Управління культури Бориспільської міської ради оголошує про початок акції вдячності та пошани "Тим, хто врятував світ" Графік планових відключень електроенергії на території Бориспільської міської територіальної громади з 12 по 18 квітня 2021 року Роз’яснення щодо тарифу та плати за абонентське обслуговування на послуги з централізованого водопостачання та централізованого водовідведення КНП «Київський обласний онкологічний диспансер» пропонує населенню безкоштовні медичні послуги в рамках укладених з Національною службою здоров’я України договорів У зв'язку з карантинними обмеженнями тимчасово обмежується прийом громадян у Бориспільському Відділі реєстрації актів цивільного стану Увага! Планові відключення електроенергії! Оголошення про проведення конкурсу з визначення програм (проектів, заходів), розроблених громадськими об’єднаннями (організаціями) ветеранів, зареєстрованим у місті Борисполі для реалізації яких надається фінансова підтримка за рахунок коштів міського бюджету у 2022 році Інформація про внесення змін в оголошення з визначення виконавця послуг з вивезення побутових відходів на території Бориспільської міської територіальної громади Бережіть себе та будьте здорові! Онлайн тренінги «Розпочни свій бізнес» від Міжнародної організації праці Підприємці можуть отримати допомогу від держави в розмірі 8 тис. грн До уваги керівників підприємств, організацій установ: Міжнародний проєкт «Senior Experten Service» -Служба Старших Експертів Оголошення про проведення конкурсу з визначення виконавця послуг з вивезення побутових відходів на території Бориспільської міської територіальної громади Молодіжна рада Бориспільщини запрошує у свій склад активну молодь Бориспільської територіальної громади Повідомлення щодо вакцинації від COVID-19 Запрошуємо мешканці Бориспільської об’єднаної громади взяти участь у зборі плазми донорів, що одужали від COVID-19 17 березня 2021 року відбудеться засідання Робочої групи з впровадження громадського бюджету у місті Борисполі Триває прийом заяв щодо кандидатур до Координаційної ради з питань національно-патріотичного виховання при Київській обласній державній адміністрації Про скликання восьмої позачергової сесії міської ради Управління капітального будівництва Бориспільської міської ради оголошує конкурс на вакантну посаду: головного спеціаліста управління капітального будівництва Бориспільської міської ради Оголошення про проведення Всеукраїнського відкритого архітектурного конкурсу на кращу проектну пропозицію реконструкції парку культури та відпочинку по вул. Київський Шлях, 69А в м. Бориспіль Київської області З нагоди відзначення 207-ї річниці від Дня народження Тараса Шевченка у міському будинку культури відбудеться поетично-мистецький вечір Запрошуємо громаду на святкові концерти з нагоди відзначення Міжнародного жіночого дня Громадська організація “Повернись живим!” пропонує ветеранам-підприємцям безкоштовні консультації з юридичних, податкових питань, питань просування товарів/послуг в соціальних мережах, фінансування для бізнесу ЗАПРОШУЄМО ГРОМАДУ ТА ФАХІВЦІВ СФЕРИ СПОРТУ ДО ДІАЛОГУ ТА КОНСУЛЬТАЦІЇ До Дня Героїв Небесної Сотні відбудеться покладання квітів до пам’ятника Героям Небесної Сотні та акція "Ангели пам’яті" Повідомлення про планову діяльність ТОВ «БК «Рошен», яка підлягає оцінці впливу на довкілля ІНФОРМАЦІЯ ПРО ПЛАНОВІ ВІДКЛЮЧЕННЯ ЕЛЕКТРОПОСТАЧАННЯ ПО БОРИСПІЛЬСЬКІЙ ОТГ З 15 по 21 ЛЮТОГО 2021 РОКУ ДУ «Державний інститут сімейної та молодіжної політики» проводить онлайн-опитування «Навички ХХІ століття очима молоді та роботодавців» Управління культури міської ради запрошує жителів Бориспільської міської територіальної громади на заходи до Дня святого Валентина Про скликання шостої сесії міської ради Оголошення про проведення конкурсу з визначення виконавця послуг з вивезення побутових відходів (тверді: папір та картон, полімери, скло) на території міста Борисполя Повідомлення про проведення громадського обговорення щодо присвоєння імені Анатолія Федорчука Бориспільському академічному ліцею З 04 по 11 лютого 2021 року міський голова Володимир Борисенко відвідає з робочим візитом села Бориспільської міської територіальної громади Державна архівна служба України організовує обговорення питань створення та налагодження належного функціонування архівних підрозділів у територіальних громадах ІНФОРМАЦІЯ ПРО ПЛАНОВІ ВІДКЛЮЧЕННЯ ЕЛЕКТРОПОСТАЧАННЯ ПО БОРИСПІЛЬСЬКІЙ ОТГ З 18 по 25 СІЧНЯ 2021 РОКУ Звіт про результати громадського обговорення щодо присвоєння імені Анатолія Федорчука Книшовому меморіальному парковому комплексу Бориспільське районне управління Головного управління Держпродспоживслужби в Київській області інформує про випадки сказу на території міста Борисполя ІНФОРМАЦІЯ ПРО ПЛАНОВІ ВІДКЛЮЧЕННЯ ЕЛЕКТРОПОСТАЧАННЯ ПО БОРИСПІЛЬСЬКІЙ ОТГ З 11 по 18 СІЧНЯ 2021 РОКУ Управління капітального будівництва Бориспільської міської ради оголошує конкурс на вакантну посаду: головного спеціаліста управління капітального будівництва Бориспільської міської ради Управління капітального будівництва Бориспільської міської ради оголошує конкурс на вакантну посаду: головного спеціаліста управління капітального будівництва Бориспільської міської рад Управління капітального будівництва Бориспільської міської ради оголошує конкурс на вакантну посаду: заступника начальника управління капітального будівництва Бориспільської міської ради Інформація про відключення електропостачання в мікрорайоні "Розвилка" Оголошення щодо організації новорічно-різдвяного ярмарку в місті Борисполі Служба у справах дітей та сім’ї Бориспільської міської ради оголошує конкурс на вакантні посади До уваги суб’єктів господарювання! До уваги політичних партій щодо участі їх місцевих організацій у повторних місцевих виборах! ДО УВАГИ АВТОМОБІЛІСТІВ! У зв’язку з проведенням ремонтних робіт 27.11.2020 буде тимчасово закрито рух автотранспорту на залізничному переїзді перегону Бориспіль – Баришівка – Бориспіль 23 км ПК4 Перша сесія Бориспільської міської ради VIII скликання відбудеться 23 листопада 2020 року ДО УВАГИ ГРОМАДИ! Інформація про відключення електропостачання у місті Борисполі з 19 по 26 листопада 2020 року

Від 10 серпня 2011 року № 301 «Про затвердження переліку відомостей, що становлять службову інформацію у виконавчому комітеті міської ради, та інструкції з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію у виконавчому комітеті міської ради»

16 серп. 2011

Відповідно до п. 20 ч. 4 ст. 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Закону України «Про доступ до публічної інформації», Указу Президента України від 05.05.2011 № 547 «Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації», розпорядження голови Київської обласної державної адміністрації від 14.07.2011 № 713 «Про затвердження переліку відомостей, що становлять службову інформацію в Київській обласній державній адміністрації, та інструкції з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію в Київській обласній державній адміністрації»:

1. Затвердити:

1.1. Перелік відомостей, що становлять службову інформацію у виконавчому комітеті міської ради (додається).

1.2. Інструкції з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію у виконавчому комітеті міської ради (додається).

2. Начальникам управлінь, відділів, служб виконавчого комітету міської ради забезпечити неухильне додержання працівниками Інструкції з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв інформації, які містять відомості, що становлять службову інформацію у виконавчому комітеті міської ради.

3. Визнати таким, що втратило чинність розпорядження міського голови від 04.12.2009 № 564 «Про порядок обліку, зберігання, використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави виконавчого комітету міської ради».

4. Контроль за виконанням цього розпорядження залишаю за собою.

 

Виконуючий обов’язки голови                     М.П. Корнійчук

 

 

 

 

ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження міського
голови
від 10.08.2011 № 301

ПЕРЕЛІК
відомостей, що становлять службову інформацію у
виконавчому комітеті міської ради

1. Інформація з питань взаємодії з правоохоронними органами,
Службою безпеки України

1.1. Листування із органами Служби Безпеки України.

1.2. Розслідування конкретних злочинів, знешкодження організованих угрупувань.

1.3. Кадрової роботи правоохоронних органів, їх штатної чисельності, надзвичайних подій, пов’язаних з особовим складом.

2. Інформація з питань забезпечення
охорони державної таємниці
 
2.1. Відомості за окремими показниками про планування, організацію запровадження заходів, фактичний стан, наявність недоліків в організації охорони державної таємниці конкретного суб'єкта режимно-секретного органу.

2.2. Зведені відомості щодо обліку секретних документів у журналах обліку та в номенклатурах секретних справ.

2.3. Зведені відомості щодо перевірок наявності секретних документів, перегляду грифів секретності та знищення секретних документів.

2.4. Відомості про перелік посад, які дають право посадовим особам, що їх займають, надавати матеріальним носіям інформації грифи секретності та доступ працівників до секретних мобілізаційних документів.

2.5. Відомості про надання та скасування допуску до державної таємниці, номенклатури посад працівників, зайняття яких потребує оформлення допуску до державної таємниці.
2.6. Відомості щодо облікової картки про надання допуску громадянину до державної таємниці та мотивованого запиту до органу СБУ про його надання.

2.7. Відомості про заходи щодо захисту інформації з обмеженим доступом під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців.

2.8. Відомості про тактико-технічні дані інженерно-технічних засобів охорони, систем сигналізації, зміст заходів пропускного та внутрішньо-об’єктового режиму.

2.9. Відомості про забезпечення режиму секретності в разі введення правового режиму воєнного або надзвичайного стану.

2.10. Відомості про порядок охорони державної таємниці під час прийому іноземних делегацій, груп, окремих іноземців.

2.11. Відомості про зовнішньоекономічну діяльність суб’єктів господарювання, спеціальних економічних зон на території області, що стосуються економічної безпеки регіону, держави.

3. Інформація з питань надзвичайних ситуацій
та цивільного захисту населення

3.1. Інформація щодо стану системи оповіщення цивільного захисту області.

3.2. Інформація про стан використання резервного фонду бюджету області на попередження та ліквідацію надзвичайних ситуацій регіонального рівня.

3.3. Загальні відомості щодо віднесення об’єктів національної економіки до відповідних категорій цивільного захисту.

3.4. Інформація щодо залучення територіальної підсистеми цивільного захисту в антитерористичних операціях та територіальній обороні.

3.5. Інформація щодо формування та використання обласного страхового фонду документації.

 

4. Інформація з питань оборонної
та мобілізаційної роботи

4.1. Відомості про військовий облік громадян.

4.2. Відомості про бронювання військовозобов’язаних на період мобілізації та воєнного часу.

4.3. Відомості про заходи мобілізаційної підготовки, мобілізаційного плану органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій усіх форм власності, що не містять інформації, віднесеної до зведених відомостей державної таємниці (далі – ЗВДТ) щодо:
4.3.1. Створення, розвитку, утримання, передачі, ліквідації, реалізації та фінансування мобілізаційних потужностей підприємств, установ і організацій області;
4.3.2. Виробництва та поставки технічних засобів та майна речової служби в особливий період;
4.3.3. Виробництва, закупівлі та поставки продовольства сільськогосподарської продукції в особливий період;
4.3.4. Виробництва та поставки лікарських засобів та медичного майна в особливий період;
4.3.5. Виробництва та поставки паливно-мастильних матеріалів в особливий період;
4.3.6. Мобілізаційних завдань із замовлення на виробництво продукції, виконання робіт, надання послуг в особливий період;
4.3.7. Кількості автотранспортної, дорожньо-будівельної, підіймально-транспортної техніки, залізничного рухомого складу, які підлягають передачі до складу Збройних Сил України в органах місцевого самоврядування;
4.3.8. Забезпечення виконавців мобілізаційних завдань матеріально-технічними, сировинними та енергетичними ресурсами в особливий період;
4.3.9. Показників із праці та кадрів, джерел забезпечення кадрами потреб економіки області на особливий період;
4.3.10. Підготовки фахівців у закладах освіти області на особливий період;
4.3.11. Надання медичних, транспортних, поштових, телекомунікаційних, житлово-комунальних, побутових, ремонтних та інших послуг в області в особливий період;
4.3.12. Виробництва найважливішої цивільної промислової продукції області в особливий період;
4.3.13. Номенклатури, обсягів (норм), місць зберігання матеріальних цінностей мобілізаційного резерву у виконавчому комітеті міської ради, на підприємствах, в установах, організаціях міста, які не задіяні у виробництві озброєння, боєприпасів, військової техніки, спеціальних комплектувальних виробів до них;
4.3.14. Капітального будівництва в особливий період;
4.3.15. Створення страхового фонду документації для забезпечення виробництва продукції, виконання робіт, надання послуг в області в особливий період;
4.3.16. Потреби сільського господарства області в хімічних, мікробіологічних засобах захисту рослин, мінеральних добривах в особливий період.

4.4. Відомості про методичні матеріали з питань мобілізаційної підготовки економіки області.

4.5. Відомості про виконання законів, інших нормативно-правових актів із питань мобілізаційної підготовки економіки області.

4.6. Відомості про заходи, передбачені для забезпечення сталого функціонування виконавчого комітету міської ради а також підприємств, установ і організацій міста, які не задіяні в особливий період у виробництві озброєння, боєприпасів, військової техніки, спеціальних комплектувальних виробів до них.

4.7. Відомості про стан мобілізаційної готовності підприємств, установ і організацій, які не задіяні в особливий період у виробництві озброєння, боєприпасів, військової техніки, спеціальних комплектувальних виробів до них.

4.8. Відомості про організацію та порядок роботи курсів підвищення кваліфікації фахівців виконавчого комітету міської ради з питань мобілізаційної підготовки.

4.9. Відомості про виділення будівель, споруд, земельних ділянок, транспортних та інших матеріально-технічних засобів області Збройним Силам України, іншим військовим формуванням в особливий період.

4.10. Відомості про функціонування єдиної транспортної системи України в особливий період у частині, що стосується органів місцевого самоврядування, окремих підприємств області.

4.11. Відомості про заходи мобілізаційної підготовки та мобілізаційного плану виконавчого комітету міської ради, підприємств, установ і організацій міста.

4.12. Відомості (за окремими показниками) про заходи мобілізаційної підготовки та мобілізаційного плану виконавчого комітету міської ради, підприємств, установ і організацій області щодо життєзабезпечення населення в особливий період.

4.13. Відомості (за окремими показниками) про організацію оповіщення, управління і зв’язку, порядок переведення виконавчо комітету міської ради, підприємств, установ і організацій міста на режим роботи в умовах особливого періоду.
Відомості про довгострокові та річні програми мобілізаційної підготовки виконавчого комітету міської ради, окремого підприємства, установи, організації міста.

4.14. Відомості (за окремими показниками) про потребу в асигнуваннях та фактичні фінансові витрати на мобілізаційну підготовку виконавчого комітету міської ради, підприємств, установ і організацій міста.

4.15. Відомості про організаційні заходи з територіальної оборони у зоні, районі територіальної оборони, що не містять інформації, віднесеної до ЗВДТ.

5. Інформація з питань будівництва, містобудування
та житлово-комунального господарства

5.1. Відомості, що розкривають схеми та джерела водозабезпечення, заходи їх охорони у містах з населенням до 60 тис. осіб, крім відомостей, що становлять державну таємницю.

5.2. Відомості, що розкривають координати місць приєднань до комунальних водоводів об’єктів промисловості.

5.3. План міста та інших населених пунктів, виконаних на топографічних та картографічних матеріалах у масштабі 1:50000 і більше у будь-якій системі координат, крім державної.

5.4. Відомості про координати астрономічних, гравіметричних, геодезичних пунктів на території України, які визначені з точністю до 20 м і точніше в умовній та місцевій системі координат.

6. Інформація з питань кадрової роботи

6.1. Особові справи посадових осіб місцевого самоврядування.

6.2. Декларації про доходи посадових осіб місцевого самоврядування.

6.3. Штатно-списковий склад працівників структурних підрозділів виконавчого комітету міської ради.

6.4. Документи про облік трудових книжок та журнал їх видачі.

6.5. Документи (звіти, акти, відомості) про облік трудових книжок та журнал їх видачі.

6.6. Журнал обліку видачі посвідчень працівникам

7. Інформація з питань бухгалтерського облік.

7.1. Фінансові документи бухгалтерії.

7.2. Документи щодо:
7.2.1. Штатно-кошторисної дисципліни та інвентаризації;
7.2.2. Ревізій та перевірок фінансової діяльності.

8. Інше

8.1. Інформація, що міститься в документах виконавчого комітету міської ради, які становлять внутрівідомчу службову кореспонденцію, доповідні записки, рекомендації, якщо вони пов’язані з розробкою напряму діяльності виконавчого комітету міської ради або здійсненням контрольних, наглядових функцій, процесом прийняття рішень і передують публічному обговоренню та/або прийняттю рішень.
8.2. Інформація, одержана конфіденційно, доступ до якої обмежено фізичною або юридичною особою.

_____________________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження міського
голови
від 10.08.2011 № 301

ІНСТРУКЦІЯ
з питань обліку, зберігання і використання документів
та інших матеріальних носіїв інформації, які містять відомості,
що становлять службову інформацію
у виконавчому комітеті міської ради

1. Загальні положення

1.1. Інструкцію з питань обліку, зберігання і використання документів та інших матеріальних носіїв, які містять відомості, що становлять службову інформацію у виконавчому комітеті міської ради (далі – Інструкція) визначає обов'язковий порядок обліку, зберігання, використання та знищення документів, справ, видань, магнітних та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави (далі – документи).
Переліки конфіденційної інформації, що є власністю держави і якій надається гриф обмеження доступу «Для службового користування» (далі – гриф «Для службового користування»), розробляються і вводяться в дію міністерствами, іншими центральними органами виконавчої влади, Київською обласною державною адміністрацією, в яких утворюються або у володінні, користуванні чи розпорядженні яких перебувають ці відомості.

1.2. На документах у правому верхньому кутку першої сторінки, а для видань – на обкладинці та на титулі проставляються гриф «Для службового користування» і номер примірника.
Якщо гриф обмеження доступу неможливо нанести безпосередньо на магнітний носій інформації, він має бути зазначений у супровідному документі.

1.3. Необхідність проставлення грифа «Для службового користування» визначається на підставі переліків, зазначених у додатку 1 цієї Інструкції: на документі – виконавцем та особою, що підписує документ; на виданні – автором (укладачем) і керівником, який підписав видання до друку.

1.4. Міський голова у разі потреби має право зняти гриф «Для службового користування» з документів, підготовлених виконавчим комітетом міської ради або його управліннями, відділами та службами, якщо відомості, що містяться у цих документах, не відповідають перелікам, зазначеним у додатку 1 цієї Інструкції.

1.5. Із введенням у дію цієї Інструкції тиражовані документи, видані з грифом «Для службового користування» до 1991 року, а також тиражовані документи, випущені у світ у різний час з іншими обмежувальними грифами, крім грифів «Службова таємниця», «Таємно», «Цілком таємно» та «Особливої важливості», можуть розглядатися як відкриті документи за наявності письмової згоди організацій, що їх підготували, або правонаступників цих організацій.
Тиражовані документи, що вийшли у світ у 1991 році та пізніше з грифом «Для службового користування» або з нумерацією кожного примірника тиражу, а також всі документи органу законодавчої влади, вищого органу виконавчої влади та вищих судових органів без грифів обмеження доступу, але не опубліковані в офіційних виданнях, з яких знято грифи секретності, розглядаються як матеріали, що містять відомості обмеженого поширення з грифом «Для службового користування».

1.6. Начальники управлінь, відділів та служб виконавчого комітету міської ради несуть відповідальність за забезпечення правильного ведення обліку, зберігання та використання документів з грифом «Для службового користування».
Ведення обліку, зберігання, розмноження та використання документів з грифом «Для службового користування», контроль за дотриманням вимог цієї Інструкції, а також контроль за нерозголошенням відомостей, що містяться у документах з грифом «Для службового користування» покладається на головного спеціаліста відділу з питань надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення виконавчого комітету міської ради.

1.7. Посадові особи управлінь, відділів та служб, які працюють з документами з грифом «Для службового користування», в обов'язковому порядку підлягають ознайомленню під розписку із цією Інструкцією. Ознайомлення здійснює головний спеціаліст відділу з питань надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення виконавчого комітету міської ради.
Посадовим особам, допущеним до роботи з документами з грифом «Для службового користування», забороняється повідомляти усно або письмово будь-кому відомості, що містяться у цих документах, якщо це не викликано службовою потребою.

1.8. Під час роботи з документами і матеріалами з грифом «Для службового користування» слід також керуватися Інструкцію з діловодства у міській раді та її виконавчому комітеті, управліннях, відділах, службах виконавчого комітету міської ради, затвердженою відповідним рішенням виконавчого комітету міської ради від 04.02.2010 № 28, державними стандартами, що регламентують правила складання та оформлення документів.

2. Приймання і облік документів

2.1. Приймання і облік (реєстрація) документів з грифом «Для службового користування» здійснюється головним спеціалістом відділу з питань виконавчого комітету міської ради.
На документи з грифом «Для службового користування», як правило, поширюється вимога одноразовості реєстрації.

2.2. Кореспонденція з грифом «Для службового користування», що надходить до виконавчого комітету, у тому числі документи, створені за допомогою персональних комп'ютерів (далі – ПК), приймається і розкривається централізовано у режимно-секретному органі головним спеціалістом, якому доручена робота з такими документами. При цьому перевіряються номери, кількість сторінок та примірників документів, а також наявність додатків, зазначених у супровідному листі.
У разі відсутності у конвертах (пакетах) документів або додатків до них складається акт у двох примірниках за формою 1 (додаток 2), один з яких надсилається відправнику.
Документи з грифом «Для службового користування», які надійшли помилково, повертаються відправнику або пересилаються адресатові.

2.3. У разі надходження документів з грифом «Для службового користування» у неробочий час вони приймаються черговим виконавчого комітету міської ради, який, не розкриваючи цю кореспонденцію, передає її під розписку до режимно-секретного органу.

2.4. Реєстрації підлягають усі вхідні, вихідні та внутрішні документи з грифом «Для службового користування». Вони обліковуються за кількістю сторінок, а видання (книги, журнали, брошури) – за кількістю примірників.

2.5. Облік документів та видань з грифом «Для службового користування» ведеться у журналах за формою 2 (додаток 3), або картках за формою 3 (додаток 4), як правило, окремо від обліку іншої несекретної документації.
Облік магнітних носіїв інформації з грифом «Для службового користування» ведеться окремо від обліку паперових носіїв такої інформації у журналах за формою 4 (додаток 5) або на картках за формою 5 (додаток 6).
Сторінки журналів нумеруються, журнали прошнуровуються та опечатуються. На останній обліченій сторінці робиться запис про кількість сторінок у журналі, який підписується працівником режимно - секретного органу та завіряється печаткою.
Проходження документів з грифом «Для службового користування» повинно своєчасно відображатися на картках (у журналах).

2.6. На кожному зареєстрованому документі, а також супровідному листі до видання з грифом «Для службового користування» проставляється штамп, у якому зазначаються найменування організації, реєстраційний номер документа та дата його надходження.

2.7. Тираж видання з грифом «Для службового користування», одержаний для розсилання, реєструється за одним вхідним номером у журналі обліку і розподілу видань з грифом «Для службового користування» за формою 6 (додаток 7).
Додатково розмножені примірники документа (видання) обліковуються за номером цього документа (видання), про що робиться позначка на розмноженому документі (виданні) та у формах обліку. Нумерація додатково розмножених примірників продовжується від останнього номера примірників, що були розмножені раніше.

3. Розмноження і розсилання (відправлення) документів

3.1. Відповідальність за випуск документів з грифом «Для службового користування», що тиражуються, несуть начальники управлінь, відділів та служб у яких вони тиражуються.
Документи з грифом «Для службового користування», одержані від сторонніх організацій, можуть бути розмножені тільки за їх згодою.

3.2. Друкування документів з грифом «Для службового користування» може здійснюватися у структурних підрозділах виконавчого комітету міської ради під відповідальність їх начальників.
На звороті останньої сторінки кожного примірника документа особа, яка друкувала документ повинна зазначити кількість надрукованих примірників, прізвище виконавця, власне прізвище і дату друкування документа.

3.3. Надруковані і підписані документи з грифом «Для службового користування» разом з їх чернетками та варіантами передаються для реєстрації головному спеціалісту відділу з питань надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення, який здійснює їх облік. Чернетки і варіанти знищуються виконавцем та головного спеціаліста відділу з питань надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення, про що на копії вихідного документа робиться запис: «Чернетки і варіанти знищені. Дата. Підписи».

3.4. Реферативні інформаційні видання у журнальному або зброшурованому картковому виконанні, в яких містяться відомості про документи з грифом «Для службового користування», випускаються з аналогічним грифом.
Вилучені із зазначених видань реферативні інформаційні картки та сторінки, що не містять відомостей обмеженого поширення, обліковуються і зберігаються як несекретні матеріали.
Факт вилучення карток і сторінок засвідчується підписами двох виконавців на обкладинках цих видань.

3.5. Розмноження документів з грифом «Для службового користування» у друкарні або на розмножувальних апаратах здійснюється з дозволу міського голови за підписаними ним нарядами під контролем головного спеціаліста відділу з питань надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення. Облік розмножених документів здійснюється за кількістю їх примірників.

3.6. В управліннях, відділах та службах виконавчого комітету міської ради облік документів з грифом «Для службового користування», що тиражуються в незначному обсязі, може здійснюватися в одному журналі разом з іншими несекретними документами. При цьому до реєстраційного номера чи назви документа додається позначка «ДСК».

3.7. Після закінчення друкування документів з грифом «Для службового користування» набір повинен бути розсипаний, друкарські форми анульовані, записи на магнітних дисках знищені, про що складається акт або робиться відповідна відмітка у журналі за підписами замовника і виконавця.

3.8. Забороняється використовувати для розмноження документів з грифом «Для службового користування» розмножувальну техніку, що не обладнана технічними засобами захисту інформації.

3.9. Розсилання (відправлення) тиражу документів з грифом «Для службового користування» здійснюється на підставі рознарядок, підписаних міським головою (його заступником) та головним спеціалістом відділу з питань надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення, із зазначенням облікових номерів примірників, що розсилаються (відправляються).

3.10. Пересилання документів з грифом «Для службового користування» до інших організацій у межах України здійснюється рекомендованими або цінними поштовими відправленнями.
Доставка документів з грифом «Для службового користування» представниками інших організацій здійснюється на підставі письмового доручення.

3.11. Документи, справи і видання з грифом «Для службового користування», що розсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані таким чином, щоб виключалася можливість доступу до них.
На упаковці або конверті зазначаються адреси і найменування одержувача та відправника, номери вкладених документів з проставленням позначки «ДСК».
На конвертах (упаковках) документів з грифом «Для службового користування» забороняється зазначати прізвища і посади керівників організацій (структурних підрозділів) і виконавців документів, а також найменування структурних підрозділів.

3.12.Ознайомлення іноземних громадян та осіб без громадянства з документами з грифом «Для службового користування», а також передавання їм конфіденційної інформації здійснюється у порядку, передбаченому Інструкцією про порядок охорони державної таємниці, а також іншої інформації з обмеженим доступом, що є власністю держави, під час прийому іноземних делегацій, груп та окремих іноземців і проведення роботи з ними, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 19 липня 2006 року № 1000.
Ознайомлення представників засобів масової інформації з документами з грифом «Для службового користування» та передавання їм таких матеріалів допускається у кожному окремому випадку за письмовим дозволом міського голови.
Такі документи попередньо розглядаються експертними комісіями, які приймають письмові рішення про доцільність їх передавання або можливість зняття грифа «Для службового користування», якщо на момент ознайомлення або передавання відомості, що містяться у документах, втратили первісне значення.
Якщо в документах з грифом «Для службового користування» містяться відомості, що належать до компетенції інших організацій, передавання їх за кордон або у засоби масової інформації може бути здійснене лише за письмовою згодою цих організацій.
Забороняється надсилати за кордон видання з грифом «Для службового користування» у порядку книгообміну або експонування на виставках, презентаціях тощо.

4. Формування виконаних документів у справи

4.1. Документи з грифом «Для службового користування» після їх виконання формуються у справи. Порядок формування цих справ передбачається номенклатурами справ несекретного діловодства.
У номенклатуру справ в обов'язковому порядку включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки і журнали на документи з грифом «Для службового користування».

4.2. Документи з грифом «Для службового користування» залежно від виробничої та інформаційної потреби дозволяється формувати у справи окремо або разом з іншими несекретними документами з одного й того ж питання.
Якщо створюється велика кількість однакових видів документів (розпоряджень, наказів, інструкцій, планів тощо) з грифом «Для службового користування» та без цього грифа, доцільно формувати їх в окремі справи. При цьому в графі номенклатури справ «Індекс справи» до номера справи з документами з грифом «Для службового користування» додається позначка «ДСК».
У разі долучення документа з грифом «Для службового користування» до справи з документами, що не мають такого грифа, на справі ставиться позначка «ДСК», а до номенклатури справ вносяться відповідні зміни.
Якщо створюється незначна кількість документів з грифом «Для службового користування», номенклатурою справ може бути передбачене запровадження однієї справи із заголовком «Документи з грифом «Для службового користування». Термін зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка «ЕК» (експертна комісія).

4.3. Після закінчення діловодного року справа «Документи з грифом «Для службового користування» переглядається посторінково членами експертної комісії виконавчого комітету міської ради та у разі потреби приймається рішення про переформування документів. Документи постійного зберігання, що містяться у цій справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок і яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у цій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.
Якщо у справі «Документи з грифом «Для службового користування» містяться тільки документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися. Термін зберігання такої справи встановлюється відповідно до найбільшого терміну зберігання документів, що містяться в цій справі. Позначка «ЕК» у графі номенклатури справ «Термін зберігання» закреслюється і зазначається уточнений термін зберігання.
Якщо члени експертної комісії за результатами перегляду наявних у справі документів дійдуть висновку, що вони за сукупністю містять відомості, які становлять державну таємницю, про це складається відповідний акт. Цій справі надається гриф обмеження доступу згідно із законодавством про державну таємницю. Зберігання її здійснюється відповідно до вимог секретного діловодства.

4.4. Справи з несекретними документами, в яких накопичуються окремі документи з грифом «Для службового користування», повинні бути віднесені до категорії обмеженого розповсюдження і використання. На обкладинках і титульних сторінках цих справ також проставляється гриф «Для службового користування» а в номенклатуру справ вносяться відповідні уточнення.

4.5. Справи з документами з грифом «Для службового користування» повинні мати внутрішні описи.

5. Використання документів.
Зняття грифа «Для службового користування»

5.1. До роботи із справами з грифом «Для службового користування» допускаються посадові особи, які мають досвід роботи та безпосереднє відношення до цих справ, згідно із списками, погодженими із відділом з питань надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення, а до документів – згідно з вказівками, викладеними у резолюціях міського голови.
Категорії працівників, які допускаються до роботи з виданнями з грифом «Для службового користування», визначаються міським головою.

5.2. Забороняється користуватися відомостями з документів з грифом «Для службового користування» для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати їх на стендах, у вітринах або інших громадських місцях.
У разі потреби з письмового дозволу міського голови допускається опублікування або передання для опублікування несекретних відомостей обмеженого поширення, якщо такі відомості не суперечать перелікам, зазначеним у пункті 1 цієї Інструкції.

5.3. Передача конфіденційної інформації, що є власністю держави, каналами зв'язку здійснюється лише з використанням засобів технічного та (або) криптографічного захисту інформації.

5.4. Представники інших організацій допускаються до ознайомлення і роботи з документами з грифом «Для службового користування» з дозволу міського голови, у володінні та розпорядженні яких перебувають ці документи, за наявності письмового запиту організацій, в яких вони працюють, із зазначенням характеру завдання, що виконується.
Виписки з документів і видань з грифом «Для службового користування», що містять відомості обмеженого поширення, робляться у зошитах, що мають аналогічний гриф, які після закінчення роботи надсилаються на адресу організації, яка давала дозвіл на ознайомлення і роботу з документами з грифом «Для службового користування».

5.5. Справи та видання з грифом «Для службового користування» видаються виконавцям і приймаються від них під розписку в картці обліку справ і видань, що видаються за формою 7 (додаток 8).

5.6. Зняття копій, а також здійснення виписок з документів із грифом «Для службового користування» посадовими особами виконавчого комітету міської ради, де перебувають документи, проводиться з дозволу міського голови.
Копіювання для сторонніх організацій документів з грифом «Для службового користування», одержаних від інших організацій, здійснюється за погодженням з організаціями-авторами цих документів.

5.7. Справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання з грифом «Для службового користування» періодично переглядаються з метою можливого зняття цього грифа. Перегляд здійснюється під час передачі справ із структурних підрозділів до міського архіву, у процесі зберігання справ в архівному підрозділі (як правило не менш як один раз на 5 – 10 років), а також під час підготовки справ постійного зберігання для передачі до державної архівної установи.
Рішення про зняття грифа «Для службового користування» приймається експертною комісією виконавчого комітенту міської ради – автора документа (видання) чи правонаступника.
До складу комісії включаються працівники архівних відділів, загального відділу, відділу з питань надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення, інших структурних підрозділів виконавчого комітету міської ради.
Рішення комісії оформляється актом, що складається за довільною формою та затверджується міським головою. В акті перелічуються заголовки та номери за описом справ, з яких знімається гриф «Для службового користування».
Один примірник акта разом із справами передається до архівного підрозділу організації, а справи постійного зберігання – до відповідної державної архівної установи. Про зняття грифа обмеження доступу повідомляються всі організації, яким надсилався цей документ (видання).

5.8. На обкладинках справ гриф «Для службового користування» погашається штампом або записом від руки із зазначенням дати і номера акта, що став підставою для зняття грифа.
Аналогічні відмітки вносяться до опису і номенклатури справ.

5.9. Справи з грифом «Для службового користування», передані виконавчим комітет міської ради до державних архівних установ, використовуються на правах документів обмеженого користування відповідно до вимог цієї Інструкції.
Видача таких справ дослідникам здійснюється з письмового дозволу керівника державної архівної установи, якщо організація-фондоутворювач під час передачі справ до державної архівної установи не обумовила вимоги щодо погодження з нею видачі таких справ.

6. Відбір документів для зберігання і знищення

6.1. Проведення експертизи наукової, історико-культурної цінності документів і справ з грифом «Для службового користування», розгляд і затвердження її результатів здійснюється відповідно до Положення про принципи і критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до Національного архівного фонду, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20.10.1995 № 853.

6.2. Справи до архівного підрозділу передаються в упорядкованому стані. При цьому, справи постійного зберігання, що містять документи з грифом «Для службового користування», включаються в опис за формою 8 (додаток 9) разом з іншими справами, що містять нетаємні документи постійного зберігання.
На справи з документами з грифом «Для службового користування» з терміном зберігання до 10 років включно описи можуть не складатися. Їх передача до архівного підрозділу здійснюється за номенклатурами справ.

6.3. Підготовка справ для архівного зберігання (оформлення, опис справ на обкладинках і складання описів справ) здійснюється згідно з правилами, встановленими Головархівом.

6.4. Справи з грифом «Для службового користування» постійного зберігання передаються до державних архівних установ у встановленому Головархівом порядку з обов'язковою посторінковою перевіркою документів, включених до них.

6.5. Відібрані для знищення справи з грифом «Для службового користування», що не мають наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, можуть оформлятися окремим актом або включатися у загальний акт за формою 9 (додаток 10) разом з іншими несекретними справами, відібраними до знищення. При цьому у графі «Заголовки справ» після номерів цих справ проставляється відмітка «ДСК».

6.6. Відібрані для знищення документи, справи і видання з грифом «Для службового користування» перед здачею на переробку як макулатура повинні в обов'язковому порядку подрібнюватися до стану, що виключає можливість прочитання їх.

6.7. Після знищення матеріалів з грифом «Для службового користування» в облікових документах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тимчасового зберігання) робиться відмітка «Знищено. Акт від (дата)№ ____ ».

6.8. Інформаційні бюлетені, реферативні інформаційні видання, телефонні та адресні довідники, а також копії документів, стенографічні записи і друкарський брак знищуються без акта, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами виконавця і працівника, відповідального за їх облік і зберігання.

7. Забезпечення схоронності документів.
Перевірка їх наявності

7.1. Документи з грифом «Для службового користування» повинні зберігатися у службових приміщеннях у шафах (сховищах), які надійно замикаються та опечатуються.

7.2. Справи з грифом «Для службового користування», видані для роботи, підлягають поверненню у режимно-секретний орган або архівний відділ у той же день.
Окремі справи з грифом «Для службового користування» з дозволу головного спеціаліста відділу з питань надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення можуть перебувати у виконавця протягом терміну, необхідного для виконання завдання, за умови повного забезпечення їх схоронності і додержання правил зберігання.
Передача документів з грифом «Для службового користування» іншим посадовим особам здійснюється тільки через головного спеціаліста відділу з питань надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення.

7.3. Забороняється вилучення із справ або переміщення документів з грифом «Для службового користування» з однієї справи до іншої без дозволу головного спеціаліста відділу з питань надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення. Про всі проведені вилучення або переміщення документів робляться відмітки в облікових формах, включаючи внутрішні описи.

7.4. Забороняється виносити документи з грифом «Для службового користування» за межі службових приміщень виконавчого комітету.
У разі потреби міський голова може дозволити виконавцям або головному спеціалісту відділу з питань надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення винести за межі службового приміщення виконавчого комітету міської ради документи з грифом «Для службового користування» для їх погодження, підписання тощо в організаціях, що знаходяться у межах одного населеного пункту.

7.5. Особам, які відряджені до інших населених пунктів, забороняється мати при собі матеріали з грифом «Для службового користування». Ці матеріали повинні бути заздалегідь надіслані на адресу організації за місцем відрядження співробітника відповідно до порядку, встановленого пунктом 3.11 цієї Інструкції.
В окремих випадках з дозволу міського голови дозволяється перевезення документів з грифом «Для службового користування» до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників (або одного озброєного працівника), що мають виконувати роботу з ними в іншому населеному пункті.

7.6. У разі зміни працівників, відповідальних за облік і зберігання документів (справ) з грифом «Для службового користування», складається за довільною формою акт прийому-передачі цих документів (справ), що затверджується міським головою.

7.7. Перевірка наявності документів з грифом «Для службового користування» здійснюється щорічно комісією, що призначається розпорядженням міського голови. До складу цієї комісії обов'язково включаються посадові особи, яким доручено облік і зберігання цих документів.
У архівних підрозділах, де зосереджена значна кількість документів з грифом «Для службового користування», перевірка їх наявності може здійснюватися один раз на п'ять років.
Результати перевірки наявності оформляються актом за формою 10 (додаток 11).

7.8. Про факти втрати документів з грифом «Для службового користування» або розголошення відомостей, що містяться в них, терміново доводиться до відома міського голови, головного спеціаліста відділу з питань надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення.
Для розслідування факту втрати документів з грифом «Для службового користування» або встановлення факту розголошення відомостей, що містяться в них, розпорядженням міського голови призначається комісія, висновок якої затверджується міським головою.
Відповідні записи про втрачені документи вносяться в облікові форми на підставі акта комісії, затвердженого керівником організації.
Акти комісії про втрачені справи постійного зберігання після затвердження їх міським головою передаються до архівного підрозділу для включення у справу фонду.

7.9. За порушення, що призвели до розголошення інформації «Для службового користування», втрати або незаконного знищення документів з грифом «Для службового користування», а також інших вимог цієї Інструкції винні особи несуть дисциплінарну та цивільно-правову відповідальність згідно із законодавством.

8. Облік, зберігання і використання печаток, штампів і бланків

8.1. Обов'язковому обліку підлягають печатки і штампи з повним найменуванням виконавчого комітету міської ради та його структурних підрозділів; бланки з кутовими та повздовжніми штампами виконавчого комітету та його структурних підрозділів, що мають необхідний трафаретизований текст документів, які дають право на інспектування, нагляд та відвідування організацій; посвідчення особи, посвідчення про відрядження, а також усі види перепусток, бланки документів про освіту (атестати, дипломи, посвідчення), трудові книжки.
Порядок обліку, зберігання і використання інших видів печаток, штампів і бланків суворої звітності визначається відповідними відомчими інструкціями.
Контроль за їх виготовленням, зберіганням та використанням покладається на відділ з питань надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення відділ виконавчого комітету міської ради та посадових осіб, відповідальних за діловодство.

8.2. Особи, що персонально відповідають за облік і зберігання печаток, штампів і бланків, призначаються розпорядженням міського голови.

8.3. Облік печаток і штампів ведеться у журналі за формою 11 (додаток 12), бланків – у журналі за формою 12 (додаток 13) окремо за видами бланків. Видача бланків відповідальним за їх використання особам здійснюється під розписку у відповідних журналах.

8.4. Журнали обліку печаток, штампів і бланків включаються у номенклатуру справ, їх аркуші нумеруються, прошиваються і опечатуються.

8.5. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Бланки дозволяється зберігати у шафах, що надійно замикаються та опечатуються.

8.6. На бланках посвідчень особи, посвідчень про відрядження, усіх видів перепусток, документів про освіту, документів, що дають право на інспектування, нагляд або відвідання організацій, друкарським способом або нумератором проставляються порядкові номери на всіх частинах (сторінках) цих бланків.
8.7. Видача заповнених бланків документів, зазначених у пункті 8.1 цієї Інструкції, здійснюється під розписку у відповідних облікових формах, що передбачені відомчими інструкціями.
Видача цих бланків без заповнення забороняється.

8.8. Знищення бланків, зазначених у пункті 8.1 цієї Інструкції, здійснюється за актами з відміткою у журналі відповідної форми.

8.9. Печатки і штампи, виготовлені з дозволу органів Міністерства Внутрішніх Справ, здаються для знищення цим органам за місцезнаходженням організацій.

8.10. Перевірка наявності печаток, штампів і бланків здійснюється щорічно комісією, призначеною розпорядженням міського голови.
Про перевірки наявності печаток, штампів і бланків робляться відмітки у журналах обліку за формами 11 (додаток 12) і 12 (додаток 13) після останнього запису. У разі порушення правил обліку, зберігання і використання печаток, штампів і бланків комісія проводить службове розслідування, результати якого оформляються актом довільної форми та доводяться до відома керівника організації.
У разі втрати печаток і штампів міський голова організацій зобов'язані негайно повідомити про це органи Міністерства Внутрішніх Справ та вжити заходів для їх розшуку.
Додаток 1
до п. 1.3 Інструкції

ОРІЄНТОВНІ КРИТЕРІЇ
віднесення інформації до конфіденційної

Інформація, що включається до переліків відомостей, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, повинна відповідати таким вимогам:

1. Створюватися за кошти державного бюджету або перебувати у володінні, користуванні чи розпорядженні організації.
2. Використовуватися з метою забезпечення національних інтересів держави.
3. Не належати до державної таємниці.
4. Унаслідок розголошення такої інформації можливе:
порушення конституційних прав і свобод людини та громадянина;
настання негативних наслідків у внутрішньополітичній, зовнішньополітичній, економічній, військовій, соціальній, гуманітарній, науково-технологічній, екологічній, інформаційній сферах та у сферах державної безпеки і безпеки державного кордону;
створення перешкод у роботі державних органів.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 2
до п. 2.2 Інструкції

Форма 1

Виконавчий комітет Бориспільської міської ради

АКТ

про відсутність вкладень

у конверті (пакеті)

від ___________________ № _______

_________________________________

(місце складання)

            Цей акт складений на підставі Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, начальником відділу з питань надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення виконавчого комітету Бориспільської міської ради

__________________________________________________________________

(прізвище та ініціали)

у присутності ______________________________________________________

(посада, прізвище, ініціали)

про те, під час розкриття конверта (пакета), надісланого

__________________________________________________________________

(найменування організації, що надіслала пакет)

не виявлено таких вкладень __________________________________________

(назви і номери документів, яких не виявлено)

            Начальник відділу з питань надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення виконавчого комітету Бориспільської міської ради

_______________________               ______________________

               (підпис)                                                               (прізвище та ініціали)

 

Примітка. Акт складається у двох примірниках, один з яких надсилається відправникові для надіслання документів, яких не вистачає.

 

Формат А4 (210 х 297)

Додаток 3
до п. 2.5 Інструкції

Форма 2

 

ЖУРНАЛ

обліку документів та видань з грифом

«Для службового користування»

 

Дата надходження, та індекс документа

Дата та індекс документа

Звідки надійшов або куди надісланий

Вид документа та короткий зміст

Кількість сторінок документа

Кількість та номери примірників

Резолюція або кому надісланий на виконання

 

Відмітка про взяття на контроль та термін виконання

Дата і підпис

Індекс (номер) справи до якої підшито документ

Відмітка про знищення

отримання

повернення

До справи

знищення

 

 

_____________________

Примітка. Дозволяється окреме видання журналів на вхідні та вихідні

                 документи і видання з грифом «Для службового користування».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 4
до п. 2.5 Інструкції

Форма 3

 

КАРТКА

обліку документів та видань з грифом

«Для службового користування»

(Лицьовий бік)

 

1.Контроль

 

2. 1  3  5  7  9  11  13  15  17  19  21  23  25  27  29  31

3. Гриф

4. Кореспондент

5. Адресат

6. Дата надходження та індекс

 

7. Дата та індекс документа

8. Вид документа та його короткий зміст

9. Кількість примірників та їх номери

 

10. Кількість сторінок

 

11. Резолюція або кому надісланий на виконання

 

12. Відмітка про виконання документа

 

13. Номер справи за номенклатурою

 

(Зворотний бік)

 

14. Відмітка про отримання

 

15. Відмітка про повернення

16. Перевірка виконання

 

 

17. Інші відмітки

 

 

18. Фонд №

19. Опис №

20. Справа №

 

 

Формат А5 (148 х 210) або А6 (105 х 148)

 

 

Додаток 5
до п. 2.5 Інструкції

Форма 4

 

ЖУРНАЛ

обліку магнітних носіїв інформації з грифом

«Для службового користування»

 

Дата надходження

Дата документа

Звідки надійшов або куди надісланий

Короткий зміст

Кількість та номери примірників магнітного носія

Кому надісланий на виконання

Відмітка про взяття на контроль та термін виконання

 

Дата і підпис

Відмітка про знищення

Примітка

Отримання

повернення

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 6
до п. 2.5 Інструкції

Форма 5

 

КАРТКА

обліку магнітних носії інформації з грифом

«Для службового користування»

(Лицьовий бік)

 

1.Контроль

 

2. 1  3  5  7  9  11  13  15  17  19  21  23  25  27  29  31

3. Гриф

4. Кореспондент

5. Адресат

6. Дата надходження

 

7. Дата документа

8. Короткий зміст

9. Кількість примірників та їх номери

 

10. Кому надісланий на виконання

 

11. Відмітка про виконання

 

 

 

(Зворотний бік)

 

12. Відмітка про отримання

 

13. Відмітка про повернення

14. Перевірка виконання

 

 

15. Інші відмітки

 

 

 

 

Формат А5 (148 х 210) або А6 (105 х 148)

 

 

 

 

Додаток 7
до п. 2.7 Інструкції

Форма 6

ЖУРНАЛ

обліку та розподілу видань з грифом

«Для службового користування»

 

№ з/п

Назва видання

Видано або надійшло

Розподіл

Повернення

дата, номер примірників

Знищення

дата, номер акта

Звідки надійшло або де надруковано

Вхідний номер супровідного листа і дата

Кількість примірників та їх номери

Куди і до кого направлено (або видано)

Номер вихідного документа (або відмітка про отримання) і дата

Кількість примірників та їх номери

 

Додаток 8
до п. 5.5 Інструкції

Форма 7

КАРТКА ОБЛІКУ

справ та видань, що видаються з грифом

«Для службового користування»

Назва справи або видання _________________________________________

 

№ з/п

Номер справи, номери примірників видань та кількість сторінок

Підрозділ і прізвище співробітника

Розписка і дата

Примітка

 

отримання

повернення

 

Додаток 9
до п. 6.2 Інструкції

Форма 8

Найменування організації

ЗАТВЕРДЖУЮ __________________
(підпис)
______________________________________ (посада керівника організації)

______________________________________

(прізвище та ініціали) ______________________________________

(дата)

Фонд № _______
Опис справ постійного
зберігання № ________             
за ____________________ рік       

 

 

 

__________________________________________________________________

(найменування організації (структурного підрозділу)

 

№ з/п

Індекс справи (тому, частини)

Заголовок справи (тому, частини)

Дата справи (тому, частини)

Кількість сторінок у справі (тому, частини)

Примітка

 

 

 

 

 

 

 

У цей розділ опису внесено _______________________ справ з № _______ по

№ ____________, у тому числі:

літерні номери:

пропущені номери:

Посада особи, яка склала опис ____________ ___________________________

                                                                      (підпис)                        (прізвище та ініціали)

Дата ________________________

Начальник відділу з питань надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення _____________ __________________________

                               (підпис)                 (прізвище та ініціали)

Дата ________________________

Начальник архівного підрозділу  ____________ _________________________

                                                                           (підпис)                        (прізвище та ініціали)

Дата ________________________

 

 

ЗАТВЕРДЖЕНО                                             СХВАЛЕНО

Протокол ЕПК                                                            Протокол ЕК організації

державної архівної установи                          від _________ № ______

від ___________ № _________

 

Всього у цьому описі пронумеровано, прошнуровано та опечатано

____________________________________________________ ст., у тому числі: ______________________________________________

                                              (цифрами і літерами)

літерні номери: ______________________________________

пропущені номери: __________________________________

__________________________________________________________________

(посада працівника архівного підрозділу, відповідального за ведення обліку)

____________             ______________________________

підпис                                      прізвище та ініціали

Дата ______________

Формат А4 (210 х 297)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 10
до п. 6.5 Інструкції

Форма 9

                                                                         ЗАТВЕРДЖУЮ

                                                                         ___________________________

                                                                                                                          (підпис)

                                                                         ___________________________

                                                                                                   (посада керівника організації)

                                                                         ___________________________  

                                                                                                           (прізвище та ініціали)

                                                                         ___________________________

                                                                                                                          (дата)

Найменування організації

АКТ

про знищення документів і справ,

що не підлягають зберіганню

від ____________ № _____________

________________________________

(місце складення)

На підставі ________________________________________________________

       (назва і вихідні дані переліку документів)

__________________________________________________________________

(із зазначенням строків їх зберігання)

відібрані для знищення як такі, що не мають  наукової, історико-культурної цінності та втратили практичне значення, справи і документи фонду №

__________________________________________________________________

(найменування фонду)

№ з/п

Заголовок справи (документа) або спільний заголовок справ (документів)

Дата справи (документа) або крайні дати справ (документів)

Номери описів (номенклатур) за рік (роки)

Індекси справи (тому, частини) за номенклатурою або номер справи за описом

Кількість справ (томів, частин)

Термін зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком

Примітка

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Разом ____________________________________ справ за ____________ роки

                                  (літерами і цифрами)

Описи справ постійного зберігання за ___________ роки затверджені, а з особового складу-погоджені з ЕПК

__________________________________________________________________

(найменування державної архівної установи)

Протокол від ________________________ № ____________________________

Експертизу проводив

___________________  ________________  _____________________________

               (посада особи)                     (підпис)                                 (прізвище та ініціали)

Дата ______________

 

СХВАЛЕНО

Протокол ЕК

від ___________ № __________

Документи у кількості _________________________________________ справ

                                                             (цифрами і літерами)

вагою ___________ кілограмів здано __________________________________

__________________________________________________________________

(найменування організації)

на переробку за приймально-здавальною накладною від ______ № _____

______________________________ ___________  _____________________

    (посада особи, яка здала документи)               (підпис)                 (прізвище та ініціали)

______________________________

                        (дата)

Формат А4 (210 х 297)

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 11
до п. 7.11 Інструкції

Форма 10

                                                                         ЗАТВЕРДЖУЮ

                                                                         ___________________________

                                                                                                                          (підпис)

                                                                         ___________________________

                                                                                                   (посада керівника організації)

                                                                         ___________________________ 

                                                                                                           (прізвище та ініціали)

                                                                         ___________________________

                                                                                                                          (дата)

 

Найменування організації

АКТ

перевірки наявності та

стану документів і справ

від _____________ № _____________

_________________________________

(місце складення)

Складений на підставі розпорядження від _______________ № ____________

комісією:

голова комісії ______________________________________________________

                               (посада, прізвище, ініціали)

члени комісії  ______________________________________________________

                                                                      (посада, прізвище, ініціали)

Перевіркою встановлено:

            1. Усього за описами (номенклатурами справ, журналами обліку)

налічується ________________________________________ документів, справ

            Із них наявні ________________________________________________

            Не виявлено _________________________________________________

                                                             (індекси (номери) документів, справ, видань)

            2. Знайдено не внесених до описів (номенклатур справ, журналів обліку) ____________________________________________________________

            3. Характеристика стану документів, справ та видань:

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

            Рішення начальника відділу з питань надзвичайних ситуацій та цивільного захисту населення (архівного підрозділу) за результати перевірки  

__________________________________________________________________

Додаток 12
до п. 8.3 Інструкції

Форма 11

ЖУРНАЛ

обліку та видачі печаток і штампів

 

№ з/п

Відбитки печаток і штампів

Кому видано

Дата повернення і розписка про приймання

Примітка

найменування підрозділу, в якому зберігаються печатки і штампи

прізвище та ініціали відповідальної особи

дата і розписка про отримання

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 13
до п. 8.3 Інструкції

Форма 12

ЖУРНАЛ

обліку бланків

 

Надходження

Видача

Дата надходження

Номер супровідного листа

Звідки надійшли

Кількість примірників

Серія і номери бланків

Дата

Дата і номер документа

Кому видано

Кількість примірників

Серія і номери бланків

Розписка про отримання

Примітка (відмітка про знищення)

Найменування підрозділу

Прізвище та ініціали отримувача