Заслухавши особистий звіт начальника архівного відділу Бориспільської міської ради Довгенко М.І. про рівень організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг в архівному відділі міської ради та трудовому архіві за 2010 рік, враховуючи міжнародні стандарти системи управління якістю серії ISO 9001:2008, відповідно до Закону України «Про звернення громадян», пп. 1 п. б) ч. 1 ст. 38 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Указу Президента України від 07 лютого 2008 року № 109/2008 „Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування в Україні», постанови Кабінету Міністрів України від 24 червня 2009 року № 630 «Про затвердження Методики оцінювання рівня організації роботи із зверненнями громадян в органах виконавчої влади», рішення виконавчого комітету міської ради від 24 листопада 2009 року № 1032 «Про затвердження методики оцінювання рівня організації роботи зі зверненнями громадян в управліннях, відділах, службах виконавчого комітету міської ради, комунальних підприємствах міста», розпорядження міського голови від 28.12.2010 № 394 «Про графік особистого звітування на засіданні виконавчого комітету міської ради начальників управлінь, відділів, служб міської ради та її виконавчого комітету, керівників підприємств, установ і організацій міста щодо рівня організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг за 2010 рік» та протоколу перевірки організації роботи зі зверненнями громадян в архівному відділі міської ради та трудовому архіві від 01.02.2011 № 2 виконавчий комітет міської ради ВИРІШИВ:
1. Прийняти до відома звіт начальника архівного відділу Бориспільської міської ради Довгенко М.І. щодо рівня організації роботи зі зверненнями громадян та надання послуг в архівному відділі міської ради та трудовому архіві за 2010 рік (додається).
2. Оцінити організацію роботи зі зверненнями громадян та надання послуг в архівному відділі міської ради та трудовому архіві за основними та додатковими показниками відповідно до затвердженої методики оцінювання рівня організації роботи зі зверненнями громадян в управліннях, відділах, службах виконавчого комітету міської ради, комунальних підприємствах міста як таку, що відповідає вимогам, установленим законодавством.
3. До 07.03.2011 начальнику архівного відділу Бориспільської міської ради Довгенко М.І. інформацію про стан роботи зі зверненнями громадян та надання послуг в архівному відділі міської ради та трудовому архіві за 2010 рік висвітлити в засобах масової інформації та на веб-сайті виконавчого комітету міської ради.
4. Контроль за виконанням цього рішення покласти на керуючого справами виконавчого комітету міської ради Передерей Л.Л.
Міський голова А.С. Федорчук
Додаток
до рішення виконавчого комітету
міської ради
від 07.02.2011 № 134
Звіт
по роботі зі зверненнями громадян
в архівному відділі міської ради та трудовому архіві
за 2010 рік
Ідентифікаційний номер критерію
| Назва | Ідентифікаційний |
Назва показника |
Докази щодо проведеної роботи | Оцінка (відповідає вимогам, не повністю відповідає вимогам, не відповідає вимогам) | |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
К 1 | Результативність | ОП 1.1 | Наявність затвердженого реєстру з кількістю ідентифікованих послуг | Затверджено наказом начальника архівного відділу від 24.01.2010, Рішення виконавчого комітету Бориспільської міської ради від 24.11.2009 № 1079 | відповідає | |
ДП 1.2 | Кількість наданих послуг | 2009 рік | 2010 рік | відповідає | ||
1305 – архівний відділ | 1335 – архівний відділ | |||||
ДП 1.2.1 | Адміністра-тивних | 2009 рік | 2010 рік | відповідає | ||
1277 – архівний відділ | 130 5- архівний відділ | |||||
ДП 1.2.2 | Управлінь-ких | 1 - Програма "Розвитку архівної справи» рішення від 30.09.2004 № 543-ХУ11-1У | відповідає | |||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
|
| ДП 1.2.3 | Інформаційних | 2009 рік | 2010 рік | відповідає |
27 | 29 | |||||
ДП 1.3 | Кількість ненаданих муніципальних послуг без пояснення причин | 2009 рік | 2010 рік | відповідає | ||
0 | 0 | |||||
ДП 1.3.1 | Адміністративних | 2009 рік | 2010 рік | відповідає | ||
0 | 0 | |||||
ДП 1.3.2 | Управлінських | 2009 рік | 2010 рік | відповідає | ||
0 | 0 | |||||
ДП 1.3.3 | Інформаційних | 2009 рік | 2010 рік | відповідає | ||
0 | 0 | |||||
ДП 1.4 | Кількість наданих адміністративних послуг з скороченням терміну виконання | 2009 рік | 2010 рік | відповідає | ||
1277 – | 1305 – | |||||
ДП 1.5 | Кількість юридичних, фізичних осіб, що звернулись на прийом до начальника відділу та зав. трудовим архівом | 2009 рік | 2010 рік | відповідає | ||
1191 – архівний відділ | 1390 – архівний відділ | |||||
ДП 1.6 | Кількість юридичних, фізичних осіб, що звернулись на прийом до ке- рівного складу виконавчого комітету | - | - | |||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|
| ОП 1.7 | Проведення аналітичної роботи зі зверненнями громадян(аналізу звернень громадян щодо виявлення най-більш актуаль-них проблем та внесення про-позицій стосовно шляхів їх розв'язання; виявлення причин, що зумовлюють надходження повторних звернень гро-мадян, без під-ставної відмо-ви в задово-ленні законних вимог заяв-ників тощо) | Довідка державному архіву Київської області | відповідає |
ОП 1.8 | Проведення нарад, семінарів, засідань комісій тощо з питань звернень громадян | Питання по роботі зі зверненнями громадян розглядаються на нарадах працівників у відділі по понеділках, про що відмічається у протоколах справа № 24-09 «Звіт роботи відділу за тиждень» | відповідає | ||
ОП 1.9 | Систематичне інформування керівництва міської ради та її виконавчого комітету про стан роботи зі зверненнями громадян | Участь начальника у нарадах керуючого справами виконавчого комітету – щопонеділка та послідуюче інформування при проведенні наради у архівному відділі | відповідає |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
К 2
| Доступність
| ДП 2.1 | Кількість адміністративних послуг, для яких створено інформаційні картки | 2 - архівний відділ | відповідає | |
ОП 2.2 | Наявність розміщеного реєстру адміністративних послуг в Інтернеті | На веб - сайті виконавчого комітету міської ради | відповідає | |||
ДП 2.3 | Кількість доступних інформаційних карток, формулярів заяв та супровідних документів в Інтернеті | 2 картки і 16 зразків заяв – архівний відділ; | відповідає | |||
ДП 2.4 | Кількість формулярів заяв та супровідних документів у місцях прийому громадян | 16 зразків заяв – архівний відділ; | відповідає | |||
ДП 2.5 | Кількість заповнених зразків фор-мулярів заяв у місцях прийому громадян | 16 зразків заяв – архівний відділ; | відповідає | |||
ДП 2.6 | Кількість додаткових заходів, які повинен зробити замовник | 2009 рік | 2010 рік | відповідає | ||
- | - | |||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
|
| ДП 2.7 | Кількість пунктів обслуговування замовників із зразками заяв та інформа-ційними картками | 1 – архівний відділ | відповідає | |
К 3 | Своєчасність | ОП 3.1 | Дотримання строку розгляду звернень громадян | Строки дотримуються, про що свідчить ведення журналів
| відповідає | |
ДП 3.1
| Відсоток кількості послуг, по яких було прострочено терміни у відношенні до загальної кількості наданих адміністративних та інформа ційних послуг | 2009 рік | 2010 рік | відповідає | ||
0 | 0 | |||||
ДП 3.2 | Кількість адмініст ративних послуг, по яких передбачено можливість прискореного розгляду послуги | 2009 рік | 2010 рік | вимірюється | ||
0 | 0 | |||||
ДП 3.3 | Кількість послуг, наданих з порушенням терміну виконання | 2009 рік | 2010 рік | відповідає | ||
0 | 0 | |||||
ДП 3.3.1 | Адміністративних | 2009 рік | 2010 рік | відповідає | ||
0 | 0 | |||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|
|
| доступних місць до Інтернету |
|
|
ДП 4.7 | Кількість зв’язків із замовником через електронну пошту | 0 | вимірюється | ||
ДП 4.8 | Кількість відвідувачів сайту виконавчого комітету | - | - | ||
ДП 4.9 | Кількість отриманих послуг за допомогою Дозвільного центру | - | - | ||
ДП 4.10 | Кількість виїзних прийомів начальника відділу | - | - | ||
ОП 4.12 | Дотримання порядку реєстрації звернень громадян на реєстраційно-контрольних картках чи в журналах реєстрації, ведення карток (журналів) обліку особистого прийому громадян | Згідно номенклатури справ реєстрація звернень громадян ведеться в журналах №№ 24-36; | відповідає | ||
ОП 4.13 | Дотримання порядку формування справ і | Дотримується, справа 24-36 | відповідає |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
|
|
| картотек за зверненнями громадян та їх комплектація |
|
| |
ОП 4.15 | Наявність затвердженого графіка роботи телефонної «гарячої лінії», його дотримання, ведення обліку повідомлень громадян | Розпорядження міського голови про прямий телефонний зв’язок | відповідає | |||
ОП 4.16 | Планування роботи зі зверненнями громадян | План роботи архівного відділу на 2010 рік, затверджений міським головою 19.11.2009 | відповідає | |||
К 5 | Фаховість | ДП 5.1 | Кількість скарг щодо наданих послуг | 2009 рік | 2010 рік | відповідає вимогам |
0 | 0 | |||||
ДП 5.2 | Кількість документів з повторним циклом опрацювання | 2009 рік | 2010 рік | - | ||
- | - | |||||
ДП 5.3 | Кількість пропозицій щодо поліпшення надання по слуг після проходження навчання | 2009 рік | 2010 рік | вимірюється | ||
0 | 0 | |||||
ДП 5.4 | Кількість наставників | - | - | |||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
|
|
| довідкових центрів |
|
|
ОП 4.2 | Наявність належним чином облад-наного примі-щення для проведення особистого прийому громадян, розміщення актів законодавства, інформаційних буклетів, зразків оформлення звернень та інших документів, відомостей про посадових осіб, які ведуть особистий прийом, місце і час прийому, місце знаходження відповідних виконавчих органів міської ради, контактні телефони тощо | Приміщення обладнані належним чином відповідно до «Вимог до пункту обслуговування замовника у приміщенні міської ради виконкому» ( НА-СУЯ-11 ) та наказу начальника відділу від 21.01.2010 № 2. | відповідає | ||
ДП 4.3 | Кількість наявних місць для обслуговування громадян з обмеженими можливостями | 1 – трудовий архів | відповідає | ||
ДП 4.5 | Кількість наявних автостоянок | 1 – архівний відділ | відповідає | ||
ДП 4.6 | Кількість | 0 | вимірюється |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
|
| ДП 3.3.2 | Управлінських | 2009 рік | 2010 рік | відповідає |
0 | 0 | |||||
ДП 3.3.3 | Інформаційних | 2009 рік | 2010 рік | відповідає | ||
0 | 0 | |||||
ДП 3.4 | Кількість проектів рішень, поданих на розгляд засідання виконавчого комітету з порушенням термінів, визначених регламентом виконавчого комітету | 2009 рік | 2010 рік | відповідає | ||
0 | 0 | |||||
ДП 3.5 | Кількість проектів рішень, поданих на розгляд засідання міської ради з порушенням термінів, визначених регламентом міської ради | 2009 рік | 2010 рік | відповідає | ||
0 | 0 | |||||
|
| ОП 3.6 | Дотримання строку та порядку пересилання звернень громадян іншим уповноваженим органам | Строки дотримуються відповідно до Закону України "Про звернення громадян" – переслано 2 запити: | відповідає | |
К 4 | Зручність | ДП 4.1 | Кількість місць прийому громадян | 3 – арх.івний відділ | відповідає | |
ДП 4.2 | Кількість інформаційно- | 1 – арх.івний відділ | відповідає | |||
К 6 | Прозорість | ДП 6.1 | Кількість публікацій у засобах масо-вої інформації про надання послуг | 2- архівний відділ (05.05.2010 та 31.12.2010 про покращення роботи відділу та відзначення кращих працівників); | відповідає | |
ДП 6.2 | Кількість об’єктів | 2009 рік | 2010 рік | - | ||
- | - | |||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
|
|
| зовнішньої реклами про надання послуг |
|
|
|
ДП 6.3 | Кількість заходів, висвітлених телерадіосту-дією | 3 – Про проведення екскурсії до відзачення днів П.П.Чу-бинського (січень); -про приймання документтів АТП-1064 (квітень); -про проведення дня відкритих дверей ( жовтень) | відповідає | |||
ДП 6.4 | Час трансляції про роботу установи, яка перевіряється | 2009 рік | 2010 рік | відповідає | ||
21 хв. | 19 хв. | |||||
ДП 6.5 | Кількість наданої інформації громадянам через теле-радіостудію | 2009 рік | 2010 рік | відповідає | ||
2 | 2 (про передачу документів АТП-1064, про роботу архів-ного відділу ) | |||||
ДП 6.6 | Розміщення на веб-сайті виконавчого комітету міської ради узагальнених матеріалів про організацію роботи зі зверненнями громадян, гра-фіка проведе-ння особистого прийому громадян керівництвом, роз’яснень з найбільш актуальних питань громадян тощо | Розміщено | відповідає | |||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | ||
К 7 | Залучення громадськості | ДП 7.1 | Кількість управлінських послуг, | 2009 рік | 2010 рік | - | |
ДП 7.2 | Кількість засідань Громадської Ради | - | - |
| |||
ДП 7.3 | Кількість громадських слухань, проведених за сприянням працівників виконавчого комітету | - | - |
| |||
ДП 7.4 | Кількість створених місцевих інститутів за сприянням працівників виконавчого комітету | - | - |
| |||
ДП 7.5 | Кількість органів самоорганізації населення, створених за сприянням працівників архівного відділу | 2009 рік | 2010 рік | відповідає | |||
5: | 3:
| ||||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
|
| ДП 7.6 | Кількість створених об’єднань співвласників багатоквартирних будинків | - | - | |
ДП 7.7 | Кількість проведених заходів із залученням громадськості | 2009 рік | 2010 рік | відповідає | ||
Проведено фотодокументальних виставок і екскурсій – 5 | Проведено фотодокументальних виставок і екскурсій – 8 | |||||
К 8 | Справедливість | ДП 8.1 | Кількість звернень фізичних та юридичних осіб щодо дискримінації у наданні послуг (нацментальність, гендерна політика) | 2009 рік | 2010 рік | відповідає вимогам |
0 | 0 | |||||
ОП 8.2 | Дотримання порядку роз-гляду звернень пільгової кате-горій громадян (інвалідів ВВ війни, Героїв України, Геро-їв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної праці, жінок, яким присво-єно почесне звання "Мати-героїня") | Порядок розгляду дотримується. | відповідає | |||
К 9 | Мінімальна (справедлива) вартість | ДП 9.1 | Кількість скарг на необґрунтовано високу вартість адміністративних послуг | Послуги надаються безкоштовно | відповідає | |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
|
| ДП 9.2 | Наявність аміністративних актів, які встановлюють розмір плати за надання послуг | 2009 рік | 2010 рік | - |
- | - | |||||
ДП 9.3 | Кількість місць для оплати та їх віддаленість від місць прийому громадян | 2009 рік | 2010 рік | - | ||
- | - | |||||
К 10 | Ефектиність | ДП 10.1 | Кількість працюючих на кількість наданих послуг | 2009 рік | 2010 рік | вимірюється |
3 од. – архівний відділ / 1305 послуг; | 3 од. – архівний відділ / 1335 послуг; | |||||
ДП 10.2 | Фінансові ресурси на кількість наданих послуг | 2009 рік | 2010 рік | вимірюється | ||
96 грн. – придбання ба-тарейок до фо-тоапарата, 150 грн. – канцто-вари, 78грн. - підписка пре-си; 900грн.-оформлення стендів виставки | 132 грн. –придбаня ба- тарейок до фотоа парата, 210грн.-канцто-вари, 92грн. підписка преси, 1200грн.-оформлення стендів виставки | |||||
ДП 10.3 | Кількість проведених заходів із кількістю залучених позабюджетних коштів | 2009 рік | 2010 рік | вимірюється | ||
300 грн. залучено до відзначення Дня працівників архівних установ, (придбано квитки до театру драми і комедії) | Отримано транспорт для організації поїздки до музеїв Києва з нагоди Дня працівників архівних установ | |||||
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |
|
| ДП 10.4 | Кількість партнерів по обміну досвідом функціонування системи управління якістю | 2009 рік | 2010 рік | відповідає вимогам |
Архівні відділи Київської області | При проведенні 06.05.2010р. Всеукраїнської конференції «Управління якістю –ефективність та довіра громади» запрошено колег з Дніпродзер-жинська, Миколаєва, Черкас та Київської області | |||||
К 11 | Економічність | ДП 11.1 | Відсоток зменшення/ збільшення системних одиниць у 2010 році порівняно з попередніми роком | 2009 рік | 2010 рік | вимірюється |
0 | 0 | |||||
ДП 11.2 | Відсоток збільшення адміністративних, інформаційних послуг без збільшення кількості штатних одиниць | 2009 рік | 2010 рік | вимірюється | ||
61 % -архівний відділ; | 2 % -архівний відділ; | |||||
Керуючий справами Л.Л. Передерей
Начальник архівного відділу
Бориспільської міської ради М.І. Довгенко
