Заслухавши інформацію виконуючого обов’язки начальника загального відділу виконавчого комітету міської ради Єршової І.В. щодо проведеної роботи у 2011 році, відповідно до рішення виконавчого комітету міської ради від 07.11.2011 № 1252 «Про затвердження Положення про загальний відділ виконавчого комітету міської ради», статті 40 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» виконавчий комітет міської ради ВИРІШИВ:
1. Інформацію виконуючого обов’язки начальника загального відділу виконавчого комітету міської ради Єршової І.В. про результати роботи загального відділу за 2011 рік прийняти до відома (додається).
2. Загальному відділу до 15.02.2012 інформацію про результати роботи загального відділу виконавчого комітету міської ради розмістити на офіційному веб-сайті міської ради.
3. Контроль за виконанням цього рішення покласти на керуючого справами виконавчого комітету міської ради Передерей Л.Л.
Міський голова А.С.Федорчук
Додаток
до рішення виконавчого комітету міської ради
від 16.01.2012 № 9
ІНФОРМАЦІЯ
про результати роботи загального відділу
виконавчого комітету міської ради за 2011 рік
Загальний відділ відповідно до Положення про відділ – є структурним підрозділом виконавчого комітету міської ради. Мета відділу – надання якісних адміністративних послуг у сфері забезпечувати документування діяльності міської ради та виконавчого комітету відповідно до інструкції по діловодству.
У зв’язку із прийняттям Закону України «По доступ до публічної інформації» загальний відділ виконавчого комітету міської ради визначений відповідальним за забезпечення доступу запитувачів до публічної інформації, що надходять до виконавчого комітету Бориспільської міської ради. Спеціальним місцем для роботи запитувачів з документами чи їх копіями визначити кім. 306 виконавчого комітенту міської ради
Завдання загального відділу – це забезпечення документування діяльності міської ради та виконавчого комітету;
організація діловодства, забезпечення єдиного порядку роботи з документами у виконавчих органах міської ради відповідно до чинних правил;
здійснення контролю за виконанням документів, що надходять до міської ради та виконавчого комітету та тих що створюються у міській раді та виконавчому комітеті;
надання методичної допомоги в організації роботи з ведення діловодства управлінням, відділам, службам міської ради;
ведення протоколів нарад засідань при міському голові, керуючій справами;
збирання, систематизація, накопичення, зберігання публічної інформації що була отримана або створена в процесі виконання міською радою та виконавчим комітетом своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходяться у володінні міської ради та виконавчого комітету, крім публічної інформації з обмеженим доступом;
Працівники загального відділу є учасниками усіх процесів системи управління якістю і лідером по наданню неадміністративної послуги по видачі витягів рішень міської ради та її виконавчого комітету, копії заяв з архіву виконавчого комітету міської ради.
Динаміка надходження документів за період з 2007 по 2011 роки:
| 2007 | 2008 | 2009 | 2010 | 2011 |
| 5450 | 5660 | 5675 | 5459 | 5415 |
Динаміка документів, що перебували на контролі з 2007 по 2011 роки
| 2007 | 2008 | 2009 | 2010 | 2011 |
| 4667 | 4953 | 4738 | 4445 | 4033 |
Д
Динаміка документів, виконаних з порушенням строків з 2007 по 2011 роки:
| 2007 | 2008 | 2009 | 2010 | 2011 |
| 991 | 751 | 629 | 199 | 45 |
Динаміка реєстрації вихідних листів виконавчого комітету міської ради з 2007 по 2011 роки:
| 2007 | 2008 | 2009 | 2010 | 2011 |
| 6058 | 5754 | 5825 | 5997 | 6707 |
Динаміка реєстрації внутрішніх документів з 2007 по 2011 рік:
| Рік | Рішення виконавчого комітету | Розпорядження міського голови | Документи з грифом «Затверджено» |
| 2007 | 1276 | 319 | 349 |
| 2008 | 1316 | 399 | 518 |
| 2009 | 1235 | 615 | 515 |
| 2010 | 1625 | 395 | 319 |
| 2011 | 1486 | 616 | 390 |
Оброблено та передано справи на державне зберігання та на зберігання до трудового архіву:
| Роки | Державний архів (справ) | Трудовий архів(справ) |
| 2007 | 98 | 4 |
| 2008 | 134 | 4 |
| 2009 | 184 | 5 |
| 2010 | 240 | 5 |
| 2011 | 244 | 10 |
Виділено справ до знищення:
| Роки | Кількість справ | Кількість карток |
| 2007 | 117 |
|
| 2008 | 117 |
|
| 2009 | 257 | 10743 |
| 2010 | 101 |
|
| 2011 | 249 | 17439 |
Критерії показників оцінки процесів
| Ідентифікаційний номер показника | Назва показника | Кількість |
| 1 | 2 | 3 |
| П 1.1 | Кількість наданих неадміністративних послуг | 72 |
| П 1.1.1 | Адміністративних | 0 |
| П 1.1.2 | Управлінських | 0 |
| П 1.1.3 | Інформаційних | 72-фіз.особам |
| П 1.2 | Кількість ненаданих муніципальних послуг без пояснення причин (необґрунтована відповідь) | 0 |
| 1 | 2 | 3 |
| П 1.2.1 | Адміністративних | 0 |
| П 1.2.2 | Управлінських | 0 |
| П 1.2.3 | Інформаційних | 0 |
| П 1.3 | Кількість наданих адміністративних послуг з скороченням терміну виконання | 0 |
| П 1.4 | Кількість юридичних, фізичних осіб, що звернулись на прийом до міського голови | - |
| П 1.5 | Кількість юридичних, фізичних осіб, що звернулись на прийом до керівного складу виконавчого комітету | - |
| П 2.1 | Кількість адміністративних послуг, для яких створено інформаційні картки | 0 |
| П 2.2 | Кількість доступних інформаційних карток, формулярів заяв та супровідних документів в Інтернеті | 3 |
| 1 | 2 | 3 |
| П 2.3 | Кількість формулярів заяв та супровідних документів у місцях прийому громадян | 3 |
| П 2.4 | Кількість заповнених зразків формулярів заяв у місцях прийому громадян | 3 |
| П 2.5 | Кількість додаткових заходів, які повинен зробити замовник | 0 |
| П 2.6 | Кількість пунктів обслуговування замовників із зразками заяв та інформаційними картками | 21 |
| П 3.1 | Відсоток кількості послуг, по яким було прострочено терміни у відношенні до загальної кількості наданих адміністративних та інформаційних послуг | 0 |
| П 3.2 | Кількість адміністративних послуг, по яких передбачено можливість прискореного розгляду послуги | 0 |
| П 3.3 | Кількість муніципальних послуг, наданих з порушенням терміну виконання | 0 |
| П 3.3.1 | Адміністративних | 0 |
| П 3.3.2 | Управлінських | 0 |
| П 3.3.3 | Інформаційних | 0 |
| П 3.4 | Кількість проектів рішень, поданих на розгляд засідання виконавчого комітету з порушенням термінів, визначених регламентом виконавчого комітету | 0 |
|
| Кількість проектів рішень, поданих на розгляд засідання виконавчого комітету з порушенням термінів, визначених регламентом виконавчого комітету іншими відділами, службами, управліннями виконавчого комітету міської ради | 0 |
| П 3.5 | Кількість проектів рішень, поданих на розгляд засідання міської ради з порушенням термінів, визначених регламентом міської ради | 0 |
| П 4.1 | Кількість місць прийому громадян | 1 |
| П 4.2 | Кількість інформаційно-довідкових центрів у місті | 21 |
| П 4.3 | Кількість наявних місць для обслуговування громадян з обмеженими можливостями | 0 |
| П 4.6 | Кількість наявних автостоянок | - |
| П 4.7 | Кількість доступних місць до Інтернету для внутрішнього замовника | 4 |
| П 4.8 | Кількість зв'язків із замовником через електронну пошту | 3412 |
| П 4.9 | Кількість відвідувачів сайту виконавчого комітету | - |
| П 4.10 | Кількість отриманих послуг за допомогою Дозвільного центру | - |
| 1 | 2 | 3 |
| П 4.11 | Кількість виїзних прийомів міського голови | - |
| П 4.12 | Кількість виїзних прийомів керівного складу виконавчого комітету | - |
| П 5.1 | Кількість скарг щодо наданих послуг | 0 |
| П 5.2 | Кількість документів з повторним циклом опрацювання | 0 |
| П 5.3 | Кількість пропозицій щодо поліпшення надання послуг після проходження навчання | 8 |
| П 5.4 | Кількість наставників | - |
| П 6.1 | Кількість публікацій у засобах масової інформації | - |
| П 6.2 | Кількість об’єктів зовнішньої реклами про надання муніципальних послуг | - |
| П 6.3 | Кількість заходів, висвітлених телерадіостудією | 54 |
| П 6.4 | Час трансляції про роботу виконавчого комітету | - |
| П 6.5 | Кількість наданої інформації громадянам через телерадіостудію | - |
| П 7.1 | Кількість управлінських послуг, прийнятих з попередніми узгодженнями та залученням дорадчих, громадських організацій | - |
| П 7.2 | Кількість засідань Громадської Ради з управління якістю | 6 |
| П 7.3 | Кількість громадських слухань, проведених за сприянням працівників виконавчого комітету | - |
| П 7.4 | Кількість створених місцевих інститутів за сприянням працівників виконавчого комітету | - |
| П 7.5 | Кількість органів самоорганізації населення, створених за сприянням працівників виконавчого комітету | - |
| П 7.6 | Кількість створених об’єднань співвласників багатоквартирних будинків | - |
| П 7.7 | Кількість проведених заходів із залученням громадськості | 2 (Фестиваль вулиць у рамках відзначення Дня міста, Конкур «Лідер якості року») |
| П 8.1 | Кількість звернень фізичних та юридичних осіб щодо дискримінації у наданні послуг (нацментальність, гендерна політика) | 0 |
| П 9.1 | Кількість скарг на необґрунтовано високу вартість адміністративних послуг | - |
| П 9.2 | Наявність адміністративних актів, які встановлюють розмір плати за надання послуг | - |
| П 9.3 | Кількість місць для оплати та їх віддаленість від місць прийому громадян | - |
| 1 | 2 | 3 |
| П 10.1 | Кількість працюючих на кількість наданих послуг | 4 |
| П 10.2 | Фінансові ресурси на кількість наданих послуг | - |
| П 10.3 | Кількість проведених заходів із кількістю залучених позабюджетних коштів |
|
| П 10.4 | Кількість партнерів по обміну досвідом функціонування системи управління якістю | - |
| П 11.1 | Відсоток зменшення системних одиниць у 2011 році порівняно з попередніми роком | - |
| П 11.2 | Відсоток збільшення адміністративних, інформаційних послуг без збільшення кількості штатних одиниць | - |
Підготовка документів загальний відділом у 2011 році:
| Вид документа | Кількість |
| Листи | 34 |
| Рішення | 9 |
| Розпорядження | 8 |
| Доручення | 4 |
| З гр. «Затверджую» | 6 |
| Плани | 7 |
| Пропозиції | 6 |
| Всього | 74 |
Керуючий справами Л.Л.Передерей
Начальник загального відділу Т.О.Чернишова
