Відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених Наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 та зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 22.06.2015 за № 736/27181, Рекомендацій щодо порядку передавання документів юридичних осіб (сільських, селищних рад), що реорганізуються, відповідно до Розпорядження Кабінету Міністрів України від 12.06.2020 № 715-р «Про визначення адміністративних центрів та затвердження територій територіальних громад Київської області», Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», статей 25, 60 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» міська рада ВИРІШИЛА:

1. Затвердити Положення Комунальної установи Бориспільської міської ради «Бориспільський Трудовий архів» в новій редакції, що додається.

2. Визнати таким, що втратив чинність пункт 3 рішення міської ради                24 грудня 2020 року № 81-3-VIII «Про вхід до складу засновників юридичної особи Комунальної установи Бориспільської районної  ради «Бориспільський  районний Трудовий архів», зміну назви та затвердження Положення Комунальної установи Бориспільської міської  ради «Бориспільський  Трудовий архів» в новій редакції».

3. Контроль за виконанням цього рішення покласти на постійну комісію міської ради з питань регламенту та депутатської етики, контролю за виконанням рішень ради, законності, правопорядку, взаємодії із засобами масової інформації

Міський голова                                                         Володимир БОРИСЕНКО

1. П О Л О Ж Е Н Н Я

Комунальної установи Бориспільської міської ради
«Бориспільський Трудовий архів»

(нова редакція)

1. Комунальна установа Бориспільської міської  ради «Бориспільський  Трудовий архів» (надалі - Трудовий архів») - архівна установа створена для централізованого зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб - підприємців, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду.
Архівні документи передаються до Трудового архіву у разі припинення діяльності юридичних і фізичних осіб – підприємців, а також у випадках визначених закондавством.

2. Трудовий архів створений за рішенням Бориспільської міської ради і утримується за рахунок бюджету Бориспільської міської територіальної громади та прибутків за виконані роботи на договірних засадах.

3. Власником Трудового архіву є Бориспільська міська територіальна громада в особі Бориспільської міської ради (далі – Засновник).

4. Трудовий архів підпорядковується Засновнику і підконтрольний Державному архіву Київської області, архівному відділу районної державної адміністрації, архівному відділу міської ради.

5. Уповноваженим органом управління (далі-Орган управління) підприємством є Виконавчий комітет Бориспільської міської ради.

6. Положення про Трудовий архів затверджує Засновник за поданням Органу управління.

7. Повне найменування українською мовою: Комунальна установа Бориспільської міської ради «Бориспільський Трудовий архів», скорочене найменування українською мовою: КУ БМР «Бориспільський Трудовий архів», місцезнаходження: 08350, Київська область, Бориспільський район, с. Глибоке, вул. Центральна, буд. 33.

8. У своїй діяльності Трудовий архів керується Конституцією і законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами та нормативними актами Державної архівної служби України, Державного архіву Київської області,  рішеннями Бориспільської міської ради, іншими нормативно-правовими актами та цим Положенням.

9. Трудовий архів є юридичною особою, має самостійний баланс, штампи встановленого зразка, печатку із власним найменуванням, бланки, рахунки в органах Державної казначейської служби.

10. Основними завданнями Трудового архіву є:
забезпечення централізованого зберігання архівних документів, ведення їх обліку та використання відомостей, що в них містяться;
додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

11. Трудовий архів відповідно до покладених на нього завдань:
11.1. здійснює приймання документів з кадрових питань (особового складу) в упорядкованому стані за описами справ, схваленими (погодженими) державним архівом, архівним відділом Бориспільської міської ради, підприємств та організацій розміщених на території Бориспільської міської територіальної громади;
11.2. веде облік юридичних осіб, що перебувають на стадії ліквідації (банкрутства) протягом ліквідаційної процедури, з метою контролю за впорядкуванням, забезпеченням збереженості архівних документів до передачі їх на зберігання до Трудового архіву;
11.3. здійснює моніторинг збереження та впорядкування документів з особового складу в установах, на підприємствах, в організаціях незалежно від форми власності розміщених на території громади;
11.4. забезпечує відповідно до умов, визначених Мін’юстом, зберігання архівних документів ліквідованих юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців, які здійснювали свою діяльність (були зареєстровані) на території Бориспільської міської тереторіальної громади відповідно до умов та строків зберігання, визначених Міністерством юстиції;
11.5. проводить експертизу цінності архівних документів, що зберігаються в Трудовому архіві, подає на розгляд експертній комісії архівного відділу Бориспільської міської ради акти про вилучення для знищення документів, строки зберігання яких закінчилися;
11.6. веде облік документів, що зберігаються в Трудовому архіві, у тому числі шляхом створення та підтримання облікових баз даних;
11.7. створює і вдосконалює довідковий апарат до архівних документів;
11.8. здійснює впровадження та використання автоматизованих архівних технологій, створення, вдосконалення та поповнення баз даних, довідкового апарату до документів, що зберігаються у Трудовому архіві;
11.9. організовує користування документами у службових, соціально-правових, наукових та інших цілях;
11.10. інформує громадян, органи державної влади та місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації про склад і зміст документів Трудового архіву;
11.11. проводить роботи щодо встановлення місцезнаходження документів ліквідованих юридичних осіб, що не надійшли до Трудового архіву, інформує про це заінтересовані підприємства, установи, організації та громадян;
11.12. видає архівні довідки, копії документів на запити фізичних і юридичних осіб;
11.13. забезпечує збереження конфіденційності персональних даних, що обробляються в його інформаційних системах;
11.14. вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ;
11.15. здійснює приймання виборчої документації тимчасового строку зберігання відповідно до законодавства;
11.16. здійснює приймання документів тимчасового зберігання (до 10 років), у тому числі регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків, зборів, строки зберігання яких на момент ліквідації не закінчилися;

12. Для виконання покладених на Трудовий архів завдань йому надається право:
надавати методичну допомогу ліквідаційним комісіям (ліквідаторам) з питань, що входять до компетенції Трудового архіву;
одержувати від ліквідаторів відомості про кількість, склад і стан науково-технічного опрацювання документів для визначення вартості послуг, що здійснює Трудовий архів, відповідно до цін і тарифів, затверджених в установленому порядку, та інші необхідні відомості для роботи;
одержувати кошти, матеріальні цінності (обладнання, нерухоме майно, транспортні засоби та ін.) і ресурси в установленому законодавством порядку від органів місцевого самоврядування, підприємств, організацій, фізичних осіб і благодійних організацій, а також списувати їх з балансу (за винятком архівних фондів);
інформувати Власника про стан зберігання документів та вносити пропозиції щодо поліпшення цієї роботи;
брати участь у засіданнях експертних комісій у разі розгляду на них документів, поданих Трудовим архівом;
брати участь у нарадах, які проводить Бориспільська міська рада та її виконавчий комітет, ліквідаційні комісії (ліквідатори), Державний архів Київської області, архівний відділ районної державної адміністрації, у разі розгляду на них питань роботи Трудового архіву;
укладати договори, угоди з іншими тереторіальними громадами, юридичними особами та фізичними особами - підприємцями, що не суперечать чинному законодавству України;
розробляти та застосовувати договірні ціни на роботи і послуги, визначені чинним законодавством;
приймати на депоноване зберігання документи від діючих юридичних осіб.

13. Трудовий архів працює відповідно до річного плану, який погоджується з відповідним архівним відділом Бориспільської міської ради та затверджується керівником Трудового архіву. Примірник річного плану та звіту про його виконання надається архівному відділу Бориспільської міської ради.

14. У Трудовому архіві зберігаються:
документи тривалого строку зберігання з кадрових питань (особового складу) та тимчасового зберігання ліквідованих юридичних осіб незалежно від форми власності, підпорядкування та фізичних осіб – підприємців, які припинили свою діяльність, що діяли (були зареєстровані) на території Бориспільської міської територіальної громади та на територіях інших територіальних громад, які передані на зберігання на платних договірних засадах;
виборча документація тимчасового строку зберігання, що надійшла на зберігання відповідно до законодавства;
документи з кадрових питань (з особового складу) тимчасового строку зберігання, передані на депоноване зберігання на договірних засадах діючими юридичними особами незалежно від форми власності, підпорядкування, що розташовані на території Бориспільської місцевої територіальної громади, якщо інше не передбачено чинним законодавством.

15. Трудовий архів очолює завідувач Трудового архіву, який призначається на посаду та звільняється з посади розпорядженням Бориспільського міського голови Київської області.

16. Керівник Трудового архіву:
організовує діяльність Трудового архіву, персонально відповідає за виконання покладених на Трудовий архів завдань;
складає в установленому порядку штатний розпис Трудового архіву в межах граничної чисельності працівників та фонду оплати праці відповідно до типової структури і штатів, що затверджуються Мінсоцполітики;
затверджує посадові інструкції його працівників;
видає в межах своїх повноважень накази організаційно-розпорядчого характеру, організовує і контролює їх виконання;
представляє Трудовий архів у всіх питаннях, пов'язаних з його діяльнісю;
проводить особистий прийом громадян, розгляд звернень, що належать до компетенції Трудового архіву;
розпоряджається в установленому порядку майном та коштами Трудового архіву;
призначає на посаду та звільняє з посади працівників Трудового архіву;
приймає рішення щодо заохочення та притягнення до дисциплінарної відповідальності працівників Трудового архіву;
контролює виконання службових обов’язків працівниками Трудового архіву;
вирішує відповідно до законодавства питання щодо доступу користувачів до документів, що знаходяться на зберіганні.

17. Штатний розпис Трудового архіву затверджує голова Бориспільської міської ради з урахуванням виконання всіх покладених на нього завдань, кількості документів, що знаходяться на зберіганні в архіві, обсягів довідкової роботи.

18. Службові обов’язки працівників Трудового архіву визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються керівником Трудового архіву.

19. Реорганізація (злиття, приєднання, поділ, перетворення) Трудового архіву здійснюється за рішенням Засновника за поданням Органу управління.

20. Ліквідація Трудового архіву здійснюється за рішенням Засновника, за рішенням суду, в порядку встановленим чинним законодавством України.

21. У разі реорганізації та ліквідації Трудового архіву працівникам, які звільняються, гарантується дотримання їхніх прав і інтересів відповідно до трудового законодавства України.

22. У разі припинення діяльності Трудового архіву (у результаті його ліквідації, злиття, поділу, приєднання або перетворення) його активи, що залишилися після проведення заходів щодо припинення, мають бути, за рішенням Засновника, передані іншій неприбутковій організації відповідного виду або зараховані до доходу районного бюджету.

23. Трудовий архів вважається реорганізованим або ліквідованим з дня відповідного запису до Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань.
Зміни до Положення вносяться шляхом викладення його в новій редакції, затверджується рішенням Засновника та реєструється відповідно до вимог чинного законодавства України.
__________________________________