Заслухавши пропозицію керуючого справами виконавчого комітету міської ради Передерей Л.Л. про впорядкування діяльності відділу,  відповідно до ст.54, пп.1 п.б ч.1 ст.38 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», доручень голови Київської обласної державної адміністрації №  143-1 від 22.08.2011  за підсумками роботи з інвентаризації послуг, що надаються облдержадміністрацією, місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування області, проведеної відповідно до протокольного рішення від 10 червня 2011 року за результатами засідання Комітету з економічних реформ при Президентові України, та на забезпечення виконання доручення Прем’єр-міністра України від 29.07.2011№ 35234/1/1-1 та № 149-1 від 25.08.2011, про внесення змін до доручення голови облдержадміністрації від 25.08.2011 № 149-1 виконавчий комітет міської ради ВИРІШИВ:

1.Затвердити Положення про відділ по роботі зі зверненнями громадян виконавчого комітету Бориспільської міської ради (додається).

2.Визнати таким, що втратило чинність рішення виконавчого комітету міської ради від 07 лютого 2011 року № 135 «Про затвердження Положення про відділ по роботі із зверненнями громадян виконавчого комітету Бориспільської міської ради».

3.Контроль за виконанням цього рішення покласти на керуючого справами виконавчого комітету міської ради Передерей Л.Л.

Міський голова                    А.С. Федорчук

ПОЛОЖЕННЯ
про відділ по роботі зі зверненнями громадян
виконавчого комітету Бориспільської міської ради

1.Загальні положення

1.1.Відділ по роботі зі зверненнями громадян (далі - відділ) - є структурним підрозділом  виконавчого комітету міської ради.

1.2.Відповідно до Закону України „Про місцеве самоврядування в Україні” він утворюється міською радою, яка затверджує структуру, чисельність працівників та витрати на утримання. Положення про відділ затверджується виконавчим комітетом міської ради.

1.3.Відділ у своїй  діяльності  керується Конституцією України,         пп.1 п. б ч. 1 ст. 38  Закону України „Про місцеве самоврядування в Україні”, Законом України „Про звернення громадян”, іншими законами України, актами Верховної ради України, актами Кабінету Міністрів України, рішеннями обласної ради, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями міського голови, цим Положенням, правилами та вказівками архівних органів, іншими діючими нормативами з питань роботи з документами.

1.4.Відділ підзвітний, підконтрольний міській раді, підпорядкований її виконавчому комітету, міському голові, керуючому справами виконавчого комітету міської ради.

2.Завдання відділу
2.1.Забезпечення практичної реалізації громадянами наданого їм права направляти  індивідуальні чи колективні письмові звернення або особисто звертатися до органів місцевого самоврядування та їх посадових і службових осіб.

2.2.Сприяння у підвищенні ефективності виконання органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами і організаціями Закону України “Про звернення громадян”, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, інших нормативно-правових актів щодо роботи зі зверненнями громадян.
2.3.Забезпечення належної організації роботи по розгляду звернень та проведенню особистого та виїзних прийомів громадян міським головою, першим заступником, заступниками міського голови, керуючим справами виконавчого комітету міської ради.

3.Функції відділу

3.1. Організовує надання якісних адміністративних послуг мешканцям міста відповідно до реєстру адміністративних послуг виконавчих органів Бориспільської міської ради.

3.2.Організовує діловодство за зверненнями громадян у виконавчому комітеті міської ради відповідно до Інструкції з організації роботи щодо розгляду звернень громадян в управліннях, відділах, службах виконавчого комітету міської ради.

3.3.Здійснює прийом, реєстрацію в системі електронного документообігу АСКОД Корпоративний, сканування, попередній розгляд заяв (клопотань), пропозицій (зауважень), скарг громадян та подає їх для резолюції міському голові, заступникам міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради (далі – заступники міського голови) та керуючому справами міськвиконкому відповідно до розподілу обов’язків.

3.4.Забезпечує належну організацію особистого прийому, виїзних прийомів, «прямих телефонних зв’язків» громадян міським головою, заступниками міського голови та керуючим справами відповідно до затверджених графіків прийому; веде облік громадян, які побували на прийомі.

3.5.Здійснює контроль за своєчасним розглядом звернень громадян, що надійшли до міської ради, забезпечує дотримання вимог законодавства щодо розгляду звернень громадян, здійснює контроль за станом цієї роботи на підприємствах, в установах та організаціях незалежно від форма власності, а також аналізує причини виникнення порушень у виконанні вимог чинного законодавства, вносить пропозиції щодо їх усунення.

3.6.Повідомляє заявника про результат розгляду звернення шляхом направлення СМС-повідомлень, видачі копій рішень сесії міської ради, надання письмових та усних відповідей (на усне звернення за бажанням громадянина).

3.7.Перевіряє стан роботи щодо розгляду звернень громадян, здійснює контроль за станом цієї роботи в управліннях, відділах, службах виконавчого комітету міської ради, на підприємствах, в установах та організаціях міста незалежно від форм власності відповідно до плану.

3.8.Організовує за дорученням керівництва виконавчого комітету міської ради позапланові перевірки фактів, викладених у зверненнях громадян щодо порушення реалізації  наданого їм права, на підприємствах, в установах та організаціях міста незалежно від форм власності, що стосуються його компетенції.

3.9.Інформує міського голову, його заступників, керуючого справами про стан роботи зі зверненнями громадян та з організації особистого прийому громадян у  структурних підрозділах  виконавчого комітету міської ради.

3.10.Готує проекти річних, місячних та тижневих  планів роботи відділу, пропозиції до планів роботи виконавчого комітету міської ради відповідно до вимог Регламенту виконавчого комітету Бориспільської  міської ради.

3.11.Готує проекти розпоряджень міського голови, рішень міської ради, виконавчого комітету,  що належать до компетенції відділу. 

3.12.Здійснює контроль за виконанням розпоряджень міського голови, рішень виконавчого комітету, міської ради щодо розгляду звернень громадян.

3.13.Забезпечує складання, моніторинг і своєчасне надання необхідної звітності з питань прийому громадян, розгляду їх звернень.

3.14.Забезпечує підготовку та подання міському голові, його заступникам, керуючому справами виконавчого комітету інформації про факти порушення виконавської дисципліни та формального ставлення до розгляду звернень громадян в управліннях, службах, відділах виконавчого комітету міської ради.

3.15.Організовує та забезпечує щомісячне проведення засідань  постійно діючої комісії з питань розгляду звернень громадян при виконавчому комітеті міської ради.

3.16.Вивчає, узагальнює та поширює позитивний досвід роботи, розробляє методичні матеріали щодо удосконалення організації розгляду звернень  та прийому громадян.

3.17.Надає методичну допомогу відділам, управлінням, службам виконавчого комітету, іншим структурним підрозділам міської ради, організаціям, підприємствам та установам з організації роботи зі зверненнями громадян і особистого їх прийому.

3.18.Забезпечує діяльність Інформаційно-довідкового центру виконавчого комітету міської ради відповідно до покладених на нього завдань.

3.19.Надає інформаційну та методичну допомогу інформаційно-довідковим центрам міста.

3.20.Організовує проведення дослідження рівня задоволеності замовника щодо надання послуг працівниками виконавчого комітету міської ради шляхом анонімного анкетування в управліннях, відділах, службах міської ради, її виконавчого комітету та інформаційно-довідкових центрах міста.

3.21. Забезпечує оприлюднення у засобах масової інформації та на офіційному веб-сайті міської ради узагальнених відомостей про організацію роботи зі зверненнями громадян, інформує мешканців міста про роботу міської ради та її виконавчого комітету з питань, що належать до компетенції відділу.

3.22.Забезпечує тимчасове зберігання документів щодо звернень громадян відповідно до затвердженої номенклатури відділу в порядку і в терміни, передбачені законодавством.

3.23.Бере участь у Програмі правової освіти населення міста Борисполя на 2011-2014 роки.

4. Права та обов’язки відділу

4.1.Відділ по роботі зі зверненнями громадян виконавчого комітету міської ради відповідно до повноважень, наданих пп.1 п. б ч. 1 ст. 38  Закону України „Про місцеве самоврядування в Україні” та покладених на нього завдань має право:
4.1.1.Вносити на розгляд виконавчого комітету міської ради рішення з питань, що віднесені до компетенції відділу.
4.1.2.Отримувати від управлінь, відділів, служб міської ради, підприємств, організацій і установ інформацію та інші матеріали, що стосуються розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян.
4.1.3.Згідно з розпорядженнями міського голови здійснювати перевірки, відповідно до своїх повноважень, щодо стану організації роботи зі зверненнями громадян в управліннях, відділах, службах виконавчого комітету міської ради, на підприємствах, в установах та організаціях міста незалежно від форм власності.
4.1.4.Контролювати своєчасне виконання працівниками підрозділів  виконавчого комітету  надіслані їм на розгляд заяви і скарги громадян відповідно до  вимог законодавства.
4.1.5.Повертати виконавцям недопрацьовані та неправильно оформлені документи з питань розгляду звернень громадян.
4.1.6.Вносити пропозиції з питань вдосконалення організації роботи зі зверненнями громадян в системі електронного документообігу АСКОД Корпоративний.
4.1.7.Використовувати  систему зв’язку та комунікацій, що існують у міській раді.

4.2.Відділ по роботі зі зверненнями громадян виконавчого комітету міської ради відповідно до ст. 8 Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування», ст.7, ст.10 Закону України «Про звернення громадян» та покладених на нього завдань та покладених на нього завдань зобов’язаний:
 4.2.1.Додержуватися Конституції і законів України, інших нормативно-правових актів, актів органів місцевого самоврядування.
 4.2.2.Додержуватися прав та свобод людини і громадянина.
 4.2.3.Зберігати державну таємницю, інформацію про громадян, що стала  відома у зв'язку з виконанням службових обов'язків, а також іншої  інформації,  яка  згідно  із  законом  не  підлягає розголошенню.
 4.2.4.Постійно вдосконалювати організацію своєї роботи, підвищувати професійну кваліфікацію.
 4.2.5.Сумлінно ставитися до виконання службових обов'язків, виявляти ініціативність і творчість у роботі.
 4.2.6.Шанобливо ставитися до громадян та  їх звернень до органів місцевого самоврядування.
 4.2.7.Приймати до реєстрації звернення, оформлені належним чином і подані у встановленому порядку. Забороняється відмова в прийнятті та розгляді звернення з посиланням на політичні погляди, партійну належність, стать, вік, віросповідання, національність громадянина, незнання мови звернення.
 4.2.8.Не допускати дій чи бездіяльності, які можуть зашкодити інтересам місцевого самоврядування та держави.

5. Організація роботи відділу

5.1.Відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади міським головою в установленому законом порядку.  На посаду начальника відділу призначається особа, що має  повну вищу освіту і стаж роботи в органах державної влади чи органах місцевого самоврядування не менше трьох років.

5.2.Відділ складається з начальника та двох головних спеціалістів.
На період відпустки або на час відсутності начальника відділу його обов’язки виконує головний спеціаліст відділу відповідно до розпорядження міського голови.

5.3.Працівники відділу призначаються на посаду та звільняються з посади розпорядженням міського голови.

5.4.Права, посадові обов’язки, кваліфікаційні вимоги працівників відділу визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються міським головою.

5.5. Організація роботи відділу здійснюється відповідно до річного, місячних та тижневих планів відділу, які погоджуються керуючим справами виконавчого комітету міської ради.

5.6. Діловодство відділу ведеться згідно з номенклатурою справ, вимогами чинного законодавства та Інструкцією з організації роботи щодо розгляду звернень громадян в управліннях, відділах, службах виконавчого комітету міської ради.

5.7. Відділ бере участь у процесі впровадження системи управління якістю відповідно до міжнародних норм ISO 9001-2000 в органах місцевого самоврядування.

5.8.Організовує процесний підхід у розробленні та поліпшенні результативності системи управління якістю для підвищення задоволення споживачів.
 
5.9 Начальник відділу:
повинен знати Конституцію України, акти законодавства, нормативні документи, що стосуються державної служби, служби в органах місцевого самоврядування; акти Президента України, Кабінету Міністрів України, органів виконавчої влади вищого рівня, що регулюють роботу з документами; практику  застосування  чинного  законодавства  в діловодстві; основи архівної справи, інструкцію з діловодства, правила ділового етикету, правила та  норми охорони праці і протипожежного захисту, основні  принципи роботи на комп’ютері та відповідні програмні засоби.
організовує роботу відділу щодо виконання покладених на відділ завдань, систематично проводить планові наради, результатом яких є протокол з інформацією щодо звіту про виконану роботу (за тиждень, за рік).
розробляє посадові інструкції працівників відділу, які затверджує керуючий справами міськвиконкому;
розподіляє обов’язки між працівниками відділу, контролює виконання завдань, відповідає за стан трудової дисципліни;
здійснює оперативне керівництво роботою відділу і несе відповідальність за виконання покладених на нього та відділ завдань;
взаємодіє з керівниками виконавчих органів ради, підприємств, організацій, установ з питань, що стосуються роботи зі зверненнями громадян;
організовує особистий  прийом громадян міським головою, заступниками міського голови, керуючим справами;
організовує вивчення та узагальнення проблем, які порушують у своїх зверненнях громадяни та доповідає міському голові, заступникам голови про найбільш характерні звернення громадян, вносить пропозиції щодо перевірки окремих заяв і скарг з виїздом на місце;
здійснює контроль за виконанням виконавчими органами міської  ради, підприємствами, установами, організаціями доручень щодо вирішення питань, які порушувались у зверненнях громадян;
готує проекти рішень виконавчого комітету, розпоряджень міського голови з питань, що віднесені до компетенції відділу;
організовує разом з відділом організаційно-кадрової роботи виконавчого комітету міської ради роботу з добору та розстановки кадрів даного відділу, підвищення кваліфікації, координує роботу з формування кадрового резерву відділу, бере участь у проведенні атестації, щорічній оцінці працівників відділу;
подає письмові пропозиції щодо планів навчань та підвищення кваліфікації посадових осіб відділу;
в установленому порядку вносить подання про присвоєння рангів посадової особи місцевого самоврядування, заохочення працівників відділу та накладання дисциплінарних стягнень;
розробляє і здійснює заходи щодо поліпшення організації та підвищення ефективності роботи відділу;
бере участь у засіданнях міської ради, виконавчого комітету, нарадах міського голови у разі розгляду питань, які стосуються компетенції відділу;
про проведену роботу відділу звітує перед виконавчим комітетом,  міською радою та на засіданнях постійно діючої комісії з питань розгляду звернень громадян при виконавчому комітеті міської ради;
підписує та візує документи в межах своєї компетенції;
здійснює окремі повноваження у визначеному законом порядку;
представляє відділ у державних установах та громадських організаціях з питань, віднесених до його компетенції.

5.10.Начальник відділу несе персональну відповідальність за  своєчасне і якісне виконання завдань, функцій відділу, передбачених положенням, порушення правил внутрішнього розпорядку та трудової дисципліни, норм етики поведінки посадової особи органів місцевого самоврядування та обмежень, пов’язаних з прийняттям на  службу в органи місцевого самоврядування та її проходженням відповідно до Закону України “Про службу в органах місцевого самоврядування”.