ЗАТВЕРДЖУЮ
Секретар міської ради
____________ Владислав БАЙЧАС

П О Л О Ж Е Н Н Я
про відділ інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю
виконавчого комітету Бориспільської міської ради

1. Загальні положення

1.1. Відділ інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю (далі – відділ) – є структурним підрозділом виконавчого комітету Бориспільської міської ради, підзвітний та підконтрольний міській раді, виконавчому комітетові, міському голові, заступнику міського голови згідно з розподілом обов’язків..
1.2. Відділ у свої діяльності керується Конституцією України, актами Верховної Ради України та Кабінету Міністрів України, указами і розпорядженнями Президента України, рішеннями обласної ради, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, рішеннями міської ради та виконавчого комітету міської ради, розпорядженнями міського голови, цим Положенням, правилами та вказівками архівних органів, іншими діючими нормативами з питань роботи з документами.
1.3. До складу відділу входять: начальник відділу та головні спеціалісти відділу.
1.4. Відділ, у межах своїх повноважень, забезпечує виконання завдань, визначених цим Положенням.
1.5. Положення про відділ затверджується міським головою.

2. Повноваження відділу

2.1. Інформування громадськості щодо діяльності органів місцевого самоврядування, забезпечення конституційного права громадян – членів Бориспільської міської територіальної громади на інформацію щодо всіх аспектів життя громади шляхом її оприлюднення на офіційному веб-сайті міської ради та на сторінках виконавчого комітету міської ради у соціальних мережах.
2.2. Забезпечення розвитку громадянського суспільства, втілення принципів прозорості та гласності в роботі органів місцевого самоврядування, сприяння політичній стабільності та громадянському порозумінню на території громади шляхом співпраці з громадським організаціям, органами самоорганізації населення, політичним партіям, релігійним конфесіям, дорадчими органами міської ради та її виконавчого комітету, засобам масової інформації у вирішенні цих питань.
2.3. Підвищення рівня довіри громадськості до органів місцевого самоврядування шляхом забезпечення належної організації відзначення державних та професійних свят, ювілейних дат, заохочення за заслуги перед Бориспільською громадою.
2.4. Участь в організації та проведенні всеукраїнських, обласних та міських заходів з нагоди відзначення державних та професійних свят, ювілейних та пам’ятних подій тощо.
2.5. Підготовка проєктів рішень міської ради, виконавчого комітету міської ради, розпоряджень міського голови з питань, що належать до компетенції відділу.
2.6. Підготовка Почесних грамот та Подяк виконавчого комітету міської ради, дипломів, сертифікатів, нагородних листів, вітальних адресів відповідно до подань колективів з нагоди відзначення державних, місцевих та професійних свят, а також сприяння в організації їх вручень.
2.7. Підготовка та організація вручення почесних нагород: «Почесний громадянин міста Борисполя», «Відзнака міського голови», медаль «Князя Бориса» тощо з нагоди відзначення державних та місцевих свят, визначних подій.
2.8. Організація міських заходів, конференцій, круглих столів, форумів, нарад з питань розвитку громадянського суспільства, діяльності релігійних громад, міжконфесійних відносин, інформаційно-просвітницької роботи, діяльності дорадчих органів.
2.9. Організація та проведення за потреби громадських слухань, обговорень, консультацій з громадськістю з питань, що належать до компетенції відділу.
2.10. Узагальнення висновків, пропозицій та зауважень, що надійшли під час проведення громадських слухань, обговорень, консультацій з громадськістю, підготовка проєктів розпорядчих документів для врахування громадської думки під час прийняття рішень Бориспільської міської ради та її виконавчого комітету.
2.11. Здійснення організаційного забезпечення роботи громадської ради, топонімічної комісії та інших дорадчих органів за потреби.
2.12. Сприяння організації проведенню референдумів та виборів в частині інформування громади.
2.13. Розробка проєктів програм, заходів та супровідного пакету документів до них, що подаються на розгляд міської ради, виконавчого комітету.
2.14. Участь у підготовці проєкту міського бюджету щодо розподілу по статтях видатків на інформування населення, підтримку розвитку громадянського суспільства, виконання діючих програм, що належать до компетенції відділу.
2.15. Розробка макетів постерів соціальної реклами та організація розміщення її на об’єктах зовнішньої реклами громади.
2.16. Розробка дизайну та забезпечення виготовлення сувенірної, іміджевої та нагородної продукції з символікою громади тощо.
2.17. Підготовка роз’яснювальних, аналітичних, інформаційних матеріалів, промов, доповідей, текстів привітань для керівного складу виконавчого комітету міської ради.
2.18. Підготовка інформаційних матеріалів, статей щодо висвітлення діяльності органів місцевого самоврядування для інформаційних ресурсів громади.
2.19. Організація та проведення прес-конференцій, брифінгів, тематичних зустрічей з журналістами, забезпечення акредитації журналістів та працівників засобів масової інформації, поширення інформаційних матеріалів.
2.20. Реєстрація органів самоорганізації населення за відповідним поданням, сприяння здійсненню їхньої діяльності у межах повноважень відділу.
2.21. Здійснення моніторингу проведення мирних зібрань, повідомлення правоохоронних органів про місце, дату та час проведення таких зібрань.
2.22. Вивчення релігійної ситуації та процесів, що відбуваються у релігійному середовищі громади, підготовка відповідних інформаційних матеріалів для Київської обласної державної адміністрації.
2.23. Збір інформації про релігійні організації, що зареєстровані та діють в громаді.
2.24. Підготовка (участь у підготовці) проєктів угод, договорів, меморандумів, протоколів зустрічей делегацій і робочих груп у межах повноважень відділу.
2.25. Підготовка вхідної та вихідної кореспонденції, організація роботи з документами у відповідності до чинного законодавства, інструкцій з діловодства.
2.26. Надання методичної допомоги управлінням, відділам, службам міської ради та її виконавчого комітету при розгляді питань щодо інформаційної діяльності та комунікацій з громадськістю.
2.27. Виконання інших завдань відповідно до норм чинного законодавства.

3. Організація роботи відділу

3.1. Планування та організація роботи відділу здійснюється начальником відділу за погодження із заступником міського голови згідно з розподілом обов’язків.
3.2. Діловодство відділу ведеться відповідно до інструкції з діловодства та номенклатури справ відділу.
3.3. При вирішенні питань, що належать до компетенції відділу, працівники відділу взаємодіють з структурними підрозділами виконавчого комітету та виконавчими органами міської ради.

4. Структура та керівництво

4.1. Відділ очолює начальник, який призначається на посаду на конкурсній основі чи за іншою процедурою, передбаченою законодавством України. У разі його відсутності, обов’язки начальника виконує працівник цього відділу, на якого розпорядженням міського голови покладено виконання обов’язків.
4.2. Працівники відділу призначаються на посаду на конкурсній основі чи за іншою процедурою, передбаченою законодавством України.
4.3. Начальник відділу:
4.3.1. Здійснює керівництво діяльністю відділу.
4.3.2. Відповідає за належну організацію роботи відділу щодо виконання покладених на нього завдань, реалізації його повноважень, дотримання трудової дисципліни.
4.3.3. Вносить, в установленому порядку, пропозиції щодо застосування заохочень чи стягнень до працівників відділу.
4.3.4. Розробляє і вносить на затвердження посадові інструкції працівників відділу.
4.3.5. У встановленому порядку погоджує надання відпусток працівникам відділу.
4.3.6. Координує, у встановленому порядку, взаємодію відділу зі структурними підрозділами виконавчого комітету міської ради.
4.3.7. Несе відповідальність за нерозголошення поза межами службової необхідності відомостей, які містяться у службових документах.
4.3.8. Здійснює інші повноваження відповідно до чинного законодавства.

5. Відповідальність начальника відділу та працівників відділу

5.1. Начальник відділу несе персональну відповідальність за несвоєчасне і неякісне виконання завдань, функцій, покладених на відділ.
5.2. Працівники відділу несуть відповідальність за неналежне виконання своїх обов’язків, невиконання доручень начальника відділу, недотримання Положення про відділ, бездіяльність або невиконання безпосередніх обов’язків, порушення правил внутрішнього трудового розпорядку та трудової дисципліни, норм професійної етики та вимог щодо проходження служби в органах місцевого самоврядування, відповідно до чинного законодавства.