце складання) МП
Дата
Про вилучення для знищення документів,
не внесених до Національного архівного фонду
не внесених до Національного архівного фонду
На підставі__________________________________________________
(назва і вихідні дані)
__________________________________________________________________
переліку документів із зазначенням строків їх зберігання
__________________________________________________________________
або типової (примірної) номенклатури справ
(назва і вихідні дані)
__________________________________________________________________
переліку документів із зазначенням строків їх зберігання
__________________________________________________________________
або типової (примірної) номенклатури справ
відібрано для знищення як такі, що не мають культурної цінності та втратили практичне значення, документи фонду № ______________________________
(найменування фонду)
(найменування фонду)
№ з/п Заголовок справи або груповий заголовок справ Дата справи
або останні дати справ Номери описів
(номенклатур)
за рік (роки) Індекс справи (тому, частини) за номенклатурою або номер справи за описом Кількість справ (томів, частин) Сток зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком Примітки
1 2 3 4 5 6 7 8
або останні дати справ Номери описів
(номенклатур)
за рік (роки) Індекс справи (тому, частини) за номенклатурою або номер справи за описом Кількість справ (томів, частин) Сток зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком Примітки
1 2 3 4 5 6 7 8
Разом _________________________ справ за ________________ роки
(цифрами і літерами)
(цифрами і літерами)
Найменування посади особи,
яка проводила експертизу
цінності документів
Дата Підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Продовження додатка 16
яка проводила експертизу
цінності документів
Дата Підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Продовження додатка 16
ПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО
Протокол засідання Протокол засідання
експертно-перевірної експертної комісії установи
комісії державного архіву
____________ № _______ ____________ № _______
Протокол засідання Протокол засідання
експертно-перевірної експертної комісії установи
комісії державного архіву
____________ № _______ ____________ № _______
Описи справ постійного (тривалого) зберігання за роки схвалено, а з особового складу погоджено з експертно-перевірною комісією _____________________________________________________________________________
(найменування державного архіву)
(протокол від ___ 20__ № ___________)
Документи в кількості ____________________________________ справ
(цифрами і словами)
вагою _______ кілограмів здано в _____________________________________
(найменування установи)
на переробку за приймально-здавальною накладною від _________ № ___ або знищено шляхом спалення.
(найменування державного архіву)
(протокол від ___ 20__ № ___________)
Документи в кількості ____________________________________ справ
(цифрами і словами)
вагою _______ кілограмів здано в _____________________________________
(найменування установи)
на переробку за приймально-здавальною накладною від _________ № ___ або знищено шляхом спалення.
Найменування посади особи,
яка здала документи Підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
яка здала документи Підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
Дата
Додаток 17
до Інструкції
(пункт 5.11)
_________________________
(найменування установи)
(найменування структурного підрозділу)
до Інструкції
(пункт 5.11)
_________________________
(найменування установи)
(найменування структурного підрозділу)
ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника
структурного підрозділу
Дата
Найменування посади керівника
структурного підрозділу
Дата
№ з/п Індекс справи (тому, частини) Заголовок справи (тому, частини) Крайні дати справи (тому, частини) Кількість аркушів у справі (томі, частині) Строк зберігання справи (тому, частини), стаття за переліком* Примітка
1 2 3 4 5 6 7
1 2 3 4 5 6 7
У цей опис включено _____ справ з № __________ по № _____, у тому числі:
(цифрами і словами)
літерні номери __________________ пропущені номери __________________
Найменування посади
укладача опису (підпис) Власне ім’я ПРІЗВИЩЕПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО
Керівник служби діловодства Протокол засідання експертної комісії** структурного підрозділу
Підпис ініціали __________ № __________
Власне ім’я ПРІЗВИЩЕДата
Продовження додатка 17
Передав _____________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
та ___________________ реєстраційно-контрольних карток до документів***
(цифрами і словами)Найменування посади
працівника структурного
підрозділу Підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
ДатаПрийняв _____________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
та _____________________ реєстраційно-контрольних карток до документів.
(цифрами і словами)Керівник архіву (особа,
відповідальна за архів)
установи Підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ* Графа шоста не заповнюється в описах справ постійного зберігання.
** За наявності експертної комісії структурного підрозділу.
*** Передаються разом із справами служби діловодства.
(цифрами і словами)
літерні номери __________________ пропущені номери __________________
Найменування посади
укладача опису (підпис) Власне ім’я ПРІЗВИЩЕПОГОДЖЕНО СХВАЛЕНО
Керівник служби діловодства Протокол засідання експертної комісії** структурного підрозділу
Підпис ініціали __________ № __________
Власне ім’я ПРІЗВИЩЕДата
Продовження додатка 17
Передав _____________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
та ___________________ реєстраційно-контрольних карток до документів***
(цифрами і словами)Найменування посади
працівника структурного
підрозділу Підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ
ДатаПрийняв _____________________________________________________ справ
(цифрами і словами)
та _____________________ реєстраційно-контрольних карток до документів.
(цифрами і словами)Керівник архіву (особа,
відповідальна за архів)
установи Підпис Власне ім’я ПРІЗВИЩЕ* Графа шоста не заповнюється в описах справ постійного зберігання.
** За наявності експертної комісії структурного підрозділу.
*** Передаються разом із справами служби діловодства.
З М І С Т
1. Загальні положення 2
2. Документування управлінської діяльності установ 4
Загальні вимоги до створення документів 4
Бланки документів 6
Зображення Державного Герба України 7
Коди 7
Найменування установи 7
Довідкові дані про установу 8
Назва виду документа 8
Дата документа 8
Реєстраційний індекс документів 9
Посилання на реєстраційний індекс і дату 9
Місце складення або видання 10
Гриф обмеження доступу 10
Адресат 10
Гриф затвердження документа 11
Резолюція 12
Короткий зміст документа 13
Відмітка про контроль 13
Текст документа 13
Відмітки про наявність додатків 15
Підпис 17
Візи та гриф погодження 19
Відбиток печатки 21
Відмітка про засвідчення копій документів 21
Відмітки про створення, виконання документа, наявність його в електронній формі та надходження до установи 23
Складення деяких видів документів 24
Розпорядчі документи 24
Протоколи 28
Службові листи 31
Документи про службові відрядження 32
3. Організація документообігу та виконання документів 33
Вимоги щодо раціоналізації документообігу 33
Порядок прийому-передачі інформації засобами електронного зв'язку, за винятком документів, що надходять через систему АСКОД 33
Організація прийому-передачі інформації електронними засобами зв’язку 34
Прийом інформації 34
Передача інформації засобами мережі Інтернет 34
Облік обсягу документообігу
35
Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до установи 35
Попередній розгляд документів 37
Реєстрація документів 38
Організація передачі документів та їх виконання 41
Організація контролю за виконанням документів 43
Інформаційно-довідкова робота з документами 45
Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів 46
4. Систематизація та зберігання документів у діловодстві 47
Складення номенклатури справ 47
Формування справ 50
Зберігання документів в установах 52
5. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання 53
Експертиза цінності документів 53
Складення описів справ 54
Оформлення справ 56
Передача справ до архіву установи 57
Перелік додатків:
Додаток 1 - Вимоги до оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів 59
Додаток 2 - Зразок кутового бланка листа установи 61
Додаток 3 - Зразок бланка конкретного виду документа 62
Додаток 4 - Зразок бланка листа Бориспільського міського голови 64
Додаток 5 - Зразок поздовжнього бланка листа структурного підрозділу установи 64
Додаток 6 - Примірний перелік документів, що затверджуються з проставлянням грифа затвердження 65
Додаток 7 - Примірний перелік документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою 66
Додаток 8 - Перелік основних видів інформації, що передається засобами електронного зв’язку через систему установи 67
Додаток 9 - Примірний перелік документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства 67
Додаток 10 - Картка реєстрації вхідного документа 68
Додаток 11 - Картка реєстрації вихідного документа 69
Додаток 12 - Картка внутрішнього документу 69
Додаток 13 - Строки виконання основних документів 70
Додаток 14 - Номенклатура справ структурних підрозділів 72
Додаток 15 - Номенклатура справ установи 74
Додаток 16 - Акт про вилучення для знищення документів 76
Додаток 17 - Описи справ 78
