Заслухавши пропозицію керуючого справами Передерей Л.Л. про впорядкування діяльності відділу та з метою інтегрування системи управління якістю, стратегічного плану розвитку міста та програми цільового методу бюджетування, відповідно до ст. 40 Закону України «Про місцеве самоврядування» виконавчий комітету міської ради ВИРІШИВ:

1. Затвердити Положення про загальний відділ виконавчого комітету міської ради (додається).

2. Визнати таким, що втратило чинність рішення виконавчого комітету міської ради від 29.01.2008 № 48 «Про затвердження Положення про загальний відділ виконавчого комітету міської ради».

3. Контроль за виконанням цього рішення покласти на керуючого справами виконавчого комітету міської ради Передерей Л.Л.

Міський голова                                                              А.С.Федорчук

ЗАТВЕРДЖЕНО
рішення виконавчого комітету міської ради
від____________ № ___

П О Л О Ж Е Н Н Я
загального відділу виконавчого комітету
Бориспільської міської ради

1. Загальні положення

1.1. Загальний відділ (далі – відділ) – є структурним підрозділом виконавчого комітету міської ради. Мета відділу:
надання якісних адміністративних послуг у сфері забезпечення документування діяльності міської ради та виконавчого комітету відповідно до інструкції з діловодства;
забезпечення реалізації права кожного на доступ до публічної інформації, яка була отримана або створена в процесі виконання міською радою та її виконавчим комітетом своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством.

1.2. Відділ утворюється міською радою відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», яка затверджує структуру, чисельність працівників відділу, витрати по утриманню. Відділ має печатку із своїм найменуванням.

1.3. Працівники відділу мають повну вищу освіту, стаж роботи за фахом у державній службі не менше 3 років, або стаж роботи за фахом не менше 5 років.

1.4. Відділ підзвітний, підконтрольний міській раді, виконавчому комітету, міському голові, керуючому справами виконавчого комітету міської ради.

1.5. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Верховної ради України, актами Кабінету Міністрів України, рішеннями обласної ради, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, Регламентом виконавчого комітету міської ради, цим Положенням, правилами та вказівками архівних органів, іншими діючими нормативами з питань роботи з документами.

2. Завдання відділу

2.1. Документування діяльності міської ради та виконавчого комітету.

2.2. Організація діловодства, забезпечення єдиного порядку роботи з документами у виконавчих органах міської ради відповідно до чинних правил.

2.3. Участь у розробленні нормативно-правових актів.

2.4. Здійснення контролю за виконанням Законів України, актів та доручень Президента України, Кабінету Міністрів України, актів центральних органів виконавчої влади, розпоряджень і доручень голови облдержадміністрації та міського голови, рішень обласної, міської рад та виконавчого комітету, а також аналіз причин виникнення порушень у виконанні вимог зазначених документів і внесення пропозицій щодо їх усунення.

2.5. Забезпечення технічного контролю за строками проходження і виконання документів у міській раді та виконавчому комітеті. Інформування міського голови, його заступників, керуючу справами про стан виконання контрольних документів структурними підрозділами виконавчого комітету міської ради.

2.6. Надання методичної допомоги в організації роботи з ведення діловодства управлінням, відділам, службам міської ради.

2.7. Підготовка проектів розпоряджень міського голови, рішень виконавчого комітету з питань, що належать до компетенції відділу.

2.8. Підготовка проектів перспективних (річних), поточних (квартальних) та оперативних (місячних) планів роботи, тижневих планів-заходів виконавчого комітету міської ради відповідно до вимог Регламенту виконавчого комітету Бориспільської міської ради.

2.9. Ведення протоколів нарад засідань при міському голові, керуючій справами.
2.10. Збирання, систематизація, накопичення, зберігання та оприлюднення публічної інформації що була отримана або створена в процесі виконання міською радою та виконавчим комітетом своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходяться у володінні міської ради та виконавчого комітету, крім публічної інформації з обмеженим доступом;

2.11. Організація прийому інформаційних запитів, що надходять до міської ради та виконавчого комітету, як розпорядника інформації, забезпечення їх своєчасного опрацювання та надання відповідей на них в порядку та в строки, визначені Законом України «Про доступ до публічної інформації»;
2.12. Координація діяльності та надання методичної допомоги посадовим особам управлінь, відділів та служб виконавчого комітету, які призначені відповідальними з питань доступу до публічної інформації.

3. Функції відділу

3.1. Надає якісні послуги мешканцям міста відповідно до реєстру згідно з додатком 1.

3.2. Організовує і здійснює ведення діловодства у міській раді та виконавчому комітеті. Розробляє і вносить на розгляд виконавчого комітету проект Інструкції з питань діловодства у виконавчому комітеті міської ради, його відділах і управліннях, керуючись при цьому Примірною інструкцією з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженою Кабінетом Міністрів України.

3.3. Здійснює прийом, реєстрацію, облік, передачу за призначенням, зберігання, пошук, розсилку документів, що надходять до міської ради та виконавчого комітету, видачу інформації стосовно строків їх проходження.

3.4. Здійснює підготовку до випуску і випуск рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, їх реєстрацію. Оформляє протоколи засідань міської ради та виконавчого комітету, здійснює їх розсилку, видає копії, витяги з утворюваних  радою та виконавчим комітетом документів.

3.5. Забезпечує спільно з іншими структурними підрозділами  міської ради організаційно-технічну підготовку засідань виконавчого комітету, а також заходів, що проводяться міським головою.

3.6. Здійснює друкування, копіювання, тиражування та розсилання документів міської ради та виконавчого комітету.

3.7. Доводить у визначені строки до структурних підрозділів міської ради, підприємств установ та організацій рішення виконавчого комітету, розпорядження міського голови згідно зі списком розсилання.

3.8. Перевіряє стан виконання контрольних документів у виконавчих органах міської ради.

3.9. Забезпечує своєчасне надходження інформаційних та інших матеріалів від структурних підрозділів виконавчого комітету міської ради   про хід виконання контрольних документів.

3.10. Готує і систематично надає структурним підрозділам виконавчого комітету міської ради попереджувальні інформаційні матеріали щодо термінів виконання вимог зазначених документів.

3.11. Готує аналітичні та інформаційні матеріали для міського голови, його заступників та керуючої справами про хід виконання контрольних документів.

3.12. Вносить на розгляд пропозиції про зняття з контролю чи продовження термінів виконання зазначених документів, притягнення в установленому порядку до відповідальності посадових осіб за їх невиконання або неналежне виконання.

3.13. Здійснює контроль за виконанням рішень міської ради, виконавчого комітету, розпоряджень міського голови, інших документів, готує інформацію про стан їх виконання, надає методичну допомогу структурним підрозділам виконавчого комітету міської ради.

3.14. Здійснює контроль за виконанням планів роботи виконавчого комітету міської ради.

3.15. Складає зведену номенклатуру справ міської ради та виконавчого комітету. Забезпечує єдиний порядок відбору, обліку, збереження, якості опрацювання та використання документів, що утворюються в діяльності міської ради та виконавчого комітету, та передачі їх на державне зберігання.

3.16. Бере участь у проведенні експертизи наукової і практичної цінності документів при їх відборі на державне зберігання, готує справи до здачі в архівний відділ міської ради.

3.17. Вдосконалює форми і методи роботи з документами. Здійснює роботу щодо автоматизації діловодного процесу.

3.18. Здійснює контроль за правильністю користування документами в міській раді, виконавчому комітеті, готує довідки, інформації з питань діловодства.

3.20. Здійснює методичне керівництво щодо організації роботи з документами у структурних підрозділах міської ради, надає практичну і методичну допомогу службам діловодства відділів та управлінь міської ради з питань ведення діловодства.

3.21.Вдосконалює форми і методи роботи з документами із врахуванням застосування оргтехніки та засобів обчислювальної техніки. Сприяє підвищенню кваліфікації працівників діловодних служб відділів міської ради.

3.22. Вивчає, узагальнює та поширює кращий досвід роботи з документами структурних підрозділів міської ради та виконавчого комітету, готує методичні рекомендації щодо удосконалення роботи з документами.

3.23. Готує проекти планів роботи, тижневих планів-заходів виконавчого комітету міської ради.

3.24. Веде протоколи нарад на засіданнях при міському голові, керуючій справами.
3.25. Збирає, систематизує, накопичує та зберігає в електронній формі документи або їх копії, що містять публічну інформацію, яка знаходиться у володінні міської ради та виконавчого комітету, крім публічної інформації з обмеженим доступом;
3.26. Здійснює реєстрацію та веде облік запитів на інформацію, що надійшли в порядку, визначеному Законом України «Про доступ до публічної інформації» до міської ради та її виконавчого комітету. Здійснює аналіз та систематизацію запитів на інформацію за галузевою та іншими ознаками;
3.27. Забезпечує контроль щодо задоволення запитів на інформацію. Забезпечує своєчасне опрацювання запитів на інформацію та організовує надання відповідей на запити в порядку та в строки, визначені Законом України «Про доступ до публічної інформації»;

4.1. Вивчати стан діловодства та здійснювати перевірку з виконання контрольних документів в управліннях, відділах, міської ради, вимагати виконання встановлених правил роботи з документами та вчасного виконання контрольних документів.

4.2.Одержувати від структурних підрозділів виконавчого комітету міської ради письмові та усні пояснення з питань, що виникають під час перевірок виконання контрольних документів.

4.3. Вносити на розгляд виконавчого комітету міської ради рішення з питань, що віднесені до компетенції відділу.

4.4. Повертати виконавцям документи та вимагати їх доопрацювання у випадках порушення встановленого порядку роботи з документами.

4.5. Одержувати в установленому порядку від інших структурних підрозділів необхідну інформацію, а в разі потреби – відповідні документи необхідні для виконання покладених на нього завдань.

4.6. Вносити пропозиції щодо заохочення або притягнення до відповідальності керівників структурних підрозділів та інших посадових осіб.

4.7. Використовувати систему зв’язку і комунікацій, що існують у міській раді.

4.8. Надавати пропозиції щодо створення нових документів виконавчого комітету міської ради та внесення змін до них.

5. Організація роботи відділу

5.1.Загальний відділ міської ради очолює начальник. У разі його відсутності його обов’язки виконує працівник відділу на якого розпорядженням міського голови покладено виконання обов’язків начальника відділу.

5.2. Працівники відділу призначається на посаду та звільняється з посади розпорядженням міського голови.

5.3.Службові обов’язки працівників визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються міським головою.

5.4.Організація роботи відділу здійснюється відповідно до планів відділу (місячного, піврічного), які погоджуються керуючим справами

5.5. Діловодство відділу ведеться згідно з номенклатурою справ відділу.

5.6. Відділ взаємодіє із іншими управліннями, відділами, службами міської ради, використовує у своїй роботі підготовлені ними статистичні та оперативні відомості, підтверджені відповідним чином.

5.7. Інформації, відомості, що не передбачені офіційною статистичною звітністю, запитуються відділом у структурних підрозділів лише з дозволу керуючої справами виконавчого комітету.

5.8. Відділ бере участь у процесі системи управління якістю відповідно до міжнародних норм ISO 9001-2000.

5.9. Підготовлені відділом матеріали доповідаються керуючому справами виконавчого комітету і використовуються згідно з його розпорядженням.

5.10. Всі працівники відділу є взаємозамінні.

6.Організаційно-правовий статус начальника загального відділу

6.1.Здійснює свою діяльність у межах наданих повноважень відповідно до Положення про відділ.

6.2. Повинен знати Конституцію України, акти законодавства, нормативні документи, що стосуються державної служби, служби в органах місцевого  самоврядування; акти Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади вищого рівня, що регулюють роботу з документами; практику застосування чинного законодавства в діловодстві; основи архівної справи, інструкцію з діловодства, правила ділового етикету, правила та норми охорони праці і протипожежного захисту, основні принципи роботи на комп’ютері та відповідні програмні засоби.

6.3. Організовує роботу відділу щодо виконання покладених на відділ завдань, систематично проводить планові наради, результатом яких є протокол із інформацією щодо звіту про виконану роботу (за тиждень, за місяць, за рік), про результати роботи за відповідними показниками та надання пропозицій до плану виконавчого комітету та його діяльності, а саме вдосконалення роботи персоналу, політики якості, стратегії дій, партнерських стосунків із замовником, постачальниками та ефективного використання ресурсів.

6.4.Вносить на розгляд керуючого справами пропозиції щодо оптимальної структури та штатного розпису відділу.

6.5. Розробляє і вносить на затвердження міському голові посадові інструкції працівників відділу.

6.6. Забезпечує виконання плану роботи міської ради та виконавчого комітету з питань, що стосуються відділу, доручень керівництва.

6.7. Організовує роботу у відділі щодо ведення діловодства, звернення громадян, забезпечення доступу громадян до публічної інформації та процесу системи управління якістю.

6.8.Організовує разом із відділом кадрів виконавчого комітету міської ради роботу з добору та розстановки кадрів, підвищення кваліфікації, координує роботу з формування кадрового резерву відділу, бере участь у проведенні атестації, щорічній оцінці працівників відділу.

6.9.Подає письмові пропозиції щодо планів навчань та підвищення кваліфікації посадових осіб відділу.
6.10. Одержує нормативні матеріали у відділі кадрів щодо щорічної оцінки, ознайомлює працівників відділу із порядком проведення щорічної оцінки та виконує всі вимоги відділу кадрів щодо її проведення.

6.11. Про проведену роботу відділу звітує один раз на рік перед виконавчим комітетом, організовує передачу досвіду, застосовуючи нові технології бейнчмаркетингу, про що зазначає у своїх планах відділу.

6.12. В установленому порядку вносить подання про присвоєння рангів державного службовця, заохочення працівників відділу та накладання дисциплінарних стягнень.

6.13. Розробляє і здійснює заходи щодо поліпшення організації та підвищення ефективності роботи відділу.

6.14. Координує взаємодію відділу з іншими структурними підрозділами міської ради.

6.15. Бере участь у засіданнях міської ради, виконавчого комітету, нарадах міського голови у разі розгляду питань, що стосуються компетенції відділу.

6.16. Підписує та візує документи в межах своєї компетенції.

         6.17. Бере участь у розробленні нормативно-правових актів.

6.18. Представляє відділ у державних установах та громадських організаціях з питань, віднесених до його компетенції.

6.19. Систематично оцінює роботу працівників відділу, щомісяця складаючи протокол про вимірювання процесів надання послуг з використанням показників, зазначених у технологічних картках процесів, у яких бере участь відділ.

6.20. На період відпустки або на час відсутності начальника відділу його обов’язки виконує працівник відділу відповідно до розпорядження міського голови та доручення керуючої справами.

7. Відповідальність начальника відділу

7.1. Начальник відділу несе персональну відповідальність за своєчасне і якісне виконання завдання, функцій відділу, передбачених цим положенням.

7.2. Несе відповідальність за недотримання Положення про відділ, бездіяльність або невиконання наданих прав; порушення правил внутрішнього розпорядку та трудової дисципліни, норм етики поведінки посадової особи органів місцевого самоврядування та обмежень, пов’язаних із прийняттям на службу в органи місцевого самоврядування та її проходженням.

7.3. Із метою контролю над дотриманням трудової дисципліни начальник відділу до 12.00 повинен повідомити відділ кадрів про відсутність працівника на робочому місці.

7.4. У разі неналежного виконання своїх обов’язків несе матеріальну, дисциплінарну відповідальність відповідно до Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування».

_______________________________

Додаток 1
до Положення загального відділу
виконавчого комітету  міської ради

Реєстр послуг

Начальник загального відділу                                   Т.О.Чернишова