Відповідно до пункту 20 частини 4 статті 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», Типового порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади, затвердженого відповідною постановою Кабінету Міністрів України від 28.10.2004 № 1453 та з метою реалізацію єдиної державної політики електронного документообігу, забезпечення прав і законних інтересів суб'єктів електронного документообігу:

1. Затвердити порядок здійснення електронного документообігу в виконавчих органах Бориспільської міської ради (додається).

2. Управлінням, відділам, службам міської ради та її виконавчого комітету дотримуватись  порядку здійснення електронного документообігу в органах виконавчої влади.

3. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на заступників міського голови відповідно до розподілу обов’язків.

Голова                                                                                 А.С.Федорчук

                                                                          
ЗАТВЕРДЖЕНО
Розпорядження міського голови
від 07.12.2011 № 564

Порядок
здійснення електронного документообігу в виконавчих органах Бориспільської міської ради

1. Загальні питання

1.1. Цей порядок встановлює загальні правила документування управлінської діяльності в електронній формі у виконавчих органах Бориспільської міської ради і регламентує виконання дій з електронними документами з моменту їх створення або одержання до відправлення чи передачі до архівного відділу виконавчого комітету міської ради.
Усі інші дії з електронними документами виконуються у виконавчих органах міської ради згідно з вимогами до дій з документами на папері, передбаченими діючою інструкцією з діловодства у виконавчих органах міської ради.

1.2. Дія цього порядку поширюється на всі електронні документи, що створюються або одержуються виконавчими органами міської ради. Особливості роботи з електронними документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, що є власністю держави, та електронними документами зі зверненнями громадян визначаються спеціальними нормативно-правовими актами.

1.3. Виконавчі органи міської ради здійснюють електронний документообіг лише за умови використання надійних засобів електронного цифрового підпису, що повинне бути підтверджено сертифікатом відповідності або позитивним висновком за результатами державної експертизи у сфері криптографічного захисту інформації, одержаним на ці засоби від Адміністрації Держспецзв’язку, та наявності посилених сертифікатів відкритих ключів у своїх працівників – підписувачів, відповідно до порядку використання електронного цифрового підпису у виконавчих органах міської ради.

1.4. Електронний документообіг здійснюється через спеціальні телекомунікаційні мережі або телекомунікаційні мережі загального користування.

1.5. Система електронного документообігу відповідає вимогам нормативно-правових актів у сфері захисту інформації .

1.6. Забезпечення здійснення електронного документообігу покладається на головного спеціаліста, який здійснює обслуговування комп’ютерного та програмного забезпечення відповідно до посадової інструкції.

2. Організація роботи з вхідними електронними документами

2.1. Електронні документи, що надходять на адресу Бориспільської міської ради або її виконавчого комітету приймаються загальним відділом виконавчого комітету міської ради.

2.2. Кожен одержаний адресатом електронний документ перевіряється на зараження його вірусом.

2.3. Кожен одержаний адресатом електронний документ перевіряється на цілісність і справжність усіх накладених на нього електронних цифрових підписів, включаючи ті, що накладені (проставлені) згідно із законодавством як аналоги печатки (далі – електронні печатки). При цьому необхідно, щоб:
кожен електронний цифровий підпис був підтверджений з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;
під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладення електронного цифрового підпису;
особистий ключ підписувача відповідав відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті;
на час перевірки був чинним посилений сертифікат відкритого ключа акредитованого центру сертифікації ключів та/або посилений сертифікат відкритого ключа відповідного засвідчувального центру.

2.4. Попередній розгляд електронного документа здійснюється у його візуальній формі.

2.5. Електронні документи, що надійшли на адресу виконавчих органів міської ради, підлягають відхиленню у разі:
відсутності у адресата надійних засобів електронного цифрового підпису;
надходження не за адресою;
зараження вірусом;
негативного результату перевірки на цілісність і справжність усіх накладених на нього електронних цифрових підписів.
При цьому відправнику в дводенний строк надсилається відповідне повідомлення за формою згідно з додатком 1.

2.6. Визначення, чи потребує електронний документ обов’язкового розгляду міським головою, його заступниками, керуючим справами, необхідності його реєстрації, а також встановлення строків виконання цього документа структурними підрозділами чи безпосередніми виконавцями здійснюється у тому ж порядку, що й для документів на папері відповідно до інструкції з діловодства у виконавчих органах Бориспільської міської ради.

2.7. Реєстрація вхідних електронних документів здійснюється в одній системі та у тому ж порядку, що й відповідні документами на папері.

2.8. Після реєстрації вхідного електронного документа відправнику автоматично за допомогою ліцензійного програмного забезпечення системи електронного документообігу «АСКОД» надсилається повідомлення про реєстрацію відповідного документа.

2.9. Після реєстрації електронний документ роздруковується та подається на розгляд міському голові, його заступникам відповідно до інструкції з діловодства.

2.10. Контроль за виконанням та оперативним використанням наявної в електронних документах інформації здійснюється в тому ж порядку, що й для документів на папері.

3. Організація роботи з внутрішніми
та вихідними електронними документами

3.1. Оформлення і реєстрація електронних документів, що складаються у виконавчому комітеті міської ради, за винятком особливостей їх підписання або затвердження, здійснюється у тому ж порядку, що й для документів на папері.
До візуальної форми подання електронного документа за складом та розміщенням реквізитів встановлюються ті ж вимоги, що й для документа на папері.

3.2. Підписання або затвердження електронного документа здійснюється шляхом накладення на нього електронних цифрових підписів відповідних посадових осіб. На момент накладення останнього електронного цифрового підпису технологічно та/або організаційно забезпечується проставлення у створеному електронному документі дати і його реєстраційного номера.

3.3. У разі не підписання або не затвердження електронного документа посадовою особою реєстрація цього документа скасовується, а його виконавець інформується про відхилення документа.

3.4. Проставлення електронної печатки на електронний документ здійснюється згідно із законодавством. При цьому зазначена процедура виконується лише після підписання або затвердження електронного документа.

3.5. Адресування електронних документів здійснюється з додержанням тих же вимог, що й для документів на папері.

3.6. На кожний внутрішній та вихідний електронний документ заповнюється реєстраційно-контрольна картка в електронній формі відповідно до інструкції з діловодства у виконавчих органах міської ради.

3.7. Перед відправленням вихідного електронного документа проводиться перевірка його цілісності та справжності усіх накладених на нього електронних цифрових підписів з додержанням тих же вимог, що й для вхідних документів.

3.8. У разі порушення цілісності вихідного електронного документа або непідтвердження справжності накладеного на нього електронного цифрового підпису (підписів) його реєстрація скасовується, а виконавець інформується про відхилення документа.

3.9. Вихідні електронні документи міської ради та її виконавчого комітету відправляються адресатам загальним відділом не пізніше наступного робочого дня після їх одержання від структурних підрозділів – виконавців, за умови його відповідності вимогам вихідного електронного документа.

3.10. Електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження відправнику повідомлення про його прийняття і реєстрацію.

3.11. У разі неодержання від адресата протягом двох робочих днів повідомлення про прийняття і реєстрацію або про відхилення електронного документа відправник вживає додаткових заходів з використанням інших засобів зв’язку для одержання від адресата відповідного повідомлення.

3.12. У разі одержання від адресата повідомлення про відхилення електронного документа відправником вживаються заходи для усунення причин відхилення і забезпечення повторного відправлення цього документа. Якщо таке повідомлення одержане від адресата, який не має надійних засобів цифрового електронного підпису, цьому адресату надсилається відповідний документ на папері.

4. Погодження електронних документів

4.1. Погодження електронного документа здійснюється шляхом накладення на нього електронного цифрового підпису посадової особи безпосередньо на документ або за допомогою використання ліцензійного програмного забезпечення системи електронного документообігу АСКОД в розділі «Погодження».

4.2. Зауваження і пропозиції до поданого електронного документа (у разі наявності) фіксуються в окремому електронному документі, на який накладається електронний цифровий підпис посадової особи або за допомогою використання ліцензійного програмного забезпечення системи електронного документообігу «АСКОД» в розділі «Погодження – Коментар» .

4.3. У разі відсутності в управлінні, відділі, службі виконавчого комітету міської ради, якими погоджується електронний документ, надійних засобів електронного цифрового підпису цьому органу для погодження надається відповідний документ на папері.

5. Зберігання електронних документів

5.1. Оперативне зберігання електронних документів у виконавчому комітеті міської ради, підготовка і передача їх до архівної установи здійснюються з додержанням вимог нормативних актів, затверджених спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері архівної справи.

5.2. Строк зберігання електронних документів повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері.

__________________________________

Додаток 1
до порядку здійснення
електронного документообігу
в виконавчих органах
Бориспільської міської ради

Повідомлення
про відхилення електронного документа

До                                                                                                                     
(назва управління, відділу, служби виконавчого комітету міської ради)

на адресу                                                                                                         
(електронна і поштова)

                                                надійшов                                                         
(дата і час надходження)                                                    (вид документа)

в електронній формі від                                     за №                                     
(дата)                                (реєстраційний номер)

Документ відхилено з причини:
відсутності надійних засобів цифрового електронного підпису;
надходження не за адресою;
зараження вірусом;
порушення цілісності або непідтвердження справжності накладеного на нього електронного цифрового підпису (підписів).
(необхідне підкреслити):

__________________________
Примітка. Дата фіксується трьома парами розділених крапкою арабських цифр (число, місяць, рік), а час – двома парами розділених двокрапкою арабських цифр (години, хвилини).